ectrl-vejledning ectrl Factoring Midt factoring

Transkript

1 ectrl-vejledning ectrl Factoring Midt factoring

2 Indholdsfortegnelse Introduktion til factoring 3 Oprettelse af debitorer 4 Ændring af debitorer 6 Oprettelse af fakturaposter til Midt factoring 7 Genvejstaster 14

3 Introduktion til factoring I ectrl er der oprettet en factoring-funktion, som er tilpasset Midt Factoring. Ved factoring forstås, at virksomheden aftaler en debitorfinansiering, hvor Midt Factoring stiller likviditet til rådighed mod sikkerhed i virksomhedens tilgodehavender hos sine kunder. Man får typisk udbetalt 80 % af fakturabeløbet ved faktureringen og de sidste 20 % frigives, når kunden betaler sit tilgodehavende. I praksis foregår det på den måde, at de kunder, hvor fakturaerne ønskes overført til factoring hos Midt Factoring, oprettes med factoring-koder. Når virksomheden udskriver fakturaer til disse kunder, indsættes en tekst på formularen om, at fakturaen er overdraget til Midt Factoring, hvortil kunden skal betale sit skyldige beløb. Når dagens/periodens fakturaer er opdaterede, oprettes en betalingskladde, hvor alle åbne fakturaposter med factoring-kode overføres. Fra denne kladde oprettes de nødvendige filer til Midt Factoring. Filerne skal du efterfølgende uploade til Midt Factoring på deres hjemmeside. Til sidst bogføres betalingskladden, så de enkelte fakturaer udlignes på debitorerne og i stedet bogføres som et tilgodehavende hos Midt Factoring. Når beløbet efter få dage modtages fra Midt Factoring, udlignes beløbet på Midt Factoring-kontoen. Bemærk: For at udlæse fakturaerne i PDF-format skal en registreret version af programmet Win2PDF være installeret på den persons computer, som foretager udlæsningen. Programmet downloades og registreres hos: prisen er ca. 225 kr. 3 ectrl Factoring Midt factoring

4 Oprettelse af debitorer Debitor/Kunder Nedenstående vejledning beskriver kun de ekstra oplysninger, der skal tilføjes en factoring-debitor. Ved oprettelse af en debitor til factoring eller tilknytning af en eksisterende kunde som ny factoring-kunde, skal følgende felter udfyldes. Fanebladet Betaling Feltet Betalingsbetingelser udfyldes med den ønskede betalingsbetingelse til kunden. Feltet Betalingsmåde udfyldes med betalingsmåden for Midt Factoring. Se eventuelt beskrivelsen under afsnittet Betalingsmåder. Betalingsmåden kan vælges ved at klikke på den knækkede pil. Hvis man har flere klientnumre, vælges den aktuelle betalingsmåde med reference til klientnummeret for debitoren. 4 ectrl Factoring Midt factoring

5 Knappen Opsætning/Factoring I feltet Factoring vælges værdien Opret. Når data på kunden overføres til en kundefil til Midt Factoring, sættes feltet automatisk til værdien Factoring. 5 ectrl Factoring Midt factoring

6 Ændring af debitorer Debitor / Kunder Hvis kundedata ændres i ectrl (eksempelvis adresse), så kan der ikke foretages opdatering af disse ændringer ved hjælp af filoverførsel. Der skal du i stedet logge på Midt Factorings hjemmeside for at ændre dataene på kunden. 6 ectrl Factoring Midt factoring

7 Oprettelse af fakturaposter til Midt factoring Debitor/Kladder/Betalinger/Betalingskladde Efter dagens eller periodens fakturaer er opdaterede, kan de efterfølgende overføres til Midt Factoring. Opret en ny betalingskladde (CTRL + N) det er en god ide at navngive kladden, så den beskriver indholdet. Åbn kladden ved at trykke på knappen Linjer. Herefter åbnes en ny tom betalingskladde. 7 ectrl Factoring Midt factoring

8 I kladden vælges knappen Betalingsforslag og underpunktet Forslag efter forfald. I debitorbetalingsforslag er der kun et enkelt felt, der skal være udfyldt, feltet Betalingsmåde. Det er ikke muligt at skrive eller ændre data i feltet fra dette skærmbillede det skal gøres ved hjælp af knappen Udvælg. I afgrænsningen for Betalingsmåde vælges betalingsmåde-id for factoring. Klik på den knækkede pil i feltet afgrænsning for at vælge værdien for factoring. Klik OK for at lukke vinduet. 8 ectrl Factoring Midt factoring

9 Tilbage i debitorbetalingsforslaget vælges knappen OK. Herefter vises de åbne fakturaer, som opfylder udvælgelsen (er åbne og har betalingsmåden for factoring tilføjet). Fakturaer, som af en eller anden grund ikke ønskes overført til Midt Factoring, slettes ved at stille sig på linjen og klikke CTRL + F9. Bemærk, at slettede fakturaer vil dukke op ved næste udvælgelse under forudsætning af, at de ikke er udlignet (eksempelvis med en kreditnota eller indbetaling). 9 ectrl Factoring Midt factoring

10 En oversigt over betalingsforslaget kan udskrives ved at trykke på knappen Udskriv. Når fakturaerne er gennemgået, lukkes skærmbilledet (CTRL + F4). Alle fakturaer, som ikke er slettet i betalingsforslaget overføres efterfølgende til betalingskladden. Hvis man har flere klientnumre hos Midt Factoring, skal ovenstående forløb køres igennem på hvert klientnummer, som har sit eget betalingsmåde-id. Eksempelvis kan klientnummer 1 være betalingsmåde mf1, klientnummer 2 være betalingsmåde mf2 osv. Posteringstekst, der eventuelt kan skrives med en forkortelse (fx mf for teksten Overført til Midt Factoring ), oprettes under knappen Funktioner/Kladdetekster. Efterfølgende skrives forkortelsen, fx mf i posteringstekstfeltet og hele teksten skrives automatisk, når der trykkes enter eller tab efter mf. 10 ectrl Factoring Midt factoring

11 I kladden indsættes automatisk kontoen for Midt Factoring som modkonto, så beløbene overføres som en åben post fra de enkelte debitorer til en åben post på Midt Factoring, indtil afregning fra Midt Factoring modtages og bogføres. For at oprette filer til Midt Factoring klikkes på knappen Funktioner og underpunktet Opret betalinger. Vælg betalingsmåden for factoring i feltet Betalingsmåde. Klik OK i skærmbilledet Opret betalinger. Herefter oprettes de nødvendige filer til Midt Factoring efterfølgende vises et infoskærmbillede, hvor der vises, hvad der er overført. Desuden ændres datoen på posterne i kladden til dags dato. I ovenstående eksempel er der kun fakturaposter. Hvis der havde været nye eller ændrede kundedata, ville der også være oprettet en fil for disse og info i skærmbilledet om antal kundeposter. Efterfølgende skal der udskrives en overdragelsesrapport til Midt Factoring. I kladden vælges knappen Udskriv og underpunktet Midt Factoring. 11 ectrl Factoring Midt factoring

12 Herefter dannes der i Word et overdragelsesdokument, som skal underskrives og faxes til Midt Factoring eller sendes med en mailkonto med digital signatur. Overdragelseserklæringen gemmes i den mappe, som er opsat under dokumentstyringen (vil normalt være: C:\Midtfact\ ). Navnet på dokumenter er: Fakturaoverdragelse_klientnummer_dato.doc eksempelvis: Fakturaoverdragelse_9906_ doc. 12 ectrl Factoring Midt factoring

13 Efterfølgende skal du uploade filerne til Midt Factoring på deres hjemmeside. Når filerne er modtaget hos Midt Factoring, kan du bogføre betalingskladden, så kunderne bliver udlignet. 13 ectrl Factoring Midt factoring

14 Genvejstaster Hvis du taster Venstre pil Flyttes markøren: Ét tegn til venstre Højre pil Ét tegn til højre Pil op En linje op Pil ned En linje ned Home Til start af linje End Til slutning af linje PgUp Til forrige side/forrige post PgDn Til næste side/næste post Ctrl + Home Til første post i kartoteket Ctrl + End Til sidste post i kartoteket Tab Hop mellem felter fremad Shift Tab Hop mellem felter tilbage Kartotekposter: Alt + F9 Slet post/linje Ctrl + N Opret ny post/linje (*ud for posten = ej opdat.) Ctrl + F3 Filtre poster Ctrl + Shift + F3 Fjern filter på poster 14 ectrl Factoring Midt factoring

15 Ctrl + C Kopier Ctrl + V Sæt ind Ctrl + X Klip Ctrl + S Gem/opdater Ctrl + F Søg/find post Ctrl + P Print/dan rapport Menufunktioner: Ctrl + F4 Luk et skærmbillede ned Ctrl + Alt + F4 Hop til hovedkartotek Ctrl + Tab Hop mellem faneblade fremad Ctrl + Shift + Tab Hop mellem faneblade tilbage Ctrl + O Åbn menu Ctrl + D Åbn udviklingsmenu Alt + F4 Afslut programmet Alt + Enter Egenskaber Alt + pil ned Henter pickliste til reference kartotek Ctrl + F6 Skift mellem åbne aktiviteter Ctrl + PgDn Skift blok (fx ordrehoved til linjer) 15 ectrl Factoring Midt factoring

16 Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private kunder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 140 lande sikrer, at vi kan trække på stærke kompetencer foruden en dybtgående lokal indsigt, når vi skal hjælpe vores kunder overalt i verden. Deloittes mere end medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloittes medarbejdere understøttes af en virksomhedskultur, der fremmer integritet og merværdi til kunderne, en forpligtelse over for hinanden og en styrke gennem forskellighed. De arbejder i et miljø præget af konstant udvikling, udfordrende oplevelser og berigende karrieremuligheder. Deloittes medarbejdere arbejder målrettet på at styrke ansvarlighed, opbygge tillid og sikre positiv indflydelse i deres lokalsamfund. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited