Afregning Brugervejledning. AdvoForum A/S

Transkript

1 Afregning Brugervejledning AdvoForum A/S

2 Indholdsfortegnelse Afregning af klienter...1 Salærnota/faktura...1 Kreditnota...1 Afregning af tid...2 Afregning af tidsposter (Kørsel af rapport)...2 Salærnota / Forudsætninger...3 Regnskabsopsætning...3 Brugeropsætning i finans...3 Rapportvalg...4 Sagsopsætning...5 Bogførings- og summeringskoder...6 Sagstyper...6 Finanskonti...7 Sprog...7 Klientkort...7 Standard nummerserier...9 Nummerserie pr. afdeling...9 Klientopsætning...12 Salærnota / Oprettelse...14 Fanebladet Generelt...14 Fanebladet Fakturering...16 Fakturamodtager...16 Fanebladet Levering...19 Fanebladet Udenrigshandel...19 Knapper på salærnotalinjerne...20 Knappen Faktura...20 Knappen Linje...21 Knappen Funktion...22 Knappen Bogføring...23 Slet linjer / slet udlæg...23 Frigiv afregnede sagsposter...24 Tilføj linjer / tilføj udlæg...25 Momsspecifikation...25 Salærnotalinier...26 Forudbetaling / A conto faktura...30 Advo+ Afregning Indholdsfortegnelse

3 Godt at vide: Bag om salærnotaen...32 Indbetaling af en salærnota...32 Slet salærnota...32 Salærnota - eksempel...33 Salærfordeling på medarbejder...34 Knappen Dimensioner...36 Knappen Udregn % beløb...36 Knappen Udregn % tid...37 Alternativ salærfordeling...37 Hent tidsposter...38 Kreditnota...41 Tilbageførsel af salærnota...41 Kreditering af del af salærnota...41 Kreditnota / Oprettelse...42 Fanebladet Generelt...42 Fanebladet Fakturering...44 Fakturamodtager...44 Fanebladet Udenrigshandel...46 Fanebladet Udligning...47 Knappen Kreditnota...49 Knappen Linje...49 Knappen Funktion...50 Hent bogført faktura...50 Knappen Bogføring...50 Slet kreditnota...53 Tilbagefør salærnota...54 Afregning af tid...56 Manuel afregning...57 Procentuel afregning...59 A conto afregning...60 Afregning af tidsposter (Kørsel af rapport)...62 Advo+ Afregning Indholdsfortegnelse

4 Afregning af klienter Under overskriften Afregning af klienter har vi valgt at beskrive følgende punkter: Sagsafregning Salærnota/Faktura Fordeling af salær på medarbejdere Kreditnota Samleafregning Afregning af tid (uden opdatering af sagsposter) Afregning af tidsposter (Kørsel af rapport) Salærnota/faktura I salærnotaen gives også mulighed for at markere timeposter, som afregnet i en valgt periode på en given sag. Registreringen af afregnet tid kan betragtes efterfølgende på Sagskortets faneblad Saldi. Herudover kan vælges mellem at tage udgangspunkt i bogholderikontokortet eller de registrerede timeposter. Til sidst tilføjes salærposten og når notaen er udskrevet bogføres salæret. Når notaen bogføres, afvikles (lukkes) samtidig alle åbne poster på sagen, dvs. alle udlæg og indbetalinger, således at der sluttelig kun er én post åben, nemlig det beløb som klienten skylder eller skal have udbetalt. Kreditnota I kreditnotaen kan foretages stort set de samme rutiner, som i salærnotaen. Dog vil kreditnotaen ikke forårsage en genåbning af lukkede bogholderiposter, derimod reduceres det skyldige beløb med kreditnotaens beløb. Et alternativ til kreditnota er funktionen Tilbagefør på Bogførte salærnotaer, her kan tilbageføres samtlige poster fra en salærnota, så der kan laves en ny salærnota. Se den nærmere beskrivelse. Advo+ Afregning Side 1

5 Afregning af tid Her gives mulighed for at markere timeposter, som afregnet i en valgt periode på en given sag. Samtidig kan registreres beløb fra den afregning, man evt. måtte have skrevet i tekstbehandling. Registreringen af afregnet tid kan betragtes efterfølgende på Sagskortets faneblad Saldi. Der foretages ingen afvikling af åbne poster på sagen. Afregning af tidsposter (Kørsel af rapport) Rapport nr foretager en samlet afregning på en række sager i et ønsket datointerval. Advo+ Afregning Side 2

6 Salærnota / Forudsætninger Salærnota anvendes til registrering, bogføring og udskrift af afregninger/faktura. Anvendelse af funktionen Salærnota har følgende effekter/giver følgende muligheder: evt. hentning af sagsposter eller tidsposter til salærnota registrering af salærbeløb evt. fordeling af salærindtægten mellem involverede jurister (evt. efter forbrugt tid) udskrift af salærnotaudkast udskrift af salærnota automatisk bogføring af poster inkl. evt. moms afmærkning af afregnet tid på sagen lukning af åbne sagsposter på sagen opdatering af sagskortets felter; uafregnet tid i alt, afregnet i alt og over/underdækning opdatering af sagsforløb på sagen Forudsætninger Der gives visse forudsætninger, som skal være OK, forinden Salærnota og Kreditnota kan tages i brug. Disse forudsætninger er beskrevet kort under de følgende 8 overskrifter. Alle 8 punkter er beskrevet i andre del-manualer, ønsker du en uddybende forklaring, må du slå op de respektive steder. Regnskabsopsætning I funktionen Regnskabsopsætning indtastes oplysninger om afrundingspræcision i forbindelse med fakturaer og udligning af disse. Regnskabsopsætning er beskrevet i manualen Finansregnskab. Brugeropsætning i finans Under Brugeropsætning skal den enkelte bruger tildeles rettigheder. Overvej forinden hvor høj grad af sikkerhed, der ønskes omkring håndtering og specielt bogføring af salærnotaer. Advo+ Afregning Side 3

7 Salærnotaen kan have 3 forskellige Status udkast klar til godkendelse klar til bogføring Som udgangspunkt kan alle i virksomheden ændre status på salærnotaen fra Udkast til Klar til godkendelse, men der skal specielle rettigheder til at ændre status fra Klar til godkendelse til Klar til bogføring. En person med rettigheder til at ændre status til Klar til bogføring kan også bogføre, medmindre der er opsat begrænsninger i den generelle sikkerhed i Navision. Vurdér hvilke medarbejdergrupper, der skal kunne dette og initialerne tildeles rettighederne i Brugeropsætning. Uddybende beskrivelse af Brugeropsætning findes i Finansmanualen. Rapportvalg I denne funktion opsættes hvilke rapporter, der aktiveres via knappernes menupunkter, dvs. hvilken rapport skal udskrives, når der vælges Udkast f.eks. Der skal opsættes rapporter til følgende: faktura (salærnota) kreditnota snota-udk (salærnota udkast) knota-udk (kreditnota udkast) Tryk [F6] på Rapporttype og vælg en af ovennævnte typer og angiv et af nedennævnte rapportnumre. Advo+ Afregning Side 4

8 Salænota / Faktura Kreditnota Salærnota udkast Kreditnota udkast Rækkefølge nr 2 udfyldes kun hvis der ønskes anvendt engelsk salærnota og kreditnota, og husk at udfylde kolonnen Sprog. Der kan etableres engelske udskrifter til salærnota og kreditnota, det kræver at Navision-licensen giver rettigheder til rapportdesign. Er du i tvivl herom, spørg din Navision-konsulent eller sælger. Sagsopsætning I sagopsætningen skal registreres oplysninger om bogføring af udlæg. Se de sidste 3 felter på fanebladet Bogføring. Udlægskonto Udlægskonto, der bogføres herpå I forbindelse med bogføring af salær- og kreditnota. Advo+ Afregning Side 5

9 Ingen udlægsbogføring Flueben i dette felt betyder at der sker ingen bogføring af udlæg på udlægskonto. Konto fungerer som en dummy konto, men skal dog anvendes i salærog kreditnota. Gl. udlægsmetode Tjek Flueben i dette felt betyder at der kommer Advarsel om at, der findes udlægsposter bogført i tidligere versioner. Der kan vælges en kladde til konvertering af disse poster. Bekræft afregning ved sletning Bogførings- og summeringskoder Flueben i dette felt betyder at brugeren skal bekræfte ved at svare Ja/nej når man sletter en overført sagspost fra salærnotaen. Her oprettes en kode med følgende udseende Udfyld Kode, Tekst og Type som ovenfor, øvrige kolonner udfyldes ikke. (Koden og tekst er naturligvis valgfri). Tekstkoden skal påføres sagstyperne - se afsnittet nedenfor. Du finder en uddybende beskrivelse af Bogførings- og summeringskoder i Finansmanualen. Sagstyper Det er et systemkrav at alle sagstyper skal have en Bogføringskode Salær, samt henvisning til en salærindtægtskonto, når der anvendes Salærnota. Kode og salærkonto bliver anvendt i forbindelse med den automatiske bogføring. Advo+ Afregning Side 6

10 Som det ses på ovenstående billede er kolonnen Salærkonto også udfyldt. Det betyder, at når der til salærnotaen registreres et salærbeløb, foreslås automatisk salærkontoen udfra sagens sagstype. Således behøver den enkelte sekretær altså ikke at kende kontoplanen. Læs mere om Sagstyper i manualen Sagsstyring. Finanskonti Finanskonti, der benyttes i kolonnen Salær konto i Sagstyper, skal have et flueben i feltet Må benyttes i nota. Dette gøres i kontoplanen. Sprog Der gives mulighed for udskrift af salærnota/faktura og kreditnota på engelsk. Her angives på hvilke sprogkoder, man ønsker at anvende Engelsk faktura/kreditnota. Klientkort Har du fået udarbejdet salærnota og kreditnota på udenlandske sprog, Advo+ Afregning Side 7

11 så husk da at indsætte Sprogkode på udenlandske klienter. Sprogkoden indsætttes på fanebladet Udenrigshandel på klientkortet. Du kan vælge mellem flg. sprog: Engelsk Tysk Fransk Italiensk Spansk Sprogkoden kan også påføres den enkelte salærnota, såfremt det ønskede sprog varierer fra salærnota til salærnota. Se fanebladet Udenrigshandel. Har du brug for at afregne i fremmed valuta, kan valutakode opsættes på de udenlandske klienter. Valutakoden kan også påføres den enkelte salærnota. Se fanebladet Udenrigshandel. Ønsker du at benytte standardbetalingsbetingelser, og dermed udregning af korrekt forfaldsdato, skal disse oplysninger også angives på klientkortet. Før afregning tages i anvendelse bør du også sørge for at alle klienter har en korrekt momskode, dvs korrekt værdi i feltet Momsvirksomhedsbogføringsgruppe. Advo+ Afregning Side 8

12 Standard nummerserier I funktionen Nummerserier oprettes koder for tildeling af numre til fakturaudkast, bogført faktura, kreditnotaudkast og bogført kreditnota. Disse er en forudsætning for at få lov at oprette både faktura og kreditnota. Vælg Finans,Opsætning,Nummerserier. Standard nummerserier er beskrevet i manualen Finansregnskab. Nummerserie pr. afdeling Nummerserie pr. afdeling anvendes til virksomheder med afdelingskontorer, hvor der er behov for separat faktura/kreditnota nummerserie pr. afdelingskontor. Vælg punktet Finans, Opsætning, Nummerserie. Der skal oprettes grundserier til følgende: Faktura udkast Bogført faktura Kreditnota udkast Bogført kreditnota Til hver af de 4 ovenstående punkter oprettes lige så mange linjer, som der er afdelinger i din virksomhed. I nedenstående eksempel er oprettet 2 afdelinger til faktura udkast og bogført faktura. Der mangler altså kreditnotaudkast og bogført kreditnota i eksemplet. Advo+ Afregning Side 9

13 Opret nummerserie Grundserierne oprettes kun med kode og beskrivelse og flueben i feltet Standardnumre. Afdelingerne oprettes tillige med start- og slutnr. Kode I feltet indtastes valgfri kode tal eller bogstaver, eller en kombination. Beskrivelse I feltet indtastes en god sigende beskrivelse af koden. Start nr. På afdelinger oprettes start- og slutnr. Benyt [F6] i feltet og nyt vindue åbnes. Startdato I feltet indtastes dato for hvornår du begynder med denne nummertildeling. Start nr. I feltet indtastes start på nummerserien. Advo+ Afregning Side 10

14 Slut nr. I feltet indtastes slutnr på nummerserien. Vend tilbage til vinduet Nummerserier med [Esc] og påfør start- og slutnr på alle de øvrige afdelinger. Standardnumre I feltet indsættes et flueben i samtlige linjer du opretter. Grundserie og afdelinger Nu skal afdelingerne knyttes til de 4 grundserier Nedenfor ser du eksempel på afdelinger sat på grundserien S-FAK Udkast salgsfaktura. Relationer Vælg knappen Serie dernæst Relationer og vinduet Nr. serie relationer åbnes. Seriekode I feltet indtastes en af de afdelinger, der knytter sig til den grundseries kode, du peger på i det bagved liggende vindue. Fortsæt med alle afdelingerne. Seriebeskrivelse Beskrivelsen kommer automatisk. Afslut med [Esc] og du er tilbage på vinduet Nummerserie. Advo+ Afregning Side 11

15 Når alle afdelinger på udkast og bogført faktura hhv kreditnota er oprettet, afsluttes med udfyldelse af feltet Bogf. nummerserie samt Nummerserie tilbageførsel. Nedenfor ser du et eksempel. Bogf. nummerserie Feltet udfyldes kun på afdelinger og kun på udkast. I feltet indtastes den afdelingskode, der er udtryk for nummerserien på den bogførte faktura. Nummerserie tilbageførsel Feltet udfyldes kun på afdelinger og kun på udkast. I feltet indtastes den afdelingskode, der er udtryk for nummerserien på den bogførte kreditnota. Eksempel S-FAK1 = Afdeling 1 fakturaudkast skal knyttes sammen med S-FAK1+ som er afdeling 1 bogført faktura. Og så fremdeles. Klientopsætning Vælg Klient, Opsætning, Klientopsætning herefter fanebladet Nummering. Advo+ Afregning Side 12

16 Salærnotanumre Bogførte salærnotanumre Kreditnotanumre Bogførte kreditnotanumre I feltet indtastes nummerserien for salærnotaer. Anvender du nummerserie pr. afdeling, vær omhyggelig med at vælge din grundserie. I feltet indtastes nummerserien for bogførte salærnotaer. Anvender du nummerserie pr. afdeling, vær omhyggelig med at vælge din grundserie. I feltet indtastes nummerserien for kreditnotaer. Anvender du nummerserie pr. afdeling, vær omhyggelig med at vælge din grundserie. I feltet indtastes nummerserien for bogførte kreditnotaer. Anvender du nummerserie pr. afdeling, vær omhyggelig med at vælge din grundserie. Advo+ Afregning Side 13

17 Salærnota / Oprettelse Salærnota anvendes til følgende markering af uafregnet tid til afregnet tid registrering af salærbeløb, som skal debiteres udskrift af hhv. salærnotaudkast og endelig salærnota automatisk bogføring af posteringer fra salærnota Oprettelse Tryk [F3] for at indsætte og [Enter] giver automatisk næste salærnotanummer (se evt. nærmere herom under afsnit om Forudsætninger). Fanebladet Generelt På fanebladet Generelt registreres de for salærnotaen vigtigste oplysninger. Bemærk her vil kun blive gennemgået de felter som er relevante for Advo+ Nummer Næste salærnotanummer kommer automatisk efter du har trykket [F3] og [Enter]. Anvendes nummerserie pr. afdeling, indtastes enten afdelingen direkte eller tryk [F6] og vælg fra oversigten. Sagsnr Indtast Sagsnr. på den sag, som skal afregnes. Klientnr Klientnr kommer automatisk når der er valgt en sag. Klient navn og adresse- Klientens navn og adresse felter hentes fra klientkortet og vises her. (Bemærk Rettelser her har ingen effekt på oplysninger i tabellen Klient) Advo+ Afregning Side 14

18 felter Sag vedrørende Linjen Sag vedr. hentes fra Sag vedr.udv.. på sagen, du kan rette i teksten, så teksten er fornuftig ift. Salærnotaen. Klient reference Klient reference hentes fra sagen og vises her kan rettes. Bogføringsdato I feltet Bogføringsdato registreres den dato salærnotaen ønskes bogført med. Feltet udfyldes automatisk med dags dato. Bilagsdato I feltet indtastes en evt. bilagsdato. Periode Bestem Perioden, som afregningen skal dække. Dette datointerval er betydende for hvilke sagsposter, der kan hentes til salærnotaen, samt hvilke sagsposter, der bliver markeret som lukkede når salærnotaen bogføres. Periode tidsafr. Feltet udfyldes automatisk med den periode, der er indtastet i ovenstående felt, men kan valgfrit ændres. Dette datointerval er betydende for hvilke tidsposter, der kan hentes til salærnotaen, samt hvilke tidsposter, der bliver markeret som afregnet når salærnotaen bogføres. Hvis du trykker [F6] kan du få en oversigt over hvilke tidsposter, der ligger indenfor den valgte periode. Ønsker du at vælge enkelt af posterne fra til din afregning, kan du klikke i kolonnen Afregnet. Kolonnerne med beløb vil blive korrigeret, alt efter hvilke flueben der sættes eller fjernes. Sekretær Initialer på Sekretær på sagen hentes automatisk. Initialer kan valgfrit ændres. Bogføringsstatus Din salærnota kan have 3 forskellige Status udkast klar til godkendelse klar til bogføring Advo+ Afregning Side 15

19 Du skal have specielle rettigheder for at kunne ændre status til Klar til bogføring og ligeledes kan bogføringen kun ske af de brugere, der har specielle rettigheder hertil. Bemærk: Den endelige Salærnota udskrives sammen med bogføringen. Eksternt bilagsnr I feltet kan valgfrit angives klientens bilagsnr eller lignende. Ansvarscenter Feltet er nøgle til en tabel med navn og adresse felter, som kan kobles på den enkelte faktura. Tildelt bruger-id Feltet er nøgle til tabellen Brugeropsætning. Udvidet firmaoplysninger Tryk evt. [F6] for at se evt. oprettet lokationer. Udvidet firmaoplysninger benyttes hvis man har kontorer på flere forskellige adresser. Fanebladet Fakturering Fanebladet Fakturering udfyldes hvis salærnota skal sendes et andet sted hen, end der hvor klienten har sin normale adresse. Tryk [F6] på fakturamodtager og vælg den part, som skal modtage fakturaen. Findes parten ikke, brug knappen Tilknyt part. Opret evt. en ny part. Fakturamodtager Tryk [F6] på fakturamodtager og vælg den part, som skal modtage faktu- Advo+ Afregning Side 16

20 raen. Findes parten ikke, brug knappen Tilknyt part. Opret evt. en ny part. Fakturamodtager Navn og Adresse Klientens navn og adresse er automatisk indsat her, men navne og adressefelter rettes, når du vælger en part som fakturamodtager. Det vil således være Parten, som vil blive rykket for et evt. udestående. EAN nr. I feltet EAN-nr. kopieres EAN-lokationsnummeret fra klienttabellen, når du markerer kundenummeret i salgshovedet. Du kan også manuelt angive eller ændre EAN-nummeret. Kontokode Kontokoden er en intern reference, som bruges af klienten, når denne afgiver en ordre, som bliver faktureret elektronisk. Indholdet af dette felt blev kopieret fra feltet Kontokode på klientkortet. Hvis klienten har oplyst en kontokode i forbindelse med afgivelse af en ordre eller et indkøb, så er kunden berettiget til, i henhold til Lov om Offentlige Betalinger og relaterede lovbestemmelser, at tilbageholde betalingen, indtil den oplyste kontokode er medtaget i fakturaen. Hvis de enkelte fakturalinjer skal registreres med forskellige kontonumre, tilsidesættes kontokoden i hovedet. Hvis det er tilfældet, eksporteres kontokoden på fakturalinjerne til den elektroniske OIOXML-fakturafil, og teksten 'Linjespecificeret'eksporteres på hovedniveau Evt. sagsoverskrift %1 = Sagsnummer %2 = Sag vedrørende Feltet udfyldes med enten den ene eller den anden, eller begge felter. Der dannes herefter en linje i notaen med de valgte oplysninger. Afdelings- og projektkode Afdelingskode angives her såfremt, salærindtægten ønskes bogført med en afdelingskode. Projektkode angives her såfremt, salærindtægten ønskes bogført med en projektkode. Betalingsbetingelser Tabellen med betalingsbetingelser kan betragtes ved at placere markøren i feltet Betalingsbet.kode og tryk [F6]. Advo+ Afregning Side 17

21 Eksempelvis kunne koden 1M(8D) betyde 30 dage netto, 8 dage - 2%. Konsekvensen af betalingsbetingelsen kan aflæses i den fremskrevne forfaldsdato. Forfaldsdato Forfaldsdato beregnes ved hjælp af det antal kreditdage, der er angivet i tabellen med betalingsbetingelser. Betalingsformkode Feltet er nøgle til en tabel over Betalingsformer. Tryk evt. F6 for at vælge en kode. Koden for betalingsformen kopieres automatisk fra tabellen Klient. Koden kan ændres efter behov. Betalingskanal Payment Management benytter værdien i dette felt. Betalingskanalen kommer automatisk via Betalingsformkode, men kan ændres efter behov. Momsvirksomhedsbogf.gruppe I dette felt vises koden for den momsvirksomhedsbogføringsgruppe, som klienten er tilknyttet. Koden kopieres automatisk fra klienten. Klientpost pr. linje Feltet sættes af systemet til at være blank (dvs uden flueben = Nej) hvilket betyder, at der på grundlag af samtlige bogholderi poster, der måtte være på sagen i den givne periode, vil blive dannet én modpost, og ikke en modpost pr. sagspost (eller pr. linje.). Benyttes Salærnotaen til at bogføre udlæg direkte på sagen, er det naturligt at bruge flere linjer hertil, dvs. en eller flere linje til udlæg og en linje til salær. I sådan en situation skal du i dette felt Klientpost pr. linje indsætte et flueben, og linjer vil blive behandlet særskilt af systemet og ikke under et, som ovenfor beskrevet. Se evt. nedenfor under overskriften Godt at vide. Afregning Feltet sættes af systemet til at være udfyldt (dvs med flueben = Ja) og skal ikke ændres. Advo+ Afregning Side 18

22 Samleafregning Feltet sættes af systemet til at være udfyldt (dvs med flueben = Ja) og skal ikke ændres. Når der er valgt afregning på en Samleafregningssag sætter systemet selv dette flueben. Kun egne poster I feltet indsættes et flueben, hvis du kun ønsker udlignet de poster, som fakturabogføringen danner og ingen andre posteringer, som indgår i fakturaen. Fanebladet Levering Fanebladet Udenrigshandel anvendes ikke i Advo+. Fanebladet Udenrigshandel Fanebladet Udenrigshandel anvendes kun i de tilfælde du råder over salærnota og kreditnota på udenlandske sprog og du ønsker at anvende disse på den pågældende klient. Valutakode Feltet udfyldes automatisk med oplysninger fra klienten. Er klienten ikke oprettet med valutakode, indtast Valutakoden nu. Anvend evt. [F6] for opslag på valutatabellen. Klik på knappen med de 3 prikker, såfremt du ønsker at ændre på den gældende valutakurs. Sprogkode Feltet udfyldes automatisk med oplysninger fra klienten. Er klienten ikke oprettet med sprogkode, indtast Sprogkoden nu. Trekantshandel Marker afkrydsningsfeltet, hvis ordren indgår i trekantshandel. Trekantshandel betyder, at der leveres en bestilling til en debitor i ét EUland/område, men at fakturaen sendes til et andet EU-land/område. Transaktionsart Her kan du indsætte en kode for salgshovedets transaktionsart. Tryk evt. Advo+ Afregning Side 19

23 F6 for at få vist transaktionsartkoderne i tabellen Transaktionsart. Koden bruges til rapportering til Intrastat. Fakturasprog Fakturasprog vil automatisk blive udfyldt, såfremt Sprogkoden er indtastet på klienten. Imodsat fald vælges Fakturasprog nu. Feltet Fakturasprog kan have følgende værdier: Blank (=dansk) Engelsk Fransk Tysk Spansk Italiensk Reverse charge Feltet udfyldes med flueben såfremt fakturamodtager selv skal afregne momsen. Bemærk at faktura-rapporterne skal være opsat til at anvende dette felt, med andre ord: du får ikke automatisk nogen effekt af dette felt, hvis ikke fakturaen er programmeret til at håndtere Reverse charge. Knapper på salærnotalinjerne Her ses den nederste del af billedet med de linjer, som vil fremgå af salærnotaen. Først gennemgåes knapperne på billedet, derefter de enkelte felter på salærlinjerne. Knappen Faktura På knappen Faktura gives følgende muligheder: Oversigt [F5] viser registrerede og ikke bogførte salærnotaer/afregninger Statistik [F9] viser en række nøgletal for salærnotaen, f.eks. beløb Advo+ Afregning Side 20

24 med og uden moms og sagens saldo Klientkort [Ctrl+F5] genvej til klientkortet Sagskort [Ctrl+F6] genvej til sagskortet Bemærkning viser de bemærkninger, der måtte være registreret på salærnotaen Udskriv forslag udskriver et udkast til salærnotaen, kan evt. anvendes til godkendelse Dimensioner her indsættes alle de dimensioner du ønsker ifm bogføringen af salærnotaen, opsætning af dimensioner her vil gælde for samtlige linjer i notaen også, medmindre at dimensionerne ændres for hver linje. Godkendelser viser oversigt over godkendelsesposter. Knappen Linje Her finder du følgende punkter: Dimensioner afd. Og projektkoder på den enkelte linje Bemærkninger på den enkelte linje Specifikationer på udlæg på den enkelte linje. Dimensioner Nedenfor ses hvad afdelingsdimensionen er sat til for salgshovedet. Længere nede kan aflæses at værdienpå afdelingsdimensionen er ændret for hver linje. Advo+ Afregning Side 21

25 Specifikation Såfremt linjen er summeret kan her fås en specifikation af summeringen. Knappen Funktion Her er beskrevet de punkter, der er specielle for Advo+ og som ses under knappen Funktion. Den nederste del af salærnotaen udfyldes automatisk ved hjælp af følgende punkter: Hent Tidsposter bevirker at alle uafregnede tidsposter i den angivne periode hentes ind i billedet og markeres som afregnet på sagen. Anvender du valuta, skal du i feltet Beløb til afregning angive beløb i DKK danske kroner. Beløbet omregnes efter kursen på den valgte valuta, på selve salærlinjen. (Læs mere om Hent tidsposter nedenfor) Tilbagefør Tidsposter anvendes, når du har fortrudt afregningen af tidsposter ifm. punktet Hent Tidsposter Hent åbne sagsposter bevirker at sagens poster hentes ind i billedet. Du kan vælge sagsposterne med et datointerval i feltet Periode i den øverste del af vinduet. Hent åbne sagsposter summeret bevirker at alle sagens poster hentes ind i billedet og såfremt der er anvendt specielle bogføringskoder til f.eks. porto og kopier, vil der kun fremstå én post med porto og én post med kopier. Her kan også udvælges med et datointerval i feltet Periode i den øverste del af vinduet. Udlæg viser udlægsposter fra sagen (Se nærmere om Bogførings- og summeringskoder i manualen Finans) Advo+ Afregning Side 22

26 Knappen Bogføring Under knappen Bogføring finder du følgende punkter: Kontrollér udskriver en kontrol rapport Bogfør [F11] udfører selve bogføringen af denne salærnota Udskrivning kan nu foretages under Bogførte salærnotaer Bogfør og udskriv [Shift + F11] udfører bogføringen og udskriver salærnota Massebogfør.. udfører bogføring af flere salærnotaer i en arbejdsgang NB Sagsforløb Når salærnotaen er blevet bogført, er der samtidig blevet tilføjet en linje på sagen på fanebladet Sagsforløb. Udlæg / tidsposter til afregning Når du har hentet sagsposter fra sagskontokortet eller hentet tidsposter, kan der naturligvis rettes i teksterne, så de fremstår, som du ønsker, overfor klienten. Uanset om du henter sagsposter eller tidsposter, afslutter systemet med at danne en salærlinje, og afhængig af sagstypen vil nogle af felterne i posteringsoversigten være udfyldt. Du skal sikre dig at linjen er korrekt, inden du går videre. Slet linjer / slet udlæg Afregning af sagsposter foregår som beskrevet i det ovenstående ved bogføring af en salærnota. Afregningen foregår dels ved at fakturere klienten, men der er også mulighed for at afregne et udlæg uden at fakturere klienten. Dette sker ved at hente udlægget ind på salærnotaen og slette linjen. En forudsætning er dog, at feltet Bekræft afregning ved sletning er afkrydset. Se beskrivelse af Sagsopsætning ovenfor. Hermed vil brugeren have mulighed for at bekræfte, at udlægget sættes til afregnet. Hermed vil dette udlæg ikke være tilgængelig for udarbejdelse af salærnotaer fremover. Tryk [F4] Slet og du får følgende spørgsmål: Skal sagsposten afregnes i forb. Med bogføring. Du kan svare ja eller nej. Advo+ Afregning Side 23

27 Eller Svarer du Nej vil sagsposten/erne forblive åben og den kan medtages på en senere salærnota. Svarer du Ja vil sagsposten/erne blive markeret som afregnet (lukket) og udlignet, selvom den ikke kan ses på salærnotaen. Frigiv afregnede sagsposter Har man fejlagtigt slettet og afregnet et udlæg fra en salærnota, kan man gøre dette udlæg tilgængelig igen for salærnota udarbejdelse. Dette sker via sagskortet, hvor der vælges sagsposter. På sagspost vinduet vælges menupunktet Frigiv afregnede poster på menuknappen Post Advo+ Afregning Side 24

28 Tilføj linjer / tilføj udlæg Du kan også tilføje en linje. Linjen vil blive bogført på sagen og en finanskonto (udlægskonto), som hentes fra sagsopsætning. Se evt. beskrivelse af Sagsopsætning ovenfor. Afregning af et udlæg inden det er bogført foregår ved at oprette en linje i salærnotaen, hvor typen er Finans, herefter indtastes sagsnummer og der sættes et flueben i feltet Bogfør sagspost. En tekstkode kan efterfølgende påsættes. Tidspost-linjer kan ikke slettes, (de skal tilbageføres under Funktioner) idet linjerne er udtryk for hvad, der allerede er markeret som afregnet på sagen. Tidspost-linjer kan derfor heller ikke tilføjes i salærnotaen. Momsspecifikation Såfremt du bogfører sagsposter med angivelse af købsmoms oplysninger (se evt. særskilt manual for Moms på udlæg) vil fakturaen automatisk tillægge moms ved udskrift. Se eksempel nedenfor 1. billede viser linjerne fakturaen 2. billede viser udsnit af salærnota udkastet. Advo+ Afregning Side 25

29 Salærnotalinier Nedenfor ser du en beskrivelse af et udvalg af de felter der findes i salærnotalinjerne. Type Typen indeholder teksten Finans, når der er tale om en postering på en finanskonto. Ønsker du at tilføje en linje til bogføring udfyldes Type med værdien Finans. Sagsnr Sagsnr skal altid udfyldes med det sagsnr, som linjen tilhører. Salærlinje Den linje på salærnotaen, som repræsenterer salæret, skal have et flueben i feltet Salærlinje. Ønsker du f.eks. salæret fordelt på 2 linjer på notaen, skal begge linjer Advo+ Afregning Side 26

30 have flueben i Salærlinje. Hvis Bogførings- og summeringskoden (også kaldet Tekstkode) er af typen Salær bliver ovennævnte flueben udfyldt automatisk. Ønsker du at tilføje en salærlinje udfyldes Salærlinje med et flueben (=ja). Ønsker du at tilføje en indbetaling eller et udlæg udfyldes Salærlinje ikke. Såfremt sagen er en inkassosag, (dvs at der på sagstypen er en henvisning til en salærkode) vil der automatisk blive beregnet et salærbeløb ex. moms i salærlinjen. I modsat fald indtastes salærbeløbet i beløbskolonnen ex. moms. Momsen beregnes og tillægges automatisk på udskriften, såfremt finanskontoen har en momskode. Tekstkode Feltet udfyldes normalt automatisk. Tekstkoden (også kaldet Bogførings- og summeringskode) skal være af typen salær og kommer fra sagens sagstype. Se evt. afsnittet Salærnota Forudsætninger. Når Tekstkoden er udfyldt bliver feltet Bogført salær sag på sagskortet opsummeret. Ønsker du at tilføje en linje til bogføring udfyldes Tekstkode med en kode som har typen Salær. Tryk [F6] for at se Tekstkode-tabellen. Tekstkode er blank på hentede tidsposter og sagsposter som ikke er bogført med tekstkode. Nummer Feltet indeholder finanskontonummer på de poster, som skal bogføres enten på en salærindtægtskonto eller på udlægskontoen. Ønsker du at tilføje en linje til bogføring udfyldes Nummer med et finanskontonummer, husk finanskontoen skal have Ja i feltet Må benyttes i nota. Afsendelsesdato Datofeltet viser postens bogføringsdato, uanset om der er tale om sagsposter eller tidsposter. Datoen kan ændres. Advo+ Afregning Side 27

31 På linjer du ønsker at tilføje, skal du selv indtaste Bogføringsdato / afsendelsesdato Beskrivelse På en hentet sagspost eller tidspost, står i Beskrivelsen den tekst, hvormed posten er bogført. Teksten kan rettes om ønsket. Ønsker du at tilføje en linje, udfylder du selv Beskrivelse. På salærlinjen henter Tekstkoden den tekst, du kan se i feltet Beskrivelse. Antal Dette felt udfyldes kun, når der ønskes faktureret f.eks.et antal fotokopier Feltet er normalt ikke synligt, for at få feltet frem, vælg Vis i menulinjen, og dernæst Vis kolonne. Beløb Såfremt sagen er en inkassosag, (dvs at der på sagstypen er en henvisning til en salærkode) vil der automatisk blive beregnet et salærbeløb (angivet eksklusiv moms). I modsat fald indtastes salærbeløbet i debet eksklusiv moms. Momsen beregnes og tillægges automatisk på udskriften, såfremt finanskontoen har en momskode. Har du angivet en valutakode på fanebladet Udenrigshandel, er det indtastede beløb i fremmed valuta. Dvs. har du valgt DEM tyske mark angives salærbeløb i DEM. Dette sker uanset hvilken valuta du har bogført i oprindeligt. Beløbet angivet i en salærlinje, vil ved bogføringen, blive forholdsmæssigt fordelt på de tidsposter, som ligger i det datointerval, du har indtastet i feltet Periode afr. Er beløbet mindre end værdien af den registrerede tid, vil der opstå en underdækning, er beløbet større end værdien af den registrerede tid, vil der opstå en overdækning. Over-/underdækning ses på sagskortets faneblad Saldi. Advo+ Afregning Side 28

32 Klientpost Hvis der i feltet er angivet et flueben vil posten ikke blive vist i en inkassoopgørelse. Linjerabatpct. Ønsker du at registrere en rabat % - indtastes her. Rabatten føres videre til Salærfordelingen. Debet- /kreditbeløb Disse 2 kolonner viser hhv. debet og kredit på hentede poster, uanset om der er tale om sagsposter eller tidsposter. Beløbene kan ikke rettes. Er der tale om salærlinjer, kan du godt skrive i hhv. debet og kreditbeløb. Kontokode I dette felt vises Kontokoden fra hovedet på salærnotaen. Se beskrivelse ovenfor. Internt konteringsnr. Anvendes i forbindelse med e faktura Ydelsesmodtager kode Anvendes i forbindelse med e faktura Vælg mellem CPR TLF CVR DUN PNO EAN Ydelsesmodtager tekst Anvendes i forbindelse med e faktura Angiv den tekst der svarer til den valgte kode, f.eks. CVR nr Gl. metode Flueben i dette felt angiver at udlæg med moms er bogført efter gammel metode, dvs der findes ingen koder på postering, der viser hvordan moms skal håndteres. Advo+ Afregning Side 29

33 Forudbetaling / A conto faktura Med denne funktion kan du producere et dokument til at sende til klienten, med det formål at få klienten til at lave en indbetaling f.eks. før en sag igangsættes. Der bliver ikke bogført poster. En faktura som kun indeholder en forudbetaling dannes ved at sætte flueben i feltet Forudbetaling nederst til højre. Advo+ Afregning Side 30

34 Der kan dannes både faktura og kreditnota. E-faktura kan anvendes Der kan tildeles et nummer fra en særskilt nummerserie hvis dette ønskes. Nummerserie opsættes i Salgsopsætning. Advo+ Afregning Side 31

35 Godt at vide: Bag om salærnotaen Når en salærnota bogføres, vil alle sagsposter, som ses i salærnotaen, samt de slettede sagsposter, hvor der er svaret JA til afregning, blive lukket og der dannes automatisk 2 nye poster. Posterne har samme bilagsnummer, som er identisk med fakturanummeret. Når der registreres én salærlinje i salærnotaen dannes 2 nye poster. 1.post har teksten Faktura samt fakturanummeret i beskrivelse og beløbet er fakturabeløbet incl. Moms. Beløbet ses også i Restbeløb. 2.post har teksten Udligning af udlæg og beløbet sørger for en udligning af samtlige udvalgte poster i perioden. Den eneste post, der nu er åben og som har et Restbeløb er posten med fakturabeløbet og Faktura i Bilagstype. Restbeløbet er den saldo, som klienten skylder, dvs salæret + eventuelle udlæg evt. indbetalinger. Restbeløbet er tillige det beløb, som anvendes i rykkermodulet. Indbetaling af en salærnota Når du bogfører indbetalinger på afregninger, husk da at udligne. Hvis ikke du udligner fakturaer med indbetalinger vil du ikke kunne stole på at systemet fortæller korrekte oplysninger om dine klientdebitorer. Benyt knappen Funktion / Udlign for at udligne eller Benyt feltet Udligningsbilagsnr. Tryk [F6] i feltet og du vil blive præsenteret for de åbne ( ikke betalte ) afregninger, der måtte være på sagen. Udligningsbilagsnr er normalt ikke synligt i kassekladden. For at få feltet frem, vælg Vis i menulinjen og dernæst Vis kolonne. Slet salærnota Du kan godt slette en salærnota med tasten [F4]. Advo+ Afregning Side 32

36 Salærnota - eksempel Her ser du et eksempel på en standard salærnota. Advo+ Afregning Side 33

37 Salærfordeling på medarbejder Salærfordelingen foregår i vinduet Salærnota. Salærfordeling kan etableres på flere måder. Det er muligt at få salæret forholdsmæssigt fordelt på medarbejdere, dvs. forholdsmæssig i henhold til den tid, eller i forhold til værdien af den tid, der er registreret på sagen. Der kan anvendes en aftalt %fordelingsnøgle. Der kan anvendes en individuel fordeling fra sag til sag. Fordeling efter anvendt og registreret tid anvendt og registreret værdi af tid forudbestemt fordelingsnøgle i % beløbsmæssig fordeling Beløbsmæssig fordeling Anvendes en beløbsmæssig fordeling af salæret, kan det ske umiddelbart, se afsnit herom. Forholdsmæssig fordeling Når der foretages en forholdsmæssig fordeling af salæret i henhold til registreret tid, betyder det også at tiden afregnes forholdsmæssigt på sagen. Salærfordeling på indtægtkonti Når salærlinjen ses på salærnotaen, placér markøren i feltet Beløb og klik på knappen, med de 3 prikker, til højre for Beløb. Eller tryk [F6]. Og her ses vinduet med salærfordeling. I eksemplet ses en fordling efter værdien af forbrugt tid, der er givet 5 % rabat og beløbene ses i danske kroner og i Euro. Advo+ Afregning Side 34

38 Kontonr I feltet indtastes/vises det kontonr hvor salærindtægten (ved hjælp af sagstypen) ønskes bogført. Kontonavn Her vises finanskontoens navn. Medarbejder Har du klikket på Udregn % vises de medarbejdere, der har registreret tid på sagen, du kan også selv indtaste medarbejderinitialer. Der oprettes et antal linjer som er afhængig af hvilke typer medarbejdere der har arbejdet på sagen. Med en standard opsætning af Advo+ vil det være medarbejdere af typen Partner Advokat Fuldmægtig - der vil indgå i salærfordelingen. Ønskes at andre typer medarbejdere skal indgå i salærfordelingen, skal disse tilføjes et flueben i feltet Medarbejder medtages v/salærnota Feltet findes på medarbejderkortet. Afdelingskode Indtast evt. afdelingskode udfor de enkelte medarbejdere eller påfør afdelingskoderne på de enkelte medarbejdere. Så udfyldes feltet automatisk. Projektkode Indtast evt. projektkode udfor de enkelte medarbejdere eller påfør projektkoderne på de enkelte medarbejdere. Så udfyldes feltet automatisk. % af beløb Når du har klikket på Udregn % tid eller Udregn % beløb viser programmet automatisk hvilke personer, der har arbejdet på sagen og en %- mæssig fordeling af deres tid eller værdien af deres tid. Advo+ Afregning Side 35

39 Fast % Ønsker du at fordele salærindtægten efter en forudbestemt fordelingsprocent, indtast %-satserne i felterne Fast % og slet % af beløb. Beløb Her ses salærbeløbet for den enkelte medarbejder i den valgte valuta. Ønsker du at fordele salærindtægten manuel, uanset tidsforbruget, indtast da selv oplysninger i de respektive kolonnefelter: dvs kontonr, afdeling og beløb. Beløb (DKK) Her ses salærbeløbet for den enkelte medarbejder i danske kroner. Rabat % Til info vises den rabat % som er valgt på salærlinjen. Rabat beløb Til info vises det beregnede rabat beløb i den valgte valuta. Rabat beløb (DKK) Til info vises det beregnede rabat beløb i danske kroner. Valuta Til info vises den valgte valutakode. Knappen Dimensioner Knappen Dimensioner anvendes såfremt du ønsker at knytte flere dimensioner til salærfordelingen - end afdeling- og projektkode. Knappen Udregn % beløb Ønsker du at fordele salærindtægten efter værdien af den forbrugte tid klik da på knappen Udregn % beløb og fordelingsprocenten udregnes automatisk. Vælg mellem Total og Uafregnet tid. Advo+ Afregning Side 36

40 Knappen Udregn % tid Ønsker du at fordele salærindtægten efter forbrugt tid klik da på knappen Udregn % tid og fordelingsprocenten udregnes automatisk. Vælg mellem Total og Uafregnet tid. Check-felter I felterne Sum beløb Difference beløb Sum % Difference % kan du holde øje med om dine registreringer er OK. Difference beløb skal være 0,00 og Sum % skal være 100. Forlad billedet og afslut som normalt med at udskrive og bogføre fakturaen. Alternativ salærfordeling På sagskortet kan opsættes en fast salærfordeling. Denne salærfordeling, som oprettes pr. sag, anvendes hver gang, der afregnes på den aktuelle sag. Læs mere om denne form for salærfordeling i manualen Sag. Advo+ Afregning Side 37

41 Hent tidsposter Afregningsperiode Feltet Afregningsperiode udfyldes automatisk ved hjælp af det tidligere vindues felt Periode. Arbejdsartfilter Ønskes kun hentet (og afregnet) en bestemt arbejdsart, indsæt her Arbejdsarten. Honorarnotanr Honorarnota nr er samme nummer som salærnota nr, og vises til orientering. Sagsnr, Sag vedr, Sidst afregnet Evt. sagsoverskrift Disse 3 felter vises til orientering. Feltet udfyldes med %1 hvis sagsnummer skal stå i en overskriftslinje og %2 hvis Sag vedr. skal stå i en overskriftslinje tilhørende den enkelte sag. Begge værdier kan også vælges på samme tid. I alt til afregning I dette felt ses det registrerede tidsforbrug i den valgte periode, omregnet til kroner. Afregn Feltet er fra start automatisk udfyldt med det beløb, der henstår på sagen til afregning i den valgte periode. Når der ændres på Beløb til afregning, ses det ændrede beløb også her. Difference Der bliver udregnet en evt. difference mellem I alt til afregning og Beløb Advo+ Afregning Side 38

42 til afregning. Denne over- eller underdækning vil tillige kunne ses på Sagskortets faneblad Saldi. Alle poster / Sum pr. arbejdsart / Sum total Når timeposterne overføres til salærnotaen, kan du vælge mellem følgende Alle poster i den valgte periode kopieres ind i salærnotaen Sum pr arbejdsart. Der dannes en sum for hver arbejdsart, der er anvendt i den valgte periode og disse sumlinjer sættes ind i salærnotaen Sum total. Der dannes en total på al den tid, der er registreret i den valgte periode, og denne linje sættes ind i salærnotaen Klik i det felt, du ønsker at effektuere. Afregn tid Indsæt flueben her hvis du ønsker timeposterne markeret som afregnet. Beløb til afregning (valutakode) Indtast her i valuta det beløb, du ønsker tiden skal afregnes med. Når du ændrer beløbet i dette felt, vil du i feltet Difference kunne se over- / underdækning. Dette beløb vil ved Registrer afregning, blive forholdsmæssigt fordelt på de tidsposter, som ligger i det datointerval, du har indtastet i feltet Afregnings periode. Er beløbet mindre end værdien af den registrerede tid, vil der opstå en underdækning, er beløbet større end værdien af den registrerede tid, vil der opstå en overdækning. Over-/underdækning ses på sagskortets faneblad Saldi. Beløb til afregning (DKK) Indtast her i danske kroner, det beløb, du ønsker tiden skal afregnes med. Når du ændrer beløbet i dette felt, vil du i feltet Difference kunne se over- / underdækning. Dette beløb vil ved Registrer afregning, blive forholdsmæssigt fordelt på de tidsposter, som ligger i det datointerval, du har indtastet i feltet Afregnings periode. Advo+ Afregning Side 39

43 Er beløbet mindre end værdien af den registrerede tid, vil der opstå en underdækning, er beløbet større end værdien af den registrerede tid, vil der opstå en overdækning. Over-/underdækning ses på sagskortets faneblad Saldi. NB Hvad betyder forholdsmæssigt? Forholdsmæssig fordeling af bogført salær på tidsposter, betyder at salæret fordeles i forhold til værdien af den tid, der registreret på sagen. Det vil sige at 1 dyr time får en forholdsmæssig større del af salæret end 1 billig time. Uafregnet beløb I dette felt ses det registrerede tidsforbrug i den valgte periode, omregnet til kroner. Tryk evt. [F6] og få en oversigt over timeposterne. Afslut billedet med at anvende knappen Registrerer afregning. Hvis du trykker [F6] kan du få en oversigt over hvilke tidsposter, der ligger indenfor den valgte periode. Ønsker du at vælge enkelt af posterne fra til din afregning, kan du klikke i kolonnen Afregnet. Kolonnerne med beløb vil blive korrigeret, alt efter hvilke flueben der sættes eller fjernes. Advo+ Afregning Side 40

44 Kreditnota Kreditnota anvendes til følgende tilbageførsel af afregnet tid til uafregnet tid registrering af salærbeløb, som skal krediteres udskrift af hhv. kreditnotaudkast og endelig kreditnota automatisk bogføring af posteringer fra kreditnota Forudsætninger For kreditnotaens virkemåde gives også en række forudsætninger, som skal være opfyldt. Disse forudsætninger er beskrevet nærmere i afsnittet Salærnota\Forudsætninger. Kreditnota på 3 måder Du kan principielt lave en kreditnota på 3 måder: Tilbageførsel af hele salærnotaen Kreditering af en lille del af salærnotaen Kreditering af hele salærnotaen Tilbageførsel af salærnota Kreditering af del af salærnota Denne metode er beskrevet i særskilt afsnit efter Kreditnota. Når det er tilstrækkeligt at give klienten en kreditnota på et enkelt beløb, registreres i kreditnota altså kun én linje, og evt. direkte på konto for tab og vinding. Du skal derfor ikke benytte funktionen Hent udligningslinjer. Tilbageførsel af tid I forbindelse med bogføring af en kreditnota, vil der automatisk ske en tilbageførsel af tid. Bemærk: Du kan også i kreditnotaen lave Salærfordeling. Advo+ Afregning Side 41

45 Kreditnota / Oprettelse Tryk [F3] for at indsætte ny og [Enter] giver automatisk næste kreditnotanummer (se nærmere herom under afsnit om Opsætning). Tryk [F6] hvis du anvender afdelingsopdelt nummerserier. Fanebladet Generelt På fanebladet Generelt registreres de for kreditnotaen vigtigste oplysninger. Bemærk her vil kun blive gennemgået de felter som er relevante for Advo+ Nummer Næste kreditnotanummer kommer automatisk efter du har trykket [F3] og [Enter]. Sagsnr Indtast Sagsnr. på den sag, som skal krediteres. Klientoplysninger Navn- og adresse oplysninger udfyldes automatisk med oplysninger om klienten. Sag vedr Linjen Sag vedr. hentes fra Sag vedr. på sagen, men kan ændres til at indeholde den tekst, der ønskes udskrevet på kreditnotaen. Klient reference Klient reference hentes fra sagen og vises her kan rettes. Bogføringsdato I feltet Bogføringsdato registreres den dato kreditnotaen ønskes bogført. Advo+ Afregning Side 42

46 Bilagsdato I feltet indtastes en evt. bilagsdato. Sekretær Initialer på Sekretær på sagen hentes automatisk. Initialer kan valgfrit ændres. Eksternt bilagsnr I feltet kan valgfrit angives klientens bilagsnr eller lignende. Bogføringsstatus Din salærnota kan have 3 forskellige Status udkast klar til godkendelse klar til bogføring Du skal have specielle rettigheder for at kunne ændre status til Klar til bogføring og ligeledes kan bogføringen kun ske af de brugere, der har specielle rettigheder hertil. Bemærk: Den endelige Salærnota udskrives sammen med bogføringen. Ansvarscenter Feltet er nøgle til en tabel med navn og adresse felter, som kan kobles på den enkelte faktura. Tildelt bruger-id Feltet er nøgle til tabellen Brugeropsætning. Udvidet firmaoplysninger Tryk evt. [F6] for at se evt. oprettet lokationer. Udvidet firmaoplysninger benyttes hvis man har kontorer på flere forskellige adresser. Advo+ Afregning Side 43

47 Fanebladet Fakturering Fanebladet Fakturering udfyldes hvis kreditnota skal sendes et andet sted hen, end der hvor klienten har sin normale adresse. Fakturamodtager Tryk [F6] på fakturamodtager og vælg den part, som skal modtage fakturaen. Findes parten ikke, brug knappen Tilknyt part. Opret evt. en ny part. FaktureringsNavn og Adresse Klientens navn og adresse er automatisk indsat her, men navne og adressefelter rettes, når du vælger en part som fakturamodtager. Det vil således være Parten, som vil blive rykket for et evt. udestående. EAN nr. I feltet EAN-nr. kopieres EAN-lokationsnummeret fra klienttabellen, når du markerer kundenummeret i salgshovedet. Du kan også manuelt angive eller ændre EAN-nummeret. Kontokode Kontokoden er en intern reference, som bruges af klienten, når denne afgiver en ordre, som bliver faktureret elektronisk. Indholdet af dette felt blev kopieret fra feltet Kontokode på klientkortet. Hvis klienten har oplyst en kontokode i forbindelse med afgivelse af en ordre eller et indkøb, så er kunden berettiget til, i henhold til Lov om Offentlige Betalinger og relaterede lovbestemmelser, at tilbageholde betalingen, indtil den oplyste kontokode er medtaget i fakturaen. Advo+ Afregning Side 44

48 Hvis de enkelte fakturalinjer skal registreres med forskellige kontonumre, tilsidesættes kontokoden i hovedet. Hvis det er tilfældet, eksporteres kontokoden på fakturalinjerne til den elektroniske OIOXML-fakturafil, og teksten 'Linjespecificeret'eksporteres på hovedniveau Internt konteringsnr. Anvendes i forbindelse med e faktura Evt. sagsoverskrift %1 = Sagsnummer %2 = Sag vedrørende Feltet udfyldes med enten den ene eller den anden, eller begge felter. Der dannes herefter en linje i notaen med de valgte oplysninger. Afdelings- og projektkode Afdelingskode angives her såfremt, salærindtægten ønskes bogført med en afdelingskode. Projektkode angives her såfremt, salærindtægten ønskes bogført med en projektkode. Betalingsbetingelser Tabellen med betalingsbetingelser kan betragtes ved at placere markøren i feltet Betalingsbet.kode og tryk [F6]. Eksempelvis kunne koden 1M(8D) betyde 30 dage netto, 8 dage - 2%. Konsekvensen af betalingsbetingelsen kan aflæses i den fremskrevne forfaldsdato. Forfaldsdato Forfaldsdato beregnes ved hjælp af det antal kreditdage, der er angivet i tabellen med betalingsbetingelser. Kontantrabat pct. Feltet anvendes ikke i Advo+ Bemærk i stedet linjerabat i salærlinjen. Priser inkl. Moms Feltet anvendes ikke i Advo+ Undlad e faktura ning. Momsvirksomhedsbogf.gruppe Sæt flueben her hvis der ikke ønskes dannet e faktura på denne afreg- I dette felt vises koden for den momsvirksomhedsbogføringsgruppe, som klienten er tilknyttet. Koden kopieres automatisk fra klienten. Advo+ Afregning Side 45

49 Afregning Feltet sættes af systemet til at være udfyldt (dvs med flueben = Ja) og skal ikke ændres. Samleafregning Feltet sættes af systemet til at være udfyldt (dvs med flueben = Ja) og skal ikke ændres. Klientpost pr. linje Fanebladet Levering Feltet sættes af systemet til at være blank (dvs uden flueben = Nej) hvilket betyder, at der på grundlag af samtlige bogholderi poster, der måtte være på sagen i den givne periode, vil blive dannet én modpost, og ikke en modpost pr. sagspost (eller pr. linje.). Fanebladet Levering anvendes ikke i Advo+. Fanebladet Udenrigshandel Fanebladet Udenrigshandel anvendes kun i de tilfælde du råder over kreditnota på engelsk og du ønsker at anvende denne på den pågældende klient. Valuta Feltet udfyldes automatisk med oplysninger fra klienten. Er klienten ikke oprettet med valutakode, indtast Valutakoden nu. Anvend evt. [F6] for opslag på valutatabellen. Klik på knappen med de 3 prikker, såfremt du ønsker at ændre på den gældende valutakurs. Trekantshandel Marker afkrydsningsfeltet, hvis ordren indgår i trekantshandel. Trekantshandel betyder, at der leveres en bestilling til en debitor i ét EUland/område, men at fakturaen sendes til et andet EU-land/område. Transaktionsart Her kan du indsætte en kode for salgshovedets transaktionsart. Tryk evt. F6 for at få vist transaktionsartkoderne i tabellen Transaktionsart. Advo+ Afregning Side 46

50 Koden bruges til rapportering til Intrastat. Sprogkode Feltet udfyldes automatisk med oplysninger fra klienten. Er klienten ikke oprettet med sprogkode, indtast Sprogkoden nu. Kreditnotasprog Kreditnotasprog vil automatisk blive udfyldt, såfremt Sprogkoden er indtastet på klienten. Imodsat fald vælges Fakturasprog nu. Feltet Kreditnotasprog kan have følgende værdier: Blank (=dansk) Engelsk Fransk Tysk Spansk Italiensk Fanebladet Udligning Udligning benyttes hvis du ønsker at udligne en eller flere sagsposter i forbindelse med at du bogfører din kreditnota. Udligningsbilagstype Vælg Udligningsbilagstype til kreditnotaen, tryk evt. [F6] for at se mulighederne: Betaling Faktura Kreditnota Rentenota Udligningsbilagsnr Klik på pilen og vælg Udligningsbilagsnr. / fakturanummer. Udlignings id Indtast evt. dine initialer i udlignings id. Advo+ Afregning Side 47

51 Når du taster nr på den faktura, der skal udlignes, vises følgende billede. Marker den post, som der skal udlignes med. På linjen i feltet Beløb, der skal udlignes skal du klikke på F2 og indtaste det beløb, som du vil udligne med posten. Hvis du ikke indtaster et beløb, udligner programmet automatisk det maksimale beløb. Nederst i vinduet Udlign kred.poster kan du se det specifikke beløb i feltet Udligningsbeløb, og du kan også se, om udligningen stemmer. Klik OK for at lukke vinduet Udlign klientposter. Vinduet Købskreditnota viser nu den post, du har angivet, i felterne Udligningsbilagstype og Udligningsbilagsnr. Og det kreditnotabeløb, der skal bogføres. Slut af med at bogføre kreditnotaen. Advo+ Afregning Side 48

52 Knapper på kreditnotalinjerne Ovenfor ses den nederste del af billedet med de linjer, som vil fremgå af den udskrevne kreditnota. Først gennemgås knapperne på billedet, derefter de enkelte felter på kreditnotalinjerne. Knappen Kreditnota På knappen Kreditnota gives følgende muligheder Klientkort [Ctrl+F5] genvej til klientkortet Sagskort [Ctrl+F6] genvej til sagskortet Udskriv forslag udskriver et udkast til kreditnotaen, kan evt. anvendes til godkendelse. Når dette er sket ændres status evt. til Klar til bogføring. Knappen Linje Under knappen Linje finder du følgende punkter Dimensioner kan sættes på kreditnotahovedet, men kan ændres på den enkelte linje Bemærkninger Specifikation af udlæg på den enkelte linje Advo+ Afregning Side 49

53 Knappen Funktion For advokatfirmaer er det vigtigste punkt på denne menu flg: Hent bogførte bilagslinjer, der skal tilbageføres. Hent bogført faktura Markér den faktura du ønsker overført til kreditnotaen og tryk OK. I eksemplet nedenfor ses linjer fra faktura nr 230 overført til kreditnotaen. Bemærk alle linjer på nær rene tekstlinjer er udfyldt i feltet Nummer. Knappen Bogføring Under knappen Bogføring finder du følgende punkter Kontrollér udskriver en kontrol rapport Bogfør [F11] udfører selve bogføringen af denne kreditnota Bogfør og udskriv [Shift + F11] udfører bogføringen og udskriver kreditnota Massebogfør.. udfører bogføring og udskrift af flere kreditnotaer i en arbejdsgang Advo+ Afregning Side 50

54 Du skal have specielle rettigheder for at kunne ændre status til Klar til bogføring og ligeledes kan bogføringen kun ske af de brugere, der har specielle rettigheder hertil. Den endelige Kreditnota udskrives sammen med bogføringen. Kreditnotalinjer Den nederste del af billedet udfyldes altså automatisk, men du kan også selv udfylde felterne; finanskontoen, der skal modposteres på, samt tekst og beløb eksklusiv moms. Momsen tillægges automatisk på udskriften såfremt finanskontoen har en momskode. Nedenfor ser du en gennemgang af de enkelte felter i kreditnotalinjerne. Aktivér linje Dette felt udfyldes med flueben såfremt den enkelte linje rent faktisk skal krediteres. Vælg selv hvilke linjer der skal krediteres. Kan du ikke se kolonnen på vinduet, vælg Vis i menulinjen, og derefter Vis kolonne. Type Typen indholder teksten Finans når der er tale om en salærpost på en finanskonto. Typen er blank på kopierede / hentede poster. Sagsnr Linjen skal altid indeholde information om sagsnr. Salærlinje Den linje på kredinotaen, som repræsenterer det krediterede salær, skal have et flueben i feltet Salærlinje. Ønsker du f.eks. salæret krediteret på 2 linjer på notaen, skal begge Advo+ Afregning Side 51

55 linjer have flueben i Salærlinje. Hvis Bogførings- og summeringskoden er af typen Salær bliver ovennævnte flueben udfyldt automatisk. Nummer Feltet indeholder kontonummer på posten i den aktuelle linje. Typisk et finanskontonummer. Har du Aktiveret linjer med kopierede/hentede poster, vil programmet forsøge at bogføre disse linjer tilbage, hvorfor du skal sikre dig, at der i dette felt et indsat et finanskontonummer NB I visse tilfælde vil det være hensigtsmæssigt ikke at Aktivere kopierede/hentede poster, men derimod at rette det beløb, der ønskes krediteret. I andre tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at rette modkontonummer på kopierede/hentede poster til f.eks. konto for tab på debitorer. Tekstkode Feltet udfyldes normalt automatisk. Tekstkoden (også kaldet Bogførings- og summerinskode) skal være af typen salær og kommer fra sagstypen. Se evt. afsnittet Salærnota - Forudsætninger. Beskrivelse På en overført post, står i beskrivelsen den tekst, hvormed posten er bogført. Teksten kan rettes om ønsket. På en salærpost overføres til beskrivelsen, teksten fra tekstkoden på sagens sagstype. Beløb Når der i øverste del af vinduet er valgt et bestemt fakturanummer/udligninsbilagsnr. Foreslås automatisk faktura beløbet. I modsat fald tilføjes salærbeløbet i debet eksklusiv moms. Momsen beregnes og tillægges automatisk på udskriften, såfremt finanskontoen har en momskode. Debet / Kreditbeløb Disse 2 kolonner viser hhv. debet og kredit på overførte posteringer. Linjerabatpct. Ønsker du at registrere en rabat % - indtastes her. Advo+ Afregning Side 52

56 Slet kreditnota Du kan godt slette et kreditnotaudkast og en bogført kreditnota med tasten [F4] såfremt du har rettigheder til det. Advo+ Afregning Side 53

57 Tilbagefør salærnota Funktionen Tilbagefør Salærnota finder du på Bogførte salærnotaer. Tilbagefør Salærnota bruges i de situationer, hvor en salærnota er gået galt og evt. endnu ikke sendt ud til klienten. Umiddelbart efter at have anvendt Tilbagefør Salærnota kan der etableres en ny Salærnota. Nedenfor ser du vinduet med Bogførte salærnotaer. Knappen Tilbagefør Tilbagefør ses nederst på billedet. Tilbagefør foretager en 'genåbning af de poster, som blev lukkede i forbindelse med bogføring af salærnotaen og der foretages en kreditering af salæret på finanskontoen. Tidsposter bliver ligeledes åbnet. NB Man kan ikke tilbageføre en faktura, hvorpå der er blevet udlignet. Advo+ Afregning Side 54

58 Udskrift af kreditnota Udskrift af kreditnota, indeholder samtlige linjer fra Salærnotaen og kan udskrives ligesom en alm. Kreditnota. Tilbageført Nedenfor ser du hvordan en tilbageført salærnota fremstår under punktet Bogførte salærnotaer. Tilbageførsel af tid I forbindelse med Tilbagefør, vil der også automatisk ske en tilbageførsel af tid identisk med den salærfordeling, som foregik på salærnotaen. Bemærk hvis der udlignet på notaen kan den ikke længere tilbageføres, så skal du lave en kreditnota i stedet. Advo+ Afregning Side 55

59 Afregning af tid Når salærnota/afregning etableres og udskrives som en manuel proces igennem tekstbehandling, vil der være behov for samtidig at kunne markere tid som afregnet. Ved slutafregning skal al tid markeres, ved a contoafregninger markeres tid i den periode, som afregningen dækker. Knappen Afregn sager på Klientkortet anvendes i forbindelse med afregning af tid. Der dannes ingen udskrift i forbindelse med afregning af tid via klientkortet. Når tiden er markeret som afregnet, vil den automatisk blive udelukket fra diverse udskrifter fra time-/sagsstyringet, der viser uafregnet tid. Samtidig flyttes tiden fra feltet Uafregnet tid i alt til feltet Afregnet tid i alt som kan ses på Sagskortets faneblad Saldi. Når Registrer afregning aktiveres, fordeles Beløb til tidsafregning forholdsmæssigt på de tidsposter, der ligger i den valgte afregningsperiode. Forholdsmæssig fordeling af afregningsbeløbet på tidsposter, betyder at beløbet fordeles i forhold til værdien af den tid, der er registreret på sagen. Det vil sige at en dyr time får en forholdsmæssig større del af salæret end en billig time. Funktionen Afregn står standard til Manuel afregning, men der er følgende værdier Manuel Procentuel Procentuel på valgte sager A conto Bemærk; en sag kan ikke arkiveres, medmindre al tid på sagen er markeret som afregnet. Manuel, Procentuel og A conto gennemgås nedenfor. Advo+ Afregning Side 56

60 Manuel afregning Manuel afregning anvendes når man ønsker at afregne en eller flere sager og evt. selv styre hvilket beløb, der skal afregnes på de enkelte sager. Afregningsperiode Indtast Afregningsperiode, dvs det datointerval afregningen dækker. Honorarnota nr Udfyldes med nummeret på den aktuelle afregning, som evt. er skrevet i tekstbehandling. Sagsnr Kolonnen viser sagsnummeret på de sager, der er tilknyttet den valgte klient. Sag vedr Kolonnen viser sagsbeskrivelsen på de sager, der er tilknyttet den valgte klient. Afregn tid Klik i denne kolonne ud for de sager, der ønskes afregnet. Uafregnet tid i kroner Kolonnen Uafregnet tid i kroner viser det beløb, der i henhold til den registrerede tid på sagen i den valgte periode, der kan afregnes. Når en sag er markeret med flueben i Afregn tid flyttes beløbet fra kolonnen Uafregnet tid i kr. over i kolonnen Beløb til tidsafregning. Advo+ Afregning Side 57

61 Uafregnet tid i timer Kolonnen viser den registrerede og uafregnede tid i den valgte periode. Beløb til tidsafregning Afregnes sagen med et andet beløb end det foreslåede, kan dette beløb indskrives i kolonnen Beløb til tidsafregning, bemærk nu at der opstår en difference mellem felterne nederst til venstre. Sidst tidsafregnet Til oplysning ses i den sidste kolonne hvornår den enkelte sag sidst er afregnet. I alt til afregning Feltet viser summen af Uafregnet tid i kroner på den/de valgte sager. Afregn Feltet viser summen af Beløb til tidsafregning på den/de valgte sager. Difference Den udregnede difference er udtryk for en over-/underdækning på sagen. Over-/underdækning kan også ses på Sagskortets faneblad Saldi. Sluttelig anvendes knappen Registrer afregning og efter bekræftelse heraf, er tiden markeret som afregnet. Advo+ Afregning Side 58

62 Procentuel afregning Procentuel afregning kan anvendes, når der afregnes f.eks. 2 sager med ét beløb på én afregning. Afregningsperiode Indtast Afregningsperiode, f.eks. det kvartal afregningen dækker. Honorarnotanr Udfyldes med nummeret på den aktuelle afregning, som evt. er skrevet i tekstbehandling. Afregn tid Klik i denne kolonne ud for de sager, der ønskes afregnet. Procentuel Nederst på billedet vælges Procentuel ved at klikke i den lille cirkel ud for feltet. Afregn Beløbsfeltet Afregn åbnes for indtastning, når der er valgt Procentuel. I eksemplet er indtastet kr ,00 og dette beløb fordeles på de valgte sager i forhold til den forbrugte registrerede tid. Difference Bemærk, der opstår en difference mellem felterne nederst til venstre. I ovenstående eksempel, er dette udtryk for en overdækning på sagen. Over-/underdækningen på sagerne udregnes i forhold til den forbrugte registrerede tid på den enkelte sag. Overdækningen kan ses på Sagskortets faneblad Saldi. Advo+ Afregning Side 59

63 Sluttelig anvendes knappen Registrer afregning og efter bekræftelse heraf, er tiden markeret som afregnet. A conto afregning A conto anvendes til registrering af ikke-endelige afregninger Er der f.eks. forbrugt tid for kr. 3000,00 og der afregnes kr ,00 vil der være en rest på kr. 7000,00 som vil kunne ses i feltet Uafregnet tid i kr. med minusfortegn. Beløbet kr ,00 vil også kunne ses på sagen i feltet Uafregnet tid i kr. På nedenstående billede er der på første sag afregnet et større beløb, end hvad der var forbrugt i tid, derfor kr. 625,00 Afregningsperiode Indtast Afregningsperiode, f.eks. det kvartal afregningen dækker. Honorarnotanr Udfyldes med nummeret på den aktuelle afregning, som evt. er skrevet i tekstbehandling. Afregn tid Klik i denne kolonne ud for de sager, der ønskes afregnet. Beløb til tidsafregning Afregnes sagen med et andet beløb end det foreslåede, kan dette beløb indskrives i kolonnen Beløb til tidsafregning, bemærk nu at der opstår en difference mellem felterne nederst til venstre. A conto Nederst på billedet vælges A conto ved at klikke i den lille cirkel ud for feltet. Beløbet på den indtastede a contoafregning påvirker ikke de registrerede timeposter, alle timeposter forbliver intakte og uafregnede, til gengæld udregnes et evt. overskud eller underskud. Afregn Feltet viser summen af Beløb til tidsafregning på den/de valgte sager. Advo+ Afregning Side 60

64 Difference Den udregnede difference er udtryk for en over-/underdækning på sagen. Over-/underdækning kan også ses på Sagskortets faneblad Saldi. Sluttelig anvendes knappen Registrer afregning og bekræft. Advo+ Afregning Side 61

65 Afregning af tidsposter (Kørsel af rapport) Denne rapport ( ID nr ) foretager masseafregning, dvs. markerer tidsposter som afregnet, i et valgt datointerval. NB Hvis du ikke indtaster kriterier, vil du få afregnet tid på samtlige aktive sager i systemet. Sagsnr Her kan du indtaste et sagsinterval adskilt af.. Eller enkelte sagsnr adskilt af lodret streg Datofilter I datofilter indtastes f.eks...d for at angive periode frem til dags dato eller datointerval adskilt af.. Nedenfor ser du anfordringsbilledet til kørslen. Der stilles ingen formelle krav til kørslen. Advo+ Afregning Side 62

66 Afdeling...12 Afdelingskode...17;35;45 Afregn...38;39;56;57;58;59;60 Afregn sager...56 Afregning...1;2;18;46;56;62 Afslut...11;40 Aktivér linie...51 Antal...28 Beløb...22;28;34;36;38;39;52;56;57;58;60 Beløbsmæssig fordeling...34 Bemærkning...20 Beskrivelse...10;28;52 Betaling...47 Betalingsbetingelser...17;45 Bilagstype...32 Bogfør...23;49;50 Bogfør og udskriv...23;49;50 Bogføring...5;23;49;50 Bogførings- og summeringskoder...6;22 Bogføringsdato...15;42 Bogførte salærnotaer...1;23;54;55 Brugeropsætning...3 Check...37 Dato...27 Difference...37;38;39;58;59;61 Dimensioner...20;21;36;49 Faktura...1;4;9;20;32;47 Fakturasprog...20;47 Fakturering...16;44 Fast %...36 Flueben...6 Forfaldsdato...18;45 Forholdsmæssig fordeling...34;40;56 Funktioner...25 Hent tidsposter...22;38 Hent åbne sagsposter...22 Honorarnotanr...38;59;60 ID Indbetaling Initialer... 15;43 Klient... 12;14 Klientkort... 7;20;49 Klientpost... 18;46 Knapper... 20;49 Kode... 6;10 Kontrollér... 23;50 Kreditnota... 1;3;4;9;14;41;42;47;49;50;55 Manuel afregning... 56;57 Massebogfør... 23;50 Moms... 25;32 Må benyttes i nota... 7;27 Navn Opret... 10;16;44 Oprettelse... 14;42 Opsætning... 9;12;42 Oversigt Periode... 15;22;28;38 Procentuel afregning Projektkode... 17;35;45 Rapport... 2 Rapportvalg... 4 Registrer afregning... 39;56;58;60;61 Regnskabsopsætning... 3 Rentenota Restbeløb Sagsforløb Sagskort... 20;49 Sagsnummer... 17;45 Sagsopsætning... 5 Sagsstyring... 7 sagstype... 7;27;52 Sagstyper... 6;7 Salær... 6;7;26;27;51 Salærfordeling... 34;41 Advo+ Afregning Side 63

67 Salærkonto...7 Salærlinie...26;51 Salærnota..1;3;4;6;14;15;26;27;33;34;41;43;52;54 Samleafregning...1;19 Serie...11 Sidst afregnet...38 Slet...23;32;53 Sprog...4;7;19;47 Sprogkode...7;19;46;47 Start...10 Statistik...20 status...3;15;43;49;50 Status...3;15;43 Tekst...6 Tidsposter...22;54 Tilbageførsel... 41;55 Tilbageførsel af tid... 41;55 Type... 6;26;51 Uafregnet tid... 36;37;56;57;58;60 Udkast... 3;4;11 Udland... 7;19;28;46 Udlign Udligning... 32;47 Udligningsbilagsnr... 32;47 Udligningsbilagstype Udlæg... 22;23 Udskriv... 20;49 Udskriv forslag... 20;49 Valuta... 19;36;46 Advo+ Afregning Stikordsregister