CapLegal Opsætning medarbejdere

Transkript

1 CapLegal Opsætning medarbejdere

2 Indhold Opsætning af Medarbejder type...3 Opsætning af Medarbejdere...3 Generelt...4 Oprettelse af Medarbejderkapacitet...6 Oprettelse af debiteringssatser...8 Oprettelse af arbejdstidsskabeloner Medarbejder opsætning Tidskladdetyper Helligdage / ferie oversigt Index

3 Opsætning af Medarbejder type Opsætningen af Medarbejder typer sker fra menupunktet Afdelinger / Sagsbehandling / Opsætning / Medarbejder / Medarbejder type. Figur 1 Ovenstående, Figur 1, viser oversigten over medarbejdertyper. I feltet Kode indtastes den værdi man ønsker koden skal have. I feltet Beskrivelse kan angives en uddybende tekst til koden. Hvis der sættes et flueben i feltet Medtag ved fakturering medtages tid for f.eks. ikke jurister ved afregning. Hvis der sættes et flueben i feltet Fakt. på basis af arbejdsart er det en evt. debiteringssats på arbejdsarten der anvendes. Opsætning af Medarbejdere Opsætningen af Medarbejdere sker fra menupunktet Afdelinger / Sagsbehandling / Opsætning / Medarbejder / Medarbejder oversigt. Fra medarbejder oversigten vælges Ny i båndet, når man ønsker at oprette en ny medarbejder, og nedenstående skærmbillede vises, se Figur 2. 3

4 Figur 2 Skærmbilledet er opdelt i følgende 5 paneler (Fast Tabs): Generelt Kommunikation Opsætning Personlig Fakturering Generelt I panelet (Fast Tab) Generelt angives stamoplysninger om medarbejderen. Feltet Nummer skal udfyldes med en værdi, dette kan være fra en nummerserie for medarbejdere eller man kan evt. anvende initialer for medarbejderen. I panelet (Fast Tab) Kommunikation angives telefon-, mobilnummer og adresse. 4

5 I panelet (Fast Tab) Opsætning kan der evt. angives oplysninger om, hvornår medarbejderen er ansat, og hvilken status medarbejderen har. Følgende værdier kan feltet Status have: Aktiv, Inaktiv og Fratrådt. I panelet (Fast Tab) Personlig kan man evt. indtaste medarbejderens cpr-nummer. I panelet (Fast Tab) Fakturering kan der bl.a. angives en kostpris for medarbejderen, hvilken tidskladde medarbejderen skal anvende ved tidsregistrering, og om medarbejderens tidsforbrug skal være debitérbart. Figur 3 Fra fanebladet Naviger i båndet, se Figur 3, kan der bl.a. oprettes kapacitet på medarbejderen, således det er muligt at foretage flere former for statistik. Dette gøres via knappen Medarbejderkapacitet i båndet. Se Oprettelse af Medarbejderkapacitet nedenfor. Ved hjælp af knappen Debiteringssats er det muligt at oprette / redigere debiteringssatser på den valgte medarbejder. Se Oprettelse af debiteringssats nedenfor. Via knappen Tidsposter i båndet, er det muligt at se de tidsposter som der er registreret på medarbejderen. Via knappen Sagsforløb i båndet, er det muligt at se de sagsforløb som der er registreret på medarbejderen. Disse kan bl.a. stamme fra fremnoteringer mm og tidsregistreringer, der ønskes angivet under Sagsforløbet. Man har endvidere mulighed for at tilføje bemærkninger om medarbejderen samt opsætte dimensioner, hvis dette ønskes. 5

6 Oprettelse af Medarbejderkapacitet Opsætningen af Medarbejderkapacitet sker fra menupunktet Afdelinger / Sagsbehandling / Opsætning / Medarbejder / Medarbejderkapacitet. Figur 4 Ovenstående skærmbillede, Figur 4, viser oversigten over medarbejdere. I oversigten er det muligt at se kapaciteterne efter forskellige perioder. Disse perioder følgende: Dag, Uge, Måned, Kvartal, År eller Regnskabsperiode. Dette valg foretages i feltet Vis efter. Feltet Vis som afgør hvorledes kapaciteterne summeres. Valgmulighederne er: Bevægelse, Saldo til dato. Hvis der vælges Bevægelse vises summen for den periode man har valgt via feltet Vis efter, f.eks. timer til rådighed per dag. Hvis man har valgt Saldo til dato vil summen i perioden beregnes fra tidernes morgen. Ønsker man at planlægge kapacitet på en medarbejder vælges denne og der trykkes på knappen Planlægn. Angiv kapacitet i menuen Matrix for Medarbejderkapacitet, se Figur 5. 6

7 Figur 5 Nedenstående skærmbillede vises, Figur 6. Figur 6 I ovenstående eksempel er valgt start- og slutdato således der oprettes kapacitetsposter for kalenderåret Dette kan opsættes som man ønsker. Hvis man har oprettet Arbejdstidsskabeloner, se Oprettelse af arbejdstidsskabeloner nedenfor, er det muligt at vælge en af disse i feltet Arbejdstidsskabelon. Hvis der anvendes en skabelon udfyldes felterne for dagene med de timer som er angivet i den valgte skabelon. Man har selv mulighed for at ændre disse værdier hvis dette ønskes eller man kan selv indtaste værdier for respektive dage. Når der indtastes i et ugedagsfelt opdateres feltet Ugetotal med summen af timerne. Når felterne er udfyldt trykkes på knappen Tilføj kapacitet i båndet og der vil blive vist end meddelelse om at kapacitetsposterne er oprettet. 7

8 Tilbage på oversigten med medarbejderkapaciteter trykkes på knappen Opdater i båndet og man vil nu kunne se de indlagte kapacitetsposter på medarbejderen. Oprettelse af debiteringssatser Opsætning af debiteringssatser sker fra menupunktet Afdelinger / Sagsbehandling / Opsætning / Medarbejder / Medarbejderoversigt. Figur 7 Ovenstående skærmbillede viser medarbejderoversigten, Figur 7. Skal der oprettes en ny medarbejder og tilknyttes en debiteringssats på denne, vælges Ny i båndet (Ctrl+N). Skal der tilføjes en debiteringssats på en eksisterende medarbejder vælges Rediger i båndet (Ctrl+Shift+E). 8

9 Figur 8 Medarbejderkortet for den pågældende medarbejder vises. På fanebladet Naviger vælges Debiteringssats. Figur 9 9

10 Figur 10 Her vises debiteringssatser på en medarbejder, Figur 10. I det viste eksempel er der også opsat debiteringssatser på henholdsvis klientnummer, sagsnummer arbejdsart samt valutakode på en klient. Oprettelse af arbejdstidsskabeloner Opsætning af arbejdstidsskabeloner sker fra menupunktet Afdelinger / Service / Opsætning / Arbejdstidsskabeloner. Figur 11 Her er opsat nogle forskellige skabeloner. Disse tilknyttes under generelt under medarbejderkapacitet, se Figur 6 under afsnittet Oprettelse af Medarbejderkapacitet. 10

11 Medarbejder opsætning Figur 12 Ovenstående skærmbillede, Figur 12, viser opsætningen for de enkelte medarbejdere. I feltet Bruger-id vælges den Dynamics NAV bruger som man ønsker at sætte op. I feltet Medarbejdernr. vælges den medarbejder opsætningen gælder for. I feltet Tillad reg. tidspost tilbage kan der angives med en datoformel, hvor langt man eventuelt må gå tilbage når der skal registreres tid. I feltet Standard Tidsenhed kan der vælges om registreringen skal foretages i Minutter eller i Decimal timer. I feltet Minimum tidsforbrug i minutter angives det antal minutter som skal foreslås til tidsregistrering når en sag forlades. Dette er dog under forudsætning, at der er sat et flueben i feltet Tidsregistrerings forslag og at der er angivet en værdi forskellig fra 0 (nul) i feltet Registrere tid efter (minutter). 11

12 Tidskladdetyper Figur 13 I ovenstående skærmbillede, Figur 13, opsættes de forskellige tidskladder der kan anvendes ved tidsregistrering. Denne tabel vil normalt være opsat fra start og skal normalt ikke tilrettes. I feltet Navn angives navnet på den type tidskladde man ønsker. I feltet Beskrivelse kan der angives en mere beskrivende tekst af tidskladden. 12

13 Helligdage / ferie oversigt Oversigt over hellig- og feriedage kan sker fra menupunktet Afdelinger / Sagsbehandling / Opsætning / Medarbejder / Helligdag/ferie oversigt, se Figur 14. Figur 14 Fra fanebladet Handlinger i båndet kan der oprettes helligdage 10 år frem i tiden. Dette sker ved at trykke på knappen Opret helligdage, se Figur

14 Figur 15 14

15 Index Arbejdstidsskabelon eksempler Debiteringssats... 9 Debiteringssats på arbejdsart Debiteringssats på klient Debiteringssats på klientnummer Debiteringssats på sagsnummer Debiteringssats på valutakode Helligdage / ferie Kapacitetsposter... 8 Kladder til brug for tidsregistrering Medarbejder opsætning Medarbejder type... 3 Medarbejdere... 3 Medarbejderkapacitet... 5; 6 Medarbejderkortet...9 Minimum tidsforbrug i minutter Oprettelse af arbejdstidsskabeloner Oprettelse af debiteringssatser...8 Panelet (Fast Tab) Fakturering...5 Panelet (Fast Tab) Opsætning...5 Panelet (Fast Tab) Personlig...5 Sagsforløb...5 Stamoplysninger om medarbejderen....4 Standard Tidsenhed Tidskladdetyper Tidsposter...5 Tilføj kapacitet...7 Tillad reg. tidspost tilbage