Den danske banekonference 2012 Innovation gennem udbud af driftskontrakter

Transkript

1 Den danske banekonference 2012 Innovation gennem udbud af driftskontrakter Kim Remmer Banedanmark Morten Simonsen Eltel Networks A/S

2 Innovation gennem udbud af driftskontrakter Kim Remmer Sektionschef, It Banedanmark Morten Simonsen Regionsdirektør Eltel Networks A/S

3 Innovation gennem udbud af driftskontrakter En ting er anskaffelse og udvikling af nye løsninger en anden ting er den efterfølgende drift og vedligehold. Typisk er perioden, hvor et anlæg er i drift ofte forbundet med langt flere omkostninger end selve anskaffelsen.

4 Innovation gennem udbud af driftskontrakter Vi sætter lige scenen o Radioanlæg - analoge radioanlæg, antenneanlæg, og meget snart også Banedanmarks nye radioanlæg GSM-R o It-systemer og platforme o Telefoni landsdækkende pbx-platform men også Office Communicator - sammenhængen mellem it-platform og telefoni o Landsdækkende kabelanlæg og transmissionsanlæg både faste kredsløb og ip-datanet/mpls net o Trafikinformationsanlæg skærme, ure og højttaleranlæg

5 Om Banedanmarks it-infrastruktur Som driftsleverandør kan Banedanmarks it-infrastruktur anses for Danmarks 5 største telenetværk > km kobber/fiber kabel Landsdækkende Transmissions IP/DWDM/SDH/PDH anlæg Landsdækkende Telefoni, Radio og GSM-R anlæg Landsdækkende Informationsanlæg Landsdækkende it-anlæg

6 Fagområderne og kontrakterne vores systemlandskab Trafikinformation 1. Generations kontrakt 3. Generations kontrakt 5. Generations kontrakt Radio/GSM-R 1. Generations kontrakt 2. Generations kontrakt 5. Generations kontrakt Transmission 1. Generations kontrakt 2. Generations kontrakt 5. Generations kontrakt Telefoni 1. Generations kontrakt 2. Generations kontrakt 4. Generations kontrakt It-miljøer 2. Generations kontrakt 5. Generations kontrakt

7 Sådan arbejder vi med driftskontrakterne i dagligdagen

8 Vigtige omdrejningspunkter NOC kontrakter som dækker drift, support og vedligehold af Banedanmarks; it-miljøer transmissionsanlæg radioanlæg trafikinformationsanlæg telefonianlæg Helpdesk Kontraktstyring Enheden håndtere kontrakter; Change Management Hvad udføres gennem RFC processen; transmissionsafbrydelser strømafbrydelser nedtagning/opsætning af udstyr idriftsættelser koordinering med øvrige arbejder nedlukning af it-systemer opfølgning styring regulering økonomi tillægsarbejder teknisk sparring etc.

9 Innovation gennem udbud af driftskontrakter Et par overskrifter o Udbudsmaterialet o Et udbudsforløb er et langt forløb o Er det muligt at få løftet sløret for hvad det er, som koster i kontrakten? o Effekten af udbudsforløb med 2 forhandlingsrunder

10 Jo mere detaljeret og præcist udbudsmateriale Jo mere jernbane for pengene

11 Udbudsforløbet Start med en interessentanalyse så de rigtige inddrages i forløbet. Lang proces mange interne ressourcer involveret (undervurder ej). Forløb med 2 tilbudsrunder har vist sit værd. Langt skarpere pris fra foreløbigt og til endeligt tilbud.

12 Udbudsforløbet Lav et udbudsmateriale af høj kvalitet det skal vise, at vi ønsker en professionel samarbejdspartner og giver den første forventningsafstemning. Processen med to forhandlingsrunder giver både ordregiver og tilbudsgiverne mulighed for at minimere usikkerheder og risikotillæg. For vores vedkommende som ordregiver - medvirker processen til at afdække tilbudsgivernes costdrivere. Det har bl.a. vist, at der er stor forskel på disse fra den ene tilbudsgiver til den anden.

13 Udbudsforløb, set fra driftsleverandørens side Et Banedanmark udbud fylder op til sider. Dette stiller krav til den organisation, som ønsker at byde på opgaven. Fra udbud modtages til løsning skal fremsendes går der under 2 måneder. På 2 måneder skal driftsleverandørerne: Skabe og beskrive driftsvisionen Udfylde modenhedsvurdering Besvare indholdet af siders udbud Få godkendt et tilbud på et trecifret millionbeløb. Dette stiller store krav til driftsleverandøren!

14 Udbudsforløb, set fra driftsleverandørens side Forløbet med 2 præsentationsrunder stiller krav til det rigtige salgsteam. Der skal skabes fortrolighed til kunden fra første møde. Fra første præsentationsmøde til kontraktstart, går der 9-12 måneder. Det er svært at vise en organisation baseret på, at vi måske bliver valgt som driftsleverandør. Det er svært at lave en driftsorganisation uden at have en kunde. Det er fra første møde visionen skal forankres hos kunden..

15 Costdrivere

16 Costdriver Økonomisk impact Tilbudsgiver Bod som sanktionsmulighed Høj It-tilbudsgiverne mere fortrolige med bod end tilbudsgiverne på andre fagområder. Præcisering af forventninger til dokumentation Mellem Afgørende med præcisering af kravene til dokumentation. Præcisering af mængden af udstyr, som skal driftes og vedligeholdes Høj Stort risikotillæg, hvis tilbudsgiver ikke er tryg ved de stykangivelser, som fremgår af udbudsmaterialet. Kontraktophævelse ved manglende beståelse af driftsprøve Høj Risikotillæg kan mindskes ved en afhjælpningsperiode, inden ophævelse bliver effektueret. Kendskab til tidligere års performance (statistik) Mellem Tilbudsgiver vil have tryghed for stabil drift frem til overtagelse.

17 Costdriver, set fra driftsleverandørens side Forstå hvad kunden ønsker. At skulle evaluere costdrivere sammen med Banedanmark er en gave. Muligheden for at forstå hvad der har forretningsmæssig værdi for Banedanmark. Muligheden for selv at præge det endelige udbud med din virksomheds anbefalinger. Muligheden for at fremme forhandlinger med åbne kort.

18 Kan vi få mere for de samme penge?

19 Kan vi få mere for de samme penge? Fx hurtigere fejlretning? Svar; nej ikke som udgangspunkt. Dette er en primær omkostningsdriver og dimensionerende for ressourcer i beredskab, vagthjul etc. Men, man kan også opleve det modsatte. Ved forhandling af vores nyeste kontrakt vedrørende Trafikinformation var holdningen; Vi er der jo alligevel. Fx en timepulje inkluderet til betaling af tillægsydelser? Svar; Ja. Det gør typisk ikke så ondt på tilbudsgivernes økonomi, og er yderligere med til at minimere intern tomgangstid.

20 Modenhedsvurdering Gennemfør en modenhedsvurdering af tilbudsgiverne

21 Modenhedsvurdering, set fra driftsleverandørens side Som driftsleverandør til It-afdelingen Banedanmark kender man bilag 16! At opdatere modenhedsvurdering er en stor mundfuld, som ikke nødvendigvis er mere enkel, hvis du har et stort firma. Alle metoder og processer skal opdateres og tilpasses Banedanmark. Er det besværet værd? JA, lige børn leger bedst. Som driftsleverandør er det en tryghed at vide, at du er på samme modenhedsniveau som din kunde. Som kunde er det en mulighed for at sende et signal om den kvalitet, du forventer. Det er omfattende at aflevere både tilbud og modenhed på 2 måneder!

22 Brug tilbudsvurderingen aktivt

23

24 Tilbudsgiver 1 - opfyldelsesgrad på 78 % Tilbudsgiver 2 - opfyldelsesgrad på 71% Tilbudsgiver 3 - opfyldelsesgrad på 63% Tilbudsgiver 4 - opfyldelsesgrad på 50%

25 Vurderingsradar, set fra driftsleverandøren Efter 2 måneders hårdt arbejde og en helddagspræsentation af dit tilbud, bliver man som driftleverandør vægtet mod Banedanmarks forventninger. Denne fase kommer inden det endelige tilbud. Dette er en unik mulighed for at forstå Banedanmarks behov og vurdere din egen løsning. Mest jernbane for pengene handler ikke kun om pris. Processor, metoder, løsning og sikkerhed for levering har samme indflydelse. Vurderingsradar er en indikation af hvilke områder du som driftsleverandør, skal overveje at tilpasse inden endeligt tilbud.

26 Innovation gennem udbud af driftskontrakter Nye modeller og metoder udvikles Offentliggørelse af leverandørens Performance. Pointmodel og offentliggørelse ved trafiklys på Banedanmarks hjemmeside.

27 En offentlig skueplads Er det en god idé, at driftsleverandørens performance offentliggøres? JA. Vi er i samme båd og har del-ansvar i Banedanmarks regularitet. Hos Eltel har vi taget skridtet fuldt ud. Alle teknikere og ingeniører bonusaflønnes direkte som et resultat af opnået offentliggjort performance. På denne måde underbygger vi Banedanmarks ønske om at sikre tog til tiden. Dette er med til at sikre et åbent forhold mellem teknisk drift og kontraktstyring.

28 Forhandlingerne Prisen kan reduceres

29 Mere jernbane for pengene Udvikling i økonomi under udbudsforløbet Den samlede økonomi i kontrakten over 5 år udviklede sig fra 130 mio. til 108 mio Eksisterende kontrakt Foreløbigt tilbud Endeligt tilbud Efter endelig afklaring Fra det foreløbige tilbud til den endelige kontrakt var det muligt at reducere økonomien fra 120 mio. til 108 mio., uden at ydelser og serviceniveau blev ændret. Reduktion = ca. 10 %.

30 Innovation gennem udbud af driftskontrakter Når et udbudsforløb er slut Der er kun én kontrakt at tildele, men det giver ofte stor værdi at afholde et evalueringsmøde med hver enkelt tilbudsgiver.

31 Tab og vind Når udbuddet er overstået har leverandør X vundet, og leverandør Y kommet på en flot anden plads! Hvad kan man bruge det til? Forstå hvilke kriterier der lå til grund for at du ikke blev valgt. Ofte er det ikke den direkte økonomi, der er årsagen. Et stort udbud koster mere end et mandeår at deltage i. Bliver din virksomhed ikke valgt er evalueringsmødet dit vigtigste aktiv. Lyt og lær, bliv ved med at udvikle din drift. Work Smarter, Not Harder!

32 Og vinderen var.

33 Og vinderen var. Når kontrakten er vundet, begynder arbejdet Transitionsprojektet startes op Joint Venture De første 5 måneder

34 Og vinderen var. Når kontrakten er vundet, begynder arbejdet Transitionsprojektet startes op Joint Venture De første 5 måneder

35 En innovativ jernbane kræver innovative kontrakter