SKATs rejse med kontraktstyring og gevinstrealisering. Luke Smith Senior Contract Manager

Transkript

1 SKATs rejse med kontraktstyring og gevinstrealisering Luke Smith Senior Contract Manager

2 Starten på gevinstrealisering Contract Management funktionen: - Reaktiv juridisk rådgivning Etablering af Center For Udbud (udbudsfabrikken) - Standardiseret proces for konkurrenceudsættelse af SKATs IT-system drift, vedligeholdelse og support (AS-IS udbud) - Ny standardkontrakt krav - Risici allokeret til leverandøren - Mange uklarheder (naturligt i et nyt kontraktparadigme) Gevinster - SKAT opnåede store besparelser på de nye kontrakter og på de først to år opnåede SKAT en gevinst/besparelse på 170 mio. kr. - Gevinsten blev opgjort på anskaffelsestidspunktet - Gammel kontraktsum contra forventet ny kontraktsum

3 Starten af gevinstrealisering Dagligdagen starter Mange udfordringer med tvister Leverandørerne forsøgte at indhente den lave tilbudspris CM funktionen stadig blot rådgivende jurister intet mandat til at stoppe ukorrekt adfærd Målet om stabil drift vægter højere end kontraktcompliance Leverandørerne mangler incitament til at levere under kontrakter Gevinsten på 170 mio. kr. viste sig at være markant lavere i virkeligheden

4 Gevinstrealisering Lessons Learned del 1 Lesson - Uklarheder i kontrakten giver tvister, og giver leverandørerne et uklart billede af hvilken kontrakt de byder ind på - CM som rådgivende juridisk funktion kan ikke styre på kontrakterne - Manglende indblik i aktiviteter på kontrakten grundet interne siloer - På mange områder led vi under asymmetrisk information hvorfor vi ikke kunne udfordre leverandøren på leverancer Reaktion - Vi indsamlede data vedrørende de oplevede tvister og uhensigtsmæssigheder i kontrakten, til CFUs fremtidige implementering - Indgik samarbejde med Konsulenthus for at foretage en modenhedsanalyse og en gap analyse i forhold til SKATs målbillede for kontraktstyring - Italesættelse af fysisk kontakt med system og platformsejere påbegyndes - Erkendelse af at der var behov for bedre viden

5 Fokus på Kontrakt og leverandørstyring kickstartes

6 Starten på Leverandørstyring Modenhedsanalyse og målbillede - Ledelsen fik fokus på at vi skulle til at få bedre styr på vores leverandører - Analyse af leverandør- og kontraktstyring i SKAT IT blev foretaget i efteråret Generel erkendelse i kontoret at Contract Management er en tværfaglig funktion der går dybere end kontrakt administration og reaktiv juridisk rådgivning - Italesættelse, at vi var langt fra målet om reel styring af vores Leverandører - Identificering af lavt hængende frugter tidlig høst af gevinster

7 Lessons Learned del 2 Lesson Topledelsens fokus og prioritering er nødvendig for at komme i mål med implementering af kontrakt og leverandørstyring Kontrakt og leverandørstyring varetages ikke af én funktion, men skal implementeres bredt Der er mindre tiltag vi kunne begynde på og skabe gevinster under vejs Reaktion Nedsættelse af et Program for implementering af kontrakt og leverandørstyring samt større mandat til at træffe beslutninger Interessentanalyser Aktivt inddragelse i Ændringsprocesser og betalinger har sikret SKAT mod meromkostninger på ca. DKK de seneste 8 måneder. Data nødvendig for at forstå vores kontrakter Indhentning af data og strukturering heraf for at få indblik i hvor vi kan gribe ind først, samt analysere data

8 Gevinstrealisering og kontraktstyring Gevinstrealisering Definér gevinst - Omkostninger/indtjening - Teknologi opdateret på nyeste teknologi/ first mover på markedet - Innovative tiltag - Antal tvister med leverandøren - Leverandørtilfredshed - Forretningstilfredshed - Medieomtale Hvordan og hvornår opgøres gevinsten - Skal gevinster kapitaliseres? - Løbende opfølgning på gevinster/tab eller engangsgevinst? - Kontraktingåelse eller kontraktafslutning - Forecasting metodikker - Hvad relaterer du din gevinst til? Leverandør og kontraktstyring - Samspil mellem definition og mål for gevinster og kontraktens udformning - Særligt vigtigt at få styr på strategi og mål i offentlige myndigheder som kontrakten kan tilpasses til da vi er underlagt udbudsretlige regler der hindrer forhandlinger - Contract Managers arbejde bør derfor i høj grad fokuseres på fasen før kontraktindgåelse, for proaktivt at sikre vedvarende gevinster

9 Sikring af gevinst gennem leverandørstyring

10 Gevinstrealisering gennem At kunne få det maksimale ud af Gevinstrealisering gennem kontraktstyring og leverandørstyring kræver: - Kontrakten er vedvarende og synlig i hele kontrakt livscykussen - Dataindsamling som danner grundlag for Continous improvement - Kontrakten skal understøtte organisationens forståelse og måling af gevinster - Organisationen skal agere som en organisme mod et fælles mål støttet af kontrakten - Læg 75 % af arbejdet før kontraktindgåelse baseret på: - Dataindsamling - Optimeret kontraktgrundlag - Forretningens behov - Markedstrends