Udarbejdelse af en arkiveringsversion af regionernes valgdata

Transkript

1 Annoncering i henhold til Tilbudsloven Afsnit II Udarbejdelse af en arkiveringsversion af regionernes valgdata Sagsnr Regionshuset Niels Bohrs Vej Aalborg Ø

2 Annoncering af udarbejdelse af arkiveringsversion af regionale valgdata A. Baggrund for opgaven Annoncen er offentliggjort på samt regionens hjemmeside. Der ønskes tilbud på opgaven at udarbejde en arkiveringsversion af regionernes valgdata. Region Nordjylland står som ordregiver på vegne af de fem regioner. Opgaven forventes at være afsluttet med udgangen af året Statens Arkiver udarbejdede i 2010 i samarbejde med Danske Regioner bestemmelser for regionernes arkivalier. I medfør af 2, stk. 3, jf. bilag 3 punkt 1 C i bekendtgørelse nr. 980 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne, skal der bevares en arkiveringsversion af de regionale valgdata i det fælleskommunale valgopgørelsessystem (KMD Valgopgørelse), som skal afleveres til Statens Arkiver. Visse data i KMD Valgopgørelse går videre til Danmarks Statistik. Statens Arkiver er imidlertid blevet oplyst om, at Danmarks Statistik som en serviceopgave over for Økonomi- og Indenrigsministeriet udarbejder artikler om afholdte valg, som publiceres i Statistiske Efterretninger (Danmarks Statistik). Aggregerede data findes i Statistikbanken, men er i øvrigt ikke i varetægt hos Danmarks Statistik eller Økonomi- og Indenrigsministeriet. Bevaringsværdige regionale valgdata i det fælleskommunale valgopgørelsessystem skal derfor afleveres regionerne. A.1. Beskrivelse af opgaven Opgaven består i at udarbejde en version af de regionale valgdata, som kan afleveres til Statens Arkiver. Opgaven omfatter valgdata for regionsvalgene 2005, 2009 og Valgdataene opbevares i det fælleskommunale valgopgørelsessystem, der driftes af KMD. Det er således en del af opgaven at fremskaffe valgdataene fra deres nuværende placering. Denne del skal være indeholdt i den tilbudte pris. Det er et ufravigeligt krav, at regionerne bevarer rettighederne over valgdataene samt får rettighed til den arkiveringsversion, der udarbejdes i medfør af denne annoncering.

3 Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil løfte opgaven, herunder en tidsplan for angivelse af afgørende tidspunkter og faser i arbejdet. Tilbudsgiver skal i Bilag 3 angive den samlede tilbudspris samt timepriser. B. Kontaktoplysninger for yderligere oplysninger om opgaven Region Nordjylland Niels Bohrs Vej Aalborg Ø Att.: Karin Bruhn Termannsen kbt@rn.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedrørende nærværende annoncering: Annoncering af udarbejdelse af arkiveringsversion af regionernes valgdata sagsnr C. Kriterier for tildeling af opgaven Tildeling af opgaven sker ud fra nedenstående kriterier, der ikke er angivet i prioriteret rækkefølge: Pris Tidsplan D. Forhandling Ordregiver forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgiverne om tilbuddene. E. Dokumentation der skal vedlægges tilbuddet Bilag 1 Generelle oplysninger (anvend bilaget) Bilag 2 Tro- og love erklæring (anvend bilaget) om at tilbudsgiver ikke har forfalden, ubetalt gæld til det offentlige Dokumentation for gældende erhvervsansvarsforsikring F. Kontraktgrundlag

4 Vedlagte udkast til kontrakt/samarbejdsaftale anvendes. Visse punkter/vilkår i kontrakten fastlægges efterfølgende på grundlag af det vindende tilbud. G. Fortrolighed Tilbuddet vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn må vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbuddet er omfattet af lovgivningen om aktindsigt. Ordregiver vil forinden meddelelse af aktindsigt høre virksomheden, hvorvidt der er dele af tilbuddet, der ønskes undtaget fra aktindsigt. Ligeledes er det muligt for tilbudsgiver i Bilag 1 at tilkendegive, hvilke oplysninger der eventuelt ønskes undtaget fra en aktindsigt. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at meddele aktindsigt i det omfang, der følger af lovgivningen. H. Tilbuddets udformning samt sprog- og formkrav Tilbud skal affattes på dansk. Tilbuddet skal afgives i et skriftligt eksemplar og et elektronisk eksemplar i form af et USB stik. Tilbudsgiver har ansvaret for, at indholdet på USB er korrekt og identisk med det skriftlige eksemplar. Er der uoverensstemmelse mellem det skriftlige og den elektroniske version, vil det være det skriftlige eksemplar, der er gældende. I. Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav eller udbudsmaterialet i øvrigt. Spørgsmål sendes til regionen pr. , jf. litra B. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på senest den 24. juni Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om dette udbud på

5 Tilbudsgiver er ikke berettiget til at ændre i ordregivers udbudsmateriale, udover at angive de ønskede oplysninger i de tilhørende bilag. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, tilbudsgiver og ordregiver er i besiddelse af, er det ordregivers udgave af udbudsmaterialet, der er gældende. J. Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. K. Frist for modtagelse af tilbud Tilbuddet skal være modtaget på nedennævnte adresse, jf. litra L, senest den 30. juni, kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbuddet kan ikke afgives pr. eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. L. Adresse for modtagelse af tilbud Region Nordjylland Niels Bohrs Vej Aalborg Ø Att.: Intern Administration Tilbuddet skal være mærket: Tilbud vedrørende: Udarbejdelse af arkiveringsversion af regionale valgdata Sagsnr FORTROLIGT Må ikke poståbnes

6 M. Orientering om resultatet af annonceringen Alle tilbudsgivere modtager samtidig meddelelse om, hvem ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten. Denne meddelelse sendes pr. til den kontaktperson, der er angivet i Bilag 1, punkt 1.3. Bemærk, at meddelelsen alene fremsendes elektronisk