OFFENTLIG-PRIVAT SAMARBEJDE OM VEJ OG PARK

Transkript

1 OFFENTLIG-PRIVAT SAMARBEJDE OM VEJ OG PARK September 2013 Dokument nr Revision nr. 00 Udgivelsesdato Udarbejdet:BDC

2 Offentlig-privat samarbejde om Park og vej Bilag 2, Samarbejde Indholdsfortegnelse 1 GENERELT ORGANISERING AF SAMARBEJDET Administrativ styregruppe Ledelse hos leverandøren Ordregivers bestillerfunktion Politisk styring Mål med samarbejdet Opnå de beskrevne kvalitetsmål Mere effektiv opgavevaretagelse Bedre service overfor borgere Skabe mere innovation Bedre ressourceanvendelse Tillid mellem parterne

3 1 GENERELT Dette dokument (foreløbigt bilag 2) beskriver de minimumskrav, som Greve Kommune, i det følgende kaldet ordregiver har til samarbejdet med OPS selskabet, i det følgende kaldet leverandøren. Bilaget skal suppleres med de konkrete forslag fra Leverandøren, som afleveres som del af den hans tilbud om at indgå i driftskontrakten. Beskrivelsen afleveres ved at indføre forslaget i dette bilag 2. Dette dokument er derved en skabelon for det endelige bilag, der skal udarbejdes i forbindelse med kontraktindgåelse. Ved kontraktindgåelse vil der derved være et justeret bilag 2 til kontrakten. 3

4 2 ORGANISERING AF SAMARBEJDET Begge organisationer (og disses repræsentanter) er ansvarlige for, at samarbejdet på alle organisatoriske niveauer foregår professionelt og i en god tone. Begge organisationer er ansvarlige for at medvirke til at sikre, at den anden parts opgaver kan løses korrekt og bedst muligt samt, at der kan skabes fremdrift i opgaveløsningen. 2.1 Administrativ styregruppe Direktøren for leverandøren varetager den overordnede ledelse af Leverandøren. Hans primære kommunale samarbejdspartner er Centerchefen for Teknik og Miljø og dennes stab. Centerchefen sikrer den politiske behandling af sager til de relevante fagudvalg, herunder afstemmer principielle spørgsmål med Ordregivers direktion vedr. driftskontrakten. Den administrative styregruppe består af direktøren for leverandøren og Centerchefen. Den administrative styregruppe har følgende opgaver og ansvar: Det overordnede ansvar for at aftalens succeskriterier, mål og værdier efterleves. Behandling af forslag, som skal fremlægges til politisk niveau Ændring af politiker herunder Leverandørens udbudspolitik, serviceniveau mv. Input til budgetforhandlinger. Årlig prioritering af budget. Større ændringer af budget på tværs af formål. Større ændringer i kvalitetsniveau. Bevillinger og regnskab. 2.2 Ledelse hos leverandøren Det forudsættes at leverandøren sammensætter ledelsesstrukturen, ledelseshold og processer, så de bedst muligt understøtter overholdelse af driftskontrakten. I bilag 6 er den nuværende organisation og ledelse beskrevet nærmere. Ordregivers ledelsesgrundlag bygger på Ordregivers 7 værdier. De 7 værdier er: 1. Vi er til for borgerne 2. Vi er en virksomhed 3. Vi er en ambitiøs virksomhed 4. Vi er ressourcebevidste 4

5 5. Vi tager ansvar 6. Vi er åbne og fordomsfri 7. Vi deler viden og erfaringer Ledelsesgrundlaget findes på Greve kommunes hjemmeside. Leverandøren skal inddrage disse værdier og ledelsesgrundlag i samarbejdet. 2.3 Ordregivers bestillerfunktion Ordregivers bestillerfunktion består af en række medarbejdere med hvert sit ansvarsområde. Bestillerfunktionens opgave er at varetage den løbende kontakt med leverandøren fsva. kontrakten mellem parterne, herunder: Indgå aftaler om variable ydelser. Stikprøvevis kvalitetskontrol Dialog om mængdeændringer og dokumentation. Dialog om fortolkning af kvalitetsniveau. Sparring om borgerspørgsmål. Færdiggøre svarudkast til borgere og virksomheder i forbindelse med henvendelser om overordnede forhold, baseret på input fra Leverandøren. Myndighedsbehandling. Herunder varetager ordregivers bestillerfunktion koordinering af de anlægsopgaver, der udføres af andre end Leverandøren. 2.4 Politisk styring Den politiske styring af de opgaver, som ordregiver bestiller, herunder i denne kontrakt, er beskrevet i dels styrelsesvedtægten, dels delegationsplanen. Den politiske styring af Leverandøren sker gennem repræsentationen i bestyrelsen og er beskrevet i ejeraftalen. Hvert år udarbejdes forslag til budget for det kommende år. Leverandøren bidrager til forslag, herunder vedr. trafiksikkerhed og prioritering af belægningsarbejder og opgaver, der fastholder serviceniveauet eller forslag til evt. ændring af prioriteringsniveau. Med vedtagelsen af de årlige budgetter, fastlægges det økonomiske niveau for de faste ydelser og de variable. Hvert år fremlægger Leverandøren forslag til konkret udmøntning af variable ydelser i kontrakten. Er der i løbet af et regnskabsår behov for at justere kvalitetsniveau væsentligt, skal leverandøren fremkomme med konkret forslag til bestillerfunktionen, som evt. fremlægger dette til politisk behandling. 5

6 Ved hver af de ordinære budgetopfølgninger, skal leverandøren rapportere status på økonomi, serviceniveau, særlige udfordringer og evt. behov for omprioritering af ressourcer. Leverandøren skal deltage i 2 temamøder årligt med Teknik og miljøudvalget (og/eller Økonomiudvalget), hvor konkrete tekniske temaer fremlægges og diskuteres. 2.5 Mål med samarbejdet Målet med samarbejdet mellem leverandøren og ordregiver er at: opnå det beskrevne kvalitetsmål som beskrevet i bilag 3 med underbilag skabe mere effektiv og helhedsorienteret opgavevaretagelse gennemføre bedre service over for borgere i forbindelse med henvendelser skabe nye innovative løsninger ved at forene en privat aktørs kompetencer med de kommunale kompetencer, erfaring og lokalkendskab. sikre en bedre kapacitetsudnyttelse af udstyr, lokaler, maskinel og ressourcer. sikre tillid mellem parterne Opnå de beskrevne kvalitetsmål Grundlaget for samarbejdet mellem Leverandøren og Ordregiver er overholdelse af de kvalitetskrav og servicemål, som Ordregiver har beskrevet i udbudsgrundlaget. Kvalitetsstyringen kan tage udgangspunkt i Leverandørs eget kvalitetsstyringssystem. Redegørelsen skal dog forholde sig til den konkrete opgave og beskrive konkrete tiltag. Nogle af de elementer, som Ordregiver har identificeret, som elementer, der kan arbejdes videre med er: Bedre kvalitetsstyring, herunder dokumentation af sammenhæng mellem fakturering, udført arbejde og opnået kvalitet for opgaver. Løbende prioritering af kvalitetsprocesser. Leverandørs besvarelse skal som minimum indeholde svar på: Forslag til organisering af Leverandøren med anførelse af ansvar og beføjelser. Beskrivelse af kvalitetsstyringsorganisationen. 6

7 Hvilken kvalitetsstyring, som tilbydes til at understøtte opfyldelse af målene og kravene, herunder hvordan minimumskrav vil blive overholdt. Beskrivelse af hvem, der udfører de enkelte kontroller og tilsyn, hvilke metoder der anvendes, hvor hyppigt, der kontrolleres og hvilken form for rapportering, der tilbydes. Beskrivelsen skal endvidere indeholde svar på hvordan sikkerhedsarbejdet konkret vil blive varetaget. Leverandørs besvarelse indsættes herunder. Der kan vedlægges bilag: Mere effektiv opgavevaretagelse Det er en forventning at opgaverne skal udføres til minimum samme kvalitetsniveau som i dag på en mere effektiv måde. Nogle af de elementer, som Ordregiver har identificeret, som elementer, der kan arbejdes videre med er: Udvikle samarbejde mellem bestillerfunktion og udførende mht. økonomi- og kvalitetsstyring. Optimering af arbejdsprocesser, herunder tværgående prioritering Digitalisering, herunder af Giv os et praj. Indførelse af Lean på udvalgte processer. Øget anvendelse af GIS og ruteplanlægning. Præcisering af arbejdsbeskrivelser, også med fokus på arbejdssikkerhed. Udbudspolitik og indkøb. Håndtering af fejl. Forbedret økonomistyring, herunder skabelse af sammenhæng mellem økonomistyring og kvalitetsstyring. Leverandøren skal som minimum beskrive hvordan der vil blive arbejdet med effektivitet og produktivitetsforbedringer i organisationen, herunder: via ledelsesprocesser udførende og administrative arbejdsprocesser via prioriteringer kompetence-sammensætning udvikling resultatorientering Leverandøren skal endvidere beskrive: 7

8 hvordan, der vil blive arbejdet med målstyring og dokumentation af mere effektiv opgavevaretagelse. hvordan arbejdet med mere effektiv opgavevaretagelse omsættes til eksempelvis løsning af flere ydelser for samme pris, udføre ydelserne til en lavere enhedspris og/eller skabe overskud hos leverandøren. hvordan der vil blive arbejdet med at optimere priser på opgaver, der afregnes efter timepris, herunder vinterbekæmpelse. Leverandørs besvarelse indsættes herunder: Bedre service overfor borgere Borgere skal opleve en professionel organisation, der sikrer en god og effektiv dialog. Leverandøren skal varetage borgerkontakten fsva. de opgaver de løser. I bilag 3 er denne opgave beskrevet nærmere. Jf. Ordregivers ledelsesgrundlag tager god ledelse blandt andet udgangspunkt i at engagerede medarbejdere er en forudsætning for god borgerservice og at ledelse også handler om at støtte medarbejderen i et samarbejde med borgeren, der bygger på gensidig respekt, tillid og åbenhed. Nogle af de emner, som Ordregiver har identificeret, der kan arbejdes videre med er: Optimering af håndtering af henvendelser om skader og fejl. Digital forvaltning via giv os et praj og udvikling af digitale løsninger. Nem indberetning af hændelser. Information til borgere om kvalitetsniveau. Dialog med bestillerfunktion om kvalitetsniveau. Borgervenlig adfærd. Klar forventningsafstemning med samarbejdspartnere. Succeskriterierne i samarbejdet ligger altså dels i opnåelse af en samlet effektivisering, samtidig med at borgere og politikere oplever en mere professionel organisation. Leverandøren skal som minimum beskrive: hvordan der vil blive arbejdet med udvikling af service over for borgere og Ordregiver som kunde. hvordan der vil blive arbejdet med målstyring og dokumentation af bedre service. 8

9 hvilke forventninger Leverandøren har til konkret effekt af arbejdet med at skabe bedre service overfor borgere. Leverandørs besvarelse indsættes herunder: Skabe mere innovation Leverandøren skal bidrage til helhedsorienteret opgaveløsning med fokus på effektivitet og service over for borgere. For hele tiden at have opmærksomheden rettet mod disse overordnede mål, er det vigtigt at arbejde med innovation med henblik på at gøre de rigtige ting, der skaber værdi, at løse opgaverne effektivt og finde nye metoder. Innovation skal i denne sammenhæng forstås som udvikling af nye måder at løse opgaverne på ud fra eksisterende viden og erfaring hos Ordregiver og den private part. Leverandøren skal som minimum beskrive hvordan der vil blive arbejdet med innovation, herunder hvordan der kan arbejdes med målstyring og dokumentation af mere innovation. Endvidere skal leverandøren beskrive sine forventninger til konkret effekt af arbejdet med innovation. Leverandørs besvarelse indsættes herunder: Bedre ressourceanvendelse Filosofien er, at en kommerciel udnyttelse af kompetencer i fællesskab kan skabe synergieffekter og mere effektive løsninger, hvilket også forventes at kunne styrke leverandørens konkurrenceevne. Nogle af de emner, som Ordregiver har identificeret, der kan arbejdes videre med for at opnå bedre ressourceanvendelse er: Opnåelse af højere produktivitetsgrad. Større fokus på trivsel som grundlag for produktivitet. Bedre fokus på værdi skabende aktiviteter for borgerne. Bedre fordeling af medarbejderressourcer. Mere konkurrencedygtige faktureringspriser. Mere strategisk kompetenceudvikling Mere helhedsorienterede investeringer (totaløkonomi). 9

10 For at opnå mere værdiskabende aktiviteter, kan det være relevant at genvurdere vante tilgange og rutiner i forhold til driftsopgaven. Nogle opgaver løses måske bedre af et fleksibelt flyverhold. Enkelte opgaver som faste ruter. Andre opgaver kan opnå en stor forbedring i forhold til produktivitet og kvalitet ved at driftsopgaven løses som projekter. Dette kan f.eks. være ved at anvende tværfaglige teams, som sættes ind i et geografisk afgrænset område. Denne tilgang kan give stor motivation og engagement hos medarbejderne. Leverandøren skal som minimum beskrive hvordan der vil blive arbejdet med bedre ressourceanvendelse, herunder hvordan der vil blive arbejdet med målstyring og dokumentation af bedre ressourceanvendelse. Leverandøren skal beskrive hvordan bedre ressourceudnyttelse vil kunne omsættes til mere værdiskabende aktiviteter, lavere priser, løsning af flere opgaver. Leverandør skal beskrive hvordan bedre ressourceanvendelse vil kunne bidrage til at skabe et overskud hos leverandøren. Leverandørs besvarelse indsættes herunder: Tillid mellem parterne Samarbejdet tager udgangspunkt i at der etableres et tillidsforhold mellem parterne og at leverandøren i samarbejde med ordregiver stræber mod, samlet set, at opnå de bedste og billigste løsninger. For at opretholde et godt samarbejde er de to organisationer hver især ansvarlige for at opretholde et højt vidensniveau om den anden organisation. De to organisationer er derudover forpligtet til at opretholde et højt generelt vidensniveau på de fagområder, der samarbejdes om. En god løbende dialog er afgørende for indbyrdes tillid og til at det daglige samarbejde mellem ordregiver og leverandør forløber tilfredsstillende, da den nye situation kræver en gensidig forståelse af de vilkår, som parterne fremover skal arbejde under. En god dialog skal bl.a. sikre, at Leverandøren har en forståelse for, hvilke informationer ordregiver har brug for til politiske og administrative beslutninger, og at ordregiver har en forståelse for de vilkår, som leverandøren som aktieselskab må agere under. 10

11 Der er gensidig orienteringspligt om forhold, der kan have betydning for den anden parts opgavevaretagelse, hvis man bliver bekendt med sådanne forhold. Orienteringspligten gælder alle medarbejdere i begge organisationer. Tilliden opbygges blandt andet via ansvarlighed for den samlede opgave. Af Ordregivers værdier fremgår det at det forventes at: vi respekterer politiske beslutninger og tager ansvar for at udføre dem loyalt og effektivt vi delegerer ansvar og kompetence, så beslutninger træffes så tæt på borgeren som muligt vi bidrager effektivt til at sikre det bedst mulige beslutningsgrundlag lederne viser synligt lederskab vi tager ansvar for egne beslutninger vi tager ansvar for egen læring Leverandøren skal som minimum beskrive hvordan der vil blive arbejdet med at sikre et godt samarbejde. Leverandør skal desuden beskrive forslag til løbende dialog med ordregivers bestillerfunktion om opgaveløsning, kvalitetsopfølgning, prioriteringer, økonomistyring mv.. Der lægges vægt på at tilliden vil medvirke til løbende optimering af samarbejdet. Leverandørs besvarelse indsættes herunder: 11