Optimering af de kommunale indtægter

Transkript

1 Optimering af de kommunale indtægter

2 2 Regres på sygedagpengeområdet side 4 Regres som arbejdsgiver side 4 Statsrefusion på sociale ydelser side 4 Refusion og tilskud på integrationsområdet side 5 Mellemkommunale refusion side 5 Refusion for særligt dyre enkeltsager side 6 Alternativ momsscreening side 8 Udligning og generelle tilskud side 9 Økonomisk friplads side 10 Kvalitetssikring af sociale sager side 10 Skattegennemgang af kommunens fonde og legater side 11 Momsscreening var meget lærerigt dels var der penge til kommunekassen, men vi blev også dygtigere og mere regelrette. Et fantastisk samarbejde som førte til, at vi nu i endnu større grad har styr på vores konteringer. Susanne Rehn, Center for Økonomi og Analyse, Næstved Kommune.

3 3 Analyser med sikker økonomisk gevinst Besparelser og serviceforringelser er ikke de eneste muligheder, når der er afvigelse mellem forbrug og budget, eller når budgettet er i ubalance. Vi tilbyder en række analyser og produkter, som giver mulighed for yderligere indtægter eller besparelser, uden at det påvirker serviceniveauet. Refusions- og tilskudsanalyser, effektiv håndtering af regres og gennemgang af kommunernes mellemkommunale refusioner er i langt de fleste tilfælde lig med skjulte og ikke ubetydelige indtægter til din kommune. Vores metodiske tilgange sikrer, at kommunen får hjemtaget de berettigede indtægter bagudrettet og samtidig får input til at optimere og korrigere arbejdsgange, så opgaverne kan løftes mere hensigtsmæssigt fremadrettet. Vi lægger vægt på, at vores løsning af opgaverne, ud over de økonomiske gevinster, også skaber læring til kommunen. Derfor afholder vi ofte gratis temadage i forlængelse af analyserne eller udarbejder fremadrettede anbefalinger til fx effektivisering af arbejdsgange og optimering af sagsbehandlingen. I de tilfælde det er muligt, tilbyder vi at afregne opgaven efter no-cure-no-pay princippet. Det betyder, at analysen er gratis for kommunen, hvis vi ikke dokumenterer realiserbare indtægter eller besparelser. Over 80 % af landets kommuner har gjort brug af BDO s kompetencer indenfor ydelser til indtægtsoptimering Vores ydelser omfatter bl.a.: Regres på sygedagpengeområdet Regres som arbejdsgiver Statsrefusion på sociale ydelser Refusion og tilskud på integrationsområdet Mellemkommunale refusioner Refusion for særligt dyre enkeltsager (SDE) Alternativ momsscreening Udligning og generelle tilskud Økonomisk friplads Kvalitetssikring af sociale sager Skattegennemgang af kommunens legater og fonde. 3

4 4 Regres på sygedagpengeområdet En ansvarspådragende handling kan betyde indtægter i form af regres for sygedagpenge. Vi understøtter styringen af jeres regressager med vejledningsmateriale og standardværktøjer. Vi hjælper jer bl.a. med: En gratis forundersøgelse af behovet i din kommune At varetage hele regresopgaven i samarbejde med vores advokat At assistere med at søge og dokumentere sager At afholde kurser, der giver indblik i, hvordan I kan finde sagerne, indhente de nødvendige oplysninger samt holde fokus på faldgruber. Regres som arbejdsgiver Vidste du, at arbejdsgiver ifølge Erstatningsansvarsloven har ret til arbejdsgiverregres, hvis den sygemeldte er kommet til BDO har hjulpet os med at få styr på regressagerne, der kræver en dyb og detaljeret viden om området. I en travl hverdag er det svært at finde ressourcer til at oparbejde og vedligeholde en specialviden om dette område, men det har BDO, og den viden anvendes på en optimal måde. BDO har indhentet millionbeløb til kommunekassen. Morten Mygind, Afdelingsleder, Borgerservice Norddjurs Kommune. skade i trafikken, er blevet bidt af en hund eller har været ude for et andet uheld, som en anden kan gøres ansvarlig for? Vores jurister tilbyder rådgivning og bistand til at opkræve arbejdsgiverregres ifølge Erstatningsansvarsloven 17, stk. 2. Vi bistår også med at etablere de korrekte procedurer for, hvad der skal ske, når en medarbejder er ude for et uheld. Der kan fx være mulighed for at få en vikar uden beregning. Statsrefusion på sociale ydelser Vores gennemgang af kommunens refusionshjemtagelse sikrer, at hjemtagelsen er korrekt. Med vores veldokumenterede hjælpeværktøjer kan vi bistå kommunerne med at hjemtage de berettigede refusionsindtægter. Samtidig bidrager vi med anbefalinger og forslag til effektivisering af arbejdsgange fremadrettet. Statsrefusion på sociale ydelser (også kendt som det store statsrefusionsskema) er sammensat af udgifter og overførsler efter mange forskellige love. Refusionsopgørelsen omfatter 8 forskellige hovedområder: Aktiv- og Servicelov Pensioner Børnetilskud Dagpenge Delpension Forsikrede ledige Integration Boligstøtte. På de mere end 200 forskellige grupperinger kan udgifter i nogle tilfælde afstemmes direkte til bogføring, mens der i andre tilfælde skal fradrages ikke refusionsberettigede udgifter. I nogle tilfælde skal øvrige udgifter mv. opgøres og tilføjes. Anmodning om refusion på sociale ydelser er derfor en kompleks opgave, og mange kommuner har mulighed for at hjemtage yderligere indtægter. Via vores statistiske model kan vi analysere kommunens udgifter og refusioner for tidligere regnskabsår. Analyserne viser, at det er forskelligt fra kommune til kommune, hvor det er muligt at hjemtage yderligere indtægter.

5 5 Refusion og tilskud på integrationsområdet Få sikkerhed for at kommunen hjemtager alle berettigede refusioner og tilskud. Lovgrundlaget for kommunernes opgaver på integrationsområdet er stort og omfatter både Udlændingeloven, Integrationsloven, Lov om danskuddannelse, Lov om repatriering, Serviceloven, regnskabsbekendtgørelse samt en række uddybende bekendtgørelser og vejledninger. Korrekt hjemtagelse af statsrefusion og tilskud er derfor en kompleks og tidskrævende opgave, som blandt andet forudsætter, at der sker korrekt registrering og kontering i kommunens systemer. BDO s gennemgang omfatter bl.a. grundtilskud, tilskud til uledsagede flygtningebørn, resultattilskud for beskæftigelse, uddannelse, danskprøve og repatriering samt statsrefusion for en række drifts- og ydelsesudgifter på social- og beskæftigelsesområdet. Herunder også udgifter til handicappede flygtninge og uledsagede flygtningebørn, hvor mange kommuner oplever praktiske problemstillinger med fortolkning af gældende lovgivning. BDO anvender en model, som giver mulighed for en samlet analyse af kommunernes hjemtagelse af statsrefusion og tilskud på integrationsområdet. Modellen giver mulighed for at bistå kommunerne med at hjemtage korrekt refusion og identificere eventuelle berigtigelser vedrørende tidligere regnskabsår. Ud over en økonomisk gevinst i form af merindtægter til kommunen bidrager en gennemgang af integrationsområdet med anbefalinger og forslag til effektivisering af arbejdsgange fremadrettet. Mellemkommunale refusioner BDO har i flere år arbejdet succesfuldt med optimering af mellemkommunale refusioner og har via vores erfaringer og kompetencer på området oparbejdet metoder, der sikrer, at kommunerne får hjemtaget de berettigede indtægter bagudrettet samt får optimeret og korrigeret deres arbejdsgange, så kommunerne fremadrettet kan løfte opgaven effektivt og hensigtsmæssigt.

6 6 Vi havde en virkelig god dialog med BDO, som vi oplevede som en professionel og kompetent samarbejdspartner, der kender reglerne. Det materiale vi modtog, var velstruktureret og overskueligt, og derfor var det en let sag for os at udsende opkrævninger efterfølgende. Lisbeth Damborg, souschef, økonomi, Allerød Kommune. Mellemkommunale refusioner udgør ofte en forholdsvis stor nettosum af kommunernes sociale budgetter og regnskaber. Der er derfor et stort potentiale i at sikre sig, at området administreres hensigtsmæssigt, og at alle relevante ydelser opkræves korrekt. Området er forbundet med stor kompleksitet både lovgivnings- og styringsmæssigt, da mange fagområder er involveret i opgaven. Vi lægger derfor vægt på at se på opgaven som en helhed, der går på tværs af forvaltningsområderne og håndtere eventuelle snitfladeproblematikker. Ved gennemgang af kommunens ind- og udgående betalinger og de dertil knyttede procedurer, undersøger vi bl.a.: Om kommunens opkrævninger er fuldstændige. Opkræver kommunen for alle ydelsestyper og alle relevante borgere? Indregnes alle udgifts- og omkostningselementer korrekt? Om kommunen betaler mere, end den er forpligtet til. Er betalingstilsagnet fx givet på korrekt grundlag? Har sagen udviklet sig på en måde, der påvirker betalingsforpligtelsen? Om kommunens befolkningstal til brug for udligningsordningen er korrekt. Er der tilstrækkeligt fokus på registrering af betalingskommune i forhold til folkeregistret? Desuden identificerer vi eventuelle mangelfulde eller manglende opkrævninger inden for alle de områder, der er omfattet af mellemkommunale betalinger samt fejlregistreringer af kommunale forhold i Folkeregistreret. Refusion for særligt dyre enkeltsager (SDE) Opgørelse af statsrefusion i særligt dyre enkeltsager er en både kompleks og ressourcekrævende opgave. Krav om tidskrævende periodiseringsregler, korrekt og fyldestgørende udgiftsgrundlag samt nye regler om forskellige refusionsgrænser gør arbejdsopgaven kompliceret. Der kan være stor gevinst ved hjemtagelse af refusion i blot én dyr enkeltsag. Derfor er det vigtigt at identificere samtlige dyre enkeltsager og medregne alle relevante udgifter på de omfattede personer. Vi bistår med: Gennemgang af kommunens refusionshjemtagelse med henblik på berigtigelse af refusion En ressourcebesparende beregningsmodel Effektivisering af arbejdsgangene forbundet med hjemtagelse af refusionen.

7 7 Berigtigelse af refusion for særligt dyre enkeltsager Erfaringsmæssigt kan flere kommuner opnå øgede refusionsindtægter ved at foretage en ny opgørelse af særligt dyre enkeltsager. Vores opgørelse af særligt dyre enkeltsager sikrer, at alle udgifter medregnes i refusionsgrundlaget og at udgifterne periodiseres i overensstemmelse med gældende regler. SDE-beregningsmodel og SDE-selekteringsmodel Vores SDE-beregningsmodel giver sammen med vores SDEselekteringsmodel kommunen det optimale grundlag for at forenkle administrationen og hjemtage korrekt refusion. Beregningsmodellen og selekteringsmodellen giver tilsammen mulighed for at etablere en samlet proces, der sikrer korrekt refusionshjemtagelse og effektive arbejdsgange. Kommunen opnår: Forenklet administration Korrekt og fuldstændigt grundlag for refusionshjemtagelse Et overskueligt dokumentationsgrundlag Optimering af forretningsgange på området. SDE-beregningsmodellen er en avanceret regnemaskine, som samler og opgør de månedlige udgifter på CPR-niveau og sammenholder udgifterne med de differentierede refusionsgrænser. Refusionen beregnes automatisk på baggrund af indlæst data og opgøres på både funktionsniveau, CPRniveau og i forhold til omkostningssted. Derudover bistår SDE-modellen kommunerne i budgetteringen af refusionsindtægten for kommende år. SDE-selekteringsmodellen er et supplement til beregningsmodellen og benyttes til at udvælge data. Modellen sikrer, at alle relevante områder og udgifter udvælges og gennemgås for at sikre en retmæssig refusion til kommunen. Vores SDE-selekteringsmodel giver mulighed for at reducere kommunernes ressourceforbrug, da alle relevante udgifter udvælges og prioriteres med henblik på at sikre den retmæssige refusion til kommunen. SDE-selekteringsmodellen skaber en fast systematik i udvælgelsen af, hvilke data kommunen skal koncentrere sig om, når det samlede udgiftsbillede af borgerne skal sammenstykkes. Efter en vurdering og selektion af opmærksomhedsudgifter samkøres data fra udgiftskilderne i en fælles selekteringsfil. Når selekteringen af borgere er sket, er kommunen klar til at foretage en manuel periodisering af udgifterne. SDE-selekteringsmodellen sørger for, at udgiftsbilledet på den enkelte borger er let tilgængeligt via en outputskabelon, som kommunen kan periodisere direkte i. Outputskabelonen i SDE-selekteringsmodellen er designet, så udgifterne enkeltvis kan overføres til SDE-beregningsmodellen. Derfra kan kommunen beregne refusionen og sikre dokumentation til revisionen. Gennemgangen er meget systematisk og bliver forklaret på en måde, så vi alle forstår det. Vi gør brug af BDO s SDE-model år efter år. Modellen har betydet millionindtægter til kommunen. Den giver os sikkerhed for, at vi får det hele med, og samtidig er den nem at bruge. Torsten Hjort Hansen, teamleder, Koncernøkonomi & Analyse, Lejre Kommune.

8 8 Alternative momsscreeninger har medført positive reguleringer i form af mere end 150 mio. kr. i ekstra momsrefusion. BDO har gennemført alternative moms screeninger i 2 regioner og over 50 kommuner. Alternativ momsscreening Vores alternative momsscreening omfatter en gennemgang af konti og områder, hvor vi vurderer, om eventuelle fejl kan have en væsentlig økonomisk betydning. Til analysen anvender vi vores dataanalyseværktøj, eller vi søger direkte i kommunens økonomisystem. Vi tager udgangspunkt i vores erfaringer og analyser af regnskabstallene. Der er ikke tale om en maskinel undersøgelse af fejlkonteringer. Den alternative momsscreening er relevant for alle kommuner og regioner, uanset hvilke moms- og afgiftsanalyser, der tidligere er foretaget.

9 9 Udligning og generelle tilskud Vi gennemgår og vurderer de forhold i udligningsordningen, der har risiko for fejlbehæftede data og opgørelser. Gennemgangen og vurderingen kan ud over at sikre korrekt datagrundlag og medvirke til en øget bevidsthed i kommunen om den anvendte registreringspraksis. Fordelingen af tilskud og udligning er baseret på en lang række kriterier. I de tilfælde, hvor fordelingen er baseret på direkte registreringer fra kommunerne, er det væsentligt, at registreringerne er korrekte, samt at der er procedurer, som sikrer opfølgning og validering af data. Udligningsordningen er kompleks og eventuelle fejl i de data, der ligger til grund for udligningen vil betyde, at der også vil være fejl i selve udligningen. Vores gennemgang og vurdering tilrettelægges i 4 faser: Kortlægningsfase: Indsamling af relevant materiale, herunder folkeregisterlister samt evt. interviews med relevante nøglepersoner inden for folkeregistret og ejendomsadministrationen/bbr området. Vurderingsfase: Risikoafdækning. Gennemgang af data: Hvis det konstateres, at der er risici for fejlregistrering, gennemgås data med henblik på at kortlægge konkrete fejl i systemregistreringerne. Rapportering: Processen afsluttes med rapportering af kortlægningen, de konkrete rettelser samt et sæt fremadrettede anbefalinger.

10 10 Økonomisk friplads Vi gennemgår kommunens praksis på området og gennemgår desuden tidligere bevillinger, idet loven giver mulighed for at berigtige tildelinger 5 år tilbage. Det grundlæggende princip for friplads er, at kommunen kan give økonomisk fripladstilskud til forældre, der kan dokumentere, at deres aktuelle indkomst ligger under de indtægtsgrænser, som ressortministeriet hvert år fastsætter. Det er kommunens eget ansvar at tjekke, om de oplysninger, der ligger til grund for tildelingen af økonomisk friplads, er korrekte. Denne kontrol kan være kompliceret og kræver, at der kan afsættes de nødvendige administrative ressourcer til en gennemgang af de tildelte ydelser. Der bør udøves både forebyggende kontrol, løbende kontrol og en endelig kontrol af de afgivne tildelinger. Kvalitetssikring af sociale sager Vores løbende kvalitetskontrol for udvalgte sagsområder giver kommunen sikkerhed for en ensartet kvalitet af sagsbehandlingen og mulighed for at agere proaktivt i forhold til eventuelle udsving. Vores tilbud omfatter: Kontroller ifølge BDO s standardiserede skabeloner En månedlig rapport med kvalitetskontrol og konklusion En årlig statistik over resultatet af gennemgangen.

11 11 Skattegennemgang af kommunens fonde og legater Vores gennemgang minimerer risikoen for en eventuel efterbeskatning på grund af manglende udlodning og sikrer kommunen mod fejl og mangler som følge af ændrede skatteregler på fondsområdet. Vi tilbyder: En overordnet gennemgang og vurdering af fondens skattemæssige forhold En gennemgang af opgørelsen af den skattepligtige indkomst med henblik på at opgøre, hvorvidt der er fejl eller andre uoverensstemmelser med gældende praksis En generel gennemgang af, om fonden udnytter fradragsmulighederne En undersøgelse af fradragsmulighederne og en opgørelse af, om mulighederne udnyttes optimalt i henhold til Fondsbeskatningsloven. Gennemgangen sikrer, at: Kommunen undgår, at skattemyndighederne får grundlag til at foretage ændringer af den selvangivne indkomst Kommunen udnytter fradragsmulighederne optimalt og får en optimal skattemæssig planlægning i fondene.

12 Kontakt BDO PERNILLE NIELHERDT KJERULFF, Director Mobil: POUL MOVILD, Senior Manager Mobil: NIELS JØRGEN BUHL, Senior Manager Mobil: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab og BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, begge danskejede revisions- og rådgivningsvirksomheder, er medlemmer af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og dele af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt medarbejdere i 151 lande