Håndbog for forbedringsvejlederuddannelsen i Region Midtjylland

Transkript

1 Håndbog for forbedringsvejlederuddannelsen i Region Midtjylland Hold 2 December 2016 September 2017

2 Indhold Introduktion... 1 Formålet med forbedringsvejlederuddannelsen... 2 Undervisningens form... 3 Undervisningens indhold og læringsmål... 4 Forventninger til deltageren... 5 Lokal understøttelse og opbakning... 6 Tidsplan for uddannelsen... 7 Webinarer, teknik og IT... 8 Litteraturoversigt... 9 Feedback... 10

3 Introduktion Velkommen til Forbedringsvejlederuddannelsen. Du deltager på det andet hold som uddannes til forbedringsvejledere i Region Midtjylland. Forløbet arrangeres af Koncern Kvalitet i et fagligt samarbejde med Dansk Selskab for Patientsikkerhed. Selskabet har til dato uddannet flere hold til Forbedringsagenter og har gennem flere år opbygget stor erfaring med at tilrettelægge og gennemføre uddannelsesforløbet. Forbedringsagentuddannelsen er udviklet i et nordisk samarbejde og følger et bestemt mønster. Siden det ikke er helt samme form i Region Midtjylland, anvender vi ikke betegnelsen Forbedringsagent. I Region Midtjylland bliver du uddannet som forbedringsvejleder. Det betyder, at du opnår kompetencer til at lede forbedringsprojekter og til at vejlede kolleger i at gennemføre et forbedringsprojekt. Selve udannelsesforløbet er i store træk indholdsmæssigt identisk med Forbedringsagentuddannelsen. Dog vil der være visse forskelle, som bygger på DEFACTUMs mangeårige kendskab til IHI s arbejde med forbedringsmodellen og forbedringsfællesskaber. Ligeledes lægger vi hos DEFACTUM stor vægt på jeres rolle som vejledere. Tilmeldingsfrist for deltagelse er den 11. november Efter denne dato modtager du denne Håndbog for forbedringsvejlederuddannelsen samt hæftet Din forberedelse til forbedringsvejlederuddannelsen. Håndbogen er et kortfattet dokument, der rummer praktiske informationer såsom en beskrivelse af uddannelsens opbygning og form, vigtige datoer og en litteraturliste. Håndbogen skal ses som et "taskedokument", du altid kan have på dig og hurtigt slå op i. Din forberedelse til forbedringsvejlederuddannelsen er et lidt længere hæfte, der ruster dig til at starte på uddannelsen. Det gennemgår en række opgaver, som du som deltager skal løse før den første uddannelsesdag. Dine vigtigste opgaver er at; Formulere og indkredse en relevant problemstilling og et dertil hørende forbedringsprojekt Sammensætte og organisere et team af relevante kolleger på egen arbejdsplads, som skal medvirke til at realisere forbedringsprojektet Udarbejde et charter Udarbejde et driverdiagram Vi forventer, at du inden uddannelsesstart har læst såvel håndbogen som kompendiet grundigt og løst de angivne opgaver. Alle dokumenter og mailkorrespondance i forløbet sendes til sundhed.fv2@rm.dk. 1

4 Formålet med forbedringsvejlederuddannelsen Baggrunden for uddannelsen skal findes i det stigende behov i sundhedsvæsenet for at gennemføre vedvarende forbedringer i tilstrækkeligt højt tempo. Dette kræver nye kompetencer og kvalifikationer (capacity og capability). Forbedringsvejlederuddannelsen tilbyder oplæring i systematisk forbedring med afsæt i Model for Improvement (Forbedringsmodellen). Denne metode er kendetegnet ved at fokusere på at implementere allerede eksisterende viden og anvende hyppige målinger til tæt monitorering af forbedringer af både proces og resultat. Samtidig er det et mål at opbygge kompetencer fordelt på mange medarbejdere i Region Midtjylland, så både lokale, regionale og nationale forbedringsprojekter kan trække på et solidt bagland, når forbedringsinitiativer skal iværksættes og implementeres. Det faglige og personlige netværk, der opbygges gennem en regional kompetenceudvikling, er værdifuld, og vil udgøre en væsentlig ressource på tværs af enheder i Region Midtjylland. Formålet med uddannelsen er at uddanne forbedringsvejledere, som kan iværksætte og lede et forbedringsarbejde, der fører til markante forbedringer. For at få succes med at skabe forbedringer, er viden om forbedringsmetoder vigtig som supplement til sundhedsfaglig og socialfaglig viden. Målgruppen for uddannelsen er sundhedsprofessionelle i klinisk praksis, ansatte på det sociale område, samt administrativt ansatte og ledere, der arbejder med forbedring af eksisterende praksis, som ønsker at øge viden om og kompetencer til at gennemføre og facilitere forbedringsarbejde. Når uddannelsens er gennemført, vil du som forbedringsvejleder kunne: Sætte systematiske mål Anvende metoder til at afprøve nye arbejdsgange Måle forbedringer systematisk og hyppigt Lede forbedringsarbejde Vejlede andre i forbedringsarbejde Implementere opnåede resultater Involvere patienter/pårørende i forbedringsarbejde Anvende kreative processer i indkredsning af problemstillinger og løsning af disse Anvende metoder til at sprede forbedringer 2

5 Undervisningens form Uddannelsen består af en vekselvirkning mellem undervisning på seminarer og webinarer (videomøder) samt deltagernes konkrete forbedringsprojekt. Undervisningsformen varierer mellem teorioplæg, case-baseret undervisning med udgangspunkt i deltagernes egne forbedringsarbejder, praktiske øvelser (fx gennemførelse af PDSA), anvendelse af SPC-diagrammer, kommunikationsøvelser og deltagerpræsentationer. Underviserne vil være eksperter med erfaring i gennemførelse af forbedringsarbejde. Undervisningen er fordelt over ca. 10 måneder og består i; Syv dages undervisning fordelt på to internatsamlinger og tre heldagsseminarer Fem webinarer (videomøder) Uddannelsens curriculum er bygget op omkring Deming's system of Profound Knowledge, Improvement Advisor Professional Development programmets Model for Improvement, statistisk proces control (SPC) og forskellige kreative metoder til forbedringsarbejde. Det praktiske omdrejningspunkt for uddannelsen er deltagernes eget forbedringsarbejde. Læringsprincippet på uddannelsen er all teach all learn, hvilket betyder, at alle deltager aktivt i øvelser og diskussioner samt løbende deler viden og erfaringer med deres forbedringsarbejde. All teach all learn fordrer respekt og tillid. Nogen er uvante med at tale til en større gruppe og argumentere for, hvorfor det er vigtigt at igangsætte tiltag til forbedring af praksis. Som forbedringsvejleder er det en vigtig del af funktionen at præsentere, diskutere og give feedback til andre. I forbedringsvejlederuddannelsen bliver alle deltagere trænet i at være i centrum for deres projekt; præsentere samt modtage feedback fra andre deltagere. 3

6 Undervisningens indhold og læringsmål 1. og 2. undervisningsdag Introduktion til viden og metoder i forbedringsarbejde med fokus på Deming s System of Profund Knowledge og forbedringsmodellen. Efter undervisningsdagene har deltagerne fået forståelse for; Demings System of Profound Knowledge og kan begynde at analysere eget forbedringsarbejde i relation hertil Hvilke data der er relevante at anvende i forbedringsprojektet Hvordan man kan udføre afprøvninger med PDSA i eget forbedringsarbejde Hvordan man kan involvere patienter/pårørende i forbedringsarbejde 3. Undervisningsdag Introduktion til at designe målestrategi i eget forbedringsarbejde med indikatorer, dataindsamling og registrering i forskellige diagramtyper/seriediagram. Efter undervisningsdagen kan deltagerne udarbejde en målestrategi for eget forbedringsarbejde med indikatorer, dataindsamling og registrering i forskellige diagramtyper/seriediagram. 4. og 5. Undervisningsdag Implementering af nye metoder og arbejdsgange, og rammesætning af dig som forbedringsvejleder. Efter undervisningsdagene kan deltagere udarbejde en plan for implementering, fastholdelse og spredning af resultater, samt har viden om, hvordan man mestrer rollen som leder af forbedringsarbejde. 6. Undervisningsdag Hvor langt er vi i processen? Undervisningen tilrettelægges mere præcist efter 5. undervisningsdag. Mulige emner er; Tænk anderledes anvend innovative tilgange i forbedringsarbejde, præsentationsteknik hvordan får jeg budskabet frem? Pålidelige processer hvordan sikre at mit resultat kan implementeres. Efter undervisningsdagen har du kendskab til, hvordan du kan strukturere nye tilgange til forbedringsprojekter og kendskab til, hvordan du kan være vejleder for andre. 7. Undervisningsdag Hvor langt er vi i processen? Undervisningen tilrettelægges mere præcist efter 6. undervisningsdag. Mulige emner er; Formidling af resultater, undervisning i kommunikation og artikelskrivning, "putting it all together" case baseret vejledning, m.v. Imellem undervisningsdagene afholdes webinarer (videomøder). Det enkelte webinar har fokus på opsamling og diskussion af metoder, undervisning samt udveksling af erfaringer. Der afholdes fem webinarer i forløbet, og med undtagelse af det første webinar vil deltagere blive bedt om at præsentere deres forbedringsprojekt, seneste PDSA, plan for måling m.v. 4

7 Forventninger til deltageren På forbedringsvejlederuddannelsen forventes en høj grad af deltageraktivitet. Det bedste resultat og udbytte af uddannelsen opnås ved fuld deltagelse på alle uddannelsens planlagte aktiviteter inklusiv læsning af den udleverede litteratur samt gennemførelse af eget forbedringsarbejde. Desuden tilskyndes der til, at man tager aktiv del i undervisningsdage og webinarer ved at byde ind og stille spørgsmål i plenum. Forudsætningen for at blive certificeret forbedringsvejleder er deltagelse på undervisningsdage, webinarer, indsendelse af afleveringer samt gennemført forbedringsprojekt. Ved opstart af uddannelsen bliver alle deltagere bedt om, at evaluere egen viden, færdigheder og kompetencer i forbedringsmetoder på en gradueret skala. Denne selvevaluering gentages ved afslutningen på uddannelsen. På den måde er det muligt for deltageren at se potentielle udviklingsområder og egne fremskridt som forbedringsvejleder. Hver deltager skal inden uddannelsesforløbets start identificere sit eget forbedringsprojekt, som vedkommende arbejder med under uddannelsen. Forbedringsarbejdet skal være tilpasset således, at det kan realiseres i løbet af uddannelsens 10 måneder. Hvis deltageren arbejder med et meget omfangsrigt forbedringsarbejde, må der vælges en mindre del heraf under uddannelsen. Vi vil understrege, hvor vigtigt det er for udbyttet af uddannelsen som forbedringsvejleder, at deltageren arbejder med et konkret forbedringsarbejde, da dette giver mulighed for at fokusere læringen på forbedringsarbejde og omsætte teori til praksis. I samråd med egen sponsor (daglig leder af den kliniske afdeling) identificerer deltageren et forbedringsarbejde, der tager afsæt i kvalitetsbrist i egen organisation, og som er strategisk vigtigt for denne organisation. Inden første samling skal valget af forbedringsarbejde være godkendt af sponsor. Du kan læse mere om, hvordan du udvælger dit forbedringsprojekt i Din forberedelse til Forbedringsvejlederuddannelsen. Hvert forbedringsprojekt bliver tilknyttet en vejleder, som følger projektet fra start til slut, og giver vejledning, feedback og respons på hver fremdriftsrapport. Vejlederrollen er vigtig i både uddannelsesforløbet og i rollen som forbedringsvejleder. Vejledning gives efter aftale telefonisk eller mundtligt med afsæt i fremdriftsrapporten. Efter hver afleveret fremdriftsrapport kontakter vejleder projektdeltageren per telefon eller , og det aftales i fællesskab, hvornår vejledning skal finde sted. Der afsættes fire timers vejledning i opstartsfasen og herefter en time til den telefoniske vejledning efter hver fremdriftsrapport. Deltagerne opfordres til hver måned at gennemgå fremdriften i deres forbedringsarbejde med deres sponsor. 5

8 Lokal understøttelse og opbakning Deltagerne vil under uddannelsen arbejde tæt sammen med sundhedsprofessionelle, egen leder, sponsor (daglig leder af den kliniske afdeling) og med patienter/pårørende. Tilsammen udgør disse deltagerens team, der fokuserer på at gennemføre forbedringsprojektet. Inden første undervisningsgang skal deltageren med hjælp fra egen ledelse have sammensat et team, der har forbedringsarbejdet som et fælles projekt. Deltagelse i forbedringsvejlederuddannelsen er en strategisk satsning for deltagerens organisation, og det bedste resultat nås ved ledelsesmæssig opbakning til deltagerne og forbedringsarbejdet. Deltagernes organisation har to vigtige roller: 1. Inden uddannelsen starter at udpege en sponsor, som er den daglige leder af den kliniske afdeling, hvor arbejdet gennemføres. Sponsors rolle er at godkende genstandsområdet og målet for forbedringsarbejdet, støtte fremdriften i forbedringsarbejdet, integrere forbedringsarbejdet med øvrige tiltag i afdelingen og generelt at skabe gode rammer for forbedringsarbejdet. Vejlederen informerer sponsor om fremdriften i forbedringsarbejdet to gange i løbet af uddannelsen. Det kan være en fordel at have to sponsorer, hvis forbedringsarbejdet foregår på en enhed med en anden ledelse, end den enhed man er ansat i. Den ene sponsor kan være ens nærmeste leder, og den anden være en del af ledelsen på den enhed forbedringsprojektet er placeret i. 2. At yde opbakning til deltageren ved at allokere tid til forbedringsarbejdet, deltagelse i alle læringsaktiviteter, læsning af litteratur og afrapportering af fremdriften i forbedringsarbejdet. Erfaringen er, at deltagere i uddannelsen i gennemsnit bruger ca. fire timer om ugen i løbet af uddannelsen, dog med størst tidsforbrug i begyndelsen og ved afleveringer. Desuden skal deltageren have adgang til en bærbar pc. Det kan anbefales, at deltagerne på forbedringsvejlederuddannelsen afholder lokale møder i den organisation, de er ansat i. Disse møder kan give deltagerne mulighed for at udveksle erfaringer og diskutere relevante problemstillinger. Det anbefales, at man fra overordnet hold i organisationen giver mulighed for at deltagerne samles, og at møderne faciliteres af en udpeget lokale tovholder. 6

9 Tidsplan for uddannelsen De 7 undervisningsdage i uddannelsesforløbet for hold 2 er fordelt som følger; 1. og 2. undervisningsdag: Onsdag den 14. torsdag den 15. december 2016 (internat) 3. undervisningsdag: Torsdag den 23. februar og 5. undervisningsdag: Onsdag den 3. torsdag den 4. maj 2017 (internat) 6. undervisningsdag: Torsdag den 22. juni undervisningsdag: Torsdag den 28. september 2017 De 5 webinarer ligger på nedenstående datoer og med følgende indhold; 1. webinar: Torsdag den 1. december kl til Introduktion til forløbet og it platformen PbWiki 2. webinar: Torsdag den 19. januar 2017 kl til Opsamling på PDSA, driverdiagram, Charter 3. webinar: Torsdag den 23. marts 2017 kl til Måleplan med beskrivelse af indikatorer, PDSA, fremdriftsrapport 4. webinar. Torsdag den 1. juni 2017 kl til Fremdriftsrapport, PDSA, seriediagrammer, 5. webinar. Torsdag den 24. august 2017 kl til Spredningsplan, PDSA, selvevaluering, elevatortale Under uddannelsen vil der være afleveringer i form af obligatoriske opgaver og fremdriftsrapporter. Følgende datoer er sidste frist for aflevering; 1. aflevering: Fredag den 9. december 2016 Input til deltagerbog, udkast til charter, driverdiagram og udfyldelse af selvevaluering 2. aflevering: Fredag den 27. januar 2017 Første PDSA-test, revideret Charter og driverdiagram 3. aflevering: Fredag 17. februar 2017 Arbejdsgangsanalyse, PDSA + fremdriftsrapport 4. aflevering: Fredag 17. marts 2017 Måleplan med beskrivelse af indikatorer og fremdriftsrapport 5. aflevering: Fredag den 21. april 2017 Fremdriftsrapport og PDSA 6. aflevering: Fredag den 26. maj 2017 Fremdriftsrapport og seriediagrammer 7. aflevering: Fredag den 18. august 2017 Spredningsplan, fremdriftsrapport 8. aflevering: Fredag den 15. september 2017 Elevatortale, PDSA, fremdriftsrapport, selvevaluering Alle dokumenter sendes til sundhed.fv2@rm.dk. 7

10 Webinarer, teknik og IT Samtlige webinarer gennemføres på Regions Midtjyllands platform, som kan tilgås fra alle regionens videokonferencelokaler eller mobilt udstyr. Det er deltagerne selv der booker videolokaler på hospitaler og regionshuse. Vi opfordrer til at man samles i grupper til webinaret, da der vil være oplæg til gruppedrøftelser. De kan også tilgås fra deltagernes egen PC via nettet. Deltagerne logger ind til webinaret 10 minutter før start. Der udsendes mail med angivelse af det virtuelle møderum forud for hvert webinar. Hvis du er i et videolokale, logger du ind på webinaret på følgende måde: Find Virtuelle møderum Pexip Vælg møderum (fx HD Stormøde 01 (Video)) Tilslut dig ved at indtaste adressen (fx meet.rm01@rooms.rm.dk og dit navn) Sidder du på din egen PC, er proceduren lidt anderledes: Åbn din internetbrowser (skal være Google Chrome eller Mozilla Firefox) Skriv i adressefeltet Tilslut dig ved at indtaste adressen (fx meet.rm01@rooms.rm.dk og dit navn) Obs: Brug headset i stedet for den indbyggede mikrofon. Det er yderst vigtigt, at deltagerne slukker deres mikrofoner, når de logger ind på webinaret, og at de kun tænder deres mikrofoner, når de skal tale i dem. Der forefindes en guide til webinarer på wiki en. Wiki'en er den IT-platform, vi anvender på forbedringsvejlederuddannelsen. Det er her, du kan finde alle praktiske oplysninger, dokumenter og programmer. Vi har valgt at lave en åben platform, hvor man ikke skal bruge en kode for at hente dokumenter. Derfor er der heller ingen deltageroplysninger eller deltagerdokumenter. Hvis du opretter dig som bruger på wiki'en, kan du få tilsendt en notifikation på , hver gang der er ændringer eller nye dokumenter på siden. Du kan finde en guide til dette på wiki'en. Du tilgår wiki'en på; 8

11 Litteraturoversigt Igennem uddannelsen forventes du at læse den obligatoriske litteratur til hver undervisningsgang. Hovedværket på uddannelsen er The Improvement Guide, som du kan læse mere om i Din forberedelse til forbedringsvejlederuddannelsen. Den supplerende litteratur skal ses som en guide til, hvor du kan finde mere information om bestemte emner, du finder udfordrende eller spændende. Nedenfor er angivet, hvad der skal læses til de enkelte undervisningsdage. Litteraturoversigten er åben for revidering undervejs i uddannelsesforløbet. Dato 1. og 2. undervisningsdag, december 2016 Litteratur Obligatorisk Om driverdiagrammer: Bennett & Provost (2015): What's your Theory? Driver diagram serves as tool for building and testing theories for improvement. Artikelserie om patientinddragelse: Christensen & Rasmussen (2015): Etikken på prøve. Introduktion til forbedringsarbejdet: Langley et al (2009): The Improvement Guide. A Practical Approach to Enhancing Organizational Performance. Kapitel 1-3. (bogen udleveres på første undervisningsdag). Supplerende Om PDSA: Moen & Norman: Evolution of the PDSA Cycle. Historien bag forbedringsarbejde: Berwick (2008): The Science of Improvement. 3. undervisningsdag, 23. februar 2017 Obligatorisk Brug af data og målinger: Anhøj (2015): Kompendium i Kvalitetsudvikling. Metoder i forbedringsarbejdet: Langley et al (2009): The Improvement Guide. A Practical Approach to Enhancing Organizational Performance. Kapitel s og 5. undervisningsdag, maj 2017 Obligatorisk Om implementering: Fixsen et al (2005).: Implementation Research: A Synthesis of the Litterature. Kapitel 1-3. Langley et al (2009): The Improvement Guide. A Practical Approach to Enhancing Organizational Performance. Kapitel 8. Lin et al (2011): Service Design and Change of Systems: Human-centered Approaches to Implementing and Spreading 9

12 Dato Litteratur Service Design. Om System of Profound Knowledge: Langley et al (2009): The Improvement Guide. A Practical Approach to Enhancing Organizational Performance. Kapitel 4. Supplerende Om fastholdelse: IHI White Paper (2016): Sustaining Improvement. Om implementering: Ravn (2014): Kapitel 15. Implementering. I Eldrup og Glasscock: At lede sygepleje. Center for Telemedicin (2015): Barrierer og Next Practice i implementeringsprocesser. 6. undervisningsdag, 22. juni undervisningsdag, 28. september 2017 Oplyses senere. Oplyses senere. Feedback Det er vigtigt, at du giver din mening til kende. Du deltager på en relativt ny uddannelse i Region Midtjylland, og der kan være flere ting, du mener, skal være anderledes. Du er velkommen til at kontakte os, hvis du har forslag til ændringer, eller har gode ideer til at forbedre uddannelsesforløbet. Kontakt os på sundhed.fv2@rm.dk 10