System til kvalitetsudvikling og resultatvurdering. Frem til 2020

Transkript

1 System til kvalitetsudvikling og resultatvurdering Frem til

2 Indhold Indledning... 3 Baggrund... 3 Sammenhæng mellem værdigrundlaget og den valgte strategi for selvevaluering... 4 Sammenhæng mellem kvalitetsudvikling og strategi... 4 Organisering af ledelsesmæssigt ansvar for kvalitetsarbejdet, strategi og opfølgning... 5 Rapportering og opfølgning... 6 Kvalitetssikringsprocessen og selvevaluering... 6 Indarbejdelse af erfaringer fra videregående uddannelser... 7 Sammenhæng mellem strategi, selvevaluering, ledelsesinformation og opfølgning

3 Indledning VUC Lyngby er en succes, når kursisterne opnår viden og kompetencer, som danner grundlag for videre uddannelse og adgang til arbejdsmarkedet kort sagt et liv med flere valgmuligheder og højere livskvalitet. Det er den værdi, VUC skaber til samfundet. Kvaliteten i ovennævnte måles ved antallet af kursister, der tager en eksamen og på karakterniveauet. Fokus for kvalitetsarbejdet er derfor kontinuerligt at arbejde med de forhold, der bidrager mere end andre til at skabe ovenstående værdi. Udviklingen af disse forhold fremgår af vores strategi og handleplan. Systemet til kvalitetsudvikling og resultatvurdering skal derfor binde forskellige processer og dokumenter sammen og beskrive, hvordan vi arbejder med kvalitetsudvikling. Der er selvfølgelig en tæt kobling mellem strategi, herunder mission, vision og værdier, samt økonomi, ledelsesinformation og processer, som dette system til kvalitetsudvikling og resultatvurdering kortlægger. I nærværende system til kvalitetsudvikling og resultatvurdering præsenteres altså de områder, som VUC Lyngby gerne vil levere god kvalitet inden for, hvilke processer det kræver og hvordan sammenhængen til strategi og resten af organisationen er. Formålet med kvalitetsarbejdet på VUC Lyngby er først og fremmest at sikre systematisk udvikling og optimering af organisationens værdiskabelse på en effektiv facon. Det fælles accepterede og indarbejdede kvalitetssystem vil sætte VUC Lyngby i stand til at levere kvalificerede, reflekterende og accepterede svar på bl.a., hvorvidt vi gør de rigtige ting, og om vi gør de ting rigtigt og nok. I praksis vil indikation af succesfuld implementering af kvalitetssystemet være, at VUC Lyngby: Dokumenterer sin praksis og egne resultater Kender synspunkter og opfattelser hos kursister, medarbejdere og aftagere Anvender dokumentationen i en åben og kritisk diskussion af praksis Vurderer og fastlægger udviklingsbehov og muligheder Omsætter planer til ny praksis Dette dokument revideres løbende efterhånden som vi og omverdenen udvikler os og gør os erfaringer. Baggrund VUC Lyngbys kvalitetssystem er udarbejdet med afsæt i bekendtgørelse om kvalitetsudvikling og resultatvurdering. 1 Ifølge denne skal en institution, der udbyder gymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse have og anvende et system til kvalitetsudvikling og resultatvurdering (herefter 1 Bekendtgørelse nr. 23 af 11/01/2005 om kvalitetsudvikling og resultatvurdering, 1, stk

4 kaldet kvalitetssystem). Målet er at sikre systematiske og regelmæssige selvevalueringer mindst hvert 3. år. I bekendtgørelsen defineres selvevaluering som en proces, der består i at indsamle information og implementere procedurer, der muliggør kontinuerlige, systematiske og kritiske diskussioner om uddannelses- og undervisningsmæssige forhold i sammenhæng med institutionens tilrettelæggelse af uddannelsen. Ifølge bekendtgørelsen skal kvalitetssystemet blandt andet belyse: 1) Hvordan institutionen er organiseret til at varetage det givne ansvar 2) Sammenhængen mellem værdigrundlag og evalueringsstrategi 4) Hvordan selvevalueringen gennemføres 5) Hvilke processer institutionen har iværksat som led i opfølgningen. Herudover skal kvalitetssystemet sikre en procedure for inddragelse af bl.a. kursister og medarbejdere i den løbende selvevaluering, kvalitetsudvikling og resultatvurdering. Sammenhæng mellem værdigrundlaget og den valgte strategi for selvevaluering Vi har fire overordnede punkter i vores værdigrundlag: Åbenhed Samarbejde Engagement Anvendelighed Dette værdigrundlag er udarbejdet i erkendelse af, at kursisterne på VUC Lyngby kommer med meget forskellig baggrund. Vi ser det som vores opgave at møde hver enkelt kursist hvor han/hun er, og vi sætter fokus på muligheder i stedet for begrænsninger mhp. læring og udvikling. Alle bør tage ansvar for, at vi i vores daglige virke lever op til disse værdier. Vores pædagogiske profil og kodeks for god ledelse beskriver bl.a., hvordan vi i den daglige praksis lever op til de fire værdier. Den valgte strategi for selvevaluering bygger også på disse værdier, idet der skal være åbenhed om, hvilke processer der igangsættes med kvalitetsudvikling for øje. Vi samarbejder om både at formulere vores strategier og handleplaner, som selvevalueringen bygger på. Vi har et stort engagement i, at VUC Lyngby har en høj kvalitet i opgaveløsningen. Og endelig er selvevalueringerne anvendelige i den forstand, at de processer, der igangsættes er med til at fremskaffe ledelsesinformation, som kan anspore til, at vi gør tingene bedre. VUC Lyngbys strategi, vision og mission er tilgængelig på hjemmesiden. Sammenhæng mellem kvalitetsudvikling og strategi I nedenstående figur skitseres den måde VUC Lyngby arbejder med sammenhængen mellem de strategiske niveauer, herunder forankring og organisering. 4

5 Figur 1: Strategiske niveauer A) Strategisk e intention er B) Strategiske mål C) Handleplaner Mission, vision og værdigrund lag At skabe optimale rammer for kursisternes læring og udvikling At udbygge og forbedre skolens lærings- og arbejdsmiljø At udvikle og forbedre vores organisation Delindsats XX Delindsats XX Delindsats XX At udbygge VUC Lyngbys relationer til omverden Organisering af ledelsesmæssigt ansvar for kvalitetsarbejdet, strategi og opfølgning Arbejdet med realisering af VUC Lyngbys strategi og den systematiske kvalitets- og resultatvurdering løftes af organisationen som helhed og er dels organiseret ud fra de 3 overfor skitserede strategiske niveauer (A, B og C), dels organiseret ud fra daglige ansvarsområder. A) De strategiske intentioner er forankret i bestyrelse og øverste ledelse B) De strategiske mål er forankret i chefgruppen C) Handleplanerne, som fremgår af den strategiske handleplan, er forankret i chef-, mellemleder-, konsulent- og medarbejdergruppen. Bestyrelsen vedtager for en 4-årig periode mission, vision og værdigrundlag samt strategiske mål. Der afholdes hvert år en strategidag for skolens udvalgsrepræsentanter og ledelse og efterfølgende præsenteres forslag til en kommende handleplan for bestyrelsen i maj/juni måned. Bestyrelsen giver feedback på handleplanen, som justeres i nødvendigt omfang i samråd med kursistråd, samarbejdsudvalg, arbejdsmiljøudvalg, Pædagogisk råd og mellemledergruppen. Den årlige handleplan forelægges og godkendes af bestyrelsen i august. Det tilstræbes, at målene indeholder tydelige indikatorer, som er målbare. Endvidere er ledelsens resultatlønskontrakter koblet op på de strategiske mål. 5

6 Særligt mellemlederne/konsulenterne spiller en vigtig rolle for strategi- og kvalitetsarbejdet, dels ift. formulering, planlægning, implementering og gennemførelse af indsatser, dels ift. opfølgning, måling/dokumentation og evaluering af særligt handleplanens indsatsområder (niveau C). Derudover nedsættes der for hver handleplan et udviklingsteam bestående af en leder og en række medarbejdere og evt. kursister, der skal arbejde med at realisere handleplanen. Udviklingsteamene spiller dermed også en særlig rolle for strategiarbejdet og selvevalueringen. Se også organisationsdiagrammet på hjemmesiden. Rapportering og opfølgning Der arbejdes med handleplanen for et kursusår ad gangen, begyndende efter at bestyrelsen har vedtaget handleplanen i august. Der udfærdiges hvert år en evaluering af handleplanen (strateginiveau C). Resultatet af handleplanen, resultaterne af evalueringen og konsekvenserne for praksis forelægges for bestyrelsen det efterfølgende år. Hermed er bekendtgørelsens krav til opfølgningsplaner minimum hvert 3. år er opfyldt. Kvalitetssikringsprocessen og selvevaluering Vores kvalitetssikringsproces og selvevaluering kan i punktform opstilles således: Bestyrelsen fastlægger vision, mission og værdigrundlag samt de strategiske mål for en 4-årig periode. I et samarbejde mellem relevante aktører på VUC Lyngby laves et udkast til en handleplan, som bestyrelsen giver feedback på og endelig vedtager. Udviklingsteamene og ledelsen arbejder med realisering af handleplanen og der følges op/evalueres efter ovenstående proces. De strategiske mål danner basis for udpegelse af nøgleområderne til selvevaluering i kvalitetsudviklingssystemet. Processerne beskrevet til sidst i kvalitetsudviklingssystemet følges. Processerne er med til at fremskaffe data om kvaliteten på nøgleområderne. Informationen indgår i den årlige evaluering af handleplanen. Processen sikrer: At der løbende formuleres målsætninger. At aktiviteterne gennemføres efter de fastsatte planer. At indsatserne evalueres. At der sker justeringer/ændringer af planen. 6

7 Indarbejdelse af erfaringer fra videregående uddannelser Undervisningen på VUC Lyngby sammensættes, så den til enhver tid uddanner kursisterne til at komme videre med uddannelse ligegyldigt hvilket niveau kursisten befinder sig på. VUC Lyngby skaffer sig viden om de videregående uddannelsers behov og krav til kvalifikationer og kompetencer dels gennem bekendtgørelser og konferencer, og dels gennem formelle samarbejder med aftagerinstitutionerne, f.eks. pædagog- og sundhedsuddannelserne. Herigennem danner vi os også et billede af kursisternes overgang fra uddannelse på VUC Lyngby til videregående uddannelser her tænkes på både lange, mellemlange og korte videregående uddannelser. Dette billede suppleres af statistisk materiale. Efteruddannelsen sker også i mødet med kolleger fra andre skoler ved eksamen, ligesom VUC Lyngby bruger eventuelle censorindberetninger til at spotte behov for efteruddannelse og opkvalificering af praksis. Sammenhæng mellem strategi, selvevaluering, ledelsesinformation og opfølgning I strategien frem mod 2020 har vi fire strategiske mål. På baggrund af de fire strategiske mål, har vi udpeget 3 nøgleområder, som vi anser for at være kernen i god kvalitet på VUC Lyngby 2. Disse 3 nøgleområder dækker tilsammen strategiens fire strategiske mål. Det er også disse tre nøgleområder, som vi udfører selvevaluering på gennem de processer, der er beskrevet i nedenstående skemaer. Det strategiske arbejde skulle gerne give sig udslag i bedre kvalitet og effektivitet, hvilket monitoreres gennem processerne og ledelsesinformation som beskrevet nedenfor i selvevalueringen af nøgleområder: Nøgleområde 1: Undervisning Selvevaluering Proces Ansvarlig Tid Gennemførelse, fravær og karakterer Administrationen udarbejder oversigter over gennemførelse og karakterer fordelt på hold/lærer og samlet gennemsnit på uddannelserne/fag Ledelsen kigger resultater igennem og kontakter evt. lærere mhp. kvalitetssikring. To gange i semestret udarbejdes oversigter over fravær på holdene, som vurderes af nærmeste leder. TCH September og januar. Fravær løbes igennem to gange i semestret: september, november, februar, april. 2 Strategi og kvalitetsudviklingssystem er ikke det samme, selv om der er et stor overlap i arbejdet. I strategien arbejdes med strategiske mål og handleplaner. I bekendtgørelsen om kvalitetsudvikling arbejdes med begreber som nøgleområder og selvevaluering. Nøgleområderne er genstand for selvevaluering. 7

8 Løfteevne Overgang videreuddannelse til Ledelsen sammenligner tallene for løfteevne år for år og tager dialog med faggrupperne om løfteevnen og evt. indsatser. Ledelsen modtager tal for overgang til videre uddannelser fra Studievalg og sammenligner udviklingen år for år. Evt. indsatser aftales med studievejledningen. Tallene offentliggøres på intra. Ligeledes samarbejdes løbende med aftagerinstitutioner, hvor vi får feedback på vores praksis og værdiskabelse. IVO ASO Tal modtages i december, indsatser aftales i faggrupper forud for et kursusår. Statistikker modtages i oktober. Klager/henvendelser Henvendelser til ledelsen fra censorer og kursister behandles ved, at ledelsen tager kontakt til de implicerede parter, udbeder sig en redegørelse skriftligt eller mundtligt og løsningforslag aftales. TCH Løbende. Holdevaluering Lærerne evaluerer undervisningen på holdene minimum en gang i semestret og drøfter resultatet med faggruppen mhp. sparring og udvikling. Endvidere kan holdevalueringen være et emne på MUS. Ligeledes aftales individuelle indsatser samt proces for opfølgning på disse på MUS. Lærerne evaluerer og følger op med nærmeste leder. Løbende. 8 MUS og pædagogisk profil og pædagogisk it Der afholdes MUS minimum en gang om året, hvor kvaliteten i undervisningen drøftes med strategi og pædagogisk profil som ramme. Den pædagogiske profil beskriver, hvad VUC Lyngby vil kendes på pædagogisk hvilket også svarer på kvalitetsbekendtgørelsens krav om at arbejdsformer skal understøtte overgangen fra grundskolen samt hvordan arbejdsformerne RBA ansvarlig Oktober for proces, januar. nærmeste leder for afholdelse af MUS til

9 understøtter uddannelsens formål og værdier. Individuelle handleplan aftales. Kvalitetssikring af hold Inden indberetning til UVM mhp. taxameter kvalitetssikres, at de kursister, der står på holdlisterne er aktive. Både for at sikre korrekt indberetning og for at sikre at udgangspunktet for beregning af gennemførelse er korrekt. Studievejledni ngen Uge 2 efter opstart. Nøgleområde 2: Lærings- og arbejdsmiljø Selvevaluering Proces Ansvarlig Tid Undervisningsmiljøvur dering En gang om året evalueres kursisternes trivsel og fysiske og psykiske undervisningsmiljø gennem en spørgeskemaundersøgelse på Ludusweb. Resultaterne drøftes i kursistrådet og på SU. IVO/udviklings team 9 for kvalitet og effektivitet. November-juni. Klager henvendelser og Alle klager og henvendelser behandles gennem drøftelser med de implicerede parter og behandles i ledelsen og evt. kursistrådet, afhængig af henvendelsens karakter. Nærmeste leder Løbende. MTU Der arbejdes pt. med et nyt koncept som forventes færdigt til kursusåret 2017/18. Resultatet af MTU drøftes i bestyrelse, SU, ledelsen og arbejdsmiljøudvalget. Forslag til tiltag/forbedringer indarbejdes i skolens handleplan. RBA Marts-juni. Sygefravær Statistikker over sygefravær trækkes på månedsbasis, og udviklingen monitoreres i ledelse og arbejdsmiljøudvalg. Der orienteres på SU. Der er udarbejdet procedurer for sygefravær, stress, konflikthåndtering og kriseberedskab, som følges, når der er en hændelse. RBA Løbende. 9

10 MUS Der afholdes MUS mindst en gang årligt, hvor der følges op på handleplan og trivsel. Her drøftes også trivsel i forhold til vores kodeks for god ledelse. Der udarbejdes en ny individuel handleplan for den kommende periode. RBA tilrettelægger proces og nærmeste leder gennemfører MUS Oktober- januar. Personalepolitik Personalepolitikken anvendes ved ansættelser, kompetenceudvikling mv. og evalueres i SU/arbejdsmiljøudvalget. Personalepolitikkens del om kompetenceudvikling svarer på kvalitetsbekendtgørelsens spørgsmål om, hvordan lærernes kvalifikationer holdes ajour. RBA Efterår. Ansættelser Alle medarbejdere ansættes ud fra deres faglige kvalifikationer og deres kompetencer. Ansættelsespapirer tjekkes, og i samtalen undersøges det, hvordan ansøgeren matcher vores pædagogiske profil, hvis det er en lærer. Efter ansættelse får den nyansatte én til to mentor(er) blandt kollegerne, som hjælper den nyansatte godt i gang på VUC Lyngby. Der er udarbejdet et velkomstdokument, hvor også mentors opgaver står beskrevet. RBA Løbende. Nøgleområde 3: Organisation og økonomi Selvevaluering Proces Ansvarlig Tid Budgetlægning, kvartalsrapporter årsrapport og Ledelsen lægger budget i oktober under hensyntagen til politiske udmeldinger og forventninger til kommende år. Der udarbejdes kvartalsvise rapporter, som er justeret i forhold til den aktuelle situation. Kvartalsrapporterne drøftes i SU og forelægges bestyrelsen. ASO. Administrationen udarbejder rapporterne. Løbende proces. Drøftelser i SU september oktober. 10

11 Årsrapporten foreligger i starten af året, og ledelsen evaluerer udviklingen og resultatet. Forslag til innovative forbedringer og effektiviseringer drøftes på SU. I forbindelse med årsrapporten følges økonomiske nøgletal. Tilmeldingsstatistikker Administrationen udarbejder opgørelser over det aktuelle optag på ugebasis. Ledelsen monitorerer udviklingen og træffer beslutninger om holdoprettelser, forlænget indskrivningsperioder mv. ASO, IVO, TCH April - sept. Nov - jan. Kodeks for god ledelse En gang årligt evalueres samarbejdet i SU, hvor kodeks for god ledelse indgår i drøftelserne. ASO og SU s næstformand Maj juni. Tidsregistreringer Medarbejderne tidsregistrerer deres arbejdstid i Ludusweb løbende. Den nærmeste leder følger udviklingen og tager kontakt til medarbejderen, hvis tidsforbruget skal drøftes. En medarbejder kan også til enhver tid tage kontakt til nærmeste leder for at drøfte tidsforbruget og arbejdsopgaver. Nærmeste leder. En gang om måneden. 11