Når vi taler om ønsket om at afbureaukratisere skal vi ifølge Jacob Torfing ofte ind og kigge på et eller flere af følgende 3 hovedgreb:

Transkript

1 Byrådssekretariatet Sagsnr Brevid Ref. PKAN Dir. tlf NOTAT: Status på afbureaukratisering 5. december 2017 Baggrund Økonomiudvalget blev på sit møde 9. august 2017 orienteret om igangsættelse af Afbureaukratiseringsprojektet i Roskilde Kommune og har bedt om status på projektet december Nærværende notat er en opsamling på igangværende aktiviteter og en foreløbig screening af emner for afbureaukratisering i Roskilde Kommune. Opsamling af aktiviteter Den tværgående projektgruppe har siden august arbejdet med at kortlægge de emner og potentiale for afbureaukratisering, der er i Roskilde Kommune. Kortlægningen er sket via inddragelse af chefgruppen, direktør og ledelsen i de 5 direktørområder samt medarbejdere for udvalgte enheder, hvor der gennemføres mere fokuserede interviews og aktiviteter både for at finde konkrete forenklinger samt løsninger. Den foreløbige kortlægning viser, at emner og områder for afbureaukratisering er både tværgående procedurer, regler og arbejdsgange, som findes i samspillet mellem forvaltning og decentrale enheder samt interne arbejdsgange, som kan forenkles. Forslag til løsninger søges gennemført enten med det samme i linjeledelsen, lægges op til beslutning i cheflaget eller undersøges nærmere for enten politisk drøftelse eller udfordring af central lovgivning. Målet for afbureaukratiseringen er at frigøre tid hos medarbejderne, så de kan koncentrere sig om deres faglige kerneopgaver. Roskilde Kommune skal alene have regler og mål, som skaber værdi i forhold til borgerne. Inddragelse af forskning Som et led i at gribe dette store projekt an på en god måde har vi allieret os med professor i forvaltning Jacob Torfing fra RUC. Tanken er at indgå i et flerårigt samarbejde med RUC om afbureaukratisering. Samarbejdets form og indhold skal nærmere defineres i løbet af første kvartal Målet er at sikre optimalt udbytte af projektet og udvikling og igangsættelse af løsninger, som reelt nedbringer bureaukratiet og ikke skaber nye finurlige og bureaukratiske arbejdsprocedurer og regler. Når vi taler om ønsket om at afbureaukratisere skal vi ifølge Jacob Torfing ofte ind og kigge på et eller flere af følgende 3 hovedgreb: 1. Revision og neddrosling af resultatmåling og dokumentationskrav og øget anvendelse af tillidsbaserede styrings- og ledelsesformer, der forsøger at forene det legitime behov for kontrol med en vidstrakt tillid til medarbejdernes vilje og kunnen. 2. Regelsanering, der både nedbringer det samlede antal regler, og sikrer, at alle regler kan begrundes og har relevans, samt en ny og fælles bestræbelse på at give hinanden opgaver frem for opskrifter.

2 Side2/6 3. En undersøgelse af, hvordan styringssystemerne kan gøres mere fleksible, sådan at antallet af bindinger mindskes, den tværgående kommunikation gøres lettere og der skabes rum udenfor men tæt på driften, hvor nye innovative løsninger udvikles og testes. Emner for afbureaukratisering kommunaldirektøren og vicekommunaldirektørens områder På kommunaldirektørens område kalder afbureaukratiseringen på grundlæggende diskussion af vore mange politikker, strategier og styringsinitiativer. Roskilde Kommune har relativt mange lokalpolitisk definerede mål, vi styrer efter. I skrivende stund er de 23 politikker, hvor nogen lapper over hinanden. Det vil vi kortlægge og komme med anbefalinger til at forenkle. Derudover er der allerede nu identificeret en række mere konkrete emner, som går på tværs af hele organisationen, som vi vil analysere og så vidt muligt udvikle løsninger på i 2018: Kørselsapp Forslag om at forenkle og lette indberetning af kørsel i egen bil som del af arbejdsopgaven for ansatte, ved at anvende en app, der har forbindelse til økonomisystemet. Registrering af sygefravær/ferie Oprettelse af enkle og digitale arbejdsgange for indberetning af sygefravær og ferie, så antallet af led nedbringes og der sker en automatisering af arbejdsgange, der i dag er analoge. Mødekultur altså betydelig færre/kortere møder end i dag. Analyse og gennemgang af mødekultur centralt sammenholdt med kulturen decentralt, og hvordan antallet af møder reduceres og nødvendigheden af møderne taler sammen med kerneopgaven. Digitalisering med delvis automatisering af administrative opgaver ved brug af bl.a. robotics-løsninger. Borgerhenvendelser løse hovedparten af dem i front (informationscenter og digitalt) frem for kommunens afdelinger. Øget samarbejde mellem fagafdelingerne og Informationscentret, så flest mulige borgerhenvendelser besvares i første led, og dermed frigør tid til den mere specialiserede sagsbehandling. På vicekommunaldirektørens område er der allerede sat analyser i gang, som har til hensigt at lette arbejdsgange og procedurer i deres løsninger. Økonomi- og lønsystem og arbejdsproccesser En analyse som opfølgning på moderniserings- og effektiviseringsprogrammet. Det er en del af økonomiaftalen mellem regeringen og KL og er et af flere forslag til en udmøntning af det årlige moderniseringsbidrag. Der skal derfor holdes styr på disse forslag separat, men enkeltelementer af analysen vil samtidig kunne tænkes ind i afbureaukratisering. Gennem analysen fokuseres på simplificering og optimering, automatisering og organisering. Processer omkring ansættelse af nye medarbejdere og lønudbetaling samt de dele af indkøbsprossen, der har med kontering, fakturering og godkendelse at gøre vil blive gennemgået. Endvidere vil der i forbindelse med opstart af nyt

3 Side3/6 økonomisystem i januar 2019 være nye funktioner, som tages i brug og hvor det er helt afgørende, at vi tænker i processer. Indkøb, E-handel Der tages et nyt indkøbssystem Rakat i brug fra 1. januar 2018, hvorfor det ikke giver meget mening at diskutere selve indkøbssystemet, derimod er det relevant at modtage input til processer og arbejdsgange. Med Rakat forventes det at kunne lette processen hele vejen rundt i systemet således, at brugeren opnår et komplet system til aftalestyring, indkøb og betaling, hvor hver eneste led i processen er automatiseret - lige fra bestilling og betaling til levering og fakturering. Det er målet, at løsningen vil højne e-handelsgraden (varer der findes i e-kataloger skal e-handles) samt compliance på aftalerne (de rigtige vare indkøbes hos de rigtige leverandører). Rakat vil være et bærende element i understøttelsen og udmøntningen af den offentlige indkøbsstrategi. Økonomi budgetopfølgningen Budgetopfølgningen involverer ledere/økonomimedarbejdere på alle institutionsområder, faglige afdelinger og sekretariater. Budgetopfølgningen gennemføres på en række institutionsområder månedligt og i resten af organisationen 4 gange årligt. Det samlede ressourcetræk til udarbejdelse af budgetopfølgning i Roskilde Kommune vurderes således at være af et væsentligt omfang. I det lys vil det derfor være relevant at få afdækket, hvor der fx opleves uhensigtsmæssige arbejdsgange eller produkter som en del af Økonomi og Ejendommes emner til afbureaukratiseringsprojektet. Ejendomme Der er et arbejde i gang med en bearbejdning/samordning af den nuværende byggeherrevejledning for nybyggeri og brugermanual for bygningsvedligeholdelse. Det er vurderingen, at der kan opnås en effektivisering af processerne/afbureaukratisering i samarbejde med direktørområderne Emner for afbureaukratisering By, kultur og miljø I første runde har By, kultur og miljø valgt at fokusere på borgerservice-området på grund af det store sagsantal samt områdets centrale betydning for borgernes serviceoplevelse. En række faglige emner på såvel kulturområdet som det tekniske område kan gøres til genstand for undersøgelser i det videre arbejde. Borgerservice er borgernes personlige møde og indgang til det offentlige. Generelt kan der i Borgerservice ses på både en række sagshåndteringer og et omfattende kompleks af relationer til andre grene af forvaltningen samt andre offentlige myndigheder. I afdækningen vil der være et dobbelt fokus. Det ene er at gøre interne sagsgange så effektive og enkle som muligt. Det andet er borgernes oplevelse af god service og effektivitet. Bestræbelsen er at have et helhedsorienteret fokus på at bruge de rigtige ressourcer på det rigtige tidspunkt. Det betyder eksempelvis, at man skal have den rigtige bemanding i det tidsrum borgerne bruger os, så de oplever kompetent betjening uden unødig ventetid. Undersøgelserne og screeningen af området er igangsat. Der er gennemført enkelte interviews og undersøgelser. Temaer der arbejdes med: Ville det samlet set give bedre service for borgerne og en mere effektiv funktion at samle borgerservice ét sted i Roskilde by? Der tænkes bl.a. på bedre åbningstider, bedre adgang til kompetencer, samt effektiv bemanding styret ud fra tidsbestilling.

4 Side4/6 Kan man indføre tidsbestilling på flere opgaver så man kan til effektivisere bemandingen og skabe bedre service? Mange af de ressourcekrævende opgaver, som håndtering af pas og kørekort, er bundet op på processer med statslige eller regionale aktører. Det gør det vanskeligt at ændre på håndteringen. Kunne man påvirke aktørerne til at få gennemført ændringer? Det gælder f.eks. indførelse af digitale lægeerklæringer i forbindelse med kørekort. Er de yderligere sagsbehandling der kan effektiviseres eller automatiseres? Kan man f.eks. give borgere der får refunderet befordring, en stående bevilling frem for refusion bon for bon? Kan man effektivisere sagsbehandlingen i afdelingen i forbindelse med udstedelse af kørekort, så der frigøres arbejdstid? Kan man styre indsatsen for vejledning og service for borgere på tværs af forvaltningen, og dermed skabe helhed for borgeren? Emner for afbureaukratisering Skole og Børn Dagtilbudsområdet er pt. det område, der er i fokus, og der er på nuværende tidspunkt kommet ca. 50 forslag, som skal konkretiseres og kvalificeres. Forslagene er fremkommet indenfor følgende temaer: Indkøbssystemet og aftaler Samarbejde mellem dagtilbud og skole/ppr Administration, Ejendomsservice og HR Fokusteam Møder Udsat skolestart Pædagogisk tilsyn Dialogredskabet Hjerne og Hjertet Sprogvurdering De første 6 temaer er tværgående på hele Skole og Børns område, og det er derfor forventningen, at der både på Skole og Klubområdet samt på Børn og Ungeområdet vil komme tilsvarende forslag, der vil kunne føre til afbureaukratisering. Da Roskilde Kommune tidligere har været i gang med projekt Åbent Vindue er kendetegnene for de 50 forslag, at de vedrører justeringer og optimeringer af sagsgange og samarbejder, der sikrer fokus på tiden sammen med børnene. Samtidig viser en ny undersøgelse blandt syv dagtilbud i Roskilde Kommune, at de pædagogiske medarbejdere bruger 79,9 procent af tiden på samvær med børnene. Når der derudover fraregnes pauser, samtaler med forældrene og praktiske opgaver er der kun meget lidt tid, der anvendes på evt. unødig bureaukrati. Forventningen til Skole- og Klubområdet samt Børn og Ungeområdet er, at der tilsvarende vil komme forslag til justeringer af arbejdsgange og samarbejder. Emner for afbureaukratisering Social, job og sundhed Social, Job og Sundhed har indledt afbureaukratiseringsprojektet på handicapområdet, hvor der gennem en række indledende interviews af hhv. ledere og medarbejdere er fremkommet forskellige forslag til afbureaukratisering. Intentionen er at undersøge, om ressourcerne anvendes bedst muligt til gavn for borgerne.

5 Side5/6 På Center for Handicap ITC ses der muligvis et uhensigtsmæssigt omfang af møder mellem forvaltningen og Center for Handicap ligesom antallet af deltagere til møderne er mange. Der er ligeledes potentiale for afbureaukratisering i forbindelse med besættelse af tomme pladser, da tomgangspladser er uhensigtsmæssigt dyre. Endelig ses der et potentiale ved at få koordineret de forskellige handleplaner for borgerne (hhv. hjem og job) for at skabe et bedre pædagogisk grundlag for en sammenhængende indsats til gavn for borgerne. På Koglerne, bosted for voksne med handicap, opleves procedurerne i forbindelse med udarbejdelse af vagtplaner meget tunge; bl.a. kræver flytning af medarbejdere mellem afdelinger i huset godkendelse af HR. Ligeledes opleves der tunge sagsgange ved sygedagpengerefusion. Meget strikse regler vedr. borgernes elektroniske hævekort (medarbejderne må ikke kende borgerens kode), medfører omfattende og tung administration med opbevaring af kontanter, dagligt regnskab m.v. Også hos Koglerne er der forslag om at få koordineret de forskellige handleplaner, da den faglige viden i dag ikke anvendes tilstrækkeligt mellem bolig, job, aktivitet og samvær. Social, Job og Sundhed har ligeledes identificeret andre områder, hvor der er potentiale for afbureaukratisering. Dette arbejde er ikke indledt endnu. Det vedrører integrationsområdet, hjemmeplejen, beskæftigelsesområdet samt automatisering af administrative, manuelle arbejdsgange. På integrationsområdet er der igangsat et projekt omkring kompetenceudvikling af sagsbehandlernes koordinerende rolle, som har til formål at give bedre kvalitet i sagsforløbet og bedre resultater ift. borgeren. Indsatsen vil medføre en øget videndeling og tværfaglige beslutningsfora omkring sagerne. Og hertil ligger også en forventning om at kunne reducere de administrative skridt. Der er generelt et behov for at analysere arbejdsgange og administrative skridt på integrationsområdet, herunder niveauet for dokumentation, med henblik på at kunne prioritere den nødvendige tid til borgerne. På integrationsområdet er der ligeledes identificeret en bøvlet arbejdsgang ift. indskudslån på permanente boliger, som skaber forsinkelse og besværliggør arbejdet for boligselskaberne. Ligeledes oplever virksomhederne, at det er alt for bøvlet og tungt administrativt at samarbejde med kommunen omkring rekruttering af flygtninge. Vi gør allerede et stykke arbejde ved at hjælpe med blanketter og it-systemer. Der skal arbejdes videre med det. I hjemmeplejen tales der om unødvendig dokumentation. Det kunne være relevant at undersøge, om der findes unødig dokumentation, der ikke er lovbestemt og som med fordel kan fjernes for at lette arbejdet. Der ses desuden en mulighed for optimering af ruteplanlægningen, så medarbejderne i hjemmeplejen skal bruge mindst mulig tid på transport mellem besøgene, og så færrest mulige medarbejdere skal komme i borgerens hjem den enkelte dag. En eventuelt afbureaukratiseringsindsats vil ligge i forlængelse af den flowanalyse som Roskilde Kommune har fået udarbejdet. Beskæftigelsesområdet er kendt for et omfattende lovkompleks med mange regler og sanktioner. Inden for kort tid fremlægger regeringen - på utallige opfordringer fra kommunerne - forslag til regelforenkling, som forventeligt vil lette nogle tunge sagsskridt og således frigøre tid og ressourcer hos medarbejderne såvel som hos borgerne og dermed skabe mulighed for at styrke den aktive indsats. I forlængelse heraf er det relevant at gennemgå egne arbejdsgange og systemer for at analysere, om vi selv opbygger yderligere krav og procedurer i bestræbelserne på at få flere ledige i jobs.

6 Side6/6 Et eksempel på ændring af en arbejdsgang ses i spredningen af virksomhedskonsulenterne til de enkelte rådgiverteam, som har bidraget til at målrette og effektivisere indsatsen for de enkelte borgergrupper. Dette har dog samtidig tydeliggjort en koordineringsudfordring, hvor virksomhedskonsulenter fra de forskellige team og andre, opsøger de samme virksomheder med henblik på placering af ledige borgere. Det skaber unødigt bøvl. Der kan med fordel tilvejebringes et redskab til at få overblik over den jobrettede kontakt med virksomhederne. Der kan ligeledes arbejdes med en klarere delegering af kompetencer til mødeledere i tværgående teams, så de har kompetencen til at træffe beslutninger om ydelser og indsatser - også på tværs af områder. Dette vil bidrage til, at sagerne ikke skal frem og tilbage i en uendelighed og borgerne oplever en større mening og retning i mødet med forvaltningen. Der ligger et potentiale i at automatisere administrative, manuelle arbejdsgange, der frigør tid fra dokumentation og rutineprægede arbejdsgange, som medarbejderne i hele kommunen bruger meget tid på. På beskæftigelsesområdet gælder det fx betaling af lægeregninger, håndtering af ansøgning om kontanthjælp, sletning af personfølsomme oplysninger, der har overskredet tidsfristen for opbevaring. En øget automatisering af sagstrin vil også reducere omfanget af fejl, sikre lovmedholdelighed og bidrage til en øget transparens i arbejdsgangene.