Baggrund & forudsætninger

Transkript

1 1 Afbureaukratisering Undringspatruljen i Roskilde Kommune Baggrund & forudsætninger Direktionen har bedt om et oplæg til, hvordan Roskilde Kommune kan arbejde med afbureaukratisering med inspiration fra bl.a. Københavns Kommune og deres projekt: Meningssamlingen. Direktionen har særligt ønsket at undersøge, hvordan frontmedarbejderne kan inddrages i at forbedre og forenkle arbejdsgange og fjerne evt. regler, som hindrer optimal løsning af kerneopgaven. HR Udvikling har gennemført en analyse af feltet og på baggrund heraf udarbejdet forslag til organisering og design af forløb. Analysen peger på en række forudsætninger, der skal være til stede for, at der kan igangsættes et afbureaukratiseringsprojekt, som inddrager frontmedarbejderne og samtidig giver ny læring til organisationen både i linjen, men også på tværs. En af de væsentligste forudsætninger er, at projektet skal forankres ude i de enkelte direktørområder, hvor det sikres, at medarbejderne tæt på borgerne og den kommunale serviceopgave inddrages i processen omkring forenkling og forbedring af arbejdsgange, som både kommer borgere og medarbejdere til gode. Erfaringerne fra analysen viser, at størstedelen af regler og arbejdsgange stammer fra forvaltningen samtidig med, at det er et af de sværeste steder at foretage ændringer, da der ofte ligger enten en kontrolfunktion eller form for kvalitetssikring i arbejdsgange og regler. En anden forudsætning er derfor, at synliggørelse af problematikker og fokus på arbejdsgange eller uhensigtsmæssige regler skal ske i samspil og i dialog mellem forvaltning og frontmedarbejdere. En tredje forudsætning er, at der i hvert direktørområde udvælges enkelte områder/problemstillinger, som der arbejdes i dybden med, frem for at lave en overfladisk skøjteøvelse på hele direktørområdet. Det vil være mest givende at sætte ind der, hvor energien eller behovet er størst. Læring fra denne indsats kan efterfølgendes anvendes og udbredes til andre områder. Analysen viser, at der skal være en klar og tydelig beslutnings- og handlingstager, da det ellers ikke kan lykkes at implementere de forbedrings- og løsningsforsalg, som medarbejderne finder frem til. Manglende hurtig handling giver en mathed i organisationen, som kommer til udtryk i modløshed og resignation. En fjerde væsentlig forudsætning er derfor at afsætte de nødvendige ressourcer til at gennemføre projektet. Ressourcerne skal afsættes både centralt og decentralt. Der skal være en forståelse for, at det kræver en stor indsats at skabe de nødvendige forandringer og at iværksætte de konkrete tiltag. Formål Blikket og opfattelsen fra frontmedarbejdere og inddragelse af dem direkte i forandringsprocessen vil frigøre tid hos medarbejderne både centralt og decentralt til kerneopgaven og til at forbedre oplevelsen for borgeren ved at kigge på samarbejdsflader, strukturer og arbejdsgange i organisationen, som enten kan forenkles, optimeres eller helt fjernes. Formålet er, at: gå fra afsender til modtagerperspektiv - også i indretningen af organisationen

2 2 Afbureaukratisering Undringspatruljen i Roskilde Kommune Effekt have fokus på samarbejdsflader og reducere kompleksiteten for både borgere og medarbejdere ved at fjerne/ændre egne unødige regler, politikker, arbejdsgange og procedurer mellem forvaltning og institutioner bevæge os fra konsulent til facilitator, ved at anvende fælles metoder og værktøjer til dialog, samspil og handlinger mellem frontmedarbejder og forvaltning på nye måder. At der er skabt bedre oplevelse/service for borgerne i mødet med de forskellige dele af kommunen, ved at hvert direktørområde har fjernet/forenklet samarbejdsflader, regler og arbejdsgange, som har: - skabt mere tid til kerneopgaven - løftet fagligheden - skabt bedre forståelse af hinandens arbejde mellem forvaltning og frontmedarbejdere - skabt bedre udnyttelse af eksisterende ressourcer og kompetencer i organisationen - øget samarbejdet på tværs mellem fagområder og mellem forvaltning og frontmedarbejdere Organisering Direktionen udpeger programleder samt medarbejdere fra hvert direktørområde, der skal indgå i den tværgående projektgruppe. Der nedsættes en styregruppe bestående af direktionen og 2 3 medlemmer fra HMU. Styregruppen står for det samlede program og sikrer fremdrift i programmet, og leverancer til øvrige niveau. Programlederens primære rolle er at sikre fremdrift i projekterne i de enkelte direktørområder, at sikre opsamling til styregruppen for dermed at bane vejen for handlinger både i linjen og på tværs, ligesom der skal ske opsamling til HMU og det politiske niveau. Den tværgående projektgruppe indgår i den samlede proces med opdagelse, design, test og spredning. Projektgruppens primære rolle er at være opsøgende, lyttende og anerkendende; og sikre at frontmedarbejderne deltager i projekterne. Projektgruppen er samtidig facilitatorer i de tiltag, som igangsættes med henblik på afbureaukratisering. (se figur næste side)

3 3 Afbureaukratisering Undringspatruljen i Roskilde Kommune Organisation Afbureaukratisering i Roskilde Kommune Undringspatruljen ØU Orientering august 2017 Følger programmet gennem tilbagemeldinger Status juni 2018 Direktion Styregruppe suppleret med HMU-medlemmer Udpege medarbejdere til tværgående projektgruppe Vælge områder till kortlægning Definere leverancer i projektet samt til politisk niveau Program for afbureaukratisering - Programleder placeret centralt - Facilitering af den tværgående projektgruppe og proces - Sikring af fremdrift og opsamling til styregruppe - Kvartalsvis tilbagemelding til styregruppe samt øvrige leverancer Tværgående projektgruppe - Sammensættes af konsulenter fra hvert direktørområde udpeget af direktionen - Varetager proces med opdagelse og design - Gennemfører og faciliterer pojekter i de enkelte direktørområder og på tværs - Er med til at sikre deling af viden og spredning af effekter - Er med til at producere leverancer til ledelses- og politisk niveau HMU Udpege medlemmer til styregruppe HMU følger programmet løbende gennem styregruppe samt via halvårlige orientering om status på HMU's møder. By, kultur og miljø Social, job og sundhed Skole og børn Økonomi og ejendom Kommunaldirektøren

4 4 Afbureaukratisering Undringspatruljen i Roskilde Kommune Faser i programmet Styregruppen og HMU præsenteres for projekter Kortlægning og analyse Inddragelse af frontmedarbejdere Brugerrejser Antropologiske undersøgelser Design Inddragelse af MED Udvikling af projekter Tids- og projektplan Facilitering og metodevalg Igangsættelse af projekter i udvalgte områder Formidling af projekter Brugerrejser Indsamling af effekt og resultater Spredning Opsamling af viden Deling af viden Nye tiltag? Opdagelse Test Styregruppen udvælger områder Styregruppen og ØU præsenteres for effekt og resultater August oktober november december januar maj juni 2018

5 5 Afbureaukratisering Undringspatruljen i Roskilde Kommune