Peak Consulting Group er en førende skandinavisk management konsulentvirksomhed

Transkript

1 Gevinstrealisering Hvordan skaber og vedligeholder du en retvisende og realiserbar business case, og samtidigt undgår fælder som dobbelttælling af gevinster og Matadorpenge. Helle Russel Falholt Projektværktøjsdagen 24. oktober 2012

2 Til reflektion 2

3 Peak Consulting Group er en førende skandinavisk management konsulentvirksomhed Finans Energi Offentlig Ydelser Governance og Porteføljestyring Ledelse af projekter og forretningstransformationer Business case og gevinstrealisering Implementering af Best Practice Fakta Peak team på 50 mand arbejder ud af kontorer i København og Oslo, men hjælper kunder på tværs af Europa. Life Science Andre sektorer Vidensnetværk Peak har etableret og kører en række kompetence netværk indenfor bedste praksis, og er involveret i forskning med ledende universiteter. Certificeringer Peak er den højest certificerede skandiviske virksomhed 3

4 Peak driver netværk indenfor Best Practices samt har forskningssamarbejde med ledende universiteter PMO Forum For ledere der er ved at etablere et PMO eller allerede har etableret et PMO, der ønsker sparring og inspiration fra ligesindede, samt indsigt i den seneste forskning Executive Forum For virksomhedsdirektører der ønsker at holde sig opdateret på kobling imellem strategi definition og strategi eksekvering Agile Forum For udviklingschefer, projektchefer og andre ledere med fokus på styringsproblematikker og ledelse af agile udviklingsprojekter Offshore Forum Nyetableret forum med fokus på succesful etablering og samarbejde med af projektorganisationer i Asien. 4

5 Business casen er et projekts vigtigste beslutningsdokument!. og afklarer om projektet er: 1. Levedygtigt - Pengene værd? 2. Ønskværdigt Noget som vi burde beskæftige os med? 3. Opnåeligt kan vi gennemføre den nødvendige forandring? 5

6 Hvorfor er det så så svært? 1/2 38% af besvarelserne i et survey indrømmede åbent at de havde overdrevet gevinsterne for at få godkendt finansieringen [ Ward ] den planlagte, systematiske, overlagte fejlagtige angivelse af omkostninger og gevinster med henblik på at få et projekt godkendt - Sagt på en anden måde: De lyver! [ Flyvbjerg et al ] 6

7 Hvorfor er det så så svært? 2/2 Der indregnes kun selve udviklings- og investeringsopgaven Der indregnes ikke interne timer Der fokuseres på leverancer ikke på gevinster Der fokuseres på Strategiske mål ikke gevinster i projektet Dobbelt/trippel tælling i projekt og mellem projekter Ingen direkte sammenhæng mellem leverancer og gevinster Uengageret styregruppe! 7

8 Livscyklus for en Business Case Idé Analyse Udvikling Implementering Realisering Business Casen Gevinstrealiseringsplan Gevinstrealiseringsrapport

9 Forudsætningsdiagrammer 9

10 Hvorfor er det så så svært? 2/2 Der indregnes kun selve udviklings- og investeringsopgaven Der indregnes ikke interne timer Der fokuseres på leverancer ikke på gevinster Der fokuseres på Strategiske mål ikke gevinster i projektet Dobbelt/trippel tælling i projekt og mellem projekter Ingen direkte sammenhæng mellem leverancer og gevinster Uengageret styregruppe! 10

11 Hvad er risikoen ved at afhjælpe et strukturelt problem med værktøjer.. at vi bliver rigtig gode til at udfylde skabeloner! Arbejdet med en god Business Case starter før projektet formuleres. af styregruppen! 11

12 Løs det rigtige problem! Hvad er værdien ved at adressere? Problemstilling/ mulighed Mulig løsning: 1. Lad være 2. Lidt 3. Meget 4. Fordele: 1. Nemmere at begrænse omfanget, fordi fokus holdes på målet 2. Bedre vurdering af ændringsønsker 3. Mere åbenhed overfor alternative løsninger 4. Lettere at opdage, hvis grundlaget for projektet forsvinder 12

13 En stopurs undersøgelse af lægernes arbejde viste at patienter får 25% af lægernes tid Yngre læger bruger langt den største del af deres arbejdstid foran computeren eller på at vente, viser en stopursundersøgelse, som deres fagforening har foretaget. De yngre læger bruger kun 25 procent af deres daglige arbejdstid sammen med patienterne. Resten af arbejdstiden bruges foran computeren på at skrive journaler og dokumentere og bestille behandling, hvis ikke lægerne bruger den på ren ventetid. Det viser en stopursundersøgelse, som fagforeningen Yngre Læger har foretaget. På 13 forskellige hospitalsafdelinger i Danmark har lægestuderende fulgt 24 yngre læger på vagt med et stopur, og resultatet dokumenterer, mener de yngre læger, at kravene om dokumentation og kontrol er gået over gevind. 'Uhyggeligt lavt'»det kommer ikke som nogen overraskelse, at vi ikke bruger meget tid på patienterne, men det er overraskende, at det er så slemt, at vi kun bruger 25 procent af arbejdstiden. Det er uhyggeligt lavt«, siger Lisbeth Lintz, der er formand for Yngre Læger.»Patienterne vil vide, hvad de fejler, og hvordan de kan behandles, men den del af arbejdet nedtones, fordi vi skal sidde og vente foran en computer, eller fordi vi venter på overhovedet at kunne komme til en computer«. Den største del af arbejdstiden 55,7 procent brugte de yngre læger på»indirekte patientrelaterede opgaver«, viser stopursundersøgelsen. Otte procent af tiden venter vi. Vi venter f.eks. på langsomme og dysfunktionelle it-systemer eller bare på en ledig computer.

14 Arbejdet begynder før projektet starter Idé Analyse Udvikling Implementering Realisering Den diskussion bør startes her! 14

15 I Business Casen bør gevinsterne være detaljerede Være afstemt efter virksomhedens målsætninger og strategi Kunne spores ud fra de outputs og resultater, projektet leverer Kvantificeret (med tolerance) Målbare Tildelt 15

16 Gevinstoversigt / Benefit Map Projekt leverance Forretnings forandring Gevinst Hovedgevinst Forretningsmål Dette angiver de produkter, værktøjer eller services, som skal leveres af projektet og være forudsætningen for forandringen Dette er forandringen, som skal ske. Ellers kan der ikke opnås en gevinst. Dette er en umiddelbar gevinst, som opnås. Dette understøtter de efterfølgende gevinster (hovedgevinsterne). Dette er hovedgevinsten det man forventer at der skal komme ud af det. Dette er det forretningsmæssige mål man har i virksomheden (og dermed også i projektet, da disse skal være koblede).

17 Gevinstoversigt / Benefit Map Træning af kundeservice personale Ét overblik over alle kundens data og sager 3 minutters sparet procestid per skade 12,5 % højere kundetilfredshed Nyt skadessystem Business Intelligence Data værktøj Automatisk identificering af forsikringsfusk 10% kost reduktion ved besparelse på licenser og hardware Realisering af besparelser for 200 millioner i kommende år Ændrede processer for evaluering af skader Flere evalueringer af mistanker 5% færre udbetalinger af skader Projekt leverance Forretnings forandring Gevinst Hovedgevinst Forretningsmål

18 En stopurs undersøgelse af lægernes arbejde viste at patienter får 25% af lægernes tid Yngre læger bruger langt den største del af deres arbejdstid foran computeren eller på at vente, viser en stopursundersøgelse, som deres fagforening har foretaget. De yngre læger bruger kun 25 procent af deres daglige arbejdstid sammen med patienterne. Resten af arbejdstiden bruges foran computeren på at skrive journaler og dokumentere og bestille behandling, hvis ikke lægerne bruger den på ren ventetid. Det viser en stopursundersøgelse, som fagforeningen Yngre Læger har foretaget. På 13 forskellige hospitalsafdelinger i Danmark har lægestuderende fulgt 24 yngre læger på vagt med et stopur, og resultatet dokumenterer, mener de yngre læger, at kravene om dokumentation og kontrol er gået over gevind. 'Uhyggeligt lavt'»det kommer ikke som nogen overraskelse, at vi ikke bruger meget tid på patienterne, men det er overraskende, at det er så slemt, at vi kun bruger 25 procent af arbejdstiden. Det er uhyggeligt lavt«, siger Lisbeth Lintz, der er formand for Yngre Læger.»Patienterne vil vide, hvad de fejler, og hvordan de kan behandles, men den del af arbejdet nedtones, fordi vi skal sidde og vente foran en computer, eller fordi vi venter på overhovedet at kunne komme til en computer«. Den største del af arbejdstiden 55,7 procent brugte de yngre læger på»indirekte patientrelaterede opgaver«, viser stopursundersøgelsen. Otte procent af tiden venter vi. Vi venter f.eks. på langsomme og dysfunktionelle it-systemer eller bare på en ledig computer.

19 Gevinstoversigt / Benefit Map Træning af kundeservice personale Ét overblik over alle kundens data og sager 3 minutters sparet procestid per skade 12,5 % højere kundetilfredshed Nyt skadessystem Business Intelligence Data værktøj Automatisk identificering af forsikringsfusk 10% kost reduktion ved besparelse på licenser og hardware Realisering af besparelser for 200 millioner i kommende år Ændrede processer for evaluering af skader Flere evalueringer af mistanker 5% færre udbetalinger af skader Projekt leverance Forretnings forandring Gevinst Hovedgevinst Forretningsmål

20 Forstå projektets gevinster Benefit profiles Uddrag af gevinstprofil: Gevinstbeskrivelse (hvilken ændring ønskes?) Sammenhænge til andre gevinster og leverancer (forudsætninger og afhængigheder Hvem vil opleve en ændring? (gevinstmodtager) Hvornår vil den ønskede gevinst kunne måles (start-slut) Hvilken forretningsmæssig forandring skal gennemføres for at opnå gevinsten Hvem er ansvarlig for at gennemføre forandringen (gevinstejer eller en af ham tildelt) Hvordan skal gevinsten måles? Nulpunktsmåling? Input til: Gevinstrealiseringsrapport Gevinstrealiseringsplan Business Case 20

21 Vigtigste succeskriterier - Styregruppen Stil de rigtige ressourcer til rådighed Stil krav: Til styregruppen selv Til teamet Vær klar over, hvilke gevinster, I køber Stil spørgsmål 21

22 Kontakt Helle Falholt Tel For mere inspiration peakconsulting.dk/cases peakconsulting.dk/publikationer peakconsulting.dk/masterclass peakkurser.dk De bedste mødes på toppen peakconsulting.dk