PDF/A. PDF/A for AFP-Brugergruppen. den 11. maj 2011 Sørup Herregård

Transkript

1 PDF/A PDF/A for AFP-Brugergruppen den 11. maj 2011 Sørup Herregård

2 PDF/A Præsentation Hvad er PDF/A Do s and Don ts Fordele ved PDF/A Hvordan danner man PDF/A Hvordan verificerer man at ens PDF/A er korrekt Hvem bruger PDF/A Lovgivning / anbefalinger Er der nyt på vej for PDF/A

3 Præsentation Michael Fray Software Innovation A/S PDF/A Competence Center Præsident, CDM Europe Bestyrelsesmedlem, DIMO Formand, DIMO ECM-erfagruppe Forfatter til ECM Enterprise Content Management: ISBN

4 Hvad er PDF/A PDF for Archiving - ISO-standard for hvordan elektroniske dokumenter skal gemmes med henblik på langtidsarkivering i PDF-formatet. Den officielle ISO standard hedder ISO :2005 Bygger på PDF version 1.4 (Acrobat 5 +) PDF/A-1b - Eksakt visuel reproduktion af dokument PDF/A-1a - Eksakt visuel reproduktion af dokument PLUS oplysninger om tekst i Unicode format samt dokumentets opbygning. Robust og veldefineret format til arkivering af PDFdokumenter

5 PDF/A-1b Ensartet gengivelse af tekst og andet indhold Ikke nogen garanti for at den integrerede tekst er forståelig og let læselig.

6 PDF/A-1a Tekst kan udtrækkes Mobile enheder (re-flow) Tilgængelighed - Tagged PDF Logisk struktur intakt Tilgængelighed Tagging = Pain in the. Acrobat

7 Det skal man PDF/A-1b + PDF/A-1a Indlejrede fonte Farveprofiler uafhængige af enheder XMP Standardiseret metadata (forfatter, emne, indhold, nøgleord, dato skabt, dato ændret, udgiver etc.) PDF/A-1a Tags opmærkning af indhold

8 Det må man ikke.. Bookmarks og links - Kan være der, men skal være inaktive Formularfelter - Tekst er ok Knapper - ingen handlinger JavaScript - ingen handlinger Annotationer - standard er tilladt Lyd og video - Forbudt Inkluderede filer - Ingen filer med eksterne afhængigheder Transparens Lag (Layers) - (PDF/A-2) JPEG2000 Komprimering - (PDF/A-2)

9 Fordele ved PDF/A Nem adgang på alle platforme Søgning i tekst Filstørrelse (F.eks. i forhold til Word og TIFF) Optimering Tekst for sig Billeder for sig Metadata Adgang til dokumentstruktur (PDF/A-1a) Personer arbejder bedre med farvedokumenter Kan åbnes om mange mange år

10 Skabe PDF/A Printe Gemme som Konvertere scannede dokumenter Konvertere PDF og andre formater

11 PDF/A Producers PDF Tools 3-Heights PDF Producer LuraDocument PDF Compressor PDFlib 7 3-Heights Image to PDF Converter DocBridge Mill - Compart pdfapilot Callas (Klar til PDF/A-2)

12 Konvertering AFP til PDF/A Compart - DocBridge Case:

13 Verifikation af PDF/A

14 Adobe Acrobat

15 Validering pdfapilot PDF Appraiser PDF Checker PDF/A Live 3-Heights PDF Validator Adobe Acrobat / Preflight Liste: alidate

16 Isartor Test Suite Validerer Validatorene Til PDF/A-1b t_suite

17 Hvem bruger PDF/A?

18 Lovgivning / anbefalinger 29/ Konklusionspapir om anvendelsen af åbne standarder for software i det offentlige Ikke-redigerbare dokumenter Alle offentlige myndigheder vil med virkning fra 2010 være forpligtede til at afsende dokumenter til borgere og virksomheder, der skal læses, men ikke redigeres, i PDF/A-1. Det samme gælder, når myndigheder publicerer dokumenter, der skal læses og ikke redigeres, på myndighedernes hjemmesider

19 Lovgivning / anbefalinger 31/ Politisk enighed om åbne standarder Offentlige myndigheder vil fortsat være forpligtede til at kunne modtage dokumenter fra borgere og virksomheder i alle udbredte formater, herunder ODF og OOXML, ligesom offentlige myndigheder fortsat skal sende dokumenter til borgere og virksomheder i formatet PDF/A-1.

20 Lovgivning / anbefalinger PDF/A-1a og Netpublikationer Som udgangspunkt forventes det, at PDF-dokumenter genereres til at overholde niveau A i specifikationen, også kaldet PDF/A-1a, så det overholder"konklusionspapir om anvendelsen af åbne standarder for software i det offentlige". Erfaringer med PDF-A/1a Derudover anbefaler OIO-komiteen, at PDF-filerne gøres tilgængelige. Det kræver blot en del planlægning i tilblivelsesprocessen for dokumenterne - og lidt ekstra redigering efterfølgende. KIA har udviklet vejledninger til at hjælpe med dette arbejde.

21 Noget nyt? PDF/A-2 PDF/UA Tilgængelighed

22 PDF/A-2 Bygger på ISO (PDF 1.7) OpenType Fonte JPEG 2000 Transparens PDF Lag for Optional Content Skal IKKE erstatte PDF/A-1 PDF/A-1 -> PDF/A-1b og PDF/A-1a PDF/A-2 -> PDF/A-2b, PDF/A-2u og PDF/A-2a b (= basic) Eksakt visuel gengivelse af dokument u (= unicode) Som b + oplysninger om tekst i unicode format a (= accessible) Som u + oplysninger om dokumentets opbygning (tagged PDF)

23 PDF/UA Kvalitetsstandard Draft ISO/AWI Sikre tilgængelighed Baseret på ISO :2008 (PDF Version 1.7) I draft som ISO/DIS Forventes til oktober es/pdfua

24 Tilgængelighed PDF Accessibility Checker (PAC)

25

26 PDF/A Competence Center

27 PDF/A Competence Center? En industriorganisation Formål: At fremme udveksling af informationer, viden og erfaring med langtidsarkivering i overensstemmelse med ISO (PDF/A) Arbejde med ISO standarden Nationale repræsentanter i ISO komite Seminarer og konferencer Tekniske arbejdsgrupper (TWG) Tekniske noter og dokumenter Input til ISO komiteen

28 DIMO 1. Servicegruppen (Tidl. postrumsgruppen) 2. Flowgruppen 3. Format og arkiv Bl.a. PDF/A 4. ECM Ture, virksomhedsbesøg og arrangementer Er både for brugere og leverandører!

29 CDM Europe Fællesskab af europæiske foreninger med fokus på Enterprise Content Management

30 Målsætninger Strategisk netværk til at samle organisationer, der beskæftiger sig med ECM Støtte medlemmerne i at opfylde deres roller og ansvar som ECM/EDH/ESDH organisationer Øge bevidstheden om ECM Teknologi- og videndeling Lette samarbejder mellem lokale foreninger, lokale leverandører af løsninger og services samt partnere i Europa

31 Arrangementer april Digitaliser Danmark 2011 Digitaliseringskonferencen - digitaliser.dk september DMS EXPO - dmsexpo.com 29. september Digitaliseringsmessen - digitaliseringsmessen.dk

32 Papirfri dag oktober 2011 København CDM Europe konference

33 Kontaktinfo Michael Fray Mob Twitter: LinkedIn: PDF/A Software Innovation: