WebLager brugervejledning. Version Opdateret af Solveig Ketelsen

Transkript

1 WebLager brugervejledning Version 2.02 Opdateret af Solveig Ketelsen

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Log på WebLager.dk Borger Sagsbehandler WebLager skærmbilledet 5 3. Mit hus, simpel søgning Visning af søgeresultater 6 4. Avanceret søgning Søgemetoder Søgekombinationer Tilpas resultatvisning i avanceret søgning Identificerede personfølsomme ord Forhåndsvisning Redigering af sag Rediger metadata Upload dokument Vis versioner Slet sag Send QuickLink Rediger metadata på flere sager GIS Søgning og visning af sager via kort Åbne kortet Søgning via kortet Automatisk søgning Luk kort Introduktion til Online redigering Redigere i dokumentet Administration Registrer ny sag Gendan slettet sag Sager med udgåede adresser og matrikler Adressegrupper/Matrikelgrupper Adressebeskyttelse System Systemindstillinger System statistik Brugeradministration Rolle og tilladelse Opret bruger Rediger/deaktiver bruger Virksomhedsadministration Opret bruger til virksomhedsadgang Søg/rediger virksomhedslogin Bruger opsætning Skift adgangskode Log ud parametre Hjælp Brugervejledning Online support Rediger dokument online redigering 26

3 1. Indledning WebLager er et web-baseret byggesagsarkiv, der fungerer som arbejdsværktøj for landets kommuner, således at byggesagsbehandlere kan fremfinde byggesager nemt og hurtigt. Ved hjælp af "Avanceret søgning" er det muligt at kombinere søgningen med flere kriterier, der gør det endnu lettere at finde en specifik byggesag blandt mange. Samtidigt er det muligt at stille byggesager til rådighed for borgere i forbindelse med offentlig adgang til arkivet. WebLager kendetegnes ved at det: Kan anvendes af kommunens borgere og/eller samarbejdspartnere. Håndterer såvel offentlige som ikke offentlige byggesager. Lader sagsbehandlere og borgere finde de ønskede byggesager på kort tid. Lader sagsbehandlere fritekstsøge på tværs af arkivet. Har fuld sporbarhed, dvs. sager overskrives ikke, men der genereres nye versioner ved rettelser. Kan integreres med alle åbne sagssystemer. WebLager håndterer over 6,5 millioner sager for danske kommuner. Det siger sig selv at et system med mange hundrede tusinde brugere skal være stabilt og velfungerende. Vi er stolte over at WebLager har en oppetid på næsten 100%. I WebLager kan sagsbehandlere søge på en vilkårlig kombination af de registrerede data, dvs. eksempeltvist kan man få alle de sager der: 1. er fra er placeret på Axeltorv. 3. indeholder teksten "brandsyn". 4. ikke indeholder teksten "afslag". Alle browsere kan bruges. Eksempelvis Windows Internet Explorer, Firefox og Google Chrome. Der kan dog være små forskelle i visningen på skærmen alt efter hvilken browser man bruger. Hvis der bruges Windows Internet Explorer anbefaler vi, at der anvendes den nyeste version, og ikke ældre end version 10. Skulle du have spørgsmål kan du kontakte vores support ansvarlige, ved at sende en henvendelse via support knappen eller kontakte os direkte på Side 3

4 2. Log på WebLager.dk Der er to adgange til WebLager, borger og medarbejder. Som borger er der adgang til alle offentlige sager i de kommuner, som har valgt offentlig adgang. En medarbejder er oftest tilknyttet én kommune, hvor man også kan se interne sager og afhængig af rettighed også kan redigere dem. 2.1 Borger Som borger behøver man ikke brugernavn eller adgangskode. Det er derfor nok at klikke på den ønskede kommune. Træk evt. i rullepanelet for at komme frem til den ønskede kommune. Figur 2-1 Velkomstbilledet på Weblager.dk. Borgere kan logge ind direkte ved at klikke på den ønskede kommune. Sagsbehandlere skal vælge Adgang med login. 2.2 Sagsbehandler For at få adgang til interne sager og arbejde i WebLager skal der logges ind med brugernavn og adgangskode. 1. Klik på Adgang med login under listen med kommuner. Eller brug genvejen 2. Indtast Brugernavn (mailadressen). 3. Indtast Adgangskode, den angivne adgangskode kan senere ændres. Se Skift adgangskode side Klik på Log ind. Figur 2-2 Login billedet for sagsbehandlere. Side 4

5 2.3 WebLager skærmbilledet Der er forskel på mulighederne for borgere og sagsbehandlere, derfor er der flere menuer for sagsbehandlerne. Menuen Mit Hus er ens for begge brugergrupper. Figur 2-3 Forsiden for borgere. Det er muligt at skifte kommune. Figur 2-4 Forsiden for sagsbehandlere. Sagsbehandlere har kun adgang til den aktuelle kommune. Side 5

6 3. Mit hus, simpel søgning Der er to muligheder for søgning i WebLager. En simpel søgning, hvor der søges efter sager ud fra adresse, matrikel eller ejendomsnummer. Denne søgefunktion er tilgængelig for både borgere og sagsbehandlere. Derudover har sagsbehandlere mulighed for avanceret søgning, hvor der bl.a. også kan søges ud fra årstal, journal nr., fritekstsøgning m.m. og kombinere dem. Dette bliver gennemgået under Avanceret søgning side 9. I dette afsnit gennemgås simpel søgning i Mit hus. Søgning af sager ud fra adresse: 1. Vælg Mit hus på menulinjen. 2. Vælg Adresse. 3. Skriv vejnavn eller klik på pilen til højre og vælg vejnavn. 4. Skriv eller vælg på samme måde husnummer. 5. Klik på Søg, hvorefter listen med sager vil fremkomme nedenunder. Samme metode benyttes til søgning ud fra matrikel og ejendomsnummer. Ved ejendomsnummer indtastes det aktuelle ejendomsnummer. Figur 3-1 Menuen Mit hus. Her er der mulighed for at søge på hhv. adresse, matrikel og ejendomsnummer. Hvis intet er valgt, søges der automatisk ud fra adresse. Hvis en adresse eller matrikel vises med rødt, betyder det at adressen er udgået. Hvis den aktuelle adresse ikke findes på listen, betyder det at WebLager ikke har nogle sager liggende på den aktuelle adresse. 3.1 Visning af søgeresultater Resultatet af visningen vil blive vist som på Figur 3-2. Der er to muligheder for at åbne en sag. Enten ved at klikke på internetprogrammets egen pdf fremviser eller ved at bruge vores egen tilpassede fremviser, som symboliseres med et øje,. Den er browseruafhængig og derfor ikke så følsom overfor diverse opdateringer af internetprogrammet. Sager med hængelås eller gråt er kun tilgængelige for sagsbehandlere med rettighed til at åbne interne sager. Hvis en borger vil have adgang til sagen, skal han kontakte kommunen. Side 6

7 Figur 3-2 Visning af søgeresultatet i Mit hus PDF-fremviser, I modsætning til den generelle PDF-fremviser indlæses siderne løbende, dvs. de første sider bliver vist, inden alle sider er blevet hentet, hvilket betyder at ved meget store dokumenter vil det være muligt at begynde at læse de første sider inden alt er blevet overført. Figur 3-3 Eksempel på egen tilpasset pdf viewer. Som det kan ses på ovenstående vises dokumentet på samme måde som øvrige PDF-fremvisere. Side 7

8 Tænd/sluk sidepanel Valg af side Zoom Udskriv Funktioner (Roter) Søg ctrl+f Fuld skærm visning Gem/ Download Nedenstående giver et overblik over de muligheder der er i denne PDF-fremviser. Figur 3-4 Menulinjen på Pdf fremviseren Søgefunktionen har flere muligheder end den almindelige fremviser i Explorer. Det er fx muligt at begrænse søgning på små og store bogstaver samt få alle hits fremhævet på én gang. Figur 3-5 Søgefunktion, den fremkommer ved at klikke på luppen på menulinjen. Side 8

9 4. Avanceret søgning I Avanceret søgning har sagsbehandlere mulighed for at søge på flere forskellige metadata og kombinere disse søgninger. Figur 4-1 Avanceret søgning, der kan søges på flere områder på én gang. Husk at klikke på Søg ved hver søgning. 4.1 Søgemetoder Der er forskellige former for søgeangivelser afhængig af hvilken type data der ledes efter. Disse er her efterfølgende beskrevet og grupperet efter metode Søgning efter adresse, matrikel eller ejendomsnummer For at fremfinde fx et vejnavn, kan vejnavnet (eller dele af vejnavnet) skrives i feltet eller klik på pilen til højre og vælg vejnavnet. Der kan søges på enten adresse eller matrikel. Dvs. hvis du har en søgning stående på adressen og derefter vælger at søge på en matrikel, fjernes søgningen på adressen automatisk og omvendt. Bemærk at de røde husnumre er indikation for at det er en udgået adresse Søgning efter journal nummer, kategori eller tilladelse Ved søgning på journalnummer, skal der angives det præcise journalnummer. Kategorien kan vælges ud fra listen. Ved tilladelse kan der vælges om man vil søge efter interne, offentlige eller begge Søgning efter årstal, scan ID, eller global ID Årstal Her kan der søges efter et præcist årstal, flere bestemte årstal, en bestemt periode eller e n kombination af disse. Præcist årstal: 1990 Flere årstal: 1985,1990 (bemærk de er adskilt af et komma) Periode: (- mellem start og slut året, begge årstal er incl.) Kombineret: 1990, OBS. Hvis I har valgt at skrive datoen på anden vis, er det vigtigt at den bliver skrevet på samme måde her. Søgning på scan ID og global ID foregår på samme måde med brug af henholdsvis komma og bindestreg. Side 9

10 4.1.4 Søgning i teksten Ved søgning i teksten, søger WebLager i selve dokumenterne, hvis OCR er valgt af kommunen. Til dette er der forskellige tegn, hvormed søgningen kan afgrænses/udvides. Princippet kendes fra søgemaskinerne på Internettet fx Google, Yahoo m.m. * Erstatter dele af ordet eller endelser. Det kan benyttes, hvis ordet står i flere bøjninger eller hvis OCR ikke har registreret ordet helt præcist. Fx Andersen/Anderson. Søg derfor på Ander*n Søger efter en bestemt tekststreng. Dvs. der søges præcist efter det, der står mellem de to anførselstegn, der skelnes ikke mellem store og små bogstaver. Bo Andersen - Udelader ordet. Hvis fx Bo Andersen giver for mange resultater, kan der suppleres med fx - carport. Derved findes de sager hvori der ikke står carport. Bo Andersen carport Der søges kun i tekster, hvor der er genereret OCR Søgning i kommentarer Søgning i kommentarer foregår på næsen samme måde som i teksten. Her er det nok kun at skrive dele af en tekst. I stedet for *, skal der i kommentarer i stedet bruges % 4.2 Søgekombinationer Flere felter i avanceret søgning kan udfyldes for at få det bedste resultat. Nogle gange er søgningen for bred og skal snævres lidt ind, andre gange søges for smalt i starten. Ved fritekst søgning, kan det også være hensigtsmæssigt at prøve alternative ord. Ligesom ved søgning på Internettet. Eksempler på søgningsforløb: Søgeemne: Afgrænse søgning Der søges efter en sag fra 90 erne på SDU i Odense, Campusvej 55 Sprede en søgning - finde alternativer Der skal findes tegninger for afløbssystemet ved Skårup skole 1. søgning Adresse= Campusvej 55: Søg i tekst = Skårup skole kategori = afløb Søgeresultater: ingen resultater. 2. søgning Adresse = Campusvej 55 Kategori Offentlige bygninger, uddannelsesinstitutioner Søgeresultater=19 3. søgning Adresse = Campusvej 55 Kategori Offentlige bygninger, uddannelsesinstitutioner Årstal Søgeresultat 1. Søg i tekst = Skårup skole afløb Søgeresultater=10 Søg i tekst = Skårup skole kloakplan Søgeresultat=1 Side 10

11 Figur 4-2 Eksempel på søgning i flere felter for at afgrænse søgerresultatet. 4.3 Tilpas resultatvisning i avanceret søgning Ved at klikke i feltet Vis standard visning vil det være muligt selv at vælge hvilke metadatakolonner, der skal vises. På den måde kan søgeresultatet tilpasses det aktuelle behov. Administratorer kan sætte Vis standard visning som standard til når WebLager åbnes, se Systemindstillinger side Vis/skjul søgekriterier Ved funktionen skjul søgekriterier, kan der vises mange flere søgeresultater på skærmen ad gangen. Vis/skjul vælges ved at trykke på henholdsvis det lille +/- til venstre for overskriften Avanceret søgning. Klik på - ud for Avanceret søgning. Hvorefter søgekriterierne vil skjules: Figur 4-3 Søgeresultat med skjulte søgekriterier. Klik på + for at få søgekriterierne vist igen. Det er stadig muligt at redigere sager, mens søgekriterierne er skjult. Klik på + til venstre for Avanceret søgning for at få vist søgekriterierne igen. Søgekriterierne kan skjules i både i Vis kort visning og i Vis standardvisning. Side 11

12 4.3.2 Tilføj/fjern kolonner m.m. i resultatvisning Søgeresultatet kan tilpasses fuldstændigt efter eget behov både i forhold til bredden af kolonnerne og hvilken rækkefølge de skal vises i. - Når man har gemt opsætningen vil kolonnerne vises på samme måde næste gang Vis standard visning bliver valgt. Fremgangsmåde til tilpasning af søgeresultatet: 1. Klik på Vis standard visning, hvis det ikke allerede er valgt. 2. Klik på Definer kolonner, hvorefter nedenstående skærmbillede vises. 3. Vælg det ønskede udseende og klik Gem. Figur 4-4 Dialogboks til tilpasning af visning af søgeresultater. Se nedenstående, hvad de enkelte dele står for. Tilgængelige kolonner Valgte kolonner Bredde Rækkefølge er kolonner som pt. ikke vises, men er til rådighed og kan vælges ved at klikke på den. Den sidst valgte, vil altid placere sig nederst. er de kolonner som pt vises. De kan fjernes ved at klikke på fluebenet. Med dette menes kolonnebredden og det tal der står, er den bredde som det vises med pt. For at ændre bredden skrives et nyt tal i feltet. er rækkefølgen kolonnerne vises i. Ved at trykke på henholdsvis pil op/ned, kan rækkefølgen ændres. OBS. Bemærk at ændringerne med det samme vises i søgeresultatet, således det er nemt at se om ændringerne er som ønsket. Gem Annuller Standard Ryd gemmer og skjuler tilpas visning af søgeresultatet. annullerer ændringerne og skjuler tilpas visning af søgeresultatet. sætter de oprindelige kolonnebredder og vælger de samme kolonner som ved kort visning. flytter alle valgte kolonner, så det er muligt at vælge forfra. Hvilket kan være hurtigere end at ændre på rækkefølgen. Bredden ændres ikke. 4.4 Identificerede personfølsomme ord Ved tilpasning af søgeresultatet er det også muligt at vælge kolonnen: Identificerede personfølsomme ord. Deri i vises de ord, som er fundet ved en personfølsom kørsel Side 12

13 4.4.1 Personfølsom kørsel Hvis der skal gives adgang for offentligheden kræver Datatilsynet at persondatalovens krav overholdes. Dansk Scanning kan gennemsøge vha. OCR hele arkivet for personfølsomme ord samt cpr numre. Kontakt os for yderligere information. Hvis en sag indeholder personfølsomt ord eller cpr gøres sagen intern. I kolonnen Identificerede personfølsomme ord vises de ord, der har medført at dokumentet er gjort intern. Figur 4-5 Søgeresultat med kolonnen "Identificerede personfølsomme ord". Bemærk når et CPR-nr. findes, vises kun de seks første cifre. 4.5 Forhåndsvisning Ved at aktivere minivindue, er det muligt at få vist første side af sagen. Dette gør det nemmere når man skal danne sig et overblik over hvilken sag, der er relevant at åbne. Forhåndsvisning 1. Sæt flueben ved Vis minivindue. 2. Hvil musen ved pdf ikonet. Der vises kun minivindue ved offentlige sager. Figur 4-6 Vis minivindue. Ved visning af minivinduer er det altid den første side i dokumentet der bliver vist. Ligesom i menuen Mit hus vises sagen i sin helhed ved at klikke på sags ikonet, - enten pdf ikon eller hængelåsen, hvis man har rettighed til det. Side 13

14 5. Redigering af sag En sag kan redigeres ved at vælge funktionen Mere ud for hver sag. Derved fremkommer mulighederne: Rediger sag Rediger dokument Upload Versioner Slet QuickLink 5.1 Rediger metadata I rediger sag kan sagens metadata ændres eller der kan tilføjes en kommentar m.m. Hvor meget den enkelte bruger kan redigere afhænger af brugerens rettigheder. Rediger sag: 1. Klik på mere ud for den sag, som skal redigeres. 2. Klik på Rediger sag. 3. Rediger relevant data. 1. Vælg om sagen skal primært tilknyttes adresse eller matrikel. 2. Tilføj flere adresser/matrikler. 3. Fjern en eller alle valgte adresser. 4. Fjern evt. tilknyttede adresser/matrikler. Fx hvis sagen vedrører lejligheden 1. sal th og ikke resten af huset. Der skal være min. en matrikel/adresse. 5. Tilføj/rediger Årstal, Journalnr, Kategori. 6. Tilføj kommentarer. Intern kommentar, kan være en note eller andet som kan være til hjælp næste gang en sagsbehandler skal have fat i sagen. Offentlig kommentar, kan være en yderligere information til borgeren. 7. Vælg om sagen skal være offentlig eller intern, hvis sagen kan være offentlig, slet da indholdet i Identificerede personfølsomme ord. 4. Klik på Gem. Side 14

15 Figur 5-1 Skærmbilledet ved rediger sag. Det er muligt at redigere metadata eller sende QuickLinks på flere sager på én gang, se Rediger metadata på flere sager side Upload dokument Under funktionen upload er der mulighed for at uploade en ny fil som erstatning for den aktuelle fil eller uploade et underdokument til den valgte sag. Ved funktionen underdokumenter, er det muligt at tilføje et underdokument til et hoveddokument, altså tilføje et dokument til en sag. Underdokumentet vil fremkomme i søgningsresultatet, ved søgning på hoveddokumentet. Dér vil det ligge som et vedhæftet dokument til hoveddokumentet. Såfremt en kommune ønsker funktionen kan den aktiveres og vi skal i den henseende bruge overskrifter til kategorityper. Fx. dokument, tegning, etc. Upload dokument 1. Klik på Mere ved den sag dokumentet skal vedhæftes. 2. Klik på Upload. 3. Klik på Gennemse og vælg den fil, som skal uploades. 4. Dokumentet kan ligge som et underdokument eller erstatte et evt. eksisterende dokument. De tidligere dokumenter kan altid findes under versioner. Underdokument kan vælges ved at sætte flueben ved Vil du uploade dokument som et underdokument? 5. Klik på Upload. Side 15

16 Figur 5-2 Skærmbilledet ved Upload dokument. 5.3 Vis versioner Under Mere udfor den enkelte sag er det muligt at få vist ældre versioner af sagen. Hvis en ældre version skal genskabes som gældende version, åbnes dokumentet, gemmes på lokal pc, hvorefter den uploades til sagen. Se Upload dokument side Slet sag Afhængig af rettigheder, kan sagsbehandlere slette sager. Slet sag 1. Klik på Mere ved den sag der skal slettes. 2. Klik på Slet. OBS. En sag bliver aldrig slettet helt og kan altid gendannes. Se Gendan slettet sag side Send QuickLink Denne funktion er til at sende en sag til borgeren, ejendomsmægler m.m. Ved at sende et link i stedet for at vedhæfte filerne undgås problemer med at sende og modtage store mails. Send et QuickLink 1. Klik på Mere. 2. Klik på QuickLink. 3. Angiv hvor mange dage linket skal være aktivt. Det kan max være 30 dage, hvis borgeren har brug for dokumentet efterfølgende, kan sagen gemmes på egen pc. 4. Marker og kopier teksten (Klik i teksten og tryk: ctrl+a og derefter ctrl+c) 5. Klik på Gem. Skift til mailen og indsæt teksten. (ctrl+v) Det er også muligt at markere dokumentet til venstre og derefter vælge Rediger flere for at få automatisk oprettelse af , se Sende flere QuickLinks ad gangen side 19. Side 16

17 Figur 5-3 Opret Quicklink til en enkelt sag. 5.6 Rediger metadata på flere sager Der kan både ændres adresse, kategori, kommentarer og tilladelse på flere sager ad gangen. Figur 5-4 Muligheder ved Rediger flere. Det vil være de afkrydsede sager, som ændres. Eller sæt kryds i Vælg alle Rediger adresse 1. Sæt flueben ved de sager, som skal redigeres, eller vælg alle ved at klikke ved Vælg alle, derved vælges alle som er på skærmsiden, dvs. max 50 sager ad gangen. 2. Klik på Rediger valgte. 3. Klik på Rediger adresse. 4. Bemærk, hvis der vælges sager hvor adressen ikke er ens, vises der en rød tekst, samt anmodning om bekræftelse for at sikre det er bevidst. 5. Vælg om adressen skal findes ud fra adresse/matrikel. Tilføj og fjern de relevante adresser/matrikler. 6. Klik på Gem. Side 17

18 5.6.2 Rediger kategori 1. Sæt flueben ved de sager, som skal redigeres, eller vælg alle ved at klikke ved Vælg alle, derved vælges alle som er på skærmsiden, dvs. max 50 sager ad gangen. 2. Klik på Rediger valgte. 3. Klik på Rediger kategori. 4. Bemærk, hvis der vælges sager hvor kategorien ikke er ens, vises der en rød tekst, samt anmodning om bekræftelse for at sikre det er bevidst. 5. Vælg den nye kategori 6. Klik på Gem Rediger intern/offentlig kommentar 1. Sæt flueben ved de sager, som skal redigeres, eller vælg alle ved at klikke ved Vælg alle, derved vælges alle som er på skærmsiden, dvs. max 50 sager ad gangen. 2. Klik på Rediger valgte. 3. Klik på Rediger intern kommentar eller Rediger offentlig kommentar. 4. Her er det muligt at erstatte al tekst, tilføje tekst eller erstatte enkelte ord. 5. Klik på Gem Rediger tilladelse 1. Sæt flueben ved de sager, som skal redigeres, eller vælg alle ved at klikke ved Vælg alle, derved vælges alle som er på skærmsiden, dvs. max 50 sager ad gangen. 2. Klik på Rediger valgte. 3. Klik på Rediger tilladelse. 4. Angiv tilladelsesstatus, intern eller offentlig. Hvis man har fortrolig adgang er det også muligt at vælge dette. Bemærk, det er ikke muligt at skrive i feltet Identificerede personfølsomme ord, som i rediger sag, da denne vil blive overskrevet i en personfølsom kørsel. Man kan i stedet skrive en intern kommentar. Når tilladelsen ændres til offentlig, slettes teksten i identificerede personfølsomme ord automatisk. Derfor gives der information, hvis nogle af sagerne indeholder tekst i Identificerede Figur 5-5 De fire dialogbokse ved redigering af metadata for flere sager. Side 18

19 personfølsomme ord Sende flere QuickLinks ad gangen Denne funktion kan bruges til at sende sager til borgeren, ejendomsmægler m.m. Ved at sende et link i stedet for at vedhæfte filerne undgås problemer med at sende og modtage store mails. Ved hjælp af Rediger flere kan der sendes QuickLinks på op til 50 sager ad gangen. Op til ca. 10 sager kan overføres direkte til mailprogrammet. En begrænsning i mailprogrammet gør at der ikke kan sendes flere sager vha. Opret , men vha. kopier og sæt ind kan der sendes op til 50 sager. QuickLink 1. Sæt flueben ved de sager, som skal sendes som QuickLink. 2. Klik på Rediger valgte. 3. Klik på Opret QuickLinks. 4. Angiv hvor mange dage linket skal være aktivt. Det kan max være 30 dage, hvis borgeren har brug for det efterfølgende, kan sagen gemmes på egen pc. 5. Hvis der er under 10 sager klikkes på Opret , hvorefter mailprogrammet automatisk åbnes og links med tilhørende skrift indsættes. Hvis der er over 10 sager markeres og kopieres teksten (Klik i teksten og tryk: ctrl+a og derefter ctrl+c) 6. Klik på Gem. 7. Skift til mailen og indsæt teksten. (ctrl+v) Figur 5-6 Dialogboks ved Send QuickLink Side 19

20 Figur 5-7 Automatisk mail ved Opret autoudfyldt emne og indhold. Side 20

21 6. GIS Søgning og visning af sager via kort I Avanceret søgning kan man få vist søgeresultaterne på et kort. Det er også muligt at søge via kortet. For at have adgang til kortet, skal det tildeles brugerrettighederne. Kontakt din administrator for dette. Via kortet kan der søges på større områder, enten ved at klikke på de enkelte matrikler eller ved at tegne en cirkel eller polygon. Det er muligt, direkte på kortet, at se de enkelte sager og redigere den enkelte sags metadata, som under Rediger metadata side Åbne kortet For at søge via kortet, skal det aktiveres. 1. Vælg Avanceret søgning. 2. Klik på Kort Der åbnes nu et nyt vindue med kortet zoomet ind på den aktuelle kommune. 3. Søg evt. i Avanceret søgning på en bestemt adresse/matrikel for at få den til at zoome ind på et bestemt område Introduktion til kortet Der er mange forskellige visningsmuligheder på kortet. Se nedenstående billede. Figur 6-1 Kort billedet med de forskellige muligheder aktiveret. Side 21

22 Kortet kan tilpasses på følgende måde: Forklaring på Figur Der kan zoomes ind og ud på plus og minus. Ved søgning på en sag i avanceret søgning, zoomes der automatisk passende ind til området. 2. Her kan vælges hvad der skal vises på kortet. Kortet har to lag, et underliggende og et overliggende, som er gennemsigtigt. Underliggende lag (Base Layer): DK Foto: Her vises luftfoto, se Figur 6-1 Kommuner: Her vises kommunegrænser og navne Ejerlav: Her vises de enkelte ejerlavs grænser og navne Matrikler: Her vises matriklerne med benævnelser, se Figur 6-2 Der kan kun vælges ét underliggende lag af gangen Overliggende lag Kommune: Her vises kommunegrænser og navne. Dette kan evt. kombineres med DK foto Ejerlav: Her vises ejerlavsgrænser og navne Matrikler: Her vises matriklers grænser og benævnelser Bygninger: Her vises hvordan bygningerne ligger, se Figur 6-2 Byggesager: Her vises med en rød firkant, hvor der er byggesager på WebLager, se Figur 6-2. Listen af sager vises ved klik på den røde firkant. Valgte matrikler: Markerede matrikler vises med gult. WL sager: Her vises søgeresultat. Disse sager er markeret med en blå tegnestift. Ved klik på den blå nål vises listen med sager. Se punkt Den røde firkant, viser det aktuelle område. Dette kan flyttes ved at flytte på firkanten. 4. Ved klik på rød firkant eller blå nål vises listen af sager på den aktuelle matrikel. Udover visning af sagen kan der også redigeres metadata ved at klikke på blyanten. Figur 6-2 Kortbilledet med matrikel som underliggende lag. Side 22

23 6.2 Søgning via kortet På kortet kan der udvælges matrikler ved at tegne en polygon, cirkel eller klikke på den enkelte matrikel. Når der tegnes en polygon eller en cirkel, kan der vælges om Alle berørte matrikler skal vælges eller om det kun er Helt omkransede matrikler der skal vælges. Se de to nedenstående figurer. Figur 6-3 Eksempel på markering med cirkel og Alle berørte matrikler. Figur 6-4 Eksempel på markering med cirkel og Kun helt omkransede matrikler Søg vha klik, udvælgelse af enkelte matrikler 1 Vælg Avanceret søgning og klik på Kort Derefter åbnes et nyt vindue med kortet. Der kan med fordel flyttes rundt, således at både avanceret søgning og kortet kan ses. 2 Zoom ind på kortet, eller lav en søgning på en bestemt adresse i Avanceret søgning, hvorefter der zoomes automatisk ind. 3 Klik på Klik og klik derefter på de enkelte matrikler, de kan vælges til og fra med klik funktionen. 4 Vælg evt. Vis liste for at se hvilke matrikler der er valgt. 5 Klik på Send til søgeskærm, hvorefter matriklerne bliver overført til Avanceret søgning. Se også Automatisk søgning side 25 6 Sæt evt. flere kriterier på inden søgning. 7 Klik på Søg i Avanceret søgning. 8 Søgeresultatet vil blive vist på kortet med blå tegnestifter, hvis WL Sager er slået til i overliggende lag. Side 23

24 Figur 6-5 Eksempel på kombineret søgning af Kort og Avanceret søgning Søg vha. Cirkel 1 Vælg Avanceret søgning og klik på Kort. Derefter åbnes et nyt vindue med kortet. Der kan med fordel flyttes rundt, således at både avanceret søgning og kortet kan ses. 2 Zoom ind på kortet, eller lav en søgning på en bestemt adresse i Avanceret søgning, hvorefter der zoomes automatisk ind. 3 Klik på Circle. 4 Vælg Alle berørte matrikler eller Kun omkransede matrikler. Se Figur 6-3 og Figur 6-4 side 23 5 Sæt musen i centrum. Træk derefter i musen ud af og slip musen når den ønskede cirkel vises. 6 Til og fravælg evt. flere matrikler ved at vælge Klik/Circle/Polygon. Matriklerne vælges til og fra afhængig af om de er valgt før. 7 Vælg evt. Vis liste for at se hvilke matrikler der er valgt. 8 Klik på Send til søgeskærm, hvorefter matriklerne bliver overført til Avanceret søgning. Se også Automatisk søgning side Sæt evt. flere kriterier på inden søgning. 10 Klik på Søg i Avanceret søgning. 11 Søgeresultatet vil blive vist på kortet med blå tegnestifter, hvis WL Sager er slået til i overliggende lag. Side 24

25 6.2.3 Søg vha. polygon 1 Vælg Avanceret søgning og klik på Kort Derefter åbnes et nyt vindue med kortet. Der kan med fordel flyttes rundt, således at både avanceret søgning og kortet kan ses. 2 Zoom ind på kortet, eller lav en søgning på en bestemt adresse i Avanceret søgning, hvorefter der zoomes automatisk ind. 3 Klik på Polygon. 4 Vælg Alle berørte matrikler eller Kun omkransede matrikler. Se Figur 6-3 og Figur 6-4 side 23 5 Klik således at det danner en polygon, afslut med dobbeltklik. 6 Til og fravælg evt. flere matrikler ved at vælge Klik/Circle/Polygon. Matriklerne vælges til og fra afhængig af om de er valgt før. 7 Vælg evt. Vis liste for at se hvilke matrikler der er valgt. 8 Klik på Send til søgeskærm, hvorefter matriklerne bliver overført til Avanceret søgning. Se også Automatisk søgning side 25 9 Sæt evt. flere kriterier på inden søgning. 10 Klik på Søg i Avanceret søgning. 11 Søgeresultatet vil blive vist på kortet med blå tegnestifter, hvis WL Sager er slået til i overliggende lag. Figur 6-6 Søgning vha. afgrænset polygon. Ved den sidste markering dobbeltklikkes for at afslutte markering. 6.3 Automatisk søgning Ved at markere autosøg i Avanceret søgning søges der automatisk når der vælges Send til søgeskærm. Hvis der i forvejen er angivet andre søgekriterier vil de automatisk være med i søgningen. På den måde kan man nøjes med at arbejde i kortet. 6.4 Luk kort Klik på krydset øverst i højre hjørne. Side 25

26 7. Rediger dokument online redigering Her er det muligt at redigere i dokumentet. Indsætte kommentarer, sløre/redacte tekst, måle afstand og beregne omkreds og areal på figurer. Derudover kan man rotere, tilføje og fjerne hele sider. Figur 7-1 Online redigering Der er flere redigeringsmuligheder: Tilføje tekst, sløring, note m.m. vha. båndet, samt sideredigering til venstre i billedet. Valg af browser Online redigering bruger JAVA, det er derfor vigtigt altid at have JAVA opdateret. Samtidig er det nødvendigt at bruge en browser, som understøtter JAVA. Det gør browserne Internet Explorer og Mozilla Firefox. Rediger dokument/online redigering: 1. Vælg først sagen, som du skal redigere. 2. Tryk derefter på Mere. 3. Vælg Rediger dokument. Afhængig af filstørrelsen kan det tage 2-60 sek at åbne editoren. Opstart af Online redigering første gang Første gang du starter Online redigering, bliver der spurgt om du vil køre programmet. Sæt evt. flueben i Do not show/vis ikke igen og tryk på Run/kør. (Hvis den ikke kommer, skal du måske opdatere din JAVA) På et tidspunkt har WebLager brug for at sende en besked til programmet, og så kommer dette billede: Sæt evt. flueben i vis ikke igen /Do not show this. og klik på Allow/Tillad BEMÆRK: Web Site: Side 26

27 7.1 Introduktion til Online redigering For bedre at kunne få et overblik over dokumentet eller hurtigt finde den side man har brug for, er der flere muligheder i den øverste bjælke af båndet. Alle disse funktioner ændrer KUN på udseendet og ikke på indholdet, dvs. det kan ikke gemmes. Figur 7-2 Uddrag af øverste bjælke i Online Redigering. Når musen hviler på knapperne, kommer en lille hjælpetekst frem. Vi vil fremhæve følgende: Tilpas side visning: Tilpasser størrelsen hvorved hele siden kan ses i skærmbilledet. Tilpasser størrelsen hvorved sidebredden fylder hele skærmbilledet. Rotere dokumentet: Roterer visningen af hele dokumentet, dvs. alle siderne, denne rotation kan ikke gemmes. Søgning i dokumentet: I et større dokument, kan søgning være en god funktion for at finde den rigtige side. Ved søgning kommer nedenstående dialogboks frem. Skriv ordet øverst og tryk på Ny Søgning. Derefter vises tekstforekomsterne nedenunder. Klik på en tekstforekomst for at komme direkte hen til siden, hvor den søgte tekst findes. Vises der for mange eksempler kan der med fordel sættes flueben ud for Kun hele ord, kommer der for få, prøv da med kun en del af ordet. Figur 7-3 Eksempel på søgning på henholdsvis dele af ord/hele ord. Søgning på dele af ord Sø Da det er en anden OCR/tekstgenkendelse end den WebLager kører, kan det ske, at den ikke kan finde alle ord. Det kan afhjælpes ved at søge på dele af ordet. Side 27

28 7.2 Redigere i dokumentet På den nederste bjælke af båndet, er der forskellige redigeringsværktøjer. Figur 7-4 Nederste bjælke i Online redigering. Her vil vi fremhæve følgende: Tilføje tekst Laver en tekstboks hvori der kan skrives. Tilføj kommentar Laver en tekstboks med streg til valgt tekst Marker for sløring/redaction Slører valgt tekst/områder Sløring af tekst/områder (redaction): 1. Klik på ikonet Marker for sløring. 2. Marker teksten med musen, eller et område ved at holde Ctrl nede imens. Der kan markeres flere tekster eller områder af gangen. Markeret tekst/område kan fjernes igen ved at højre klikke og vælge Slet eller taste Ctrl+Z. 3. Endelig sløring: Højre klik i markeret felt/område. 4. Vælg Tilføj alle sløringer og klik OK. Figur 7-5 Sløring af tekst. Billedet til venstre viser det markerede til sløring inden den endelige sløring Billedet til højre viser den endelige sløring, som ikke kan genskabes. Så kommer der en sort sløring over teksten eller området. OBS: Et område kan kun fortrydes, før man trykker OK til at sløre det! - Dokumentet kan dog uden at gemme. Den slørede tekst kan på ingen måde genskabes, men tidligere versioner af sagen kan altid ses under versioner Sideredigering (slette, flytte og rotere hele sider). I venstre side af skærmbilledet er sidevisning. Der er mulighed for at slette, klippe, kopierer og indsætte sider i sagen vha. højreklik på en side. Det er også muligt at flytte en eller flere sider ved at trække i dem og flytte dem et andet sted hen i sidevisningen. Side 28 Figur 7-6 Valgmuligheder ved klik med højre musetast på en side i sidevisning.

29 Hvis en eller flere sider vender forkert, kan de roteres ved at markere siderne og vælge rotér sider og retning. Denne rotation bliver gemt sammen med dokumentet. Figur 7-7 Rotering af sider Tilføje/downloade enkelte sider I online redigering, kan der let tilføjes sider, som man separat har liggende i en pdf fil og man kan udvælge specifikke sider, som kan gemmes i en separat fil. Tilføje sider 1. Find i pdf filen i Denne computer, skrivebordet eller der hvor dokumentet ligger. 2. Træk dokumentet hen til sidepanelet, der markeres med en vandret linje, hvor siderne vil blive placeret. 3. Giv slip, når den markerer det rigtige sted. Figur 7-8 Indsæt flere sider fra PDF dokument. Den blå vandrette skreg viser hvor siderne bliver lagt ind. Side 29

30 Figur 7-9 De blå markerede sider, er de ny indsatte sider. Download udvalgte sider Figur 7-10 Skærmbillede af markerede sider og klik med højre musetast. Klip eller kopier side skal vælges. 1. Marker de sider som skal downloades i sidepanelet. 2. Klik på højre musetast i det markerede. 3. Klik på klip side(r), hvis de skal fjernes fra dokumentet og over i en anden fil eller klik på kopier side(r), hvis siderne skal blive i dokumentet. 4. Åben den mappe i Denne Computer filen skal ligge i eller gå hen til skrivebordet, hvis den skal ligge der. 5. Klik på højre musetast og vælg Sæt ind, hvorefter de markerede sider er gemt. Side 30

31 Figur 7-11 Download sider. Filen navngives automatisk med de sidetal, de havde i dokumentet Gemme og lukke i online redigering Hvis du vil gemme og arbejde videre i dokumentet, skal du trykke på disketten øverst i venstre hjørne. Hvis du vil gemme og lukke dokumentet skal du vælge Fil og Gem og Luk? Øvrige funktioner: Der er også andre muligheder udover de beskrevne funktioner, her er en oversigt over øvrige funktioner. - Fremhæv, overstreg, understreg, fjern og tilføj tekst - Fremhæv område - Tilføj tekst boks - Tilføj en post-it / påklistret note - Tag snapshot (markerer et område til kopiering). - Print - Søg i tekst - Zoom ind og ud - Stempel - Indsæt lyd eller billede - Lup og zoom værktøj Side 31

32 8. Administration Udover at fremfinde og redigere sager er det også muligt at tilføje nye sager og gendanne slettede samt tilpasse WebLager yderligere med adresse/matrikelgrupper og adressebeskyttelse, hvis man har administrator rettighed. Figur 8-1 Funktionerne i menuen Administration. 8.1 Registrer ny sag Når en sag bliver registreret direkte på WebLager, skal der inden sagen uploades angives forskellige metadata. Felter med rød * skal udfyldes. Bemærk at feltet Scan ID IKKE skal udfyldes, da der er tale om en automatisk genereret tællevariabel. Figur 8-2 Dialogboks ved Registrer ny sag. Bemærk Scan ID skal IKKE udfyldes. Alle sager med * skal være udfyldt. Opret ny sag 1. Vælg Administration, Registrer ny sag. Hvorefter ovenstående dialogboks vises. 1. Vælg om sagen primært skal tilknyttes adresse eller matrikel. 2. Tilføj evt. flere adresser/matrikler. Side 32

33 3. Fjern evt. en eller alle valgte adresser, hvis der er valgt forkert. 4. Fjern evt. tilknyttede adresser/matrikler. Fx hvis sagen vedrører lejligheden 1. sal th og ikke resten af huset. Der skal være min. en matrikel/adresse. 5. Tilføj årstal/dato. 6. Angiv tilladelsen offentlig eller intern. 7. Tilføj evt. kategori og kommentarer. 2. Hvis dokumentet ikke er klar til upload, klikkes Gem. Hvis dokumentet er klar klikkes på Gem og upload dokument, hvorefter nedenstående dialogboks fremkommer: Bemærk: Hvis kommunen har tilvalgt OCR on the fly genereres et tekstlag, således at Søg i tekst i avanceret søgning kan anvendes på sagen. 3. Klik på Gennemse for at finde det aktueller pdf dokument og klik på upload. 8.2 Gendan slettet sag I gendan slettet sag, ligger alle sager, som er blevet slettet, således at hvis der er blevet slettet en sag ved en fejl, er det muligt at gendanne den. Gendan slettet sag Figur 8-3 Dialogboks ved upload dokument. Figur 8-4 Dialogboks ved Gendan slettet sag. 1. Vælg Administration, Gendan slettet sag. Hvorefter ovenstående vindue vises. 2. Klik evt. på øjet for at få sagen vist inden gendannelse. Side 33

34 3. Klik på for at gendanne sagen. Sagen vil derefter kunne fremfindes vha. søgning efter sager. 8.3 Sager med udgåede adresser og matrikler WebLager opdaterer dagligt vores datagrundlag fra OIS via LIFA. Det betyder at der max vil gå 2 døgn fra en adresse er oprettet til den er at finde på WebLager. Lige såvel bliver alle udgåede adresser opdateret og markeret med rødt i søgning efter sager. En samlet oversigt over udgåede adresser og matrikler findes i Administration under Sager med udgåede Adresser/Matrikler. Ligesom i avanceret søgning er det muligt at redigere en eller flere sager, således de kan blive placeret på den nye adresse. Man kan vælge at få alle listet eller søge på en specifik vej eller vej og nummer og på samme måde med matrikler. Lige som i søgning på sager, vil der er her kun blive vist de adresser/matrikler, som er udgåede. Figur 8-5 I udgåede adresser/matrikler er det muligt at vælge om man vil se alle adresse eller de enkelte veje. Der vil kun blive listet veje hvorpå der er udgåede adresser. På samme måde med matrikler. Find udgået adresse/matrikel Nedenstående eksempel er på adresse, metoden er den samme på matrikel. 1. Vælg Administration, Sager med udgåede Adresser/Matrikler. 2. Skriv vejnavn eller klik på pilen til højre og vælg vejnavn, eller vælg alle, hvis alle udgåede adresser skal vises. Når et vejnavn er valgt vises automatisk alle udgåede adresser på vejen, vælg vejnummer, hvis der skal søges efter én bestemt adresse. Figur 8-6 Find udgåede adresser. Hvis alle skal vises, vælg da Vælg alle. Rediger én sag med udgået adresse/matrikel 1. Vælg Administration, Sager med udgåede Adresser/Matrikler. 2. Find den aktuelle sag. 3. Klik evt. på pdf ikonet for at få vist dokumentet. 4. Klik på for at ændre adressen/matriklen. 5. Udfyld dialogboksen som ved Rediger sag, se Rediger metadata side 14. Side 34

35 Figur 8-7 Liste over sager med udgåede adresser. Rediger flere sager med udgået adresser. 1. Vælg Administration, Sager med udgåede Adresser/Matrikler. 2. Find de aktuelle sager. 3. Sæt flueben ud for de aktuelle sager eller vælg alle ved at sætte flueben ved Vælg alle. 4. Klik på Rediger valgte. Her er der mulighed for at redigere adresse, offentlig og intern kommentar samt om sagen skal være intern eller offentlig. Samme metode som ved Rediger metadata på flere sager, se Rediger metadata på flere sager side 17 Figur 8-8 I rediger flere ved udgåede adresser, kan der vælges mellem Rediger adresse, offentlig og intern kommentar samt tilladelse. 8.4 Adressegrupper/Matrikelgrupper Kun tilgængelig med administrator rettighed. Ved enkelt sager som omhandler flere adresser/matrikler kan der i opret sag eller i rediger sag tildeles flere adresser/matrikler på den samme sag. Der vil være tilfælde, fx i boligforeninger at der er mange sager som er tilknyttet flere adresser/matrikler. Dertil kan det være hensigtsmæssigt at oprette en adresse/matrikel gruppe. Ved at tildele en sag en adresse/matrikel gruppe, tildeles de tilhørende adresser/matrikler automatisk og sagen vil derfor kunne fremfindes på alle adresser. Det skal dog pointeres at ved tildeling af adresse/matrikel gruppe er det ikke muligt at tilføje øvrige adresser/matrikler på sagen Opret adressegruppe/matrikelgruppe 1. Vælg Administration, Adressegrupper eller Matrikelgrupper. 2. Klik på Opret en adressegruppe eller matrikelgruppe. 3. Navngiv gruppen. 4. Tildel de aktuelle adresser/matrikler ved at klikke på tilføj/tilføj alle og fjern evt. adresser ved at klikke på slet/slet alle. 5. Klik på Gem. Side 35

36 6. Når adressegruppen/matrikelgruppen er oprettet, kan den tildeles ved opret sag eller rediger sag ved først at finde vejnavn/ejerlav. Derefter kan adressegruppen fremfinde øverst ved hus. Figur 8-9 Dialogboks ved oprettelse af adressegruppe Rediger Adresse/Matrikel gruppe Fremfind gruppen som skal redigeres i feltet vælg Adressegruppe/matrikelgruppe. Klik derefter på Rediger gruppe hvorefter dialogboksen Oprettelse af adresse/matrikel gruppe fremkommer. Side 36

37 8.5 Adressebeskyttelse Kun tilgængelig med administrator rettighed. Ved adressebeskyttelse bliver alle sager automatisk betragtet som interne og vil ikke være tilgængelige for offentligheden. Dette gælder for både nuværende og fremtidige sager. Adressebeskyttelse kan oprettes på både adresse og matrikelniveau, samt vælge beskyttelsesgrad og beskyttelsesgrund. En god og nem måde at lukke sager ved for eksempel offentlige bygninger. Figur 8-10 Adressebeskyttelse. Beskyttelsesgrad Beskyttelse: Alle dokumenter hvor adressen/matriklen indgår bliver beskyttet. Delvis beskyttelse: Her er det muligt at se dokumenter, hvor adressen/matriklen indgår i en adressegruppe. Beskyttelsesgrund Her kan der vælges mellem Stedets funktion og Stedets beboer Opret adressebeskyttelse (Se Figur 8-11) 1. Vælg Administration, Adressebeskyttelse 2. Klik på Opret. 3. Vælg om adressebeskyttelsen er ift. adresse eller matrikel. 4. Vælg adresse/matrikel, som skal beskyttes. Det er her muligt at vælge flere adresser/matrikler og evt. undtage dele af matriklen/adressen ved Fjern valgte tilknyttede. OBS. Vær opmærksom på at de tilhørende adresser/matrikler automatisk bliver tilknyttet. Dvs. hvis adressen ligger på en matrikel, som har flere adresser tilknyttet, bliver alle sager, som er tilknyttet matriklen beskyttet. 5. Vælg beskyttelsesgrad. 6. Vælg beskyttelsesgrund. 7. Skriv kommentar, denne kommentar kan kun ses under adressebeskyttelse. 8. Klik på Gem og de tilhørende dokumenter vil nu være låst, hvis de var offentlige før, vil de nu være låst med en grøn hængelås, se Figur 8-12 Side 37

38 Figur 8-11 Dialogboks ved opret adresse beskyttelse Figur 8-12 I søgning på sager, vil adressebeskyttelse blive vist med en grøn hængelås, hvis den ikke har været beskyttet før. Side 38

39 8.5.2 Søg adressebeskyttede Figur 8-13 Eksempel på et søgeresultat. Eksisterende adresse beskyttede kan fremfindes ud fra følgende faktorer: Adresse/Matrikel: Beskyttelsesgrad: Besskyttelsesgrund: Rediger adressebeskyttede Her kan udvælges de adressebeskyttelser, som er oprettet på enten adresse eller matrikel, er intet valgt vises begge. Her kan vælges mellem beskyttet eller delvis beskyttet, er intet valgt vises begge. Her kan vælges mellem stedets funktion eller stedets beboer, er intet valgt vises begge. Det er muligt at redigere en eller flere adressebeskyttede. 1. Vælg Administration, Adressebeskyttelse og søg 2. Vælg de resultater som skal redigeres ved hjælp af flueben yderst til venstre. 3. Klik på Rediger valgte, så fremkommer nedenstående dialogboks: Den røde advarsels tekst vises kun, hvis man har valgt forskellige typer, beskyttelsesgrad eller grund. Figur 8-14 Rediger valgte beskyttelser. Den røde tekst vises kun, hvis man har valgt forskellige typer beskyttelsesgrad eller -grund. Side 39

40 4. Udfyld dialogboksen og klik på Gem. Udover at ændre beskyttelsesgrad og grund, kan der også ændres i kommentaren på flere måder lige som i rediger kommentar på flere sager ad gangen. Side 40

41 9. System Under menuen System er der en masse muligheder for administratorer. Det er her, hvor det er muligt at oprette brugere og tildele brugertilladelser samt give virksomheder en login adgang til udvalgte adresser. Ud over brugerhåndteringen er det også muligt at definere hvorledes dato skal vises, samt definere om startsiden skal være Mit Hus eller Avanceret søgning. Figur 9-1 Menuen System indeholdende: Brugeradministration, Virksomhedsadministration, Systemindstillinger og System statistik 9.1 Systemindstillinger Kun tilgængelig for administratorer. I systemindstillinger kan administratoren ændre standard visningsindstillinger (for alle brugere) fra årstal til dato. Ved at ændre denne indstilling, ændres den måde årstal skal registreres i metadata, samt den måde årstal bliver vist. Det er vigtigt at denne indstilling sættes ved start, idet tidligere registrering på den foregående format ikke vises automatisk. Ønsker man at ændre formatet og få overført data, kontakt da Dansk Scanning, info@danskscanning.dk. 9.2 System statistik Det er altid spændende at se hvor mange der kigger i arkivet og hvor mange sager de kigger i. I system statistik kan man få mange nyttige data, som fx downloads, downloads af offentlig adgang, dovnloads af nuværende bruger, logning og søgninger, samt data om hele arkivet som antal sager, slettede sager, interne sager m.m. Det er muligt at definere tidsperiode og hvilke parametre der skal vises. Oversigt over parametre: Downloads: Sager i alt der er blevet åbnet. Downloads af offentlig adgang: Sager, der er blevet åbnet af brugere uden log in. Downloads af nuværende bruger: Logning: Søgninger: Sager der er blevet åbnet af aktuelle bruger. Antallet at logins, en bruger tælles kun én gang pr. dag. Antallet af søgninger, en bruger tælles kun én gang pr. dag. Figur 9-2 Eksempel på Statistik Side 41

42 10. Brugeradministration Kun tilgængelig for administratorer. Under Brugeradministration kan administratoren oprette, redigere og deaktivere brugere. Det er muligt at tildele brugerne forskellige roller og tilladelser afhængig af hvilken funktion brugeren har. Derfor er det vigtigt at vide, hvad den pågældende bruger skal have adgang til Rolle og tilladelse Kun tilgængelig for administratorer. Der skelnes mellem Rolle og tilladelse, hvor Rolle deles op i 4 grupper: Administrator Administrator Byggesagsbehandler Virksomhedsadgang (læseadgang) Borger adgang (læseadgang) En administrator er en super bruger på WebLager, dvs. at de har flere rettigheder end almindelige brugere, fx kan en administrator ændre andre brugeres indstillinger, oprette adressebeskyttelse m.m. Byggesagsbehandler Rollen sagsbehandler er opdelt i flere tilladelser, som gør det muligt at specificere den enkeltes brugers tilladelse: Rediger adresser (adresse, matrikel) Rediger metadata (årstall, journal nr., kategori, kommentar) Rediger dokumentets tilladelse (intern/offentlig) Upload Slet byggesag Slet dokument Rediger dokument (online redigering) Som standard er byggesagsbehandleres tilladelser fravalgt. Ved oprettelse af brugeren skal de ønskedes tilladelser afkrydses. Virksomhedsadgang (læseadgang) En bruger med rollen virksomhedsadgang får adgang til avanceret søgning og kan se interne sager på udvalgte adresser. Det er ikke muligt med rollen Virksomhedsadgang at oprette, redigere eller slette sager på WebLager. Borger (læseadgang) Denne bruger kan enten have intern eller offentlig læseadgang. Brugeren har kun adgang til Mit hus. Lige som med virksomhedsadgang er det ikke muligt at oprette, redigere eller slette sager på WebLager. En bruger med intern læseadgang kan se interne sager Opret bruger Kun tilgængelig for administratorer. 1. Vælg System, Brugeradministration. 2. Klik på Tilføj bruger., hvorefter dialogboksen Tilføj bruger fremkommer. Ved oprettelse af bruger med Figur 10-1 Tilføj bruger. Side 42

43 rollen Virksomhedsadgang, Se Opret bruger til virksomhedsadgang side Udfyld alle felter, bemærk at brugernavn skal indeholde en adresse. Brugeren har mulighed for selv at ændre adgangskoden senere. 4. Klik på Gem Rediger/deaktiver bruger Kun tilgængelig for administratorer. Under brugeradministration kan en brugers rettigheder, adgangskode ændres og en bruger kan deaktiveres. Redeger bruger 1. Vælg System, Brugeradministration. 2. Find den aktuelle bruger og klik på Rediger, for at redigere brugeren. eller klik på plusset ved aktive for at deaktivere. Figur 10-2 Rediger bruger. Ved rediger vises dialogboksen, som ved opret bruger. Side 43

44 11. Virksomhedsadministration Kun tilgængelig for administratorer. Med denne funktion, kan der gives tilladelse til, at en virksomhed kan se egne offentlige og interne sager og bruge avanceret søgning til at fremfinde dem. Ved søgningen vil der kun vises sager fra den/de tilladte adresser/matrikler. Samtidig er det også muligt at give en borger rettighed til at se interne sager på en bestemt adresse. De vil dog ikke have adgang til avanceret søgning. Ved oprettelse af virksomhedsadgang til fx større virksomheder/institutioner, vil sagsbehandlerne spare meget tid på at fremfinde sager, samtidig med at I kan tilbyde en bedre service til jeres virksomheder og borgere Opret bruger til virksomhedsadgang 1. Vælg System, Brugeradministration. 2. Klik på Tilføj bruger. 3. Udfyld dialogboks, som normalt, dog vælges der i Rolle: Virksomhed (læseadgang) og i Tilladelse: Offentlig. Det er først senere, at der evt. skal vælges intern. 4. Klik derefter på Gem og følgende dialogboks vises: Figur 11-1 Opret specielle brugeradgange. Her er det muligt at tildele de aktuelle adresser/matrikler. Side 44

45 5. Vælg først om tilladelsen skal tildeles efter adresse eller matrikel. Adresser/matrikler med og uden tilknytninger kan derefter vælges på samme måde, som ved opret sag. 6. Husk at tage stilling til om brugerne skal have mulighed for at se interne eller kun offentlige sager. 7. Klik på Gem Søg/rediger virksomhedslogin Søg eksisterende Virksomhedsadgange 1. Vælg System og Virksomhedsadministration. Figur 11-2 Virksomhedsadministration. Søg eller tilføj adresser til eksisterende virksomhedsbrugere. 2. Klik på Søg for at se alle tilladelser eller filtrer ved fx at vælge en bestemt bruger. 3. I søgeresultatet er det muligt at slette speciel adgang eller redigere offentlig/intern adgang. Rediger eksisterende Virksomhedsadgang 1. Find aktuelle brugeradgang vha. Søg eksisterende Virksomhedsadgange. Figur 11-3 Multi rediger tilladelse på virksomhedslogin. Side 45

46 2. Sæt flueben ud for linjen/linjerne eller i Vælg alle. 3. Klik på Rediger valgte og vælg enten slet eller Rediger. Ved Rediger kan der vælges om tilladelsen skal være intern eller offentlig. Tilføje en adresse til en eksisterende bruger Hvis en bruger allerede er oprettet eller brugeren skal have tilføjet en ekstra adresse/matrikel, bruges funktionen Virksomhedsadministration. Det er også her, at det er muligt at tildele en borger med læserettighed adgang til bestemte adresser. En borger med disse rettigheder, har dog stadig kun adgang til Mit hus. 1. Vælg System og Virksomhedsadministration. 2. Klik på Opret adgang, hvorefter nedenstående dialogboks vises: Figur 11-4 Opret speciel adgang. Tilføj en adresse/matrikel til en eksisterende bruger. 3. Udfyld dialogboksen på samme måde som ved oprettelse af virksomhedslogin. Derefter vælges den aktuelle bruger og om de skal kunne se interne eller offentlige dokumenter. Side 46