BILAG 4 Indkøbsfællesskabet IN

Transkript

1 BILAG 4 Indkøbsfællesskabet IN SVARSKEMA TIL EU-UDBUD PÅ STOMI OG UROLOGI Lb. nr.: Reference: Emne: Tilbudsgivers accept/ OK 1 Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Tilbud og eventuelle bilag skal affattes på dansk. Al korrespondance og øvrig kontakt skal foregå på dansk, dette gælder også for en efterfølgende aftaleperiode. Udbyder kan annullere udbudet. En saglig grund til annullering kan f.eks. være udbyders manglende bevillingsmæssige dækning til realisering af de indkomne bud. Tilbudsgiver skal være godkendt af Datatilsynet til at måtte opbevare borgernes CPR-numre og skal i øvrigt iagttage bestemmelserne i persondataloven. Særlig databehandlingsaftale om dette, udbudets, skal underskrives ved oprettelse af rammeaftaler med de enkelte kommuner og er en betingelse for aftalens oprettelse. I forbindelse med konvertering forventes det at Leverandøren stiller sin arbejdskraft og viden på området til rådighed. Kommunerne forventer at konverteringen kan gennemføres på 1 måned. Med dette for øje skal Leverandøren oplyse, hvor hurtigt og hvordan en evt. konvertering finde sted. Tilbudet skal afleveres i ét originaleksemplar på papir. Alt materiale skal være mærket med tilbudsgivers navn og adresse samt Stomi- og urologiprodukter. Tilbudet skal derudover afleveres i 6 elektroniske kopier. Tilbud, der udelukkende afleveres i form af telefax, eller diskette/cd-rom/dvd, vil ikke blive accepteret. Originaleksemplaret skal være stemplet og underskrevet af mindst én person, som er tegningsberettiget for tilbudsgiver. Tilbudet skal omfatte alle relevante oplysninger samt besvarelser af de spørgsmål, der fremgår af udbudsmaterialet og besvarelsen af spørgsmål og/eller krav skal følge den rækkefølge, der fremgår af udbudsmaterialet. I har udbyder opstillet et svarskema. Skemaet må derfor ikke ændres i sin grundlæggende opstilling. Skemaet fremhæver væsentlige forhold og krav i udbudet samt den dokumentation, der skal vedlægges tilbudet, men er ikke udtømmende i sit indhold. Det udfyldte skema skal vedlægges tilbudet. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet, og tilbudet skal være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Tilbudet skal belyse alle forhold om tilbudsgiverens løsning af leverancen, herunder levering, konvertering og produktudvikling. Tilbudet skal være tydeligt mærket Tilbud på levering af Stomi- og urologiprodukter samt Må kun åbnes af indkøbskontoret. og være modtaget senest 14. august 2009 kl på adressen jf. punkt 1.1. Der er ikke adgang for tilbudsgivere til at overvære åbningen af tilbudene. Udbud Stomi urologi 1/6

2 Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til Frederikssund Kommune, se punkt 1.1. Spørgsmål skal mærkes Udbud af Stomi- og urologiprodukter. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på kommunens hjemmeside senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. 6 Udbudsskrivelsen, punkt Tilbudsgiver skal afgive pristilbud på de vedlagte tilbudslister i bilag 1+2 for at komme i betragtning. De udfyldte tilbudslister skal fremsendes i papir sammen med originaltilbudet, jf. punkt 2.2.1, derudover skal den indgå som bilag i det elektronisk afleverede tilbudsmateriale. 7 Udbudsskrivelsen, punkt Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier: 1) Tilbudspris, 50 % 2) Kvalitet og sortiment, 20 % 3) Service, 20 % 4) Produktudvikling, 10% 8 Udbudsskrivelsen, punkt 2.3 Følgende dokumentation skal medleveres tilbudet: 1. Tilbudsgivers seneste 2 års godkendte og afsluttede årsregnskaber med underskreven revisionspåtegning fra ekstern revision (Udbyder accepterer dog tilbudsgivers fremsendelse af ét godkendt årsregnskab, såfremt tilbudsgiver ikke har eksisteret i hele den angivne periode, eller revisionspåtegnede økonomiske nøgletal for virksomheden, såfremt der er tale om personligt ejet/ejede virksomhed/-er). 2. Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, som ikke må være ældre end 90 kalenderdage regnet fra og med tilbudsfristen. Attesten rekvireres for tilbudsgivers egen regning. 3. Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, herunder organisation og ejerforhold samt personalets faglige kvalifikationer, herunder uddannelse og produktkendskab. 4. Aktuel referenceliste med beskrivelse af sammenlignelige kunder og angivelse af deres relevante kontaktpersoner. 5. Kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring. 6. Kopi af gyldig produktansvarsforsikring. 7. Erklæring om forfalden ubetalt gæld til offentlige myndigheder, jf. bilag 1. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det i tilbudet tydeligt angives hvilken leverandør, der optræder som tilbudsansvarlig (tilbudsgiver) over for udbyder. Baserer tilbudsgiver sit tilbud på underleverandører, skal dette fremgå af tilbudet. Sammen med tilbudet skal eventuelle underleverandører fremsende den under nedenstående underpunkt 2 og 7 ønskede dokumentation. Endvidere skal en for underleverandøren 2/6

3 tegningsberettiget person underskrive en erklæring om, at tilbudsgiver kan råde over de af underleverandørens ressourcer, som tænkes anvendt til opgaven. Erklæringen skal vedlægges tilbudet i original. Ovenstående krav til dokumentation er ufravigelige. Tilbud, der ikke indeholder den krævede dokumentation i sin helhed, vil blive afvist som ikke konditionsmæssig. 9 Udbudsskrivelsen, punkt 2.4 Udbyder foretager en egnethedsvurdering af alle tilbud. Vurderingen sker som en undersøgelse af, om tilbudsgiver opfylder en række mindstekrav til økonomisk og teknisk formåen. Kravene er anført nedenfor og fremgår tillige af udbudsbekendtgørelsen. 1. mindstekrav - Tilbudsgivers seneste godkendte årsregnskab skal udvise et positivt resultat efter skat. 2. mindstekrav Er tilbudsgiver et aktieselskab, må udviklingen i egenkapitalens størrelse ikke være negativ set over de to seneste godkendte årsregnskaber. 3. mindstekrav Påtegningen fra ekstern revision i seneste godkendte årsregnskab må ikke indeholde forbehold for tilbudsgivers fortsatte drift eller påpege forhold omkring regnskabsaflæggelsen, der strider mod gældende danske regnskabsregler. 4. mindstekrav Tilbudsgiver skal kunne sandsynliggøre at råde over tilstrækkelig kapacitet til gennemførelse af de opgaver, der bydes på. 10 Udbudsskrivelsen, punkt 2.5 Disse mindstekrav er ufravigelige. Tilbudsgivere, der ikke opfylder et eller flere af mindstekravene, vil blive afvist. Den rammeaftale, der udgør en del af udbudsmaterialet, vil ikke være til forhandling, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for rammeaftalens betingelser og vilkår i forbindelse med sin tilbudsgivning. Aftalen er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Tilbudsgiver skal derfor nøje gennemlæse rammeaftalen og tage højde for eventuelle kommercielle konsekvenser af denne ved beregningen af sit tilbud. 11 Udbudsskrivelsen, punkt 2.5 Kommunerne ønsker at indgå en rammeaftale med én leverandør om køb af ubestemte varemængder til successiv levering til hovedsageligt borgere i eget hjem indenfor aftaleperioden. Kommunerne betaler ikke nogen former for gebyrer. De tilbudte priser skal være baseret på, at der er tale om en eksklusiv aftale i hele aftaleperioden. Pristilbud skal for at komme i betragtning afgives på de vedlagte tilbudslister i bilag 1+2. Såfremt produkter udgår eller der kommer nye produkter, som erstatter et af de produkter, som tilbudsgiver har givet tilbud på, jf. bilag 1+2, skal produktet tilbydes til samme pris eller til en lavere pris, end det produkt det erstatter. Ved produktudvikling er kommunerne dog indstillet på, at det nye produkt tilbydes med samme rabatstruktur som det produkt det erstatter, eller som det kan træde i stedet for. Dette skal kunne 3/6

4 dokumenteres efter anmodning fra kommunerne. 12 Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Eventuelle forbehold skal udtrykkelig fremgå af tilbuddet med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet har økonomisk betydning for vurderingen af tilbuddet. Tilbudet skal være gældende til og med 31. december Servicelovens indflydelse på aftalen Stomi-, nefrostomi- og urologiprodukter og -hjælpemidler er omfattet af fritvalgsordningen i Bekendtgørelse om ydelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter Servicelovens 112. Det indebærer at brugerne, såfremt de ønsker det, kan vælge selv at indkøbe produkter og hjælpemidler, og dermed også vælge en anden leverandør end den af udbyder valgte. Brugerne vil alene få refunderet det beløb, som udbyder vil kunne anskaffe det pågældende produkt til i henhold til den aftale, som bliver indgået på grundlag af udbudet. Tilbudsgiver bedes bemærke, at indkøbsvolumen og dermed omsætningen på den aftale, der vil blive indgået med den valgte leverandør, vil være afhængig af de til enhver tid udsendte bevillinger til borgere, der får leveret stomi-, nefrostomi- og urologiprodukter eller - hjælpemidler i henhold til Servicelovens 112. Tilbudsgiver skal derfor kunne tilbyde: Fast konsulent med relevant faglig erfaring, herunder med mulighed for direkte kontakt for udbyders brugere/personale til denne. Undervisning, dialog og skriftlig information i forbindelse med opstart af aftalen/-erne. Service, information og uddannelse/vejledning i forbindelse med de tilbudte produkter. Direkte brugerkontakt til tilbudsgiver, hvor det er nødvendigt/hensigtsmæssigt. Efter nærmere aftale/behov skal tilbudsgiver endvidere kunne tilbyde: Undervisning/information af udbyders personale evt. udenfor normal arbejdstid. Afholdelse af temadag(e) om udvalgte emner rettet mod de respektive brugere/personale. 16 Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt I forbindelse med kravene i ovenstående punkt skal tilbudsgiver beskrive personalets faglige kvalifikationer og uddannelse, herunder personalets forudsætninger for på rette måde at kunne hjælpe brugere/personale. Samtlige hjælpemidler samt tilbehør skal opfylde de til enhver tid gældende EU- og nationale love, regler, standarder, direktiver og branchenormer, samt krav til CE-godkendelser mv. Det er Sundhedsstyrelsen og Lægemiddelstyrelsen, der oplyser om gældende regler på området. Produkterne skal være datomærkede, og i steril emballage. Produkterne skal generelt være hudvenlige, sikre og diskrete i brug og muliggøre støjsvag funktion. Hudklæbematerialer skal også være hudvenlige og produkterne skal være let aftagelige. Der skal vedlægges evt. påsætningsvejledning. Ingen af de tilbudte produkter/hjælpemidler og tilbehør må indeholde 4/6

5 stoffer, der er kendt som allergifremkaldende eller på anden måde kan være sundhedsskadelige. For produkter med holdbarhedsdato skal der ved levering restere minimum 2/3 af holdbarheden. Ordregiver skal til enhver tid og på forlangende have fremsendt produkt- og datablade på de tilbudte produkter. På forlangende skal kontrakthaver i hele kontraktperioden være behjælpelig med at oversætte og udfærdige vejledninger til dansk. Endvidere skal tekst og symboler på eller i forbindelse med produkter være let forståelige. 18 Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Tilbuddet skal være vedlagt en beskrivelse af måden hvorpå tilbudsgiver vil optimere/forbedre sit produktsortiment. Bestilling skal være omkostningsfri for brugeren. Tilbudsgiver skal redegøre for hvorledes borgerne kan foretage bestilling af stomi-, nefrostomi- og urologiprodukter/-hjælpemidler. Tilbudsgiveren bedes medsende eksempel på bestillingssedler. Brugerne skal kunne foretage bestilling via alm. post, , telefon og telefax. Tilbudsgiver skal sikre, at telefoniske henvendelser kan modtages alle hverdage i tidsrummet fra kl. 08:00 til kl. 16: Udbudsskrivelsen, punkt Leveringsbetingelser: Frit leveret på adressen og på evt. anvist plads. Bestilte varer skal leveres direkte til borger, plejehjem eller depot og der må max. leveres en karton ad gangen med mindre den bevillingsansvarlige udtrykkelig har ønsket andet. Placering kan anvises af bruger eller kommunens personale på leveringsadressen. Leveringstiden må maksimalt udgøre tre hverdage, dog med mulighed for akutte leverancer fra dag til dag. Tilbudsgiver skal bekræfte dette i sit tilbud. Tilbudsgiver bedes specificere muligheden for akutte leverancer. 21 Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Tilbudsgiver skal medsende oplæg til informationspjece til Kommunens brugere om aftalen, herunder om firmaet samt oplysninger om bestillings- og leveringsrutiner. Kommunerne ønsker en fleksibel returvarepolitik. Beskrivelse af politikken. Pristilbud skal for at komme i betragtning afgives på den vedlagte tilbudsliste i bilag 1+2. De tilbudte priser på hjælpemidler skal omfatte alle de med leverancerne forbundne udgifter, herunder alle gebyrer og udgifter til konsulentbistand, jf. punkt De tilbudte priser skal være gyldige indtil 1. januar Udbudsskrivelsen, punkt Prislister og andre data, der ikke skal efterbehandles hos modtageren, kan leveres i PDF-format, mens øvrige redigerbare dokumenter og informationer i aftaleperioden skal kunne fremsendes i Excel- eller Word-format eller evt. andet nærmere defineret redigerbart dataformat. 5/6

6 25 Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Betalingsbetingelser: 30 dage netto. Tilbudsgiver skal være opmærksom på lov om offentlige betalinger, der med virkning fra 1. februar 2005 medfører, at alle rekvisitioner/betalinger i offentligt regi skal ske elektronisk, jf. Økonomistyrelsens hjemmeside. Varerne skal leveres ved brug af et minimum af emballage, og den emballage der benyttes, skal være miljøvenlig. Tekst på emballage skal være på dansk. Tekster og eventuelle symboler skal være let forståelige og skal være læsevenlig i både størrelse og farve og grafik. 27 Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Udbudsskrivelsen, punkt Forhold vedrørende garanti- og reklamationsbestemmelser skal fremgå af tilbudet. Kataloger skal kunne rekvireres af brugerne uden beregning. Udbyder forbeholder sig ret til efterfølgende at rekvirere vareprøver i forbindelse med produktintroduktioner og varekontrol. 6/6