NaviScan EBC 1 af 21 Brugervejledning C5

Transkript

1 NaviScan EBC 1 af 21 Brugervejledning C5 INDHOLDSFORTEGNELSE: 1.0 Opstart af budgetsystem Opsætning: Modeller Modeller: Felter Modeller dimensioner Lokalmenu til dimension: Konti Definition af konti Lokalmenu til Konti: Fordeling Lokalmenu 1: Opsætning Datoer Status - parameter Status - Likviditetssopsætning Investeringer - anlægsbudget Konteringsopsætning - anlæg Lokalmenu 3: Beregn Budget Lokalmenu 4: Udlæs Budget Lokalmenu 5: Indlæs Budget Lokalmenu: Opret/kopier Lokalmenu: Udskrifter Definition af Finansrapport Udskrift Budgetberetning Pengestrømsanalyse Lås budgetmodel Licens Brug af Excel skabeloner... 19

2 NaviScan EBC 2 af 21 Brugervejledning C5 1.0 Opstart af budgetsystem Indsæt budgetmodel nr. budget navn samt fra og til dato for budget. FIG. 1 Hovedmenu START NaviScan EBC er menustyret, og alle kommandoer er placeret under lokal menu. FIG. 2 LOKALMENU STYRING

3 NaviScan EBC 3 af 21 Brugervejledning C5 1.1 Opsætning: Modeller FIG.3 DEFINITION AF BUDGETMODEL & PARAMETEROPSÆTNING 1.2 Modeller: Felter Model: Budgetmodellens entydige nummer. Feltet kan udelukkende indeholde numeriske værdier, af hensyn til kompatibiliteten med standard C5 Navn: Start: Slut: Beskrivelse/betegnelse for budgetmodellen. Budgettets start dato. Budgettets slut dato. A: Markering ( ) for om budgettet er et ankerbudget (hovedbudget). Systemet er forberedt til at der kan defineres et ubegrænset antal ankerbudgetter samt et ubegrænset antal rullende budgetter (ofte også benævnt estimater) der refererer til et ankerbudget. Hoved: Hvis der ikke er markeret for ankerbudget, betragtes budgettet automatisk som et rullende budget, der tager udgangspunkt i et ankerbudget. Udgangspunkt ( i.e. hvilken model skal danne grundlag) vælges her. Et rullende budget skal have reference til et ankerbudget, idet ankerbudgettet indeholder definitioner som også skal gælde for de tilknyttede rullende budgetter af hensyn til konsistensen i systemet. L: Markering ( ) om budgetmodel skal låses. Dette sikre at f.eks. hovedbudget eller estimater kan låses, og ikke efterfølgende kan ændres/overskrives. Placering: Betegnelse for drev og sti hvor eksporterede filer skal anbringes. Her angives overordnet drev og sti ( C:\EBC\_2010_light\DMO\2011) standard angiver systemet automatisk den sti, hvor C5 er placeret. Systemet sørger herefter selv for at oprette stier, afhængig af dimensionsanvendelse.

4 NaviScan EBC 4 af 21 Brugervejledning C5 Bel.Enhed: I feltet angives om budget udlæses til excel i hele tusinder eller normalt. (kun finanskonti) 1.3 Modeller dimensioner Fig. 3A DIMENSIONER Valg af dimensioner : klik på faneblad Dimensioner Konto Dimension: Angivelse om budget skal udarbejdes pr. model, afdeling, bærer eller formål. Afdeling: Bærer: Formål: Valg af dimension afdeling Valg af dimension bærer Valg af dimension formål I dette skærmbillede defineres hvordan budgettet ønskes dimensioneret, eller på hvilket niveau budgettet skal udarbejdes. I fig.3a er valgt at budgettere på alle dimensioner og på kontodimension: afdeling. Dette betyder at der er mulighed for differentieret at fravælge konti på forskellige afdelinger samt fravælge afdelinger. Anvendes Model uden afd,bærer eller formål i kontodimensioner kan konti kun fravælges pr. model, (i.e. på alle dimensioner) Når dimension er valgt aktiveres knapperne:

5 NaviScan EBC 5 af 21 Brugervejledning C5 Ved valg af alle dimensioner; vær opmærksom på at der udlæses regneark for alle kombinationer, salgsbudget: (afdeling,bærer,formål/debitor). Dette kan give mange regneark. Vælges Model i Kontodimension uden i afdeling,bærer og formål, udlæses et regneark med hele budgettet. Der kan altså her vælges hvor dybt der ønskes at budgettere. Fig. 4 DIMENSIONS ANVENDELSE I denne lokalmenu (klik på vælg) hentes dimensioner (her: afd.). For at fravælge en dimension, hvorpå der ikke ønskes budget fjernes markeringen ud for dimensionen. ( Finansbudget = Fi,). Nummer: Feltet er udfyldt med afdelings nummer. Navn: Fi: Faktor: Feltet er udfyldt med afdelings navn. Feltet er udfyldt med, således at alle dimensioner default beregnes i finansbudget. vækstrate, som kan benyttes (+/-) på den enkelte afdeling i budget med den valgte procentsats. I: Markeres med når Finansbudget er indlæst fra Excel

6 NaviScan EBC 6 af 21 Brugervejledning C5 1.4 Lokalmenu til dimension: Konti Her hentes kontoplanen (klik på konti). I denne menu vælges om alle driftskonti for den valgte dimension, skal beregnes i budgettet. Alle driftskonti beregnes default. Ved fravalg klik på (fjernes). 1.5 Definition af konti FIG. 5 DEFINITION AF KONTI Konto: Navn: Feltet er udfyldt; konto nummer Feltet er udfyldt; konto navn Kontotype: Feltet er udfyldt; Drifts status-sum-etc. : Faktor: Feltet angiver om konto skal beregnes, konti kan fravælges pr. dimension. Konti kan individuelt beregnes v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor. Denne overskriver vækstfaktoren (hvis angivet) på dimension, faktor på menuen datoer overskrives ikke. ( se 15.1 om faktorer) Statuskonti kan udlæses sammen med driftskonti. Marker de statuskonti der ønskes udlæst med. Denne funktion kan benyttes til at ændre i statuskonti. Eksempel: Afdrag på lån kontoen for lån markeres med. Når finansbudget udlæses er kontoen for lån også udlæst. Nedbringelsen/øgning af lånet indtastes i excel, enten pr. måned kvartal eller år. Når regnearket indlæses i C5, krediteres/debiteres den valgte likviditetskonto.

7 NaviScan EBC 7 af 21 Brugervejledning C5 1.6 Lokalmenu til Konti: Fordeling FIG. 6 BUDGETFORDELING MED AFDELING Afdeling: Konto: Afdeling: Klik på fordeling, for at aktivere funktionen. I Denne menu er der mulighed for at gøre konti/ afhængige af andre konti/. Når der er fordeling på en konto/ er det ikke muligt at indlæse korrektioner fra Excel. NaviScan EBC beregner budgetfordeling både ved ud og indlæsning. Feltet er udfyldt Fordeling til konto vælges Fordeling til afdeling vælges Procent : Konti kan gøres afhængige af andre konti v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor. (f.eks. provision skal være 10% af varesalg). Bemærk! Der kan maximum være fordeling på 2 niveauer.

8 NaviScan EBC 8 af 21 Brugervejledning C5 2.0 Lokalmenu 1: Opsætning 2.1 Datoer FIG.7 DEFINITION AF DATAGRUNDLAG Start: Slut: Type: Hent Fra: Hent Til: Model: Faktor: NB! Budgetudfyldning Datoer: Felter Budgettets start dato. (Bemærk at der er mulighed for at beregne budget på baggrund af flere perioder eller andre budgetter). Budgettets slut dato. (Bemærk der kan være flere slut datoer, når der beregnes budget på baggrund af flere perioder eller andre budgetter). Her vælges mellem aktuel eller budget. Der er således mulighed for at vælge om budgettet skal beregnes på baggrund af tidligere realiserede tal eller på tidligere indlæste budgetter. Startdato på perioden hvorfra budget eller realiserede tal skal hentes. Slutdato på perioden hvorfra budget eller realiserede tal skal hentes. Hvis der under Type er valgt budget, kan der i dette felt vælges mellem tidligere indlæste budgetter, som datagrundlag. Er der valgt Aktuel, baseres budgettet på tidligere aktuelle tal angivet i Hent fra/til. Overordnet vækstrate, som kan benyttes (+/-) i budget med den valgte procentsats. (se 15.2 om faktorer). Default indsættes måneder fra samme år og dels fra foregående år, som udgangspunkt (beregningsgrundlag), disse kan dog ændres.

9 NaviScan EBC 9 af 21 Brugervejledning C5 2.1 Status - parameter FIG. 8 PARAMETER I budgetparameter defineres første opsætning til beregning af statusbudget. Realiseret ult: Momsafregning: Likviditet: Moms: NB! Feltet er default udfyldt med sidste måneds balance Hvis budget for 2011 udarbejdes f. eks i okt. 2010, vil sidste real. Ultimo være Denne kan valgfrit ændres Her vælges momsafregningsperiode Der kan vælges mellem Måned Kvartal Halvårlig perioder Her vælger likviditetskonto hvorfra ind og udbetalinger posteres Her vælges momskonto. F. eks momsafregningskonto. For at EBC kan indsætte driftskonti med betalingsbetingelser i de tre standardgrupper, skal følgende være udført: 1. Alle driftskonti skal have et DK forslag, altså om konto debiteres Eller krediteres. 2. Alle driftskonti vedr. løn/gager skal i tekst indeholde ord som løn, gager Pension, eller atp. 3. Momssatser (indgående, udgående) skal være markeret under Type. (finans/tilpasning/momskoder)

10 NaviScan EBC 10 af 21 Brugervejledning C5 2.2 Status - Likviditetssopsætning FIG. 8a LIKVIDITETS-OPSÆTNING I beregningsopsætning defineres betalingsgrupper, der vælges fra drift & status. Dette gøres kun hvis default opsætning skal ændres. Der er allerede oprettet 3 grupper. Salg køb og løn. Gruppe: Status: Feltet udfyldes med et gruppenavn (vælges frit f. eks gruppe m.moms) Hvis betalingsbetingelser for varme, el, husleje, har samme bet.betingelser, sættes et ud for disse konti. (Når gruppen er oprettet, klik på konti, derved fremkommer kontoplan. Der kan oprettes ligeså mange grupper (med forskelligt navn), som der er behov for. Når konti er markeret i en gruppe, fremstår de med blå farve. I dette felt vælges en statuskonto der alene optræder som en mellemregningskonto. Betingelse: Her vælges betalingsbetingelse for gruppen. Det er muligt at definere nye betalingsbetingelse for budgetgrupper, i Kreditor tilpasning betalingsbetingelser. Momsandel: Her vælges momsandel. Hvis alle i gruppen er med moms vælges 100% Såfremt der er kreditorer i gruppen uden moms sættes andelen f.eks. til 50%. Momskode: Her vælges mellem ind og udgående moms

11 NaviScan EBC 11 af 21 Brugervejledning C5 2.3 Investeringer - anlægsbudget FIG. 8b ANLÆGSBUDGET Klik på Anlægsbudget (aktivgrupper se fig.8c). Opsæt forbindelse til finanskonti. Klik igen på anlægsbudget aktiver, og indsæt aktiver der skal budgetteres på. FIG. 8c AKTIVGRUPPER

12 NaviScan EBC 12 af 21 Brugervejledning C5 Nummer: Tekst: Feltet udfyldes med et nummer for anlægsgruppe I dette felt vælges tekst til gruppe A: Ønskes tvungen nummerering i gruppen sæt. Momskode: Her vælges mellem ind og udgående moms 2.4 Konteringsopsætning - anlæg Klik på: Posterings- Type: Indtast posteringstype (konto navn) Konto: Modkonto: Vælg konto Vælg modkonto. Dette opsættes for hver gruppe FIG. 8d AKTIVER Nummer: Automatisk numerering Tekst:: Betegnelse for aktiv Gruppe: Anlægsgruppe (udfyldes automatisk) Anskaffelse: Dato for anskaffelse Afsk.måde: Valg mellem saldo liniær Levetid: Aktivets forventet levetid (måneder) Første afsk: Aktivets første afskrivningsdato. Afsk.pct: Afskrivningsprocent (anvendes ved saldo metoden) Anskaf.sum: Aktivets anskaffelsessum Scrapværdi: Forventet slutværdi Momskode: Indgående/udgående moms vælges

13 NaviScan EBC 13 af 21 Brugervejledning C5 Dimension: Afdeling bærer - formål Leverandør:Aktivets leverandør Salgsdato: Forventet salgsdato Salgsværdi: Forventet salgsværdi 2.5 Lokalmenu 3: Beregn Budget Her beregnes Finansbudget direkte i C5. FIG. 9 BEREGNING AF FINANSBUDGET 2.6 Lokalmenu 4: Udlæs Budget FIG.10 EKSPORT AF DATA TIL EXCEL.

14 NaviScan EBC 14 af 21 Brugervejledning C5 Udlæs: Punktet giver adgang til at generere regnearksfiler med finansbudget data defineret af bruger, indeholdende salgstal fra salgsbudget. I regnearksfiler, kan bruger modificere budget yderligere inden indlæsning. 2.7 Lokalmenu 5: Indlæs Budget FIG.11 INDLÆSNING AF DATA FRA EXCEL. Indlæs: Her indlæses Finansbudget i C5. Det er muligt at slette allerede eksisterende budgetter i. Hver dimension indlæses. Ved indlæsning skal de filer der ønskes indlæst markeres enten enkeltvis eller som vist marker alle filer. 2.8 Lokalmenu: Opret/kopier FIG.12 KOPIER ANKERBUDGET TIL ANKERBUDGET.

15 NaviScan EBC 15 af 21 Brugervejledning C5 Fra: Navn: Til: Navn: Fra Dato: Til Dato: Anker: Model: Vælg modelnavn (numerisk felt) hvorfra nyt budget skal kopieres. Udfyldes ved valg af modelnavn. Indsæt modelnavn (numerisk felt) på nyt budget. Indsæt navn (alfanumerisk felt) på nyt budget Startdato på nyt budget. Slut Dato på nyt budget. Angiv om nyt budget er et ankerbudget. Udfyldes kun ved estimater Ultimo s.å.: Seneste ultimo dato (realiseret) Ved at kopierer et ankerbudget til et andet ankerbudget, genereres der et kopi af alle parametre. Det nye ankerbudget indeholder med andre ord samme opsætning, på alle parametre, som det gamle ankerbudget. Når kopiering er udført, beregnes nyt budget. FIG. 13 KOPIER ANKERBUDGET TIL ESTIMAT. Fra: Navn: Til: Vælg modelnavn (numerisk felt) hvorfra nyt budget skal kopieres. Udfyldes ved valg af modelnavn. Indsæt modelnavn (numerisk felt) på nyt budgetestimat.

16 NaviScan EBC 16 af 21 Brugervejledning C5 Navn: Fra Dato: Til Dato: Anker: Model: Indsæt navn (alfanumerisk felt) på nyt budget Startdato på nyt budget. Slut Dato på nyt budget. Benyttes kun ved kopi til nyt ankerbudget Hvilken model skal benyttes som datagrundlag. Ultimo s.å.: Seneste ultimo dato (realiseret) Når der kopieres fra Ankerbudget til Estimat, er det ikke muligt at ændre på parametre. Herved er der konsistens mellem ankerbudget og estimat. Modsat kopiering fra ankerbudget til ankerbudget, benyttes denne funktion, til løbende at udarbejde estimater, baseret på det oprindelige ankerbudget. Funktionen kan benyttes efter første måned i budgetår, indeholdende 1 måned med realiserede tal + 11 måneder med budgettal. Det er således muligt at udarbejde et scenario af budgetestimater. Når kopiering er udført, beregnes nyt budget. 2.9 Lokalmenu: Udskrifter FIG. 14 UDSKRIFTER

17 NaviScan EBC 17 af 21 Brugervejledning C5 3.0 Definition af Finansrapport. NaviScan EBC giver mulighed for at udarbejde månedsrapporter pr. dimension. Rapporten udlæses til Excel regneark, og kan placeres direkte på valgfrit bibliotek. Vælges at udarbejde månedsrapporter pr. dimension tildeles rapporten dimensionsnavn automatisk. Vælges at udarbejde rapporten uden anvendelse af dimension, er filnavn valgfrit. (se afsnit xx.x Brug af excel skabeloner) 3.1 Udskrift Budgetberetning Når budgetberegninger er færdige, kan der tilføjes et notat der indeholder: Budgetforudsætninger handlingsplanerer strategi etc., således at budgettet udgør en helhed. I menu genveje/budgetberetning kan budget beskrives. Via menupunktet Udskrifter/Budgetberetning er der mulighed for at udskrive følgende: 1. Budgetforside 2. Budgetforudsætninger 3. Balance 4. Revisionsrapport Ønskes forside budgetforudsætninger balance og Revisionsrapport udskrevet, markeres alle felter. Dernæst hentes rapport (opsæt) derefter fortsæt. 3.2 Pengestrømsanalyse. Pengestrømsanalysen viser pengebindingerne i budgettet. Når der er udarbejdet statusbudget, kan pengestrømsanalysen sættes op. FIG. 15 PENGESTRØM

18 NaviScan EBC 18 af 21 Brugervejledning C5 Pengestrømsanalysen består af 2 dele: en standardpengestrøm og konto plan. Elementerne i pengestrøm kan ændres og tilpasses individuelt Elementerne tildeles linie nr. tekst samt type og fortegn. Typen skal således konto. Herefter flyttes curser til kontoplanen og de konti der skal knyttes til det nye element markeres med et. Pengestrømsanalysen skal kun sættes op en gang. Når opsætning er afsluttet Kan analysen udskrives. (klik på knappen udskriv) NB! For at komme tilbage Til standard: klik på knappen standard. Linie: Element: Type: Elementets nummer Navn på element i pengestrømsanalysen ( konto nr) System, konto, total og primosaldo System: Henter automatisk budgettal Konto: Manuel opsætning af konti der knyttes til et element Total: Sammentælling af elementer Primosaldo: Henter primosaldo System: Fra: Til: Fortegn: der kan vælges mellem: resultat og deb/kred/lager. Benyttes kun ved anvendelse af system (under type) Sammentælling starter fra element nr. Sammentælling slutter ved element nr. Angiver om pengestrøm er positiv eller negativ 4.0 Lås budgetmodel Det er muligt på ethvert tidspunkt at låse et budget, således at enhver ændring er umulig. Dette gøres på følgende måde: indsæt ( ) i kolonnen L. FIG.16 BUDGETLÅS Vis skrivebord.scf

19 NaviScan EBC 19 af 21 Brugervejledning C5 Når låst er aktiveret, er det ikke længere muligt at ændre i budget For at låse op igen fjern ( ) i kolonnen Låst, og indtast password. Password defineres for hver budgetmodel. FIG.17 PASSWORD 4.1 Licens Inden systemet kan benyttes skal der indsættes et licens nr., der tildeles af NaviScan. Aktiver menu Licens og indsæt licens nr. FIG. 18 LICENS NR. 5.0 Brug af Excel skabeloner For at benytte excel skabelonerne: Månedsregnskab og Årsbudget, skal den sti hvorfra skabelonerne henter data oprettes fra C5. Dette gøres fra Udskrifter/finansrapport

20 NaviScan EBC 20 af 21 Brugervejledning C5 Hent balance Månedsregnskab, angiv sti og excel filnavn, dette skal være navnet: måned (hører til rapport månedsregnskab), indsæt datoer og budget nr. Fig. 19 Angiv sti og excel navn Den sti der angives benyttes også i excel regneark: Månedsregnskab. Når denne fil er udlæst, åbnes excel filen Månedsregnskab. Fig. 20 Søg og erstat

21 NaviScan EBC 21 af 21 Brugervejledning C5 Marker hele regneark, og søg efter C:\EBC_2010_light\DMO\måned og erstat med Den sti angivet i C5 (se fig 19). Gem herefter excel regneark Månedsregnskab. Hver gang der balance Månedsregnskab udlæses, overføres tal automatisk til excel fil Månedsregnskab. Hent balance Årsbudget, angiv sti og excel filnavn, dette skal være navnet: budget (hører til rapport årsbudget), indsæt datoer og budget nr. Den sti der angives benyttes også i excel regneark: budget. Når denne fil er udlæst, åbnes excel filen årsbudget. Marker hele regneark, og søg efter C:\EBC_2010_light\DMO\budget og erstat med Den sti angivet i C5 (se fig 19). Gem herefter excel regneark årsbudget. Hver gang balance årsbudget udlæses, overføres tal automatisk til excel fil årsbudget.