Brugervejledning 1 af 39

Transkript

1 Brugervejledning 1 af 39 INDHOLDSFORTEGNELSE: 1.0 Opstart af budgetsystem Opsætning: Modeller Modeller: Felter Modeller dimensioner Lokalmenu til dimension: Konti Definition af konti Lokalmenu til Konti: Fordeling Lokalmenu til Konti: Fordeling Lokalmenu 1: Opsætning Datoer Vare grupper Opret/fravalg Debitor grupper Opret/fravalg Status - parameter Status - beregningsopsætning Håndtering af periodisering Investeringer - anlægsbudget Konteringsopsætning - anlæg Lokalmenu 2: Check Lokalmenu 3: Beregn Salg Lokalmenu 4: Udlæs Salg Lokalmenu 5: Indlæs Salg Lokalmenu 6: Rediger indkøb Lokalmenu 7: Beregn Finans Lokalmenu 8: Udlæs Finans Lokalmenu 9: Indlæs Finans Lokalmenu: Opret/kopier Lokalmenu: Udskrifter Definition af Finansrapport Udskrift Budgetberetning Pengestrømsanalyse Eksempler Anvendelse af faktorer Lås budgetmodel... 38

2 Brugervejledning 2 af Opstart af budgetsystem Før budgetter kan udarbejdes, skal systemets parametre indstilles via Finans/Periodisk/ Naviscan budget\budgetmodeller. Samtidig skal budgetperioden åbnes/oprettes (Finans/periodisk/perioder). FIG. 1 Hovedmenu START Parametre skal kun sættes op en gang, herefter kan budgetmodeller kopieres (se afsnit 10.0) indeholdende parameteropsætning. NaviScan EBC er menustyret, og alle kommandoer er placeret under lokal menu. FIG. 2 LOKALMENU STYRING

3 Brugervejledning 3 af Opsætning: Modeller FIG.3 DEFINITION AF BUDGETMODEL & PARAMETEROPSÆTNING 1.2 Modeller: Felter Model: Budgetmodellens entydige nummer. Feltet kan udelukkende indeholde numeriske værdier, af hensyn til kompatibiliteten med standard XAL Navn: Start: Slut: Beskrivelse/betegnelse for budgetmodellen. Budgettets start dato. Budgettets slut dato. A: Markering () for om budgettet er et ankerbudget (hovedbudget). Systemet er forberedt til at der kan defineres et ubegrænset antal ankerbudgetter samt et ubegrænset antal rullende budgetter (ofte også benævnt estimater) der refererer til et ankerbudget. Hoved: Hvis der ikke er markeret for ankerbudget, betragtes budgettet automatisk som et rullende budget, der tager udgangspunkt i et ankerbudget. Udgangspunkt ( i.e. hvilken model skal danne grundlag) vælges her. Et rullende budget skal have reference til et ankerbudget, idet ankerbudgettet indeholder definitioner som også skal gælde for de tilknyttede rullende budgetter af hensyn til konsistensen i systemet. L: Markering () om budgetmodel skal låses. Dette sikre at f.eks. hovedbudget eller estimater kan låses, og ikke efterfølgende kan ændres/overskrives. Placering: Betegnelse for drev og sti hvor eksporterede filer skal anbringes. Her angives overordnet drev og sti ( C:\xal\Nav\ ) standard angiver systemet automatisk den sti, hvor XAL er placeret. Systemet sørger herefter selv for at oprette stier, afhængig af dimensionsanvendelse. NB! der må ikke være mellemrum i biblioteksnavne.

4 Brugervejledning 4 af 39 Debitor: Vare: Betegnelse for om salgsbudgettering pr. kunde/gruppe anvendes. (Kan kun anvendes ved anskaffelse af salgsmodul). Betegnelse for om salgsbudgettering pr. vare/gruppe anvendes. (Kan kun anvendes ved anskaffelse af salgsmodul). Bud.Enhed: Betegnelse for valg mellem budgettering i antal eller beløb. Samtidig angives gennemsnitspris pr. enhed. (Kan kun anvendes ved anskaffelse af salgsmodul). Bel.Enhed: I feltet angives om budget udlæses til excel i hele tusinder eller normalt. Eksempel : I feltet < Placering > er angivet c:\xal\nav\2004. Når det senere i processen vælges at eksportere regnearksfiler med budget tal, vil de blive placeret i mappen/biblioteket c:\xal\nav\2004\export\finans\adm\ eller i c:\xal\nav\2004\export\salg\adm\. \nav\ angiver regnskabets navn. Eksempler på overordnet sti betegnelse: C:\ Concorde version \ regnskab \ - C:\XAL\NAV\ 1.3 Modeller dimensioner Fig. 3A DIMENSIONER Valg af dimensioner : klik på faneblad Dimensioner

5 Brugervejledning 5 af 39 Konto Dimension: Angivelse om budget skal udarbejdes på model, afdeling, bærer eller formål, Afdeling: Bærer: Formål: Valg af dimension afdeling Valg af dimension bærer Valg af dimension formål I dette skærmbillede defineres hvordan budgettet ønskes dimensioneret, eller på hvilket niveau budgettet skal udarbejdes. I fig.3a er valgt at budgettere på alle dimensioner, og på kontodimension: afdeling. Dette betyder at der er mulighed for differentieret at fravælge konti på forskellige afdelinger samt fravælge afdelinger. Anvendes Model i kontodimensioner kan konti kun fravælges pr. model, (i.e. på alle dimensioner) I Fig. 3B er vist både kontodimension afdeling og model. (Det viste billede er konstrueret, det er kun muligt at vise en kontodimension ad gangen). Når dimension er valgt aktiveres knapperne: Ved valg af alle dimensioner; vær opmærksom på at der udlæses regneark for alle kombinationer. Dette kan give mange regneark. Vælges Model i Kontodimension og Afdeling bærer - formål, uden, udlæses et regneark med hele budgettet. Der kan altså her vælges hvor dybt der ønskes at budgettere. Fig. 3B BESKRIVELSE DIMENSIONER: Konto dimension Model / Afdelinger

6 Brugervejledning 6 af 39 Fig. 4 DIMENSIONS ANVENDELSE I denne lokalmenu hentes dimensioner (afd./bærer/formål.) for at fravælge en dimension, hvorpå der ikke ønskes budget. Markeringen ud for dimensionenen fjernes. ( Finansbudget = Fi, Salgsbudget = S). Felter: Nummer: Feltet er udfyldt med afdelings nummer. Navn: Fi: Faktor: Feltet er udfyldt med afdelings navn. Feltet er udfyldt med, således at alle dimensioner default beregnes i finansbudget. vækstrate, som kan benyttes (+/-) på den enkelte afdeling i budget med den valgte procentsats. S: Feltet markeres med, således salgsbudgettering på debitor/gruppe og vare nr./gruppe aktiveres. I: Markeres med når Salgsbudget er indlæst fra Excel I: Markeres med når Finansbudget er indlæst fra Excel L: Markeres med hvis budget er låst

7 Brugervejledning 7 af Lokalmenu til dimension: Konti Her hentes kontoplanen (klik på konti). I denne menu vælges om alle driftskonti for den valgte dimension, skal beregnes i budgettet. Alle driftskonti beregnes default. Ved fravalg klik på (fjernes). 1.5 Definition af konti FIG. 5 DEFINITION AF KONTI Felter: Konto: Navn: Feltet er udfyldt; konto nummer Feltet er udfyldt; konto navn Kontotype: Feltet er udfyldt; Drifts status-sum-etc. : Faktor: Feltet angiver om konto skal beregnes, konti kan fravælges pr. dimension. Konti kan individuelt beregnes v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor. Denne overskriver vækstfaktoren (hvis angivet) på dimension, faktor på menuen datoer overskrives ikke. ( se 15.2 om faktorer)

8 Brugervejledning 8 af Lokalmenu til Konti: Fordeling FIG. 6 BUDGETFORDELING MED BÆRER/FORMÅL Felter: Afdeling: Bærer: Formål: Konto: Afdeling: Bærer: Formål: Procent : I Denne menu er der mulighed for at gøre konti/bærer/formål afhængige af andre konti/bærer/formål. Når der er fordeling på en konto/bærer/formål er det ikke muligt at indlæse korrektioner. NaviScan EBC beregner budgetfordeling både ved ud og indlæsning. Feltet er udfyldt Fra hvilken bærer vælges Fra hvilket formål vælges Fordeling til konto vælges Fordeling til afdeling vælges Fordeling til hvilken bærer vælges Fordeling til hvilket formål vælges Konti kan gøres afhængige af andre konti v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor. (f.eks. provision skal være 10% af varesalg). Udelades f. eks. Bærer/formål vil systemet alene beregne en procentsats af en given konto, uden at tage hensyn til bærer/formål. Konto 2510 (provisionsudgifter) afd.: adm bærer: København formål: 3 skal være 10 % af konto 1010 varesalg indland afd.: adm bærer: København formål: 3.

9 Brugervejledning 9 af Lokalmenu til Konti: Fordeling FIG. 7 BUDGETFORDELING PÅ AFDELING (uden Afd/bærer/formål) Felter: I Denne menu er der mulighed for at gøre konti afhængige af andre konti. F.eks. kan fragt være 10% af varesalg,. Når der er fordeling på en konto er det ikke muligt at indlæse korrektioner. NaviScan EBC beregner budgetfordeling både ved ud og indlæsning. Ved kun at vælge kontodimension: model, og ikke anvende dimensioner, forenkles fordeling væsentligt. I ovenstående eks. Bliver konto 2510 beregnet som 10% af konto Konto: Angivelse af konto nr. der skal være afhængig af konto 1010 Afdeling: - Bærer: - Formål: - Faktor : Konti kan gøres afhængige af andre konti v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor. (f.eks. provisionsudgift kto 2510 skal være 10% af kto varesalg indland).

10 Brugervejledning 10 af Lokalmenu 1: Opsætning 2.1 Datoer Menu 1 indeholder 4 funktioner: (faneblad: Modeller) FIG.8 DEFINITION AF DATAGRUNDLAG Start: Slut: Type: Hent Fra: Hent Til: Model: Faktor: Budgetudfyldning: Felter Budgettets start dato. (Bemærk at der er mulighed for at beregne budget på baggrund af flere perioder eller andre budgetter). Budgettets slut dato. (Bemærk der kan være flere slut datoer, når der beregnes budget på baggrund af flere perioder eller andre budgetter). Her vælges mellem aktuel eller budget. Der er således mulighed for at vælge om budgettet skal beregnes på baggrund af tidligere realiserede tal eller på tidligere indlæste budgetter. Startdato på perioden hvorfra budget eller realiserede tal skal hentes. Slutdato på perioden hvorfra budget eller realiserede tal skal hentes. Hvis der under Type er valgt budget, kan der i dette felt vælges mellem tidligere indlæste budgetter, som datagrundlag. Er der valgt Aktuel, baseres budgettet på tidligere aktuelle tal angivet i Hent fra/til. Overordnet vækstrate, som kan benyttes (+/-) i budget med den valgte procentsats. (se 15.2 om faktorer).

11 Brugervejledning 11 af Vare grupper Opret/fravalg Her defineres specifikationsniveau til vare. Der kan vælges 3 niveauer: 1.Udelad: gruppen medtages ikke. 2.Gruppe: vare beregnes som gruppe, og 3. vare: vare nr. beregnes enkeltvis. FIG. 8A VAREGRUPPER OPRET/FRAVALG Det er muligt at ændre alle varegrupper på en gang via lokalmenu: Ændre grupper. Naturligvis kan hver enkelt gruppe vælges individuelt. Bemærk at valg af varegrupper, forudsætter markering i feltet Varer (se 1.1 Varer) Felter: Vare.grp.: Navn: Type: Feltet er udfyldt Feltet er udfyldt; Vare gruppenavn Her vælges niveau for Vare specifikation. Faktor pris: Ændring af priser på vare nr./gruppe. Her angives størrelse på faktor i %. Faktor antal: Ændring af antal på vare nr./gruppe. Her angives størrelse på faktor i %. Lagerdage: Parameteropsætning af lagerdage til beregning af statusbudget. Leverandør: Parameteropsætning for valg af leverandør. Dette er kun nødvendigt når der budgetteres på gruppe niveau. Budget på konto (vare nr.) finder selv leverandør).

12 Brugervejledning 12 af Debitor grupper Opret/fravalg FIG. 8B DEBITORGRUPPER OPRET/FRAVALG Det er muligt i lighed med varegrupper, at ændre alle debitorgrupper på en gang via lokalmenu: Ændre grupper. Felter: Deb.grp.: Navn: Type: Sum: Faktor Betaling: Feltet er udfyldt Feltet er udfyldt; Debitor gruppenavn Her vælges niveau for debitor specifikation. Hvis der i type er valgt konto (budget på hver deb. i gruppen), kan der i sum udvælges enkelte deb. hvor resten af deb. gruppen budgetteres samlet. De udvalgte deb. vælges i lokalmenu konti. Debitorkonti kan individuelt beregnes v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor i %. (se 15.2 om faktorer) Parameteropsætning for anvendelse af betalingsbetingelser for debitorgrupper Momsandel: Bestemmelse af momsandel, skal være 100, hvis alle deb i gruppen er danske, ellers sættes andelen med en %, der stemmer overens med andelen af evt. udenlandske debitorer. M.Kode: Angivelse om det er indgående eller udgående moms

13 Brugervejledning 13 af Status - parameter FIG. 8C PARAMETER Felter: Realiseret ult: I budgetparameter defineres første opsætning til beregning af statusbudget. Feltet udfyldes med sidst kendte realiseret ultimo. Hvis budget for 2004 udarbejdes f. eks i okt. 2003, vil sidste real. Ultimo være Fremskriv model: Deb/Kred/Lager: Momsafregning: Likviditet: Moms: Forfaldne deb.saldi: Forfaldne kred.saldi: Feltet udfyldes med en budgetmodel. For at få en ultimo og dermed en primo , fremskrives ultimo med budgetmodel (sidste estimat) for at få ult Her vælges mellem finans & Salg/indkøb. Hvis der budgetteres på vare/deb. skal der vælges Salg/indkøb. Herved beregnes automatisk betalingsbetingelser, for varekreditorer og varedebitorer. Ellers vælges finans. (se afsnit 2.5). Her vælges momsafregningsperiode Der kan vælges mellem Måned Kvartal Halvårlig perioder Her vælger likviditetskonto Hvorfra ind og udbetalinger posteres Her vælges momskonto. F. eks momsafregningskonto. Dato for betaling af forfaldne saldi, på ultimo tidspunkt. Dato for betaling af forfaldne saldi, på ultimo tidspunkt.

14 Brugervejledning 14 af Status - beregningsopsætning FIG. 8D BEREGNINGS-OPSÆTNING I beregningsopsætning defineres betalingsgrupper, der vælges fra drift & status. Felter: Gruppe: Status: Likv.kto.: Feltet udfyldes med et gruppenavn (f. eks biler) Hvis betalingsbetingelser for brændstof, bilforsikringer, rep & vedligehold, har samme bet.betingelser, bør de være i samme gruppe. (Når gruppe er oprettet, klik på konti, derved fremkommer kontoplan, marker de konti der skal tilhøre gruppen. Der kan oprettes ligeså mange grupper, som der ønskes, således at alle former for betalingsbetingelse kan defineres til beregning af statusbudget. Hvis der i status parametre (afsnit 2.4) er valgt finans, skal varekreditorer og varedebitorer også oprettes som grupper. Budgetteres der alene på vare og ikke debitorer, skal varedebitorer tildeles en gruppe. Bemærk at varedebitor samlekonto kan benyttes som mellemregningskonto. Dette gælder ikke hvis der i status parametre er valgt Salg/indkøb. I dette felt vælges en statuskonto der alene optræder som en mellemregningskonto. Der kan evt.oprettes en til budget. Her vælges fra hvilken konto ind & udbetalinger skal posteres i budgettet. Betingelse: Her vælges betalingsbetingelse for gruppen. Det er muligt at definere nye betalingsbetingelse for budgetgrupper, i Kreditor tilpasning betalingsbetingelser.

15 Brugervejledning 15 af 39 Momsandel: Her vælges momsandel. Hvis alle i gruppen er danske vælges 100% Såfremt der er kreditorer i gruppen uden moms sættes andelen f.eks. til 50%. Momskode: Her vælges mellem ind og udgående moms 2.6 Håndtering af periodisering Hensættelse: Ved hensættelser eller tilgodehavender (primo) oprettes særskilte grupper. Ved håndtering af disse vælges ALENE statuskonto og likviditetskonto, altså lokal menu: konti anvendes ikke. F. eks hensat revision ( ). Angiv statuskonto for hensat revision, likviditetskonto, samt sæt betalingsbetingelse til løbende år +6. (oprettes i kreditor tilpasning bet. Betingelser). Når statusbudget beregnes betales revision i juni. Dette gælder naturligvis også for tilgodehavender. Ved forudbetaling (f. eks. Husleje) oprettes gruppen husleje. Status og likviditetskonto defineres, klik på konti, marker driftskonto, sæt betalingsbetingelse til løbende kvartal 3. Huslejen betales nu forud for et kvartal (første gang ), mens driftsbudget har husleje omkostningen hver måned. 2.7 Investeringer - anlægsbudget FIG. 8E ANLÆGSBUDGET

16 Brugervejledning 16 af 39 FIG. 8F AKTIVGRUPPER Felter: Nummer: Tekst: Feltet udfyldes med et nummer for anlægsgruppe I dette felt vælges tekst til gruppe A: Ønskes tvungen nummerering i gruppen sæt. Momskode: Her vælges mellem ind og udgående moms 2.8 Konteringsopsætning - anlæg Klik på: Felter: Posterings- Type: Konto: Indtast posteringstype (konto navn) Vælg konto Modkonto: Vælg modkonto. Dette opsættes for hver gruppe

17 Brugervejledning 17 af Lokalmenu 2: Check FIG. 9 CHECK AF PARAMETER OPSÆTNING Punktet giver adgang til at teste modellen dimensioner, konti, varer og debitor, samt status konti.

18 Brugervejledning 18 af Lokalmenu 3: Beregn Salg Her beregnes salgsbudget direkte i Concorde XAL. FIG. 10 BEREGNING AF SALGSBUDGET 4.0 Lokalmenu 4: Udlæs Salg FIG.11 EKSPORT AF DATA TIL EXCEL. Udlæs: Punktet giver adgang til at generere regnearksfiler med Salgsbudget data defineret af bruger. Nye varer uden tidligere bevægelse kan medtages med alene salgspris/kostpris.

19 Brugervejledning 19 af Lokalmenu 5: Indlæs Salg FIG.12 INDLÆSNING AF DATA FRA EXCEL. Indlæs: Her indlæses budget i Concorde XAL. Ved indlæsning overskrives tidligere indlæste budgetter i Concorde XAL. NB! Celler i Excel skal indeholde værdi. Der må ikke forekomme blanke celler. Regneark der indlæses må ikke indeholde Faneblade. Marker de filer der ønskes indlæst FIG.12a GODKEND FILER

20 Brugervejledning 20 af Lokalmenu 6: Rediger indkøb FIG.13 ÆNDRING AF VARELAGER Indkøb: Når salgsbudget og vareforbrug er beregnet, er det muligt at ændre på indkøb/lager. Felter: Vare: Kreditor: Dato.: Antal: Feltet er udfyldt med et vare nummer Feltet er udfyldt med et kreditor nummer Afhængig af lagerdage, angiver dato hvornår der senest skal indkøbes Fra beregning af salgsbudget, har systemet genereret vareforbrug. Såvel på antal som på pris er det muligt at korrigere på varelager. Dette har ingen indflydelse på driftsbudget, men alene på statusbudget. (likviditet)

21 Brugervejledning 21 af Lokalmenu 7: Beregn Finans Her beregnes Finansbudget direkte i XAL. FIG. 14 BEREGNING AF FINANSBUDGET 8.0 Lokalmenu 8: Udlæs Finans FIG.15 EKSPORT AF DATA TIL EXCEL. Udlæs: Punktet giver adgang til at generere regnearksfiler med finansbudget data defineret af bruger, indeholdende salgstal fra salgsbudget. I regnearksfiler, kan bruger modificere budget yderligere inden indlæsning.

22 Brugervejledning 22 af Lokalmenu 9: Indlæs Finans FIG.16 INDLÆSNING AF DATA FRA EXCEL. Indlæs: Her indlæses Finansbudget i Concorde XAL. Det er muligt at slette allerede eksisterende budgetter i Concorde XAL. Hver dimension indlæses. I lighed med indlæs salg godkendes filer til indlæsning fra excel. NB! Det er ikke muligt at oprette konti i regnearksfiler.

23 Brugervejledning 23 af Lokalmenu: Opret/kopier FIG.17 KOPIER ANKERBUDGET TIL ANKERBUDGET. Felter: Fra: Vælg modelnavn (numerisk felt) hvorfra nyt budget skal kopieres. Navn: Til: Navn: Fra Dato: Til Dato: Anker: Model: Debitorer: Varer: Enhed: Udfyldes ved valg af modelnavn. Indsæt modelnavn (numerisk felt) på nyt budget. Indsæt navn (alfanumerisk felt) på nyt budget Startdato på nyt budget. Slut Dato på nyt budget. Angiv om nyt budget er et ankerbudget. Udfyldes kun ved estimater Er udfyldt kan ændres Er udfyldt kan ændres Er udfyldt kan ændres Bel enhed: Er udfyldt kan ændres Ved at kopierer et ankerbudget til et andet ankerbudget, genereres der et kopi af alle parametre. Det nye ankerbudget indeholder med andre ord samme opsætning, på alle parametre, som det gamle ankerbudget. Når kopiering er udført, beregnes nyt budget.

24 Brugervejledning 24 af 39 FIG. 18 KOPIER ANKERBUDGET TIL ESTIMAT. Felter: Fra: Navn: Til: Navn: Fra Dato: Til Dato: Anker: Model: Debitorer: Varer: Enhed: Vælg modelnavn (numerisk felt) hvorfra nyt budget skal kopieres. Udfyldes ved valg af modelnavn. Indsæt modelnavn (numerisk felt) på nyt budget. Indsæt navn (alfanumerisk felt) på nyt budget Startdato på nyt budget. Slut Dato på nyt budget. Benyttes kun ved kopi til nyt ankerbudget Hvilken model skal benyttes som datagrundlag. Er udfyldt kan ikke ændres Er udfyldt kan ikke ændres Er udfyldt kan ikke ændres Når der kopieres fra Ankerbudget til Estimat, er det ikke muligt at ændre på parametre. Herved er der konsistens mellem ankerbudget og estimat. Modsat kopiering fra ankerbudget til ankerbudget, benyttes denne funktion, til løbende at udarbejde estimater, baseret på det oprindelige ankerbudget. Funktionen kan benyttes efter første måned i budgetår, indeholdende 1 måned med realiserede tal + 11 måneder med budgettal. Det er således muligt at udarbejde et scenario af budgetter. Når kopiering er udført, beregnes nyt budget.

25 Brugervejledning 25 af Lokalmenu: Udskrifter FIG. 19 UDSKRIFTSMULIGHEDER NaviScan EBC giver mulighed for at se forskellige udskrifter: FIG. 20 VARE BUDGET/AKTUEL (identisk med vareoversigt + aktuel) FIG. 21 DEBITOR BUDGET/AKTUEL (identisk med vareoversigt + aktuel)

26 Brugervejledning 26 af 39 FIG. 21 BUDGET BEREGNET/BUDGET INDLÆST Denne rapport viser hvad der er beregnet i XAL, samt indlæst korrektion fra Excel regneark Definition af Finansrapport. NaviScan EBC giver mulighed for at udarbejde månedsrapporter pr. dimension. Rapporten udlæses til Excel regneark, og kan placeres direkte på valgfrit bibliotek. Vælges at udarbejde månedsrapporter pr. dimension tildeles rapporten dimensionsnavn. Vælges at udarbejde rapporten uden anvendelse af dimension, er filnavn valgfrit. FIG. 22 ANVENDELSE AF FINANSRAPPORT Udlæses Finansrapport med dimension, skal dimension: Afdeling, Bærer eller formål udfyldes. Når der udlæses finansrapporter med dimension, skal feltet Spec. Udfyldes med: Balance.

27 Brugervejledning 27 af 39 Rapporterne defineres under Finans/Tilpasning/Balance. Der kan defineres flere. V.hj.a. lokalmenu vælges mellem rapporttyper. Fig. 23 VALG AF RAPPORT Når Finansrapport udlæses uden dimension, er det muligt at definere destinationsbibliotek. Benyttes dimension, kan der ikke vælges filnavn, dette gøres automatisk. FIG. 24 VALG AF BIBLIOTEK VED UDLÆSNING AF FINANSRAPPORT

28 Brugervejledning 28 af 39 FIG. 25 UDLÆST MÅNEDSREGNSKAB 13.0 Udskrift Budgetberetning Når et budgetberegninger er færdige, kan der tilføjes et notat der indeholder: Budgetforudsætninger handlingsplaneret strategi etc., således at budgettet udgør en helhed. I lokalmenupunktet: Lokalværktøjer/budgetberetning tilføjes budgetforudsætninger handlingsplaneret strategi etc. Fig. 26 BERETNING

29 Brugervejledning 29 af 39 Via menupunktet Budgetberetning er der mulighed for at udskrive følgende: 1. Budgetforside 2. Budgetforudsætninger 3. Balance 4. Revisionsrapport Ønskes forside budgetforudsætninger balance og Revisionsrapport udskrevet, markeres alle felter. Dernæst hentes rapport (opsæt) derefter fortsæt. Fig. 27 BUDGETBERETNING Fig. 28 FORSIDE For at skifte mellem skærmbilleder tryk på luk. Derefter genereres næste skærmbillede.

30 Brugervejledning 30 af 39 Fig. 29 BERETNING Fig. 30 BALANCE

31 Brugervejledning 31 af 39 FIG. 31 REVISIONSRAPPORT SIDE 1 FIG. 32 REVISIONSRAPPORT SIDE 2

32 Brugervejledning 32 af 39 Foruden disse rapporter er det naturligvis muligt at anvende Concorde XAL standardrapporter. Her er vist Finans/Udskrifter/Budgetter/Kolonne pr. periode. FIG. 33 BUDGET PR. PERIODE

33 Brugervejledning 33 af Pengestrømsanalyse. Pengestrømsanalysen viser pengebindingerne i budgettet. Når der er udarbejdet statusbudget, kan pengestrømsanalysen sættes op. FIG. 34 PENGESTRØM Pengestrømsanalysen består af 2 dele: en standardpengestrøm og konto plan. Elementerne i pengestrøm kan ændres og tilpasses individuelt. Der kan tilføjes/fjernes elementer. Hvis man ønsker at f.eks. ændringer i driftskapital skal bestå at 3 elementer: ændring i debitorer, ændring i lager, osv. Fjernes elementet og der indsættes 3 nye. Elementerne tildeles linie nr. tekst samt type og fortegn. Typen skal således konto. Herefter flyttes curser til kontoplanen og de konti der skal knyttes til det nye element markeres med et. Felter: Linie: Element: Type: Pengestrømsanalysen skal kun sættes op en gang. Når opsætning er afsluttet Kan analysen udskrives. (klik på knappen udskriv) NB! For at komme tilbage Til standard: klik på knappen standard. Elementets nummer Navn på element i pengestrømsanalysen ( konto nr) System, konto, total og primosaldo System: Henter automatisk budgettal

34 Brugervejledning 34 af 39 Konto: Manuel opsætning af konti der knyttes til et element Total: Sammentælling af elementer Primosaldo: Henter primosaldo System: Fra: Til: Fortegn: der kan vælges mellem: resultat og deb/kred/lager. Benyttes kun ved anvendelse af system (under type) Sammentælling starter fra element nr. Sammentælling slutter ved element nr. Angiver om pengestrøm er positiv eller negativ 15.0 Eksempler 15.1 Anvendelse af Dato Forudsætninger: Dato: Dags dato er 10/ Budgetperiode: 2004 Udlæsningsformat: Excel regneark Historik (datagrundlag): realiserede tal 01/01 30/ realiserede tal 01/10 31/ Som nævnt i forudsætninger er dags dato 10/ , og således er realiserede tal fra perioden 01/01 30/ tilgængelige som beregningsgrundlag. For at kunne generere en hel periode benyttes også data fra perioden 01/10 31/ Det er således værd at bemærke at der godt kan være flere perioder der danner grundlag for en budgetperiode. (Kun når et budget udarbejdes d.31/12, vil det være tilstrækkeligt med en sammenhængende periode som datagrundlag). Budget tal fra perioden 01/01 31/ ønskes vist: Start: Budgettets start dato Her indtastes starten på perioden for budgetår: 01/ Slut: Budgettets slut dato Her indtastes slutningen på perioden for budgetår: 30/ Excel regneark vil nu vise budget tal for 01/01 30/ Imidlertid ønskes en hel periode; 1 år. I linien under indtastes: Start: Budgettets start dato Her indtastes starten på perioden for budgetår: 01/ Slut: Budgettets slut dato Her indtastes slutningen på perioden for budgetår: 31/ V. hj. a. Budgetudfyldning er det muligt at definere dels hvad der skal vises i Excel regneark og hvorfra tallene skal hentes og beregnes. Nu defineres hvorfra Naviscan budgetsystem skal hente datagrundlag: Datagrundlag for perioden 01/01 31/ defineres :

35 Brugervejledning 35 af 39 Hent fra: Start dato Her indtastes starten på perioden forud for budgetår: 01/ Hent til: Slut dato Her indtastes slutningen på perioden forud for budgetår:30/ Realiserede tal for perioden 01/01 30/ er nu defineret og perioden 01/10 31/12 defineres. Hent fra: Start dato Her indtastes start på perioden forud for budgetår: 01/ Hent til: Slut dato Her indtastes slut på perioden forud for budgetår: 31/ FIG. 35 EKSEMPEL PÅ DEFINITION AF DATOER FIG. 35A EKSEMPEL UDLÆSTE DATA

36 Brugervejledning 36 af Anvendelse af faktorer I NaviScan EBC er der mulighed for at angive faktorer på forskellige niveauer i budgettet, overordnet, specifikt for hver dimension, samt på den enkelte konto. Det er med andre ord muligt overordnet at tildele alle dimensioner en vækstfaktor, dernæst yderligere at tildele en enkelt dimension en faktor, og efterfølgende ændre enkelte konti med en anden faktor. Foruden disse er det muligt at angive faktorer i salgsbudget specifikt på vare grupper nummer, enten på pris eller antal, samt på debitor - debitorgruppe. Faktorerne har forskelligt virkning på beregning af budget. I nedenstående skema vises en oversigt samt eksempler på hvorledes faktorerne kan anvendes. Budgetfaktorer: NIVEAU MENU VIRKNING PÅ BUDGET UNDERTRYKKER 1 Datoer Model Salg/Finans Ingen faktorer 2 Dimension Dimension Salg/Finans Ingen faktorer 3 Konti Konti Finans 2 Specifikke salgsfaktorer: NIVEAU MENU VIRKNING PÅ BUDGET UNDERTRYKKER Vare pris Varegrp. Salgspris Salg Ingen faktorer Vare antal Varegrp. Antal Salg/vareforbrug Debitor Debitorgrp. Debitor Salg/vareforbrug

37 Brugervejledning 37 af 39 FIG. 36 FAKTORER EKSEMPEL SALGSBUDGET (+10% på pris, +20% på antal, +10% på debitor, +10% på dato, +10% på dimension) FORKLARING SALGSBUDGET: FIG.37 ANVENDT BUDGETMODEL FIG.38 SPECIFIKATION AF FAKTOR BEREGNING FIG.39 FORMEL ANVENDELSE

38 Brugervejledning 38 af 39 FIG. 40 FAKTORER I FINANS SAMT FORDELING PÅ FINANSKONTI 16.0 Lås budgetmodel Det er muligt på ethvert tidspunkt at låse et budget, således at enhver ændring er umulig. Dette gøres på følgende måde: indsæt () i kolonnen L. FIG.41 BUDGETLÅS

39 Brugervejledning 39 af 39 Når låst er aktiveret, er det ikke længere muligt at ændre i budget 2004 modelnavn: For at låse op igen fjern () i kolonnen Låst, og indtast password. Password defineres for hver budgetmodel. FIG.42 PASSWORD