Organisationsstyring i et systemmæssigt perspektiv Værdi og praktisk anvendelse af en organisationskomponent

Transkript

1 Organisationsstyring i et systemmæssigt perspektiv Værdi og praktisk anvendelse af en organisationskomponent

2 Dagsorden Hvad skal man med en organisationskomponent? Og hvad kendetegner SD APOS? Strategiske fokusområder Masterdata, IDM og organisationsstyring Faktisk anvendelse 2

3 Hvad skal man med en organisationskomponent?

4 Udfordringen? Mange organisationer har ikke et digitalt overblik over deres organisationsstruktur og medarbejdere. Det betyder, at: man ikke har et vedligeholdt lederhierarki mange arbejdsgange ikke kan digitaliseres man vedligeholder data om organisationen og medarbejderne manuelt man risikerer at lave fejl og/eller basere sig på ikke-opdaterede kilder EG A/S 4

5 Hvorfor kan vi ikke bare bruge SD organisationen? Organisationsstrukturen i SD Løn er opbygget til at tilgodese bestemte behov: Bogføring Budgettering Vagtplanlægning Afspejler det den reelle organisation? Hvorfor ekstra organisation? EG A/S 5

6 Lønorganisationen afspejler ikke virkeligheden SD Løn organisation Administrativ organisation (SD APOS) Ældreområdet Ældreområdet Kastaniegården Kastaniegården Et hierarki af ledere og medarbejdere Kastaniegården Dag Kastaniegården Aften Kastaniegården Nat Administration og ledelse Afd. Solstuen Afd. Havestuen Afd. for særlige hensyn Struktur, der er skabt til budget og bogføring af løn Struktur, der viser organisering af opgaver og hierarki for ledelse EG A/S 6

7 Hvad er gevinsten ved SD APOS? Når man har et vedligeholdt overblik over organisationen ét sted kan man: - sende opgaver, notifikationer, dokumentation m.v. til eksempelvis alle ledere - digitalisere arbejdsgange helt eller delvist, såsom en MUS-proces fordi man ved, hvem der er leder for hvem - sende målrettet materiale til TR, AMR, Sikkerhedsorganisation eller en helt fjerde organisering, fordi man har viden herom i SD APOS - Spare manuelle arbejdsgange og eliminere fejl ved indtastning og overlevering EG A/S 7

8 Hvad betyder det? Organisationen styres i et system, der er eksternt for abonnerende systemer Den organisation er opbygget med det formål at løse generiske organisationsafhængige opgaver Hvert it-systems org.struktur er mappet til den organisation Integration eller direkte træk EG A/S 8

9 Helt overordnet dataflow Autoritativ for SD organisation SD Personaleweb Basisløn Autoritativ for personer og ansættelser SD Org. struktur SD APOS Stillingskodekartotek Autoritativ for SD attributter

10 10

11 Kendetegn ved SD APOS Fuldt integreret med SD Løn, således at SD Løn data ligger i APOS Unik integration mellem SD APOS og SD Personaleweb Synkronisering og straksoverførsel og det er vores ansvar Mulighed for decentralt vedligehold i en allerede etableret og kendt arbejdsgang Genbrug af data fra SD Løn til SD APOS SD APOS leveres med SD Løn organisationen indlæst. Ud over selve organisationsstrukturen med afdelinger indlæses også personer, engagementer og stillingskodekartotek. Opbygning af SD Organisationen er indeholdt i det initiale byg 11

12 Strategiske fokusområder

13 EGSD s fokus processer hos kunden Planlægning Organisation Ledelse Styring og opfølgning Organisation Medarbejder Kontrol og revision Masterdata Ansættelse Drift Fratrædelse EG A/S 13

14 Fokusområder - funktionelt Udvikling af APOS Fleksibelt koncept til forskellige kundegrupper APOS -> ramme for udvikling I KMD-regi I SD-regi Udviklingsmuligheder på ny platform Standarder national udvikling Løs kobling Interface og mobil tilgængelighed Genbrug af data 14 EG A/S 14 Sikkerhed, dokumentation og dataafgrænsning

15 Masterdata, IDM og org.styring

16 Masterdata? Masterdata styres af et masterdatasystem. Masterdatasystemet har ansvaret for at fastholde masterdata sikre kvaliteten af masterdata og udbrede masterdata. For hver masterdata-type udnævnes altså ét (og kun ét) masterdatasystem, som er ansvarlig for den givne masterdata-type. Typisk er det et af de eksisterende systemer som ophøjes til også at have funktionen masterdatasystem for en given masterdatatype. EG A/S 16

17 Masterdata- eksempler Lokationer Sted (koordinat og plan) Type (f.eks. Stue) Klinisk navn Borgervendt navn Logistik System Stamdata - bruger CPR* (-> Personstamdata) Kaldenavn RegionsID Arbejdsadresser Roller Organisation Organisationsplan Lederhierarki Identity Management System Organisationskom ponent (som APOS) *CPR!!! Unik nøgle i system, men naturligvis ikke master i identity management system EG A/S 17

18 Faktisk anvendelse

19 Structured processes Business Intelligence processes Unstructured processes Microsoft Office Add-ins Service-based integration Adding Valuee to Business Multiple: - Formål - Behov - Interesser - og - It-systemer - Processer - Gevinster SharePoint and WEB Portals Collaboration, Content Management, Portals and Business Apps One BI Solution Statistic and KPI s BI Dashbords BI Data output MS Excel Management MS Power reporter view EG Power BI AX2012 Web Access AX2012 Role Center Business Intelligence Reporting Services Webparts AX Rollecenter Click view Analysis services Employee Selfservice, registrations Workflow s & Alerts SharePoint Intranet Collaboration AX 2012 R3 Base modules Uhrenholt Web Portals Intranet Content BI & KPI s Microsoft Dynamics AX 2012 R3 Enterprise Ressource Management GL Dynamics AX cubes(21) CRM SLS Exp. INV AR BI Data SSAS (SQL Data Mining) AP Pro Document Management Global Search HR PUR MFG SharePoint Extranet Customer Portal, Extranet Collaboration, Documentation, AX 2012 Web Access Selfservice, Vendor Portal, Extranet Collaboration, Documentation, AX 2012 Web Access Selfservice, CMS system Public Website Product Information System Uhrenholt AX 2012 R3 modules Uhrenholt AX 2012 Environments Dev Environment Database Dev/Test/ Preprod AOS Dev. Sharepoint/ Report/help server. Test Environment EG Brancheløsning Procesindustri for AX AOS Dev. Sharepoint/ Report/help server. Uhrenholt AX 2012 Prod Environment Staging Environment AOS Staging Pre-Prod Environment AOS Dev. Sharepoint/ Report/help server. Prod Environment General ledger Budgetting Cost accounting Fixed assets Sales and marketing Procurement and sourcing Warehouse Retail Transportation Product information Payroll/HR Integrations EDI Dansk Supermarket Call of order Customers Organisation hierachy AX 2012 Enterprise setup Role based security Global Address Workflows & Alerts Global Search EG A/S Book 19 Customizations Uhrenholt Lessor Payroll for AX 2012

20 Org.komponent i en it-kontekst Potentiale til at understøtte mange business cases Fokuspunkter 1 Berigelse af organisation 1 Inddata (eks. SD, IDM) 2 Brugerstamdata 2 Anvendelse af viden om medarbejdere 3 Opbygning og vedligehold af autoritativ organisation 4 Processer Org.komponent 3 Org. stamdata 4 5 Business Case Drivers Kombination af 2 3 Masterdata og fokus på hver business case for synk (eks, AMS, TR, MUS, Lægers BB 5 Uddata / Synk med IDM, LMS, hierarkier, abonnerende systemer EG A/S 20

21 APOS som et led i en kæde med mange mulige formål Eksempel: APOS i attesteringsproces (godkendelse af rettigheder) 1 Formål / Gevinst Vi vil. - Bruge lederkendskab til specifikke opgaver - Tydeliggøre ansvar Brugerrettigheder skal attesteres i et præcist flow Fyldestgørende og let tilvejebragt dokumentation overfor myndigheder og revision Attestering i hensigtsmæssig proces og med præcis itunderstøttelse 2 Processer Vedligehold af - Lederhierarki - Organisation Analyse af kritiske processer (BCdrivers) Organisatoriske forankring: Attesteringsflow for ledere inkl. dokumentation og Processer tilpasset til formål og itunderstøttelse 3 Systemer APOS SDI Personaleweb Processtyring i.e. BI IDM Rapportering og dokumentation i BI Målrettet systemunderstøttelse EG A/S 21

22 Projekttilgang til APOS implementering Forretningsorienteret tilgang med fokus på realisering af synlige gevinster Projektmål Teknologi Organisation Processer Resultat 3 Forretningsdrevet: Synlige økonomiske og ikke-økonomiske benefits It-system Organisatorisk forankring Forretnings- og best practice-processer Optimeret it og forretning med synlig gevinstrealisering 2 Procesdrevet: Implementering af best practiceprocesser It-system Ingen organisatorisk forankring Best practiceprocesser Optimeret it inklusive best practice-processer 1 Traditionelt: Nyt it-system It-system Ingen organisatorisk forankring Eksisterende processer Optimeret it EG A/S 22

23 Rapportering på APOS i SD BI