KMD WORKZONE ECM Gør arbejdet enkelt og sikkert

Transkript

1 KMD WORKZONE ECM Gør arbejdet enkelt og sikkert KMD WorkZone ECM er den digitale platform, der understøtter jeres arbejdsgange og jeres krav til sikkerhed og fleksibilitet.

2 KMD WORKZONE ECM Arbejde og samarbejde, der virker Vil I gerne sikre, at medarbejdernes viden reelt kommer den daglige produktion til gode? Og vil I gøre det let for dem at arbejde effektivt, både hver for sig og sammen? Det er netop det, KMD WorkZone ECM er skabt til. Alt bliver samlet ét sted Mange afdelinger, mange digitale værktøjer, mange medarbejdere med forskellige vaner. Det kan hurtigt blive komplekst, og det er her, KMD WorkZone ECM (Enterprise Content Management) skaber orden: Uanset hvor opgaverne bliver løst, ender de det rigtige sted i KMD WorkZone ECM, så de er nemme for alle at finde. Her ligger dokumenter, projekter, beslutninger og alt det andet materiale, der er vigtigt for jer og jeres interessenter. For medarbejderne er det nemt. De kan arbejde, som de ønsker - i Outlook, Word eller resten af Office-pakken, i stifinderen eller med KMD WorkZone skrivebordet. Og KMD WorkZone ECM favner hele virksomheden. Fra indkøb og kontraktstyring til ledelsessekretariat, direktion, HR, jura, salg, support og videre ud i organisationens opgaveportefølje. Samarbejde på den nemme måde Hurtig og effektiv videndeling, sparring, samarbejde og godkendelser er tænkt ind i KMD WorkZone ECM. Det giver jer gode arbejdsgange og en høj kvalitet i opgaveløsningen. For eksempel indeholder KMD WorkZone ECM workflows klar til brug. De gør det nemt at udføre systematiske reviews, høringer og godkendelser hos kolleger og chefer. Med vores avancerede og brugervenlige procesværktøjer kan I selv skræddersy nye flows, der understøtter jeres specifikke processer. 2

3 KMD WORKZONE ECM daglige brugere hos vores danske kunder i forsikring, forsyning, uddannelse, regionerne, staten dokumenter håndteres hos blot én af vores kunder GDPR Lever op til EU Persondataforordningen Sikkerhed og compliance uden besvær KMD WorkZone ECM understøtter EU s GDPR og har Danmarks bedste IT-sikkerhed for ECM (Enterprise Content Management). Med blot tre klik er I compliant med både interne retningslinjer og lovgivning. Jeres Compliance Officer og risikomanager får et effektivt redskab til at sikre gode vaner i organisationen. Reglerne for obligatorisk gem og arkivér sikrer, at alle dokumenter bliver gemt korrekt. Det gælder også juridiske og finansielle sager, projektidéer og alt det andet. Desuden understøttes retten til at blive glemt. I kan nemt sætte et strategisk dashboard op, så I får overblik over jeres KPI er. 3

4 KMD WORKZONE ECM Med KMD WorkZone ECM får I både en digital platform og en digital transformation KMD WorkZone ECM binder data og processer sammen i effektive arbejdsgange, og medarbejderne føler sig hjemme fra dag ét. Færre systemer, færre klik og lettere arbejdsgange For medarbejderne kan regelret dokumenthåndtering være en tung omvej i arbejdet. Men ikke med KMD WorkZone ECM. Her arbejder de i Microsoft Office og Outlook, som de plejer bare nemmere. Sager og dokumenter finder de lynhurtigt i stifinderen, workflows guider dem til korrekt sagsbehandling, og undervejs har de både automatik, lister og frister til at støtte processerne. De kan også tage løsningen med til møder og på mobilen. Nem at tilpasse Hver medarbejder og leder kan nemt designe sit eget skrivebord med de visninger og widgets, der understøtter deres foretrukne måder at arbejde på. I kan også vælge at gøre opsætningen ens for alle eller afdelingsspecifik. Som en del af vores strategiske roadmap har vi har valgt at satse på KMD WorkZone for at løfte vores digitalisering. Det er der vægtige grunde til: Løsningens Best Practice-status i markedet og de løbende forbedringer vi naturligt får med som kunde og løsningens høje sikkerhed i arkitektur og rolle- og rettighedsstyring. Piet Haarbo, IT-chef, EKF Danmarks Eksportkredit Sikkerhed og risikohåndtering i topklasse I slipper for bekymringer. Løsningen lever op til både nationale og internationale krav og jeres egne retningslinjer for beskyttelse af følsomme oplysninger, brugeradgange, risiko med videre. 4

5 KMD WORKZONE ECM Det større billede ECM ØKOSYSTEM BI & ANALYTICS SECURITY ECM structuring processes, documents and data CLOUD MULTICHANNEL COMMUNICATION BUSINESS PROCESS MANAGEMENT MEETING MANAGEMENT INTEGRATION API MOBILE APPS DIGITAL TRANSFORMATION CUSTOMER INTERACTION EMPOWERED ORGANIZATIONS Måske I drømmer om fuld digitalisering og one-view-of-thecustomer. I kan virkeliggøre jeres ambitioner om digital transformation i et tempo, der passer til jer. Start f.eks. med at indføre trinvis automatisering ved at bruge workflows, robotter og kald til andre systemer (f.eks. CRM) iterativt, så forretningen kan følge med. I kan berige opgaverne med data fra kunder og samarbejdspartnere. Det sker med digital datafangst, multi-channel kommunikation og digitale signeringsflow, så I får 100 procent digital kommunikation internt og eksternt. Det betyder konkret, at kundens svar ryger direkte ind i KMD WorkZone ECM på den placering, I har valgt. Så slipper I f.eks. for at holde øje med og tømme en fællespostkasse. Med en stærk digitial platform bliver værdifuld tid hos jeres medarbejdere frigjort til mere krævende opgaver. Med vores implementeringsmodel, giver I medarbejderne mulighed for at gøre brug af det fulde potentiale for digitalisering, automatisering og effektivisering. 5

6 KMD WORKZONE ECM Det gode projekt KMDs implementeringsmodel består af fem stadier: STRATEGI PLANLÆG FORBERED GO-LIVE FASTHOLDELSE (1 måned) (1-2 måneder) (2 måneder) (2 måneder) (6 måneder) 1 Projektets ledestjerne defineres i konkrete formål og målsætninger med den strategiske og operationelle ledelse. 6 2 Konkrete gevinster, projektleverancer og den organisatoriske implementering defineres sammen med relevante interessenter 3 Relevante interessenter bliver klædt på til at håndtere forandringen, gevinster justeres og projektleverancer starter. 4 Projektorganisationen og ledelsen står klar til at støtte medarbejderne i at håndtere den nye hverdag 5 Der er fokus på at fastholde forandringen, støtte op og justere efter behov, håndtere modstand og se de første gevinster komme ind.

7 KMD WORKZONE ECM Få medvind i implementeringen Vi valgte helt bevidst at tilgå processen på en ny måde, hvor vi holdt fast fokus på, hvad vi vil opnå med forandringen. Med KMDs implementeringsprojekt fik vi både et sundt projekt leveret til tiden og til budget, og værdifuld kompetenceudvikling af mine projektledere. Lilse Marie Svanholm Afdelingschef, Forsvarsministeriets Personalestyrelse En business case kan fortælle, hvad I kan opnå med den nye løsning. Men resultaterne kommer ikke af sig selv. Vi hjælper jer med at få medvind i implementeringsprocessen. Kom fra business case til reelle gevinster Når ledelsen beslutter at implementere en ny it-løsning, er det næsten altid medarbejderne, der skal levere de største forretningsmæssige resultater. De resultater, ledelsens business case har peget på. Men hvordan kan I give resultaterne og medarbejderne de bedste vilkår? Det arbejder vi systematisk med i KMD s implementeringsmodel, det gode projekt. Her sikrer vi, at relevante interessenter fra organisationen og ledelsen er med i alle faserne, så løsningen bliver gennemtænkt og gennemarbejdet i implementeringen. Og vores erfaring er, at det sikrer en god implementering og en god løsning. Gå efter jeres egne mål Først lytter vi til jeres behov og udfordringer: Hvor kompleks er jeres organisation? Hvilke tekniske elementer skal indgå i projektet? Hvilke kompetencer og ressourcer stiller I med? Hvad er jeres vision? Derefter skræddersyr vi en pakke af business services, der matcher netop jer. Træk på andres erfaringer Vi stiller med et stærkt og erfarent team, der guider jer trin for trin gennem implementeringen. Vores management konsulenter kender systemerne i dybden og har en solid praktisk erfaring, I kan lade jer inspirere af. Vi bringer en gedigen værktøjskasse med metoder og redskaber i spil udviklet specifikt til organisatorisk implementering i forbindelse med teknologiske projekter. Vores implementeringsmodel spænder over 4 spor, der bliver tænkt sammen ud fra jeres situation og præferencer: Ledelse, gevinstrealisering, forandringsledelse og projektledelse. 7

8 KONTAKT Louise Eff Business Development Manager Inspiration til produktivitetsog effektivitetsgevinster i jeres organisation 1. Direktionens og bestyrelsens møder oprettes og distribueres fra KMD WorkZone ECM, og hver deltager kan lave private kopier med egne noter 2. Indkøb kan håndtere og overvåge hele processen fra udarbejdelse af tilbudsindhentning, leverandørdialog, kontraktindgåelse og kontraktopfølgning 3. Jura/compliance kan håndtere sagsbehandling, klagesager, risikoovervågning og have fuldt styr på, hvem der har set og gjort hvad (via loggen) 4. HR kan styre hele processen fra interview til kontraktunderskrift (også i E-boks) til personalemapper og personalesager 5. De enkelte afdelinger kan opsætte egne skræddersyede dashboards, processer og default opsætning mv. KMD WorkZone kan understøtte GDPRkrav (Privacy by Design, Default, Kassation mv.) med den rette opsætning. KMD A/S 2017 Lautrupparken Ballerup Tlf