Organisatorisk implementering af informationssystemer

Transkript

1 Organisatorisk implementering af informationssystemer Hvordan man sikrer informationsteknologiske investeringer i en organisatorisk ramme. 1

2 Organisatorisk implementering Definitionen på et succesfuldt IT-system: IT-systemet skal levere den aftalte funktionalitet på det aftalte tidspunkt. i den aftalte kvalitet. til den aftalte pris. 2

3 Organisatorisk implementering Hvordan gør man det? Systemudvikling og IT-projektledelse 3

4 Organisatorisk implementering Tekniske succeser er ikke det samme som organisatoriske succeser. Udnyttelse af software 25% 5% Softwaren kommer aldrig i brug i organisationen, bortset fra under eventuel indledende testning. Softwaren bruges kun af enkelte grupper eller individer i organisationen. 70% Software er i udbredt brug i organisationen, men stadig udnyttes kun en lille del af softwares fulde potentiale. 4

5 Organisatorisk implementering Hvordan sikrer man, at en teknisk IT succes også bliver en organisatorisk succes? Forandringsledelse 5

6 Organisatorisk implementering Automobil analogi Hvis GM havde fulgt med den teknologiske udvikling som computer industrien havde, så ville en bil koste 25 dollars og køre ca. 450 km/liter (Bill Gates 2001). Ja, men ville du have en bil der bryder sammen 2 gange om dagen (GM 2001). Det er systemudvikling og IT-projektledelse der sikrer at bilen kan kører. Forandringsledelse sikrer at bilen kommer ud af garagen, at chaufføren kan køre den og ved hvor han skal køre hen. 6

7 Organisatorisk implementering Beskriver i IT/IS projekter den proces hvorved man sikrer at et stykke software eller en IT/IS relateret proces lever op til målsætninger for investeringen. 7

8 Organisatorisk implementering Indførslen af ny informationsteknologi i en organisation medføre en række associerede forandringer. Processer Kan også være inter-organisatorisk Teknologi Mennesker 8 struktur For at sikre at de associerede forandringer lever op til formålet med IT forandringen, samt at personer bliver informeret og får den nødvendige læring, er det nødvendigt at lede forandringsprocessen som et projekt.

9 Spørgsmål vi ønsker besvaret Hvad er state-of-the-art forskning inden for organisatorisk implementering? Hvilken betydning har IT projekter i den organisatoriske ramme? Hvordan ledes og styres et IT forandringsprojekt for at sikre en høj grad af organisatorisk implementering? Hvordan foregår IT-forandringsprojekter i virksomheder? 9

10 Virksomheders udbytte Hvilke best practices definerer forskningen indenfor området og hvordan bruges disse? Den organisatoriske ramme har stor indflydelse på IT-projektet, hvorfor en del beskrivelser vil være casespecifikke. Afdækkede problematikker vil kunne bruges som fremtidige fokusområder for virksomhederne. Hvordan kan caseorganisationer fremover opnå det forventede af ITinvesteringer. En præsentation af modeller og værktøjer som caseorganisationerne fremover vil kunne bruge i forbindelse med udvælgelse og indførsel af IT-systemer. Eventuel udarbejdning af retningslinier for fremtidige IT-projekter. (Projektplan, indsatsområder, mm) 10

11 Informationer Informationer som vil være vigtige i forbindelse med vores analyse: Dokumenter og rapporter Interviews (Flere niveauer i organisationen) Eventuel mødedeltagelse En retrospektiv analyse foretrækkes, men igangværende eller planlagte projekter kan også bruges. Eventuelt i kombination. 11

12 Tidsramme 1. Maj, specialets officielle start August september, dataindsamling og analyse (At blive et kendt ansigt). 3. november, aflevering. 12

13 Organisatorisk implementering Organisatorisk implementering vigtige pointer Mennesketyper og modstand Organisationskultur Forandringens faser Forandringens størrelse Forandringens formål Magt 13

14 Menneskertyper: Organisatorisk implementering O-mennesker D-mennesker 14

15 Modstand Hvorfor? Organisatorisk implementering Tab af kontrol: Forandringen foretages mod dem og ikke med dem Hvorfor: Manglende vision Usikkerhed og ambiguitet: Manglende kommunikation Overraskelser: Mennesker er ikke klar til forandringen Tab af ansigt: Hvis man er bange for at se dum ud Kan jeg klare det? Manglende selvtillid Mere arbejde: Har man tid, stress Afgivelse af magt 15

16 Organisationskultur Organisatorisk implementering Sociability: Venskabelighed, fokus på menneskerne man arbejder med. Solidarity: Arbejdsorienteret, fokus på projekt og produkt. 16

17 Forandringens faser: Organisatorisk implementering Unfreeze Change Refreeze 17

18 Forandringens størrelse: Change management Nødvendig læring Kultur Strategi Struktur Procedurer Evner År Måneder Dage Lille Stor Tid til tilvænning Størrelsen af den teknologiske forandring 18

19 Forandringens formål: Organisatorisk implementering Reduktion af omkostninger Forbedret produktivitet Forbedret support Øget kvalitet Organisatorisk forandring 19

20 Organisatorisk implementering Indførslen af ny informationsteknologi bruges både til: Teknologiske forbedringer At skabe og drive forandringer i organisationen Fokus på froandringsledelse bliver i forbindelse med IT ekstra vigtigt da: 1. IT forandrer sig hurtigt (man skal jævnligt opdatere programmer) 2. IT bruges I SIG SELV til at finde & planlægge forandringsmuligheder (datamining, knowledgemanagement, human ressource management osv.) 20

21 Værktøjer og modeller: Organisatorisk implementering 21

22 INTRo Value Dimensions of change Knowledge Learning Culture 22

23 INTRo: Value Problem IT Link mellem problem, pris, teknologisk løsning og implementering. 23

24 INTRo: Dimensions of change INTRo indeholde retningslinier for implementeringens multible dimensioner: Teknologi, mennesker, processer og organisationskultur. Fra udvælgelse til analyse 24

25 INTRo: Knowledge Succesfuld teknologi adoption kræver viden og færdigheder som ofte ikke kan findes i en enkelt person, gruppe eller organisation. INTRo hjælper med at udfylde hullerne 25

26 INTRo: Learning INTRo hjælper med at opsamle viden under implementeringen på tre måder. 1. Analyse og validering 2. Procestråde 3. Forbedringer Den opnåede viden vil overleve den aktuelle adoptionsproces. 26

27 INTRo: Culture Ved at forstå organisationskulturen og subkulturer kan man opnå retningslinier for hvorledes den nye teknologi skal introduceres. Altså strategien for hvorledes projektholdet (change agent) skal nærmer sig individer og grupper berørte af teknologien. INTRo hjælper med at erkende kulturelle forskelle og konstruere en plan for hvordan man skaber konsensus omkrings adfærd og værdier I organisatioen 27