Forandringsledelse. Johnny Jensen, Service & Support Forum. Stifter Ole Westergaard

Transkript

1 Forandringsledelse Johnny Jensen, Service & Support Forum Westergaard Management A/S Adm. Direktør Steen Sverker Nilsson Stifter Ole Westergaard Westergaard Management stiftedes den 1. januar 1998 og er med sine ca. 20 medarbejdere én af Danmarks førende IT Service Management virksomheder. Vi arbejder med IT Service Management og IT Governance: ITIL, Cobit, ISO20000 og PRINCE2 Rådgivning, uddannelse, medlemskab og networking Stærke, gennemprøvede koncepter, metoder og værktøjer Kontakt os på: Westergaard CSM 2 INTRODUKTION 1

2 Mig selv Johnny Jensen Direktør, Service & Support Forum Forandringsramt Forsvaret 13 år: Uddannelse og IT Forandringsleder Affecto7 år: Nordisk Supportchef Service & Support Forum siden 2007: Direktør Mobil: Service & Support Forum 3 Bordet rundt Navn Firma/organisation Rolle(r) og erfaring fra: Dagligdagen Forandringsledelse Projektledelse Hvorfor interesse i forandringsledelse? Service & Support Forum 4 INTRODUKTION 2

3 Agenda Værdien af formel forandringsledelse Forandringsproces -hvordan en forandring kan planlægges, styres og fastholdes De væsentligste roller og deres ansvar i forandringen Forandringslederens væsentligste værktøjer Yderligere inspiration Service & Support Forum 5 INTRODUKTION Behovet for forandringsledelse Kun 30% af forandringsprojekter er succesfulde JOHN KOTTER i 1995 Fortsat kun 30% er succesfulde MCKINSEY & CO i 2006 Alle ønsker udvikling, men ingen ønsker forandring Søren Kierkegaard det 19. århundrede Service & Support Forum 6 INTRODUKTION 3

4 Statistik Hvor kommer denne statistik fra? Er der hold i den? Service & Support Forum 7 Hvorfor? Planlægning Mangelfuld Opfattes som spild af tid Ingen risikostyring Anvender ikke erfaringer Kvalitet Urealistiske estimater på tid eller ressourcer Diffuse kvalitetskrav fra både kunde og leverandør ScopeCreep Organisation Manglende støtte fra ledelsen Manglende brugerinddragelse Manglende evner Manglende kommunikation/teamwork Manglende opfølgning Service & Support Forum 8 INTRODUKTION 4

5 Hvad er forandringsledelse? Definition: Forandringsledelse er en struktureret proces samt tilhørende værktøjer, til at håndtere det menneskelige aspekt i en forandring, med det formål at nå et ønsket udbytte. Motivation Forandringsledelse Modstand Fastholdelse Service & Support Forum 9 INTRODUKTION Forandringsledelse Definition Forandringsledelse er en struktureret proces samt tilhørende værktøjer til at håndtere det menneskelige aspekt i en forandring med det formål at nå et ønsket udbytte. Mennesker Tid Proces Værktøjer Kvalitet Pris Service & Support Forum 10 INTRODUKTION 5

6 Værdien af formel forandringsledelse Værdien af forandringsledelse Tid 100% 90% Correlation of change management effectiveness to staying on schedule Percent of respondents that were on or ahead of schedule 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 32% 60% 71% 10% 16% 0% Poor (n=134) Fair (n=318) Good (n=394) Overall effectiveness of change management program Excellent (n=72) Prosci. From Prosci s 2009 Best Practices in Change Management benchmarking report Service & Support Forum 12 VÆRDIEN AF FORANDRINGSLEDELSE 6

7 Værdien af forandringsledelse Pris 100% 90% Correlation of change management effectiveness to staying on budget Percent of respondents that were on or under budget 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 51% 61% 74% 82% 10% 0% Poor (n=116) Fair (n=299) Good (n=386) Overall effectiveness of change management program Excellent (n=71) Prosci. From Prosci s 2009 Best Practices in Change Management benchmarking report Service & Support Forum 13 VÆRDIEN AF FORANDRINGSLEDELSE Værdien af forandringsledelse Kvalitet (projektets målsætninger) 100% Correlation of change management effectiveness to meeting project objectives 90% 95% Percent of respondents that met or exceeded project objectives 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 51% 80% 10% 0% 16% Poor (n=111) Fair (n=259) Good (n=313) Overall effectiveness of change management program Excellent (n=65) Prosci. From Prosci s 2009 Best Practices in Change Management benchmarking report Service & Support Forum 14 VÆRDIEN AF FORANDRINGSLEDELSE 7

8 Hvordan en forandring kan planlægges, styres og fastholdes Forandringsledelsesproces De tre faser Forberedelse Gennemførsel Forankring Forstå forandring samt sikre opbakning Udarbejde og implementere planer Håndtere modstand og fejre succes Tænk forandringsledelse ind fra starten af projektet! Service & Support Forum 16 PROCES 8

9 Forandringsledelse i et PRINCE2 projekt Ledelse SP Ledelse af et Projekt Styring IP LF Styring af en Fase LF AP Styring af en Fase Levering Styring af Produktleverancer Styring af Produktleverancer Forandringsledelse Forberedelse Gennemførelse Forankring Proces forkortelser: SP = Start af et Projekt, IP = Initiering af et Projekt, LF = Ledelse af en Faseovergang, AP = Afslutning af et Projekt Crown copyright 2009 Reproduced under licence from OGC (figur 11.1 i PRINCE2 Projektledelse med succes ) Service & Support Forum 17 PROCES Forberedelse Forstå forandringen og organisationen Type af forandring? Hvor mange og hvilke medarbejdere påvirkes? Hvad er tidsperspektivet? Hvilken kultur hersker? Nuværende og tidligere forandringer? Sikre ressourcer og opbakning Tilstrækkelige ressourcer? Hvilke interessenter eksisterer? Hvad er de primære interessenters holdning? Behov for viden om forandringsledelse? Proces Mennesker Værktøjer Tid og erfaringer Service & Support Forum 18 PROCES 9

10 Gennemførsel Udarbejde og implementere planer Hvad og hvordan skal der kommunikeres? Hvilket ansvar har sponsoren? Hvor stort er behovet for coaching og træning? Hvordan håndteres evt. modstand mod forandring? PRINCE2 planlægning Service & Support Forum 19 PROCES Forankring Sikre overholdelse og håndtere modstand Hvad synes medarbejderne om forandringen? Anvendes nye processer, roller eller systemer? Hvis modstand, hvad skyldes det? Hvordan skal modstand håndteres? Fejre succes og overdrage forandringen til drift Hvorfor og hvordan fejres succeser? Hvad kan vi forbedre til næste gang? Service & Support Forum 20 PROCESSER 10

11 De væsentligste roller og deres ansvar i forandringen Roller i forandringsledelsen Medarbejdere Mellemledere Projekt sponsorer Forandringsleder Projektleder Service & Support Forum 22 ROLLER OG ANSVAR 11

12 Forandringsleder Målsætning: At sikre, at det ønskede udbytte med forandringen opnås gennemplanlægning, styring og kommunikation Ansvar: Udarbejde strategi og planer for forandringsledelsen Sikre integration til projektledelsen Kontrollere overholdelsen og effekten af forandringen Håndtere modstand Fejre succes og forandring Service & Support Forum 23 ROLLER OG ANSVAR Projektsponsor Målsætning: At styre forandringen overordnet gennem synlighed, kommunikation og fejring af succeserne Ansvar: Udvælge projektressourcer Sætte en klar kurs og tydelige mål Sikre opbakning fra ledelsen Skabe bevidsthed blandt medarbejderne Vise milepæle og kommunikere fremdrift Håndtere modstand blandt ledere Identificere Quick wins og fejre succeshistorier Service & Support Forum 24 ROLLER OG ANSVAR 12

13 Mellemledere Målsætning: At lede medarbejderne gennem forandringen på daglig basis gennem kommunikation, coaching og håndtering af modstand Ansvar: Kommunikere væsentligste meddelelser Foretage coaching individuelt/grupper Lytte til og indsamle feedback fra medarbejderne Håndtere modstand Fejre succes og forandring Service & Support Forum 25 ROLLER OG ANSVAR Projektleder Målsætning: At sikre, at projektet producerer de krævede leverancer gennem planlægning, styring og kommunikation Ansvar: Udarbejde planer for projektet Igangsætte det arbejde, der skal udføres Overvåge arbejdet og håndtere problemer Rapportere omkring status og fremdrift Foretage korrigerende handlinger Service & Support Forum 26 ROLLER OG ANSVAR 13

14 Forandringslederens væsentligste værktøjer Forandringsledelsesværktøjer Forandringsstrategi Kommunikationsplan Eksempler på værktøjer! Service & Support Forum 28 VÆRKTØJER 14

15 Kommunikation Nogle gode råd: Interessentanalyse Klart og entydigt budskab Overvej afsenderen og tidspunkt nøje Gentag vigtige budskaber flere gange Se situationen fra medarbejderens side Face-to-face kommunikation Service & Support Forum 29 VÆRKTØJER Afslutning og yderligere inspiration 15

16 Yderligere inspiration The ADKAR Model Awareness of the need for change Desire to support and participate in the change Knowledge of how to change Ability to implement required skills and behaviors Reinforcement to sustain the change Prosci Service & Support Forum 31 AFSLUTNING Yderligere inspiration Westergaard CSM GENNEMFØRELSESMODEL Indledende faser Udviklings-og implementeringsfaser Fase 1 Projektafgrænsning Fase 2 Organisation Fase 3 Værktøjsvalg Fase 4 Disciplinudvikling Fase 5 Værktøjsstøtte Fase 6 Organisatorisk implementering Fase 7 Opfølgning og forankring Vision Hvor skal vi hen? Kompetencer Kravspec Kick-off Specifikation Undervisning og træning Monitorering Modenhed Hvor er vi nu? Organisering Screening og proof-ofconcept Disciplin GAP analyse Implementering Motivation og engagement Rapportering Strategi Hvordan kommer vi derhen Roller og ansvar Anskaffelse Udvikling Brugertest Go-live Tilpasning og konsolidering Hvordan måler vi resultatet? Forberedelse Gennemførsel Forankring Service & Support Forum WestergaardCSM WestergaardCSM -all rights reserved AFSLUTNING 16

17 Yderligere inspiration Kotter s Eight-Stage Process Establishing a sense of urgency Creating the guiding coalition Developing a vision and strategy Communicating the change vision Empowering employees for broad-based action Generating short-term wins Consolidating gains and producing more change Anchoring new approaches in the culture John P. Kotter Service & Support Forum 33 AFSLUTNING ERFA-gruppe: Projektledelse Næste møde: Forandringsledelse som en del af projektet 17. maj kl. 9:00-12:00 ATEA, Lautrupvang 6, 2750 Ballerup Gratis for medlemmer af SOS Forum eller POP Forum Ikke medlem? Første møde er gratis! Service & Support Forum 34 AFSLUTNING 17

18 Projektkonferencen 2011 Samarbejde mellem kunder og leverandører i projekter 19. maj kl. 9:00-17:00 FalconerCenteret, København Pris (medlemmer) eller (listepris) Service & Support Forum 35 AFSLUTNING Tak for i dag 18