1 Opgaven. Intern Service Udbud af Kantinedrift Opgaven. 0 Bilagsoversigt Til opgavebeskrivelsen knytter sig følgende bilag, alle dateret den

Transkript

1 1 0 Bilagsoversigt Til opgavebeskrivelsen knytter sig følgende bilag, alle dateret den : Bilag A - København Foto af køkken og kantine samt oversigtstegning Bilag B Hedehusene Foto af køkken og kantine samt oversigtstegning Bilag C - Skanderborg Foto af køkken og kantine samt oversigtstegning Bilag D - Middelfart Foto af køkken og kantine samt oversigtstegning Bilag E Vejdirektoratets kostpolitik Bilag F København oversigt over maskiner, inventar og udstyr samt service Bilag G Hedehusene - oversigt over maskiner, inventar og udstyr samt service Bilag H Skanderborg - oversigt over maskiner, inventar og udstyr samt service Bilag I Middelfart - oversigt over maskiner, inventar og udstyr samt service Bilag J Tekniske kravspecifikationer Bilag K Personaleforhold/virksomhedsoverdragelse Desuden henvises til de øvrige bilag, se BUT afsnit 1.4. Vejdirektoratets organisation kan findes beskrevet på Vejdirektoratets hjemmeside. I det følgende benævnes de enkelte bydende og den virksomhed, der senere får overdraget opgaven, som tilbudsgiveren. 1.1 Indledning Vejdirektoratet (VD) genudbyder kantinedriften for 4 tjenestesteder, hvor kantinedriften på nuværende tidspunkt forestås af samme forpagter på alle tjenestesteder. Der indgås separate aftaler for hvert tjenestested. Ved nærværende udbud kan prækvalificerede ansøgere afgive tilbud på kantinedriften for de tjenesteder, hvortil ansøger er prækvalificeret. Side 1 af 8

2 Dette fremgår af opfordringsskrivelsen. Der indgås kontrakt for en 4 årig periode med option på forlængelse, jf. Bilaget: Kontrakt - Paradigma. Den udbudte opgave er omfattet af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, jf. bilag K. I det følgende er angivet vilkår for alle 4 kantiner. 1.2 Tjenestesteder Kantinedriften udbydes for følgende 4 tjenestesteder: København: Vejdirektoratet, København (VDK) Niels Juels Gade København K Tlf.: Hedehusene: Vejdirektoratet, Hedehusene (VDF) Guldalderen Hedehusene Tlf.: Skanderborg: Vejdirektoratet, Skanderborg (VDS) Thomas Helsteds Vej Skanderborg Tlf.: Middelfart: Vejdirektoratet Syddanmark (VSD) Teglgårdsparken Middelfart Tlf.: Medarbejdersammensætningen er generelt ingeniører, teknikere og kontorpersonale med en varieret aldersfordeling. Side 2 af 8

3 1.3 Nøgletal for nuværende kantine Vejledende omsætning ekskl. moms i 2011 og 2012 (1/1 30/9): VDK VDF VDS VSD Københavsenborg Hedehu- Skander- Middelfart Medarbejdere (hele året) Omsætning Kontantsalg Rekvisitionssalg Omsætning i alt Gennemsnit pr. medarbejder /1 30/ Omsætning Kontantsalg Rekvisitionssalg Omsætning i alt Gennemsnit pr. medarbejder Målsætning for kantinedriften Følgende skal danne grundlag for kantinedriften: Cirkulære om Budgetvejledning 2010, som bl.a. ophævede Cirkulære af 28. januar 2008 om personalekantiner m.v. Sund mad på arbejdet sådan, Fødevarestyrelsen Vejdirektoratets kostpolitik, Bilag E Tekniske kravspecifikationer, Bilag J. 1.5 Kaffe, te og frugtordning Ud over kantinedriften har Vejdirektoratet indgået aftale med Jysk Firmafrugt om levering af firmafrugtordning for medarbejdere. Kaffe og thé stilles gratis til rådighed for medarbejderne via centralt opstillede automater. Kaffe og thé indkøbes på særskilt aftale. 1.6 Faciliteter, Materiel Foto af køkken og kantine samt oversigtstegning viser den lokali- Side 3 af 8

4 og udstyr tet, som Vejdirektoratet stiller vederlagsfrit til rådighed for forpagteren på det enkelte tjenestested, jf. bilag A-D. Oversigt over maskiner, inventar og udstyr samt service, som Vejdirektoratet ligeledes stiller til rådighed vederlagsfrit for forpagteren på det enkelte tjenestested, fremgår af bilag F-I. VD sørger tillige for engangsservice, servietter, dækkeservietter m. v. Tilbudsgiveren er forpligtet til at ren- og vedligeholde køkken og kantine, jf. bilag A-D, maskiner, inventar og udstyr samt service, jf. bilag F-I, således at der alene sker værdiforringelse svarende til sædvanligt slid og ælde. Tilbudsgivers forpligtigelse til daglig rengøring er vist på bilag A- D, hvor det aktuelle område er markeret med en skravering. Vedligeholdelsesforpligtigelsen vedrørende køkken og kantine, jf. bilag A-D, og maskiner, inventar og udstyr samt service, jf. bilag F-I, der tilhører VD eller er stillet til rådighed af VD, indebærer almindeligt dagligt vedligehold, men derimod ikke en forpligtigelse til udskiftning af maskiner, maling af lokaler o. lign. Ved nedbrud og nyanskaffelser af maskiner, inventar og udstyr samt service, jf. bilag F-I, skal VD godkende afhjælpning og indkøb, herunder om maskiner repareres eller udskiftes. Ved overtagelse af kantinedriften, skal tilbudsgiveren ved egen foranstaltning forny Levnedsmiddelstyrelsens godkendelse af køkkenet. Anskaffelse af rengøringsmidler, vask af kantinepersonalets beklædning og andre til kantinens naturlige drift hørende omkostninger er en del af tilbudsgiverens forpligtelser. Vejdirektoratet er forpligtet til vederlagsfrit at levere forsyninger (el, vand m. v.) VD sørger for og afholder udgiften til affaldscontainere til køkkenaffald. Drift af vandbehandlingsanlæg til maskiner i køkkenet samt serviceaftaler på maskiner, inventar og udstyr forestås af VD. 1.7 Driftstilskud Årligt driftstilskud ekskl. moms. Side 4 af 8

5 Tilskuddet skal opdeles i, hvor stor en andel af tilskuddet der er blevet brugt til madproduktion, og hvor stor en andel der er blevet brugt til øvrige aktiviteter - afrydning, opvask og udkørsel til møder osv., det vil sige den tid som ikke går på at producere mad. VDK VDF VDS VSD København Hedehusene Skanderborg Middelfart Løntilskud, madproduktion (TM) Løntilskud, øvrige aktiviteter (TØ) Løntilskud I alt Gennemsnit pr. medarbejder Kantinen Alle medarbejdere kan bruge kantinen, hvad enten man køber mad og drikkevarer i kantinen, eller man spiser egen medbragt med. Vejdirektoratets forpligtelse til at stille frokostlokaler til rådighed for de ansatte må ikke forringes, ligesom tilbudsgiveren må være villig til at efterkomme samarbejdsudvalgets særlige ønsker. Salgsdisken/udleveringen skal med tilstrækkelig bemanding være åben for køb af mad og drikkevarer, hverdage i følgende tidsrum: København og Skanderborg: kl kl Hedehusene og Middelfart: kl kl Kantinen har generelt lukket lørdage, søndage og helligdage. Morgenmad skal kunne udleveres fra kl kl Frokost skal kunne udleveres fra kl til kl i København, Hedehusene og Skanderborg, i Middelfart fra kl Kantinen er baseret på selvbetjening og delvis selvafrydning. Det er dog tilbudsgiverens ansvar, at der bliver ryddet af. Det er tilbudsgiverens opgave at sikre, at kantinen til enhver tid og på alle Side 5 af 8

6 områder fremtræder pæn, ryddelig og indbydende samt at den lever op til sundhedsmyndighedernes hygiejnekrav. Tilbudsgiveren afleverer affald i containere, der er opstillet til formålet. Placering kan ses i forbindelse med besigtigelsen. 1.9 Ydelser generelt Kantinedriften omfatter alle ydelser i forbindelse med kantinedriften herunder bl. a. følgende: Mulighed for morgenmad Frokost Drikkevarer Chokolade og slik Forplejning til møder kaffe, thé, vand og frugt Forplejning til kurser, receptioner, særlige arrangementer mv. Deltagelse i driftsmøder Rengøring af køkken og kantine, jf. bilag A-D og afsnit 1.6 Bortskaffelse af affald Vedligeholdelse af maskiner, inventar og udstyr samt service, jf. bilag F-I og afsnit 1.6 Implementering og daglig håndtering af betalingssystem Personaleforhold herunder arbejdstøj og arbejdsmiljøforhold Regnskab (Kagevogn om eftermiddagen er udgået) De leverede ydelser omfatter endvidere udbringning, borddækning og efterfølgende afrydning 1.10 Sortiment og priser Sortimentet i kantinen skal som minimum omfatte morgenmadsprodukter og frokostmåltider, både varmt og koldt, og skal i øvrigt omfatte, hvad der er sædvanligt for personalekantiner i den offentlige sektor. Tilbuddet skal indeholde en oversigt over, hvorledes tilbudsgiveren vil variere udbuddet over ugen og over året. Dette kan eksempelvis ske ved at redegøre for, hvilke fødevarer, der tænkes gennemgående (årstidsuafhængige), og hvilke der løbende vil variere. Der vil blive lagt vægt på størst mulig variation. Drikkevarer i form af kaffe, the, mælkeprodukter, sodavand og kildevand. Chokolade og slik. Der skal være gratis isvand/postevand i kantinen for alle. Der må ikke forhandles øl, vin, spiritus og tobaksvarer, bortset fra ved særlige arrangementer. Side 6 af 8

7 Priserne i kantinen skal være på et niveau, der er sædvanligt for personalekantiner i den offentlige sektor. Dette indebærer, at det dagligt skal være muligt for medarbejderne at indtage et sundt måltid mad for ca. 28 kr., afhængig af dagens aktuelle tilbud/menu. Priser i dag for udvalgte varer: ½ liter sodavand kr. 16,- Stor sandwichbolle kr. 22,- 1 skål salat kr. 18,- Smørrebrød fra kr. 9,- Buffet kr. 28,- Varm ret kr. 22,- Øvrige priser i kantinen skal afspejle vejledende salgspriser for de pågældende produkter i personalekantiner i den offentlige sektor Betalingssystem Tilbudsgiver skal etablere en betalingsfunktion. Det er VD s ønske at dette sker på en måde, så håndtering af kontanter nærheden af madvarer undgås. Dette kan være ved at indsætte penge på et betalingskort. Endvidere skal løsningen sikre minimal kødannelse. Betalingsfunktionen skal kunne modtage betaling via medarbejdernes flexkort, hvorpå medarbejderne kan indsætte beløb op til fx 1000,-. Indestående på flexkortet kan ikke være under kr. 0. Udgiften til etablering og drift er indeholdt i tilbuddet. Tilbudsgiver forpligter sig til inden for den 1 måned efter kontraktsindgåelsen at have etableret betalingsfunktionen Hjemmeside Tilbudsgiver vedligeholder en kantinehjemmeside, hvoraf fremgår tema og menuer for det(de) pågældende tjenestestede(r). Siden stilles til rådighed af VD og opdateres for de kommende 2 arbejdsuger minimum én gang ugentligt Møder mv. Til møder, kurser receptioner og særlige arrangementer mv. skal der kunne rekvireres morgenmad, smørrebrød, lune retter, kager, drikkevarer mv. Tilbudsgiveren skal kunne levere til møder inden for normal arbejdstid ved bestilling afgivet senest dagen før inden kl Pris for mødeforplejning skal være inkl. udbringning, opdækning, Side 7 af 8

8 servering og afrydning. Forpagtning af kantine er ikke en eksklusiv aftale. VD har således ret til at anvende andre leverandører i forbindelse med særlige arrangementer receptioner, julefrokost o. l Kvalitetssikring Tilbudsgiveren skal i forbindelse med tilbuddet redegøre for sit kvalitetssikringssystem. Tilbudsgiveren skal til enhver tid leve op til Levnedsmiddelkontrollens krav for forhold, der kan henføres direkte til kantinedriften, det vil sige opbevaring, håndtering og bearbejdning af madvarer mv. Såfremt Levnedsmiddelkontrollen tildeler kantinen en sur smiley som følge af forhold, der kan henføres direkte til kantinedriften eller som er tilbudsgiverens ansvar, skal tilbudsgiveren betale en bod på kr pr. måned indtil forholdet er rettet op. Rapporter og korrespondance fra Levnedsmiddelkontrollen skal straks videresendes til Vejdirektoratet. Tilbudsgiver skal 2 gange om året gennemføre en brugertilfredshedsundersøgelse, som behandles på et driftsmøde Samarbejde Der afholdes løbende driftsmøder på hvert tjenestested med et opstartsmøde ca. 1 måned efter kontraktindgåelse, hvor det videre samarbejde aftales. Tilbudsgiveren skal påregne 8 møder om året, samt eventuelt ekstra møder efter behov. For så vidt angår vedligehold, afhjælpning og nyanskaffelser henvises til afsnit Bemanding Køkkenchefen/kantinelederen skal være uddannet kok eller økonoma og have en dokumenteret erfaring svarende hertil fra lignende jobs. Øvrige medarbejdere skal som minimum have en køkkenmedhjælperuddannelse eller dokumenteret erfaring svarende hertil. Side 8 af 8