Kanban. Kaizenlederens vejledning. DI-version

Transkript

1 DI-version Kanban Kaizenlederens vejledning Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 1 af 13

2 Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder. Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side. Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side. Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 2 af 13

3 Indhold... 2 Rettigheder... 2 Indhold... 3 Undervisningsmateriale Forberedelse Undervisning Udførelse Opfølgning Diplomer... 4 Andet... 4 Adobe-fil med præsentation... 5 Oversigt over en præsentation i Adobe... 5 Kaizenevent... 5 Kanban... 6 Formål... 6 Målet for kanban-kaizenevent... 6 Styringsprincip... 6 Krav til kaizenlederen... 7 Kaizenlederens praktiske forberedelse... 7 Data grundlag... 7 Tips til kanban... 7 Tidsplan for kaizenevent ved opstart med kanban... 8 Krav til forankring... 9 Lederens standardarbejde... 9 Nøgletal og procesindikatorer... 9 Kaizenevent - generelt Kaizenlederens opgaver Varighed Information til interessenter Anvendelse af stopur Indkaldelse til kaizenevent Deltagere i en kaizenevent Accept, læring og forankring Kaizenkultur Forberedelse Undervisning - deltagerne og deres forventninger Undervisning - P-plads Indsamling af information Planlagte opgaver Afrapportering Evaluering Tjekliste - kaizenevent Tjekliste kanban Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 3 af 13

4 Undervisningsmateriale 1 Forberedelse Kaizenevent En introduktion til metoden - Adobe Kanban - Eksempler på kanbankort - Adobe Kanban - Kaizenevent indkaldelse - Word - fremsendes Kanban - Kaizenlederens vejledning - Adobe - udskrives Kanban - Ledelsens vejledning - Adobe - udskrives 2 Undervisning Kanban - Noter Deltager - Adobe - udskrives Kanban - Noter Underviser - Adobe - udskrives Kanban - Præsentation - Adobe - præsentationen 3 Udførelse Kanban - Kontrolpanel for kalkulator - Adobe Kanban - Opfyldningsmærkat udskrivning - Word Kanban - Testdata - Excel Kanbankalkulator - Excel Kanbankalkulator vejledning - Adobe - udskrives Tegning af forbindelse og veje - Adobe 4 Opfølgning Afvigelsesskema - Excel Mål og resultat - L - Kø og lager - Excel-skemaer - udskrives Mål og resultat - R - Rettidighed - Excel-skemaer - udskrives Oversigt til tavler - Master - Power Point Kanban - Lederens standardarbejde - Adobe - udskrives Kanban - Audit - med makro - Excel Kanban - Auditbeskrivelse - Adobe 5 Diplomer Kanban - Diplom for deltagelse i kaizenevent- PowerPoint Kanban - Diplom for kaizenleder - PowerPoint Kanban - Diplom for kaizenspecialist - PowerPoint Kanban - Evalueringsskema - Excel Andet Pc med printer til fremstilling af kanbankort Lamineringsmaskine til fremstilling af kanbankort Skæremaskine til fremstilling af kanbankort Burrebånd og -brikker eller lignende til at fæstne kanbankort på varer og tavle (f.eks. Velcro, Velloc eller Velcoin ) Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 4 af 13

5 Adobe-fil med præsentation Ved undervisningen anvendes en Adobe-fil med kanbanpræsentationen. Når filen er læst ind i Adobe Reader, kan den vises i fuldt format, som andre præsentationsprogrammer viser slideshow. Visning i fuldt format: Crtl + l (lille L) Stop visning i fuldt format: Esc Visning i fuldt format kan også startes fra menubjælken. Her vælges: View Full Screen Mode. Oversigt over en præsentation i Adobe En fil i Adobe kan udskrives, så der er flere sider vist på én side. Det kan udnyttes til at udskrive en oversigt over præsentationen. Ved udskrift vælges flere sider under sideopsætning. I billedet til højre er det markeret for en engelsk version. Antallet af slides på siden vælges efterfølgende. I det viste eksempel er valgt 2 x 3 sider med rækkefølgen horisontal og i formatet portrait (stående). Her vises en udskrift for 6 x 5 sider liggende: Kaizenevent Kaizen betyder en forandring til det bedre. I Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en generel forventning til, at alle bidrager, så i morgen kan blive en bedre dag end i går. Event betyder begivenhed. Kaizenevent er således en begivenhed, hvor en gruppe mennesker arbejder sammen i en kort periode for at skabe en forbedring. Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 5 af 13

6 Kanban Formål Kanban indføres for at reducere virksomhedens kapitalbinding i lagre og varebeholdninger. Målet for kanban-kaizenevent Målet for kanban-kaizeneventen er altid at få reduceret beholdningen af varer til sikkerhedsbeholdningen plus en passende bufferbeholdning, som er fastlagt ud fra en servicegrad plus det cykliske lager, der gøres så lille som mulig. Hvis det er en af de første kanban-kaizenevents, skal fokus holdes på at få systemet etableret. Det betyder, at der skal etableres tavler, fordeles opgaver og etableres arbejdsrutiner. Der udvælges nogle få typiske varer fra forskellige kategorier for at få belyst de forskellige forhold, der skal etableres procedurer og arbejdsrutiner for. Når procedurer og arbejdsrutiner er etableret, udvælges en række ensartede varer til hurtig og effektiv behandling, så styringen omlægges til kanban på kortest mulige tid. Kanban er egnet til implementering i et antal korte tidsrum, hvor grupper af varer behandles. Kanban kan derfor implementeres ved at udnytte spildtid og ventetid, når procedurerne er etableret og kendte. Styringsprincip Ved indførelse af kanban ændres styringen til trækstyring. Det betyder, at lagre og beholdninger suppleres med det faktiske forbrug. Hvis den foregående proces leverer i større partier, suppleres beholdningen, når en mængde svarende til partiet er forbrugt. Beholdningen suppleres så sent, at den med det forventede forbrug er reduceret til sikkerhedslageret, når partiet ankommer. Sikkerhedslageret har til formål at dække forbruget af varer i de perioder, hvor leverandøren leverer for sent. Ved regelmæssige leveringer og for varer med kort leveringstid, vil sikkerhedslageret ofte blive beregnet til den mængde varer, der forbruges mellem to leveringer, så én levering kan undværes, uden at det påvirker værdistrømmens leveringsevne. Hvis der er variationer i aftrækket, suppleres sikkerhedslageret med et bufferlager, der skal dække variationerne i de enkelte perioders aftræk. Både sikkerhedslageret og bufferlageret er beregnet ud fra et fastsat gennemsnitligt aftræk. Hvis niveauet for aftrækket ændres, bliver lageret enten for stort eller for lille. Hvis det bliver alt for lille, vil det ikke være muligt at opfylde alle ønsker til leveringer. Hvis der er kendte ændringer i niveauet for aftrækket, skal kanbansystemet genberegnes, og de genberegnede kanbankort skal udskiftes. Genberegningen begynder først at få effekt efter en tid, som svarer til den enkelte vares genanskaffelsestid. Genanskaffelsestiden er summen af leveringstiden og gennemløbstiden i de interne processer. Kanban udføres ofte kun for en del af varerne på grund af det store arbejde med at fremstille kanbankort til styringen. Der startes ofte med færdigvarer og derefter med råvarer efter ABCopdelingen. A-varerne laves først og C-varerne til sidst, hvis de overgår til styring med kanban. Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 6 af 13

7 Krav til kaizenlederen Kaizenlederen skal have kendskab til logistik og til det planlægningssystem, virksomheden anvender. Kaizenlederen skal beherske værktøjet kanban og skal kunne anvende kanbankalkulatoren. Se nærmere i instruktionen for kanbankalkulatoren. Kaizenlederens praktiske forberedelse Kaizenlederen skal inden afholdelse af kaizeneventen have produceret kort ved anvendelse af kanbankalkulatoren. Kortene skal være lamineret, skåret fri og monteret på en tavle og på en emballage for at afprøve hele processen. Der skal også være skrevet dato på kortet med en pen, og den skal være rettet på det færdige kort for at sikre, at skriveredskaberne til kortene virker og, at det skrevne kan fjernes igen, så kortet kan genbruges. Data grundlag De varer, som skal være omfattet af denne kanban-kaizenevent, skal være udvalgt på forhånd. For alle varerne skal der være fremskaffet data for anvendelse i kanbankalkulatoren. Data skal være gennemgået og verificeret, så de kan bruges umiddelbart under kaizeneventen. Der skal være fremskaffet data for aftrækket, så det er kendt både i størrelse og variation. Der skal være aftalt en servicegrad med de ansvarlige for varerne (salg/indkøb). Data skal være læst ind i kanbankalkulatoren inden kanban-kaizeneventen. Inden kaizeneventen skal der være skabt forventninger til resultatet. Kaizeneventen indledes med, at deltagerne gennemgår forventningerne og supplerer med deres egne forventninger, så Cellestatus-skemaet er udfyldt med mål enten som tal eller som forbedringsprocenter. Tips til kanban Afklar på forhånd, hvem der får ansvaret for opgaven med drift og vedligeholdelse af kanban og, hvem der får opgaven med at udføre drift og vedligeholdelse af kanban. Få accept fra de ansvarlige ledere for området og for planlægningen. Vær opmærksom på muligheden for at reducere opgaven med at vedligeholde data i ITsystemet. Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 7 af 13

8 Tidsplan for kaizenevent ved opstart med kanban Dag 1 formiddag: Introduktion til kaizeneventen, ved kaizenlederen (Præsentationen side 1-7). Gennemgang af indkaldelsen til kaizeneventen, ved kaizenlederen. Undervisning i 5S og flow ved en kaizenspecialist i 5S og flow Dag 1 eftermiddag: Gennemgang af vareflow Alle følger varens forløb fra aflevering fra færdigvarelager til varemodtagelse. Gennemgang af det område, hvor kaizeneventen afholdes Fokusér på afgrænsningen af området. Gennemgang af de varer, der skal behandles Gennemgangen omfatter også, hvordan varerne håndteres (anskaffes, frembringes, forarbejdes og afleveres). Fremstilling af de første kort og debat om, hvordan kortene skal håndteres og, hvor de skal placeres Dag 2: Dag 3: Resumé af formålet med kanban Med kanban som erstatning for et IT-system gøres en automatisk proces manuel. Ingen kort må forlade området. Kortene befinder sig enten på varen eller på tavlen for kanbankort. Tavlen gennemgås dagligt, og planlæggeren forholder sig til, om der er kritiske varer - se beskrivelsen i vejledningen til kanbankalkulatoren. Når der er klarhed over processen med håndtering af kort, fremstilles der kort til de udvalgte varer. Disse kort placeres på varen og på kanbantavlen, hvis varen er bestilt. Afprøv eventuelt også nogle specielle forhold for styring med Visual Management, som vist på eksemplerne i undervisningsmaterialet. Tavlerne sættes op, og der laves de nødvendige felter på den. Opsummering af forløbet og fordeling af opgaver (planlægger og varehåndtering) Fremstilling af kort, som placeres på varer og tavler Fremstilling af dokumentation for budruter for planlægger og varehåndtering. Fremstilling af kort afsluttes Fremstilling af skema for Standardarbejde for planlægger og varehåndtering til de opsatte tavler. Proceduren for Standardarbejde gennemgås og præsenteres for kollegaer til planlægger og varehåndteringen. Medarbejderne præsenterer for kollegaerne med holdet som tilhørere. Etablér opfølgning på tavlen for Rettidighed (R) med en procesindikator Etablér opfølgning på tavlen for Lager (L) med en procesindikator Præsenter resultatet af kaizeneventen Møde for deltagerne i kaizeneventen om forløbet Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 8 af 13

9 Krav til forankring Med kanban som erstatning for et IT-system gøres en automatisk proces manuel for at reducere lageret. Det forudsætter, at den manuelle håndtering dagligt overvåger og håndterer kanbankortene, så informationen opsamles og anvendes. Ingen kort må forlade området. Kortene befinder sig enten på varen eller på tavlen for kanbankort. Tavlen gennemgås dagligt, og planlæggeren forholder sig til, om der er kritiske varer - se beskrivelsen i vejledningen til kanbankalkulatoren. Lederens standardarbejde Lederens standardarbejde skal udvides med punkter vedrørende vedligeholdelse af kanbansystemet. Kaizenlederen skal sikre, at lederen for området får udvidet sit standardarbejde med relevante punkter. Der er udarbejdet en standard for lederens standardarbejde med kanban, som forudsætter at 5S og flow er udført. Standarden for kanban er et supplement til lederen vedrørende kanbantavlen. Standarden for tavlemødet er udvidet med punkter vedrørende kanban. Der er også en standard for tavlemødet, hvis der er udført henholdsvis Balancering og Standardarbejde, BSA, eller SMED. Standarden for lederens arbejde er udarbejdet for det tidspunkt, hvor der er arbejdet med flere værktøjer i et enkelt område, en celle. Når leankonverteringen er gennemført, og virksomheden har udarbejdet en standard for virksomhedens tavler, kan implementeringen af lean fortsætte med andre celler. Når 2-3 celler er konverteret, fortsætter virksomheden med fasen Stabilisering. Det første værktøj i denne fase er Lederens Standardarbejde, hvor de anvendte standarder for ledernes arbejde opdateres til et sammenhængende ledelsessystem. Nøgletal og procesindikatorer Nøgletal opgøres efter en periode og viser resultatet af aktiviteterne, når processerne er udført. Procesindikatorer vises løbende og anvendes til styring af processerne. Når perioden er gået, viser nøgletallene resultatet af, hvor effektivt ledelsen og lederne har været til at styre processerne og ressourcerne. Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 9 af 13

10 Kaizenevent - generelt Kaizenlederens opgaver Kaizenlederen er ansvarlig for at arrangere og gennemføre kaizeneventen. I det følgende beskrives en række væsentlige punkter i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen. Det er kaizenlederens opgave at sikre, at alle deltagerne i kaizeneventen kommer til orde og får fremført deres synspunkter og idéer. Varighed En kaizenevent forløber typisk over to til fem dage. Kaizenlederen må forvente at skulle arbejde med forberedelse af den næste dag efter afslutning af dagens event. Afholdes kaizeneventen inden for normal arbejdstid på daghold, må kaizenlederen forvente at skulle arbejde om aftenen med at forberede materiale og præsentationer til de følgende dage, så holdet ikke venter, mens kaizenlederen arbejder ved sin pc. Information til interessenter Hvis der er risiko for, at den planlagte kaizenevent medfører, at der skal gennemføres ændringer i de eksisterende arbejdspladsers indretning og funktion, skal de berørte medarbejdere og deres repræsentanter informeres på forhånd om, at virksomheden påtænker at ændre arbejdspladserne. Anvendelse af stopur Det er ofte ønskeligt at anvende stopure under en kaizenevent. Der må ikke anvendes stopure uden accept fra medarbejdernes repræsentanter i SU. Ifølge Samarbejdsaftalen må der ikke tages tid på arbejdsopgaver med mindre, der er indgået en aftale med repræsentanter for de faglige organisationer om fordeling af produktivitetsgevinsten. Der skal ikke indgås en sådan aftale i forbindelse med implementering af lean og herunder afholdelse af kaizenevents. Tidtagning i forbindelse med lean har ikke til formål at øge det arbejdstempo, som medarbejderne kan præstere. Måling af tid i forbindelse med lean har alene til formål at fordele den tid, arbejdet tager, mellem medarbejderne. Det kan derfor anbefales at lade medarbejderne eje tidsgrundlaget, da det alene anvendes til at fordele belastningen mellem medarbejderne. I lean fokuseres der på at fjerne ikke-værdiskabende arbejdsopgaver, som virksomheden har indført, for at få en effektiv udnyttelse af udstyr og maskiner. Forbedringer i den samlede produktivitet opnås ved at fjerne disse arbejdsopgaver. Indkaldelse til kaizenevent Kaizenlederen indkalder i god tid til kaizeneventen. I indkaldelsen anføres: hvilken type værktøj, der skal anvendes ved denne kaizenevent formålet med, at kaizeneventen afholdes hvilke forventninger kaizenlederen har til udbyttet af denne kaizenevent hvornår kaizeneventen afholdes, dage og tidsrum hvem der er kaizenledere Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 10 af 13

11 tidspunkt for undervisning under kaizeneventen og, om undervisningen er obligatorisk. Undervisningen er altid obligatorisk for dem, der ikke tidligere har deltaget i en kaizenevent, hvor dette værktøj blev anvendt. Deltagere i en kaizenevent Alle deltagerne i en kaizenevent er lige og skal bidrage med det, de kan. Der bør altid deltage medarbejdere fra det område, som kaizeneventen udføres i. Antallet af medarbejdere og eventuelle repræsentanter for medarbejderne afhænger af det samlede antal deltagere og af typen af kaizenevent. Der skal gives information til medarbejdernes kollegaer før, under og efter kaizeneventen. Det er specielt vigtigt for de kaizenevents, der medfører ændringer i arbejdspladsernes indretning og opgaver. Accept, læring og forankring Instruktion og anvisninger er ikke den bedste vej til accept, læring og forankring. Det, vi selv har fundet på, accepteres meget lettere, og det giver læring, hvilket er grundlaget for forankring. Ved kaizeneventen fremmer vi den efterfølgende accept, læring og forankring, hvis de berørte personer har repræsentanter med i kaizeneventen, og deres repræsentanter ikke er i mindretal. De berørte personer er dem, hvis arbejdsforhold bliver ændret som en umiddelbar følge af kaizeneventen. Kaizenkultur Virksomheden udarbejder et diplom til deltagerne i denne kaizenevent. For at en medarbejder kan aspirere til at blive kaizenleder, skal medarbejderen have deltaget i en kaizenevent i det pågældende værktøj. Virksomheden bør opbygge et system i fire niveauer for deltagere i kaizenevents: 1. Har ikke deltaget tidligere 2. Har deltaget tidligere 3. Er godkendt som kaizenleder i værktøjet. Vedkommende kan selv gennemføre en kaizenevent. Undervisningen gennemføres ofte af en anden. 4. Er godkendt som kaizenspecialist (underviser og vejleder) i værktøjet. Det forudsætter, at vedkommende i forvejen er kaizenleder. Der stilles krav til ledere og specialister om, at de skal uddannes til kaizenledere i visse værktøjer. Status som kaizenleder mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenleder med passende intervaller. Status som kaizenspecialist mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenspecialist med passende intervaller. Forberedelse Kaizenlederen reserverer et undervisningslokale og eventuelt grupperum. Lederne for de områder, der berøres af kaizeneventen, informeres og accepterer tidspunkt og omfang. Kaizenlederen sikrer sig, at nøglepersoner kan deltage i kaizeneventen på det tidspunkt, den planlægges gennemført. Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 11 af 13

12 Hvis undervisningen skal udføres af en anden end kaizenlederen, skal der være en aftale om dette, inden indkaldelsen til kaizeneventen udsendes. Indkaldelsen udsendes og eventuel forplejning aftales. Undervisning - deltagerne og deres forventninger Indled med, at alle deltagerne præsenterer sig selv og deres forventninger til denne kaizenevent. Forventningerne noteres på en flipover. Ved den afsluttende evaluering gennemgås forventningerne. Undervisning - P-plads Start undervisningen med at lave en flipover med overskriften P-plads. På denne flipover noteres de spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares. Ved den afsluttende evaluering af kaizeneventen gives så mange svar som muligt. For de spørgsmål, der stadig ikke kan besvares, aftales det, hvordan svaret findes og formidles. Indsamling af information Ved indsamling af information hos medarbejdere eller fra en arbejdsplads, skal medarbejderne introduceres til kaizeneventen. Dette gøres ved at præsentere deltagerne i opsamlingen af data samt formålet med denne kaizenevent. Planlagte opgaver Det er målet, at alle opgaver løses under kaizeneventen. Det er ofte bedre at lave en 80% løsning, som kan gennemføres under kaizeneventen, end at vente på en perfekt løsning. Hvis der er opgaver, som skal udføres efter kaizeneventen, listes en termin og en ansvarlig for opgaven, som har accepteret at påtage sig opgaven til den anførte termin. Kaizenlederen følger op på, at de planlagte opgaver gennemføres. Afrapportering For at skabe interesse for kaizen afsluttes en kaizenevent med en afrapportering til alle medarbejderne i det område, hvor kaizeneventen har været afholdt. Til denne afrapportering indkaldes ledelsen for området og virksomhedens ledelse. Medarbejdere i de funktioner, der har relationer til det, der er behandlet i denne kaizenevent, indkaldes også til afrapporteringen. Evaluering Efter afrapporteringen samles deltagerne i kaizeneventen for at gennemgå forløbet af eventen. Der indledes med at give svar på de spørgsmål, der er noteret på P-pladsen. Listen med forventninger til kaizeneventen gennemgås, og deltagerne evaluerer, hvorvidt forventningerne er blevet indfriet. Hver enkelt deltager kommenterer forløbet af kaizeneventen og fremfører: hvad der var godt hvad der kan gøres bedre næste gang Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 12 af 13

13 Tjekliste - kaizenevent Emne Udført Accept Bemærkning Informér interessenter om kaizeneventen SU og medarbejderne Reservér et undervisningslokale Reservér eventuelt et gruppelokale Aftal eventuel forplejning Aftal tidspunktet med lederne i området Aftal tidspunktet med underviseren Aftal tidspunktet med nøgledeltagere Lav og udsend indkaldelse til alle deltagere Kopiér deltagermapper Kontrollér, at pc og beamer virker Der er whiteboard eller flipover i lokaler Der er skriveredskaber til whiteboard Der er skriveredskaber til deltagerne Der er pc med printer Der er papir i relevante farver til kanbankort Der er lamineringsmaskine Der er skæremaskine Tavle i området til kanbantavlen Burrebånd og -brikker eller lignende til at fæstne kanbankort på varer og tavle Tjekliste kanban Emne Udført Accept Bemærkning Afklar om trækstyring skal indføres for færdigvarer eller for råvarer Vælg varerne til kaizeneventen Fremskaf data for varerne til kanbankalkulatoren Data indlæst i kanbankalkulatoren Data for aftrækket er fremskaffet Niveauet og variationen for aftrækket er kendt Servicegraden for varerne er aftalt med salg og indkøb Gennemløbstider og leveringstider er kendte Forbered måling af leveringstider Afdelingen har kalkuleret med, at der ikke produceres regelmæssigt under kaizeneventen. Advisér sikkerhedsgruppen og daglig sikkerhedsleder om kaizeneventen Alle rettigheder tilhører DI Kanban - Kaizenlederens Vejledning side 13 af 13