Værktøjet Flow i Administration og Service (FAS)

Transkript

1 DI version Værktøjet Flow i Administration og Service (FAS) Kaizenlederens vejledning Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 1 af 16

2 Rettigheder FAS - Flow i Administration og Service DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder. Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 2 af 16

3 Indhold... 2 Rettigheder... 2 Indhold... 3 Dokumenter til værktøjet FAS Forberedelse Undervisning Udførelse Opfølgning Diplomer... 4 Adobe-fil med præsentation... 5 Oversigt over en præsentation i Adobe... 5 Kaizenevent... 5 Specielle forhold vedrørende FAS, Flow i Administration og Service... 6 Generelt... 6 Valg af værktøj til værdistrømsanalysen... 6 Formål med FAS Flow i Administration og Service... 7 Målet med FAS Flow i Administration og Service... 8 Krav til kaizenlederen... 8 Datagrundlag... 8 Tips til FAS... 8 Rammer for FAS-kaizenevent... 9 Tidsplan for fem dage i et nyt område FAS Krav til forankring - FAS Lederens standardarbejde Etablering af tavle Kaizenevent - generelt Kaizenlederens opgaver Varighed Information til interessenter Anvendelse af stopur Indkaldelse til kaizenevent Deltagere til kaizenevent Accept, læring og forankring Kaizenkultur Forberedelse Undervisning - deltagerne og deres forventninger Undervisning - P-plads Indsamling af information Evaluering Afrapportering Tjekliste - FAS Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 3 af 16

4 Dokumenter til værktøjet FAS 1 Forberedelse FAS - Flow i Administration og Service Kaizenevent En introduktion til metoden - Adobe FAS - Kaizenevent indkaldelse - Word - fremsendes FAS - Kaizenlederens vejledning - Adobe - udskrives FAS - Ledelsens vejledning - Adobe - udskrives 2 Undervisning S Figur - Adobe FAS - Noter deltager - Adobe - udskrives FAS - Noter underviser - Adobe - udskrives FAS - Præsentation - Adobe - præsentationen o Til undervisning i Værdistrømsanalyse udvælger underviser det relevante værktøj; VSM-a, VSM-t eller VSM-s 5S-processen - Talspil - Noter underviser - Adobe - udskrives 5S-processen - Talspil - Præsentation - Adobe - præsentationen Lego-øvelse - Synlig ledelse - Adobe udskrives Lego klodser til Lego-øvelsen - 4 pakker med Legoklodser 3 Udførelse FAS - Skemaer - Excel - udskrives 4 Opfølgning S - Opfølgning og Auditering - Adobe FAS - Lederens standardarbejde - Word - udskrives FAS - Mål og Resultat - Excel - udskrives FAS - Audit - med makro - Excel-skema FAS - Auditbeskrivelser - Adobe Afvigelsesskema - Excel - udskrives Mål og resultat - K - Kvalitet - Excel-skemaer - udskrives Mål og resultat - R - Rettidighed - Excel-skemaer - udskrives Oversigt til tavler - Master - Power Point Procesopfølgning - K - Excel-skemaer - udskrives Procesopfølgning - R - Excel-skemaer - udskrives 5 Diplomer FAS - Diplom for deltagelse i kaizenevent - Power Point FAS - Diplom for kaizenleder - Power Point FAS - Diplom for kaizenspecialist - Power Point FAS - Evalueringsskema - Excel For alle diplomer opdateres side 1 med data for virksomheden og udskrives. Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 4 af 16

5 Adobe-fil med præsentation Ved undervisningen anvendes en Adobe-fil med præsentationen. Når filen er læst ind i Adobe Reader, kan den vises i fuldt format, som andre præsentationsprogrammer viser et slide show. Visning i fuldt format: Ctrl + l (lille L) Stop visning i fuldt format: Esc Visning i fuldt format kan også startes fra menulinjen. Her vælges: View Full Screen Mode Oversigt over en præsentation i Adobe En fil i Adobe kan udskrives, så der er flere sider vist på én side. Det kan udnyttes til at udskrive en oversigt over præsentationen. Ved udskrift vælges flere sider under sideopsætning. I billedet til højre er det markeret for en engelsk version. Antallet af slides på siden vælges efterfølgende. I det viste eksempel er valgt 2 x 3 sider med rækkefølgen horisontal og i formatet portrait (stående). Her vises en udskrift for 6 x 5 sider liggende: Kaizenevent Kaizen betyder en forandring til det bedre. I Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en generel forventning til, at alle bidrager, så i morgen kan blive en bedre dag end i går. Event betyder begivenhed. Kaizenevent er således en begivenhed, hvor en gruppe mennesker arbejder sammen i en kort periode for at skabe en forbedring. Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 5 af 16

6 Specielle forhold vedrørende FAS, Flow i Administration og Service Generelt Dette værktøj anvendes til at etablere 5S og flow samt trækstyring for en tværorganisatorisk proces. Der etableres også 5S og flow for et udvalgt område, som har en vigtig opgave at udføre i forbindelse med den valgte proces. Resultatet for måling i det udvalgte område for denne del af processen indgår i nøgletallene for området. Kaizeneventen gennemføres ved at kombinere en værdistrømsanalyse med dette værktøj. Der vælges et egnet værktøj til værdistrømsanalyse. Valg af værktøj til værdistrømsanalysen Ved kortlægning af en værdistrøm skal der vælges et værktøj, som fremhæver det, der er væsentligt at bearbejde for at forbedre flowet i værdistrømmen. Der er tre principielt forskellige måder at kortlægge en værdistrøm på for henholdsvis produktion (-p), service (-s) og administration (-a). VSM-p VSM-s VSM-a Produktionsprocesser forløber som en sekvens af processer og er den simpleste form for kortlægning. VSM-p anvendes til processer, som forløber uden indblanding fra kunderne forløber mellem afdelinger med få, klare ansvarsskift forløber uden, at ydelsen i særlig grad sendes tilbage til en tidligere proces for genbearbejdning belaster enkelte områder meget udføres regelmæssigt Serviceprocesser forløber som en sekvens af processer, men med interaktion med kunden i eller imellem nogle af processerne. VSM-s anvendes til processer, som forløber med involvering af kunderne i bestemte dele af forløbet forløber mellem afdelinger med få, klare ansvarsskift forløber uden, at ydelsen i særlig grad sendes tilbage til en tidligere proces for genbearbejdning belaster enkelte områder meget udføres regelmæssigt Administrationsprocesser forløber overordnet set som en sekvens af processer med hyppige ansvarsskift fra proces til proces. VSM-a anvendes til processer, som forløber uden indblanding fra eksterne kunder forløber mellem mange afdelinger med klare ansvarsskift forløber ofte med regelmæssige returneringer til en tidligere proces for genbearbejdning belaster enkelte områder meget udføres regelmæssigt Der er også tre forskellige måder at etablere trækstyring på. 1) Kanban anvendes, når der skal leveres en bestemt mængde af det samme. Det betyder, at gennemløbstider og cyklustider er kendt for de enkelte processer. Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 6 af 16

7 2) Opgavepakker anvendes, når der skal leveres opgaver af samme art, som til sammen kræver en kendt tid at udføre. Det betyder, at gennemløbstider og cyklustider er kendt for de enkelte processer. 3) Tidsvinduer anvendes, når opgaven belaster meget lidt, men kan have et langt tidsforløb. For at begrænse det samlede tidsforløb etableres der parallelle processer, som koordineres på faste tidspunkter. Tiden mellem de faste tidspunkter er tidsvinduet. Tidsvinduer anvendes ofte til administrative processer, som kommer regelmæssigt, men præcis hvornår de kommer og, hvor lang tid opgaven tager, kan variere. For at vise, hvorledes disse processer håndteres, er der en værdistrømsanalyse for en administrativ proces med tidsvinduer for den fremtidige værdistrøm. VSM-t Administrationsprocesser forløber overordnet set som en sekvens af processer med hyppige ansvarsskift fra proces til proces. VSM-t anvendes til processer, som forløber uden indblanding fra eksterne kunder forløber mellem mange afdelinger med klare ansvarsskift forløber ofte med regelmæssige returneringer til en tidligere proces for genbearbejdning belaster lidt i de enkelte områder udføres regelmæssigt og har et langt tidsforløb Formål med FAS Flow i Administration og Service Dette værktøj er ledelsens værktøj til kortlægning af en værdistrøm med henblik på at forbedre flowet i værdistrømmen. Formålet er at identificere forhindringer for flow, så de kan elimineres. Ofte vil det kræve forbedringer i processer, udstyr, metoder eller aftaler for, at forhindringerne kan elimineres. For at nå dertil skal ledelsen helt overordnet lære at se potentialet for forbedring skabe flow i værdistrømmen bruge 5S som værktøj til at træne og følge en aftalt standard Først skridt er, at deltagerne bliver i stand til at se potentialet for forbedringer; lær at se. Dernæst, at deltagerne foretager de nødvendige handlinger for at indfri potentialet i værdistrømmen. Endelig indrettes arbejdspladsen, så man fremadrettet kan arbejde efter de nye optimerede standarder, som er aftalt i fællesskab. Det første skridt er vigtigt, for hvis ledere og ledelsen ikke kan se potentialet, kan de ikke foranledige, at potentialet indfries. Traditionelt (i moderne ledelse) optimeres de enkelte processer for at få så effektivt et system som muligt. Leanfilosofien forudsætter, at gennemløbstiden prioriteres højest, hvilket ændrer præmisserne for at være effektiv. Der opstår derfor nye muligheder for forbedringer. Når vi siger flow, har vi fokus på at forbedre leveringsevnen i den udvalgte værdistrøm. Det sker ved at skabe en stabil proces med kendt tidsforløb på tværs af de involverede afdelinger. Her etableres også Visual Management, så alle løbende kan se status på opgaverne. Konkret sker dette via tavler og opfølgning på nøgletal for området. Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 7 af 16

8 Værktøjet 5S er med til at sikre ryddelighed og orden og fungerer samtidig som træning i at holde en aftalt standard i det udvalgte område. Det betyder helt konkret, at man fjerner alt fra området, der ikke er direkte nødvendigt for de omfattede processer i værdistrømmen. I forbindelse med 5S aftales en standard for struktur, orden og renholdelse for området, som er understøttet af opmærkninger og standarder. Målet med FAS Flow i Administration og Service Målet med FAS er, at mulige forbedringer til værdistrømmen identificeres, prioriteres og implementeres. Er der forbedringer, der ikke kan indføres i umiddelbar forlængelse af kaizeneventen, udarbejdes der en plan for implementering af disse. Forbedringer vil ofte kræve, at der anvendes et forbedringsværktøj ved en kaizenevent for at få forhindringerne elimineret. Når forhindringerne er elimineret, omlægges flowet, så det bliver et flow uden stop. Ved omlægningen kan der ofte fjernes ventetid, hvilket giver en reduktion i gennemløbstiderne. Med kortere gennemløbstider bliver det muligt at reagere hurtigere på ændringer i kundernes behov. Omlægningen giver også mulighed for at ændre styringen af værdistrømmens værdiskabende processer til trækstyring. Når der etableres nye processer bliver det vigtigt at følge, om de virker efter hensigten. Derfor etablerer vi en tavle med daglig opfølgning på standarden for 5S og kvaliteten af områdets processer. Efter fasen Konvertering fortsætter arbejdet med løbende forbedring, men forbedringerne vil ofte blive implementeret på grund af andre tiltag. Enten er det et strategisk indsatsområde, som igangsætter forbedringer, eller der er identificeret et problem, som skal løses med et værktøj. Krav til kaizenlederen Kaizenlederen skal beherske værktøjet FAS - Flow i Administration og Service. Kaizenlederen skal sørge for, at der til eventen deltager en leder med ansvar for den værdistrøm, som kortlægges. Kaizenlederen skal råde over kompetencer og ressourcer til at implementere de vedtagne forbedringsforslag, samt have beføjelser til at igangsætte og gennemføre forbedringsforslagne. Datagrundlag De ydelser, som skal være omfattet af denne kaizenevent i FAS, skal være udvalgt på forhånd. De udvælges ved at se på, hvor meget de enkelte ydelser belaster og, hvilke processer de gennemløber. Der indledes med de vigtigste ydelser. Inden kaizeneventen skal der være skabt forventninger til resultatet. Kaizeneventen indledes med, at deltagerne gennemgår forventningerne og supplerer med deres egne forventninger. Tips til FAS Fasthold, at kortlægningen af processen sker i lag eller runder. Eksempelvis kigger vi kun på procestrinene i første runde, i anden runde tilføjes postkasser, i tredje runde cyklustid og gennemløbstid, i fjerde runde returløb osv. Start med at tegne på tavle og brug eksempelvis post- it. Det tager nogle forsøg og noget tid at få definitionen af processen på plads, så det skal være enkelt at kunne lave om. Der skal være opmærksomhed på, at vi ændrer medarbejdernes arbejdspladser i forbindelse med arbejdet med 5S. Vi fjerner personlige ejendele fra arbejdspladserne, der hindrer eller generer arbejdets udførelse. Disse ændringer gælder også for de medarbejdere i området, som ikke deltager i denne kaizenevent. Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 8 af 16

9 FAS - Flow i Administration og Service Ændringerne kan være så omfattende for medarbejderne, at de ikke bør være i mindretal i den gruppe, som første gang gennemfører kaizenevent i området. Planlæg og informér om, at der afholdes møder med dem, der ikke deltager i kaizeneventen, så de kender til forandringen, sammen med de kolleger, der deltager i kaizeneventen Lad eventuelt de medarbejdere fra området, som deltager i kaizeneventen, informere deres kollegaer under kaizeneventen. Det kan reducere kaizenlederens opgave med at informere til en daglig kontakt med medarbejderne i området. I forbindelse med 5S etableres en markedsplads, så det, der ikke skal bruges, kan vurderes, før det fjernes fra området. Der må ikke regnes med, at der skal anskaffes nyt inventar og udstyr, herunder IT. Små anskaffelser er som regel mulige. Når den fremtidige proces skal defineres, så tag udgangspunkt i det overordnede mål for den nye proces (hvad vil vi gerne opnå) og se på de steder i den eksisterende proces, hvor der er spild og tilbageløb. Ved udvikling af den nye proces er det godt at tænke i etablering af filtre på indgangen til processen, samt at reducere antal postkasser og gennemløbstid. Tilpas arbejdet i kaizeneventen til den arbejdstid, medarbejderne har. Planlæg forløbet for kaizeneventen, så der arbejdes i området, når der skal måles transportveje og gåafstande, dvs. en så realistisk hverdagssituation som muligt. Opgaverne i området opdeles i overordnede typer. Afvigende opgaver har et særskilt forløb, så de ikke forstyrrer flowet. Rammer for FAS-kaizenevent Første gang, der udføres FAS, skal der afsættes en uge til kaizeneventen (fem dage). Ændringen af medarbejdernes arbejdsplads fra personlige arbejdspladser til fælles arbejdspladser kræver en personlig bearbejdning for at blive accepteret. Der skal være tid til at gennemleve dette forløb samt til, at medarbejderne kan få indflydelse på indretningen af arbejdspladserne. Det tager tid at ændre placeringen af arbejdspladserne, så der produceres i flow (med én opgave ad gangen), og det er ofte et stort arbejde at flytte udstyr og arbejdspladser under kaizeneventen. Kaizenlederen skal fastholde, at der skal etableres flow og, at de personlige arbejdspladser nedlægges. Det er de nye rammevilkår. Medarbejderne kan indrette arbejdspladserne inden for disse rammer. Det er vigtigt, at kaizenlederen fastholder rammerne og får medarbejderne til at indrette arbejdspladserne, så de får et ejerskab til dem. Medarbejdernes aktive medvirken er grundlaget for en succesfuld omlægning. Ved senere justeringer kan FAS udføres på kortere tid, da rammerne er kendte, og mængden af flytninger er mindre. En væsentlig præmis som kaizenlederen skal fastholde er, at når virksomheden overtager ejerskabet for processerne, så defineres der en standard, og man tager metodefrihed ud af disse processer. Når der er metodefrihed, vælger medarbejderen metoden og demonstrerer herved sine faglige kvalifikationer. Det positive ved metodefrihed er, at medarbejderne konstant udvikler processerne, så de kan gennemføres mere sikkert. Det negative ved metodefrihed er, at årsagen til fejl ikke kan knyttes til den valgte metode, da den ikke er entydig. 5S repræsenterer introduktionen af standarder og den udfordring af metodefrihed, der sker. 5S-standarden indeholder ikke krav til faglig kompetence og anvendes derfor til at træne overholdelse af en standard og til at træne tilbagemelding på en afvigelse fra standarden. Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 9 af 16

10 Tidsplan for fem dage i et nyt område FAS De anførte dage og indholdet for dagene er kun retningsgivende. Kaizenlederen og kaizenspecialisten aftaler forløbet i det konkrete tilfælde. Dag 1: Dag 2: Dag 3: Introduktion til kaizeneventen, ved kaizenlederen (Præsentationen side 1-7) Gennemgang af indkaldelsen til kaizeneventen, ved kaizenlederen Undervisning i FAS ved en kaizenspecialist i FAS Gennemgang af området Præsentation af processerne og flowet, så de er forstået af deltagerne Gennemgang af processerne fra aflevering af den udvalgte opgave til opgaven sættes i gang Kortlægning af data for processerne Beregning af TAKT Tegning af værdistrøm med informationsflow, opgaveflow og tidsforløb Undervisning i 5S, forandringer, flow og eventuelt svømmebaner Lav svømmebaner for processen, hvis det er relevant Kortlægning af lean-spildtyper i området Kortlægning af sagens transportvej Kortlægning af medarbejdernes vandring Optegn spaghetti-diagrammer og opmål afstande og areal Opsamling på det samlede spild Udfør 1S Sortér og smid ud Udfør 2S Skab orden og system Udfør 3S Skrub og skur (gør rent) Udfør 4S Etablér standard for 5S Diskutér med medarbejderne, hvordan kvaliteten skal måles Resultaterne præsenteres kort for de medarbejdere i området, som ikke deltager Undervisning i flow, træk, kapacitet og udjævning Undervisning i den fremtidige værdistrøm Identifikation af, hvordan flow kan etableres i værdistrømmen Identifikation af, hvilke forbedringer der kan gennemføres i værdistrømmen Identifikation af, hvordan der etableres trækstyring i værdistrømmen Identifikation af de nødvendige forbedringer i værdistrømmen Tegning af den fremtidige værdistrøm Fastlæg indretningen for flow Resultaterne præsenteres kort for de medarbejdere i området, som ikke deltager Indfør den forbedrede proces Indret flowet og de nye arbejdspladser (medarbejderne driver denne proces) Find egnede parametre til måling af processen Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 10 af 16

11 Dag 4: Dag 5: FAS - Flow i Administration og Service Undervis i nøgletal, tavler, styring og fokuspunkter Resultaterne præsenteres kort for de medarbejdere i området, som ikke deltager Indfør den forbedrede proces Indret flowet og de nye arbejdspladser (medarbejderne driver denne proces) Indret tavler for området Gruppen indretter arbejdspladserne Løs de problemer, der forhindrer indførelsen af den forbedrede proces Vælg de egnede parametre til måling af processen Resultaterne præsenteres kort for de medarbejdere i området, som ikke deltager Etablér tavle og målinger for processen Fremstil auditskemaer for standarden for 5S Afprøv auditskemaer for standarden for 5S Etablér opfølgning på tavlen for 5S Etabler opfølgning på tavlen for kvalitet Præsentér resultatet af kaizeneventen Møde for deltagerne i kaizeneventen om forløbet Krav til forankring - FAS Fastholdelse af 5S-standarden er en forudsætning for den videre leanrejse. Kaizenlederen og lederen for det område, kaizeneventen udføres i, skal forstå, at evnen til at fastholde en standard er fundamental for arbejdet med lean. Standarden i forbindelse med 5S er en aftale. Hvis lederen i området ikke formår at fastholde en fælles aftale, er det et ledelsesproblem, som ledelsen må løse. Hvis standarden for 5S ikke er fastholdt, skyldes det lederens manglende evne til at vise lederskab. Lederskab er en forudsætning for at kunne gennemføre en forandring. Hvert trin i leanrejsen er en forandring, hvor lederen skal forankre forandringen ved at vise lederskab. De følgende trin i leanrejsen indeholder også fagdiscipliner, som skal læres af lederen for at kunne forankres. Hvis lederen ikke har kvalifikationerne til at udvise lederskab, stopper lederens leanrejse her. Lederens standardarbejde Lederen skal lære at følge en standard for sit arbejde, lige som medarbejderne skal. For lederen består standarden i, at lederen til faste tidspunkter udfører bestemte opgaver. For at hjælpe lederen med at følge standarden for FAS er der udarbejdet en standard for lederens arbejde og for afholdelse af tavlemødet for det område, hvor FAS er implementeret. Standarden for lederens arbejde er udarbejdet for det tidspunkt, hvor der kun er udført FAS for et enkelt område, en proces. Når to-tre processer er konverteret, fortsætter virksomheden med fasen Stabilisering. Det første værktøj i denne fase er Lederens StandardArbejde, hvor de anvendte standarder for ledernes arbejde opdateres til et sammenhængende ledelsessystem. Etablering af tavle Tavler anvendes til forskellige formål. Ved Konvertering etableres en tavle for en proces. Tavlen er opbygget som tavlen for en afdeling og skal anvendes til styring og opfølgning. Den indeholder derfor en løbende status for processen eller området, som viser, hvorledes det går Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 11 af 16

12 med at opfylde dagens kvalitetsmål. Den indeholder også en opfølgning på dagen i går, samt en oversigt over de foregående dage og måneder. Der etableres en tavle for den tværgående proces samt en tavle for en afdeling. Tavlen for afdelingen har til formål, at ledelsen kan afprøve en komplet tavle i dette afgrænsede område. Når målingerne på tavlen er indarbejdet, og sammenhængen mellem målingerne er forstået, så de kan anvendes til styring, kan tavlen tilpasses virksomhedens specifikke behov. Den tilpassede tavle vil blive en central del af virksomhedens forretningssystem. Når tavlen er tilpasset virksomheden, opgraderes den i fasen Stabilisering til at være afdelingstavle for et større område og, der etableres en tavle med færre målinger for udvalgte processer. Denne tavle ændres, så der følges op på processen med en eller nogle få målinger, som karakteriserer processen og status for processen. Tavlen for afdelingen opsamler resultatet for alle processerne i området. Målingerne skal vælges, så det er muligt at vise det samlede resultat for afdelingen. En komplet tavle indeholder to målinger for hver parameter. Den første måling viser den primære værdi, som ønskes overvåget. Den anden måling viser, om den første måling er retvisende. Hvis den første måling er et kvalitetsmål for processen, kan den anden måling for eksempel være for mængden af kundeklager. Under konverteringen opbygges tavlen, så den får de første fem parametre: +KRLP. Det sidste parameter (M) etableres i fasen Stabilisering: + Sikkerhed og 5S K Kvalitet R Rettidig levering L Lager P Produktivitet M Moral + K R L P M 5S-status/ sikkerhed Sikkerhedsaudit Andel godkendt første gang Fejl hos kunder Rettidig aflevering Ikke leverede opgaver (arbejdstid) Opgaver i kø (arbejdstid) Gennemløbstid Produktivitet Opfyldelse af tiderne for standardarbejde Fremmøde til tiden Antal forslag 5S-audit A3 A3 A3 Proces Kvalifikation Medarbejder omsætning I FAS en etableres mål for 5S og Kvalitet. I den første periode anvendes 5S til at træne overholdelse af en standard. 5S optager i denne periode pladsen for Sikkerhed: +. De øvrige måleparametre (RLP) etableres i SAS en. Årsager til afvigelser fra målet for kvalitet skal være relateret til en proces. Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 12 af 16

13 Kaizenevent - generelt FAS - Flow i Administration og Service Kaizenlederens opgaver Kaizenlederen er ansvarlig for at arrangere og gennemføre kaizeneventen. I det følgende beskrives en række væsentlige punkter i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen. Det er kaizenlederens opgave at sikre, at alle deltagerne i kaizeneventen kommer til orde og får fremført deres synspunkter og idéer. Varighed Kaizenlederen må forvente at skulle arbejde med forberedelse af den næste dag efter afslutning af kaizeneventens første dag. Information til interessenter Hvis der er mulighed for, at den planlagte kaizenevent medfører, at der skal gennemføres ændringer for de eksisterende arbejdspladsers indretning og funktion, skal de berørte medarbejdere og deres repræsentanter informeres på forhånd om, at virksomheden påtænker at ændre på arbejdspladserne. Anvendelse af stopur Det er ofte ønskeligt at anvende stopure under en kaizenevent. Der må ikke anvendes stopure uden accept fra medarbejdernes repræsentanter i SU. Ifølge Samarbejdsaftalen, må der ikke tages tid på arbejdsopgaver med mindre, der er indgået en aftale om fordeling af produktivitetsgevinsten med repræsentanter for de faglige organisationer. Der skal ikke indgås en sådan aftale i forbindelse med implementering af lean og herunder afholdelse af kaizenevents. Tidtagning i forbindelse med lean har ikke til formål at øge det arbejdstempo, som medarbejderne kan præstere. Måling af tid i forbindelse med lean har alene til formål at fordele den tid, arbejdet tager mellem medarbejderne. Det kan derfor anbefales at lade medarbejderne eje tidsgrundlaget, da det alene anvendes til at fordele belastningen mellem medarbejderne. I lean fokuseres der på at fjerne ikke værdiskabende arbejdsopgaver, som virksomheden har indført, for at få en effektiv udnyttelse af udstyr og maskiner. Forbedringer i den samlede produktivitet opnås ved at fjerne disse arbejdsopgaver. Indkaldelse til kaizenevent Kaizenlederen indkalder i god tid til kaizeneventen. I indkaldelsen anføres hvilken type værktøj, der skal anvendes ved denne kaizenevent formålet med, at kaizeneventen afholdes forventninger til udbyttet af denne kaizenevent tidspunkt for afholdelse af kaizeneventen, dage og tidsrum hvem, der er kaizenleder tidspunkt for undervisning under kaizeneventen og, om undervisningen er obligatorisk. Undervisningen er altid obligatorisk for dem, der ikke tidligere har deltaget i en kaizenevent, hvor dette værktøj blev anvendt Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 13 af 16

14 Deltagere til kaizenevent FAS handler om at skabe flow på tværs af flere afdelinger, og det er derfor vigtigt, at alle berørte afdelinger er repræsenteret til kaizeneventen. Alle deltagerne i en kaizenevent er lige og skal bidrage med det, de kan. Det kan være inspirerende at have ledere med fra andre områder af virksomheden eller fra andre virksomheder, da de ofte ser forhold, som den lokale ledelse er blevet blind over for. Er der brug for input fra specialister i eksempelvis jura, økonomi eller IT, kan der laves særskilt aftale om at de er på standby og kan hidkaldes til kaizeneventen, om nødvendigt. Accept, læring og forankring Instruktion og anvisninger er ikke den bedste vej til accept, læring og forankring. Det, vi selv har fundet på, accepteres meget lettere, og det giver læring, hvilket er grundlaget for forankring. Ved kaizeneventen fremmer vi den efterfølgende accept, læring og forankring, hvis de berørte personer har repræsentanter med i kaizeneventen og deres repræsentanter ikke er i mindretal. De berørte personer er dem, hvis arbejdsforhold bliver ændret som en umiddelbar følge af kaizeneventen. Kaizenkultur Virksomheden udarbejder et diplom til deltagerne i denne kaizenevent. For at en leder kan aspirere til at blive kaizenleder, skal lederen have deltaget i en kaizenevent i det pågældende værktøj. Virksomheden bør opbygge et system i fire niveauer for deltagere i kaizenevents. 1. Har ikke deltaget tidligere 2. Har deltaget tidligere 3. Er godkendt som kaizenleder i værktøjet. Vedkommende kan selv gennemføre en kaizenevent. Undervisningen gennemføres ofte af en anden. 4. Er godkendt som kaizenspecialist (underviser og vejleder) i værktøjet. Det forudsætter, at vedkommende i forvejen er kaizenleder. Der stilles krav til ledere og specialister om, at de skal uddannes til kaizenledere i visse værktøjer. Status som kaizenleder mistes, hvis lederen ikke er aktiv kaizenleder med passende intervaller. Status som kaizenspecialist mistes, hvis lederen ikke er aktiv kaizenspecialist med passende intervaller. Forberedelse Kaizenlederen reserverer et undervisningslokale og eventuelt grupperum. Lederne for de områder, der berøres af kaizeneventen, informeres og accepterer tidspunkt og omfang. Kaizenlederen sikrer sig, at nøglepersoner kan deltage i kaizeneventen på det tidspunkt, den planlægges gennemført. Hvis undervisningen skal udføres af en anden end kaizenlederen, skal der være en aftale om dette, inden indkaldelsen til kaizeneventen udsendes. Indkaldelsen udsendes og eventuel forplejning aftales. Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 14 af 16

15 Undervisning - deltagerne og deres forventninger Indled med, at alle deltagerne præsenterer sig selv og deres forventninger til denne kaizenevent. Forventningerne noteres på en flipover. Ved den afsluttende evaluering gennemgås forventningerne. Undervisning - P-plads Start undervisningen med at lave en flipover med overskriften P-plads. På denne flipover noteres de spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares. Ved den afsluttende evaluering for kaizeneventen gives så mange svar som muligt. For de spørgsmål der stadig ikke kan besvares, aftales det, hvordan svaret findes og formidles. Indsamling af information Ved indsamling af information hos medarbejdere eller fra en arbejdsplads, skal medarbejderne introduceres til kaizeneventen. Dette gøres ved at præsentere deltagerne i opsamlingen af data for medarbejderen, samt at oplyse om formålet med denne kaizenevent. Evaluering Efter afrapporteringen samles deltagerne i kaizeneventen for at gennemgå forløbet af eventen. Der indledes med at give svar på de spørgsmål, der er noteret på P-pladsen. Listen med forventninger til kaizeneventen gennemgås, og deltagerne evaluerer, hvorvidt forventningerne er blevet indfriet. Hver enkelt deltager kommenterer forløbet af kaizeneventen og fremfører hvad der var godt hvad der kan gøres bedre næste gang Afrapportering Afrapporteringen for FAS vil ofte være til ledere og nøglemedarbejdere i områder, som skal bidrage til at implementere planen for FSM. Afrapporteringen indeholder en gennemgang af VSM, FSM og planen for implementering. Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 15 af 16

16 Tjekliste - Kaizenevent Emne Udført Accept Bemærkning Informér interessenter om kaizeneventen SU og medarbejderne Reservér et undervisningslokale Reservér eventuelt et gruppelokale Aftalt eventuel forplejning Aftalt tidspunktet med lederne i området Aftalt tidspunktet med underviser Aftalt tidspunktet med nøgledeltagere Lav og udsend indkaldelse til alle deltagere Kopiér deltagermapper Kontrollér at pc og projektor virker Der er whiteboard eller flipover i lokaler Der er skriveredskaber til whiteboard Skriveredskaber til deltagerne Tjekliste - FAS Emne Udført Accept Bemærkning Ydelserne for kaizeneventen udvælges Afdelingen har planlagt med, at der ikke produceres regelmæssigt under kaizeneventen Undersøg, om der er forhindringer i flowet Undersøg, om der bliver brug for gardinprocesser (dvs. en proces, der udføres udenfor synsvidde). Etablér en Markedsplads Aftale om at fjerne affald Aftale om, at håndværkere kan tilkaldes med kort varsel, hvis der skal ændres i udstyrs tilslutning til faste installationer, som el, vand, trykluft, ventilation og udsugning Aftale med særlige ressourcepersoner om at være standby, fx IT, økonomi eller jura Advisér sikkerhedsgruppen og daglig sikkerhedsleder om kaizeneventen Anskaf en tavle til opfølgning, hvis der ikke anvendes tavler for daglig status Legoklodser til Lego-øvelsen Alle rettigheder tilhører DI FAS - Kaizenlederens Vejledning side 16 af 16