Metode- og planlægningsnotat

Transkript

1 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -1 af 23 Metode- og planlægningsnotat Styreform og udvalgsstruktur, Region Hovedstaden

2 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -2 af 23 Indhold 1 Kort om undersøgelsens fokus Respondenter og overordnede metodeovervejelser Interviewenes indhold Praktisk gennemførsel... 8 Bilag 1 Interviewguide for interview med de stående udvalg og forretningsudvalget... 9 Bilag 2 Interviewguide for interview med udvalgsformændene Bilag 3 Interviewguide for interviews med formandskabet, repræsentanter for partier uden udvalgsformandsposter samt øvrige repræsentanter for partierne Bilag 4 Interviewguide for interviews med udvalgssekretærerne Bilag 5 Interviewguide for interviews med centerdirektørerne Bilag 6 Interviewguide for interviews med koncerndirektionen

3 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -3 af 23 1 Kort om undersøgelsens fokus Region Hovedstaden blev indtil 2012 styret efter det fleksible forretningsudvalgsstyre, ofte kaldet rådsmodellen, der er karakteriseret ved at være centreret omkring regionsrådet og forretningsudvalget uden mulighed for oprettelse af stående udvalg. Regionen har siden benyttet sig af den større fleksibilitet i den nye regionslov til at organisere sig efter den såkaldte Skanderborgmodel. I denne model er den umiddelbare forvaltning hos regionsrådet, mens de stående udvalg har en politikformulerende og politikkontrollerende rolle. Regionen ønsker at evaluere den nuværende styreform og udvalgsstruktur som grundlag for organiseringsformen i valgperioden Arbejdet sker inden for rammerne af Skanderborgmodellen med en videreførelse af strategien Fokus og Forenkling samt nuværende politiske målsætninger som forudsætning. KORA s undersøgelse bistår denne evaluering ved at afdække politikernes samt administrationens erfaringer med den nuværende styreform og udvalgsstruktur. Dette metode- og planlægningsnotat beskriver interviewundersøgelsens gennemførsel herunder udvalg af respondenter, interviewenes indhold (interviewguides og baggrunden herfor) samt interviewenes praktiske gennemførsel. Fokus i undersøgelsen vil dels være a) generelle erfaringer på tværs af udvalg og dels b) udvalgsspecifikke erfaringer. Notatet baserer sig blandt andet på den indledende dialog såvel som et baggrundsinterview med sekretariatschef Jesper Olsen. 3

4 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -4 af 23 2 Respondenter og overordnede metodeovervejelser På baggrund af den indledende dialog foreslår vi følgende respondenter fra det politiske niveau: Alle 6 stående udvalg (6 fokusgruppeinterview) Forretningsudvalget (1 fokusgruppeinterview) Alle formænd for de 6 stående udvalg (6 enkeltinterview): Karin Friis Bach (B, SUND), Hanne Andersen (A, TVÆRS), Karsten Skawbo-Jensen (C, PSU), Lise Müller (F, ITA), Jens Mandrup (F, MTU), Lars Gaardhøj (A, EVU). Regionsrådsformanden (1 enkeltinterview): Sophie Hæstorp Andersen (A) Interview med formandskabet og repræsentanter for partier der ikke har udvalgsformandsposter (4 enkeltinterview): Henrik Thorup (O), Martin Geertsen (V), Marianne Frederik (Ø) og Niels Høiby (I). Interview med yderligere en respondent fra hvert af partierne (6 enkeltinterview): Repræsentanter for A, B, C, O, V, Ø (alle medlemmer for F og I interviewes under de andre kategorier). Partierne udvælger selv en repræsentant, der ikke er nævnt under en af de andre punkter. Vi gennemfører interview med alle 6 stående udvalg og forretningsudvalget. Alle udvalg medtages i stedet for et strategisk udvalg heraf, da det vurderes, at der kan være unikke fordele og ulemper ved den eksisterende struktur i relation til de enkelte udvalg. Dette gælder i særdeleshed snitfladeproblemer. Når vi interviewer alle udvalg, er det muligt både at uddrage generelle konklusioner på tværs af udvalg og i nogen udstrækning at finde udvalgsspecifikke mønstre, sådan som det er ambitionen (jf. dette notats afsnit 1). Interviewene gennemføres som fokusgruppeinterview af det samlede udvalg à min (30-45 min. for forretningsudvalget) i forbindelse med et udvalgsmøde. Længden kommer naturligvis an på, hvor lang tid udvalgene kan afsætte, men vi anbefaler som udgangspunkt, at der afsættes 30 min. (dog 45 min. for forretningsudvalget), så der kan opnås en reel diskussion, og det er muligt at komme rundt om mere end et par emner. Det anbefales, at fokusgruppeinterviewene så vidt muligt lægges i starten af udvalgsmødet. Dette skyldes først og fremmest, at man derved undgår, at respondenternes udsagn i for høj grad bliver påvirket af diskussionerne i forbindelse med det specifikke møde. Derudover sikres, at der er tid til interviewenes gennemførsel. Fokusgruppeinterview som form er hensigtsmæssige for at skabe debat om synspunkterne, hvor respondenterne har mulighed for at udfordre hinandens meninger. Desuden kan de bidrage til at minimere politikernes tidsforbrug og til at mindske undersøgelsens ressourceanvendelse. De øvrige interview med det politiske niveau gennemføres som enkeltinterview à minutter. Udvalgsformændene interviewes i kraft af deres rolle i tilrettelæggelsen af møderne og må således formodes at have særlig viden om processerne i forbindelse med mødetilrettelæggelse (herunder samspil med administrationen) samt fordele og ulemper ved den nuværende struktur. Det anbefales så vidt muligt at skemalægge interviewene med udvalgsformændene umiddelbart inden møderne i de udvalg, de er formænd for primært fordi det formodentligt er mest belejligt for udvalgsformændene, men også fordi interviewene med udvalgsformændene kan afdække praksisser for de enkelte udvalgs arbejde, som er relevante at spørge ind til i fokusgruppeinterviewene. Vi gennemfører interview med formandskabet og partier uden udvalgsformandsposter for at sikre, at undersøgelsen dækker oplevelser med strukturen bredt politisk. Endelig gennemfører vi interview med yderligere en respondent fra hvert af partierne 4

5 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -5 af 23 (på nær de partier hvor alle regionsrådsmedlemmer allerede er interviewet). Dette sker for at opnå yderligere indsigt i, hvordan strukturen opleves af menige medlemmer, der ikke har udvalgsformandsposter eller er en del af formandskabet, hvilket kan bidrage til at sikre, at undersøgelsen dækker det politiske niveau bredt på tværs af formelle poster. Fra det administrative niveau gennemføres interview med følgende respondenter: Alle udvalgssekretærer (1 fokusgruppeinterview): Mette Kahr (SUND), Line Sønderby Christensen (TVÆRS), Stine Mieth-Waldorff (tidligere TVÆRS), Hanne Rasmussen (PSU), Christian Holm (ITA), Mathias Nordby (MTU), Pernille Schou (EVU). 2 centerdirektører (2 individuelle interview): Anne Skriver (Center for Sundhed) og Claus Bjørn Billehøj (Center for Regional Udvikling). 3 medlemmer af koncerndirektionen (3 individuelle interview): Hjalte Aaberg (regionsdirektør), Jens Gordon Clausen (koncerndirektør), Svend Hartling (koncerndirektør). Udvalgssekretærerne interviewes, da de i sagens natur spiller en kernerolle i forbindelse med tilrettelæggelsen af udvalgenes arbejde. Vi foreslår, at interviewet med udvalgssekretærerne gennemføres i starten af undersøgelsesperioden. Interviewene med udvalgssekretærerne gennemføres som fokusgruppeinterview à ca. en times varighed med henblik på at sikre lavest mulige omkostninger ved undersøgelsen samt at lette sammenligningen på tværs af udvalg. Centerdirektørerne har viden om organisering af udvalgenes arbejde og om samspillet mellem dette og arbejdsgange bredere ud i organisationen. Interviewene vil være enkeltinterview à minutters varighed. Endelig finder vi det hensigtsmæssigt at interviewe alle medlemmer af koncerndirektionen grundet deres centrale rolle i regionens overordnede strategi og politiker, koordination samt tætte samarbejde med den politiske ledelse. Der er i forbindelse med forundersøgelsen gennemført et baggrundsinterview med sekretariatschef Jesper Olsen. Dette interview bruges primært til baggrund for tilrettelæggelsen af de øvrige interview og som inspiration til interviewguiden. Ud over de nævnte interview kan der evt. gennemføres et supplerende interview med sekretariatet, såfremt der skønnes behov herfor. Citater fremgår direkte ved navn. Dette valg er dels truffet i respekt for regionens åbenhedspolitik og dels, fordi det under alle omstændigheder kan være vanskeligt at garantere reel anonymitet, da undersøgelsen blandt andet søger at afdække udvalgsspecifikke forhold, hvor antallet af potentielle respondenter til de forskellige udsagn er meget lavt. Respondenterne vil blive grundigt informeret om dette (herunder få et informationsbrev som udarbejdes i samråd med sekretariatet) og vil få tilsendt deres citater i afrapporteringen til godkendelse. Respondenterne har mulighed for at komme med udsagn, der kun er til baggrund. Kun godkendte citater kan gøres offentligt tilgængelige. Det skal fremhæves som et metodisk forbehold, at særligt de administrative respondenter måske kan være forbeholdene overfor at udtale sig kritisk overfor eksisterende processer herunder særligt dem, der involverer samarbejde med politikerne, når interviewene ikke er anonyme. Det er dog håbet, at dels godkendelsesprocessen og dels regionens åbenhedskultur kan modvirke dette. 5

6 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -6 af 23 3 Interviewenes indhold Den overordnede strategi i interviewundersøgelsen er at stille forholdsvis åbne spørgsmål, der sikrer, at vi inden for de overordnede emneområder får information om de forhold, der er vigtigst for respondenterne. På den måde sikrer vi, at det bliver respondenternes erfaringer, der bliver styrende for interviewene. For samtidig at sikre en ensartethed på tværs af respondenter lader vi som antydet interviewene være styret af en række fælles emneområder. Derudover har vi under hvert emneområde en række underspørgsmål, som vi kan spørge ind til, hvis respondenterne ikke selv kommer ind på dem. Vi arbejder således med to niveauer af spørgsmål: Overordnede emnespørgsmål der som udgangspunkt stilles åbent og underspørgsmål eller hjælpespørgsmål, som vi kan bruge til at spørge uddybende ind til aspekter, respondenterne ikke selv berører. Spørgsmålene vil variere en smule på tværs af respondentgrupper (se nedenfor og i de enkelte interviewguides), men overordnet vil vi fokusere på nedenstående emner. Processpørgsmål og spørgsmål til arbejdsform herunder særligt: Valget af sager der tages op herunder timing af udvalgenes inddragelse Mødernes generelle indhold Udvalgenes rolle som politikformulerende og politikkontrollerende i praksis Struktur- og snitfladeproblematikker herunder særligt: Snitflader til andre udvalg både stående og midlertidige Snitflader til forretningsudvalget (for forretningsudvalget snitflader til de stående udvalg) Afsluttende spørgsmål: Muligheden for at udfolde sig som politiker og få politisk indflydelse i den nuværende struktur og med de nuværende processer (politikernes rolle og indflydelse) Åbent spørgsmål om regionens politiske struktur- og udvalgsstruktur Hvor det er relevant, vil interviewene både berøre, hvad praksis er ved de enkelte punkter, og hvordan respondenten vurderer, at denne praksis fungerer. En væsentlig undtagelse herfor er fokusgruppeinterviewene med udvalgene, hvor der er mindst tid til rådighed grundet antallet af respondenter. Her stilles derfor relativt få spørgsmål, og vi går mere direkte på det vurderende. Af samme årsag anbefales det, at interviewene med udvalgsformændene som udgangspunkt lægges inden interviewene med det udvalg, de er formænd for, således at der er en bedre baggrund for at stille de vurderende spørgsmål. Ligeledes anbefaler vi at lægge interviewet med udvalgssekretærerne forholdsvis tidligt i forløbet. Der udarbejdes separate, men relaterede interviewguides for følgende typer af respondenter med udgangspunkt i de overordnede emneområder nævnt ovenfor. Grundet respondenternes forskellige erfaringer, vil vægten mellem emneområderne variere en smule på tværs af respondentgrupper: De stående udvalg og forretningsudvalget: Disse grupper får relativt få og primært vurderende spørgsmål grundet den begrænsede tid og de mange personer, der skal høres. Vi finder det vigtigt, at der er reel tid til at behandle de emner, der tages op også så politikerne føler, at de får en reel diskussion ud af det. 6

7 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -7 af 23 Udvalgsformændene: For denne gruppe lægges relativt større vægt på spørgsmål om tilrettelæggelse af møder, men der spørges generelt bredt. Da udvalgsformændene har en definerende rolle i udvalgsarbejdet, vil der også være spørgsmål til deres strategi i arbejdet og mulighederne for at udfolde denne strategi. Formandskabet og repræsentanter for partier uden udvalgsformandsposter: Der bruges samme overordnede skema som for udvalgene, da informanterne også er medlem af mindst et udvalg (inklusiv forretningsudvalget), men grundet mere tid bruges underspørgsmålene mere aktivt, ligesom der vil blive lagt mere vægt på spørgsmålet om politisk indflydelse i den nuværende struktur. Skemaet anvendes også som udgangspunkt for øvrige repræsentanter for partierne, men for respondenter, der ikke er medlem af et stående udvalg, vil der fokuseres mindre på udvalgsrelaterede spørgsmål, som desuden primært vil omhandle samarbejdet med udvalgene. Udvalgssekretærerne: For denne gruppe lægges relativt større vægt på spørgsmål til tilrettelæggelse af møder og koordination i den forbindelse. Centerdirektørerne: For denne gruppe lægges relativt større vægt på spørgsmål om tilrettelæggelse af møder, og til de effekter den nuværende struktur og proces har længere ud i organisationen. Koncerndirektionen: For denne gruppe lægges relativt mindre vægt på spørgsmål til praktikaliteter omkring udvalgsmøderne og mere på strategi, og effekter den nuværende struktur og proces har længere ud i organisationen. Udkastene til interviewguides er vedlagt som bilag 1-6. Vi forventer at nå længere ned i underspørgsmålene i forbindelse med enkeltinterviewene og fokusgruppeinterviewet med udvalgssekretærerne end i forbindelse med interviewene med de stående udvalg, hvor vi forventer primært at nå de overordnede spørgsmål. 7

8 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -8 af 23 4 Praktisk gennemførsel Interviewene gennemføres over tre dage på dage, hvor udvalgene har møder for at sikre mest effektiv tilrettelæggelse. Tidsplanen fastlægges i samråd med sekretariatet. Sekretariatet står efter aftale for bookning af interview. Der foreslås følgende principper i tilrettelæggelsen af planen: Interviewtidspunkterne med politikerne fastlægges først, da disse må formodes at have færrest tilgængelige tidspunkter de pågældende dage. Interview med udvalgsformænd foreslås som udgangspunkt at blive lagt umiddelbart før udvalgsmødet. Dette vil sandsynligvis være praktisk lettest for formanden, ligesom det giver os mulighed for at få baggrundsinformation om praksisser i udvalget, før udvalget bliver interviewet om deres vurderinger. Fokusgruppeinterviewet med udvalgssekretærerne lægges relativt tidligt, eftersom det i lighed med interviewene med udvalgsformanden kan være nyttigt at bruge som baggrundsinformation. Interviewene med centerdirektørerne og koncerndirektørerne spredes rundt omkring, da det kan være nyttigt at kunne skifte mellem input fra administrationen og politikerne. Ovenstående punkter skal naturligvis til enhver tid vige for, hvilke tidspunkter, der passer respondenterne bedst, hvilket er det vigtigste princip. 8

9 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -9 af 23 Bilag 1 Interviewguide for interview med de stående udvalg og forretningsudvalget Fokus er på hovedspørgsmålene. Hjælpespørgsmålene anvendes til uddybende spørgsmål i det omfang tiden tillader dette. Respondenterne opfordres til undervejs at komme med både gode og dårlige eksempler fra deres arbejde og til at komme med bud på, hvordan arbejdsformen/strukturen under de enkelte punkter kan forbedres fremadrettet. Der startes med en kort introduktion om formål med undersøgelsen. Processpørgsmål/spørgsmål til arbejdsform: Hvordan opleves valget af sager, der tages op herunder timingen af udvalgets inddragelse?: - Opleves det, at der prioriteres tilstrækkeligt i hvilke sager, der tages op? - Hvad er formålet med jeres arbejde i udvalget, og kan det opfyldes med de sager, der tages op? - Er der den rigtige timing i, hvornår en sag bliver taget op? Gerne eksempler på hvornår timingen har været god eller dårlig (fx inddraget så sent at der ikke er mere politik tilbage). - Hvad er det for sager, der mangler? Er der noget, I burde være involveret i, som I ikke bliver involveret i? Hvordan opleves mødernes indhold mere generelt? - Har udvalgene generelt en passende opgaveportefølje? Er dagsordenen til møderne tilstrækkelig tung - er der tilstrækkelig faglig og politisk substans i den? Er den omvendt for tung? - Er der en tilstrækkelig balance mellem at komme i dybden i forhold til i bredden i forhold til udvalgets behandling af dets arbejdsopgaver? Er der tid til reel politisk behandling? - Er der beskrevet muligheder for politiske valg i sagsfremstillingen? Bliver der lagt tilstrækkelig med alternativer op, og kan der prioriteres tilstrækkeligt? - Bruges initiativretten hensigtsmæssig i forhold til at få sager på dagsorden? - Hvordan fungerer inddragelsen af relevante eksterne aktører? - Tilstrækkelig mulighed for at få inspiration via studiebesøg eller lignende? Hvordan opleves udvalgenes rolle som politikformulerende og politikkontrollerende i praksis? - Er arbejdet tilrettelagt, så der er rum for politiske drøftelser og prioriteringer? - Hvordan opleves sammenhængen mellem (eller adskillelsen af) politik og drift? Struktur og snitfladespørgsmål: Hvordan opleves snitfladerne til andre stående udvalg og midlertidige udvalg? - I forhold til forretningsudvalget kan spørges ind til relationen de enkelte stående udvalg. Særligt hvordan relationen er til den faglige behandling i udvalgene. Behandles sagerne forfra? - For SUND følges især op på relationen til PSU, TVÆRS og ITA. Forretningsudvalget i forhold til akutbetjeningen og hospitalsplanlægning. EVU på forskningsområdet. Evt. case Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til ITA). - For TVÆRS følges særligt op i forhold til SUND og PSU. Evt. case: Sager om lægedækning. Snitflader til sundhedskoordinationsudvalg. - For PSU følges særligt op i forhold til SUND og TVÆRS. Evt. case: Treårsplan. 9

10 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -10 af 23 - For EVU følges særligt op i forhold til MTU, SUND, Vækstforum og eksternt samarbejde. Evt. case: ReVUS. - For MTU følges særligt op i forhold EVU. Evt. case: ReVUS. - For ITA følges særligt op i forhold til SUND og forretningsudvalget. Evt. case: Afbureaukratisering eller Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til SUND). Hvordan opleves snitfladerne til forretningsudvalget? (og den anden vej for forretningsudvalgets vedkommende) - Generelt. - I forbindelse med budgetprocessen. - I forbindelse med driftsmålsstyringen og indspil til denne. Afsluttende spørgsmål: Hvordan opleves muligheden for at udfolde sig som politiker og få politisk indflydelse i den nuværende struktur og med de nuværende processer? - Oplever I, at I har mulighed for at drive jeres område politisk? - Hvad kunne I godt have tænkt jer at lave som politikere, og har I haft mulighed for at realisere disse ønsker/visioner? Kan man gøre en forskel som politiker inden for den nuværende struktur? - Hvad er det, der hæmmer eller muliggør, at I kan udfolde jer som politikere? Er der generelle kommentarer til regionens politiske styreform eller udvalgsstruktur, som vi ikke har være inde på? 10

11 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -11 af 23 Bilag 2 Interviewguide for interview med udvalgsformændene Der startes med en kort introduktion om formål med undersøgelsen herunder praktikaliteter omkring deltagelsen (godkendelse af citater m.v.). I forhold til fokusgruppeinterviewene med udvalgene stilles også spørgsmål om praksisser i mødeforberedelsen herunder udvalgsformændenes strategi for tilrettelæggelsen. Respondenten opfordres til undervejs at komme med både gode og dårlige eksempler fra sit arbejde og til at komme med bud på, hvordan arbejdsformen/strukturen under de enkelte punkter kan forbedres fremadrettet. Processpørgsmål/spørgsmål til arbejdsform: Hvordan foregår mødeforberedelsen?: - Hvilke arbejdsgange er der? - Har du haft en bestemt strategi for mødeforberedelsen? - Hvordan foregår samspillet med administrationen? - Hvordan koordineres med de øvrige udvalg og forretningsudvalget? - Hvad er dit samlede tidsforbrug til mødeforberedelse? Hvordan opleves/vurderes mødeforberedelsen?: - Er arbejdsgangene hensigtsmæssige? - Har du haft mulighed for at følge din strategi, eller har du været nødt til at justere undervejs og i givet fald hvorfor? - Hvordan opleves samspillet med og serviceringen fra administrationen? - Hvordan opleves koordinationen med de andre udvalg? - Hvordan vurderer du dit tidsforbrug til mødeforberedelse (evt. i forhold til vederlæggelse)? Hvordan foregår arbejdet med valg af sager, der tages op herunder timingen af inddragelsen af udvalget? - Hvilke tanker gør du dig om formålet med udvalgets arbejde, og hvilke sager det ideelt set bør behandle? - Hvordan prioriterer du/i i praksis mellem sager herunder hvornår sager kommer på dagsordenen? Hvordan opleves valget af sager, der ender med at blive taget op?: - Opleves det, at de sager der bliver taget op understøtter formålet med udvalgets arbejde? - Er der i praksis den rigtige timing i, hvornår en sag bliver taget op? Gerne eksempler på hvornår timingen har været god eller dårlig (fx inddraget så sent at der ikke er mere politik tilbage). - Hvad er det for sager, der mangler? Er der noget, I burde være involveret i, som I ikke bliver involveret i? Hvis ja, er dette noget, du som udvalgsformand har mulighed for at ændre? Hvordan er mødernes indhold mere generelt? herunder hvad er dine overvejelser om, hvordan de bør være? 11

12 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -12 af 23 - Hvordan udfylder du din rolle som mødeleder? - Hvilke overvejelser gøres i mødeforberedelsen om at sikre balance mellem dybde og bredde? - Bliver der oftest beskrevet beslutningsalternativer for udvalget, og hvilke overvejelser gøres med henblik på at sikre dette? - Hvordan og hvor ofte inddrages relevante eksterne aktører? - Hvor ofte bruges studiebesøg, og hvordan organiseres det? Hvordan opleves/vurderes mødernes indhold mere generelt? - Hvordan oplever du din rolle som mødeleder? - Har udvalgene generelt en passende opgaveportefølje? Er dagsordenen til møderne tilstrækkelig tung - er der tilstrækkelig faglig og politisk substans i den? Er den omvendt for tung? - Er der en tilstrækkelig balance mellem at komme i dybden vs. i bredden i forhold til udvalgets behandling af dets arbejdsopgaver? Er der tid til reel politisk behandling? - Er der beskrevet muligheder for politiske valg i sagsfremstillingen? Bliver der lagt tilstrækkelig med alternativer op, og kan der prioriteres tilstrækkeligt? - Bruges initiativretten hensigtsmæssigt i forhold til at få sager på dagsorden? - Hvordan fungerer inddragelsen af relevante eksterne aktører? - Tilstrækkelig mulighed for at få inspiration via studiebesøg eller lignende? Hvordan opleves udvalgenes rolle som politikformulerende og politikkontrollerende i praksis? - Er arbejdet tilrettelagt, så der er bliver rum for politiske drøftelser og prioriteringer? - Hvordan opleves sammenhængen mellem (eller adskillelsen af) politik og drift? Struktur og snitfladespørgsmål: Hvordan opleves snitfladerne til andre stående udvalg og midlertidige udvalg? i forbindelse med mødeforberedelsen og i forbindelse med udvalgenes funktionsmåde i praksis: - I forhold til forretningsudvalget kan spørges ind til relationen de enkelte stående udvalg. Særligt hvordan relationen er til den faglige behandling i udvalgene. Behandles sagerne forfra? - For SUND følges især op på relationen til PSU, TVÆRS og ITA. Forretningsudvalget i forhold til akutbetjeningen og hospitalsplanlægning. EVU på forskningsområdet. Evt. case Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til ITA). - For TVÆRS følges særligt op i forhold til SUND og PSU. Evt. case: Sager om lægedækning. Snitflader til sundhedskoordinationsudvalg. - For PSU følges særligt op i forhold til SUND og TVÆRS. Evt. case: Treårsplan. - For EVU følges særligt op i forhold til MTU, SUND, Vækstforum og eksternt samarbejde. Evt. case: ReVUS. - For MTU følges særligt op i forhold EVU. Evt. case: ReVUS. - For ITA følges særligt op i forhold til SUND og forretningsudvalget. Evt. case: Afbureaukratisering eller Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til SUND). Hvordan opleves snitfladerne til forretningsudvalget? (og den anden vej for forretningsudvalgets vedkommende) - Generelt. - I forbindelse med budgetprocessen. - I forbindelse med driftsmålsstyringen og indspil til denne. Afsluttende spørgsmål: Hvordan opleves muligheden for at udfolde sig som politiker/udvalgsformand og få politisk indflydelse i den nuværende struktur og med de nuværende processer? 12

13 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -13 af 23 - Oplever du, at du har mulighed for at drive dit område politisk? - Hvad kunne du godt have tænkt dig at lave som politiker, og har du haft mulighed for at realisere disse ønsker/visioner? Kan man gøre en forskel som politiker og udvalgsformand inden for den nuværende struktur? - Hvad er det, der hæmmer eller muliggør, at du kan udfolde dig som politiker og som udvalgsformand? Er der generelle kommentarer til regionens politiske styreform eller udvalgsstruktur, som vi ikke har være inde på? 13

14 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -14 af 23 Bilag 3 Interviewguide for interviews med formandskabet, repræsentanter for partier uden udvalgsformandsposter samt øvrige repræsentanter for partierne Der startes med en kort introduktion om formål med undersøgelsen herunder praktikaliteter omkring deltagelsen (godkendelse af citater m.v.). Interviewguiden er den samme som for de stående udvalg og forretningsudvalget, men der lægges mere vægt på spørgsmålet om politisk indflydelse. Respondenten opfordres til undervejs at komme med både gode og dårlige eksempler fra sit arbejde og til at komme med bud på, hvordan arbejdsformen/strukturen under de enkelte punkter kan forbedres fremadrettet. I de udvalgsrelaterede spørgsmål tages udgangspunkt i de specifikke udvalg, respondenten er medlem af. Processpørgsmål/spørgsmål til arbejdsform: Hvordan opleves valget af sager, der tages op? herunder timingen af den politiske inddragelse: - Opleves det, at der prioriteres tilstrækkeligt i hvilke sager, der tages op? - Hvad er formålet med arbejdet i udvalget, og kan det opfyldes med de sager, der tages op? - Er der den rigtige timing i, hvornår en sag bliver taget op? Gerne eksempler på hvornår timingen har været god eller dårlig (fx inddraget så sent at der ikke er mere politik tilbage). - Hvad er det for sager, der mangler? Er der noget, I burde være involveret i, som I ikke bliver involveret i? Hvordan opleves mødernes indhold mere generelt? - Har udvalgene generelt en passende opgaveportefølje? Er dagsordenen til møderne tilstrækkelig tung - er der tilstrækkelig faglig og politisk substans i den? Er den omvendt for tung? - Er der en tilstrækkelig balance mellem at komme i dybden i forhold til i bredden i forhold til udvalgets behandling af dets arbejdsopgaver? Er der tid til reel politisk behandling? - Er der beskrevet muligheder for politiske valg i sagsfremstillingen? Bliver der lagt tilstrækkelig med alternativer op, og kan der prioriteres tilstrækkeligt? - Bruges initiativretten hensigtsmæssig i forhold til at få sager på dagsorden? - Hvordan fungerer inddragelsen af relevante eksterne aktører? - Tilstrækkelig mulighed for at få inspiration via studiebesøg eller lignende? Hvordan opleves udvalgenes rolle som politikformulerende og politikkontrollerende i praksis? - Er arbejdet tilrettelagt, så der er rum for politiske drøftelser og prioriteringer? - Hvordan opleves sammenhængen mellem (eller adskillelsen af) politik og drift? Struktur og snitfladespørgsmål: Hvordan opleves snitfladerne til andre stående udvalg og midlertidige udvalg? 14

15 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -15 af 23 - I forhold til forretningsudvalget kan spørges ind til relationen de enkelte stående udvalg. Særligt hvordan relationen er til den faglige behandling i udvalgene. Behandles sagerne forfra? - For SUND følges især op på relationen til PSU, TVÆRS og ITA. Forretningsudvalget i forhold til akutbetjeningen og hospitalsplanlægning. EVU på forskningsområdet. Evt. case Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til ITA). - For TVÆRS følges særligt op i forhold til SUND og PSU. Evt. case: Sager om lægedækning. Snitflader til sundhedskoordinationsudvalg. - For PSU følges særligt op i forhold til SUND og TVÆRS. Evt. case: Treårsplan. - For EVU følges særligt op i forhold til MTU, SUND, Vækstforum og eksternt samarbejde. Evt. case: ReVUS. - For MTU følges særligt op i forhold EVU. Evt. case: ReVUS. - For ITA følges særligt op i forhold til SUND og forretningsudvalget. Evt. case: Afbureaukratisering eller Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til SUND). Hvordan opleves snitfladerne til forretningsudvalget? (og den anden vej for forretningsudvalgets vedkommende) - Generelt. - I forbindelse med budgetprocessen. - I forbindelse med driftsmålsstyringen og indspil til denne. Afsluttende spørgsmål: Hvordan opleves muligheden for at udfolde sig som politiker og få politisk indflydelse i den nuværende struktur og med de nuværende processer? - Oplever du, at I som politikere har mulighed for at drive jeres område politisk? - Hvad kunne du godt have tænkt dig at lave som politiker, og har du haft mulighed for at realisere disse ønsker/visioner? Kan man gøre en forskel som politiker inden for den nuværende struktur? - Hvad er det, der hæmmer eller muliggør, at man kan udfolde sig som politiker? Er der generelle kommentarer til regionens politiske styreform eller udvalgsstruktur, som vi ikke har være inde på? 15

16 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -16 af 23 Bilag 4 Interviewguide for interviews med udvalgssekretærerne Der startes med en kort introduktion om formål med undersøgelsen herunder praktikaliteter omkring deltagelsen (godkendelse af citater m.v.). Respondenterne opfordres til undervejs at komme med både gode og dårlige eksempler fra deres arbejde og til at komme med bud på, hvordan arbejdsformen/strukturen under de enkelte punkter kan forbedres fremadrettet. For udvalgssekretærerne anvendes mange af de samme spørgsmål som til udvalgsformændene, men vægten lægges i større udstrækning på de første spørgsmål om mødeforberedelse, om end det også er interessant at få deres vurdering af mødeindholdet i praksis. Processpørgsmål/spørgsmål til arbejdsform: Hvordan foregår mødeforberedelsen?: - Hvilke arbejdsgange er der? - Har I haft en bestemt strategi for mødeforberedelsen og serviceringen af udvalgsformanden? - Hvordan foregår samspillet med udvalgsformanden? - Hvordan foregår samspillet med administrationen generelt? - Hvordan koordineres med de øvrige udvalg og forretningsudvalget? Hvordan opleves/vurderes forberedelsen af møderne? - Er arbejdsgangene hensigtsmæssige? - Har I kunne følge jeres strategi for mødeforberedelsen, eller har den måtte omlægges undervejs? - Hvordan fungerer samspillet med udvalgsformanden og servicering af denne? - Hvordan fungerer koordination mellem udvalgssekretærerne? - Hvordan fungerer samspillet med administrationen generelt? Hvordan foregår arbejdet med valg af sager, der tages op herunder timingen af udvalgenes inddragelse? - Hvilke tanker gør I jer om fokus for udvalgenes arbejde, og hvilke sager de ideelt set burde behandle? - Hvordan prioriteres der i praksis mellem sager herunder hvornår sager kommer på dagsordenen? Hvilken roller spiller I, udvalgsformanden og resten af administrationen? Hvordan opleves valget af sager, der ender med at blive taget op?: - Opleves det, at de sager der bliver taget op understøtter formålet med udvalgets arbejde? - Er der i praksis den rigtige timing i, hvornår en sag bliver taget op? Gerne eksempler på hvornår timingen har været god eller dårlig (fx inddraget så sent at der ikke er mere politik tilbage). - Er der noget, I finder, at udvalgene burde involveres i, som de ikke bliver involveret I? Hvis ja, hvem har mulighed for at ændre dette? Hvordan er mødernes indhold mere generelt typisk? herunder hvad er jeres overvejelser om, hvordan de bør være? - Hvilke overvejelser gøres om at sikre balance mellem dybde og bredde i mødeforberedelsen. 16

17 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -17 af 23 - Bliver der oftest beskrevet beslutningsalternativer for udvalgene, og hvilke overvejelser gøres med henblik på at sikre dette? - Hvordan inddrages relevante eksterne aktører? - Hvor ofte bruges studiebesøg, og hvordan organiseres det? Hvordan opleves/vurderes mødernes indhold mere generelt? - Er der en tilstrækkelig balance mellem politikernes mulighed for at komme i dybden vs. i bredden i forhold til udvalgets behandling af dets arbejdsopgaver? Er der tid til reel politisk behandling? - Har udvalgene generelt en passende opgaveportefølje? Er dagsordenen til møderne tilstrækkelig tung - er der tilstrækkelig faglig og politisk substans i den? Er den omvendt for tung? - Er der muligheder for politiske valg beskrevet i sagsfremstillingen? Bliver der lagt tilstrækkelig med alternativer op? - Bruges initiativretten tilstrækkeligt af politikerne i forhold til at få sager på dagsorden? - Hvordan fungerer inddragelsen af relevante eksterne aktører? - Hvordan fungerer muligheden at give politikerne inspiration via studiebesøg eller lignende? Hvordan opleves udvalgenes rolle som politikformulerende og politikkontrollerende i praksis? - Er arbejdet tilrettelagt, så politikerne har rum for politiske drøftelser og prioriteringer? - Hvordan opleves sammenhængen mellem (eller adskillelsen af) politik og drift set fra administrationens side? Struktur og snitfladespørgsmål: Hvordan opleves snitfladerne til andre stående udvalg og midlertidige udvalg? i forbindelse med mødeforberedelsen og i forbindelse med udvalgenes funktionsmåde i praksis: - I forhold til forretningsudvalget spørges ind til relationen de enkelte stående udvalg. Særligt hvordan relationen er til den faglige behandling i udvalgene. Behandles sagerne forfra? - For SUND følges især op på relationen til PSU, TVÆRS og ITA. Forretningsudvalget i forhold til akutbetjeningen og hospitalsplanlægning. EVU på forskningsområdet. Evt. case Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til ITA). - For TVÆRS følges særligt op i forhold til SUND og PSU. Evt. case: Sager om lægedækning. - For PSU følges særligt op i forhold til SUND og TVÆRS. Evt. case: Treårsplan. - For EVU følges særligt op i forhold til MTU, SUND, Vækstforum og eksternt samarbejde. Evt. case: ReVUS. - For MTU følges særligt op i forhold EVU. Evt. case: ReVUS. - For ITA følges særligt op i forhold til SUND og forretningsudvalget. Evt. case: Afbureaukratisering eller Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til SUND). Hvordan opleves snitfladerne til forretningsudvalget? i forbindelse med mødeforberedelsen og i forbindelse med udvalgenes funktionsmåde i praksis: - Generelt. - I forbindelse med budgetprocessen. - I forbindelse med driftsmålsstyringen og indspil til denne. Afsluttende spørgsmål: Oplever I, at politikerne har mulighed for at udfolde sig som politikere i den nuværende struktur og med de nuværende processer? 17

18 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -18 af 23 Er der generelle kommentarer til regionens politiske styreform eller udvalgsstruktur, som vi ikke har være inde på? 18

19 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -19 af 23 Bilag 5 Interviewguide for interviews med centerdirektørerne Der startes med en kort introduktion om formål med undersøgelsen herunder praktikaliteter omkring deltagelsen (godkendelse af citater m.v.). Respondenterne opfordres til undervejs at komme med både gode og dårlige eksempler fra deres arbejde og til at komme med bud på, hvordan arbejdsformen/strukturen under de enkelte punkter kan forbedres fremadrettet. Spørgsmålene følger i store træk dem for udvalgssekretærerne, men med lidt flere spørgsmål om implikationer bredere ud i organisationen. Processpørgsmål/spørgsmål til arbejdsform: Hvordan foregår mødeforberedelsen?: - Hvilke arbejdsgange er der? - Har du haft en bestemt strategi for mødeforberedelsen? - Hvordan foregår samspillet med udvalgsformanden? - Hvordan foregår samspillet med udvalgssekretærer og administrationen generelt? - Hvordan koordineres med de øvrige udvalg og forretningsudvalget? Hvordan opleves/vurderes forberedelsen af møderne? - Er arbejdsgangene hensigtsmæssige? - Har du kunne følge din strategi for mødeforberedelsen, eller har den måtte omlægges undervejs? - Hvordan fungerer samspillet med udvalgsformanden? - Hvordan fungerer koordination med udvalgssekretærerne og administrationen generelt? - Hvordan indvirker processerne i forbindelse med mødeforberedelsen på arbejdsgange bredere ud i organisationen? Hvordan foregår arbejdet med valg af sager, der tages op herunder timingen af udvalgenes inddragelse? - Hvilke tanker gør du dig om fokus for udvalgenes arbejde, og hvilke sager de ideelt set burde behandle? - Hvordan prioriteres der i praksis mellem sager herunder hvornår sager kommer på dagsordenen? Hvilken roller spiller du, udvalgssekretærerne, udvalgsformanden og resten af administrationen? Hvordan opleves valget af sager, der ender med at blive taget op?: - Opleves det, at de sager der bliver taget op understøtter formålet med udvalgets arbejde? - Er der i praksis den rigtige timing i, hvornår en sag bliver taget op? Gerne eksempler på hvornår timingen har været god eller dårlig (fx inddraget så sent at der ikke er mere politik tilbage). - Er der noget, du finder, at udvalgene burde involveres i, som de ikke bliver involveret I? Hvis ja, hvem har mulighed for at ændre dette? 19

20 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -20 af 23 Hvordan er mødernes indhold mere generelt? herunder hvad er dine overvejelser om, hvordan de bør være? - Hvilke overvejelser gøres i mødeforberedelsen om at sikre balance mellem dybde og bredde. - Har udvalget oftest beslutningsalternativer, og hvilke overvejelser gøres med henblik på at sikre dette? - Hvordan inddrages relevante eksterne aktører? - Hvor ofte bruges studiebesøg, og hvordan organiseres det? Hvordan opleves/vurderes mødernes indhold mere generelt? - Er der en tilstrækkelig balance mellem politikernes mulighed for at komme i dybden vs. i bredden i forhold til udvalgets behandling af dets arbejdsopgaver? Er der tid til reel politisk behandling? - Har udvalgene generelt en passende opgaveportefølje? Er dagsordenen til møderne tilstrækkelig tung - er der tilstrækkelig faglig og politisk substans i den? Er den omvendt for tung? - Er der muligheder for politiske valg beskrevet i sagsfremstillingen? Bliver der lagt tilstrækkelig med alternativer op? - Bruges initiativretten tilstrækkeligt af politikerne i forhold til at få sager på dagsorden? - Hvordan fungerer inddragelsen af relevante eksterne aktører? - Hvordan fungerer muligheden at give politikerne inspiration via studiebesøg eller lignende? - Får administrationen og organisationen generelt på baggrund af udvalgenes arbejde generelt det input fra politikerne, der er nødvendige i jeres arbejde? Hvordan opleves udvalgenes rolle som politikformulerende og politikkontrollerende i praksis? - Er arbejdet tilrettelagt, så politikerne har rum for politiske drøftelser og prioriteringer? - Hvordan opleves sammenhængen mellem (eller adskillelsen af) politik og drift set fra administrationens side? Struktur og snitfladespørgsmål: Hvordan opleves snitfladerne til andre stående udvalg og midlertidige udvalg? i forbindelse med mødeforberedelsen og i forbindelse med udvalgenes funktionsmåde i praksis: - I forhold til forretningsudvalget spørges ind til relationen de enkelte stående udvalg. Særligt hvordan relationen er til den faglige behandling i udvalgene. Behandles sagerne forfra? - For SUND følges især op på relationen til PSU, TVÆRS og ITA. Forretningsudvalget i forhold til akutbetjeningen og hospitalsplanlægning. EVU på forskningsområdet. Evt. case Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til ITA). - For TVÆRS følges særligt op i forhold til SUND og PSU. Evt. case: Sager om lægedækning. - For PSU følges særligt op i forhold til SUND og TVÆRS. Evt. case: Treårsplan. - For EVU følges særligt op i forhold til MTU, SUND, Vækstforum og eksternt samarbejde. Evt. case: ReVUS. - For MTU følges særligt op i forhold EVU. Evt. case: ReVUS. - For ITA følges særligt op i forhold til SUND og forretningsudvalget. Evt. case: Afbureaukratisering eller Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til SUND). Hvordan opleves snitfladerne til forretningsudvalget? i forbindelse med mødeforberedelsen og i forbindelse med udvalgenes funktionsmåde i praksis: - Generelt. - I forbindelse med budgetprocessen. - I forbindelse med driftsmålsstyringen og indspil til denne. 20

21 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -21 af 23 Hvilke konsekvenser har disse fordele/ulemper i forhold til snitflader for administrationens arbejde og organisationens arbejde mere generelt? Afsluttende spørgsmål: Hvordan opleves politikernes og administrationens muligheder for at udfolde sig som henholdsvis politikere og administration i den nuværende struktur og med de nuværende processer? Er der generelle kommentarer til regionens politiske styreform eller udvalgsstruktur, som vi ikke har være inde på? 21

22 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -22 af 23 Bilag 6 Interviewguide for interviews med koncerndirektionen Der startes med en kort introduktion om formål med undersøgelsen herunder praktikaliteter omkring deltagelsen (godkendelse af citater m.v.). Respondenterne opfordres til undervejs at komme med både gode og dårlige eksempler fra deres arbejde og til at komme med bud på, hvordan arbejdsformen/strukturen under de enkelte punkter kan forbedres fremadrettet. Koncerndirektionen får mange af de tidligere spørgsmål til administrationen, men færre spørgsmål til praktikaliteter i udvalgsarbejdet. Processpørgsmål/spørgsmål til arbejdsform: Hvordan opleves valget af sager, der tages op til politisk drøftelse herunder timingen af den politiske inddragelse?: - Opleves det, at der prioriteres tilstrækkeligt i hvilke sager, der tages op politisk? Er det hensigtsmæssige ting, politikerne beskæftiger sig med? - Hvad burde være formålene være med udvalgenes arbejde, og realiseres disse formål inden for den nuværende struktur? - Er der den rigtige timing i, hvornår politikerne bliver involveret i sager. Gerne eksempler på hvornår timingen har været god eller dårlig (fx inddraget så sent at der ikke er mere politik tilbage). - Hvad er det for sager, der mangler? Er der noget, politikerne burde involveres i, som de ikke bliver involveret i og omvendt? - Hvilke konsekvenser har valget af sager for administrationen arbejde? - Har udvalgene generelt en passende opgaveportefølje? Hvordan opleves udvalgenes rolle som politikformulerende og politikkontrollerende i praksis? - Hvordan opleves sammenhængen mellem (eller adskillelsen af) politik og drift? - Hvordan opleves sammenhængen mellem driftsmålstyringen og det politiske arbejde i regionen? - Er der rum for, at politikerne kan levere hensigtsmæssige input til det strategiske arbejde i den nuværende struktur? Struktur og snitfladespørgsmål: Hvordan opleves snitfladerne mellem de stående udvalg og mellem stående udvalg og midlertidige udvalg? - I forhold til forretningsudvalget kan spørges ind til relationen de enkelte stående udvalg. Særligt hvordan relationen er til den faglige behandling i udvalgene - For SUND følges især op på relationen til PSU, TVÆRS og ITA. Forretningsudvalget i forhold til akutbetjeningen og hospitalsplanlægning. EVU på forskningsområdet. Evt. case Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til ITA). - For TVÆRS følges særligt op i forhold til SUND og PSU. Evt. case: Sager om lægedækning. Snitflader til sundhedskoordinationsudvalg. - For PSU følges særligt op i forhold til SUND og TVÆRS. Evt. case: Treårsplan. - For EVU følges særligt op i forhold til MTU, SUND, Vækstforum og eksternt samarbejde. Evt. case: ReVUS. - For MTU følges særligt op i forhold EVU. Evt. case: ReVUS. 22

23 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 1 - Side -23 af 23 - For ITA følges særligt op i forhold til SUND og forretningsudvalget. Evt. case: Afbureaukratisering eller Bornholms Udviklingshospital (særligt i forhold til SUND). Hvordan opleves snitfladerne til forretningsudvalget? (og den anden vej for forretningsudvalgets vedkommende) - Generelt - I forbindelse med budgetprocessen - I forbindelse med driftsmålsstyringen og indspil til denne Hvilke konsekvenser har disse fordele/ulemper i forhold til snitflader for administrationens arbejde og organisationens arbejde mere generelt? Afsluttende spørgsmål: Hvordan opleves politikernes og administrationens muligheder for at udfolde sig som henholdsvis politikere og administration i den nuværende struktur og med de nuværende processer? Er der generelle kommentarer til regionens politiske styreform eller udvalgsstruktur, som vi ikke har være inde på? 23

24 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 2 - Side -1 af 17 Sekretariatet Kongens Vænge 2 DK Hillerød Telefon Web CVR/SE-nr: Journal nr.: Dato: 13. januar 2017 Baggrundsnotat om styrelsesregler mv. til brug for behandling af sag om evaluering af regionens udvalgsstruktur og udvalgenes rolle fra 1. januar 2018 Del 1 1.a) Forudsætninger for analysen Forud for valgperioden blev regionsloven ændret, så regionerne fik samme mulighed som kommunerne for at fastlægge deres udvalgsstruktur og nedsætte stående udvalg. Regionsrådet valgte ved sin tiltrædelse i januar 2014, at regionen skulle styres efter den såkaldte Skanderborgmodel. Denne model indebærer, at den umiddelbare forvaltning af regionens opgaver (det umiddelbare driftsansvar) ligger i regionsrådet og ikke - som i de fleste kommuner - i de stående udvalg. De stående udvalg har inden for de ansvarsområder, der fremgår af styrelsesvedtægten, den politikformulerende og politikkontrollerende rolle og rådgiver regionsområdet på disse områder. Det samme gør sig gældende for forretningsudvalget, som så også har særlige lovpligtige opgaver som økonomi- og personaleudvalg. Herudover har regionsrådet benyttet sig af muligheden for at nedsætte 17 skt. 4 udvalg med afgrænsede opgaver og funktionstid. På baggrund af drøftelserne i forretningsudvalgets møde den 12. april 2016 er administrationens udgangspunkt for denne evaluering af regionens styreform og for anbefalingerne til styreform i næste valgperiode: - at Skanderborgmodellen bevares som princip for styringen - at strategien Fokus og Forenkling videreføres - at de nuværende politiske målsætninger videreføres Evalueringens resultater planlægges forelagt for regionsrådet inden sommerferien med henblik på, at regionsrådets anbefalinger i forhold til styreform, udvalgsstruktur og opgavefordeling i næste valgperiode kan udmøntes i en styrelsesvedtægt til ikrafttræden den 1. januar 2018, så grundlaget for det nye råds konstituering så vidt muligt ligger fast.

25 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 2 - Side -2 af 17 1.b) Beskrivelse af Skanderborgmodellen som styreform i Region Hovedstaden det fleksible forretningsudvalgsstyre: I regionsrådets to første valgperioder fra var regionen styret efter det såkaldte fleksible forretningsudvalgsstyre, hvor der kun var nedsat et forretningsudvalg og midlertidige udvalg med afgrænsede opgaver ( 17 stk. 4 udvalg). Her lå den umiddelbare forvaltning (det umiddelbare driftsansvar) af regionens ansvarsområder i forretningsudvalget, mens regionsrådet havde det overordnede ansvar p.t.- Skanderborgmodellen: En ændring af regionsloven i 2013 muliggjorde nedsættelse af stående udvalg. Det nyvalgte regionsråd besluttede i januar 2014 at ændre styrelsesvedtægten, så regionen styres efter Skanderborgmodellen. Det indebærer, at både det overordnede og det umiddelbare driftsansvar ligger i regionsrådet, mens de stående udvalg varetager den strategiske opgave at formulere forslag til politik inden for bestemte områder og følge op på, om vedtagne politikker realiseres. De stående udvalg har således en strategisk rådgivende funktion i forhold til regionsrådet. Der er fortsat mulighed for med Skanderborg-modellen at nedsætte midlertidige udvalg ( 17, stk. 4-udvalg) ved siden af de stående udvalg. Uddybet om valg af styreformen Skanderborg-modellen I dagsordenen fra regionsrådets valg af styreform er det beskrevet, at Skanderborgmodellen: indebærer, at den umiddelbare forvaltning af regionens anliggender, bortset fra forretningsudvalgets lovbestemte opgaver, ligger i regionsrådet, mens de stående udvalg har politikformulerende og opfølgende opgaver. På denne måde får udvalgene mulighed for at arbejde med overordnet strategisk styring, hvilket også vil være i tråd med de udtrykte ønsker til arbejdsformen i evalueringen af driftsudvalgene. Regionsrådet har så mulighed for at delegere afgørelseskompetencen i enkeltsager til administrationen eller i særlige tilfælde til udvalgene. Det er administrationens vurdering, at den foreslåede model vil være en særligt velegnet styreform for regionen. Det grunder dels i erfaringerne fra evalueringen af driftsudvalgene samt i karakteren af regionens opgaveportefølje, som efter administrationens vurdering er mere egnet til en styreform af overordnet strategisk karakter fremfor detailstyring via enkeltsagsbehandling. Hvis regionsrådet havde valgt en udvalgsstruktur med traditionelt udvalgsstyre, som det kendes fra kommunerne og de gamle amter, hvor de stående udvalg har den umiddelbare forvaltning og dermed det umiddelbare driftsansvar for et bestemt opgaveområde, så ville både det budgetmæssige ansvar og den politiske indflydelse være meget ulige fordelt mellem fx et sundhedsudvalg, et miljø- og trafikudvalg og et forretningsudvalg. Udgifterne til sundhedsområdet udgør i budget 2017 over 97 % af det samlede budget, mens udgiften til regional udvikling udgør 2,6 %. Hvis den umiddelbare forvaltning af hele sundhedsområdet lå i ét sundhedsudvalg ville en væsentlig del af regi- Side 2

26 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 2 - Side -3 af 17 onsrådets medlemmer være afskåret fra at deltage i det forberedende og planlæggende arbejde på dette område og udvalgets arbejde ville risikere at blive belastet af en stor mængde af enkeltsager. 1.c) Opgavefordeling mellem regionsråd og udvalg Placeringen af den umiddelbare forvaltning af regionens anliggender hos regionsrådet indebærer, at de stående udvalg og forretningsudvalget bortset fra forretningsudvalgets lovbundne opgaver ikke kan afgøre konkrete sager eller behandle emner, som ikke hører til udvalgets ressort efter styrelsesvedtægten. Udvalgenes rolle er grundlæggende at rådgive regionsrådet inden for ansvarsområdet gennem at varetage politikformulerende og kontrollerende funktioner. Det indebærer, at udvalget kan gennemføre tværgående undersøgelser og drøftelser af fx patientforløb og kvalitet i hospitalssektoren (sundhedsudvalget) eller af den kollektive trafik (miljø- og trafikudvalget) og stille forslag om ændret politik på området. Opgavefordelingen mellem regionsråd og udvalg indebærer således også, at regionsrådet ikke kan formulere politikker eller vedtage ændringer på området uden at inddrage det relevante stående udvalg. I det omfang opgaver inden for fx praksisområdet ligger i flere udvalg (sundhedsudvalget, udvalget for tværsektorielt samarbejde og psykiatriudvalget) må udvalgene koordinere indbyrdes. De stående udvalg har ikke budgetansvar, men leverer på foranledning af forretningsudvalget bidrag til budgetforslaget inden for deres ressort med afsæt i udvalgenes faglige behandling og vurdering af forslagene. Som led i de stående udvalgs politikforberedende rolle er udvalgene efter styrelsesvedtægten forpligtet til at inddrage relevante interessenter i udvalgsbehandlingen. Det kan fx være borgere, patienter, pårørende, klinikere og faglige eksperter, organisationer, andre myndigheder m.fl. 1.d) Delegation af kompetence fra regionsrådet til udvalg og administration Regionsrådet vedtog samtidig med styrelsesvedtægten at delegere umiddelbar forvaltning til de stående udvalg, forretningsudvalg og administration på bestemte områder. Udvalgene fik mulighed for at indhente oplysninger fra administrationen inden for deres ansvarsområder og mulighed for som led i den politikkontrollerende rolle at foreslå nye konkrete tiltag inden for ansvarsområdet. Regionsrådet kan vælge at delegere afgørelsesbeføjelse til udvalgene på konkrete områder inden for udvalgenes ressort. Administrationen fik kompetence til at træffe alle beslutninger af løbende driftsmæssig karakter inden for budgettets rammer og inden for bevillingsområdet. Regionsrådet har valgt et højt bevillingsniveau, dvs. at fx hvert hospital udgør et bevillingsområde for sig. Hospitalsdirektionen kan således disponere inden for det samlede driftsbudget for hospitalet. Der er tale om, at de allerfleste driftsmæssige beslutninger i regionen træffes på administrativt niveau. Side 3

27 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 2 - Side -4 af 17 Beslutninger, der ligger uden for vedtagne politikker og strategier, vil skulle behandles politisk. Administrationen har derfor en særlig rolle i at påse at dette sker fx i forbindelse med nye initiativer, som ikke ligger inden for rammerne af de vedtagne politikker mv. 1.e) Nuværende udvalgsstruktur og snitflader I styrelsesvedtægten er alle regionens ansvarsområder på overordnet niveau henlagt enten under et stående udvalg eller under forretningsudvalget. I det omfang et område ikke er underlagt et stående udvalg, hører det under forretningsudvalgets ansvarsområde. Som det fremgår ovenfor er der i et vist omfang tale om, at nogle ansvarsområder er fordelt mellem forskellige udvalg. Det indebærer en del snitflader mellem de 6 stående udvalg i den nuværende udvalgsstruktur. Nedenfor oplistes de 6 stående udvalgs opgaveområder, som anført i styrelsesvedtægten, og indbyrdes snitflader: Sundhedsudvalget (SUND) SUND har på det somatiske område opgaver vedr. - Patientforløb - Kvalitet i hospitalssektor og praksissektor - Patientsikkerhed i hospitalssektor og praksissektor - Kapacitet og akutbetjening Udvalget vedr. tværsektorielt samarbejde (TVÆRS), har opgaver vedr. - Udvikling af praksissektoren, herunder relationerne til praksisplanudvalg og samarbejdsudvalg - Samarbejdet med kommunerne - Relationerne til Sundhedskoordinationsudvalget - Relationerne til Patientinddragelsesudvalget - Ulighed i sundhed Eksempler på snitflader: SUND, der har patientforløb som ansvarsområde har fx i forhold til børn og unge og ældre medicinske patienter en klar interesse i samarbejdet med kommunerne og dermed snitflader ift TVÆRS, der netop har dette samarbejde som ansvarsområde, herunder med Sundhedskoordinationsudvalget, hvor en række aftaler af betydning for patientforløb indgås. Hertil kommer Kommunekontaktudvalget, der har regionsrådsformanden som formand, og hvor en række spørgsmål om samarbejde mellem kommuner og region også drøftes. De to udvalg har også snitflader i forhold til praksisområdet, hvor SUND har kvalitet i praksissektoren som ansvarsområde, men det er TVÆRS, der har relationerne til praksisplanudvalg og samarbejdsudvalg og udviklingen af praksissektoren som ansvarsområde. Snitfladerne mellem de to udvalg viser sig fx i forhold til sundhedsaftalerne med kommunerne og på hospiceområdet. Side 4

28 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 2 - Side -5 af 17 Psykiatriudvalget (PSU) har på det psykiatriske område opgaver vedr. - Patientforløb - Kvalitet i psykiatri og praksissektor - Patientsikkerhed i psykiatri og praksissektor - Recovery og netværksinddragelse - Tvang - Psykisk syge med alkohol- og stofmisbrug - Den Sociale Virksomhed Eksempler på snitflader: PSU og TVÆRS har snitflader i forhold til praksissektoren og samarbejdet med kommunerne både generelt vedr. patientforløb og mere specifikt på alkohol og misbrugsområdet og på recovery- og netværksområdet. PSU har samme interesse som SUND i relationerne til Sundhedskoordinationsudvalget. Erhvervs- og vækstudvalget (EVU) har opgaver vedr. - REVUS - Relationerne til Vækstforum - Uddannelsesplanlægning - Samarbejde med beskæftigelsesområdet - Kulturinitiativer - Internationalisering, herunder Øresundssamarbejdet - Forskning og innovation, herunder offentlig/privat innovation og iværksætteri - Partnerskaber med universiteter, virksomheder mv. Eksempler på snitflader: I forhold til Vækstforum har EVU snitflader i den forstand, at udvalget orienteres om indstillinger fra Vækstforum til regionsrådet om anvendelse af regionens erhvervsmidler og EU-midler. Regionsrådet er repræsenteret i Vækstforum med to medlemmer, hvor regionsrådsformanden er det ene og valgt som formand for Vækstforum. EVU s formand er observatør i Vækstforum. På samme måde er der snitflader til Greater Copenhagen, som arbejder med realisering af REVUS. Miljø- og trafikudvalget (MTU) har opgaver vedr. - Jordforurening, herunder beskyttelse af drikkevand, borgernes sundhed samt natur og overfladevand - Ra stoffer - Klima - Miljørigtig udvikling af driften inden for regionens virksomhedsomra de, herunder Agenda 21 og grønt regnskab (hospitaler, trafik og miljø) - Infrastruktur, herunder bidrag til den regionale vækst- og udviklingsstrategi - Kollektiv trafik og trafikplanlægning - Relationerne til MOVIA Eksempler på snitflader: Der er sa ledes snitflader til EVU for sa vidt anga r MTU s bidrag til REVUS på områderne råstoffer, klima og trafikal infrastruktur og kollektiv trafik. MTU har også snitflader til Greater Copenhagen på disse områder. Side 5

29 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 2 - Side -6 af 17 IT- og afbureaukratiseringsudvalget (ITA) har opgaver vedr. - Sundhedsplatformen - Handlingsplaner og investeringer i IT- og medicoteknologi - Den regionale og fællesoffentlige sundhedsteknologiske udvikling, herunder digitaliserings-strategier, herunder medicoteknologi og telemedicin samt brugeranvendelighed i disse forbindelser - Sundhedsteknologi i kvalitetsfondsbyggerierne - IT- og datasikkerhed - Forenkling af administrative procedurer: o i IT-systemer o regionale vejledninger og procedurer o krav om registrering og dokumentation Eksempler på snitflader: ITA har snitflader i forhold til SUND og EVU vedrørende forskning og innovation i forhold til sundheds- og it-teknologi og i forhold til digital brugertilgængelighed. Som det fremgår ovenfor er der både på det sundhedspolitiske og på det regionale udviklingsområde betydelige snitflader mellem de stående udvalg i den nuværende udvalgsstruktur. Midlertidige udvalg ( 17 stk. 4-udvalg) Udover de stående udvalg har regionsrådet i indeværende valgperiode nedsat såkaldte 17 stk. 4 udvalg udvalg med afgrænsede opgaver og bestemt funktionstid. Den formelle forskel på et stående udvalg og et 17 stk. 4 udvalg er, at 17 stk. 4 udvalget typisk løser en bestemt opgave i henhold til et kommissorium. Udvalget har således ikke et selvstændigt ansvarsområde og har derfor heller ikke som et stående udvalg en initiativret til at foreslå nye tiltag inden for ansvarsområdet. 17 stk. 4 udvalget afrapporterer sine forslag til regionsrådet og har dermed afsluttet sin opgave, medmindre det får tilført nye opgaver. Der har tidligere i indeværende periode været nedsat et Kræftudvalg med opgaver vedrørende bl.a. kvalitetsmål på kræftområdet, implementering af kræftpakkerne, og initiativer, der kan skabe sammenhængende patientforløb for kræftpatienter. Udvalget afsluttede sit arbejde med en afrapportering til regionsrådet med en række konkrete forslag vedr. de stillede opgaver. Senest har regionsrådet i august måned på baggrund af den strategiske målsætning om at patientens situation styrer forløbet nedsat et 17 skt. 4 udvalg for det sammenhængende sundhedsvæsen. Udvalget har til opgave at se på, hvordan der kommer sammenhæng i både udredning, behandling på regionens hospitaler og hjælp fra kommunen i de tilfælde, hvor det er nødvendigt for at sikre et godt resultat af behandlingen. Udvalget skal med sit arbejde skabe fokus på, at overgangene og kommunikationen imellem sundhedspersonalet, afdelinger og hospitaler fungerer sammenhæn- Side 6

30 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 2 - Side -7 af 17 gende og smidigt. Udvalget skal sikre, at der sker en reel og tæt involvering af patienter og pårørende i alle patientforløb. Udvalgets løsningsforslag skal indgå i det kommende regionsråds arbejde med regionens hospitalsplan frem mod Som det ses er der også her tale om betydelige snitflader til de ansvarsområder, som såvel SUND, som TVÆRS, PSU og ITA har. Del 2 2.a) Rammer om den praktiske tilrettelæggelse af møder Udvalgenes beslutninger træffes i møder. Administrationen udarbejder et udkast til dagsorden for mødet, som udsendes syv dage før mødet. Udvalget tager ved mødets begyndelse stilling til godkendelse af dagsordenen. Administrationen har det faglige ansvar for dagsordenens indhold og indstilling. Dagsorden udsendes efter dialog med udvalgsformanden, som tager stilling til, om sagerne er tilstrækkeligt oplyst til at udvalget kan behandle dem. Udvalgsformanden kan ikke sætte sin egen indstilling om sagens afgørelse i stedet for administrationens. Formanden kan, som udvalgets øvrige medlemmer, bede om at få bestemte sager sat på dagsordenen. Udvalget vedtager selv sin forretningsorden med de formelle regler om mødeindkaldelse, fremsættelse af forslag mv. Udvalgsformanden leder udvalgets møder og formulerer forslag til beslutning. Formanden er underkastet udvalgets beslutninger vedrørende mødeledelsen. I praksis drøftes udkast til dagsorden mellem udvalgsformanden, udvalgssekretæren og den ansvarlige centerdirektør. Inden udsendelse godkendes dagsordenen af den koncerndirektør, som er ansvarlig for området. Udvalgsformanden spiller hermed en betydelig rolle ved tilrettelæggelse ikke bare af den enkelte dagsorden, men også ved tilrettelæggelsen af udvalgets arbejdsplan og udmøntningen af denne. Hertil hører drøftelse af hensigtsmæssig rækkefølge for udvalgets behandling af temaer og sager, aftaler om faglige oplæg på udvalgsmøderne, studiebesøg, møder med faglige organisationer, patientforeninger mv. Regionsrådsformanden har efter regionsloven en koordinerende rolle i forhold til det politiske arbejde i regionsrådet. Hun fordeler sagerne til udvalgene og kan deltage i udvalgsmøderne uden stemmeret, ligesom hun kan standse et udvalgs behandling af en sag ved at kræve sagen forelagt for regionsrådet. For at formanden kan varetage denne koordinerende rolle og følge arbejdet i udvalgene får hun udvalgenes dagsordener forelagt, inden de udsendes, ligesom det ansvarlige center er i dialog med sekretariatet for formand og koncerndirektion om dagsordenen, herunder om der i indstillingerne er den fornødne konneks til regionsrådets tidligere behandlinger og beslutninger på det pågældende område. Heri kan også indgå dialog om budgetmæssige eller andre økonomiske forhold. 2.b) udvalgenes arbejdsform Side 7

31 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 2 - Side -8 af 17 Især udvalgenes politikformulerende rolle lægger op til en anden arbejdsform end behandling af en række enkeltsager på en dagsorden. Typisk vil en sag om politikformulering blive behandlet flere gange, først med en drøftelse af emnet og mulige forslag, eventuelt suppleret med faglige oplæg. Er der flere veje at gå må de forskellige veje belyses, så udvalget får en reel mulighed for politisk at forholde sig til, hvilken vej udvalget vil anbefale. De politikformulerende sager deles derfor typisk i en eller flere indledende drøftelsessager, før sagen kommer på som beslutningssag. Der er i november 2015 udarbejdet et notat med bidrag til den politiske værktøjskasse. Notatet belyser mulighederne for at tilrettelægge udvalgets arbejde, så det tager højde for rollen som politikformulerende, herunder med en faseopdelt behandling af politikforslag, hvor problemstillinger afdækkes indledende, forskellige mulige scenarier derefter belyses, hvorefter udvalget kan vælge hvilken eller hvilke løsningsforslag man vil anbefale regionsrådet. Sager på dagsordenen udarbejdes efter en fast skabelon med følgende overskrifter Baggrund for sagens fremlæggelse Indstilling Politisk behandling Sagsfremstilling Konsekvenser Risikovurdering Bevillingstekniske konsekvenser Kommunikation Tidsplan og videre proces Afsnittene om konsekvenser og risikovurdering er indsat fra marts 2016 på baggrund af anbefalinger fra en arbejdsgruppe om politisk kodeks med deltagelse af regionsrådsmedlemmer. Administrationen arbejder fortsat på at finde en form på beskrivelse af såvel konsekvenserne af at følge indstillingen, som risikoen ved at gøre det, henholdsvis ikke at gøre det, som kan leve op til politikernes forventning om en tilstrækkelig sikkerhed i beslutningsgrundlaget. De politikkontrollerende sager forelægges enten som orienteringssager, der forelægges til efterretning eller som beslutningssager, hvis der som opfølgning er behov for at tage stilling til bestemte forslag. Sagerne på udvalgets dagsordner deles, jf. det følgende afsnit 2.c) op i beslutningssager, drøftelsessager og orienteringssager. 2.c) Gennemgang af udvalgssager Der er foretaget en gennemgang af alle udvalgssager i de stående udvalg for perioden august 2015 august 2016 med en opdeling i hhv. beslutningssager, drøftelsessager og orienteringssager. Beslutningssager forelægges til beslutning, drøftelsessager forelægges til drøftelse, normalt med henblik på en senere fornyet forelæggelse til beslutning på baggrund af de synspunkter som udvalget giver udtryk for under drøftelsen. Orienteringssager forelægges alene til orientering, men udvalget kan beslutte at sagen Side 8

32 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 2 - Side -9 af 17 skal forelægges til fornyet behandling. Praksis i de stående udvalg er imidlertid ikke ganske ens i forhold til benævnelse af sagerne, så tallene må tages med et vist forbehold herfor. Gennemgangen, der er vedlagt som bilag viser samlet set, at udvalgenes behandling af de tre typer af sager procentuelt fordeler sig således: Beslutningssager 48 % Drøftelsessager 23 % Orienteringssager 30 % men med betydelige variationer mellem udvalgene ITA har således væsentligt flere orienteringssager end de andre udvalg det udgør næsten halvdelen af sagerne. Side 9

33 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående udvalg og forretningsudvalget Bilag 2 - Side -10 af 17 Bilag - gennemgang af udvalgssager fra august 2015 august 2016 Miljø og trafikudvalget IT- og afbureaukratiseringsudvalget Erhvervs- og vækstudvalget Sundhedsudvalget Psykiatriudvalget Det tværsektorielle udvalg * Statussager er talt med som orienteringssager * Godkendelsessager er talt med som beslutningssager * Temadrøftelser og processager er talt med som drøftelsessager

34 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående 1C udvalg Gennemgang og forretningsudvalget af udvalgssager Bilag 2 - Side -11 af 17 Miljø og trafikudvalget (MTU): Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager August 2015 September Oktober November December Januar Februar Marts April 2016 Maj Juni Juli 2016 August Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager Orienteringssager i alt Beslutningssager i alt Drøftelsessager i alt 44 2

35 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående 1C udvalg Gennemgang og forretningsudvalget af udvalgssager Bilag 2 - Side -12 af 17 IT- og Afbureaukratiseringsudvalget (ITA): Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager August 2015 September Oktober November December Januar Februar Marts April 2016 Maj Juni Juli 2016 August Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager Orienteringssager i alt Beslutningssager i alt Drøftelsessager i alt 11 3

36 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående 1C udvalg Gennemgang og forretningsudvalget af udvalgssager Bilag 2 - Side -13 af 17 Erhvervs- og Vækstudvalget (EVU): Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager August 2015 September Oktober November December Januar Februar 2016 Marts April 2016 Maj Juni Juli 2016 August Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager Orienteringssager i alt Beslutningssager i alt Drøftelsessager i alt 37 4

37 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående 1C udvalg Gennemgang og forretningsudvalget af udvalgssager Bilag 2 - Side -14 af 17 Sundhedsudvalget (SUND): Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager August 2015 September Oktober November December 2015 Januar Februar Marts April Maj Juni Juli 2016 August Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager Orienteringssager i alt Beslutningssager i alt Drøftelsessager i alt 25 5

38 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående 1C udvalg Gennemgang og forretningsudvalget af udvalgssager Bilag 2 - Side -15 af 17 Psykiatriudvalget (PSYK): Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager August 2015 September Oktober November December 2015 Januar Februar Marts April Maj Juni Juli 2016 August Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager Orienteringssager i alt Beslutningssager i alt Drøftelsessager i alt 32 6

39 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående 1C udvalg Gennemgang og forretningsudvalget af udvalgssager Bilag 2 - Side -16 af 17 Det tværsektorielle udvalg: Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager August 2015 September Oktober November December 2015 Januar Februar Marts April Maj Juni Juli 2016 August Orienteringssager Beslutningssager Drøftelsessager 9 20 Orienteringsssager i alt Beslutningssager i alt Drøftelsessager i alt 35 7

40 Punkt nr. 1 - Evaluering af styrelsesvedtægt og udvalgenes rolle - fokusgruppeinterview i stående 1C udvalg Gennemgang og forretningsudvalget af udvalgssager Bilag 2 - Side -17 af 17 Samlet opgørelse for udvalgene: Orienteringssager i alt Beslutningssager i alt Drøftelsessager i alt Orienteringssager i alt Beslutningssager i alt Drøftelsessager i alt 184 8

41 Punkt nr. 2 - Vindere af arkitektkonkurrence fase 1, Nyt Hospital til Børn, Unge og Fødende på Rigshospitalet Bilag 3 - Side -1 af 1 BILAG 3 De fem designprincipper Med udgangspunkt i visionen for byggeriet er der gennemført et innovationsforløb i tæt samarbejde mellem patienter, familier, ledere og medarbejdere. Innovationsfor-løbet har resulteret i nogle bærende designprincipper. Ambitionen er, at disse principper skal være styrende for både bygningen og organisationen. Integreret leg Børn holder ikke op med at lege, bare fordi de bliver syge. Legen skal derfor gøres til en integreret del af design, liv og forløb. Det handler ikke blot om legepladser og legepauser, men integration i hele patientforløbet. Barnets accept af sygdom og behandling kan f.eks. hjælpes på vej med lege, hvor barnet skal behandle en an- den, eller et legetøjsdyr. Der skal løbe en rød tråd af leg gennem hele opholdet på hospitalet. Vi vil lege for alvor. Designet til hverdagen Hverdagen er virkeligheden. Vi skal fjerne følelsen af at gå i stå, når man er indlagt. Verden udenfor og verden indenfor skal gå i takt. Familiestuer kan gøre det muligt at fortsætte hverdagens rutiner og aktiviteter. Familien kan tilberede og spise mad, gå i biografen, eller blot sidde i en sofa og se TV sammen. Det er små ting, men de holder fast i hverdagen og dermed virkeligheden. Se mig, spørg mig, lad mig Børn og unge har et lige så basalt behov for anerkendelse som voksne. Følelsen af indflydelse på egen situation kan og skal stimuleres på flest mulige områder. Det handler om at styrke og understøtte patienternes egne ressourcer og kompetencer. Den gode rejse Patienten skal opleve et samlet, koordineret forløb uden besværlige overgange mellem afsnit og klinikker, centre og sektorer. Sammenhæng og koordinering skal være et gennemgående tema i det nye hospitalsbyggeri. Det skal ikke blot være banebrydende arkitektur, men også en helt ny logistik og funktionalitet. Målet er at skabe individuelle og intelligente behandlingsforløb for den enkelte patient børn, unge og voksne. Klare zoner En bygning, der er intuitiv at finde rundt i. Arkitektur, teknologi, materialer og farvevalg, der fortæller dig, hvad du skal, må og kan. Arkitekturen skal skabes indefra. Arkitekten skal arbejde med dem, der helt bogstaveligt har fingeren på pulsen. Dem, der oplever savnet efter et roligt sted at lære sit nye, skrøbelige barn at kende. Dem der ved, hvornår der er behov for et pludseligt sceneskift ved komplikationer under fødslen.

42 Punkt nr. 3 - Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Region Hovedstaden Bilag 1 - Side -1 af 8 Byggestyringsregler Regionsrådet Februar 2017 Region Hovedstaden

43 Punkt nr. 3 - Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Bilag 1 - Side -2 af 8 2

44 Punkt nr. 3 - Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Bilag 1 - Side -3 af 8 Indledning Disse regler fastlægger principper, rammer og ansvarsfordeling for byggestyring, samt for ejendomsadministration i Region Hovedstaden. Der vil på grundlag heraf af koncerndirektionen blive fastsat administrative forretningsgange for udførelsen af opgaverne. Bevillingsregler Regionens investeringsbudget indeholder de investeringsarbejder, der forventes udført. Efter de almindelige regler om budgetansvar og bevillingskontrol ligger bevillingsmyndigheden hos regionsrådet. Investeringsprojekterne vil normalt skulle forelægges regionsrådet i henhold til nedenstående: 1. Ansøgning om projekteringsbevilling 2. Ansøgning om udførelsesbevilling 3. Regnskabsaflæggelse Forretningsudvalget kan af regionsrådet bemyndiges til at godkende overførsel fra en investeringsbevilling til en anden. Forretningsudvalget fører tilsyn med, at anlægssagerne forløber planmæssigt, og at bevillinger med tilhørende rådighedsbeløb ikke overskrides uden regionsrådets samtykke. Forretningsudvalget skal forelægges eventuelle afvigelser fra de planlagte forudsætninger, når der kan forudses en ikke uvæsentlig risiko herfor. Investeringssager igangsættes ved udarbejdelse af en projektplan, hvorefter der kan ansøges om projekteringsbevilling i regionsrådet. Projektplanen skal forholde sig til projektets totaløkonomi. i Udførelsesbevilling kan søges, når der er udarbejdet et projekt. Investeringssager af en ikkekompleks karakter (fx simpel vinduesudskiftning), kan igangsættes efter en samlet ansøgning om projekterings- og udførelsesbevilling. For investeringssager af kompleks karakter kan koncerndirektionen tillige pålægge den projektansvarlige at udarbejde styringsdokumenter, herunder styringsmanual og projekthåndbog inden ansøgning af projekteringsbevilling. For de kvalitetsfondsfinansierede eller kvalitetsfondslignede projekter gælder at disse er underlagt retningslinjerne i det til alle tider gældende Paradigme for Styringsmanual i Region Hovedstaden. Paradigmet ajourføres løbende og forelægges til regionsrådets godkendelse ved væsentlige indholdsmæssige ændringer. 3

45 Punkt nr. 3 - Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Bilag 1 - Side -4 af 8 Regionsrådet træffer på baggrund af indstilling fra administrationen beslutning om, hvorvidt et konkret investeringsprojekt skal gennemføres efter retningslinjerne i Paradigme for Styringsmanual. Styring og organisering af investeringssager Koncerndirektionens opgave - projektejer Når projektet er besluttet gennemført, varetager koncerndirektionen projektejerrollen på regionsrådets vegne. Koncerndirektionen har ansvaret for at fastlægge målsætningerne for projektplanen, og for at tilvejebringe finansiering af projekternes planlægning og udførelse. Koncerndirektionen har ansvaret for, at den samlede projektportefølje til enhver tid forfølger målsætningerne i regionens hospitals- og psykiatriplan, samt øvrige af regionsrådet vedtagne politikker og strategier. Koncerndirektionen har ansvaret for projekternes indbyrdes koordinering. Koncerndirektionen har ydermere ansvaret for at overvåge projekternes fremdrift og har ansvaret for rapportering til forretningsudvalget, regionsrådet samt statslige myndigheder efter disses anvisninger. Koncerndirektionen har ydermere ansvaret for at uddelegere de beføjelser til de lokale direktioner, som sætter disse i stand til at løfte og udfylde rollen som projektansvarlige. Koncerndirektionen nedsætter og bemander en central styregruppe til at varetage opgaven. Virksomhedens opgave projektansvarlig Den lokale direktion er projektansvarlig for investeringsprojekterne, og varetager således bygherrerollen i forhold til virksomhedens projekter med mindre Center for Ejendomme er udpeget som projektansvarlig. I disse tilfælde varetages bygherrerollen af Center for Ejendomme. Den projektansvarlige (bygherren) har ansvaret for, at projektet er organiseret, ressourcesat og bemandet fagligt forsvarligt igennem hele projektforløbet. Det påhviler samtidig bygherren at sikre at gældende lovgivning i relation til udbudsforretning overholdes. For samtlige regionens byggeprojekter gælder at disse er omfattet af Region Hovedstaden kontraktbestemmelser vedrørende løn- og ansættelsesvilkår samt CSR-bestemmelser, herunder eventuelt krav til leverandører om etablering af praktikpladser. 4

46 Punkt nr. 3 - Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Bilag 1 - Side -5 af 8 Bygherre har derfor ansvaret for at sikre at indgåede kontrakter på byggesagen er i overensstemmelse med de af regionen udarbejdede standardkontrakter på byggeområdet. For investeringsprojekter, der er omfattet af krav om etablering af praktikpladser i forbindelse med byggeriet, har bygherren endvidere ansvaret for at der rapporteres i henhold til Region Hovedstadens retningslinjer på området. Koncerndirektionen kan beslutte at fravige fra ovennævnte opgavefordeling, hvis særlige grunde taler for det, ligesom virksomhederne kan anmode et koncerncenter om at varetage byggestyringen i en konkret sag. Ejendomsdrift Driftsopgaver herunder løbende vedligeholdelse og renovering af regionens ejendomme varetages af Center for Ejendomme, der samtidig har det administrative ansvar for bygningernes tilstand. Koncerndirektionen fastsætter standarder for vedligeholdelsen af klimaskærmen og større tekniske installationer og forestår udarbejdelsen af et løbende samlet overblik over tilstanden for regionens ejendomme og deres energi- og miljømæssige status. Rapportering Uanset projektets økonomiske omfang er der ens regler for rapportering til forretningsudvalget om fremdriften i investeringssagen, om økonomiopfølgningen samt om aflæggelsen af investeringsregnskab. Afvigelser i forhold til de planlagte forudsætninger skal forelægges forretningsudvalget, allerede når der kan forudses en ikke uvæsentlig risiko herfor. Koncerndirektionen modtager kvartalsvise rapporter fra virksomhederne om investeringssagernes fremdrift. Koncerndirektionen fastlægger kravene til rapporteringsform og indhold. Regionsrådet og forretningsudvalget modtager en gang årligt en samlet status for de igangværende investeringssagers fremdrift og økonomi. Regulering af investeringsbevillinger Flerårige investeringsbevillinger fremskrives uanset finansieringskilde med Finansministeriets regionale pris- og lønfremskrivning på anlægsområdet jf. mulighederne i Budget- og Regnskabssystem for regioner. ii Fremskrivningen foretages som led i den årlige budgetlægning. 5

47 Punkt nr. 3 - Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Bilag 1 - Side -6 af 8 I tillæg til dette vil det efter indstilling fra koncernadministrationen løbende i forbindelse med økonomirapporteringen eller ved regnskabsaflæggelse være muligt at regulere meddelte investeringsbevillinger efter byggebranchens Byggeomkostningsindeks for boliger, idet prisregulering af entreprisesummer som udgangspunkt sker i henhold til Cirkulære om pris og tid på bygge- og anlægsarbejder. iii En sådan regulering finansieres indenfor regionens samlede investeringsbudget som aftalt i økonomiaftalen. Aflæggelse af investeringsregnskab Der udarbejdes altid uanset bevillingsstørrelse et investeringsregnskab efter arbejdets aflevering eller afslutning. Dette skal ske indenfor tre måneder efter færdiggørelse. Bygherren har ansvaret for udarbejdelse af investeringsregnskab på meddelte investeringsbevillinger. Investeringsregnskaber, hvor forbrug eller bevilling er på ti mio. kr. eller derover skal forelægges regionens eksterne revision til påtegning. Investeringsregnskaber på bevillinger eller med et forbrug under ti mio. kr. fremsendes indenfor tre måneder efter færdiggørelse til Center for Økonomi og indgår i regionens samlede regnskab og forelægges som en del af dette. Overskridelser og mindreudgifter i udførelsesfasen kan regnskabsforklares i forbindelse med investeringsregnskabet. Reguleringen kan andrage indtil ti pct. dog maksimalt to mio. kr. Et eventuelt merforbrug, der overskrider disse grænseværdier vil som udgangspunkt skulle finansieres af den projektansvarlige virksomhed indenfor dennes budgetmæssige rammer. Som hovedregel forelægges investeringsregnskaber for regionsrådet som en del af det samlede regnskab, medmindre særlige forhold gør at regnskaberne forelægges særskilt. Der er ikke krav om udarbejdelse af særskilte regnskaber for de investeringsmidler, der i årsbudgettet er udmøntet lokalt, med mindre der er tale om enkeltprojekter med en anslået projektsum på ti mio. kr. eller derover. Et sådan projekt vil desuden kræve en særskilt politisk godkendelse. Forbruget af lokale investeringsmidler er fortsat underlagt administrationens og revisionens almindelige stikprøvekontrol. Administrativ egenkontrol Koncernadministrationen har udarbejdet en forretningsgang for intern controlling af investeringssager. Forretningsgangen stiller krav om at der gennemføres en månedlig kontrol på stikprøvebasis af samtlige igangværende investeringsprojekter. Kontrollen skal påse om midlerne anvendes i overensstemmelse med retningslinjerne på området. Det skal blandt andet kontrolleres, at: 6

48 Punkt nr. 3 - Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Bilag 1 - Side -7 af 8 Bilagene er korrekt attesteret, dokumenteret og anvist, og regionens regler for omkostningsdisponering overholdes Midlerne anvendes efter hensigten / formålet Bogføringen er ajour, og bevillingen forventes overholdt Tidsfrister overholdes 7

49 Punkt nr. 3 - Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Bilag 1 - Side -8 af 8 i Regionalt finansierede investeringsprojekter med en anslået entreprisesum over 20 mio. kr. ekskl. moms, er omfattet af bekendtgørelse om kvalitet, OPP og totaløkonomi i offentligt byggeri, hvilket betyder at totaløkonomiske vurderinger skal indgå i beslutningsprocesserne, BEK nr af 04/10/2013 ii Budget- og Regnskabssystem for regioner For det andet vil det ikke blive betragtet som stridende mod loven (red. Bekendtgørelse om regionernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v.), såfremt der sker en bevillingsoverskridelse i tilfælde, hvor det bevilgede beløb er eller må anses for kalkulatorisk. Det vil sige, at det ikke er muligt at angive omkostningernes eller indtægternes størrelse mere nøjagtigt, fordi disse vil afhænge af mere eller mindre uvisse fremtidige begivenheder. iii Jf. cirkulærets 3 Stk. 2 og 3 skal prisen være fast for den del af arbejdet, der udføres inden for tolv måneder fra tilbudsdagen, mens for den del af arbejdet, der udføres efter tolv måneder fratilbudsdagen, skal prisen være regulerbar. Denne regulering vil som oftest ske efter indekset for byggeomkostninger. 8

50 Region Hovedstaden Punkt nr. 3 - Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Region Hovedstaden Bilag 2 - Side -1 af 39 Paradigme for styringsmanual for Region Hovedstadens Kvalitetsfonds Byggeprojekter 3. udgave januar 2017.

51 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -2 af 39 Indholdsfortegnelse A. Paradigme for styringsmanual... 4 B. Øvrige paradigmer... 7 C. Risikostyringsmanual... 7 D. Oversigt Styringsmanual Projektbeskrivelse Projektbeskrivelse Vision og målsætning Organisation og ansvar Krav til styringsmanual Statens og regionens tilsynsforpligtelse Den politiske inddragelse i forbindelse med byggeriet Ansvar og beslutningskompetence Afrapportering Krav til styringsmanual Rapportering og opfølgning Rapporteringsskabelon Styring af økonomi og tid Krav til styring af økonomi og tid Den overordnede økonomistyringsopgave Økonomisk ramme og tidsplan for det samlede projekt Bevillinger Budget Reservepuljer og indekseringsrisiko Change request liste Opfølgning Effektiviseringsgevinster Investeringsregnskaber Risikostyring Side 2 af 39

52 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -3 af Politik og strategi Risikostyringsmanual Risikostyringssystem Forsikring Kvalitetsstyring Krav til kvalitetsstyring Krav til rådgiveres kvalitetsstyring Styring af ændringer Dokumentation og arkivering Krav til dokumentation og arkivering Digitale dokumenter Styring af øvrige dokumenter Udbud og kontrakt Samarbejds- og udbudsformer Kontraktgrundlag Strategi for udbud og kontrakt Kommunikation og samarbejde Arbejdsmiljø Krav til arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed Brugerinddragelse Forudsætninger for brugerinddragelse Strategi for brugerinddragelse Ressourcestyring Projektets ressourcestyring Strategi for ressourcestyring Bilag 1 Månedsrapportering Bilag 2 Økonomistyring og tid Bilag 3 Kvalitetsstyring Bilag 4 Arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed Bilag 5 Procesbeskrivelse Bilag 6 Kommunikationsstrategi for Region Hovedstadens større byggeprojekter Side 3 af 39

53 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -4 af 39 A. Paradigme for styringsmanual De indledende afsnit A til E udgør alene retningslinjer for udarbejdelse af projektspecifikke styringsmanualer, mens de øvrige kapitler fungerer som paradigme for selve styringsmanualen. A.1 Gyldighed I forbindelse med gennemførelse af kvalitetsfondsbyggeprojekterne skal der, som en del af styringsgrundlaget, udarbejdes en styringsmanual. Med henblik på at understøtte en effektiv, ensartet og tilstrækkelig omfattende styring på tværs af kvalitetsfondsbyggeprojekterne er der udarbejdet nærværende reviderede paradigme for styringsmanualer. Første udgave af paradigmet er godkendt af regionsrådet i april Paradigmet er sidenhen revideret i 2012 og Paradigmet danner grundlag for udarbejdelse af styringsmanualer for de enkelte kvalitetsfondsbyggeprojekter. Paradigmet udgør et supplerende regelsæt til Region Hovedstadens byggestyringsregler, som er vedtaget i regionsrådet i februar 2009 og efterfølgende revideret i januar Der skal udarbejdes en styringsmanual for hvert af kvalitetsfondsbyggeprojekterne. Der udarbejdes ligeledes en styringsmanual for øvrige større byggeprojekter i regionen, der er defineret af regionsrådet som værende kvalitetsfondslignende. Paradigmet er, med enkelte undtagelser, gældende for de øvrige større byggeprojekter, hvor det blandt andet er udgangspunktet, at hospitalet varetager bygherrefunktionen. I det omfang at de kvalitetsfondslignende byggeprojekter ikke følger specifikke afsnit i paradigmet, skal dette beskrives i projektets styringsmanual med en begrundelse for undtagelsen. Hvis koncerndirektionen træffer beslutning herom, vil Center for Ejendomme kunne varetage bygherrefunktioner i forbindelse med projekter igangsat inden den 1. januar I givet fald udarbejdes styringsmanual med udgangspunkt i nærværende paradigme med den nødvendige tilpasning. Styringsmanualer for kommende større byggeprojekter i regionen, som igangsættes efter den 1. januar 2017, vil skulle udarbejdes efter et tilrettet paradigme, hvorefter Center for Ejendomme varetager bygherrefunktionen. Administrationen tager initiativ til udarbejdelse af et tilrettet paradigme i 2017 til brug for kommende større byggerier. A.2 Formål Formålet med paradigme for styringsmanual er at fastlægge de retningslinjer, der danner grundlag for styring af byggeriet, herunder politisk inddragelse, projektorganisering, styring af økonomi, tid og risici, rapportering og opfølgning. Paradigme for styringsmanual foreligger hermed i 3. udgave. Paradigme for styringsmanual skal medvirke til, at regionsrådets intentioner om styring af både kvalitetsfondsbyggeprojekterne og de øvrige projekter bliver implementeret i projektorganisationerne via styringsmanualen, og samtidig lette udarbejdelsen af styringsmanualerne. Side 4 af 39

54 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -5 af 39 A.3 Målgruppe Paradigmets målgruppe er primært projekternes ledelse og projektorganisation, som med udgangspunkt i paradigmet og på baggrund heraf skal udarbejde en projektspecifik styringsmanual for det aktuelle projekt, alternativt revidere en allerede foreliggende styringsmanual. Derudover er formålet at give information til andre interessenter om, hvordan projekternes overordnede styring er tilrettelagt, herunder politisk inddragelse, projektorganisering, styring af økonomi, tid og risici, rapportering og opfølgning. A.4 Grundlag Plangrundlaget for regionens hospitalsprojekter er Sundhedsplan, Region Hovedstaden, juni 2009, Hospitals- og Psykiatriplan 2020, Region Hovedstaden, juni 2011 samt revision heraf i juni Region Hovedstaden har endvidere udarbejdet følgende materiale vedrørende hospitalsbyggerierne Underudvalgenes arbejde med byggeri, Afrapportering om byggeri, april 2011 og Det politiske grundlag for byggeri i Region Hovedstaden, maj Tilsammen udgør disse dokumenter det politiske grundlag for styring af hospitalsbyggeprojekterne. Hospitalsbyggeprojekterne er desuden omfattet af Lov om offentlig byggevirksomhed, hvilket medfører, at en række bekendtgørelser og cirkulærer, der er udstedt med hjemmel i ovennævnte lov, er gældende for projekterne. Oversigt over gældende bekendtgørelser og cirkulærer fremgår af dokumentet Oversigt over de regler, der udspringer af loven om offentlig byggevirksomhed (LOB), der er gældende for kvalitetsfondsbyggerierne, udarbejdet af Enhed for Byggestyring. Det medfører endvidere, at Bygherrevejledning 2008 Forskrifter og generelle retningslinjer for offentlig byggevirksomhed skal følges på områder, hvor paradigme for styringsmanual eller andre paradigmer ikke beskriver retningslinjer for hospitalsprojekter i Region Hovedstaden. Paradigme for styringsmanualens indhold og struktur tager udgangspunkt i rapporten Økonomisk styring af større anlægsprojekter/ sygehusbyggerier, Rapport til Danske Regioner, KPMG, 2. oktober Derudover indgår Sundheds- og Ældreministeriets Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, dateret 15. juni 2016, og administrationsgrundlag for kvalitetsfondsbyggerierne som grundlag i paradigme for styringsmanual. De nævnte dokumenter danner, sammen med plangrundlaget nævnt ovenfor, det væsentligste grundlag for Paradigme for Styringsmanual. A.5 Revision og opdatering af paradigme for styringsmanual Der kan i takt med projekternes fremdrift og på baggrund af indhøstede erfaringer eller som følge af eksterne krav opstå ændringer i styringsbehov, som giver Side 5 af 39

55 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -6 af 39 anledning til en tilpasning af paradigme for styringsmanual. Der vil derfor kunne foretages revision af paradigmet i forbindelse hermed. Principielle ændringer i paradigme for styringsmanual skal godkendes i regionsrådet, mens der løbende vil kunne ske administrative revisioner af paradigme såvel som bilag. Paradigme for styringsmanual vil derfor mindst en gang årligt ved 4. kvartal blive genstand for en vurdering af, om der er forekommet så væsentlige ændringer i forudsætningerne, at der er behov for at opdatere indholdet. A.6 Udarbejdelse af projektets styringsmanual Det enkelte projekt skal med afsæt i paradigme for styringsmanual udarbejde egen styringsmanual. Heri beskrives de overordnede retningslinjer, der tilsammen skal danne grundlag for gennemførelse af byggeprojektet. Formålet med projektets styringsmanual er at gøre projektets processer og mål kendte og tilgængelige i projektorganisationen og dermed skabe en fælles referenceramme. Herudover er styringsmanualen et redskab til opfyldelse af eksterne interessenters krav og behov for indsigt i projektets organisering og styring. Styringsmanualen er derfor et væsentligt element i optimeringen og præciseringen af såvel det interne samarbejde som projektets samarbejde med eksterne parter. Styringsmanualen skal udarbejdes så tidligt som muligt i projektforløbet, idet manualen skal danne grundlag for udvikling af projektet samt informere den øvrige regionale administration herom. Endvidere skal styringsmanualen indgå i ansøgninger til regeringens Ekspertpanel om støtte fra Statens Kvalitetsfond. Styringsmanualen skal omfatte alle kapitler og overskrifter i paradigmet, og der skal på grundlag af paradigmets tekst udarbejdes en tekst i styringsmanualen, der beskriver projektets egne strategier, retningslinjer og andre projektspecifikke tiltag i overensstemmelse med paradigmets krav. Undtagelser fra paradigmet skal oplyses og begrundes. Med henblik på at lette projekternes arbejde med udarbejdelse af styringsmanual stiller Enhed for Byggestyring en skabelon i Word format til rådighed, som projekterne skal tage udgangspunkt i og indarbejde egen tekst. Paradigmets tekst og formuleringer kan genbruges i styringsmanualen, men det skal påses, at denne tekst præciseres og formuleres så den tilpasses det aktuelle projekt. Paradigmets bilag anvendes ved udarbejdelse af styringsmanualen og kan eventuelt indarbejdes heri, hvis hensigtsmæssigt, og skal ikke nødvendigvis være bilag til projektets styringsmanual. Projektets styringsmanual skal holdes opdateret, så den til enhver tid afspejler projektets strategiske styring og det gældende paradigme for styringsmanual, og i seneste udgave offentliggøres på Region Hovedstadens intranet og på projektets Byggeweb. Side 6 af 39

56 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -7 af 39 B. Øvrige paradigmer B.1 Oversigt Styringsmanualen skal suppleres med følgende styringsdokumenter: Projektplan Projekthåndbog Paradigmer til anvendelse herfor er kort beskrevet nedenfor. Mellem styringsdokumenterne styringsmanual og projekthåndbog skal der være en tydelig sammenhæng. Der bør, bortset fra overskrifter, ikke være gentagelser, men der bør gå en rød tråd gennem dokumenterne, så det klart fremgår, at forhold, der beskrevet på strategisk niveau i styringsmanualen, er detaljeret og operationaliseret i projekthåndbogen. B.2 Projektplan Alle byggeprojekterne gennemløber en række faser, hvori projektet bearbejdes ved at øge detaljering og konkretisering i henhold til behov, rammer og overordnede målsætninger frem mod det færdige byggeri. Projektplanen er et dokument, som projektorganisationen skal udarbejde forud for hver af projektets faser, og som skal beskrive projektets forventede udvikling i løbet af fasen. Tidshorisonten er fasernes længde. Udarbejdelsen af projektplanen er fastlagt i Region Hovedstadens Byggestyringsregler. Paradigme for projektplan er tilpasset kvalitetsfondsprojekterne. B.3 Projekthåndbog Til at beskrive den daglige styring af projektet skal projektorganisationen udarbejde en projekthåndbog. Hvor styringsmanualen kan opfattes som styring på strategiske niveau, er projekthåndbogen styring på det operationelle niveau. Projekthåndbogen er et dynamisk dokument. Heri beskrives, hvordan planer, målsætninger og intentioner, der er beskrevet i styringsmanualen på det strategiske niveau, realiseres i projekternes retningslinjer og styring. På det operationelle niveau kan rutiner og fremgangsmåder ændre sig relativt hurtigt, hvis man finder bedre og mere hensigtsmæssige måder at udføre arbejdet på. Projekthåndbogen tilpasses i takt med disse behov for ændringer, såfremt disse ligger indenfor rammen af styringsmanualen. C. Risikostyringsmanual I paradigme for styringsmanual fastlægges de overordnede rammer for risikostyring i Region Hovedstaden. Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne og risikostyringsmanualen beskriver retningslinjer for, hvordan risikostyring skal gennemføres i byggeprojekterne. Side 7 af 39

57 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -8 af 39 D. Oversigt Nedenstående skema illustrerer, hvilke dokumenter Enhed for Byggestyring udarbejder og hvilke dokumenter projekterne på baggrund heraf skal udarbejde Enhed for Byggestyring udarbejder følgende dokumenter Paradigme for styringsmanual Paradigmet gennemgås og opdateres rutinemæssigt en gang årligt ved 4. kvartal, medmindre væsentlige forhold nødvendiggør en hyppigere opdatering eller revision Bilag til Paradigme for Styringsmanual Bilag revideres efter behov Paradigme for Projektplan Paradigmet revideres efter behov Paradigme for Projekthåndbog, Paradigmet revideres efter behov Øvrige paradigmer (rådgiveraftaler, entrepriseaftaler, sikkerhedsstillelser og lign) Paradigmer revideres efter behov Risikostyringsmanual Opdateres efter behov Kompetenceskemaer Projektorganisationen udarbejder følgende dokumenter En projektspecifik styringsmanual Den projektspecifikke styringsmanual gennemgås og opdateres ved ændringer i paradigmet og med samme interval som paradigme for styringsmanual Der udarbejdes ingen særlige dokumenter Bilagene til paradigme for styringsmanual danner grundlag for udarbejdelse projektspecifik styringsmanual Projektplan forud for hver fase af byggeprojektet Projektplanen revideres ikke i løbet af fasen medmindre der sker væsentlige ændringer i løbet af fasen Projekthåndbog, som opdateres efter behov i henhold til styringsmanualens angivelser af roller og ansvar Paradigmer anvendes ved udarbejdelse af konkrete rådgiveraftaler, entrepriseaftaler, sikkerhedsstillelser og lignende Projekterne udarbejder ikke en særskilt risikostyringsmanual. Beskrivelse af risikostyring på projektniveau indgår i projekthåndbog Kompetenceskemaer revideres i forbindelse med faseskift Ændringer af ovenstående godkendes i henhold til retningslinjer i styringsmanual. Side 8 af 39

58 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -9 af Styringsmanual Under denne overskrift beskrives grundlaget for udarbejdelse af den projektspecifikke styringsmanual, herunder nævnes den aktuelt gældende udgave af paradigme for styringsmanual, samt andet relevant projektmateriale. Systematik og metode ved vedligeholdelse og revision af styringsmanualen skal beskrives. Det skal dog indgå, at den projektspecifikke styringsmanual mindst en gang årligt skal være genstand for en kritisk gennemgang med henblik på en opdatering af dokumentet i henhold til ændringer i paradigme for styringsmanual, eller hvis der er forekommet øvrige væsentlige ændringer i forudsætningerne for indholdet. Det skal endvidere fremgå, hvem der på funktionsniveau - er ansvarlig for udarbejdelse, eventuel kontrol og godkendelse af styringsmanualen, hvis elektroniske udgave er den til enhver tid gældende udgave. Styringsmanualens gyldighedsområde præciseres, herunder hvilke projekter og delprojekter den gælder for, samt hvordan og til hvem planen er distribueret, såvel internt i projektet som eksternt, herunder hvor manualen er placeret i projektets elektroniske arkiv. Styringsmanualen og revisioner heraf skal være godkendt i hospitalsbyggestyregruppen og være forsynet med dokumentnummer eller anden form for entydig identifikation. 1. Projektbeskrivelse 1.1 Projektbeskrivelse Styringsmanualen skal indeholde en beskrivelse af det aktuelle projekt. Projektbeskrivelsen skal redegøre for, hvorledes det er sigtet at skabe de fysiske rammer, der kan sikre implementeringen af gældende hospitals- og psykiatriplaner og skabe moderne hospitaler og byggerier. Projektbeskrivelsen skal indeholde en kort beskrivelse af projektets beliggenhed, omfang, hovedtræk, opdeling i delprojekter, eventuelle særlige karakteristika samt økonomiske ramme. 1.2 Vision og målsætning Kort beskrivelse af projektets vision og målsætninger for de fysiske rammer mv. Side 9 af 39

59 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -10 af Organisation og ansvar 2.0 Krav til styringsmanual Styringsmanualen skal indeholde en beskrivelse af projektets organisering, ansvars- og beføjelsesfordeling og projektets tilknytning og sammenhæng med regionens øvrige administration. 2.1 Statens og regionens tilsynsforpligtelse Regionsrådet har i henhold til Lov om Regioner tilsynsforpligtelsen for gennemførelsen af investeringsprojekter i eget regi, ligesom Region Hovedstaden er underlagt tilsyn fra Statsforvaltningen Hovedstaden i henhold til Regionslovens 30. Regionens økonomiske tilsynsforpligtelse forvaltes i praksis via forretningsudvalget jf. Styrelsesvedtægt for Region Hovedstaden. Styringsmanualen skal underbygge forretningsudvalgets tilsyn med forvaltningen af regionens økonomiske midler. Styringsmanualen skal derfor anskueliggøre: At byggeorganisationen til enhver tid har de rigtige kompetencer til at gennemføre byggeriet på betryggende vis. At organisering og ansvarsfordeling sikrer en effektiv byggestyring. At økonomistyringsprocessen er tilrettelagt med fokus på rettidig og troværdig rapportering, herunder fokus på relevante afstemninger, kontroller mv. At der foreligger procedurer for risikovurdering, risikostyring samt at der er udarbejdet og implementeret værktøj til opfølgning på risici. At procedurer for byggestyring er udarbejdet, følges og om nødvendigt revurderes løbende. For de kvalitetsfondsstøttede byggeprojekter gælder endvidere, at kvalitetsfondsstøtte ydes som et specifikt statsligt tilskud, og er derfor omfattet af reglerne om tilskudsadministration på det statslige område, jf. Moderniseringsstyrelsens Vejledning om effektiv tilskudsforvaltning, marts Sundheds- og Ældreministeriet har derfor udarbejdet Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, af 15. juni Regnskabsinstruksen betragtes som et tillæg til regionens eget kasse- og regnskabsregulativ samt tilhørende bilag, herunder paradigme for styringsmanual. 2.2 Den politiske inddragelse i forbindelse med byggeriet Regionsrådet Regionsrådet skal løbende godkende projekternes fremdrift(centrale faseskift). Regionsrådet involveres i de overordnede strategiske beslutninger og har herunder til opgave at sikre, at projektets vision, strategiske målsætninger og succeskriterier defineres. Regionsrådets medlemmer vil blive involveret i projekterne gennem drøftelse i de politiske følgegrupper, forretningsudvalget og regionsrådet. Side 10 af 39

60 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -11 af 39 De politiske målsætninger er fastlagt af regionsrådet i Det politiske Grundlag for byggerier i Region Hovedstaden, vedtaget maj Politiske følgegrupper Regionsrådet har nedsat politiske følgegrupper for hvert af de seks kvalitetsfondsprojekter samt for Nyt Hospital Glostrup og Nyt Hospital for børn, unge og fødende. Følgegruppen for Nyt Hospital Herlev er også følgegruppe for Steno Diabetes Center Copenhagen. Hver følgegruppe har seks medlemmer fra regionsrådet, heraf en formand. Den politiske følgegruppe følger realiseringen af det nye byggeri og orienteres om projektets fremdrift, ligesom følgegruppen deltager i idéudvekslingen om projektet, og drøfter projektets faseskift mv., herunder forud for forelæggelser for forretningsudvalg og regionsrådet. Faser i projektet, der behandles i de politiske følgegrupper udgør sædvanligvis ideoplæg, projektkonkurrence, byggeprogram, ansøgning om endeligt tilsagn, dispositionsforslag og projektforslag. Herudover skal andre væsentlige spørgsmål forelægges den politiske følgegruppe forud for forelæggelse i forretningsudvalget og regionsrådet. Den politiske følgegruppe mødes som minimum to gange årligt i hele projektets løbetid. Følgegruppen overvåger, at beslutninger truffet i regionsrådet og retningslinjer for projektet følges. Ved afholdelse af projektkonkurrencer udpeger regionsrådet seks medlemmer af regionsrådet til at indgå som en del af bedømmelseskomitéen, hvoraf et medlem udpeges som formand. Bedømmelseskomitéen udgør efter projektkonkurrence den politiske følgegruppe. 2.3 Ansvar og beslutningskompetence Beslutningsniveauer I det følgende beskrives ansvars- og opgavefordeling for de nuværende store byggeriers projektets administrative beslutningsniveauer og hermed for organisering af Region Hovedstadens bygherrerolle. Koncerndirektionen varetager projektejerrollen for samtlige hospitalsprojekter på regionsrådets vegne og sikrer en hensigtsmæssig koordinering af arbejdet med kvalitetsfondsprojekter og øvrige byggeprojekter, mens hospitalsdirektøren er projektansvarlig for det enkelte projekt. Koncerndirektionen kan beslutte at fravige den nævnte opgavefordeling, hvis særlige grunde taler herfor. Der nedsættes en hospitalsbyggestyregruppe for hvert hospital. Hospitalets ledelse udnævner en projektdirektør/chef. Der er følgende administrative beslutningsniveauer: Hospitalsbyggestyregruppe (koncerndirektør er formand) Projektets styregruppe (hospitalsdirektør er formand) Projektledelsen (ledet af projektchef/-direktør) Side 11 af 39

61 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -12 af 39 Niveauerne er illustreret i nedenstående organisationsdiagram. (i projekternes styringsmanual indsættes projektets aktuelle diagram) Regionsråd Forretningsudvalg Politisk følgegruppe Koncerndirektion Center for Økonomi Enhed for Byggestyring Hospitalsbyggestyregruppen Hospitalsdirektør Projekt styregruppe Projektledelse Projektorganisation Hospitalsbyggestyregruppens ansvar og opgaver Det enkelte hospitals byggestyregruppe består af en koncerndirektør, hospitalsdirektøren, projektdirektøren, direktør for Center for Økonomi, en repræsentant fra Center for Sundhed, en repræsentant fra Center for It, Medico og Telefoni, en repræsentant fra Center for Ejendomme og enhedschef for regionens centrale byggestyring. Koncerndirektøren er formand. Side 12 af 39

62 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -13 af 39 Hospitalsbyggestyregruppen har ansvar for: At tilse at projektet til enhver tid følger målsætningerne i regionens hospitals- og psykiatriplaner, samt øvrige af regionsrådet vedtagne politikker og strategier. At overvåge at den økonomiske ramme for projektet overholdes. At overvåge at de kvalitative mål for projektet overholdes. At overvåge at den tidsmæssige ramme for projektet overholdes. At tage initiativ til at igangsætte aktiviteter, der kan medvirke til at væsentlige afvigelser i kvalitet, tid og økonomi håndteres. At godkende forslag til brug af 5 pct. reservepuljen på baggrund af indstilling fra projektorganisationen At godkende projekternes projektplaner som projektets administrative mandat i forbindelse med faseskift og projektændringer. At godkende forslag fra projektorganisationen om change requests og andre væsentlige projektændringer. At godkende forslag fra projektet om disponeringsregler for anvendelse af pulje til uforudseelige udgifter. At godkende disponeringsbeføjelser på baggrund af indstilling fra hospitalsdirektøren. At overvåge at initiativer til offentligt-privat innovationssamarbejde gennemføres i henhold til plan udarbejdet af projektet. At godkende materiale fra projektet til forelæggelse for politisk følgegruppe, forretningsudvalg og regionsråd for den kommende fase af byggeprojektet At drøfte forelæggelse af væsentlige spørgsmål for den politiske følgegruppe, forretningsudvalg og regionsråd. At tvister håndteres. At godkende udbudsstrategi. Hospitalsbyggestyregruppen holder møde minimum en gang i kvartalet, og sekretariatsbetjenes af Enhed for Byggestyring Hospitalsdirektøren og projektchefens/-direktørens ansvar og opgaver Hospitalsdirektøren er projektansvarlig for byggeprojektet, og varetager således bygherrerollen som grundlæggende beskrevet i Bygherrevejledning 2008, og bærer hermed ansvaret for projektets gennemførelse. Hospitalsdirektøren og projektchefen/-direktøren har ansvaret for og til opgave: At den fysiske ramme for hospitalets organisatoriske og tekniske udvikling er i overensstemmelse med de af regionsrådet og administrationen fastsatte rammer og målsætninger. At projektet er organiseret, ressourcesat og bemandet forsvarligt igennem hele projektet. At der løbende sker en opfølgning på projektets indhold, økonomi, tid, kvalitet og risiko. At udarbejde forslag til hospitalsbyggestyregruppen om change requests og forelægge væsentlige ændringer. Side 13 af 39

63 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -14 af 39 At udarbejde indstilling om brug af 5 pct. reservepuljen til hospitalsbyggestyregruppen. At der udarbejdes materiale til forelæggelse for den politiske følgegruppe, forretningsudvalg og regionsråd, herunder ansøgning om bevilling til budget for den kommende fase af byggeprojektet. At de rationaliseringsgevinster, der er forudsat i forbindelse med projektet, efterfølgende kan realiseres og er dokumenteret. At det arbejdes løbende med at sandsynliggøre rationaliseringsgevinster At organiseringen af projektet muliggør en ibrugtagning således, at personalet er forberedt på og trænet i at arbejde i de nye eller renoverede bygningsmæssige og tekniske rammer. At udarbejde plan for initiativer til offentligt - privat innovationssamarbejde (OPI). At udarbejde og vedligeholde forslag til regler for disponeringsbeføjelser i projektet. At godkende måneds- og kvartalsrapporter At nedsætte en projektstyregruppe, hvis sammensætning og opgaver og mødekadence defineres af hospitalsdirektøren og godkendes i hospitalsbyggestyregruppen. Projektstyregruppens sammensætning skal sikre, at der i den øvrige del af organisationen er tillid til de trufne beslutninger. Hospitalsdirektøren er formand for projektstyregruppen. Øvrige medlemmer af gruppen er. Projektledelsen rapporterer skriftligt til hospitalsbyggestyregruppen minimum en gang i kvartalet, jf. kapitel 3 om rapportering. Projektledelsen godkender projektplan som projektorganisationen udarbejder i forbindelse med faseskift og væsentlige projektændringer Projektets ledelse og projektorganisation Projektchefen eller projektdirektøren har det daglige ansvar for driften af projektet, herunder styring og koordinering af alle projektets aktiviteter, f.eks. leverandørstyring, kontraktstyring, ansættelse og afskedigelse af medarbejdere/projektansatte. Projektledelsen sikrer, at der gennem hele projektet vil ske involvering af ledere og medarbejdere på hospitalet. Projektets ledelse sikrer, at der udarbejdes og ajourføres en projekthåndbog for projektet. Heri redegøres for projektorganisationens sammensætning og kompetencer, sammensætning af projektstyregruppe, brugergrupper, funktionsbeskrivelser mv., jf. paradigme for projekthåndbog Enhed for Byggestyring Enhed for Byggestyring er en enhed i Center for Økonomi. Enhed for Byggestyring er sekretariat for de politiske følgegrupper og hospitalsbyggestyregrupperne. Side 14 af 39

64 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -15 af 39 Enhed for Byggestyring udarbejder rammerne for den overordnede styring og koordinering af regionens større hospitalsbyggeprojekter. Byggeprojekterne omfatter projekter med støtte fra Statens Kvalitetsfond, også kaldet kvalitetsfondsprojekter, samt Nyt Hospital Glostrup, Ny Psykiatri ispebjerg, Steno Diabetes Copenhagen, Nyt Hospital for børn, unge og fødende og de to nye regionale sterilcentraler. Enhed for Byggestyring vejleder og bistår Region Hovedstadens øverste administrative og politiske ledelse i forbindelse med byggeprojekterne. Enhed for Byggestyring samarbejder med hospitalerne om at sikre fremdrift, styring og koordinering af projekterne. Enhed for Byggestyring skal endvidere udarbejde rammerne for den økonomiske styring af projekterne, konsolidere risikostyring og varetage den løbende controllingfunktion i forbindelse med projekternes rapportering og i forbindelse med godkendelse af budget ved faseskift og bevillingsafgivelse. Enhed for Byggestyring skal samarbejde med interne og eksterne organisationer om at udnytte projekternes potentiale til at fremme regional vækst, erhvervsudvikling og innovation. Enhed for Byggestyring varetager desuden opgaverne med at sikre, at politisk relevante sager forberedes, dokumenteres og fremlægges for politiske følgegrupper, forretningsudvalg og regionsråd, samt følger op på de politiske beslutninger, og koordinerer på tværs af centre og virksomheder. Side 15 af 39

65 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -16 af Afrapportering 3.0 Krav til styringsmanual Styringsmanualen skal indeholde en redegørelse for projektets afrapportering med beskrivelse af ansvarlig funktion for udarbejdelse, kontrol og godkendelse. Rapportering vedrørende projekterne skal sikre, at man på politisk og administrativt ledelsesniveau til stadighed har et retvisende billede af projektets status og fremdrift. 3.1 Rapportering og opfølgning Løbende rapportering og styring har til formål at identificere og håndtere eventuelle risici for projektets mål for kvalitet, tidsplan og økonomiske ramme. Det forudsættes, at projektorganisationerne sikrer håndtering af tvister, og at det sker løbende og så hurtigt som muligt. Der redegøres for udestående tvister i den løbende rapportering, som godkendes af hospitalsdirektøren. Det forudsættes endvidere, at der ved rapportering på alle de nævnte niveauer forelægges hyppigere rapportering, såfremt der forekommer afvigelser i forhold til de planlagte forudsætninger. I tilfælde af akut indtrådte hændelser og i det omfang hændelserne truer projektets overordnede økonomi og tidsplan, vil der straks skulle rapporteres herom til hospitalsdirektør og hospitalsbyggestyregruppen. Der vil ligeledes skulle ske en umiddelbar inddragelse af Enhed for Byggestyring, med henblik på at tilrettelægge den videre proces. Der er fastlagt følgende niveauer for rapportering, minimumskrav til indhold i rapporteringen og hyppighed for rapporteringen Fra projektorganisation til hospitalsdirektør Projektorganisationen udarbejder minimum en gang månedligt en skriftlig rapport (månedsrapporten), som godkendes af hospitalsdirektøren. Rapporteringshyppighed fastlægges særskilt ved faseskift og gennemførelse af særligt følsomme aktiviteter. Rapporteringen består af rapportering for delprojekter og det samlede projekt i henhold til skabelon for rapportering (se afsnit 3.2. om rapporteringsskabelon) Fra projekt til Enhed for Byggestyring Hospitalsdirektøren godkender den månedlige rapport (månedsrapporten), som fremsendes til Enhed for Byggestyring Rapportering til regionsråd Enhed for Byggestyring udarbejder rapportering til regionsrådet på aggregeret niveau. Det vil sige opsamlet på tværs af projekterne på basis af den indkomne rapportering fra projekterne. Side 16 af 39

66 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -17 af 39 Forretningsudvalg, regionsråd samt politiske følgegrupper forelægges to gange årligt en samlet statusrapportering for projekterne. Senest i forbindelse med udbetaling af midler fra Statens Kvalitetsfond, skal der rapporteres hvert kvartal. Ved den kvartalsvise fremlæggelse for regionsrådet af status for kvalitetsfondsprojekterne skal rapporterne, efter anmodning om udbetaling af midler fra kvalitetsfonden, forsynes med en revisionserklæring fra regionens uafhængige revisor og med en uafhængig risikovurdering fra Det tredje øje (DTØ). Der udarbejdes en revisionserklæring pr. projekt. Erklæringen udarbejdes efter retningslinjer i den ministerielle revisionsinstruks (for KF) og konkret aftale med Region Hovedstadens revision. Ligeledes udarbejder Det tredje øje en risikovurdering pr. projekt Rapportering til Sundheds- og Ældreministeriet De enkelte projekter skal senest ved udbetaling af midler fra Kvalitetsfonden påbegynde rapportering kvartalsvis i henhold til retningslinjer beskrevet i Kvartalsrapportering til Sundheds- og Ældreministeriet om kvalitetsfondsbyggerierne. Enhed for Byggestyring vil forestå den samlede forelæggelse for regionsrådet og ministerium. Kvartalsrapporteringen skal give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Den skal give Sundheds- og Ældreministeriet indsigt i de enkelte projekters forløb og betrygge, at projektet kan realisere de planer, som ligger til grund for tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, særligt med vægt på, at der indenfor den økonomiske ramme kan etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt hospital. Kvartalsrapporten vedlægges en ledelseserklæring, hvor regionsrådsformanden og regionsdirektøren erklærer, at kvartalsrapporteringen til staten efter bedste overbevisning giver et retvisende billede af status for projekterne. Der udarbejdes én samlet ledelseserklæring for alle projekter under et. 3.2 Rapporteringsskabelon Rapportering til hospitalsbyggestyregruppe, hospitalsdirektør og Enhed for Byggestyring sker efter en fastlagt rapporteringsskabelon. Rapporteringsskabelon for den månedlige rapport er vedlagt i bilag 1 Månedsrapportering. Side 17 af 39

67 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -18 af Styring af økonomi og tid 4.0 Krav til styring af økonomi og tid Styringsmanualen er en supplerende ramme til de eksisterende regler og retningslinjer for styring af økonomi og tid: Budget- og regnskabssystem for regioner. Kasse- og regnskabsregulativ for Region Hovedstaden. Bevillingsregler for Region Hovedstaden. Regnskabsprincipper for det omkostningsbaserede regnskab i Region Hovedstaden. Styringsmanualen skal indeholde en redegørelse for projektets strategi vedrørende styring af økonomi og tid, beskrevet med udgangspunkt i nedenstående tekst. 4.1 Den overordnede økonomistyringsopgave Opgaver og ansvar Formålet er at sikre en effektiv økonomistyring og retvisende økonomisk rapportering for den samlede organisation og det politiske niveau, i sammenhæng med den øvrige rapportering for de større investeringsprojekter (tid, risiko, kvalitet, kommunikation og samarbejde). Beslutnings- og forretningsgange fastlægges så sporbarhed og dokumentation for beslutninger sikres og skaber forudsætninger for: At projektet gennemføres inden for det investeringsbudget, som regionsrådet godkender som den samlede økonomiske ramme for det samlede projekt, herunder delprojekter. At økonomistyringen understøtter, at der træffes økonomisk forsvarlige beslutninger. At sikre overblik over og overholdelse af bevillinger. At overholde bestemmelser i styringsmanualen. At opfylde krav fra eksterne parter, herunder regionens revisor, Sundhedsog Ældreministeriet, Rigsrevisionen samt Regeringens Ekspertpanel. At budgetmæssige afvigelser, indtrufne såvel som forventede, forelægges forretningsudvalget, når der forudses ikke uvæsentlig risiko herfor. At sikre et samlet overblik over og ensartet niveau for rapportering. At opfylde gældende regler for krav til regnskabsaflæggelse. At sikre information om projektfremdrift i forhold til økonomisk forbrug. Opgave- og ansvarsfordelingen følger princippet om, at dispositionsret og økonomisk ansvar følges ad, og at klar og entydig kompetencefordeling og forretningsgange for opgaverne, vil medvirke til at sikre opnåelse af styringens formål Disponeringsbeføjelser Projektet skal udarbejde et regelsæt vedrørende disponeringsbeføjelser i henhold til koncernfælles regler på området. Reglerne skal som minimum indeholde en fortegnelse over, hvem der er disponeringsberettigede, inden for hvilken beløbsmæssig ramme der kan disponeres, og i hvilket omfang Side 18 af 39

68 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -19 af 39 disponeringsbeføjelsen kan overdrages. Regelsættet udarbejdes under hensyntagen til regionens kasse- og regnskabsregulativ mv. Paradigme for liste over personer, som kan bevilges disponeringsbeføjelser samt for overdragelse af beføjelser er vedlagt i bilag 2 Økonomistyring og tid Økonomisystem og systemunderstøttelse De store byggeprojekter skal anvende regionens økonomisystem (SAP) til opfølgning og budgettering. Såfremt der anvendes andre systemer til styring af projektets økonomi, skal disse løbende afstemmes med SAP, og procedure for afstemning skal fremgå i styringsmanualen. 4.2 Økonomisk ramme og tidsplan for det samlede projekt Økonomisk ramme Byggeprojektet skal gennemføres inden for det investeringsbudget, som regionsrådet godkender som den samlede økonomiske ramme for hele projektet samt, for kvalitetsfondsprojekterne, indenfor den totalramme for kvalitetsfondsprojekter, som ministeriet har godkendt. Det samlede investeringsbudget opdeles i delprojekter Tidsplan for projektets faser Der udarbejdes en hovedmilepæls- og tidsplan for planlægning og udførelse af byggeriet, dels for det samlede projekt samt for delprojekter og efter behov for delaktiviteter. Hovedtidsplanen omfatter byggesagens planlagte (totale) tidsforløb fra start til slut som i kvalitetsfondsprojekterne og de øvrige større projekter består af følgende faser: Ideoplæg Projektkonkurrence (konkurrencegrundlag og resultat) Byggeprogram (projektkonkurrence kan afholdes før eller efter byggeprogram udarbejdes) Ansøgning om endeligt tilsagn Dispositionsforslag Projektforslag Forprojekt og hovedprojekt Licitation Udførelse Ibrugtagning Aflæggelse af regnskab Tidsstyringen har til formål at sammensætte og gennemføre projektets aktiviteter efter en plan, der overholder projektets rammer mht. mål, kvalitet, tid og økonomi og tager hensyn til projektets usikkerhed samt muliggør nøjagtig opfølgning. Hovedtidsplanen skal indeholde alle relevante milepæle, herunder godkendelser i Region Hovedstadens forretningsudvalg og i regionsråd, myndighedsansøgninger, Side 19 af 39

69 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -20 af 39 høringsperioder og myndighedsgodkendelser samt udbud og kontrahering af rådgiverydelser, entreprisearbejder og væsentlige tekniske leverancer. Endelig skal planlagte møder i den politiske følgegruppe og hospitalsbyggestyregruppen fremgå af tidsplanen. Tidsplanen bør udarbejdes således, at den kan illustreres både på et overordnet niveau, og et meget detaljeret niveau. Udvikling i tids- og aktivitetsplanen indgår i rapporteringen Forelæggelse for regionsrådet ved faseskift Kvalitetsfondsprojekterne og de øvrige større projekter forelægges og godkendes i regionsrådet ved følgende faseskift: Ideoplæg Projektkonkurrence (konkurrencegrundlag og resultat) Byggeprogram (projektkonkurrence kan afholdes før eller efter byggeprogram udarbejdes) Ansøgning om endeligt tilsagn Dispositionsforslag Projektforslag Ved de efterfølgende faseskift forelægges projektet for regionsrådet kun, hvis indholdet afviger væsentligt fra det, som tidligere er besluttet i regionsrådet, herunder ved risiko for overskridelse af den økonomiske ramme. Forinden behandles forelæggelserne i den politiske følgegruppe. Der udarbejdes en projektplan for hvert projekt og delprojekt. Projektplanen opdateres ved faseskift, således at den til enhver tid beskriver styringen af den kommende fase. Paradigme for projektplan anvendes. I forbindelse med prismæssige afvigelser for licitationsresultater, skal licitationsresultatet forelægges for hospitalsbyggestyregruppen, der foretager den endelige vurdering af, om licitationsresultatet skal forelæggelse for regionsrådet. 4.3 Bevillinger Bevilling Regionsrådet er bevillingsmyndighed og godkendte bevillinger er grundlaget for enhver opgave, som udføres i forbindelse med byggeprojektet. Formelt set defineres en bevilling som Regionsrådets bemyndigelse til den ansvarlige ledelse til at afholde udgifter eller erhverve indtægter til en opgave i overensstemmelse med de beløbsmæssige og materielle forudsætninger for bevillingen. Bevillingen indeholder dermed en økonomisk og en materiel/indholdsmæssig del: Bevillingen angiver den styrende økonomiske ramme for udgifter og indtægter til en opgave og må ikke overskrides. Side 20 af 39

70 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -21 af 39 Udgifter og indtægter må alene anvendes til det indhold, som regionsrådet godkender. Alene regionsrådet kan godkende eller ændre bevillinger. Indeksregulering af bevillinger er beskrevet i regionen byggestyringsregler. Investeringsbevillinger er bevillinger til en bygge- og anlægsopgave. Investeringsbevillingen dækker hele opgaven uanset perioden og kan derfor være et- eller flerårig. Til investeringsbevillingen er derfor tilknyttet rådighedsbeløb, der angiver de maksimale årlige udgifter til projektet. Summen af rådighedsbeløb svarer til bevillingen. Er der afvigelser mellem de regnskabsførte udgifter i et år og årets rådighedsbeløb, kan mer- eller mindreforbrug normalt overføres til det kommende år, jf. regionens bevillingsreglers bestemmelser om overførsler mellem år. Investeringsbevillinger afgives brutto. Det indebærer, at en ekstraindtægt, f.eks. i form af donation fra en fond, skal godkendes i regionsrådet før en tilsvarende merudgift kan afholdes, jf. budget- og regnskabssystem for regioner, som kræver en politisk forelæggelse og afgivelse af særskilt bevilling for enkeltinvesteringer, der overstiger 10 mio. kr. Af bevillingsreglerne fremgår derudover, at investeringer, anskaffelser eller projekter, der i henhold til regler for definition af et aktiv, skal registreres i regionens anlægskartotek. Ved bevillingsgodkendelsen tager regionsrådet stilling til: Projektets eller delprojektets indhold og kvalitet. Det samlede investeringsbudget til projektet eller delprojektet. Rådighedsbeløb til projekt eller delprojekt (udgifter pr. år). Prisindeks for investeringsbudget og rådighedsbeløb. Milepæle og tidsplan. Finansiering af udgifterne. For at sikre kontinuerlig fremdrift ved faseskift, kan der søges om midler til videreførelse af projektarbejdet under den politiske behandling af projektet, dog maksimalt op til 6 måneders forbrug. Perioden for den politiske behandling i forbindelse med faseskift skal færdiggøres hurtigst muligt. Der udarbejdes en bevillingsstrategi i forbindelse med udarbejdelse af styringsmanual, herunder en samlet investeringsplan for delprojekter, samt en særskilt plan for medico investeringer Opdeling af byggeprojektet i delprojekter Med henblik på at sikre overskuelighed og minimere risiko for budgetoverskridelser opdeles projektet i et antal klart afgrænsede delprojekter med tilhørende budgetter og milepæls- og tidsplaner. Side 21 af 39

71 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -22 af 39 Opdelingen i delprojekter kan være hensigtsmæssig, hvor disse hver især er naturligt velafgrænsede med hensyn til tidsmæssig afvikling, størrelse, teknisk indhold og fysisk/geografisk placering. For egentlige byggearbejder er et delprojekt derfor typisk bygninger. For andre typer af arbejder afgrænses delprojekter til en specifik veldefineret opgave, som f. eks. byggemodning, tværgående byggeledelse eller IT/Medico teknik. Delprojekter kan ligeledes være et planlægningsprojekt i form af bygherrens projektorganisation og tværgående delprojekter som konkurrenceafholdelse og projektering frem til udbud og licitation. Derudover kan delprojekter omfatte byggeprojekter, som kan overskues og styres uden yderligere opdeling i underprojekter. Konkrete eksempler er bl.a. P-hus, patienthotel eller administrationsbygning. Opdeling af det samlede kvalitetsfondsbyggeprojekt i delprojekter sker i de indledende planlægningsfaser og i sammenhæng med projektets bevillingsstrategi. Det vurderes i det enkelte kvalitetsfondsprojekts hospitalsbyggestyregruppe, hvilke delprojekter, der forelægges særskilt for regionsrådet. For delprojekter, hvor der gennemføres projektkonkurrence, vil der typisk ske en politisk forelæggelse ved de ovenfor nævnte faseskift It, medico og telefoni Byggeprojektets behov for it, medicoteknik og telefoni koordineres med og leveres af Center for It, Medico og Telefoni (CIMT). Finansieringen af konkrete IMTleverancer såvel som den løbende IMT-projekteringsbistand følger økonomimodellen for CIMTs ydelser i forbindelse med større hospitalsbyggerier. Økonomien forbundet med it, medicoteknik og telefoni i byggeprojekterne konkretiseres og styres i praksis løbende gennem indgåelse af en gennemgående leveranceaftale samt mere specifikke faseopdelte aftaler om tid og ressourcer (ATR). Aftalerne underskrives både af CIMT og byggeprojektet og udgør således en estimeret økonomisk ramme for byggeriernes leverancebehov på CIMTs ansvarsområde. CIMT rapporterer på månedsbasis eller efter nærmere aftale med byggeprojektet; tidsforbrug/økonomi, leverancefremdrift samt risici. 4.4 Budget Budgettet for det samlede byggeprojekt og for de enkelte delprojekter bearbejdes ved at øge detaljeringen i takt med, at projektet gennemløber faseskift. Den forventede udvikling af det økonomiske overslag for projekt og delprojekter fremgår af nedenstående skema. Det fremgår ligeledes af skemaet, hvilke dokumenter, der forudsættes at dokumentere budgettet for hver af faserne. Side 22 af 39

72 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -23 af 39 Fase 0. Foreløbigt tilsagn fra statens kvalitetsfond Grundlag for budget (økonomisk overslag) Statslig udmeldt budgetramme 1. Ideoplæg Overslag på baggrund af planlagt areal (kr/m²), tilslutningsafgifter, kunst, reserve mv. Budgetdokument (dokumentation) Generalplaner, ideoplæg Bevilling i regionsråd til gennemførelse af næste fase 2. Projektkonkurrence Konkurrencegrundlag Bevilling i regionsråd til gennemførelse af næste fase 3. Byggeprogram Overslag på baggrund af planlagt areal, jf. ideoplæg (kr./m²) Bevilling i regionsråd til gennemførelse af næste fase Projektansøgning til ekspertpanelet indeholder planlægningsbudget, overslag over effektiviseringsgevinster, risikoanalyse, byggeprogram 4. Dispositionsforslag delprojekt Overslag på baggrund af konkurrenceforslag og m² priser. Forudsætninger for budgettet angives. Bevilling i regionsråd (projekteringsbevilling) 5. Projektforslag Budget i hovedposter Styrende budget fastlægges. Investeringsbevilling i regionsrådet 6. Bevillingsstrategi Bevillingsstrategi udarbejdes og godkendes i Hospitalsbyggestyregruppen 7. Hovedprojekt Overslag på baggrund af endeligt projekt (bygningsdele, konstruktioner, materialer mv.). Myndighedsprojekt udarbejdes. 8. Licitation Tilbudspriser fra entreprenører, tilslutningsafgifter, omkostninger, bygherreudgifter mv. Forelæggelse af licitationsresultat for regionsrådet efter beslutning i Hospitalsbyggestyregruppen 9. Udførelsesfase Løbende opgørelser af forventet regnskab for delprojekter og total 10. Ibrugtagning Foreløbigt regnskab 11. Aflæggelse af regnskab Endeligt revisionspåtegnet regnskab forelægges regionsrådet som en del af årsregnskabet. Side 23 af 39

73 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -24 af 39 Byggeorganisationen kvalificerer trinvis det økonomiske overslag for projektet og delprojekter. Det sker løbende frem til forelæggelse af projektforslag for regionsrådet med henblik på godkendelse af projektets fremdrift og afgivelse af bevilling til projektets næste fase. Det forudsættes som følge heraf, at der løbende udarbejdes risikoanalyser til belysning af risikofaktorer og risikoomfang, jf. regionens risikostyringsmanual. Det forudsættes, at projekterne tilrettelægges og opdeles i delaktiviteter i videst muligt omfang, således at det i hele forløbet vil være muligt at reducere eller tilføje aktiviteter, og sikre tilpasning med henblik på budgetoverholdelse. Disse krav skal fremgå i udformningen af rådgiver- og entrepriseudbuds- og kontraktmaterialet f.eks. i form af optioner. Budgetgrundlaget i de enkelte faser af byggeprojektet skal dokumenteres af hensyn til projektets økonomistyring. Dette gør byggeorganisationen vha. økonomisystemet. Der vil i forbindelse med rapportering ske en opfølgning på det forventede regnskab for delprojekter og for det samlede projekt, jf. kapitel 3 om afrapportering. 4.5 Reservepuljer og indekseringsrisiko Projektorganisationen skal gennem hele forløbet budgettere, styre og tilpasse økonomien inden for den ramme, der er tildelt projektet. I forbindelse med budgettering af projekterne afsættes puljer til reserver, dels en pulje til uforudseelige udgifter og for kvalitetsfondsprojekterne en 5 pct. reservepulje. Puljen til uforudseelige udgifter udgør ved projektets start normalt pct. af entrepriseudgifterne, afhængigt af projektets kompleksitet og risikoprofil. Det er den enkelte projektorganisation, der har ansvaret for efter bedste skøn, at kvalificere og dokumentere, at der er allokeret tilstrækkelige reserver til de enkelte delprojekter inden for den samlede økonomiske ramme. Fastlæggelse af puljen godkendes i projektets hospitalsbyggestyregruppe. Enhed for Byggestyring har udarbejdet et notat, der beskriver god reservehåndtering i byggeprojekterne. Notatet kan findes i dokumentdelingsportalen på regionens intranet. 5 pct. reservepulje for kvalitetsfondsprojekterne beregnes af investeringsrammen for det samlede projekt (tilsagnsrammen). Endelig vurderes kvalitetsfondsbyggeprojekterne at stå overfor en risiko i forbindelse med indeksregulering af bevillinger og omkostninger, idet det sker ved henholdsvis den regionale anlægs-pl (indtægter) og byggeomkostningsindeks for boliger (udgifter). Dette medfører en budgetusikkerhed for projekterne, som skal håndteres i budgetlægningen såvel som i det videre projektforløb. Side 24 af 39

74 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -25 af 39 Håndtering af indekseringsrisiko vil i lighed med øvrige risici skulle ses i sammenhæng med de afsatte reserver og udmøntning af disse i de enkelte projekter. Projektorganisationen udarbejder og hospitalsdirektøren godkender forslag til projekttilpasninger (change requests), der efter godkendelse i regionsrådet kan gennemføres ved budgetproblemer, jf. afsnit nedenfor. Udmøntningen af 5 pct. reservepuljen i kvalitetsfondsprojekterne vil afhænge af det enkelte projekts risikoprofil og opgørelse af indekseringsrisiko. Udgangspunktet er, at puljen ikke bringes i anvendelse med mindre, der er taget tilstrækkelig højde for budgetusikkerhed gennem projektets pulje til uforudseelige udgifter eller change requestliste. Udmøntning af 5 pct. puljen sker således efter en samlet vurdering af det enkelte byggeprojekt, og skal godkendes af hospitalsbyggestyregruppen. 4.6 Change request liste Projektets styregruppe udarbejder katalog med forslag til projektændringer, change request liste, som beskrevet i Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, dateret 15. juni Disse forslag skal konkret kunne gennemføres, såfremt der enten opstår behov for at reducere projektets omfang/kvalitet på grund af budgetproblemer, eller der opstår budgetmæssig mulighed for at udvide/styrke projektet. Listen skal opdeles tidsmæssigt ud fra projektets faser, ligesom forslagene skal angive en beløbsmæssig størrelse. Change request listen godkendes af regionsrådet i forbindelse med behandling af den endelige ansøgning til Ekspertpanelet. Change request listen vil derefter blive detaljeret, prioriteret og kvalificeret i forhold til beløbs- og tidsangivelser. Listen indgår i den løbende rapportering til det administrative og politiske niveau. Change request listen godkendes af regionsrådet senest i forbindelse med anmodning om udbetaling af midler fra Statens Kvalitetsfond. I regionalt finansierede byggerier skal der ligeledes udarbejdes en change request liste, som godkendes af regionsrådet i forbindelse med faseskifte. 4.7 Opfølgning Opfølgning på byggeriernes økonomi, tid, kvalitet og fremdrift mv. foretages som beskrevet i kapitel 3 og efter en fast skabelon, som indgår i byggestyringsløsningen i regionens økonomisystem. Rapportering omfatter opgørelse af projektets økonomiske stade og bygningsmæssige fremdrift. Oplysninger om projektets forbrug i relation til planlagte aktiviteter skal i tilfælde af afvigelser suppleres med planlagte handlinger for sikring af overholdelse af budget og eventuelle ændringer i aktiviteter samt projekttilpasninger. Projektets økonomistruktur opbygges således, at den understøtter budgettering, styring af kontrakter og rapportering og er i overensstemmelse med krav til kontering fra ministerier mv., jf. bilaget Økonomistyring og tid. Side 25 af 39

75 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -26 af 39 Opfølgning og rapportering vil derudover følge skabelon for kvartalsrapportering fra Sundheds- og Ældreministeriet. 4.8 Effektiviseringsgevinster i kvalitetsfondsbyggerierne I henhold til Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, af d. 15. juni 2016, gælder det, at det fastsatte effektiviseringskrav til projektet skal være afledt direkte af investeringen og kunne henføres til tiltag igangsat efter det endelige tilsagn. Baseline-året udgøres således af det driftsbudgetår, som effektiviseringskravet i det endelige tilsagn er beregnet efter. Der skal findes effektiviseringer, der ligger ud over de almindelige løbende produktivitetsforbedringer. Beskrivelserne af tiltagene skal være opdelt i 3 overordnede kategorier: Bygningsrelaterede effektiviseringer Strukturelle effektiviseringer Organisatoriske effektiviseringer De overordnede kategorier opdeles yderligere på en række indsatsområder. Underopdelingen har til formål at skabe gennemsigtighed i væsentlige aktiviteter. Hospitalets ledelse skal inden for overordnede kategorier opgøre og beskrive de forventede effektiviseringsgevinster samt strategien for at realisere dem. Der skal være fokus på, hvilke centrale aktiviteter hospitalet forventer at igangsætte for at realisere gevinsterne, og hvordan der løbende kan følges op på, at arbejdet forløber planmæssigt, og at effektiviseringsgevinsterne realiseres som forudsat. Der skal rapporteres på effektiviseringsgevinster til Sundheds- og Ældreministeriet årligt. Når projektet har fået godkendt udbetalingsanmodning, fremsendes rapporteringen vedrørende effektivisering sammen med en kvartalsrapportering. Rapportering bør afspejle projektets stade. Derfor bør der være mere detaljeret rapportering ved anmodning om udbetaling af kvalitetsfondsmidler og efterfølgende. I 2017 pågår et arbejde med at konkretisere virksomhedernes arbejde med beskrivelse af effektiviseringsgevinster, herunder i hvilket omfang det fremadrettet også skal gælde regionalt finansierede byggerier. 4.9 Investeringsregnskaber Projektets ledelse udarbejder løbende investeringsregnskab, når en bevilling afsluttes. Der aflægges et særskilt revisionspåtegnet investeringsregnskab jf. byggestyringsreglerne. Retningslinjer for udfærdigelse af investeringsregnskaber fremgår af regionens byggestyringsregler samt regnskabsinstruks for kvalitetsfondsstøttet byggeri, herunder krav til revisionspåtegnelse og aktivering. Alle bevillingsregnskaber til kvalitetsfondsprojekter skal særskilt revisionspåtegnes. Side 26 af 39

76 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -27 af Risikostyring 5.0 Politik og strategi Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne i Region Hovedstaden. Ansvar for risikostyring og håndtering af risiko og usikkerhed i relation til byggeprojekterne er forankret i projektledelsen. Risikostyring er en kontinuerlig proces, som gennem systematisk anvendelse af risikostyringspolitikker, rutiner og teknikker har til formål at fastlægge risikosammenhænge og at identificere, analysere, vurdere, behandle, kommunikere, styre og overvåge risici. Risiko defineres som erkendelige fremtidige uønskede begivenheder, som kan vurderes ud fra sandsynlighed og konsekvens. Usikkerhed defineres som fremtidige uønskede begivenheder, der ikke er mulighed for at forudsige. Den overordnede målsætning for risikostyring i Region Hovedstaden er: At identificere og reducere risiko forbundet med byggeprojekterne. At skabe transparens om sandsynligheden for at nå byggeprojekternes målsætninger. At sikre proaktivitet i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau. Hver projektorganisation skal definere og dokumentere sin risikostyringspolitik og -strategi, som bør indeholde en beskrivelse af følgende elementer: Overordnede mål for risikostyringen, idet det er besluttet, at de umiddelbare overordnede risikostyringsmål, som de enkelte risici skal måles i forhold til er: o Økonomi: Projektet skal gennemføres uden budgetoverskridelser. o Tid: Projektet skal gennemføres uden forsinkelser. o Kvalitet: Det færdige byggeri skal leve op til forudsætninger for hospitalet. Ledelsens engagement og ansvarsfordeling i risikostyringsprocessen. Implementering af risikostrategien. Sikring af, at strategien er forstået og overholdes på alle niveauer i organisationen. Fastsættelse af acceptkriterier, metodevalg, dokumentations- og rapporteringsomfang og revision. Håndtering af usikkerhed i opfølgning og budgettering. Risikostyring er et ledelsesværktøj, der proaktivt skal håndtere projektets risici med henblik på at reducere de mulige skadesvirkninger på projektet. Hospitalsbyggestyregruppen har ansvaret for at sikre, at projektet afholdes inden for byggeprojektets rammer for økonomi, tid og kvalitet, således at risici kan håndteres inden for budgetrammen inkl. reserver. Ledelsen af projektorganisationen skal have en klar forståelse for anvendelsen af væsentlige risikobearbejdningsredskaber, som f.eks. reserver og Side 27 af 39

77 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -28 af 39 projekttilpasninger, og skal under projektets levetid aktivt søge at anvende og tilpasse disse til byggeprojektets aktuelle risikoprofil. Enhed for Byggestyring vil i form af risikoporteføljestyring analysere byggeprojekternes samlede risikosituation på tværs af projekterne og deraf søge at identificere måder at forebygge eller reducere risiko på byggeprojekterne. 5.1 Risikostyringsmanual I risikostyringsmanualen fastlægges retningslinjer for, hvordan risikostyring ønskes gennemført i projektorganisationerne. Manualen omhandler en beskrivelse af og retningslinjer for risikostyringsprocessen herunder gennemførelse af workshops og opfølgende handlinger, risikorapportering, anvendelse af risikostyringsværktøj samt ansvar og organisering af arbejdet med risikostyring. Af manualen fremgår også retningslinjer for risikoledelse på byggeprojekterne, herunder hvordan viden om risiko bruges i beslutningsprocesserne, der relaterer sig til byggeprojekterne. 5.2 Risikostyringssystem I Region Hovedstaden benyttes et fælles IT- baseret risikostyringsværktøj til risikostyring af de større byggesager. Værktøjet skal anvendes af projektorganisationerne til registrering, bearbejdning og rapportering af risici og af Enhed for Byggestyring til at udtrække ledelsesinformation om risici på tværs af byggerierne. 5.3 Forsikring Som et led i risikostyringen har Region Hovedstaden tegnet en fælles forsikring i Tryg, hvor de sikrede er de ved byggeprojekterne involverede parter, herunder bygherre, hospitalerne, rådgiverne, entreprenørerne og leverandørerne. Omfattet af forsikringen er kvalitetsfondsbyggerierne, Ny Psykiatri Bispebjerg, Nyt Hospital Glostrup og Sterilcentralen på Rigshospitalet. Fordelen ved denne forsikringsmodel er, at alle kontraktens parter har: Forsikringsdækning, betingelser etc. under én police. Ingen grænseflader mellem risici og mellem forskellige forsikringsselskaber. Præmien vurderes mest konkurrencedygtig. Dækningsudvidelser, som ikke kan etableres ved enkeltstående policer. Enkel skadesbehandling via uafhængig loss adjuster. Aftalen med Tryg forpligter Tryg, byggeprojektorganisationerne og deres større kontraktparter til at deltage i 2 4 årlige møder i risk management gruppen i hvert projekt. Forsikringen løber i hele projektperioden. For så vidt angår kvalitetsfondslignende projekter gælder den sædvanlige regionale forsikring. Side 28 af 39

78 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -29 af Kvalitetsstyring 6.0 Krav til kvalitetsstyring Det lovmæssige grundlag for kvalitetsstyring af statslige og statsstøttede byggeprojekter er fastlagt i Erhvervs- og Byggestyrelsens Bekendtgørelse om kvalitetssikring af byggearbejder. Parallelt hermed skal det endvidere sikres, at byggeriet realiseres med det indhold og i den kvalitet som overordnet er beskrevet i Region Hovedstaden, Koncern Økonomis mødesag med bilag, Kvalitet i Region Hovedstadens byggeprojekter, dateret 4. april og 22. april I sidstnævnte dokumenter er det beskrevet, at formålet med byggeopgaverne er at etablere de bedst mulige rammer for en effektiv drift, og at kvalitet i denne forbindelse betyder: At bygningerne er optimerede i forhold til anvendelsen. At bygningerne er fleksible. At der er fokus på patientsikkerhed. At udførelsen har en høj kvalitet og er konstrueret således at drifts- og vedligeholdelsesudgifterne er så små som muligt. At bygningerne er optimerede i forhold til energi-, vand- og elforbrug. At bygningerne ud- og indvendigt visuelt og fysisk understøtter formålet. Udgangspunktet for kvalitet er sammenhængende patientforløb, høj faglig standard, høj patientoplevet kvalitet og minimal risiko for patienterne samt effektiv ressourceudnyttelse. Disse krav skal imødekommes i forbindelse med de kommende byggerier og ombygninger. For at opnå dette er det nødvendigt at sætte en række mere byggespecifikke kvalitetskrav til projekterne, som hver for sig på forskellig vis påvirker de nævnte dimensioner i kvalitetsbegrebet. Fastlæggelsen af projektet og dermed opstillingen af projektets kvalitetsparametre sker frem til og med projekteringens afslutning i en iterativ proces. I forbindelse hermed bør der ske en prioritering, således at projektet kan tilpasses, hvis det viser sig at to eller flere af parametrene indbyrdes kolliderer, eller der ikke er økonomisk råderum til gennemførelsen af alle krav. På grundlag af ovennævnte skal arbejdet med projektspecifikke kvalitetskrav indgå i projekthåndbogen. 6.1 Krav til rådgiveres kvalitetsstyring Parallelt med den tidsmæssige og økonomiske styring af byggeriet skal det sikres, at byggeriet leveres med det indhold og den kvalitet som aftales mellem parterne, det vil sige mellem projektejer, bygherren, rådgivere, entreprenører og leverandører. Det skal indgå som et element i projektkonkurrencer og i forhandlingerne om rådgiverkontrakter, hvorledes rådgiverens kvalitetsstyring tilrettelægges så de ovenfor beskrevne krav til byggeriets kvalitet realiseres. Det aftalte indhold herom skal beskrives i den endelige rådgiveraftale. Side 29 af 39

79 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -30 af 39 Rådgiveren skal udarbejde og dokumentere et kvalitetsprogram for den enkelte opgave. Kvalitetsprogrammets niveau og omfang skal tilpasses opgavens størrelse, særlige krav, risici og kompleksitet. Supplerende information om krav til rådgiveres kvalitetsstyring fremgår af bilag 3 Kvalitetsstyring. Projektledelsen skal sikre, at rådgiveres kvalitetsstyring dokumenteres og lever op til ovennævnte krav, herunder have adgang til rådgiverens interne auditrapporter. Projektorganisationen skal have adgang til at vurdere og efterprøve rådgiverens kvalitetsprogram, herunder gennemføre audits hos rådgiveren og dennes projektorganisation, inklusive underrådgivere og konsulenter. Projektorganisationen skal endvidere sikre, at rådgivere i udbudsmaterialet stiller relevante kvalitets- og miljøkrav til entreprenører, og efterfølgende følger op herpå på en systematisk og struktureret måde. 6.2 Styring af ændringer Ændringer er fællesbetegnelsen for fravigelser og afvigelser. Ved fravigelser forstås planlagte og ønskede ændringer i allerede godkendt projektmateriale. Afvigelser er ikke-planlagte og - som udgangspunkt - uønskede ændringer fra allerede godkendt projektmateriale, ofte i form af fejl og mangler. Styring af fravigelser omfatter identifikation, beskrivelse, vurdering og analyse af fravigelsens konsekvenser for projektets medarbejdere, økonomi, tid og kvalitet samt dokumentation heraf. Styring af fravigelser er en projektledelsesopgave, herunder at sikre at vedtagne fravigelser implementeres planmæssigt, og at der til enhver tid er overblik over status af fravigelser. Fravigelser i indhold og omfang af projektet kan for eksempel være: I forhold til det, der er beskrevet for og vedtaget/tiltrådt af regionsrådet. Der er i modstrid med vedtagne standarder og politikker. Der vil påvirke andre virksomheder. Styring af afvigelser er ligeledes en projektledelsesopgave, idet der skal tages stilling til om afvigelsen kan accepteres, skal korrigeres eller om det afvigende skal kasseres. Indtrufne begivenheder, der vil kunne påvirke kvaliteten, skal rapporteres hurtigst muligt til Enhed for Byggestyring og skal derfor ikke afvente førstkommende månedsrapport. De skal dog efterfølgende indføres i oversigten i månedsrapporten. Afvigelsen og dens behandling dokumenteres med art, årsag og iværksatte handlinger og beslutninger, eventuelt ved anvendelse af en skematisk oversigt vist i princip i bilag 3 Kvalitetsstyring. I udførelsesperioden kan ændringer give anledning til ekstra krav (claims) fra entreprenører, og denne risiko skal vurderes forud for, at fravigelsen iværksættes henholdsvis afvigelsen accepteres. Side 30 af 39

80 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -31 af Dokumentation og arkivering 7.0 Krav til dokumentation og arkivering Regionens registreringspligt indebærer, at regionen har et ansvar for at registrere og dokumentere sit arbejde. I forbindelse med projektorganisationens elektronisk sags- og dokumenthåndtering skal organisationen således leve op til kravene i følgende love: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Persondataloven Arkivloven (herunder bekendtgørelse om aflevering af elektroniske arkivalier) Der skal foretages en systematisk dokumentation og arkivering både fordi Region Hovedstaden som offentlig myndighed har pligt til dette og fordi en rationel og hensigtsmæssig opgavevaretagelse tilsiger, at man skal være i stand til at genfinde afsendte og modtagne dokumenter og interne arbejdspapirer. 7.1 Digitale dokumenter Grundlaget for håndtering af digitale dokumenter og digital projektinformation vedrørende kvalitetsfondsbyggeprojekterne er Erhvervs- og Byggestyrelsens Bekendtgørelse om krav til anvendelse af Informations- og Kommunikationsteknologi i byggeri, Her stilles bl.a. krav om at projektets kommunikation delvist gennemføres og dokumenteres via et projektwebsystem. Projektering skal så vidt muligt sikres gennemført med brug af 3D bygningsmodeller, og udbud skal gennemføres digitalt med anvendelse af bygningsmodeller og beskrivende mængdebetegnelser. Aflevering af driftsdata skal foretages digitalt således, at data vil kunne afleveres i bygherrens driftssystem. Bekendtgørelsens krav om, at bygherren skal sikre, at der stilles et sikkert og effektivt projektwebsystem til rådighed for byggeprojektets parter, har regionen efterkommet ved indkøb af Byggeweb til brug i samtlige store byggeprojekter. I forbindelse hermed skal projektorganisationen sikre, at der fastsættes regler for effektiv brug af projektwebsystemet, og at der udpeges en projektwebansvarlig. Byggeprojektets parter specificeres i hvert enkelt projekt. Ved brug af Byggeweb skal alle relevante dokumenter, som knytter sig til arbejdet med projektet, forefindes på Byggeweb. 7.2 Styring af øvrige dokumenter For dokumenter som ikke styres gennem anvendelse af Byggeweb, anvendes projektets dokumenthåndteringssystem. Side 31 af 39

81 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -32 af Udbud og kontrakt 8.0 Samarbejds- og udbudsformer Vedrørende oversigt over samarbejds- og udbudsformer, såvel i forbindelse med rådgivning som ved entrepriser, henvises til Bygherrevejledning Vedrørende projektkonkurrencer har regionen udarbejdet en model for afvikling heraf, jf. procesbeskrivelse bilag 5. Specielt vedrørende indkøb af tekniske rådgivningsydelser i forbindelse med projektkonkurrencer henvises endvidere til Enhed for Byggestyrings notat Notat vedrørende behovet for juridisk bistand i forbindelse med indkøb af tekniske rådgivningsydelser på kvalitetsfondsprojekterne. 8.1 Kontraktgrundlag Arkitekter, ingeniører og totalrådgiverens rolle og opgaver er som udgangspunkt beskrevet i FRI (Foreningen af Rådgivende Ingeniører) og Danske ARKs (Danske Arkitektvirksomheder) ydelsesbeskrivelser (Byggeri og planlægning 2012, Bygherrerådgivning 2013). Hvis ydelsesbeskrivelserne anvendes som grundlag for de tekniske rådgiveres opgaver i aftalesammenhæng, skal der henvises til de konkrete afsnit, som ydelsen skal omfatte, og ikke blot til ydelsesbeskrivelsen som helhed. Grundlaget for regionens indgåelse af aftaler vedrørende rådgivning er ABR89 (Almindelige Bestemmelser om teknisk Rådgivning og bistand, 1989) og vedrørende entreprenørarbejder AB92 (Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomheder, 1992) eller ved totalentrepriser ABT93 (Almindelige Betingelser for Totalentreprise, 1993), suppleret med regionens udfyldninger og tilføjelser til ovennævnte dokumenter, som i sin helhed ligger som paradigmer på regionens intranet. Såfremt der afviges fra disse, eller foretages ændringer i regionens paradigmer, skal det ske i samarbejde med Enhed for Byggestyring, da flere kontraktskrav kan være udsprunget af politiske ønsker. 8.2 Strategi for udbud og kontrakt Styringsmanualen skal beskrive en udbudsstrategi for projektet. Strategien skal omfatte konkrete anbefalinger til, hvorledes byggeriet tænkes udbudt. Formålet med udbudsstrategien er at skabe sikkerhed for overholdelse af den økonomiske ramme for projektets gennemførelse samt sikre, at målsætninger, succeskriterier og planlægningsforudsætninger i byggeprogrammet efterleves. Det er samtidig et overordnet mål, at udbudsstrategien skal have en holdbarhed på kort og langt sigt, som kan sikre en optimal konkurrence og prissætning af projektet. Endvidere at udbudsstrategien er tilstrækkelig fleksibel til at rumme forskellige entreprisestørrelser og sammensætninger. Udbudsstrategien baseres på overvejelser vedrørende forhold som udbudsstørrelser, opførelses- og byggehastigheder, udbudsgrundlaget, kontraktsproget, udbudsmaterialet, byggepladser, udvælgelseskriterier og tildelingskriterier, udbudsprocedure for bygge- og anlægsarbejder, entrepriseprincip for bygge- og anlægsarbejder, rammeaftaler, optioner, Side 32 af 39

82 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -33 af 39 kommunikation med markedet, forbehold og digitalt udbud. Udbudsstrategien skal endvidere beskrive hvorledes projektet vil sikre, at der udføres totaløkonomiske beregninger. Strategien bør overordnet tage hensyn til: At sikre den bedst mulige konkurrence i forhold til det relevante marked. At minimere den administrative byrde for både udbyder og tilbudsgivere. Strategien for udbud af entrepriser bør endeligt fastlægges i samarbejde med totalrådgiveren og projektets bygherrerådgiver, så dennes erfaring med entreprisestørrelser, afgrænsning og opdeling af opgaven (grænseflader), kontraktperiodens længde, kendskab til markedet osv. inddrages i overvejelserne. Udbudsstrategien skal godkendes af HBSG. Side 33 af 39

83 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -34 af Kommunikation og samarbejde Grundlaget for kommunikation og samarbejde i kvalitetsfondsbyggeprojekterne og de øvrige større byggeprojekter er Region Hovedstadens strategiske indsats om hospitalsbyggeri og den til enhver tid gældende kommunikations- og pressepolitik, som på sigt udfases og erstattes af regionens åbenhedspolitik. Projekterne er herefter forpligtet til at kommunikere bredt med flere forskellige målgrupper, der omfatter medarbejdere på hospitalerne og på Region Hovedstadens øvrige virksomheder, borgere, herunder naboer og trafikanter, patienter, pårørende, pressen, patientforeninger og andre interesseorganisationer, politikere, byggefolk og øvrige interessenter, således at projektet både udadtil og indadtil fremstår som en del af en fælles fortælling om Regions Hovedstadens investering i fremtidens sundhedsvæsen. Projekternes kommunikation skal være afstemt med regionens kommunikationsstrategi for større byggeprojekter (bilag 6) og de enkelte hospitalers kommunikation og retningslinjer på området. Projekterne forventes også at samarbejde med Center for Kommunikation om centrets strategiske indsats, der handler om at skabe en fælles fortælling om fremtidens sundhedsvæsen i Region Hovedstadens gennem hospitalsbyggerierne; herunder at støtte op om og kommunikere om de i fællesskab fastlagte fælles dagsordner: Patienten i centrum, Innovative løsninger, Grønne Hospitaler, Smartere arbejdsgange & logistik. Projekterne forventes at følge det fælles visuelle univers for regionens større byggeprojekter, som definerer byggeriernes overordnede visuelle afsenderidentitet: Projekterne forventes at deltage i de løbende netværksmøder om byggekommunikation, som afholdes ca. hver anden måned, hvor også Center for Kommunikation deltager. Møderne danner rammen om samarbejde, vidensdeling og koordinering på tværs af projekter. På baggrund af ovennævnte, og suppleret med det aktuelle projekts individuelle forhold, eventuelle særlige forudsætninger og organisationsopbygning skal (der)udarbejdes en projektspecifik strategi for projektets kommunikation og samarbejde, såvel internt som med omverdenen. Kommunikationsstrategien skal indgå i styringsmanualen og bør forholde sig til følgende emner: Målgrupper for planlagt kommunikation Kommunikation i nødsituationer, eksempelvis ved ulykkeshændelser og andre uforudsete hændelser og aktuelle emner, hvor hurtig og præcis kommunikation ad de rette kanaler er nødvendig for at få overblik over situationen. Side 34 af 39

84 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -35 af 39 Kommunikationsplan - hvem må udtale sig om hvad til hvem og hvornår? Kommunikations-linjer og -rutiner, herunder samarbejde med regionens centrale kommunikationsafdeling. Tiltag vedrørende uddannelse og træning i kommunikation. Opfølgning på og evaluering af kommunikationsindsatserne. Side 35 af 39

85 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -36 af Arbejdsmiljø 10.0 Krav til arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed At stille krav til arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed medvirker til at skabe gode arbejdsvilkår såvel under selve byggeriet som i den efterfølgende brugsfase, hvilket igen vil få en positiv indvirkning på projektets økonomi og tidsplan. Det lovmæssige grundlag for arbejdsmiljø, sikkerheds- og sundhedsarbejdet i byggeprojekter er primært beskrevet i: Arbejdstilsynets bekendtgørelse om projekterendes og rådgiveres pligter m.v. efter lov om arbejdsmiljø - Bekendtgørelse 110, 2013 Arbejdstilsynets bekendtgørelse om bygherrens pligter - Bekendtgørelse 117, 2013 Region Hovedstadens vision for arbejdsmiljø er at: Regionens arbejdspladser er så sikre, sunde og attraktive, at de ansattes trivsel og arbejdsmiljøet i sig selv aktivt understøtter og fortsat udvikler regionen. Det overordnede mål er at: Alle ansatte kan udføre deres arbejde sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Sikre sunde arbejdspladser med fokus på nærvær, trivsel og udvikling. Forebygge at arbejdsmiljøet skaber fravær, nedslidning og arbejdsulykker. Såvel lovgrundlag som regionens vision og målsætning skal efterleves i regionens bestræbelser på at sikre et godt arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed på alle niveauer og i alle dele af regionens større byggeprojekter, herunder kvalitetsfondsbyggeprojekterne. I henhold til arbejdstilsynets bekendtgørelse om bygherrens pligter har bygherren, og hermed projektorganisationen, følgende overordnede forpligtelser: At udpege en koordinator for arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed i projekteringsfasen (Arbejdsmiljøkoordinator (P)), senest når projekteringen igangsættes. At udpege en koordinator for arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed i byggefasen (Arbejdsmiljøkoordinator (B)), senest når byggepladsen etableres. At sikre, at koordinatoren (P) koordinerer arbejdsmiljøarbejdet under projekteringsprocessen, herunder afgrænsning af sikkerhedsforanstaltningerne i fællesområderne, inden aktiviteterne på byggepladsen går i gang. At sikre, at koordinatoren (P) udarbejder en plan for sikkerhed og sundhed for byggepladsens indretning og drift. At sikre, at koordinatoren (P) udarbejde en journal, som indeholder en liste over særlige forhold vedrørende sikkerhed og sundhed, der bør tages hensyn til i forbindelse med eventuelle fremtidige arbejder. At sikre afholdelse af sikkerhedsmøder hver 14. dag. At sikre, at byggepladsen anmeldes til Arbejdstilsynet. Side 36 af 39

86 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -37 af 39 At medvirke til, at arbejdet kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Den praktiske del af bygherrens opgave som koordinator beskrevet ovenfor - kan overdrages til andre, men det lovmæssige ansvar er stadig bygherrens, hvilket denne ikke kan fraskrive sig. Kvaliteten af den ydelse som leveres er derfor stadig bygherrens ansvar. Med det formål at sikre et godt og ensartet arbejdsmiljø-, sikkerheds- og sundhedsniveau i alle regionens større byggerierne kan projektorganisationerne benytte sig af standardiserede formuleringer i deres beskrivelser og krav til rådgivere og entreprenører. Forslag til standardtekster fremgår af bilag 4 Arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed. Side 37 af 39

87 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -38 af Brugerinddragelse 11.0 Forudsætninger for brugerinddragelse Brugerne er i denne forbindelse defineret som driftsorganisationen, det kliniske personale samt patienterne. Hensigtserklæringer med fokus på brugerinddragelse indgår i Det politiske grundlag for byggeri i Region Hovedstaden, maj 2011, Region Hovedstadens Bruger-, patient- og pårørendepolitik, regeringens Web-håndbog om brugerinddragelse, Danske Regioners Kvalitet i regionerne Regionerne som attraktive arbejdspladser, som alle lægger vægt på vigtigheden af og opfordrer til at inddrage brugerne i planlægnings- og beslutningsprocesserne Strategi for brugerinddragelse Projektet skal udarbejde en strategi for brugerinddragelse, herunder hvordan projektets egne ressourcer inddrages, indarbejdelse af krav til relevante kompetencer i udbudsmateriale, ydelsesbeskrivelser og aftaler med rådgivere og i udbudsmateriale og kontrakter med entreprenører. Desuden bør strategien forholde sig til følgende emner: Information om projektet til brugere og omgivelser i almindelighed. Tidsmæssig brugerinddragelse, vel vidende at tidlig inddragelse i projektet giver mulighed for den største nyttevirkning af gode idéer og input. Brugerinddragelse ved mangelgennemgang, aflevering og eftersyn. Brugerinddragelse i projekterings- og byggeprocessen. Overblik over hvor brugerinddragelse kunne være relevant. Retningslinjer og krav til udvælgelse og medvirken af brugere. Systematik i formidling og erfaringstilbageføring fra brugerne til projektet. Formulering af krav om særlig kompetence og erfaring hos de medvirkende teknikere og ledere. Skabe tid og økonomi til brugerinddragelse, herunder tid og økonomi for projektets ledere og medarbejdere. Involvering af totalrådgiver og andre rådgivere. Dokumentation af brugerinvolveringen og de resultater den skaber. Side 38 af 39

88 Region Hovedstaden Punkt nr. Enhed 3 - for Revision Byggestyring af regionens byggestyringsregler og paradigme for Paradigme for Styringsmanual styringsmanual Bilag 2 - Side -39 af Ressourcestyring 12.0 Projektets ressourcestyring Ressourcer er i denne forbindelse projektets ledelse, medarbejdere, infrastruktur og arbejdsforhold. Tid og økonomi behandles særskilt i kapitel 4. Formålet med ressourcestyring er at sikre, at de nødvendige og tilstrækkelige ressourcer er til rådighed på rette tid og sted. Det er projektledelsens opgave, at de nødvendige kompetencer er tilstede, således at kravene til projektets udformning og afvikling kan opfyldes. Det er ligeledes projektledelsens opgave at sikre, at projektets opgaver altid udføres af ledere eller medarbejdere med de relevante kompetencer og med det rette forbrug af ressourcer, også set fra en økonomisk synsvinkel. For at kunne gøre dette, er det nødvendigt, at projektledelsen: Kender hinandens og medarbejdernes uddannelse, kompetencer, erfaringer og personlige egenskaber. Kender opgaverne og de udfordringer de repræsenterer. Bemander opgaverne i overensstemmelse hermed, så kompetencerne matcher opgaverne, og den enkeltes faglige og menneskelige potentiale udnyttes. Vedrørende styring af infrastruktur er det projektledelsens opgave at sørge for, at de nødvendige ressourcer i form af: Bygninger, arbejdsplads og tilhørende faciliteter. Procesudstyr, både hardware og softwareressourcer. Understøttende serviceydelser, transport, kommunikations- eller informationssystemer er til rådighed Strategi for ressourcestyring Der skal i styringsmanualen formuleres en strategi for styring af ressourcer, som skal forholde sig til følgende elementer: Krav om stillings- og/eller funktionsbeskrivelse med angivelse af ansvarsområder, opgaver, kompetence- og uddannelseskrav. Målsætning om udarbejdelse og vedligeholdelse af kompetenceoversigt for hver fase, herunder at sammenholde nødvendige kompetencer med de til rådighed værende, supplering af egne kompetencer med eksterne, match mellem egne og rådgiveres kompetencer. Beskrivelse af ansættelsespolitik - egne medarbejdere eller ekstern assistance. Tiltag vedrørende registrering af uddannelse, kompetencer og erfaring. Tiltag vedrørende uddannelse og træning. Formulering af krav om ressourcestyring hos rådgivere og entreprenører. Tilvejebringelse og vedligehold af infrastrukturelementer. Projektorganisationerne skal løbende i projektets faser foretage en vurdering af sammensætning af kompetencer i egen organisation. Sammensætningen skal ligeledes løbende dokumenteres overfor Enhed for Byggestyring. Side 39 af 39

89 Punkt nr. 3 - Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Bilag 3 - Side -1 af 1 Sekretariatet Politikerservice Kongens Vænge Hillerød Telefon Web Dato: 27. februar 2017 Rettelsesblad til sag nr. 3 Revision af regionens byggestyringsregler og paradigme for styringsmanual Side 4 i Byggestyringsreglerne tilføjes en mindre rettelse. Det rettes fra: Den lokale direktion er projektansvarlig for investeringsprojekterne, og varetager således bygherrerollen i forhold til virksomhedens projekter med mindre Center for Ejendomme er udpeget som projektansvarlig. I disse tilfælde varetages bygherrerollen af Center for Ejendomme. Til: Center for Ejendomme er fra 1. januar 2017 projektansvarlig for samtlige nye investeringsprojekter i Region Hovedstaden, og centeret varetager bygherrerollen i forhold til regionens byggeprojekter med mindre eksempelvis det enkelte hospital eller virksomhed er udpeget som projektansvarlig. I disse tilfælde varetages bygherrerollen af den lokale direktion.

90 Punkt nr. 4 - Låneoptagelse 2017 Bilag 1 - Side -1 af 1 Region Hovedstaden Sagsnr Doknr Dato Lånedispensation til refinansiering af afdrag i 2017 Region Hovedstaden har ansøgt Social- og Indenrigsministeriet om lånedispensation til refinansiering af afdrag i 2017 på 300,0 mio. kr. Det indgår i aftale om regionernes økonomi for 2017, at der for 2017 etableres en lånepulje til refinansiering af regionale afdrag inden for en ramme på 650 mio. kr. Puljen er udmøntet under hensyntagen til den enkelte regions likviditetsmæssige stilling. Social- og Indenrigsministeriet skal på den baggrund meddele Region Hovedstaden en lånedispensation til refinansiering af afdrag i 2017 på 123,2 mio. kr. Låntagningen skal ske på de vilkår, der fremgår af ministeriets bekendtgørelse nr af 17. december 2013 om regionernes låntagning og meddelelse af garantier mv. Den tilsynsførende statsforvaltning er underrettet om ovenstående. Med venlig hilsen Birgitte Olesen

91 Punkt nr. 4 - Låneoptagelse 2017 Bilag 2 - Side -1 af 2 Center for Økonomi Finans og SAP Kongens Vænge 2 DK Hillerød Direkte Journal nr.: Dato: 14. februar 2017 Rente og løbetidsforudsætninger for de enkelte lånoptagelser i Låneoptagelse på 123,2 mio.kr. til refinansiering af årets afdrag i Lånets løbetid fastlægges til 10 år og optages som stående lån. Lånetypen er et variabelt forrentet lån i danske kroner. Rentebetalinger: kvartårlig Den effektive rente er niveaumæssig på mellem 0,0 pct. - 0,25 pct. p.a. i danske kroner Region Hovedstaden har den 10. august 2016 ansøgt om lånedispensation på 300 mio. kr. af den afsatte lånepulje på 650 mio. kr. Ministeriet har den 9. september 2016 meddelt dispensation til låneoptagelsen på 123,2 mio. kr. Som bilag er vedlagt regionens ansøgning samt dispensationen fra ministeriet. Dette er i overensstemmelse med ministeriets bekendtgørelse nr fra af 17. december Låneoptagelse vedrørende energibesparende foranstaltninger på 77,1 mio. kr. forventes hjemtaget ultimo Lånets løbetid fastlægges til 10 år og optages som stående lån. Lånetypen er et variabelt forrentet lån i danske kroner. Rentebetalinger: kvartårlig Den effektive rente er niveaumæssig på mellem 0,0 pct. - 0,25 pct. p.a. i danske kroner Til lånefinansiering af energibesparende foranstaltninger er der givet en generel dispensation til at optage lån. Dette er i overensstemmelse med ministeriets bekendtgørelse nr fra af 17. december Side 1 af 2

92 Punkt nr. 4 - Låneoptagelse 2017 Bilag 2 - Side -2 af 2 Rammer for låneoptagelse vedrørende kvalitetsfondsprojekterne. Finansieringen af projekterne sker ved en statslig finansiering af investeringstakten fra den statslige kvalitetsfond på 59,78 pct. og en egenfinansiering på 40,22 pct. Egenfinansieringen er opdelt i en finansiering på 27,72 pct., som finansieres via de hensatte midler til kvalitetsfondsprojekter, som er afsat på en deponeringskonto. De resterende 12,5 pct. kan lånefinansieres, hvis der er behov herfor. Da ministeriet er af den opfattelse, at regionerne skal anvende de opsparede midler, før der udbetales likviditetstilskud fra staten, er der forudsat nedenstående lånoptagelser i Lånoptagelsen forventes hjemtaget 2. halvår Dog tages der højde for forbrugsudvikling i 2017 på kvalitetsfondsprojekterne. * Fastlagt i finansieringsprofil december 2016 jf. bilag 3. Låneoptagelsen er fastlagt ud fra ministeriets reviderede finansieringsprofil december Det anbefales, at lånoptagelserne til kvalitetsfondsprojekterne optages som tre variabelt forrentet stående lån med kvartårlig rentefastsættelse med en løbetid på 5 år. Der tages herefter stilling udgiftsprofil på lånene. Løbetiden fastlægges til 5 år for alle lån og optages som stående lån. Lånetypen er et variabelt forrentet lån i danske kroner. Rentebetalinger: kvartårlig Den effektive rente er niveaumæssig på mellem 0,0 pct. - 0,25 pct. p.a. i danske kroner Side 2 af 2

93 Punkt nr. 4 - Låneoptagelse 2017 Bilag 3 - Side -1 af 1 Region Hovedstaden Slotsholmsgade København K Telefon oim@oim.dk Sagsnr Doknr Dato Vedr. lånedispensation til energiinvesteringer i det kvalitetsfondsstøtte sygehusbyggeri i Herlev Region Hovedstaden fremsendte den 2. juli 2014 ansøgning om lånedispensation til energiinvesteringer i det kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri i Herlev på 40,421 mio. kr. i 2009 pris- og lønniveau. Ved brev af 3. oktober 2014 blev Region Hovedstaden tildelt en forhåndsgodkendelse af den ansøgte lånedispensation. Sundheds- og Ældreministeriet har ved skrivelse til Region Hovedstaden af 22. december 2016 bl.a. oplyst en revideret finansieringsprofil for regionens kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri i Herlev. I den reviderede finansieringsprofil for Nyt Herlev Hospital indgår lånedispensationen til energiinvesteringer i Økonomi- og Indenrigsministeriet kan på den baggrund endeligt godkende Region Hovedstadens ansøgte lånedispensation til energiinvesteringer. Region Hovedstaden kan derfor i 2017 optage lån til energiinvesteringer i Nyt Herlev Hospital på 40,421 mio. kr. i 2009 pris- og lønniveau, som reguleret med det seneste regionale pris- og lønindeks for anlægsområdet udgør 46,071 mio. kr. i 2017 pris- og lønniveau. Det skal bemærkes, at Region Hovedstaden er forpligtet til at meddele Økonomi- og Indenrigsministeriet, hvis der foretages ændringer i projektet i forhold til forudsætningerne for den godkendte lånedispensation, herunder arealforudsætninger samt forudsætningen om klassificering som bygningsklasse 2020, jf. brev fra Økonomi- og Indenrigsministeriet af 29. juni 2012 om budgetlægningen for Det skal endvidere bemærkes, at provenu og overdragelsesværdier fra salg af ejendomme skal anvendes til nedbringelse af evt. belåning af regionens kvalitetsfondsstøttede projekter, jf. 4 i ministeriets bekendtgørelse nr. 822 af 23. juni 2016 om regional medfinansiering af kvalitetsfondsinvesteringer i en moderne sygehusstruktur i Låntagningen skal ske på de vilkår, der fremgår af ministeriets bekendtgørelse nr af 17. december 2013 om regionernes låntagning og meddelelse af garantier mv. Statsforvaltningen er underrettet om ovenstående. Med venlig hilsen Dorte Lemmich Madsen

94 Punkt nr. 5 - Henvendelse til sundhedsministeren om kvalitetsfondsprojektet Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 2 - Side -1 af 2 Regionsrådsformanden Kongens Vænge Hillerød Minister for Sundhed Karen Ellemann Holbergsgade København K Telefon Mail regionsraadsformand@regionh. dk Web Journal nr Dato: Kære Karen Ellemann Region Hovedstaden opfører kvalitetsfondsprojektet Nyt Hospital Nordsjælland som et helt nyt akuthospital for optageområdet Nord. Med baggrund i de fortsat stigende byggepriser måtte regionsrådet i juni 2016 beslutte, at reducere projektet i areal, og dermed videreføre projektet med 92 færre senge og 25 færre ambulatorierum. Det nye akuthospital har derfor nu 570 senge og 105 ambulatorierum. Der er i dispositionsforslaget indarbejdet strategier for udvidelse med produktionskøkken, senge og ambulatorierum. På denne baggrund fandt regionsrådet det forsvarligt, at foretage reduktion af antal senge og ambulatorier, men der blev under sagens behandling givet udtryk for bekymring over, om den reducerede kapacitet vil være tilstrækkelig til at varetage hospitalets opgaver som akuthospital for planområde Nord i regionen, herunder henset til befolkningsudviklingen. Regionen fik i februar 2015 afslag fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse på at opføre hospitalet med et produktionskøkken, selv om regionen foreslog egenfinansiering. Det nuværende dispositionsforslag indeholder derfor kun et modtagekøkken, hvor patientkosten skal leveres andetsteds fra. Regionsrådet er fortsat af den opfattelse, at et produktionskøkken er et nødvendigt led i etableringen af et moderne akuthospital med mulighed for at tilpasse kosttilbud til patienterne individuelt. Dertil kommer de miljømæssige ambitioner om at omlægge kostproduktionen indenfor rammerne af økologi, bæredygtighed og lokalt producerede fødevarer, hvilket bedst kan realiseres i et produktionskøkken på hospitalet. Regionsrådet arbejder på at opføre et helstøbt hospital, som kan møde fremtidens udfordringer. Reduktionerne i senge og ambulatorierum samt det manglende produktionskøkken gør det vanskeligere at nå dette mål. Jeg vil derfor på hele regionsrådets vegne bede dig overveje ministeriets holdning til udvidelse af investeringsrammen for kvalitetsfondsprojektet Nyt Hospital Nordsjælland. Ved et positivt tilsagn vil regionsrådet med egen finansiering kunne prioritere opførelse af et produktionskøkken, senge og ambulatorierum i den videre projekte-

95 Punkt nr. 5 - Henvendelse til sundhedsministeren om kvalitetsfondsprojektet Nyt Hospital Nordsjælland Bilag 2 - Side -2 af 2 ringsproces. Et positivt tilsagn vil derfor ikke have konsekvenser for den statslige kvalitetsfonds økonomiske engagement i projektet. Af hensyn til mulighederne for en hensigtsmæssig indpasning i projekteringsarbejdet for Nyt Hospital Nordsjælland skal jeg bede dig om en tilkendegivelse af din holdning inden udgangen af dette kvartal. Med venlig hilsen Sophie Hæstorp Andersen Side 2

96 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag Aftalenr. 1 - Side af 22 UDKAST TIL AFTALE VERSION 2 OM DRIFT AF ALMEN LÆGEPRAKSIS I REGION HOVEDSTADEN Sagsnr af 22

97 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -2 af 22 Indholdsfortegnelse 1 AFTALENS PARTER OG AFTALEGRUNDLAG Køber Sælger Aftalegrundlag Aftalenummer AFTALEPERIODE Prøveperiode Forlængelse af aftalen option på prolongation Ekstraordinær ophævelse AFTALENS OMFANG OPTIONER MÅLSÆTNING SAMT KVALITETS- OG SERVICEKRAV SÆLGERS YDELSER Undersøgelse og behandling Generelt Orientering af Køber samt udtalelse fra Sundhedsstyrelsen Orientering af Køber Udtalelse fra Sundhedsstyrelsen Loyalitetsforpligtelse Afvisning af konsultation, undersøgelse eller behandling KVALITETSSIKRING OG AKKREDITERING Kvalitetsmål og acceptniveau KONTRAKTOPFØLGNING SAMARBEJDE, KOMMUNIKATION OG RETTIGHEDER Rettigheder Datasikkerhed Offentlighed PRIS Prisregulering Prisregulering ved forlængelse af aftaleperioden Dokumentation af prisreguleringer Afgifter Sikkerhedsstillelse BETALINGSBETINGELSER Fakturaens form og indhold BESTILLING OG LEVERING LOVE, MYNDIGHEDSKRAV OG TAVSHEDSPLIGT SOCIALE KLAUSULER UDDANNELSE, KURSER OG UDVIKLING SÆLGERS OVERDRAGELSE AF FORPLIGTELSER OG TILGODEHAVENDER MANGLER Bod ved mangler Sagsnr.: version 1, september /22

98 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -3 af FORSINKELSE Bod ved forsinkelse FORCE MAJEURE SÆLGERS HÆFTELSE OG ERSTATNINGSANSVAR SAMT FORSIKRING OPHÆVELSE LOVVALG OG TVISTIGHEDER BILAGSOVERSIGT: Kontraktbilag: Bilag 1: Rettelsesblade samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Bilag 2: Kravspecifikation Bilag 3: CTM Tilbudsliste Bilag 4: Generelle oplysninger om Region Hovedstaden Bilag 5: Overenskomst om almen praksis Bilag 5A: Afvigelser fra overenskomsten om almen praksis. Bilag 6: Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og betinget hæftelse Bilag 7: Databehandleraftale Bilag 8, Sikkerhedsbekendtgørelse (bilag til databehandleraftalen) Bilag 9, Informationssikkerhedspolitik (bilag til databehandleraftalen) Bilag 10, Fællessikkerhedsbestemmelser (bilag til databehandleraftalen) Bilag 11, Skema til kvartalsvis indberetning Bilag C, Skema til oplysning om faglig formåen vedr. lægeligt personale og andet personale Sagsnr.: version 1, september /22

99 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -4 af Definitioner Ved ambulant forstås et forløb, hvor patienten ikke er indlagt hos leverandøren. Ved autorisationslov forstås den til enhver tid gældende lov om autorisation af sundhedspersoner og om sundhedsfaglig virksomhed, jf. nu lov nr. 451 af 22. maj 2006 med senere ændringer, som optrykt i lovbekendtgørelse nr af 17. december Ved dag forstås kalenderdag. Ved henvisende enhed forstås den, der de facto foretager henvisningen af patienten. Ved helligdage forstås alle officielle danske helligdage, 1. maj, grundlovsdag, juleaftensdag samt nytårsaftensdag. Ved hverdage forstås mandag til fredag bortset fra helligdage. Ved kliniske serviceydelser forstås blodprøver, histologiske undersøgelser, patologiske undersøgelser, mv., som er nødvendige for undersøgelse og behandling. Ved kontrakten forstås denne kontrakt med kontraktbilag. Ved lov om klage- og erstatningsadgang forstås den til enhver tid gældende lov om klage- og erstatningsadgang indenfor sundhedsvæsenet, jf. nu lov nr. 547 af 24. juni 2005 med senere ændringer om klage- og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet, som optrykt i lovbekendtgørelse nr. 24 af 21. januar Ved rammeaftale forstås en kontrakt, der fastlægger vilkårene for levering, uden der på forhånd er aftalt en bestemt mængde, der skal aftages under rammeaftalen. Der er således ikke garanteret nogen minimumsomsætning. Ved samlet forløb forstås et patientforløb, hvor alle til behandlingen hørende ydelser indeholdt i den angivne pris, inkluderer alle nødvendige præoperative, peroperative og postoperative undersøgelser og behandlinger i forbindelse med indgrebet / behandlingen. Ved sundhedsloven forstås den til enhver tid gældende sundhedslov med ændringer, senest optrykt i lovbekendtgørelse nr. 913 af 13/07/2010 samt 227, stk Sagsnr.: version 1, september /22

100 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -5 af 22 Denne aftale vedrører drift af almen lægepraksis og er indgået på baggrund af reglerne om indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser i udbudsloven, jf. lov nr af 15. december 2015 og som et offentligt udbud under light regimet, jf. udbudslovens AFTALENS PARTER OG AFTALEGRUNDLAG 1.1 Køber Region Hovedstaden Center for Sundhed Kongens Vænge 2 DK 3400 Hillerød v/region Hovedstaden Center for Økonomi Strategisk Indkøb Blok C, 1 sal Kongens Vænge 2 DK 3400 Hillerød CVR-nr Kontaktpersoner vedr. almen Praksis forhold: Tlf. nr XXXX XXXX@regionh.dk Kontaktperson vedr. aftalen: Tlf. nr XXXX XXXX@regionh.dk 1.2 Sælger CVR nr.: Kontaktperson: Tlf.nr. Fax nr. Sagsnr.: version 1, september /22

101 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -6 af Aftalegrundlag Aftalen indgås som en rammeaftale. Aftalen består af nærværende dokument samt bilag i henhold til bilagsoversigten. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem bilagene og nærværende dokument, har aftalen forrang. 1.4 Aftalenummer Købers aftalenummer er: Købers aftalenummer skal anføres som reference på samtlige dokumenter og korrespondance vedr. denne aftale. 2 AFTALEPERIODE Aftaleperioden træder i kraft den XX. XXXX 20XX og løber frem til og med XX. XXXXX 20XX. Såfremt aftalen ikke forlænges, jf. pkt. 3.2, udløber denne uden særskilt opsigelse. 2.1 Prøveperiode De første 6 måneder af aftaleperioden er prøvetid. Såfremt samhandlen efter Købers vurdering forløber tilfredsstillende, fortsætter aftalen indtil udløb. I modsat fald kan Køber opsige aftalen med et skriftligt opsigelsesvarsel på 30 dage til den 1. i en måned, senest den dag hvor prøvetiden udløber. 2.2 Forlængelse af aftalen option på prolongation Køber har option på at kunne forlænge aftalen 2 gange af op til 12 måneder. Forlængelse sker med 3 mdr. varsel til den 1. i måneden. 2.3 Ekstraordinær ophævelse I tilfælde af at Købers organisation nedlægges, eller at opgaven overgår til en anden offentlig organisation i forbindelse med omlægning af den offentlige struktur, er Køber berettiget til at ophæve aftalen med 6 måneders varsel. Hvis udbuddet vedrørende de af nærværende aftale omfattede produkter indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Købers beslutning om at tildele Sælger aftalen annulleres, eller Køber pålægges at bringe aftalen til ophør, er Køber berettiget til at opsige aftalen med et efter de konkrete omstændigheder passende varsel alene mod betaling af Sælgers positive udgifter i anledning af opsigelsen (negativ kontraktinteresse). Sagsnr.: version 1, september /22

102 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -7 af 22 3 AFTALENS OMFANG Nærværende aftale omfatter drift af almen lægepraksis, jf. bilag 5. Aftalen omfatter drift af lægepraksis til betjening af forventelig XXXX patienter. Køber giver ingen garanti for mindste omsætning eller antallet af patienter, idet dette antal er variabelt. Antallet varierer bl.a. som følge af den naturlige til- og afgang af patienter på grund af eksempelvis til- og fraflytninger i området og dødsfald. Aftalen vedrører den fulde drift af lægepraksis. Sælger vil som led i driften være ansvarlig for ansættelser af det nødvendige personale og sikring af tilstrækkelig lægekapacitet i forhold til patientantallet samt indkøb af kliniske forbrugsvarer. Kvalitetsniveauet i Sælgers ydelser skal være i overensstemmelse med det til enhver tid gældende tilbud om almen lægepraksis, jf. bilag 2, der dermed bestemmer tilgængelighed, åbningstider, mv. Sælger skal udføre driften af almen lægepraksis indenfor det geografiske planlægningsområde, der nærmere vil blive specificeret i forbindelse med udbudsbekendtgørelsen. Sælger skal herudover levere sine ydelser i overensstemmelse med bilag 2, bilag 5, samt bilag 5A. Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse forventes ikke at finde anvendelse, da der ikke i forbindelse med nærværende udbud forudsættes overdraget materiel eller personel til den Sælger, der får tildelt aftalen. Under alle omstændigheder vil en eventuel virksomhedsoverdragelse være Køber uvedkommende. 4 OPTIONER Ikke relevant 5 MÅLSÆTNING SAMT KVALITETS- OG SERVICEKRAV Rammeaftalen skal understøtte Købers virksomheders overordnede målsætning om at kunne levere behandling på et højt niveau og skal ske under hensyntagen til Købers indkøbspolitiske målsætning om, at Købers indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og sikkerhed, herunder opretholdelse af en høj patientsikkerhed og hygiejnestandard til gavn for patienter og personale samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler. Mindstekrav fremgår af bilag 2, Kravspecifikation med henvisninger. Sælger har desuden forpligtet sig ved besvarelse af udbudsbetingelsernes pkt. 13. Sagsnr.: version 1, september /22

103 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -8 af 22 6 SÆLGERS YDELSER Aftalen vedrører levering af ydelser i henhold til bilag 2, Kravspecifikation. Sælgers ydelser skal til enhver tid opfylde de krav og beskrivelser, der fremgår af aftalen inkl. alle bilag, herunder krav til ydelsernes udførelse, Sælgers personale, kvalitet og dokumentation mv. Det beskrevne niveau skal holdes på uændret niveau i hele aftaleperioden. Sælgers ydelser omfatter alle nødvendige undersøgelser og behandlinger omfattet af bilag 2 og bilag 5 samt bilag 5A. Sælger er forpligtet til at sikre, at de til enhver tid gældende regler for privat virksomhedsudøvelse, lægefaglig patientbehandling og sundhedsfaglig virksomhed i øvrigt samt regler om håndtering af helbredsoplysninger og øvrige personhenførbare oplysninger i denne sammenhæng opfyldes og overholdes ved levering af ydelser omfattet af aftalen. Sælgers læger og øvrigt sundhedspersonale skal kommunikere forsvarligt og forståeligt på dansk med patienter, pårørende og andet sundhedspersonale uden mellemkomst af 3. part, jf. udmelding fra Sundhedsstyrelsen: Ifølge autorisationsloven er det et krav, at enhver læge også læger med midlertidig autorisation skal udøve lægevirksomhed med omhu og samvittighedsfuldhed. Denne bestemmelse dækker også en forsvarlig kommunikation med patienter, pårørende, andet sygehuspersonale m.fl. Det er ansættelsesmyndigheden, der skal vurdere, om lægen kan leve op til lægelovens krav herom.. Tolkebistand er således kun acceptabelt, såfremt behovet herfor er begrundet i patientens manglende danskkundskaber. Faktureringen ved tolkebistand sker mellem tolkebureauet og Sælger, hvor Sælger efterfølgende fakturer Køber. Sælger er forpligtet til at anvende Region Hovedstadens tolkeaftaler (sundhed.dk, vejledning om tolkebistand). Det kræves ligeledes, at alle deltagende læger kan læse og forstå patientens henvisning uden 3. parts mellemkomst, jf. bilag 2. Sælger er udover de oplysningsforpligtelser, der fremgår andre steder i aftalen, forpligtet til at imødekomme enhver anmodning om oplysninger og redegørelser fra Køber samt til at afgive de oplysninger og redegørelser, som kan kræves i medfør af den til enhver tid gældende lovgivning, herunder krav til førelse af journaler for patienterne, redegørelser for undersøgelses- og behandlingstilbud, overholdelse af faglige referenceprogrammer, oplysninger om procedurer ved patientinformation, orientering om ventetid til konkrete behandlinger, indberetning af utilsigtede hændelser og oplysninger vedrørende behandling af patienter i henhold til aftalen, jf. bilag 2. Listen i bilag 2 er ikke udtryk for en udtømmende opregning af de lovgivningsmæssige forpligtelser, der gælder på tidspunktet for aftalens ikrafttræden. Ved videregivelse af oplysninger i forbindelse med eller efter endt behandling hos Sælger, er Sælger forpligtet til at sikre, at de til enhver tid gældende regler om håndtering af helbredsoplysninger og øvrige personhenførbare oplysninger opfyldes og overholdes, herunder regler om indhentelse af samtykke fra patienter. Sælger er forpligtet til at sikre, at der er udpeget en behandlingsansvarlig læge og til at overholde de til enhver tid gældende regler vedrørende indrapportering af oplysning om den behandlingsansvarlige læge til Sundhedsstyrelsen. Såfremt der sker ændringer vedrørende den behandlingsansvarlige læge i aftalens løbetid, herunder udpegning af en ny behandlingsansvarlig Sagsnr.: version 1, september /22

104 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -9 af 22 læge, skal Sælger samme dag som en eventuel ændring accepteres af Sundhedsstyrelsen, fremsende dokumentation herfor til Køber. Den behandlingsansvarlige læge er forpligtet til at påse, at den sundhedsfaglige virksomhed, som udøves hos Sælger, udføres i overensstemmelse med god faglig praksis og med de pligter mv., der i øvrigt er fastsat i den til enhver tid gældende lovgivning. Epikriser og henvisninger over udførte undersøgelser og behandlinger udfærdiges af Sælger og fremsendes til pågældende institution i tilfælde af patienten henvises videre. Køber er berettiget til at føre kontrol med Sælgers ydelser. Køber kan foretage kontrol i form af besøg ved Sælger eller dennes underleverandører. Køber kan derudover forlange, at der fremlægges den dokumentation, der er nødvendig for at bedømme, om Sælgers ydelser er kontraktmæssige. Hvis disse tiltag viser, at Sælgers ydelser ikke er kontraktmæssige og medfører udgifter af betydning, skal Sælger afholde udgifter for egen regning. Sælger er forpligtet til at yde Køber bistand i forbindelse med kontroltiltag. 6.1 Undersøgelse og behandling Generelt Sælger er forpligtet til at sikre, at der i henhold til aftalen alene udføres de behandlinger, som Sælger og dennes personale besidder den fornødne lægefaglige kompetence og godkendelse(-r) til at udføre, herunder Sundhedsstyrelsens godkendelse i henhold til den til enhver tid gældende autorisationslov, kompetencer og godkendelse(-r) i forhold til kommende specialeudmelding(-er) fra Sundhedsstyrelsen. Sælger er endvidere forpligtet til at sikre, at de af aftalen omfattede ydelser udføres i overensstemmelse med god lægeskik, og at der udvises den fornødne omhu og samvittighedsfuldhed, herunder også ved benyttelse af medhjælp, ordination af lægemidler mv., jf. gældende lovgivning, herunder den til enhver tid gældende autorisationslov. Sælger er forpligtiget til at inddrage og have dialog med patienten under hele undersøgelses- og behandlingsforløbet. Sælger skal oplyse de pågældende lægers personlige erfaring med det / de pågældende undersøgelser / behandlinger, der påregnes at skulle udføres, jf. bilag C. Køber forbeholder sig ret til at kræve, at Sælger udskifter medarbejdere, herunder tillige eventuelle underleverandørers medarbejdere, der giver anledning til gentagen eller alvorlig berettiget kritik. Sælger skal desuden oplyse om lægeskift, herunder nyansættelser. Liste over godkendte læger skal til enhver tid foreligge og kunne fremsendes. Køber kan afvise den behandlende læge, hvis det skønnes, at den pågældende ikke besidder den fornødne erfaring, jf. pkt. 17. Sagsnr.: version 1, september /22

105 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -10 af 22 Sælger er forpligtet til at informere Køber, hvis der sker væsentlige ændringer i de forhold, der er oplyst. Ydelserne leveres på de faglige vilkår, jf. kravene i bilag 2 og bilag 5. Herunder til den pris, der fremgår af bilag 3, CTM Tilbudslisten. Sælger er forpligtet til at informere patienten i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler, herunder til at informere patienten løbende under hele undersøgelses- og behandlingsforløbet. 6.2 Orientering af Køber samt udtalelse fra Sundhedsstyrelsen Orientering af Køber Sælger er forpligtet til uden ugrundet ophold at orientere Køber om ethvert forhold, der har eller kan få betydning for Sælgers opfyldelse af aftalen, herunder ændringer i de forhold, som forelå ved underskrift af aftalen, og som er af betydning for opfyldelse af denne. Herudover gælder Sælgers almindelige oplysningspligt og loyalitetsforpligtelse, jf. afsnit 6.3, sideløbende med aftalens bestemmelser Udtalelse fra Sundhedsstyrelsen Køber forbeholder sig ret til hver en tid at anmode Sundhedsstyrelsen om rådgivning og udtalelse vedrørende Sælgers forhold. 6.3 Loyalitetsforpligtelse Sælger og Køber er forpligtet til loyalt at efterleve aftalen og i øvrigt agere loyalt over for hinanden i spørgsmål vedrørende aftalen. Sælger er herudover forpligtet til at sikre, at der ikke gives information eller vejledning til patienter med det formål eller den følge, at gældende overenskomst om almen praksis omgås eller misbruges, med mindre andet fremgår specifikt i aftalen eller aftalens bilag. Sælger er tilsvarende forpligtet til at sikre, at adgangen til afvisning af patienter som følge af lægefaglige årsager eller patientens tilstand ikke misbruges, herunder anvendes i tilfælde, hvor det reelt er andre forhold, der gør sig gældende, jf. pkt. 6.4 Køber er i alle tilfælde, hvor der er sket afvisning af en patient berettiget til at indhente en uddybende og dokumenteret skriftlig redegørelse fra Sælger om baggrunden for afvisningen. 6.4 Afvisning af konsultation, undersøgelse eller behandling Sælger kan i særlige tilfælde af lægefaglige årsager afvise at undersøge eller behandle en patient. Sælger kanskal herunder afvise en patient, der på grund af misbrug eller andre forhold af betydning for et samarbejde skønnes uegnet til behandling omfattet af bilag 2. Afvisning på denne baggrund Sagsnr.: version 1, september /22

106 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -11 af 22 anses for afvisning af lægefaglige årsager. Sælger skal informere køber om ovenstående, således at anden aftale kan tilbydes patienten. Såfremt undersøgelse eller behandling af patienten afvises, skal Købers enhed og patienten uden unødigt ophold orienteres skriftligt om årsagen hertil. 7 KVALITETSSIKRING OG AKKREDITERING Der skal være etableret et kvalitetsstyringssystem herunder en kvalitetsorganisation med ledelsesrepræsentation. Systemet skal understøtte at procedurer (undersøgelser, indgreb, behandlinger, patientinformation mv.) sker på et højt læge- og plejefagligt niveau og sikre, at alle retningslinjer fra offentlige myndigheder samt de i kontrakten anførte specifikke krav overholdes. Herunder også non kliniske regelsæt så som brandinstrukser mv. Sælgers overordnede kvalitetsstyringssystem skal ved Købers anmodning kunne fremvises umiddelbart og dokumentere, at systemet følges. Sælger skal når tilslutning til akkrediteringssystemet Den Danske Kvalitetsmodel tilbydes aktivt arbejde for at blive omfattet af Den Danske Kvalitetsmodel. De nærmere vilkår for deltagelse aftales mellem Sælger og Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet (IKAS). Når Sælger tilbydes tilslutning til Den Danske Kvalitetsmodel indebærer dette, at Sælger skal søge akkreditering af IKAS efter almen praksis i Den Danske Kvalitetsmodel. Såfremt Sælger ikke kan akkrediteres i henhold til standarderne i Den Danske Kvalitetsmodel, har Køber ret til at hæve kontrakten, jf. punkt 21. Såfremt Sælger er eller bliver tilsluttet Den Danske Kvalitetsmodel, skal Sælger fra tidspunktet for tilslutning efterleve kravene heri, uanset om disse måtte være mere vidtgående end de krav, der fremgår af kontrakten, særligt dennes bilag 2 og bilag 5. Det påhviler Sælger at dokumentere kvaliteten af den behandling, der er omfattet af kontrakten i form af regelmæssig indberetning af virksomhedens aktiviteter til de relevante kliniske kvalitetsdatabaser, som er godkendt af Det Faglige Forum for Kliniske Databaser, samt at overholde relevante faglige referenceprogrammer. Sælger skal kunne redegøre for, at de faglige referenceprogrammer overholdes. Det påhviler ligeledes Sælger at rapportere til ydelsesregisteret. Sælger skal sikre en komplet registrering af patienter ved månedlig afregning med Køber. Sælger skal sikre, at der kvartalsvis tages højde for nedenstående punkter, således at der rapporteres til Køber i det tilfælde, der er fortaget ændringer. Rapporten, bilag 11, fremsendes til Køber (Center for Sundhed). Virksomhedsansvarlig læge. Antal af ansatte samt ændringer i behandlende læge. Antal af komplikationer, samt arten. Dette gælder både ukomplicerede der er håndteret af klinikken samt komplicerede der er viderevisiteret til et af Region Hovedstadens hospitaler. Sagsnr.: version 1, september /22

107 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -12 af 22 Antal af indberettede utilsigtede hændelser, samt arten. Klager over Sælger, jf. afsnit 7.2. Patientforsikrings sager, jf. afsnit 7.2. Ændringer i procedurer og instrukser, jf. kontraktbilag 2. Evt. resultat af Akkreditering eller resultat af inspektion fra Køber. Sælger bør anvende det med kontrakten medfølgende skema, kontraktbilag 11. Køber har ret til hvert kvartal enten samtidig med modtagelsen af kvalitetsrapporten eller i forbindelse med evalueringen af denne, at foretage journalaudit for et antal patientforløb udvalgt af Køber, med deltagelse af Købers sundhedsfaglige repræsentanter. Køber har ret til, når vurderingen af kvalitetsrapporten er tilendebragt at indkalde Sælger til opfølgende møde. Køber har ligeledes ret til at foretage ovennævnte journalaudit samt audit af Sælgers klinik og kvalitetsstyringssystem, såfremt en reklamation vurderes af så alvorlig karakter, at Køber finder det nødvendigt. På Købers anmodning skal Sælger dokumentere for indberetning til kvalitetsdatabaser. 7.1 Kvalitetsmål og acceptniveau Kvalitetsmålet for de enkelte ydelser er lig med de stillede krav, som fremgår af nærværende kontrakt inkl. bilag. Alle krav, det være sig til de primære ydelser som de sekundære (fx fakturaer), skal være opfyldt 100 %, med mindre andet fremgår specifikt af aftalen inkl. bilag. Såfremt målet for en given ydelse ikke måtte være defineret i nærværende kontrakt inkl. bilag, aftales målepunkter, som er sigende for, om resultatet er opnået, såfremt blot en af parterne begærer dette. 7.2 Erstatnings- og klageregler Patienter, der i henhold til kontrakten behandles hos Sælger, er omfattet af reglerne i lov om klageog erstatningsadgang. Det påhviler enhver ansat hos Sælger, som bliver bekendt med skader, der må forventes omfattet af lov om klage- og erstatningsadgang, at informere patienten herom samt i fornødent omfang at bistå med anmeldelse til Patienterstatningen. Sælger er forpligtet til at udlevere enhver oplysning til Patienterstatningen, som af Patienterstatningen skønnes at have betydning for behandling af anmeldelsen. Sælger er endvidere forpligtet til at vejlede patienter henvist til behandling i henhold til kontrakten om klagemulighederne vedrørende den sundhedsfaglige behandling (Styrelsen for Patientsikkerhed) herunder adfærdsklager samt om Patienterstatningsordningen. Derudover er Sælger forpligtet til skriftligt at orientere den henvisende enhed og bopælsregionen om eventuelle klagesager og patientforsikringssager opstået i forbindelse med Sælgers behandling af patienter i henhold til kontrakten. Såfremt patienten ikke giver samtykke til en sådan orientering, må Sælger alene foretage orienteringen uden nævnelse af patientens navn, CPR-nr. eller andre personhenførbare oplysninger (anonym ikke patientidentificerbar orientering). Sagsnr.: version 1, september /22

108 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -13 af 22 Sælger er endvidere forpligtiget til at informere patienten om muligheden for at indberette utilsigtede hændelser (UTH). 8 KONTRAKTOPFØLGNING Parterne afholder møder i henhold til krav herom i bilag 2. Møderne vil i det 1. kontrakt år være hvert kvartal og derefter i den øvrige kontraktperiode 2 gange årligt. Køber har til enhver tid ret til at gennemføre audit af de leverede tjenester eller behandlede sager, jf. pkt. 7. Audit kan gennemføres af Køber, og Sælger skal stille den fornødne assistance til rådighed for en smidig afvikling. 9 SAMARBEJDE, KOMMUNIKATION OG RETTIGHEDER Samarbejde og kommunikation følger af bilag 2, bilag 5 og bilag 5A. For at gøre samarbejdet så effektivt som muligt er Sælger forpligtet til at have en enkelt kontaktperson for aftalen. Kontaktpersonen skal med bindende virkning for Sælger kunne indgå alle aftaler vedrørende den løbende opfyldelse af nærværende aftale, og alle henvendelser vedrørende nærværende aftale med bindende virkning skal kunne rettes til denne. Kontaktperson: (indsættes ved kontraktunderskrift) Såfremt Sælger ønsker at tilknytte en ny kontaktperson til aftalen, adviseres Køber herom senest en måned forud herfor. Køber kan begære en kontaktperson fjernet fra aftalen, såfremt der foreligger saglige grunde herfor, og Sælger er i givet fald forpligtet til at stille med en ny kontraktperson. Indholdet af offentlige meddelelser om aftalen, der udgår fra Sælger, skal forelægges Køber til godkendelse inden offentliggørelse, jf. pkt Sælger må kun anvende Køber i reklamemæssig sammenhæng med Købers forudgående, skriftlige samtykke. 9.1 Rettigheder Køber erhverver ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til alt materiale, som Sælger udarbejder i forbindelse med nærværende kontrakt inkl. bilag og journaler. Endvidere bevarer Køber alle rettigheder til materiale, som Køber udleverer til Sælger, og sådant materiale skal ved aftalens ophør tilbageleveres til Køber. Sagsnr.: version 1, september /22

109 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -14 af Datasikkerhed Sælger forpligter sig til at overholde sikkerhedsforskrifterne mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. Lov om behandling af personoplysninger (LOV nr. 429 af 31/05/2000) med senere ændringer. Sælger forpligter sig til at overholde Købers vilkår om datasikkerhed, jf. bilag 7, bilag 8, bilag 9 og bilag 10. Der skal således indgås en separat databehandleraftale, jf. bilag 7. Alle udgifter til etablering samt overholdelse af de i bilag 7 omhandlede krav skal afholdes af Sælger og er således indeholdt i priserne, jf. bilag Offentlighed Aftalen betragtes som udgangspunkt som fortrolig og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Rapporter og data udleveret af Køber og genereret undervejs skal behandles fortroligt, og Sælger skal sikre, at disse ikke kommer til 3. parts kendskab. Køber offentliggør dog meddelelse om kontraktindgåelse i Tenders European Daily. Køber er desuden forpligtet til at give indsigt i aftalen i henhold til Offentlighedsloven (LOV nr af 12/06/201319/12/1985) henholdsvis Forvaltningsloven, måtte der begæres aktindsigt heri. Sælgers efterfølgende brug af Køber som reference kan kun ske efter Købers skriftlige accept og kun for så vidt den af nærværende aftale omfattede ydelse. 10 PRIS I bilag 3 er angivet pris pr. patient pr. år, der er gældende for patienter, som er tilmeldt Sælgers praksis. Prisen svarer således til den betaling Sælger honoreres for af den komplette tilbudte ydelse jf. bilag 3. Priserne angivet i bilag 3 er nettopriser ekskl. moms i danske kroner men inkl. evt. øvrige afgifter (told mv.). Priserne dækker alle de med ydelserne forbundne omkostninger, eksempelvis; løn, husleje, forsikringer, fællesudgifter, uddannelse, beklædning, administrationsomkostninger, ydelsesregisteret samt overholdelse af pkt. 9.2 om vilkår for datasikkerhed, transportudgifter, sagsbehandling, udlæg, mv Prisregulering Prisen er fast i 12 måneder fra aftalestart, dvs. frem til den xx. xxxxx 20xx og kan tidligst reguleres pr. denne dato. Herefter reguleres prisen hver 12. måned. Sagsnr.: version 1, september /22

110 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -15 af 22 Regulering foretages på baggrund af den årlige udvikling i nettoprisindekset for Danmarks Statistik og/eller lønstatistik for branchen. Første regulering sker med den gennemsnitlige udvikling i kvartalet fra xx-kvartal 20xx til xxkvartal 20xx Prisregulering ved forlængelse af aftaleperioden Ovennævnte bestemmelser om prisregulering gælder også ved eventuel forlængelse af aftalen. Priserne reguleres uændret for samarbejdskontrakterne efter rammeaftalens udløb Dokumentation af prisreguleringer Nævnte prisregulering skal meddeles Køber i god tid og senest 30 dage før ikrafttræden med henblik på godkendelse af reguleringens størrelse. Sammen med meddelelsen fremsendes dokumentation, der skal være af en sådan karakter, at Køber kan kontrollere prisreguleringens berettigelse (eksempelvis udskrift af indextal). Ingen prisregulering kan få gyldighed uden Købers skriftlige godkendelse, som skal foreligge inden 15 dage efter modtagelse af meddelelsen Afgifter Eventuelle ændringer i afgifter og øvrige bidrag i henhold til dansk lovgivning reguleres fuldt ud i priserne med ændringens nominelle værdi Sikkerhedsstillelse Der er ikke krav om sikkerhedsstillelse. 11. BETALINGSBETINGELSER Der afregnes månedsvist bagud, således: Patientantallet opgøres hver den første i måneden, og betaling sker bagud, således at første betaling tidligst kan ske til den xxx dato. Sælger vil opnå betaling for den enkelte patient, uanset hvor stor en del af måneden patienten har været tilmeldt Sælgers praksis. Betalingsbetingelsen er 30 dage fra fakturadato under forudsætning af, at Køber har modtaget korrekt og fyldestgørende elektronisk faktura Fakturaens form og indhold Faktura fremsendes elektronisk i OIOUBL-format til følgende EAN-/GLN-nummer: [angiv EAN- /GLN-nummer] [indsættes inden kontraktindgåelse] med følgende person-id: [angiv person-id] [indsættes inden kontraktindgåelse]. Fakturering skal ske i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Sagsnr.: version 1, september /22

111 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -16 af 22 Fremsendes en faktura, der ikke overholder kravene i Kontrakten, kan Køber udskyde betalingen af den pågældende faktura. Køber underretter i så fald Sælger om, at fakturaen ikke kan betales. Betaling gennemføres i henhold til pkt. xxx, efter modtagelse af kreditnota og faktura, der opfylder kravene. Fakturaen skal overholde gældende regler og indeholde: Dato for fakturaens udstedelse (fakturadato) Måned for levering af de af fakturaen omfattede Ydelser Et fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen (fakturanummer) Leverandørens CVR-nummer (eller SE- eller P-nummer det nummer som Leverandørens NEM-konto er knyttet til) Leverandørens navn og adresse Arten af den leverede ydelse Mængden og arten af de leverede Ydelser, herunder enhedsbetegnelse Pris pr. patient ekskl. moms Pris i alt ekskl. moms Gældende momssats Det momsbeløb, der skal betales EAN-/GLN-nummer Betalingsbetingelser (i henhold til Kontrakten) Kravene til faktura og kreditnota kan løbende ændres af Køber, herunder f.eks. vedrørende krav til dataformat og indhold. Ændrer Køber kravene til faktura og kreditnota, vil Sælger blive varslet i rimelig tid. Køber bestræber sig på at give et varsel på minimum 6 måneder. Kreditnota fremsendes elektronisk i OIOUBL-format til det EAN-/GLN-nummer, der fremgår af pkt. xxxx, og i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Køber forbeholder sig ret til at modregne kreditnotaer i Sælgers tilgodehavender hos Køber. Sælger kan ikke i forbindelse med den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse. 12 BESTILLING OG LEVERING Ikke relevant. Sagsnr.: version 1, september /22

112 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -17 af LOVE, MYNDIGHEDSKRAV OG TAVSHEDSPLIGT Sælger er forpligtet til og ansvarlig for at overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentlige påbud, regulativer og diverse standarder i hele aftaleperioden. SUNDHEDSLOVGIVNINGEN: 1. Sundhedsloven (Lovbekendtgørelse nr af ) 2. Bekendtgørelse nr. 958 af om ret til sygehusbehandling m.v. 3. Cirkulære nr af om afgrænsning af behandlingsredskaber, hvortil udgiften afholdes af sygehusvæsenet SOCIALLOVGIVNINGEN: 4. Serviceloven (Lovbekendtgørelse nr. 904 af ) Yderligere fremhæves, at Sælger forpligter sig til at overholde sikkerhedsforskrifterne mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. Lov om behandling af personoplysninger (LOV nr. 429 af 31/05/2000) med senere ændringer. Sælger og dennes personale samt eventuelle undersælger har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelsen af nærværende aftale, jf. de relevante bestemmelser herom i hhv. Straffeloven (LBK nr af 26/10/2010), Forvaltningsloven (LBK nr af 07/12/2007) og Retssikkerhedsloven (LOV nr. 442 af 09/06/2004) med senere ændringer. Denne tavshedspligt gælder også efter aftalens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling hos Sælger eller en evt. undersælger. Det betyder, at Sælger ikke må benytte disse oplysninger til f.eks. markedsføring eller andet efter aftalens udløb. LOV OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER: 5. Persondataloven (Lovbekendtgørelse nr. 429 af 31/05/2000) Loven gælder for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register. Der henvises til punkt 9.2 Sagsnr.: version 1, september /22

113 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -18 af SOCIALE KLAUSULER Det er Sælgers ansvar at forpligte Sælgers personale eller undersælger til at overholde aftalens øvrige bestemmelser. Ydelser skal levereres under respekt af nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige: FN s deklaration om menneskerettigheder ILO s deklaration om arbejdstagerrettigheder Rio deklarationen om miljø og udvikling FN s konvention mod korruption FN s Handicapkonvention Dette indebærer bl.a., at hverken Sælger eller dennes eventuelle undersælger må benytte sig af konventionsstridig børne- og voksenarbejdskraft. Køber forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor ved Købers eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf. Sælger skal således sikre, at opfyldelsen af aftalen i det hele sker i overensstemmelse med de grundlæggende, internationalt anerkendte arbejdsstandarder. Køber ønsker i medfør af ILOkonvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter at sikre, at Sælger og eventuelle undersælger tilsikrer arbejdere løn, herunder særlige ydelser, arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der er gældende i henhold til en kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter, gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Sælger forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med opgavens udførelse lønog ansættelsesvilkår, som nævnt ovenfor og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. 15 UDDANNELSE, KURSER OG UDVIKLING Sælger er forpligtet til at efteruddanne personalet løbende, jf. bilag SÆLGERS OVERDRAGELSE AF FORPLIGTELSER OG TILGODEHAVENDER Sælger er eneansvarlig over for Køber. Sælger kan kun med Købers skriftlige samtykke helt eller delvis sætte en anden i sit sted. Sælger er berettiget til at anvende undersælger, som er oplyst ved aftaleindgåelse, men ansvaret for korrekt opfyldelse af ydelsen påhviler Sælger fuldt ud. Såfremt Sælger i aftaleperioden ønsker at skifte undersælger, skal dette godkendes af Køber. Sælger kan kun med Købers skriftlige samtykke helt eller delvis diskontere eller overdrage sit tilgodehavende til tredjemand. Sagsnr.: version 1, september /22

114 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -19 af MANGLER Der foreligger en mangel ved Sælgers ydelse, såfremt denne ikke opfylder de i nærværende aftale anførte krav, tidsfrister, beskrivelser m.v. eller ydelserne ikke lever op til Købers berettigede forventninger. Hvis der konstateres mangler ved Sælgers ydelse, har Sælger ret og pligt til at afhjælpe manglen, såfremt dette kan ske inden for rimelig tid og uden gener for Køber. Kan manglen ikke afhjælpes inden for rimelig tid eller uden gener for Køber, er Køber berettiget til at kræve afslag i vederlaget, kræve omlevering af ydelsen eller lade mangelfulde ydelser udføre ved egen og/eller tredjemands foranstaltning for Sælgers regning (dækningskøb). Sidstnævnte dog først efter advisering af Sælger, hvor adviset skal indeholde begrundelse for Købers tiltag, herunder henvisning til den frist/aftale, som har været indgået om mangelsafhjælpningen, uden at det har resulteret i korrekt ydelse. Ved gentagne forekomster af mangelfulde ydelser, og disse er byrdefulde for Køber, anses dette for at være hæveberettigende misligholdelse af nærværende aftale. Køber kan i givet fald hæve hele eller dele af aftalen. Jf. Kravspecifikation, bilag 2, kan Sælger ved pligtforsømmelse være forpligtet til at afskedige eller flytte ansatte Bod ved mangler Ikke relevant. 18 FORSINKELSE Sælger er forpligtet til straks, når Sælger må forudse risiko for forsinkelse af en ydelse i henhold til aftalen, at meddele Køber dette. Meddelelsen skal indeholde en angivelse af Sælgers vurdering af varigheden af forsinkelsen. Køber skal meddele, hvorvidt forsinkelsen er acceptabel. Såfremt Køber påføres gener/ulemper grundet forsinkelsen, og disse er byrdefulde for Køber, anses forsinkelsen for væsentlig, og Køber er berettiget til at hæve leveringen af den pågældende ydelse helt eller delvis. Hæves leveringen af den pågældende ydelse helt eller delvis, er Køber berettiget til at foranledige ydelsen gennemført ved egen og/eller tredjemands foranstaltning for Sælgers regning (dækningskøb), efter forudgående advisering herom. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående ydelser, som er byrdefulde for Køber, og som ikke skyldes force majeure er Køber berettiget til at ophæve aftalen helt eller delvis med omgående virkning, og Sælger vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Køber lider som følge af denne ophævelse. Sagsnr.: version 1, september /22

115 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -20 af Bod ved forsinkelse Ikke relevant. 19 FORCE MAJEURE Sælgers og Købers forpligtelser i henhold til aftalen bortfalder i forbindelse med en force majeure situation, så længe force majeure årsagen foreligger. Til force majeure henregnes bl.a. naturkatastrofer samt overenskomstlovlige strejker og lockout. Sælger er dog forpligtiget til at indgå i Købers, herunder Region Hovedstadens kriseberedskab. Ved force majeure situationer skal den part, der påberåber sig force majeure, meddele dette skriftligt til den anden part, så snart force majeure situationen konstateres, og oplyse om den forventede varighed. Købers forpligtelse til at betale vederlag reduceres forholdsmæssigt i forhold til det antal dage force majeure situationen foreligger. Sælger forpligter sig til i alle tilfælde aktivt at søge arbejdet for Køber undtaget fra eventuel arbejdsnedlæggelse, strejker og lockout. 20 SÆLGERS HÆFTELSE OG ERSTATNINGSANSVAR SAMT FORSIKRING Sælger er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler for enhver personskade eller tingskade, som måtte opstå i forbindelse med de af aftalen omfattede ydelser. Sælger er forpligtet til at tegne og opretholde professionel erhvervsansvarsforsikring i hele aftaleperioden. Forsikringen skal som minimum dække person- og tingskade på 10 mio. kr. pr. forsikringsbegivenhed. Sælger er ligeledes forpligtiget til at tegne en afløbsdækning for skader, der anmeldes til Patientforsikringsforeningen efter ophør af de pågældende forsikringspligtige aktiviteter, og inden forældelse indtræder jf. bekendtgørelse nr af 28/08/2013. Sælger skal på forlangende dokumentere, at en sådan forsikring er tegnet. I tilfælde af opsigelse skal Sælger samtidig med forsikringens ophør stille en anden tilsvarende forsikring. Sælgers eventuelle erstatningsansvar overfor tredjemand i forbindelse med gennemførelsen af opgaver er Køber uvedkommende og Sælger skal holde Køber skadesløs for sådanne krav rettet mod Køber baseret på Sælgers ansvarspådragende handlinger eller undladelser. 21 OPHÆVELSE I tilfælde af væsentlig misligholdelse fra en af parterne kan aftalen ophæves af den anden part efter skriftligt påkrav. Ved ophævelse af aftalen eller dele heraf på grund af væsentlig misligholdelse ifalder den misligholdende part erstatningsansvar overfor den anden part efter dansk rets almindelige regler. Sagsnr.: version 1, september /22

116 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -21 af 22 Køber anser bl.a. følgende forhold for en væsentlig misligholdelse fra Sælgers side: Hvis Sælger gentagne gange leverer mangelfulde ydelser og manglerne er byrdefulde for Køber Hvis Sælgers ydelser gentagne gange er væsentlig forsinket og forsinkelserne er byrdefulde for Køber Hvis Sælgers opfyldelse af aftalens krav lider af væsentlige mangler, og disse er byrdefulde for Køber Hvis Sælger gentagne gange overtræder love og bekendtgørelser, som Sælger i henhold til aftalen er forpligtet til at overholde Sælgers økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at Sælger må anses at være ude af stand til at opfylde aftalen Hvis Sælger er et aktie- og anpartsselskab, og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kræver selskabet opløst At Sælger trods Købers anmodning om dokumentation for Sælgers overholdelse af sociale klausuler, jf. pkt. 14, ikke fremsender denne inden for rimelig frist. At Sælgers økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at Sælger må anses at være ude af stand til at opfylde aftalen Køber kan i tilfælde af væsentlig misligholdelse vælge kun at ophæve aftalen delvis. I så fald forbliver den resterende del af aftalen gældende. Følgende forhold anses herudover altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Køber til straks at ophæve aftalen: Sælgers konkurs, betalingsstandsning, åbning af akkordforhandlinger eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, jf. dog konkurslovens kapitel 7. Sælgers ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører, eller indtræden af andre omstændigheder, der bringer aftalens rette opfyldelse i alvorlig fare. Sælger kan hæve aftalen ved Købers væsentlige misligholdelse af sine betalingsforpligtelser. Ophævelse kan dog kun ske, såfremt Sælger har fremsendt skriftligt påkrav til Købers kontaktperson om opfyldelse af betalingsforpligtelsen inden for en af Sælger fastsat rimelig frist, og Køber ikke opfylder forpligtelsen inden for denne frist. 22 LOVVALG OG TVISTIGHEDER For denne aftale gælder dansk ret. Uoverensstemmelser i forbindelse med den indgåede aftale søges afgjort ved forhandling. Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling, afgøres disse af domstolene. Værneting er Købers hjemting. Sagsnr.: version 1, september /22

117 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 1 - Side -22 af 22 For Sælger: For Køber: den / 2016 Hillerød, den / 2016 Nærværende aftale er udfærdiget i to enslydende eksemplarer, hvoraf Sælger og Køber har et eksemplar hver. Sagsnr.: version 1, september /22

118 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 2 - Side -1 af 6 Udkast - bilag 2, version 2 Region Hovedstadens kravspecifikation vedr. udbud af almen lægepraksis Minimumskrav: Minimumsbetingelser, der skal være opfyldt i hele kontraktperioden inkl. svarkolonne. Generelt Krav til tilbudsgiveren Minimumskrav 1 Tilbudsgiver skal leve op til den til enhver tid gældende sundhedslov med tilhørende bekendtgørelser, den til enhver tid gældende praksisplan for almen praksis i Region Hovedstaden, den til enhver tid gældende sundhedsaftale for Region Hovedstaden, den til enhver tid gældende overenskomst om almen praksis og "den underliggende aftale" for Region Hovedstaden. 2 Tilbudsgiver må ikke drive eller være tilknyttet en virksomhed, der har tilladelse efter 7, stk. 1, eller 39, stk. 1 i lov om lægemidler (lovbekendtgørelse nr. 506 af 20. april 2013). Personaleressourcer i klinikken 3 Alt sundhedsfagligt personale i klinikken skal have dansk autorisation. Tilbudsgiver er desuden forpligtiget til at vedlægge børneattest på tilknyttet personale. 4 Tilbudsgiver skal udpege en behandlingsansvarlig læge for klinikken, som skal være speciallæge i almen medicin. For alle læger i klinikken gælder Sundhedsstyrelsens lovmæssige regler og begreber vedrørende speciallæger. Tilbudsgivers besvarelse Hvorledes opfyldes minimumskravet Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan kravet opfyldes. Svarkolonne Tilbudsgivers besvarelse (hvide felter) indgår i evalueringen under tildelingskriteriets underkriterie som anført: Kvalitet

119 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 2 - Side -2 af 6 5 Klinikpersonalet skal have en relevant faglig uddannelse i forhold til de opgaver, de varetager i klinikken. 6 Alt personale i klinikken skal beherske dansk i skrift og tale for at kunne varetage patientkontakter. 7 Tilbudsgiver er forpligtigtet til at deltage i udbudte regionale aktiviteter, herunder temamøder og efteruddannelsesmøder samt holde sig orienteret på regionens sider på sundhed.dk Tilbudsgiver bedes beskrive personalets antal og uddannelsesmæssige baggrund. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvorledes kravet opfyldes. 8 Tilbudsgiver skal sørge for en arbejdstilrettelæggelse, der sikrer en kontinuitet i bemandingen i klinikken. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan der sikres en kontinuitet i bemandingen. 9 Tilbudsgiver skal sikre, at en læge med speciale i almen medicin og klinikpersonale er tilgængelig i klinikkens åbningstid. Tilgængelighed for lægepraksis 10 Tilbudsgiver skal have åbent i dagtiden i tidsrummet fra kl. 8:00-16:00 på hverdage (mandag - fredag) bortset fra grundlovsdag, juleaftensdag og nytårsdag, der falder på hverdage. Endvidere stilles krav om mindst én aftenkonsultation om ugen på hverdage. 11 Tilbudsgiver skal sikre adgang til lægehjælp ved akutte problemstillinger indenfor klinikkens almindelige åbningstid, når lægen vurderer, der er behov herfor. 12 Tilbudsgiver er forpligtigtet til at aflægge sygebesøg, hvis henvendelse om sygebesøg efter lægens vurdering af sygdomme og/eller forholdene i øvrigt nødvendiggør sygebesøg. Lægen skal i vurderingen af, om et sygebesøg er nødvendigt, tillægge det betydning, såfremt patienten er bevægelseshæmmet. 13 Tilbudsgiver skal sikre, at patienter tilbydes konsultation i klinikken indenfor maks. fem hverdage. Patienter skal også tilbydes konsultation, og svartiden må her være maks. tre hverdage. Lægen skal være tilgængelig for telefonkonsultation mindst 1 time dagligt. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvorledes kravet opfyldes. Tilbudsgiver bedes angive, hvilke konsultationstidspunkter, der tilbydes, ud over det anførte, bl.a. aftenkonsultation. Tilbuddsgiver bedes beskrive, hvorledes kravet opfyldes. Tilbuddsgiver bedes beskrive, hvorledes kravet opfyldes. Tilbudsgiver bedes oplyse servicemål for henholdsvis: 1) En tid til konsultation målt i dage fra patientens forespørgsel, 2) svartid ved konsultation, 3) ventetid i klinikkens telefontid målt i minutter.

120 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 2 - Side -3 af 6 14 Patienterne skal oplyses om ventetid i form af "kø-nummer" ved telefonopkald til klinikken. 15 Tilbudsgiver skal sikre handicaptilgængelighed til klinikken jf. FN's Handicapkonvention. Der ønskes en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver opfylder kravet. Der ønskes dokumentation for, hvorledes tilbudsgiver opfylder kravet beskrevet i handicapkonventionen. Dokumentation skal desuden fremgå af sundhed.dk. 16 Tilbudsgiver skal sikre, at klinikken anvender teletolkning. Tilbuddsgiver bedes beskrive, hvorledes kravet opfyldes. 17 Tilbudsgiver skal uden udgift for patienten tilbyde elektronisk påmindelse om konsultaltionstid via mail eller SMS. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvorledes kravet vedr. elektronisk påmindelse om konsultation kan opfyldes. Data 18 Tilbudsgiver skal benytter sig af et IT-system, som overholder alle MedCom standarder og er certificeret af Medcom, samt overholder alle krav i datalovgivningen. Tilbudsgiver skal benytte det Fælles Medicin Kort fra opstart af klinikken samt skal have adgang til regionens information via sundhed.dk. 19 I det omfang data fra almen praksis indgår som samlede optegnelser om aktiviteten i det primære sundhedsvæsen, er det en forudsætning, at data fra klinikken stilles til rådighed af tilbudsgiver til kunden. Tilbudsgiver skal stille anonymiserede data til rådighed vedrørende kroniske patientforløb. 20 Alle kontakter skal af tilbudsgiver kodes efter ICPCstandard. De anonymiserede data skal gøres tilgængelige for regionen. 21 Tilbudsgiver skal løbende foretage indberetning til de relevante nationale kvalitetsdatabaser efter regionens anvisninger, efterhånden som disse udvikles.

121 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 2 - Side -4 af 6 22 Tilbudsgiver skal for alle patienter, der behandles, registrere ydelseskoder og fejlrette ydelser i et afregningssystem i henhold til gældende Medcom standarder jf og i Overenskomst om almen praksis, således at behandlingerne dokumenteres, og kan indgå i aktivitetsindberetninger til regionen. Journalføring 23 Tilbudsgiver er ansvarlig for overholdelse af reglerne i journalføringsbekendtgørelsen, bekendtgørelse nr. 3 af 2. januar 2013 med senere ændringer, herunder også journalopbevaringsregler. Behandlingsstandard 24 Tilbudsgivers behandling af patienterne skal ske i overensstemmelse med gældende kliniske retningslinjer og i en kvalitet, der svarer til, hvad der inden for området betragtes som god praksis. Behandling og visitation skal ske i henhold til Region Hovedstadens forløbsbeskrivelser, pakkeforløb og visitationsretningslinier. Der henvises til sundhed.dk samt til regionens elektroniske vejledningssystem VIP (Vejledninger, Instrukser, Politikker), 25 Tilbudsgiver skal overholde standarden for hygiejne i almen praksis, som fremgår af Lægehåndbogen, der findes på 26 Tilbudsgiver skal gennemføre systematisk medicingennemgang for kroniske patienter, f.eks. ved årskontrol, opsøgende hjemmebesøg og opfølgende hjemmebesøg jf. Sundhedsstyrelsens vejledninger om brug af FMK. Det skal tilstræbes, at patienten involveres i overblik og forståelse for egen medicin. 27 Tilbudsgiver er forpligtiget til at følge op på kommunale henvendelser vedr. medicingivning. Private ydelser

122 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 2 - Side -5 af 6 28 Tilbudsgiver er forpligtiget til at stille private ydelser såsom visse vaccinationer, attester m.v. til rådighed for patienterne i samme omfang som almen praksis. Honorarerne for disse ydelser tilfalder tilbudsgiver. Klager og regres 29 Tilbudsgiver står selv for sagsbehandling af patientklager om læger og øvrigt personales service og opførsel. Resultatet af sagsbehandlingen forelægges regionen. 30 Tilbudsgiver står selv for sagsbehandling af klager vedr. den sundhedsfaglige behandling og sager til Patienterstatningen, herunder afholdelse af dialogsamtaler. Tilbudsgiver er omfattet af lov om klage- og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet. Tilbudsgiver er efter lov om klage- og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet forpligtiget til: 1. at vejlede patienten om klagemuligheder vedr. sundhedsfaglig behandling (Styrelsen for Patientsikkerhed) samt Patienterstatningsordningen. 2. at foretage skriftlig underretning til regionen om eventuelle klagesager og patienterstatningssager opstået i forbindelse med tilbudsgivers behandling af patienter efter denne aftale. 3. at sikre, at enhver af tilbudsgivers ansatte i klinikken, der får kendskab til en skade, som må forventes at være omfattet af lov om klage- og erstatningsadgang inden for sundhesvæsenet, informerer den pågældende patient om loven og eventuelt bistår med anmeldelse til Patienterstatningen. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvordan serviceklager vil blive håndteret. Tilbudsgiver bedes oplyse, hvordan patientklager vil blive håndteret. 30 forts at 4. at tilbudsgiver er forpligtiget til at indberette Utilsigtede Hændelser (UTH) til regionen. 5. at tilbudsgiver ligeledes er forpligtiget til at informere patienten om muligheden for at indberette utilsigtede hændelser.

123 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 2 - Side -6 af 6 31 Tilbudsgiver er forpligtiget til at erstatte Region Hovedstadens udbetalinger til patienter eller dennes efterladte i medfør af lov om klage- og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet 24, hvis skaden er forvoldt forsætligt eller ved grov uagtsomhed, og betingelserne for regres jf. lovens 27 derfor er opfyldt. Regionens ordninger 32 Tilbudsgiver skal tilmelde sig den regionale afhentningsordning vedrørende klinisk biokemiske, mikrobiologiske og patologiske prøver samt følge vejledninger fra CEK (Central Enhed for Kvalititetssikring). Klinikken skal derudover anvende regionens utensilier til prøvetagning. 33 Tilbudsgiver skal i klinikken opbevare blodprøver i et termoskab ved 21 ºC ± 1 ºC jf. regionens standard.

124 Punkt BILAG nr. X TILBUDSLISTEN 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 3 - Side -1 af 1 Tilbudsliste til Region Hovedstadens udbud af lægepraksis Tilbudsgivers navn og signatur: Tilbudsgiver skal indsættte prisen i gult markerede felt, samt den månedlig kapacitet i hvidt makerede felt. Pos. 1.1 Drift af almen lægepraksis C D E Tilbudsgiver skal tilbyde alle positioner Den tilbudte pris er pr. patient pr. år. Prisen svarer til honorering af de komplette ydelser jf. bilag 2. Den tilbudte pris dækker alle de med ydelser og forbundne omkostninger ved drift af almen lægepraksis eksempelvis; løn, husleje, forsikringer, fællesudgifter, uddannelse, beklædning, administrationsomkostninger, ydelsesregisteret, samt overholdelse af vilkår for datasikkerhed, transportudgifter, sagsbehandling, udlæg, mv. Forventet antal patienter pr. år Maksimalpris, der kan tilbydes per patient ekskl. moms inkl. alle øvrige udgifter 2500 kr Tilbudt pris dkk ekskl. moms inkl. alle øvrige udgifter Tilbudsgiver årlig kapacitet Side 1 Bilag X Tilbudslisten

125 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 4 - Side -1 af 6 PLO-HOVEDSTADEN Region Hovedstaden Kongens Vænge Hillerød Stockholmsgade København Ø Telefon Fax post.hpl@dadl.dk Den Sagsnr: / Init: MaH Høring af udbudsmateriale om drift af almen lægepraksis Indledning PLO-Hovedstadens målsætning er, at alle praksis i regionen drives på overenskomstmæssig vilkår såvel i dag som i fremtiden. Derfor bør udfordringerne med mangel på læger til almen praksis imødegås med samarbejde mellem Region Hovedstaden og regionens kommuner og PLO-Hovedstaden frem for med udbud af almen praksis. PLO-Hovedstaden ser i den forbindelse frem til et godt samarbejde i regionens lægedækningsudvalg under Samarbejdsudvalget for almen praksis, samt arbejdet med rekruttering og fastholdelse i regi af Praksisplanudvalget med Region Hovedstaden og regionens kommuner. PLO-Hovedstaden mener, at der i stedet for et udbud bør ses på konstruktive løsninger mellem region, kommuner og PLO-Hovedstaden. Det er ydermere PLO-Hovedstadens opfattelse, at der ikke har været et eneste alternativ til almen praksis, der har været billigere, af samme eller højere kvalitet eller mere effektivt end almen praksis drevet efter overenskomstmæssige vilkår. Det er herudover et vigtigt element i et kommende sundhedsvæsen at bevare kontinuiteten for den enkelte patient. Noget, som et udbud på fire år ikke tilnærmelsesvis kan sikre. PLO-Hovedstaden bemærker, at der i langt de fleste tilfælde er kommet læger til de lægedækningstruede områder. Men det kræver nogle gang lidt mere tid end i områder, der ikke er lægedækningstruede. Det er derfor vigtigt, at markedet for almenmedicinere, der ønsker at arbejde på overenskomstvilkår, undersøges grundigt, og at et udbud ikke igangsættes, før enhver mulighed for overenskomstdækket praksis er vendt. Herudover opfordrer PLO-Hovedstaden til som det er sket i Region Nordjylland at holde muligheden for, at en praktiserende læge at overtage en udbudt praksis på overenskomstvilkår, åben helt hen til regionsrådets endelige godkendelse af et udbudstilbud. 1

126 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 4 - Side -2 af 6 Kommentarer til udbudsmaterialet Overordnet finder PLO-Hovedstaden, at der skal være lige vilkår mellem udbudsklinikker og klinikker, der arbejder efter Overenskomst for almen praksis. I forhold til udbudsmaterialet gælder det særligt pris, kvalitetskrav og sanktioner ved overtrædelse af kravene til udbudsklinikken, overholdelse af krav til læge-patient-fortroligheden samt datalovgivningen og den kommende dataforordning. Herudover bør det direkte indskrives i udbudsmaterialet, at det lægelige personale skal være uddannede speciallæger i almen medicin. Pris PLO-Hovedstaden bifalder, at der er sat en maksimal pris på udbuddet, der nogenlunde svarer til den gennemsnitlige overenskomstpris for regionens praktiserende læger. Det er PLO-Hovedstadens klare forventning til regionens generiske udbudsmateriale, at maksimalprisen på kr. pr. patient fastholdes ved et udbud. Udbudslængde Et udbud hæmmer fleksibilitet i opgaveløsningen, da der herved fastlåses en aftale i en længere periode. PLO-Hovedstaden finder det derfor uhensigtsmæssigt, at udbudsperioden er så lang som fire år. En langvarig kontrakt vil hindre den fleksible mulighed, som forandringer som eksempelvis en overenskomstændring vil kunne give. En fireårig kontrakt vil ligeledes mindske mulighederne for, at praksis igen kan drives på overenskomstvilkår. En fireårig periode må herudover forventes markant at overstige den tid, det vil tage at finde en egnet læge på overenskomstvilkår. Det bemærkes yderligere, at der ikke er indsat en opsigelsesbestemmelse i udbudsmaterialet, hvorfor tilbud fra en eventuel læge på overenskomstvilkår ikke vil kunne overtage, før udbuddet er udløbet. PLO-Hovedstaden vil foreslå, at regionen fastsætter udbudslængden til udgangen af en overenskomstperiode eller maksimalt 3 år. Dette vil give mulighed for forandringer som følge af en ny overenskomst og sikre, at nye bud fra alment praktiserende læger, der ønsker at drive klinikken på overenskomstvilkår, tilgodeses. Herudover undres PLO-Hovedstaden over muligheden for købers (regionens) ret til at kunne forlænge kontrakten i helt op til to år. Dette er en unødigt lang periode, og der bør i stedet for forlængelsesmuligheder inden for kontraktperioden være reelle incitamenter til at understøtte grundige sonderinger og tiltag, der kan føre til, at klinikken fremadrettet kan drives på overenskomstvilkår. 2

127 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 4 - Side -3 af 6 PLO-Hovedstaden vil derfor opfordre Region Hovedstaden til i udbudsperioden grundigt i samarbejde med PLO-Hovedstaden og den relevante kommune at sondere mulighederne for, at klinikken fremadrettet kan drives på overenskomstvilkår. Et udbud af almen praksis er ifølge sundhedsloven en udsædvanlig og ekstraordinær situation og må aldrig blive en permanent løsning. Kvalitetskrav PLO-Hovedstaden er uenig i, at et eventuelt udbudsmateriale skal leve op til højere eller lavere kvalitetskrav end en almen praksis drevet på overenskomstvilkår. De højere krav skaber en unfair konkurrence mellem sælger og læger på overenskomstmæssige vilkår. Dette giver blandt andet en uhensigtsmæssighed og uigennemskuelighed ved fastsættelse af prisen. Der må derfor stilles samme krav til akkreditering, service og øvrige forpligtelser, der stilles til almen praksis på overenskomstmæssige vilkår. Samarbejde PLO-Hovedstaden bemærker, at sælger ikke kan deltage i de af overenskomsten nævnte fora eksempelvis de kommunalt-lægelige udvalg. Og at udbyder ikke kan få del i de midler til uddannelse og kvalitetsforbedringer, som er en del af overenskomsten, eller aktivt deltage i eksempelvis Samarbejdsudvalget, Praksisplanudvalget mv. Bod og sanktioner Det er PLO-Hovedstadens klare opfordring til Region Hovedstaden, at der fastsættes bodsbestemmelser over for en udbyder, der ikke lever op til de af regionen fastsatte krav (eks. tilgængelighed, kvalitetskrav, kommunikation med patienter mv.) Herudover at de kommende overenskomstmæssige vandelsbestemmelser også bør påhvile sælger med lignede mulighed for sanktioner, som er bestemt i Overenskomst for almen praksis. Det manglende overenskomstmæssige ophæng gør også, at eksempelvis serviceklager ikke kan behandles i Samarbejdsudvalget. PLO-Hovedstaden bemærker, at serviceklager skal behandles af sælger selv, og at der ikke jf. aftalens punkt 17.1 er mulighed for bod. Bodsbestemmelserne bør hverken være hårdere eller mildere end de vilkår, der påhviler klinikker drevet på overenskomstmæssige vilkår. 3

128 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 4 - Side -4 af 6 Autorisation og speciallæge i almenmedicin Erfaringen fra udbud i andre af landets regioner viser, at det lægelige personale ikke altid er uddannet inden for almen medicin. PLO-Hovedstaden mener derfor, at det skal ekspliciteres i kontrakten, at alene læger med speciale i almen medicin kan være en del af det lægefaglige personale. Data og fortrolighed Den 25. maj 2018 træder persondataforordningen i kraft, hvorfor PLO-Hovedstaden anbefaler, at denne eksplicit indskrives i udbudsmaterialet. Herudover at det sikres, at fortroligheden mellem læge og patient har samme vilkår som for klinikker drevet på overenskomstmæssige vilkår. Herudover anbefaler PLO-Hovedstaden, at sikkerhedsbekendtgørelsen finder anvendelse. Det anbefales ligeledes at specificere journalopbevaringsreglerne. Specifikke bemærkninger og spørgsmål til udbudsmaterialet Ud over dette indledende høringssvar vil PLO-Hovedstaden gerne kommentere de enkelte bilag i udbudsmaterialet samt stille spørgsmål til visse dele af udbudsmaterialet. Dette gøres i bilag 1. Med venlig hilsen Flemming Skovsgaard Formand for PLO-Hovedstaden 4

129 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 4 - Side -5 af 6 Bilag 1: Konkrete bemærkninger til udbudsmaterialet Konkrete bemærkninger til Kravsspecifikationen Ad punkt 1: Ud over det anførte bør der stilles krav om overholdelse af persondataloven og den kommende persondataforordning, som træder i kraft den 25. maj Ad punkt 2: Der er en verserende sag ved Statsforvaltningen vedr. Falck Healthcare. Ad punkt 12: Er der taget højde for den gældende kilometergrænse på 5/15 km i forhold til sygebesøg? Ad punkt 17: Denne bestemmelse rækker ud over, hvad læger med overenskomst skal påtage sig. Ad punkt 19: PLO-Hovedstaden finder, at dette punkt er meget uklart formuleret. Kan der eksempelvis udleveres flere data end de gældende regler for overenskomstbaserede praksis? Hvordan er kravet i forhold til den fortrolighed, der skal være mellem patient og læge? Og overholdes alle regler for tavshedspligt i forhold til sundhedslovens forpligtelser? Ad punkt 20: Hvordan er kravet i forhold til den fortrolighed, der skal være mellem patient og læge? Og overholdes alle regler for tavshedspligt i forhold til sundhedslovens forpligtelser? Ad punkt 21: Hvilke databaser refereres der til i denne bestemmelse? Ad punkt 26: Hvordan forventer køber (regionen), at kvalitetskravene skal kontrolleres? Hvordan og hvor i hvor høj grad kan regionen vurdere og kritisere de af lægen foretagne faglige vurderinger? Ad punkt 27: Hvilke typer af henvendelser refereres der til? Ad punkt 29: Det fremgår, at denne type serviceklager behandles af sælger. Hvilke rettigheder har patienten i den forbindelse? Og hvilke sanktionsmuligheder er der over for sælger? 5

130 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 4 - Side -6 af 6 Konkrete bemærkninger til Tilbudslisten : Bemærkninger til maksimalprisen er beskrevet ovenfor. I hvilket omfang forventer regionen, at der kommer moms på sundhedsydelser? Konkrete bemærkninger Udkast til aftale Ad punkt 9.1: Kontrakten synes på dette område at være kopieret fra andet retsområde. Der opfordres til at specificere journalopbevaringsregler. Ad punkt 9.2: Den 25. maj 2018 træder persondataforordningen i kraft, hvorfor PLO-Hovedstaden anbefaler, at denne eksplicit indskrives i udbudsmaterialet. Herudover anbefaler PLO-Hovedstaden, at sikkerhedsbekendtgørelsen finder anvendelse. Ad punkt 9.3: PLO-Hovedstaden bemærker, at der er en forkert henvisning til den gældende offentlighedslov. Ad punkt 10.0: Hvilke momspligtige ydelser henvises der til? Og i hvilke situationer forventes eksempelvis told? Ad punkt 17.1: Som beskrevet ovenfor vil PLO-Hovedstaden opfordre til, at der indsættes relevante bodsbestemmelser. Bodsbestemmelserne bør i muligt omfang være i overensstemmelse med de bestemmelser, som kendes fra Overenskomst om almen praksis. Ad punkt 19: Sælger er forpligtet til at indgå i købers, herunder Region Hovedstadens, kriseberedskab. Dette er ikke en bestemmelse, der kendes fra Overenskomst for almen praksis. Det bemærkes dog, at PLO-Hovedstaden har opfordret den præhospitale virksomhed at indgå en opdateret aftale med PLO-Hovedstaden om et mere moderne beredskab. 6

131 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 5 - Side -1 af 2 Patientinddragelsesudvalget Kongens Vænge Hillerød Til Center for sundhed Opgang B & D Telefon Direkte Mail csu@regionh.dk Dato: 15. december 2016 Høringsvar fra Patientinddragelsesudvalget Udbudsmateriale om drift af almen lægepraksis Kommentarer til Udbudsmaterialet PIU ønsker at følgende tilføjes: Sælger er forpligtet til at inddrage patienten i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler, herunder løbende at inddrage og have dialog med patienten under hele undersøgelses- og behandlingsforløbet. Dette bør også indskrives i kravspecifikationen under Tilgængelighed for lægepraksis. 6.4 Afvisning af konsultation, undersøgelse eller behandling. Her er beskrevet et eksempel på, hvornår en patient kan afvises, burde der ikke være en anvisning på, hvor man så evt. kan henvise patienten til, eller er det noget, der står i en standard? 7.0 Kvalitetssikring og akkreditering 3. afsnit Her er omtalt, at sælger skal søge akkreditering af IKAS efter almen praksis i Den Danske Kvalitetsmodel. Praksis er også omfattet af De 8 Nationale Mål for sundhedsvæsenet, hvor der under den lokale forankring står, at der for praktiserende læger skal udarbejdes lokale delmål. Det må være dette, man skal forholde sig til. 2 af de overordnede mål er behandling af høj kvalitet og øget patientinddragelse. 7.2 side 12 Erstatnings- og klageregler. I dette afsnit mangler indberetning af utilsigtede hændelser. Sælger har pligt til at indberette utilsigtede hændelser og skal gøre patienten opmærksom på, at de også selv kan indberette utilsigtede hændelser. Sælger bør ligeledes tilbyde patienten hjælp til at indberette utilsigtede hændelser, da det kan være svært og krævende at udfylde de nødvendige formularer på nettet.

132 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 5 - Side -2 af Bod ved mangler: Der bør opkræves bod, hvis klinikkens tilgængelighed ikke lever op til Handicapkonventionen. Kommentarer til Region Hovedstadens kravsspecifikation Tilgængelighed og lægepraksis 10. I def. I udkast til aftale står ved helligdage ud over de normale helligdage: 1. maj, grundlovsdag, juleaftensdag samt nytårsaftensdag. De samme dage skal nævnes her. 15. Tilbudsgiver bør tilstræbe tilmelding til God Adgang mærkning for klinikken og sørge for, det fremgår af klinikkens hjemmeside, hvilke dele af God Adgang mærkningen klinikken opfylder. Vigtigt med handicaptilgængelighed til klinikken for alle handicap. Data 18. Tilføj efter sundhed.dk efter sidste sætning: Tilbudsgiver skal kunne trække på de data, der ligger i Sundhedsplatformen (hospitalets patientjournal). Behandlingsstandard 26. Det skal tilstræbes, at patienten inddrages omkring overblikket og forståelsen af egen medicin samt eventuelle bivirkninger af denne. Tilbudsgiver skal sørge for, at den behandlingsansvarlige læge i klinikken er tovholder i forhold til den medicin, patienten får. Klager og regres 30. punkt 4. Efter At indberette Utilsigtede Hændelser til Regionen, tilføjes: at gøre patienten opmærksom på ved opslag i klinikken, hvordan de selv kan indberette utilsigtede hændelser og bistå med hjælp til indberetningen, hvis dette efterspørges af patienten. Kommentarer til BILAG X Tilbudslisten 1.1 Her bør indskrives, at klinikkens faciliteter skal være fuldt tilgængelige for personer med funktionsnedsættelser i hht. Handicapkonventionen. Med venlig hilsen Patientinddragelsesudvalget i Region Hovedstaden Side 2

133 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 6 - Side -1 af Høringssvar vedrørende aftaleudkast om drift af almen lægepraksis i Region Hovedstaden. Danske Bioanalytikere anerkender, at det er og kan blive nødvendigt med udbud af almen praksis i dele af Regionen, hvorfor vi også finder det hensigtsmæssigt, at der udarbejdes et generisk udbudsmateriale og kravspecifikation, som udgangspunkt for et udbud. Generelle bemærkninger. Indledningsvist skal det påpeges, at der ikke i det fremsendte høringsmateriale er vedlagt alle bilag, der henvises til i udkastet til aftale. Det skal ligeledes påpeges, at det forvirrer, at der i et udbudsmateriale alene er anvendt betegnelserne køber og sælger i stedet for udbudstager og udbudsgiver Specifikke bemærkninger. Punkt. 3 Aftalens omfang Der må tages afstand fra, at Region Hovedstaden forudsætter, at der ikke bliver tale om en virksomhedsoverdragelse. Både hensynet til praksisplanen, patienter og det personale, der er ansat ved den praktiserende læge, vil tale for, at der sker en kontinuerlig drift. Ligesom det må være i udbudstagers interesse, at praksis videreføres med mindst muligt ophold, hvilket naturligt vil ske ved, at der overtages medarbejdere fra den hidtidige praksis. Det er således Danske Bioanalytikeres erfaring, at der i langt de fleste tilfælde, vil være tale om en virksomhedsoverdragelse, når en lægepraksis overdrages, herunder i kraft af et udbud. Dette er en naturlig konsekvens af, at patienterne medfølger, at driften ofte vil foregå fra samme lokaler, samt at der overdrages materiale, udstyr og personale. Danske Bioanalytikere må derfor opfordre til, at der i udbudsmaterialet/kontrakten indsættes en klausul om, at udbudstager - i videst muligt omfang - forpligtes til at overtage allerede ansat personale i de lægepraksis, der overtages. En klausul kunne have følgende ordlyd. Lov nr. 111 af 21. marts 1979 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, med ændringer i lov nr. 710 af 20. august 2002 (virksomhedsoverdragelsesloven), finder anvendelse i forbindelse med regionens udbud af driften. Oplysninger om medarbejders løn- og ansættelsesvilkår samt de vilkår for overtagelse af medarbejdere vil blive overdraget i forbindelse med kontraktindgåelse.

134 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 6 - Side -2 af 3 Punkt 6.1 undersøgelse og behandling Vi vil anbefale, at det indskrives: At klinikpersonale skal have kendskab og erfaring med det danske sundhedsvæsen, og gerne en sundhedsfaglig uddannelse, for at sikre, at tilbudsgiver kan leve op til også fremtidens krav, hvor klinikpersonalet skal kunne mere og mere. At tilbudsgiver er forpligtet til at sørge for efteruddannelse af klinikpersonalet i samme omfang som efter overenskomst for klinikpersonale. Punkt 14. Sociale Klausuler Indledningsvist skal det bemærkes, at arbejdsklausuler er af så vigtigt betydning, både i forhold til prissætningen af opgaven og i forhold til de enkelte medarbejderes forhold, at det bør fremhæves ved et selvstændigt punkt. og ikke blot findes under Sociale klausuler hvorved, der bibringes et indtryk af, at Region Hovedstaden ikke finder det af vigtighed. Herudover ses udkastet til klausulen at være noget mangelfuldt. Dette gælder både i forhold til at være i overensstemmelse med indholdet i ILO 94, og det danske cirkulære om arbejdsklausuler, men også i forhold til, at der på ingen måde er angivet, hvilke konsekvenser det har, hvis udbudstager tilsidesætter klausulen. Det er for Danske Bioanalytikere af yderste vigtighed, at klausulen specifikt anfører, at de kollektive overenskomster, der skal overholdes er de, der er indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark Hvilket for lægepraksis er overenskomsten indgået mellem PLA og Danske Bioanalytikere/DSR Danske Bioanalytikere kan i kraft af dette f.eks. foreslå følgende formulering til afsnit om arbejdsklausul og konsekvens ved manglende overholdelse af denne. Arbejdsklausul Udbudstager skal sikre, at ansatte hos udbudstager og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter, samt kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Udbudstager skal sikre, at ansatte hos udbudstager og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Sanktion ved manglende overholdelse af arbejdsklausul Ansvaret for korrekt opfyldelse af nærværende arbejdsklausul påhviler udbudstager fuldt ud. Udbudsgiver kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til den forpligtelse, som arbejdsklausulen fastsætter. Udbudsgiver kan kræve, at udbudstager efter skriftligt påkrav herom inden for 10 arbejdsdage fremskaffer relevant dokumentation såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Udbudsgiver kan til brug for sin vurdering af, om udbudstager eller underleverandører har overholdt klausulen søge rådgivning hos relevante arbejdsgiver- og/eller arbejdstagerorganisationer.

135 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 6 - Side -3 af 3 Hvis udbudstager ikke overholder sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen, og hvis dette medfører et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne kan udbudsgiver tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese sådanne krav. Udbudstager kan endvidere pålægges at betale en bod på xx % af kontraktsummen til udbyder, hvis arbejdsklausulen ikke overholdes. Slutteligt kan den manglende overholdelse af arbejdsklausulen efter omstændighederne udgøre en væsentlig misligholdelse af kontrakten og medføre ret til ophævelse, samt at udbudstager udelukkes fra at udføre yderligere arbejde for udbudsgiver i en periode. Det gælder uanset om det er som direkte leverandør eller som underleverandør. Til kravspecifikationen, bilag 2 har vi følgende anbefalinger: Tilbudsgiver skal tilknyttes Regionens laboratoriefaglige ordning I forhold til kravspecifikationen synes det ikke at fremgå, at tilbudsgiver skal være tilknyttes Regionens laboratoriefaglige konsulentordning, men blot afhentningsordning af blodprøver samt kvalitetsopbevaring af blodprøver jf. bilag 2 Da den øvrige del af almen praksis i Regionen i forbindelse med analyser er tvunget til at deltage i ordningen og det ligeledes er med til at mindske fejl i forhold til behandling og analysering af prøver, anbefales det, at det i bilag 2 fremgår, at tilbudsgiver skal være tilknyttet Regionens laboratoriefaglige konsulentordning. Tilbudsgiver skal oprette kliniske uddannelsespladser (praktik) for sundhedsfagligt personale Det anbefales for at sikre, at personale som fx sygeplejersker og bioanalytikere, fortsat uddannes til almen praksis, som i de kommende år forventes at skulle ansætte endnu mere klinik personale. En sidegevinst vil samtidig være, at regionen derved får flere kliniske uddannelsespladser, som i hvert tilfælde for bioanalytikeruddannelsen er en mangelvare for regionen. Tilbudsgiver skal sikre, at der sker urindyrkning i almen praksis i forhold til at mindske unødvendige recepter på antibiotika Almen praksis spiller en nøglerolle i forhold til at reducere forbruget af antibiotika og udvikling af antibiotikaresistens, som er en af sundhedsvæsenets helt store udfordringer. Et netop nyligt afsluttet studie af en stor gruppe af almen praksis i Region H vedr. udskrivning af antibiotika, viste at ved urindyrkning i almen praksis udskrives der kun halvt så mange unødvendige recepter på antibiotika, som når der alene vurderes på symptomer og stix. Kilde: Stjerneprojekt UC-Care på KU ved ph.d. studerende Anne Holm og Gloria Cordoba Med venlig hilsen Birgitte Scharff Regionsformand Danske Bioanalytikere Hovedstaden. Østbanegade 15 kld.th København Ø

136 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 7 - Side -1 af 1

137 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 8 - Side -1 af 2 Region Hovedstaden csu@regionh.dk Høring over udbudsmateriale om drift af almen lægepraksis Den. 15. december 2016 Dansk Erhverv modtog den 17. november 2016 udkast til høring over udbudsmateriale til drift af almen lægepraksis. Dansk Erhverv vil gerne kvittere for, at Region Hovedstaden har valgt sende materialet i høring inden endelig vedtagelse i regionsrådet. Dansk Erhverv arbejder generelt for et sundhedsvæsen, der har høj kvalitet og hvor private sundhedsvirksomheder er en del af løsningen. For Dansk Erhverv er det afgørende, at befolkning har tillid til sundhedsvæsen, og de sikres en høj kvalitet i sundhedsvæsenet uanset om det sker i offentligt eller privat regi. Ligesom det er helt afgørende, at vi fordomsfrit finder løsninger, der sikrer, at alle danskere i hele landet har adgang til en lægetilbud, Når private virksomheders kompetencer kommer i spil, skaber det værdi i forhold innovation og udvikling også i sundhedssektoren. Dansk Erhverv repræsenterer en lang række medlemmer på sundhedsområdet, som udbyder en meget bred vifte af sundhedsydelser, herunder behandling, genoptræning og forebyggende indsatser samt drift af lægeklinikker. Høringssvaret er afstemt med Sundhed Danmark Foreningen for danske sundhedsvirksomheder. Generelle bemærkninger Dansk Erhverv finder det problematisk, at Region Hovedstaden vælger at udarbejde et generisk udbudsmateriale, som på forhånd udstikker rammerne for drift af udbudsklinikker i Region Hovedstaden uden at benytte de muligheder, som bl.a. findes i den nye udbudslov om markedsdialog og dialogbaseret udbud. Muligheder der kan bidrage til at sikre den bedst mulige opgaveløsning inden der sættes et endeligt punktum i udbudsmaterialet. Dansk Erhverv vil derfor gerne opfordre til, at Region Hovedstaden i forbindelse med konkrete udbud af drift af lægeklinikker, aktivt udnytter de muligheder og den fleksibilitet, der ligger i lightregimet i udbudsloven til at anvende mere fleksible udbudsformener.

138 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 8 - Side -2 af 2 På den baggrund vil Dansk Erhverv også opfordre til, at Region Hovedstaden i forbindelse med kommende udbud af drift af almen lægepraksis går i dialog med markedet, således at det endelige udbud først defineres efter, der har været en dialog omkring den givne opgave. I Region Sjælland har man netop gennemført et dialogbaseret udbud på almen praksis området, hvor private sundhedsvirksomheder var inviteret til at drøfte rammer og indhold i et kommende udbud i forhold til nye måder at tænke organisering og opgaveløsning i almen praksis på. Dette giver netop mulighed for at tage højde for de lokale forskelle og udfordringer, der er i bestemte områder i regionen. Og hvor det i dag er svært af afsætte ydernumre til en almen praktiserende læger, som har overenskomst med PLO. De sundheds og forebyggelsesmæssige opgaver kan være forskellige fx i Tingbjerg og Halsnæs, hvis man ser det i lidt bredere perspektiv i forhold til population og behov. At forvente, at én model kan bruges til alle problemer virker ikke hensigtsmæssigt. Erfaringen fra de klinikker, der er i udbud i dag i hele landet er, at der hver gang er behov for en lokal tilpasning af aftalen. Dansk Erhverv finder det nødvendigt at se almen praksis i en større sammenhæng og se på fleksible løsninger og sætte flere opgaver spil. Fx vil det i forbindelse med et udbud af en lægeklinik, være oplagt at tænke andre sundhedsydelser ind. Dette kunne være genoptræning eller ambulante undersøgelser. Herved bliver den samlede opgave både bedre for både patienter og den byder, der skal løse opgaverne. Dans Erhverv stiller sig gerne til rådighed for spørgsmål og videre dialog. Med venlig hilsen Katrina Feilberg Sundhedspolitisk fagchef Dansk Erhverv kfs@danskerhverv.dk 2

139 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 9 - Side -1 af 1

140 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 10 - Side -1 af 2 Lægeforeningen Hovedstaden Jr / Den 15. december 2016 Lægeforeningen Hovedstadens høringssvar omkring udbudsmateriale om drift af Almen Praksis Der bør være lige vilkår mellem udbudsklinikker, og klinikker der arbejder efter overenskomst for Almen Praksis Lægeforeningen Hovedstaden finder, at det må være en forudsætning for udbudsmaterialet, at der er lige vilkår for udbudsklinikker og klinikker der arbejder efter Overenskomst for Almen Praksis. Lægeforeningen Hovedstaden bemærker endvidere, at det må være grundlæggende præmis for at drive udbudsklinikker, at de ansatte læger er uddannede speciallæger i almen medicin af hensyn til at sikre den lægefaglige kvalitet af behandlingen. I forhold selve udbudsmaterialet har Lægeforeningen Hovedstaden noteret sig, at der i udbudsmaterialet er fastsat andre præmisser for udbudsklinikker end dem der følger af den gældende overenskomst for Almen Praksis i forhold til følgende; Kvalitetskrav Lægeforeningen Hovedstaden bemærker, at der bør stilles samme krav til akkreditering, service og øvrige forpligtigelser hos udbudsklinikker, som der stilles til Almen Praksis. Sanktioner ved overtrædelse af kravene til udbudsklinikken Lægeforeningen Hovedstaden finder, at der i lighed med kravene til Almen Praksis bør fastsættes sanktioner for en udbudsklinik, der ikke lever op til de fastsatte krav om eksempelvis tilgængelighed, kvalitet, kommunikation med patienter, samt de vandelsbestemmelser, der følger af overenskomst for Almen Praksis. Endvidere bør også serviceklager over en udbudsklinik behandles på lignende måde som serviceklager over en læge i Almen Praksis. Ligeledes bør bodsbestemmelser være de samme for såvel udbudsklinikker som for Almen Praksis. Overholdelse af krav til læge-patient fortroligheden Fortrolighed mellem læge og patient er grundlæggende for samarbejdet mellem patienten og lægen, så iagttagelse af denne fortrolighed skal sikres på samme måde for udbudsklinikker drevet på overenskomstmæssige vilkår. Lægeforeningen Hovedstaden skal bemærke, at en af kerneopgaverne for Almen Praksis er at sikre en kontinuitet for hver enkelt patient, herunder at være patientens tovholder. En udbudsklinik med en levetid på fire år kan få svært ved at leve op til denne kerneopgave. Afslutningsvis bemærker Lægeforeningen Hovedstaden, at et udbud af Almen Praksis ifølge

141 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 10 - Side -2 af 2 sundhedsloven er en usædvanlig og ekstraordinær situation, og at Region Hovedstaden derfor i stedet for bør arbejde for etablere lægepraksis i henhold til den gældende overenskomst for Almen Praksis. Med venlig hilsen Helene Westring Hvidman Formand for Lægeforeningen Hovedstaden Side 2/2

142 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 11 - Side -1 af 2

143 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 11 - Side -2 af 2

144 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 12 - Side -1 af 8 DAGSORDEN ORDINÆRT REGIONSRÅDSMØDE REGIONSRÅDSMØDE MØDETIDSPUNKT :00 MØDESTED REGIONSRÅDSSALEN MEDLEMMER Side 1 af 8

145 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 12 - Side -2 af 8 Sophie Hæstorp Andersen Leila Lindén Özkan Kocak Fraværende ved sag 9 Flemming Pless Erik R. Gregersen Fraværende ved sag 9 Hanne Andersen Per Seerup Knudsen Susanne Due Kristensen Lars Gaardhøj Fraværende ved sag 6 til 12 Marianne Stendell Bodil Kornbek Vagn Majland Fraværende ved sag 2 og 3 Annette Birgitte Reimers Charlotte Fischer Karin Friis Bach Abbas Razvi Per Tærsbøl Hans Toft Karsten Skawbo-Jensen Lene Kaspersen Erik Lund Lise Müller Jens Mandrup Niels Høiby Henrik Thorup Finn Rudaizky Katrine Vendelbo Dencker Afbud Morten Dreyer Martin Geertsen Afbud Carsten Scheibye Randi Mondorf Anne Ehrenreich Ole Stark Afbud Per Roswall Fraværende ved sag 7 Erik Sejersten Fraværende ved sag 9 til 12 Thomas Bak Torben Kjær Annie Hagel Tormod Olsen Marianne Frederik Torben Dietmar Volkersen Conrad Side 2 af 8

146 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 12 - Side -3 af 8 INDHOLDSLISTE 6. Udbud af almen praksis Side 3 af 8

147 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 12 - Side -4 af 8 6. UDBUD AF ALMEN PRAKSIS BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Udvalget vedr. tværsektorielt samarbejde tog den 24. maj 2016 til efterretning, at administrationen påbegyndte det forberedende arbejde med et udbud på Bornholm på baggrund af manglende mulighed for at sikre lægedækningen via et samarbejde med PLO-Hovedstaden på overenskomstvilkår. Aktuelt er lægedækningen sikret ved et midlertidig almenmedicinsk tilbud - Praksisklinikken på Bornholm Hospital. Sundhedslovens 227, stk. 6, giver imidlertid alene mulighed for denne løsning i en kort periode. Traditionelt set har praksissektoren være "selvforsynende" med praktiserende læger, og lægedækningen har dermed været sikret via køb og salg af praksis fra en almen mediciner til en anden. Dette er ikke længere tilfældet i alle områder af regionen, hvorfor nogle kapaciteter overdrages regionen. PLO-H, kommune og regionen igangsætter en proces med henblik på rekruttering af praktiserende læger på vanlige vilkår. Lykkes dette ikke, kan regionen udbyde drift af praksis for at undgå lægemangel. Regionen har aktuelt en række områder, hvor der kan forudses mangel på læger. Administrationen har derfor udarbejdet et materiale, der kan anvendes, hvis udbud af en kapacitet bliver nødvendig i et område af regionen. Administrationen forelægger materiale for udvalget med henblik på en anbefaling til videre behandling i regionsrådet. INDSTILLING Forretningsudvalget anbefaler over for regionsrådet: 1. at vedlagte generiske udbudsmateriale (bilag 2-4) godkendes som grundlag for kommende udbud af drift af praksis, 2. at det godkendes, at der rettes henvendelse til Sundheds- og Ældreministeriet om dispensation for udbud på Bornholm grundet projektet Udviklingshospital Bornholm, med henblik på at videreføre praksisklinikken i op til fire år. POLITISK BEHANDLING Udvalget vedr. tværsektorielt samarbejdes møde den 25. oktober 2016: 1. Anbefalet. 2. Anbefalet, idet udvalget ønsker at følge erfaringerne fra Praksisklinikken på Bornholm. Forretningsudvalgets beslutning den 8. november 2016: Anbefalet, idet administrationen til brug for behandlingen af sagen i regionsrådet fremlægger et teknisk ændringsforslag om, hvordan sagen kan sendes i høring. Regionsrådets beslutning den 15. november 2016: Der var omdelt følgende tekniske ændringsforslag, stillet af forretningsudvalget (bilag 5): Dagsordenspunktet foreslås tilføjet et ekstra punkt: 3. at udbudsmaterialet sendes i høring. Formanden satte indstillingens punkt 1 under afstemning: For stemte: A (13), B (3), C (4), I (1), O (3) og V (7) og Ø (5), i alt 36. Imod stemte: 0. Undlod at stemme: F (2). I alt 38. Indstillingens punkt 1 var herefter godkendt. Per Tærsbøl (C) deltog ikke i afstemningen. Formanden satte indstillingens punkt 2 under afstemning: For stemte: A (13), B (3), C (4), F (2), I (1), O (3) og V (7) og Ø (5), i alt 38. Side 4 af 8

148 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 12 - Side -5 af 8 Imod stemte: 0. Undlod at stemme: 0. I alt 38. Indstillingens punkt 2 var herefter godkendt. Per Tærsbøl (C) deltog ikke i afstemningen. Formanden satte forretningsudvalgets tekniske ændringsforslag under afstemning: For stemte: A (13), B (3), C (5), F (2), I (1), O (3) og V (7) og Ø (5), i alt 37. Imod stemte: 0. Undlod at stemme: F (2). I alt 39. Indstillingen med det stillede tekniske ændringsforslag var herefter godkendt. Socialistisk Folkeparti ønskede følgende tilført protokollen: Vi erkender mangel på praktiserende læger og den lovgivning, der er på området. Vi har dog set erfaringerne med udbudsklinikker og de er dyrere og dårligere. Patienterne er kede af de skiftende læger og den manglende kontinuitet og prisen er noget højere. Vi finder det mere hensigtsmæssigt at bruge flere penge på det samme - bare i en dyrere og dårligere version - ønsker vi at bruge de penge på et udviklingsarbejde enten i de eksisterende klinikker eller i vores egne klinikker. Her kunne vi afprøve nye organiseringsmodeller og inddragelse af forskellige faggrupper. Lars Gaardhøj (A), Katrine Vendelbo Dencker (O), Martin Geertsen (V) og Ole Stark (V) deltog ikke i sagens behandling. Som stedfortræder deltog Lisbeth Dupont-Rosenvold (V). SAGSFREMSTILLING I henhold til sundhedsloven har Region Hovedstaden ansvaret for at tilvejebringe og sikre borgerne lægedækning og dermed et tilbud om vederlagsfri behandling i hele regionen. Når en praktiserende læge varsler ophør, uden at praksis overtages af en anden læge, går PLO- Hovedstaden og administrationen i tæt samarbejde om at afsøge muligheder for at finde læger, der kan overtage den ledige praksis. Der samarbejdes om en bred palet af muligheder for at sikre borgerne lægedækning. Et udbud af lægepraksis vil først kunne gennemføres efter en række andre tiltag, der iværksættes for at sikre borgerne lægedækning. I henhold til sundhedslovens 227, stk. 3 kan regionen udbyde drift af praksis. Hvis der ikke er private leverandører, der deltager i udbuddet, eller regionsrådet forkaster de fremsendte bud, fx fordi de ikke lever op til kravsspecifikationen eller overskrider den fastsatte maksimale pris, kan regionsrådet etablere en praksis i en periode på op til 4 år ifølge sundhedslovens 227, stk. 5. Det er således ikke muligt at oprette en regionsklinik uden først at have gennemført et udbud, med mindre det sker i en akut situation. Administrationen har udarbejdet et generisk udbudsmateriale, som vil kunne anvendes i de fremtidige udbud af drift af praksis (bilag 2-4). Udbuddet er udformet således, at et hospital får mulighed for at give et kontrolbud på drift af praksis. Udbudsmaterialet beskriver regionens krav til tilbudsgiverens drift af praksis. Ud over, at budgiver skal leve op til kravene i Overenkomst om almen praksis (fx vedr. personale, behandlingsstandarder, journalføring, klagebestemmelser m.v), er der i materialet stillet skærpede krav på områder, som regionen har fokus på som udviklingstemaer: Tilgængelighed, hvor regionen fokuserer på fuld tilgængelighed for personer med funktionsnedsættelse i henhold til FN's Handicapkonvention. Data i form af anvendelse af Fælles Medicin Kort og kodning af hensyn til det tværsektorielle samarbejde Systematisk medicingennemgang af patienter med kronisk sygdom og opfølgning på henvendelse om medicin fra kommunerne Side 5 af 8

149 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 12 - Side -6 af 8 Kvalitetsudvikling, herunder deltagelse i relevante møder og efteruddannelse. Derudover vedlægges "aftale vedr. drift af almen lægepraksis" (bilag 3), der specificerer de nærmere aftalevilkår samt tilbudslisten (bilag 4), hvor tilbudsgiver skal angive en pris pr. patient pr. år for drift af et alment medicinsk tilbud. Materialet er udformet som et generelt udbud således, at det kan anvendes ved udbud de steder i regionen, hvor det ikke er muligt at sikre lægedækningen på anden vis. Områder i Region Hovedstaden, hvor der aktuelt er udfordringer med lægedækningen Tingbjerg (Brønshøj Husum) Regionsrådet godkendte den 8. marts 2016 opslag af to kapaciteter i Tingbjerg, Brønshøj-Husum. Desværre var der ingen kvalificerede ansøgere. Administrationen er i fortsat dialog med Københavns Kommune og PLO-H om mulighederne for at tiltrække ansøgere og det forventes, at kapaciteterne genopslås i efteråret. Ishøj En praktiserende læge i Ishøj har varslet ophør pr. 31. december Lukkes praksis, vil det gennemsnitlige antal sikrede pr. kapacitet være mod det ønskede Der er derfor behov for en indsats for at undgå lægemangel. Der har været afholdt møde med Ishøj Kommune den 18. august Region Hovedstaden og Ishøj Kommune har nu sammen udarbejdet et opslag med input fra PLO- H, og der er samlet opslået 2-3 kapaciteter. Bliver alle kapaciteterne besat vil der altså være to flere kapaciteter end før. Der er frist for ansøgninger den 7. november Halsnæs Det er vanskeligt for nytilflyttere og flygtninge at få tildelt en læge i kommunen, da samtlige læger har lukket for tilgang af nye patienter. To kapaciteter er tildelt læger, men ikke besat. Der er frist for besættelse den 31. december Der har været afholdt administrativt møde den 25. august 2016, hvor blandt andet muligheden for at afgive de to ubesatte kapaciteter før tid blev drøftet. PLO- Hovedstaden har meldt tilbage, at den praksis, som aktuelt ejer de to kapaciteter, ikke ønsker at afhænde dem før tid, men har ønske om at bibeholde dem. Det er samtidig oplyst at en praktiserende læge bliver ansat i den ene kapacitet. Administrationen vil i alle ovenstående områder samarbejde med PLO-H og kommunerne om løsninger. Bornholm På Bornholm var det ikke muligt for regionen at tilvejebringe og sikre borgerne lægedækning og dermed et tilbud om vederlagsfri behandling, da to praktiserende læger valgte at gå på pension, og der ikke kunne rekrutteres læger til de frigjorte kapaciteter. Regionen etablerede derfor som en midlertidig løsning et almen medicinsk tilbud - Praksisklinikken på Bornholms Hospital. Der er i øjeblikket lukket for tilgang af patienter i alle praksis på Bornholm bortset fra Praksisklinikken på Bornholms Hospital. Den 1. september havde klinikken patienter. Regionsrådsformand i Region Nordjylland Ulla Astman har fremsat bemærkninger til denne del af sundhedsloven i en kronik i Jyllandsposten (bilag 1). Ulla Astman anfører, at der er behov for, at regionerne får mulighed for at indgå og afprøve nye organisationsformer for at kunne sikre lægedækningen i en situation med mangel på praktiserende læger, hvor samtidig flere forlader deres klinikker grundet alder. En af de løsningsmodeller, Ulla Astman fremfører, er bl.a. at etablere et alment medicinsk tilbud på hospitaler, hvor lægerne kunne få mulighed for ansættelse dels i en praksisklinik, dels i en anden hospitalsfunktion. Region Hovedstaden kan ikke fortsætte den nuværende praksisklinik på Bornholm grundet den lovgivning, der omtales i kronikken. Der skal derfor enten igangsættes et udbud af to kapaciteter på Bornholm ultimo 2016, eller der skal rettes henvendelse til Sundheds- og Ældreministeriet med henblik på, at praksisklinikken kan fortsætte som en del af udviklingsprojektet på Bornholm. Sidstnævnte vil have væsentlig betydning for belysning af samarbejdsmulighederne mellem almen praksis og hospitalet, herunder muligheden for at skabe bedre rammer for et sammenhængende patientforløb, specielt for patienter med kroniske lidelser, der følges i begge sektorer. Side 6 af 8

150 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 12 - Side -7 af 8 Administrationen anbefaler, at regionen som første prioritet ansøger Sundheds- og Ældreministeriet om dispensation, således at praksisklinikken kan fortsætte som en del af udviklingsprojektet på Bornholm. Hvis dette afvises af ministeriet, anbefaler administrationen, at der igangsættes et udbud af praksis på Bornholm. Tiltag for at sikre lægedækningen på Bornholm: Administrationen, PLO-H og Bornholms Regionskommune har været i tæt dialog om etablering af permanente løsninger for borgerne på Bornholm. Følgende tiltag har været afprøvet: Opslag af to 0-ydernumre på Bornholm. Der var ingen ansøgninger til kapaciteterne. PLO-H og Bornholms Regionskommune har haft kontakt til to navngivne praktiserende læger om nedsættelse på Bornholm. Ingen af lægerne har imidlertid meldt positivt tilbage. To andre praktiserende læger havde udtalt, at de var interesserede i en praksis med op til patienter. Administrationen var villig til at indgå en lokalaftale på området. Det er undersøgt, om der blandt øens læger var interesse for en aftale, hvor en praktiserende læge midlertidigt lukker op for ekstra patienter, som en læge tilknyttet praksis varetager behandlingen for. Dette er blevet afvist af lægerne på Bornholm. Indgås eventuel aftale om lægedækning til patienter, vil der stadig være patienter tilbage, der skal sikres lægebetjening. PLO-H har kontaktet det tyske PLO med henblik på rekruttering af tyske læger. Der er ikke fremkommet konkrete resultater heraf. I dialogen blev etablering af en turistlægeordning drøftet med henblik på aflastning af de praktiserende læger. PLO-Bornholm har på møde den 13. juni 2016 mundtligt tilkendegivet, at de ikke var interesserede i en sådan løsning. Mulighederne for at rekruttere udenlandske læger er undersøgt af administrationen med udgangspunkt i erfaringerne fra Region Syddanmark. Løsningen er tidskrævende, og udgiften relativt stor på grund af sproguddannelse og den nødvendige supplerende uddannelse for at opnå autorisation til at virke som praktiserende læge i Danmark. Løsningen er ikke forsøgt indført. Dialogen mellem parterne har dermed ikke givet løsningsmodeller hverken på kort eller langt sigt for de af øens borgere, der ikke har egen læge. KONSEKVENSER Ved en tiltrædelse af indstillingerne udbuddet sikres, at der kan handles hurtigt på lægedækningsudfordringer i regionen, dér hvor alt andet er afprøvet. Endvidere sikres en permanent løsning af lægemanglen på Bornholm, enten ved en privat leverandør eller ved at praksisklinikken videreføres i en periode på op til 4 år. RISIKOVURDERING Ved eventuel ansøgning til Sundheds- og Ældreministeriet om dispensation må der forventes modstand fra PLO-Hovedstaden, idet PLO-H ønsker at praksis skal drives i henhold til overenskomst om almen praksis. Hvis ministeriet ikke imødekommer ansøgningen, kan lægedækningen sikres via et udbud af praksis på Bornholm, således at regionen opfylder forpligtelsen om at sikre almen medicinsk lægebetjening til alle borgere på Bornholm. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER Udgifter relateret til drift af praksis vil forventeligt være de samme ved et udbud. KOMMUNIKATION Der planlægges en presseindsats TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Sagen forelægges forretningsudvalget den 8. november 2016 og regionsrådet den 15. november DIREKTØRPÅTEGNING Svend Hartling / Else Hjortsø Side 7 af 8

151 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 12 - Side -8 af 8 JOURNALNUMMER BILAGSFORTEGNELSE 1. Ulla Astman artikel - familielægen på pension 2. Kravspecifikation 3. Udkast til aftale om drift af almen lægepraksis 4. Tilbudsliste 5. Ændringsforslag stillet af Forretningsudvalget Side 8 af 8

152 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 13 - Side -1 af 2 Den Oversigt over de forslag til ændring, som er indarbejdet i udbudsmaterialet p.b.a. høring vedr. udbud af almen praksis Høringspart Regionshandicaprådet Dansk Erhverv Danske Bioanalytikere Jordemoderforeninge n PIU - Patientinddragelsesud valget Anførte bemærkninger Fokuserer på tilgængelighed og dokumentation af samme Ønsker et dialogbaseret udbud. Omtaler et udbud som en virksomhedsoverdra gelse. Finder det væsentligt, at laboratoriekonsulent ordningen anvendes. Omtaler specifikt uddannelse af personalet Anfører at det er vigtigt, at patienten inddrages i det samlede patientforløb. Vigtigt at en patient ved afvisning får info om anden vej til Forslag til indarbejdelse af ændring Følgende vurdering er foretaget: Indgår med en bemærkning om, at en eksternt vurdering skal foretages, der sikrer, at handikapkonventionen er opfyldt. Følgende vurdering er foretaget: Det er vigtigt, at også en alment praktiserende læge kan byde på opgaven og fravige lighedsprincippet. Se nærmere i selve dagsordenen. Følgende vurdering foretaget: Det er medtaget, at regionens kvalitetsorganisation for laboratorieydelser følges Der er ikke tale om en virksomhedsoverdragelse. Følgende vurdering er foretaget: Det er anført, at lægerne skal sikre deltagelse i regionale temamøder og lignende, samt at der påhviler udbudsklinikken et ansvar for at sikre, at personalet har den relevante uddannelse. Følgende vurdering er fortaget: Patienten skal inddrages i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler, i det samlede patientforløb. Patienten får anvist anden vej til behandling enten via klinikken eller administrationen. Afsnit om UTH præciseret. Udbudsklinikken bør vurderes af ekstern part i forhold til tilgængelighed. Anvendelse af Sundhedsplatformen er ønskelig, men ikke aktuelt en betingelse.

153 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 13 - Side -2 af 2 behandling. UTH ønskes uddybet. Ekstern vurdering af tilgængelighed vigtig. PLO Der bør være lige vilkår for udbudsklinikker og overenskomstklinikk er, specielt nævnes kvalitet, pris, sanktioner, fortrolighed og data. I klinikken skal alle læger være almen medicinere. Ønsker kortere aftalevarighed. Anfører at en udbudsklinik ikke kan deltage i overenskomstbeste mte udvalg og desuden heller ikke i f.eks praksisplanudvalget. Indskærpes journalopbevaringsr egler. Vandelsbestemmelse r ønsker indført Følgende vurdering er foretaget: Overenskomsten er ikke gældende for en udbudsklinik, hvorfor en række forhold er beskrevet på en anden måde i materialet, således at regionen kan foretage den nødvendige opfølgning Der ønskes lempelige vilkår for sygebesøg, hvorfor 5/15 km grænsen for sygebesøg ikke er indført Der stilles krav om, at en almen mediciner er en del af den lægelige bemanding, men også andre specialer kan indgå i personalet f.eks. børnelæge Journalopbevaringsregler er anført Aftalens varighed er ikke afkortet, da det vil påvirke interessen for at drive en klinik negativt Der er ikke i materialet anført, at en udbudsklinik skal deltage i overenskomstbestemte udvalg Det er anført at børnestraffeattest skal forevises. Høringssvar fra lægeforeningen er fremsendt efter høringsfristen, men indeholder ikke bemærkninger, der ikke fremgår af høringssvaret fra PLO-H

154 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis 26. JANUAR 2017 Bilag 14 - Side -1 af VFN/bis Vibeke Fabricius Nordlander vfn@poulschmith.dk Direkte Mobil Notat vedrørende udbud af almen lægepraksis Region Hovedstaden har anmodet om en vurdering af, om regionen efter udbudsreglerne kan gennemføre et udbud af almen lægepraksis som et dialogbaseret udbud i en af udbudslovens former, eller om lovens princip om ligebehandling i givet fald vil være til hinder herfor. Endvidere har regionen spurgt, om anvendelse af en dialogbaseret udbudsform kan risikere at udelukke interesserede bydere fra at byde, f.eks. praktiserende læger. Spørgsmålet er rejst i tilknytning til, at regionsrådet har behandlet en sag om tilvejebringelse af generisk udbudsmateriale med henblik på eventuelt udbud af tjenesteydelser i form af drift af lægeklinik i de områder af regionen, hvor det ikke er muligt at tilbyde befolkningen almen lægehjælp efter overenskomsten med PLO, fordi der ikke er praktiserende læger, der ønsker at nedsætte sig i de pågældende områder. Udbudsmateriale i form af udkast til aftale, kravspecifikation og tilbudsliste har været bragt i høring hos en række interessenter og offentliggjort på regionens hjemmeside. I et høringssvar fra Dansk Erhverv er spørgsmålet om en dialogbaseret udbudsproces rejst. 1. UDBUDSLOVENS REGLER Udbudsloven 1 fastlægger procedurerne for offentlige indkøb, herunder indgåelse af offentlige kontrakter om tjenesteydelser. For tjenesteydelser sondrer udbudsloven mellem tjenesteydelser, der er omfattet af lovens afsnit II, der indeholder en række detaljerede procedureforskrifter for forskellige former for udbudsprocesser (dvs. de traditionelle EUudbudsregler) og tjenesteydelser omfattet af udbudslovens afsnit III, der sædvanligvis betegnes som light regimet, og som giver mulighed for anvendelse af en mere enkel og fleksibel procedure med væsentligt færre krav til, hvordan proceduren konkret kan tilrettelægges og gennemføres. 1 LOV nr af 15/12/2015 København Vester Farimagsgade 23 DK-1606 København V Aarhus Åboulevarden 49, 1. DK-8000 Aarhus Telefon Fax _1

155 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis 26. JANUAR 2017 Bilag 14 - Side -2 af 4 Light regimet gælder for sociale og andre specifikke ydelser, der er anført i et bilag til udbudsdirektivet. 2 Ydelserne er specificeret ved såkaldte CPV-koder 3. Blandt disse ydelser er tjenester indenfor sundhedsvæsenet, herunder behandling og konsultation hos praktiserende læger og hermed beslægtet virksomhed. 4 Udbudslovens regler i afsnit III (light regimet) finder derfor anvendelse for indgåelse af kontrakt om drift af almen lægepraksis, når kontraktværdien overstiger en fastsat tærskelværdi. 5 Tærskelværdien for light regimet udgør pr. 1. januar kr. ekskl. moms. Kontraktværdien skal anslås på grundlag af det samlede beløb, som ordregiver skal betale til leverandøren for gennemførelse af kontrakten, dvs. i hele kontraktens varighed, herunder eventuel forlængelse af kontraktperioden. Hvis værdien af kontrakten skønnes at være under denne tærskelværdi, er kontrakten ikke omfattet af light regimet i udbudslovens afsnit III, men enten omfattet af udbudslovens afsnit IV om indkøb under tærskelværdien med klar grænseoverskridende interesse eller udbudslovens afsnit V om indkøb under tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse. Reglerne i udbudslovens afsnit IV minder om reglerne for light regimet, mens reglerne efter udbudslovens afsnit V primært indebærer et krav om, at ydelsen skal købes på markedsvilkår. For begge disse regelsæt er der tale om mindst samme grad af fleksibilitet i forhold til den konkrete tilrettelæggelse af proceduren som for light regimet, som omtales nedenfor. 2. KORT OM LIGHT REGIMET Light regimet, der blev indført med den nye udbudslov, giver mulighed for en mere fleksibel og skræddersyet procedure med mere enkle procedureregler, end hvad gælder for EUudbud omfattet af udbudslovens afsnit II. Light regimet er dog undergivet de samme grundliggende principper om ligebehandling og gennemsigtighed. Light regimet indebærer en pligt til at annoncere indkøbet ved en udbudsbekendtgørelse eller en forhåndsmeddelelse. Derudover skal ordregiver fastlægge en procedure i overensstemmelse med udbudslovens 2 om ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet og skal herunder fastsætte kriterier for tildeling af kontrakten. Endvidere er ordregiver forpligtet til at følge få specifikke procedureregler, der fremgår af udbudslovens Disse regler handler bl.a. om tildeling af kontrakten i overens- 2 Jf. udbudslovens 7. 3 CPV koder er koder, der fremgår af det fælles glossar for offentlige kontrakter, jf. udbudslovens 24, nr CPV kode Jf. udbudslovens 7. Tærskelværdierne revideres hvert andet år af Europa-Kommissionen og de til enhver tid gældende tærskelværdier skal anvendes, jf. udbudslovens 9. Derfor adskiller det ovenfor nævnte beløb sig fra den tærskelværdi, der er anført i udbudslovens 7. Side 2/4

156 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis 26. JANUAR 2017 Bilag 14 - Side -3 af 4 stemmelse med den fastsatte procedure, underretning og begrundelse til ansøgere og tilbudsgivere samt afholdelse af en standstill-periode mellem tildeling og kontraktindgåelse. Derudover er ordregiver tillagt en betydelig grad af frihed til at tilrettelægge udbudsproceduren, forudsat at de grundlæggende principper om ligebehandling og gennemsigtighed iagttages, herunder at kriterierne for tildeling på forhånd er fastsat og offentliggjort. Udbudsloven foreskriver ikke brug af bestemte udbuds- og tildelingsformer for light regimet og det står ordregiver frit for at tilrettelægge en procedure eller fremgangsmåde, der adskiller sig fra de procedurer, der gælder for EU-udbud omfattet af udbudslovens afsnit II eller lade sig inspirere af procedurerne derfra, herunder de mere fleksible og dialogbaserede procedurer som udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog, uanset om de betingelser, der gælder for disse procedurer under lovens afsnit II, konkret vurderes opfyldt. Sådanne dialogbaserede processer skal både for EU-udbud og udbud under light regimet tilrettelægges og gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. Disse principper er dog ikke i sig selv til hinder for et dialogbaseret udbud. 6 En dialogbaseret udbudsprocedure kan under light regimet tilrettelægges frit, herunder i forhold til hvilke aktører, der skal have adgang til processen 7 og i forhold til en eventuel begrænsning eller udvælgelse af aktører undervejs i processen. Et dialogbaseret udbud indebærer næppe i sig selv en risiko for at udelukke interesserede bydere fra at byde, som f.eks. praktiserende læger, men den konkrete proces skal tilrettelægges med fokus på bl.a. karakteren af og særlige forhold for forskellige potentielle bydere. Det er vores erfaring, at en dialogbaseret udbudsproces som overvejende hovedregel er en meget hensigtsmæssig udbudsform, der kan skaleres og tilpasses de konkrete ydelser og behov og de særlige hensyn og overvejelser, der knytter sig hertil. Det vil ofte være muligt at optimere vilkårene i forhold til det konkrete behov, bl.a. i kraft af muligheden for at inddrage værdifuldt input fra de aktører, der kan være interesserede i at varetage opgaven. Under alle omstændigheder er det hensigtsmæssigt at tilrettelægge processen med den højere grad af fleksibilitet og færre formkrav og procedureregler, som light regimet giver mulighed for. Det er således vores vurdering, at Region Hovedstaden efter udbudsreglerne kan gennemføre et udbud af almen lægepraksis som en dialogbaseret udbudsproces under light regimet, 6 Med udbudsloven blev adgangen til at anvende disse mere fleksible og dialogbaserede udbudsprocesser udvidet for EUudbud omfattet af udbudslovens afsnit II, da udvidelsen medfører en ønsket større fleksibilitet og har en række fordele både for ordregivere og tilbudsgivere, herunder er egnet til at understøtte en god udbudskultur med fokus på innovation og effektivitet. 7 Afhængig af den konkrete tjenesteydelse kan der være anden sektor-specifik regulering, der er normerende for hvilke aktører, der kan byde på en kontrakt, og der skal tages højde for dette ved tilrettelæggelse af processen. Side 3/4

157 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis 26. JANUAR 2017 Bilag 14 - Side -4 af 4 og at det er hensigtsmæssigt at overveje nærmere, hvordan en sådan proces kan tilrettelægges og gennemføres. 3. OM UDBUDSMATERIALET Udbudsmaterialet, der har været bragt i høring, er udarbejdet med henblik på, at regionen kan være klar til et eventuelt udbud, når der måtte vise sig behov herfor. Dette udbudsmateriale består af et udkast til en aftale med udkast til kravspecifikation og tilbudsliste, dvs. de dokumenter, der skal udgøre aftalegrundlaget. 8 Ved et eventuelt udbud skal dette materiale som minimum suppleres af enten en udbudsbekendtgørelse eller forhåndsmeddelelse 9 samt et dokument, der nærmere beskriver den fastsatte procedure for udbuddet. 10 Sådanne dokumenter vil man sædvanligvis ikke vælge at bringe i høring, men hvis dokumenterne ikke allerede er udarbejdet, kan det være hensigtsmæssigt at lave udkast hertil, således at den samlede pakke af udbudsmateriale så vidt muligt kan være klar til anvendelse. Efter vores erfaring knytter der sig en række overvejelser til, hvordan en proces med et udbud af denne karakter kan tilrettelægges for at optimere både processen og den konkrete kontraktindgåelse. Vi deltager gerne i et møde med regionen med henblik på en nærmere drøftelse heraf. 8 Jeg har ikke gennemgået dette materiale yderligere, men bistår gerne med en gennemgang og drøftelse heraf, hvis regionen ønsker dette. 9 Jf. udbudslovens Jf. udbudslovens 186. Side 4/4

158 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis 27. JANUAR 2017 Bilag 15 - Side -1 af VFN/bis Vibeke Fabricius Nordlander vfn@poulschmith.dk Direkte Mobil Notat vedrørende udbud af almen lægepraksis - skitsering af tidsforløb for mulige processer I forlængelse af mit notat af g. d. vedrørende udbud af almen lægepraksis har Region Hovedstaden anmodet om en uddybning af forskellen mellem forskellige udbudsformer, navnlig i forhold til det tidsmæssige aspekt. Som aftalt har jeg i de vedhæftede dokumenter skitseret de tidsmæssige rammer for to mulige processer fra udbudsloven dels et offentligt udbud og dels et dialogbaseret udbud i form af et udbud med forhandling samt mulige processer under light regimet baseret på disse to udbudsformer. Der er tale om en overordnet skitsering af de tidsmæssige rammer og med overordnede bemærkninger nedenfor, der afspejler de væsentligste aspekter for de forskelle processer, navnlig for så vidt angår det tidsmæssige aspekt. Notatet tilsigter således ikke at være en detaljeret og udtømmende redegørelse for forskellige mulige varianter og relevante overvejelser, eller konkret rådgivning eller anbefaling i relation til udbud af almen lægepraksis. På det foreliggende grundlag kan jeg ikke vurdere, hvilken proces der er mest hensigtsmæssig for et eventuelt udbud af almen lægepraksis. Det vil bero på en nærmere vurdering af en række hensyn og overvejelser. Light regimet giver mulighed for at anvende og eventuelt skræddersy den proces, der konkret er mest hensigtsmæssig, og processen kan gennemføres med væsentligt færre formkrav end en proces efter udbudslovens afsnit II. 1. UDBUD OMFATTET AF UDBUDSLOVENS AFSNIT II 1.1 Offentligt udbud Et offentligt udbud gennemføres i én fase, således at alle, der opfylder de egnethedskrav, der måtte være fastsat, kan afgive tilbud på opgaven. Tilbud evalueres efter de fastsatte tildelingskriterier og kontrakten tildeles til den vindende tilbudsgiver. København Vester Farimagsgade 23 DK-1606 København V Aarhus Åboulevarden 49, 1. DK-8000 Aarhus Telefon Fax _1

159 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis 27. JANUAR 2017 Bilag 15 - Side -2 af 6 Der gælder et forhandlingsforbud for denne type af proces, og adgangen til nærmere dialog er således begrænset. Der skal fastsættes en passende tilbudsfrist og efter lovens udgangspunkt skal den udgøre minimum 35 dage. 1 Der er ikke frister for den tilbudsvurdering, der skal foretages af ordregiver, så varigheden af denne fase beror på, hvor tidskrævende tilbudsvurderingen er og hvordan ordregiver tilrettelægger denne. Efter den nye udbudslov skal der for udbud omfattet af udbudslovens afsnit II afgives en egen-erklæring om egnethed, kaldet ESPD, og efterfølgende indhentes dokumentation fra den tilbudsgiver, der står til at vinde opgaven. I et offentligt udbud indhentes dokumentationen som klar hovedregel efter tilbudsvurderingen 2, og der skal fastsættes en passende frist for indsendelse af dokumentationen, som er minimum 18 dage. 3 Tildeling kan først ske efter modtagelse af dokumentationen. Kontraktindgåelse kan først ske efter udløb af en standstill-periode på minimum 10 dage. Standstill-perioden giver mulighed for at indgive klager med anmodning om opsættende virkning. Indgives en klage i denne periode, har klagen automatisk opsættende virkning, og kontrakt kan ikke indgås, før klagenævnet har taget stilling til, om klagen skal tillægges opsættende virkning. Klagenævnet skal tage stilling til opsættende virkning inden 30 dage fra modtagelse af klagen. Tillægges klagen ikke opsættende virkning, kan kontrakten indgås. Antallet af klagesager er relativt begrænset i forhold til antallet af gennemførte udbud, og klager tillægges sjældent opsættende virkning af klagenævnet. Jeg har dog medtaget dette for at illustrere det samlede tidsmæssige forløb, hvis der måtte blive indgivet klage. 1.2 Udbud med forhandling Et udbud med forhandling gennemføres i to faser. Alle, der opfylder de egnethedskrav, der måtte være fastsat, kan anmode om prækvalifikation, og der skal prækvalificeres (udvælges) mindst 3 tilbudsgivere til at afgive forhandlingstilbud på opgaven. Der kan udvælges flere tilbudsgivere 4, og der kan eventuelt fastsættes 1 Jf. udbudslovens 57, der også indeholder bestemmelser om kortere frister f.eks. ved hasteudbud eller hvis der er offentliggjort en forhåndsmeddelelse. 2 Jf. udbudslovens 151. Lovens hovedregel er, at det alene er den vindende tilbudsgiver, der skal afgive dokumentation, og at det derfor sker efter vinderen er fundet. Hvis det er nødvendigt kan ESPD dokumentation indhentes fra flere tilbudsgivere tidligere. I praksis anvendes dette ofte i processer med to faser, således at alle prækvalificerede virksomheder anmodes herom. 3 Jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om udbudsloven, afsnit 9.5 Dette gælder for danske tilbudsgivere, mens det for udenlandske tilbudsgivere eventuelt kan være nødvendigt at give en længere frist. 4 Dog kræver udvælgelse af mere end 5 tilbudsgivere en begrundelse, jf. udbudslovens 64. Side 2/4

160 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis 27. JANUAR 2017 Bilag 15 - Side -3 af 6 bestemmelse om et successivt forløb, hvor antallet af tilbud begrænses undervejs i processen. Der skal fastsættes passende frister og efter lovens udgangspunkt skal både prækvalifikationsfristen og tilbudsfristen for første forhandlingstilbud udgøre minimum 30 dage. 5 Der er ikke frister for den prækvalifikationsvurdering eller de tilbudsvurderinger, der skal foretages af ordregiver, så varigheden af disse faser beror på, hvor tidskrævende vurderingen er og hvordan ordregiver tilrettelægger dem. Udover fristen for første forhandlingstilbud er der ikke frister for forhandlingsprocessen. Den kan derfor tilrettelægges frit og således at den tilpasses de konkrete omstændigheder, herunder kontraktens kompleksitet, antallet af tilbudsgivere, det relevante eller ønskede behov for nærmere forhandlinger med tilbudsgiverne osv. Der kan gennemføres en enkel forhandling med et forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver eller et længerevarende forløb med flere forhandlingsmøder pr. tilbudsgiver, og eventuelt afgivelse af flere forhandlingstilbud undervejs i processen. For forhandlingsudbud indhentes ESPD dokumentation sædvanligvis tidligere i processen, f.eks. i tilknytning til prækvalifikationen. 6 Regler om standstill-periode og klager svarer til et offentligt udbud. 2. LIGHT REGIMET Light regimet er kendetegnet ved, at det giver mulighed for en mere fleksibel og skræddersyet procedure med mere enkle procedureregler, end hvad der gælder for EU-udbud omfattet af udbudslovens afsnit II. Udbudsloven foreskriver ikke brug af bestemte udbudsformer for light regimet og det står ordregiver frit for at tilrettelægge en procedure eller fremgangsmåde, der adskiller sig fra de procedurer, der gælder for EU-udbud omfattet af udbudslovens afsnit II eller lade sig inspirere af procedurerne derfra. Ordregiver kan også lave andre former for processer f.eks. en proces med en fase, hvor udgangspunktet således svarer til det offentlige udbud, men hvor der indbygges en vis form for fleksibilitet, herunder eventuelt mulighed for at afholde dialogmøder med tilbudsgiverne, hvis det måtte vise sig at være nødvendigt eller hensigtsmæssigt. 5 Jr. udbudslovens 63 og jf. bemærkningen ovenfor i note 2. Side 3/4

161 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis 27. JANUAR 2017 Bilag 15 - Side -4 af 6 Med udgangspunkt i skitseringen af et offentligt udbud og et forhandlingsudbud under udbudslovens afsnit II har jeg skitseret processer under light regimet baseret på samme forløb. De mest afgørende forskelle udover den helt overordnede frihed til at tilrettelægge proceduren er, at der ikke gælder minimumfrister, og der er ikke krav om ESPD og indhentning af ESPD dokumentation. For processer under light regimet er der alene et krav om passende frister. Fristerne skal fastsættes efter en konkret vurdering, og således at ansøgere eller tilbudsgivere får den tilstrækkelige tid under hensyntagen til bl.a. kontraktens kompleksitet og de krav til ansøgningen eller tilbuddet og eventuel dokumentation, der måtte blive fastsat. Ofte tages der udgangspunkt i udbudslovens minimumsfrister, men hvis der efter en konkret vurdering er mulighed herfor, kan fristerne være kortere. Regler om standstill-periode og klager svarer til udbud omfattet af udbudslovens afsnit II. Side 4/4

162 Offentligt udbud (udbudslovens afsnit II) Offentliggørelse af udbudsmateriale Forhandlingsudbud (udbudslovens afsnit II) Tilbudsfrist min. 35 dage Opfordringsskrivelse Prækvalifikationsfrist min. 30 dage Tilbud Anmodning om prækvalifikation Tilbudsvurdering ca. 2 4 uger 1 2 uger Udpegning af vinder Offentliggørelse af udbudsmateriale Indhentelse af ESPD-dok. min. 18 dage Tilbudsfrist min. 30 dage Tildeling Indledende tilbud Standstill Min. 10 dage Forhandling en eller flere runder 4-12 uger Kontraktindgåelse hvis ingen klage 30 dage for evt. afgørelse om opsættende virkning Endeligt udbudsmateriale Tilbudsfrist 2-4 uger.kontraktindgåelse hvis klage ikke tillægges opsættende virkning Endeligt tilbud Tildeling Standstill Tilbudsvurdering 2-4 uger Minimum 10 dage 27. JANUAR 2017 Kontraktindgåelse hvis ingen klage 30 dage for evt. afgørelse om opsættende virkning Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 15 - Side -5 af 6.Kontraktindgåelse hvis klage ikke tillægges opsættende virkning 1

163 Offentligt udbud (light regimet) Offentliggørelse af udbudsmateriale Forhandlingsudbud (light regimet) Tilbudsfrist f.eks. 30 dage Opfordringsskrivelse Prækvalifikationsfrist f.eks. 20 dage Tilbud Anmodning om prækvalifikation Tilbudsvurdering ca. 2 4 uger 1 2 uger Tildeling Offentliggørelse af udbudsmateriale Tilbudsfrist f.eks. 30 dage Standstill Min. 10 dage Indledende tilbud Kontraktindgåelse hvis ingen klage 30 dage for evt. afgørelse om opsættende virkning Forhandling en eller flere runder 4-12 uger.kontraktindgåelse hvis klage ikke tillægges opsættende virkning Endeligt udbudsmateriale Tilbudsfrist 2-4 uger Endeligt tilbud Tildeling Standstill Tilbudsvurdering 2-4 uger Minimum 10 dage 27. JANUAR 2017 Kontraktindgåelse hvis ingen klage 30 dage for evt. afgørelse om opsættende virkning Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 15 - Side -6 af 6.Kontraktindgåelse hvis klage ikke tillægges opsættende virkning 1

164 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 16 - Side -1 af 5 Center for Sundhed Vicedirektør Kongens Vænge Hillerød Opgang B & D Telefon Direkte Mail csu@regionh.dk Dato: 24. februar 2017 Notat til forretningsudvalget om generisk udbudsmateriale vedr. drift af almen lægepraksis udbudsform mv. Regionsrådet besluttede den 31. januar at sende sagen tilbage til forretningsudvalget. Der skal derfor nu på ny tages stilling til godkendelse af udbudsmaterialet og til udbudsformen. Der kan her vælges mellem udbudsformen dialogbaseret udbud og offentligt udbud. Baggrund Forretningsudvalget besluttede den 24. januar at indhente en ekstern juridisk vurdering af spørgsmålet om anvendelse af udbudsformen dialogbaseret udbud. Baggrunden herfor var, at det af mødesagen fremgik, at et dialogbaseret udbud af ydelsen ikke ansås for muligt på grund af ligebehandlingsprincippet. Kammeradvokaten har i notat af 26. januar 2017, der er vedlagt som bilag 14 til forretningsudvalgets mødesag, vurderet, at en ydelse af denne karakter kan udbydes både som offentligt udbud og som dialogbaseret udbud. Der kan anvendes et udbud under det såkaldte light regime, som er en forenklet udbudsmodel. Det er samtidig Kammeradvokatens vurdering, at et dialogbaseret udbud vil tage dobbelt så lang tid som et offentligt udbud. Tidsforbrug ved udbud Kammeradvokaten har i supplerende notat af 27. januar, som er vedlagt som bilag 15 til mødesagen anført, at varigheden af et konkret udbud under light regimet i begge modeller afhænger dels af lovens regler, dels af hvilke tidsfrister, der konkret fastlægges for de enkelte faser. Alt afhængigt af de konkrete frister er det Kammeradvokatens vurdering, at en udbudsproces efter et dialogbaseret udbud under light regimet ville vare mellem 153 og 234 dage fra udbudsbekendtgørelse til kontraktindgåelse og efter et offentligt udbud mellem 82 og 96 dage. Tidsforbruget fremgår af tabellen på sidste side i det supplerende notat (bilag 15). Skematisk kan forskellen beskrives således: Hurtigste udbudsproces Længere udbudsproces Dialogbaseret udbud 5,1 mdr. 7,8 mdr. Offentligt udbud 2,7 mdr. 3,2 mdr. Difference 2,4 mdr. 4,6 mdr.

165 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 16 - Side -2 af 5 Hvornår anvendes udbud? Regionen har efter loven en forpligtelse til at stille et almen medicinsk lægetilbud til rådighed for alle regionens borgere. Hvis en praktiserende læge holder op med at praktisere, uden at praksis overdrages til en anden læge, har regionen tre måneder til at sikre lægens patienter et almen medicinsk lægetilbud. Regionen vil i den periode i tæt samarbejde med PLO Hovedstaden undersøge muligheden for en løsning efter overenskomstens rammer. Lykkes det ikke, skal regionen udbyde praksisydelsen. Fører udbuddet ikke til en løsning, kan opgaven varetages i en regionalt drevet klinik. I tilfælde af akut lægemangel i et område skal regionen stille et midlertidigt tilbud om lægehjælp til rådighed. Region Sjællands erfaringer: Region Sjælland har oplyst, at regionen har gennemført følgende udbudsproces: 1. invitation til interesserede potentielle tilbudsgivere med opfordring til dialog om kravspecifikationen 2. afholdelse af individuelle dialogmøder med interesserede 3. udarbejdelse af kravspecifikation 4. offentligt udbud 5. individuel forhandling med alle tilbudsgivere om deres tilbud 6. herefter afgav tilbudsgiverne deres endelige bud Regionen har efterfølgende tildelt kontrakten på baggrund af kriterierne pris, som vægtede 40 % og kvalitet, som vægtede 60 %. Region Sjælland oplyser, at udbudsprocessen har været omfattende, men givtig. Region Sjælland har således anvendt en blanding af de to udbudsformer. Det er administrationens vurdering, at en sådan proces ikke ville være hensigtsmæssig i Region Hovedstaden. Politisk aftale om bedre lægedækning Et bredt flertal i folketinget indgik den 10. februar en politisk aftale om bedre lægedækning (vedlagt som bilag). Det fremgår af aftalen, at der kan ansøges om forsøg med nye former for organisering i en periode op til 6 år af et alment medicinsk tilbud, herunder regionsklinikker, uden forudgående udbud. Et udkast til lovforslag foreligger endnu ikke. Valg mellem udbudsformer Der er ikke indarbejdet forslag til tildelingskriterier i det generiske udbudsmateriale. I forbindelse med den politiske forelæggelse af et konkret udbud vil forslag tildelingskriterier blive forelagt. Udbudsmaterialet er udarbejdet, så det sikres, at det sundhedsfaglige indhold i tilbuddene mindst svarer til det niveau, som følger af overenskomsten om almen lægehjælp. Herudover er der indarbejdet krav til at kvaliteten i tilbuddet kan følges, så at regionen kan sikre at tilbuddet svarer til det, som borgerne i den øvrige del af regionen får. Side 2

166 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 16 - Side -3 af 5 Det generiske udbudsmateriale er udarbejdet med henblik på offentligt udbud. Vælges en dialogbaseret udbudsform vil materialet skulle revideres, ligesom det ved valget af denne udbudsform ikke kan genbruges ved evt. senere udbud, idet en fornyet dialog vil være påkrævet. Det valg, der skal træffes om udbudsformen, må derfor bero på en afvejning af på den ene side hensynet til tidsfaktoren og på den anden side muligheden for gennem dialogbaseret udbud at få mulighed for en forhandlingsfase om indkomne bud. Administrationen finder her, at tidsfaktoren må veje tungest, så der i tilfælde af lægemangel hurtigt muligt kan tilvejebringes et stabilt alment medicinsk tilbud til de berørte borgere. Det er desuden administrationens vurdering, at muligheden for at få bedre kvalitative bud ved forhandling er relativt begrænset, henset til, at ydelse og serviceniveau skal svare til overenskomstens krav. Konklusion Administrationen anbefaler derfor, at et eventuelt udbud af ydelsen i givet fald sker med det foreslåede udbudsmateriale og som offentligt udbud af hensyn til hurtigst muligt at kunne tilvejebringe et almen medicinsk tilbud i tilfælde af lægemangel i et geografisk afgrænset område. Inden et udbud vil en sag herom blive forelagt for regionsrådet. Hvis der gennemføres lovhjemmel til forsøg med andre organiseringsformer uden udbud, vil muligheden herfor blive belyst i sagen. Administrationen anbefaler derfor på det foreliggende grundlag: at det generiske udbudsmateriale godkendes, og at opgaven udbydes ved offentligt udbud, forudsat at en kommende adgang til forsøg med nye organiseringsformer uden forudgående udbud ikke udnyttes. Side 3

167 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 16 - Side -4 af 5

168 Punkt nr. 6 - Generisk udbudsmateriale vedrørende drift af almen lægepraksis Bilag 16 - Side -5 af 5