Generel introduktion: Det skal du vide om KIGO, før du går i gang Indhold Dette dokument indeholder generel information om KIGO og forklarer, hvad KIGO er, hvem der skal bruge KIGO, og hvad KIGO kan hjælpe med. Strukturen og opbygningen i KIGO bliver beskrevet. Opgavernes form og hyppighed bliver gennemgået i dokumentet at disse kan være valgfrie eller obligatoriske, hvor ofte de kommer, og hvad man skal gøre. I slutningen af dokumentet står, hvad dit næste skridt skal være ift. at kunne komme i gang med KIGO. Bemærk, at dette dokument ikke er en instruks til KIGO. Instruksen til KIGO for henholdsvis projektledere/programledere (KIGOansvarlige) og projektdeltagere (KIGObrugere) kan findes på KOMBITs hjemmeside og er vedhæftet i samme mail, hvor du også har modtaget dette dokument. I KIGO instruksen er der en trin-for-tringuide til brugen af KIGO. Hvad er KIGO? KIGO er et værktøj til at udstille opgaver, som skal løses i et eller flere projektforløb KOMBIT anvender værktøjet til at udstille opgaver, som kommunerne hver især skal løse under implementeringen af monopolbruddet Hvad er KIGO ikke? KIGO er ikke et kommunikationsværktøj. Skriftlig dialog mellem kommunen og KOMBIT foregår stadigvæk via postadresserne for henholdsvis Kommunernes Ydelsessystem (ky@kombit.dk), Kommunernes Sygedagpengesystem (ksd@kombit.dk), Sagsoverblik/Partskontakt (sapa@kombit.dk), Støttesystemerne i rammearkitekturen (sts@kombit.dk) og monopolbrudsprogrammet (MBprogrammet@kombit.dk) Værktøjet er ikke et projektstyringsværktøj for den enkelte kommune, og det er ikke muligt at oprette egne projekter inde i KIGO. Kommunen kan dog selv uploade egne bilag til en opgave og på den måde tilpasse en opgave med lokale informationer. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/7
Hvem skal bruge KIGO? KIGO er målrettet følgende brugere i kommunen: Programlederen/-koordinatoren Han/hun har det overordnede ansvar for at koordinere monopolbrudsprogrammet i kommunen I KIGO vil han/hun få et overblik over alle projekter og opgaver I KIGO har han/hun rollen KIGO Ansvarlig for alle projekter Program-/ skal selv oprette andre brugere i KIGO og tildele ansvarlige og udførere (projektdeltagerne) på opgaverne Projektlederen Han/hun har ansvaret for et af projekterne (hhv. KY, KSD, SAPA, STS) I KIGO vil han/hun få overblik over opgaver i eget projekt I KIGO har han/hun rollen KIGO Ansvarlig for eget projekt Program-/ skal selv oprette andre brugere i KIGO og tildele ansvarlige og udførere (projektdeltagerne) på opgaverne Projektteamet (brugerne) Medarbejdere, som er tilknyttet et projekt og som har opgaver, de skal udføre i relation til projektet I KIGO har de rollen KIGO Bruger Læseadgang Der kan tildeles læseadgang til KIGO til brugere, der ikke skal arbejde med opgaver, men gerne vil holde sig orienteret, eksempelvis en leder I KIGO vil de have rollen KIGO Læser Hvad skal KIGO hjælpe med? KIGO viser, hvilke opgaver kommunen skal løse i de fire monopolbrudsprojekter og i programmet for monopolbruddet KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/7
Strukturen i KIGO Opgaverne er struktureret i hovedopgaver, der afspejler implementeringsprocessen for projekterne STS er struktureret anderledes end KY, KSD, SAPA og programmet KIGO er indrettet med fem projektforløb, som retter sig mod programmet og de fire projekter: 1. Forberedelse, Programmet. Tværgående opgaver, som KOMBIT vurderer med fordel kan håndteres af programmet for monopolbruddet 2. Forberedelse, STS. Opgaver tilknyttet STS-projektet. Skal håndteres af 3. Forberedelse, SAPA. Opgaver tilknyttet SAPA-projektet. Skal håndteres af 4. Forberedelse, KY. Opgaver tilknyttet KY-projektet. Skal håndteres af 5. Forberedelse, KSD. Opgaver tilknyttet KSD-projektet. Skal håndteres af Ved lanceringen af KIGO findes der især opgaver, som vedrører den organisatoriske forberedelse til at modtage løsningerne. Opgaver, som har særlig betydning for udrulning af løsningen, bliver offentliggjort i KIGO senere i takt med, at opgaverne skal i gangsættes. KIGO vil således blive udbygget senere hen i implementeringen med nye projektforløb. De fem projektforløb I KIGO målrettet programmet og de fire projekter: Opgaverne i KIGO grupperes i hovedopgaver, som opgaverne er lagt ind under i de enkelte projekter. Hovedopgaverne er næsten ens for programmet, KY, KSD og SAPA. Bemærk, at inde i KIGO vil det kun være hovedopgaver, der indeholder publicerede opgaver, som vil være synlige der kan således komme flere hovedopgaver i KIGO undervejs, når flere opgaver kommer til: KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/7
STS er bygget anderledes op: Opgaverne i KIGO Opgaverne i KIGO vil være beskrevet på forskellige detaljeringsniveauer. Ofte vil det være sådan, at jo længere projektforløbet skrider frem, desto mere detaljeret vil opgaverne blive beskrevet. Opgaverne har nogle stamdata: Varigheden på opgaven, dvs. hvornår den skal være løst Antal dage før opgaven vil gå i gul, dvs. en slags advarsel om at opgaven snart skal være løst Om en opgave er valgfri, obligatorisk eller kritisk obligatorisk KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/7
Opgaver kan være valgfrie, obligatoriske og kritisk obligatoriske I KIGO skelnes der mellem valgfrie, obligatoriske og kritisk obligatoriske opgaver. Skellet er defineret ud fra et KOMBIT-perspektiv. Der kan altså være valgfrie opgaver i KIGO, der i kommunens optik bestemt ikke er valgfri. Obligatoriske og kritisk obligatoriske opgaver De opgaver som kommunen ved tilslutning til monopolbruddet har forpligtet sig til at løse. En kritisk obligatorisk opgave kan endvidere være på kritisk vej i forhold til den samlede plan for udrulning af løsningen til alle kommuner. Obligatoriske opgaver på kritisk vej benævnes obligatorisk kritisk. KOMBIT monitorerer kommunens løsning af obligatoriske opgaver og følger op, hvis en obligatorisk opgave ikke udføres jf. fastsatte deadlines. Valgfrie opgaver De opgaver, som KOMBIT anbefaler, at kommunen udfører for at få det størst mulige udbytte af den løsning, der implementeres. Det er op til den enkelte kommune at beslutte, om og i hvilket omfang valgfrie opgaver udføres. Kommunens ambitionsniveau for brugen af løsningen vil typisk have betydning for, hvorvidt man vælger at løse valgfrie opgaver. KOMBIT følger op KIGO understøtter at KOMBIT og kommunen kan følge opgavernes status i de forskellige projekter. Ved lancering er der ingen kritisk obligatoriske opgaver og KOMBIT vil kun følge kommunens status på løsningen af nogle få obligatoriske opgaver i relation til STS. På sigt vil KOMBIT overvåge opgavernes status på tættere hold og kontakte kommunen, hvis obligatoriske eller kritisk obligatoriske opgaver ikke løses som planlagt. Processen for dette meldes ud senere. Hvad skal man gøre, når der kommer en opgave? KOMBIT vil lægge opgaver i KIGO i løbende intervaller. Når der er lagt nye opgaver ud, vil den KIGO Ansvarlige modtage en e-mail, der lister de nye opgaver op. På den mådegiver KOMBIT altid besked, når der er kommet nye opgaver. Der skal sættes opgaveansvarlig og -udfører på alle opgaver - og hver gang der kommer nye opgaver i KIGO. Se nærmere i KIGO-instruksen. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/7
Hvad nu? 1. Læs først KIGO generel intro 2. Læs KIGO-instruksen, som er målrettet program- og projektledere 3. Åbn aktiveringsmailen, når du har modtaget den, log dig på KIGO og opret en ny adgangskode 4. Orientér dig i KIGO, så du lærer værktøjet at kende inden du opretter brugere i KIGO 5. Send velkomstmailen til brugerne i dit projektteam (brug evt. vedlagte mailforslag) sammen med vejledningen Instruks_KIGOBrugere. Vi foreslår, at du gør det umiddelbart inden du opretter medlemmerne af dit projektteam i KIGO. Når de er oprettet i systemet, modtager de en aktiveringsmail. VIGTIG INFORMATION OM DIT BRUGERNAVN Dit brugerlogin vil som udgangspunkt bestå af din kommunekode + de karakterer, som står foran @ i din mailadresse. Eksempel: Korsbæks kommunekode= 120 Mail = sibs02@korsbæk.dk Brugernavn = 120sibs02 I de tilfælde hvor mailadressen består af mange karakterer vil brugerlogin bestå af din kommunekode + initialerne i dit navn, såfremt det er muligt. Eksempel: Korsbæks kommunekode= 120 Mail = Anders.andersen@korsbæk.dk Brugernavn = 120aa eller 120anan Kender du ikke din kommunekode, kan du finde den på internettet ved at søge efter kommunekode KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/7
Brug for hjælp? Du kan få driftsinfo og hjælp til KIGO på KMD s Kundenet KIGO3 (logon nødvendigt har du ikke et brugernavn kan du vælge at bestille et). Har du tekniske spørgsmål til KIGO kan du kontakte KIGOredaktionen@kombit.dk. Har du spørgsmål omkring projekterne og opgaverne skal du følge samme kommunikationsgang som hidtil nemlig projekternes postkasser. Du kan gå ind på KOMBITs hjemmeside, hvor projekterne har deres egne sider med diverse materiale, FAQ er m.v. Hvis du stadig ikke finder svar på dit spørgsmål, så kan du altid sende en mail til projekternes postkasser: ky@kombit.dk, ksd@kombit.dk, sapa@kombit.dk, stoettesystemer@kombit.dk eller MBprogrammet@kombit.dk. Husk du kan altid gå ind på e-learning via hjælp-funktionen, som grundigt viser, hvordan KIGO virker. Hjælp-funktionen Ved klik på hjælp kommer du frem til e-learning. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/7