Opdatering til DentalSuite Version 9.15.242 - Release d.12.06.2018 e-boks: Alle DentalSuite brugere er automatisk oprettet ved e-boks, og kan anvende e-boks på samme måde som e-mail. Det forudsættes at patienten på forhånd har givet sin accept til at ville modtage post via e-boks. Accept kan registreres via F4- Patientforsiden. Accept journalføres automatisk. Er der ikke registreret accept til e-boks, og der forsøges at sende alligevel, får man en advarsel inden der sendes. Når brevet/dokumentet er afsendt gives denne besked. Betaling for e-boks sker kun efter forbrug. Det vil sige at der hverken er gebyr for oprettelse eller løbende abonnement. Prisen afhænger af størrelsen på det brev der sendes. Standard brev op til 60 Kbyte 60-120 Kbyte 121-300 Kbyte 301-480 Kbyte 481-960 Kbyte 961-1.440 Kbyte 1.441-1.920 Kbyte 1.921-10.080 Kbyte Kr. pr. styk. Kr. pr. styk Kr. pr. styk Kr. pr. styk Kr. pr. styk Kr. pr. styk Kr. pr. styk Kr. pr. styk 5,00 6,75 10,00 13,75 20,00 30,00 40,00 50,00 Overstiger din forsendelse Standardstørrelse gives en advarsel med angivelse af filstørrelse og pris, hvorefter du har mulighed for at annullere forsendelsen. En regning, et overslag, kontokort mv. vil typisk have en størrelse under 60 Kbyte så de bliver sendt som standardbrev. Ændringsliste - 1
Der sendes til patientens e-boks via følgende funktioner: - F4-Patientforsiden - Udskrifter (via eksport) - Regninger både fra 1. Regningssiden 2. Ved afslut i journalen Patientforside (Vi arbejder på at få medtaget indkald, kvitteringer, og regningsrykkere) Besked via patientforsiden tillader anvendelse af Standard tekster på samme måde som SMS. Udskrifter der er låst til et enkelt cprnr. kan sendes til patienten via e-boks. Eksport i udskrifter I udskriften anvendes Eksport og der vælges Send som PDF via e-boks Regninger kan, for den enkelte patient på F4- Patientforsiden, sættes til at skulle sendes via e-boks, på samme måde som med e-mail. Fra regningssiden kan regningen også sendes (og eftersendes) via e-boks på samme måde som e- mail. Regningsside Ændringsliste - 2
Er en regning sendt via e-boks markeres den med et ikon for e-boks som vist her til højre. Ved *SLUT* i journalen kan det vælges at oprette og sende regningen via e-boks på samme måde som med e-mail. Journal *SLUT* Husk at forvalg for hvad der skal ske (hvor prikken er placeret) når der vælges *SLUT* i journalen bestemmes af en trimning under punktet Journal i Brugertrimninger Når patienten modtager en meddelelse i e-boks vil klinikkens navn være angivet som afsender, og navnet på dokumentet er det navn der oprindelig er valg til den gældende udskrift. Ændringsliste - 3
Trådt ud af overenskomsten? For klinikker der ikke ønsker at være med i overenskomsten er der lavet 2 tiltag: 1) Alle patienter kan betragtes som værende i sygesikringsgruppe 0. 2) Der kan tillægges et beløb til regningen der enten beregnes eller sættes som en procentdel eller et fast beløb. Ad 1) DentalSuite skifter ikke nummeret på patientforsiden, men trimningen for systemet til at opfatte alle voksne patienter som værende i Sygesikrings Sikringsgruppe 0. Dermed summeres evt. beløb i patientandel og sygesikringsandel til et beløb der faktureres som patientens betaling. Det samlede beløb for de enkelte ydelser kan evt. afrundes efter almindelige afrundingsregler, eller de kan rundes op til hele kroner. Funktionen aktiveres i Brugertrimning under Journal. Trimningen skal sættes for hvert firma der er oprettet, så husk at vælge firma også. Værdierne er: - N: Nej (funktionen er ikke aktiveret default) - J: Ja (Funktionen er aktiveret og der er ingen afrunding) - O: Op (Funktionen er aktiveret og hver enkelt ydelse rundes op til hel krone) - A: Afrund (Funktionen er aktiveret hver enkelt ydelse afrundes - op/ned) Ad 2) DentalSuite opretter automatisk 2 ydelser TILLÆGPCT og TILLÆGKR der automatisk kan påføres patientens regning som en ekstra regningslinie. Ydelsen TILLÆGPCT opretter en linie på regningen hvor beløbet det beregnes efter: 1: Procentdel af Patientandelen 2: Procentdel af Sygesikringsdelen 3: Procentdel af Totalen (begge) I trimningen angives hhv. P, S, eller T for den valgte metode. Funktionen aktiveres ved at angive enten TILLÆGPCT eller TILLÆGKR i trimningen. Se her til højre. For alle 3 metoder gælder at der kan ske afrunding efter reglerne: J: Ja (Hver ydelseslinie afrundes normalt Op/Ned) N: Nej (Ingen afrunding) O: Op (Hver ydelseslinie rundes op til hel krone) Ændringsliste - 4
Ydelsen TILLÆGKR opretter en linie på regningen hvor beløbet der tillægges regningen er et fast beløb, uanset regningens pålydende. Angivelse af procentsatsen hhv. det faste beløb sker i ydelseskartoteket. Find den ydelse du har angivet i trimningen og skriv procentsatsen eller det faste beløb. Der skal KUN angives noget i feltet over 25 år. Pat.grp.1. I feltet Navn angives den tekst der skal stå på regningen. Når regningen oprettes bliver der vist en dialogboks der fortæller hvor meget regningen bliver tillagt som ekstra opkrævning. Her kan du samtidig vælge ikke at påføre regningen (den enkelte patienten) denne ekstra omkostning. Ændringsliste - 5
EDI-Portalen Vær opmærksom på At den første arbejdsplads der åbner om morgenen henter liste over mulige modtagere på EDI-Portalen. Det betyder at den første arbejdsplads med DentalSuite er ca. 20-30 sekunder længere tid om at starte op. Grundet GDPR skal alle brugere identificeres med CPR på samme måde som ved FMK. Det betyde at alle personaler der anvender EDI-Portalen skal tilføje deres CPR-nummer i personalekartoteket. Denne sikkerhedsregel træder i kraft med udgangen af juni måned 2018. Ved eksport af bilag, er Dialog efter valg af modtager via EDI væk. Vedhæftede filer sendes som en samlet ZIP-fil. Når man sender flere filer (billeder mv) via EDI-Portalen, videresendes det som en samlet ZIP-fil. Det betyder at man ikke længere får X-antal e-mails og tilsvarende beskeder i EDI-Portalen, når man f.eks. modtager journaler med flere røntgenbilleder. Journal og bilag er vedhæftet i en fil, der efter den er hentet hjem til egen PC, kan trækkes eller kopieres direkte ind i mediecenteret. Når det sker vil DentalSuite automatisk pakke ZIP-filen ud og gemme i journalen. Der spørges som altid om oplysninger om tand, beskrivelse mv. til det enkelte billede/bilag. Ændringsliste - 6
Login/ud Det er muligt via en brugertrimning at den enkelte bruger/behandler kan bestemme om den aktive patient skal følge med rundt på klinikkens PC ere når man skifter arbejdsplads. Den maksimale timeout kan sættes til 840 minutter (14 timer). Standard værdien er stadig 120 minutter der vælges hvis der ikke er angivet en værdi. En række mindre udfordringer omkring registrering af bruger/behandler ved ind/ud-logning er rettet og forbedret, herunder problemer ved anvendelse af Terminalservere er løst, samt udfordringer omkring brugere og IP-Telefoni. Ændringsliste - 7
Journal: Medtag fuld journal med ændringer "PDF" ved eksport til XML. (ediportalen) Tilføjet mulighed for at vise fuld historik i pdf'en. Mange klinikker vil opleve at funktionen Bilag også er tilpasset, så den IKKE medtager interne DentalSuite dokumenter som regninger, overslag mv. Ved udskrift af journalen (journallinierne i træstruktur) angives nu også "på vegne af". Grundet GDPR overføres journalen ikke længere til Dansk Tandforsikring selv om patienten er har en forsikring der. I stedet kontakter Dansk Tandforsikring klinikken, hvis der er brug for en ny journal. Journalen kan sendes via EDI-Portalen. Diverse check for brugerrettigheder er strammet op. Indført visning af statusåben-logningsinformation i den alm. logningsdialog. Efter udskrivning af overslag fjernes brugerteksten fra dialogboksen. Journalanalysen bliver opfrisket hver gang der er ændringer til journalen. Behandlingsplaner Den sidste fane for behandlingsplaner forsvinder nu ved flyt af ydelser til journalen. Når der oprettes flere behandlingsplaner og alle flyttes til journal slettes alle i behandlingsplan vinduet. Romexis Når man kalder Romexis programmet fra journalen, er det muligt at overføre brugernavn og kodeord. Dette kræver at alle brugere oprettes i Romexis. Kontakt supporten hvis du ønsker dette skal aktiveres, da det vil kræve besøg af en IT-Tekniker. Ændringsliste - 8
REGNING Indbetaling - Rette fejl i afrunding ved "hævet over", så der igen kan indbetales for meget på en regning til at dække en anden regning. CPR-opslag sker nu i "Opret og udskriv" på samme måde som hvis man kun laver "Udskriv" af regninger. Kræver dog at trimningen er sat. Se her til højre. AFTALEBOG: Tilføjet højrekliks-menupunkt i aftalebogen til at indsætte klippede aftaler. Ved registrering f.eks. afbud og udeblevet autojournaliseres nu med både brugerens og behandlerens initial. BOGFØRING: For fremtidig anvendelse af eksterne finanssystemer, er der tilføjet Alternativ Kontonr og Alternativ Navn til kontoplanen. Kreditor Tilføjet bilagsnummer til linjeoplysningerne i Kreditorskabelonen. Det kan rettes, men initialiseres ud fra seneste bilagsnummer. Tilføjet bilagsnummer til afstemningsdialogen. Dette påføres alle betalinger, der afstemmes samtidig. Tilføjet 'Marker alle'-knap til afstemningsdialogen. Ændringsliste - 9
Nøgletalsrapport Der er tilføjet en ny nøgletalsrapport udarbejdet af Per Freitag fra firmaet FREITAGS. Rapporten er i grove træk en forfinet udgave af den eksisterende Behandlerrapport. Til brug i Nøgletalsrapporterne, er der også kommet en mulighed for at sætte en bruttolønfaktor under behandlerafregning. Kan f.eks. anvendes til at beregne den samlede lønudgift for en medarbejder. (Forsikring, Feriepenge og lignende). Hvis der f.eks. skal beregnes et tillæg til lønnen på 25,5% så skal der angives 1,255 Ændringsliste - 10
Visning af log Den eksisterende logvisning er udvidet kraftigt. Samtidig er det muligt at sorterer ved at klikke på overskriften. Der er også tilføjet en udskriftsfunktion. I menupunktet Fil vælges Vis log Der er tilføjet flere nye logtyper der kan søges efter: - CPR-Opslag - FMK-Opslag - QuickID session - Ændringer i STATUS og symboler - e-boks - Kald til eksternt system - Alle logs Vil du se alle registreringer for en given patient, vælges Alle logs i feltet Logtype Indtast periode og patientens CPR og klik derefter på knappen Søg. Du kan forfine søgningen ved at angive initialer for en bestemt bruger (login) Du kan evt. tilpasse udskriften når den vises på skærmen. Klik på Ops. knappen med tandhjulene. Ændringsliste - 11
Opdatering til DentalSuite Version 9.14.437 - Release d.30.10.2017 Konvertering af ydelseskoder via journalen NU KAN VI IKKE VENTE LÆNGERE på de sidste få klinikker der ikke har fået det gjort Første gang vi bad om at få koderne konverteret var i 2009. Funktionen konverterer de gamle ydelsesfelter over til en ny struktur, skal kun gøres een gang pr. database (klinikinstallation), og skal udføres for at være sikker på at have de rigtige tal på produceretlisten. Hvis du forsøger at konvertere, og får beskeden her til højre, er felterne konverteret og du behøver ikke at foretage dig noget. Hvis du ikke har konverteret ydelseskoder endnu får du første gang du går i journalen en dialog, hvor du bliver informeret om at du ikke har konverteret dem, og kan derefter klikke OK og arbejde videre. Men du bliver de næste 31 dage spurgt hver gang du går i journalen. Har du ikke konverteret efter de 31 dage gives der en tidsstraf på 6 sekunder inden du kan klikke på OK. Denne straf forlænges med 6 sekunder for hver dag. Dette burde få de sidste til at gennemføre konverteringen Ændringsliste - 12
Adgangskontrol Du bør, som i et hvert andet it-system med krav om beskyttelse af personlige data, angive et brugernavn og kodeord inden DentalSuite kan åbnes. Hvis du ikke er fortrolig med det allerede, så bliv det nu, for vi tvinger det igennem inden længe. I en overgangsperiode tillader vi at du kan anvende de eksisterende brugere så du bliver vant til at skulle angive et brugernavn og evt. et kodeord. Før du fjerner Automatisk login skal du notere dig, hvilken bruger der er logget ind i DentalSuite. Dette skal ske på hver enkelt arbejdsstation. Brugernavnet kan du se i DentalSuite i nederste venstre hjørne. I dette eksempel hedder brugeren Klinik1. Når du har registreret brugernavnet, skal du fjerne automatisk login. Dette gøres i Start billedet under menupunktet Brugere og derefter Automatisk login. Sæt prik i Nej, brug ikke automatisk login og klik derefter på OK. Luk DentalSuite og start DentalSuite igen. Du får nu nedenstående loginbillede: Angiv det brugernavn der blev registreret (her i eksemplet Klinik1 ) og tryk på Enter. Adgangskode sættes derefter i menupunktet Brugere og derefter Skift adgangskode Du kan læse mere om adgangskontrol i vores supportcenter eller ved at klikke her. Ændringsliste - 13
Definitioner: En bruger er den person der åbner DentalSuite med sit eget brugernavn. Brugernavnet kan ses i bunden af DentalSuite i venstre side. Personale er den person (initial) der arbejder med DentalSuite, f.eks. en behandler der skriver i journalen i sit initial. Login/ud af DentalSuite Når Automatisk login er slået fra, skal man angive et bruger ID for at logge ind. Når man forlader sin arbejdsplads, skal man låse DentalSuite, så andre ikke kan anvende systemet, uden selv at skulle angive bruger ID. Inden du begynder at tilpasse brugere og personale og tilhørende trimninger skal du læse den komplette vejledning. Den kan findes på vores supportcenter eller ved at klikke her. Overordnet er følgende nye funktioner/trimninger: - Lås DentalSuite (log af) - Guide til at oprette brugere og personale - Oprettelse af personale opretter automatisk også brugeren. - Oprettelse af nye brugere, kan baseres på en eksisterende bruger, så trimninger mv. følger med. - På den enkelte bruger kan man angive om brugeren må skrive journal på vegne af en kollega (behandler) - Trimning for hvor langt tid en bruger må være inaktiv før der automatisk logges af - Trimninger for adgangskoderegler herunder en trimning til at låse bruger og personale til samme login. Log ud/låse DentalSuite Genvejstasten Ctrl+½ låser DentalSuite og gør skærmen i DentalSuite blank. For at komme ind igen, skal man angive brugernavn og evt. kodeord. Ændringsliste - 14
PA Markering af flere tænder med Ctrl+Venstreklik med mus (som i gamle dage ) Symbol for blødning vises ved en rød dråbe. Markering for tandrodsrensning kan sættes/fjernes manuelt ved højreklik på tanden. Funktionen kan anvendes både i PA og i Status visningen Ved sammenligning af to datoer, vises nu også blødnings-, plak og pus-procenter for de to datoer. Formatet er "ældste dato/nyeste dato". Signaturforklaring til udskrift af tandprognoseskema. Ændringsliste - 15
Autojournalisering af Blødning, Plak og Puds samt Enkelttandsprognose De 4 nye spørgsmålstyper skal tilknyttes hvert sit Spørgsmål og derefter placeres i en makro. Ved redigering af en journallinje, som er oprettet med en makro, hvor disse spm. indgår, spørges brugeren om man vil opdatere prognoseskemaet/blødningsprocenten mv. til det aktuelt gældende, såfremt det har ændret sig siden linjen blev oprettet/redigeret. PA - Stemmestyring Vi har implementeret nyt talestyringsmodul som tilkøb. Med stemmestyring kan man registrere alle PA-typer ved at diktere de enkelte registreringer. Se vores hjemmeside for yderligere information, eller kontakt supporten. Ændringsliste - 16
EDI-Portalen Integrationen til EDI-Portalen er forbedret mange steder. Der er bl.a. muligt at tilføje op til 100 bilag (røntgen, fotos mv.) i én overførsel. Der arbejdes på at man kan overføre flere billeder i én og samme linie i EDI-Portalen. Eksport af bilag Markere et eller flere billeder med Ctrl+Musseklik og højreklik på det sidste valgte bilag/billede og vælg Eksporter i menuen. Klik derefter på Via EDI-Portalen og vælg modtager. Derefter skal det vælges om bilagene skal sendes som 1) Korrespondance - kan sammenlignes med email 2) Bilag - ligger hos modtager under Journal Angiv Emne samt Besked og tryk på Send. Andre gode forbedringer Listen over modtagere hentes og opdateres nu kun én gang om dagen. Men man kan opdatere listen ved at trykke på Genindlæs knappen. Evt. valg af Firma præsenteres kun hvis der er flere firmaer tilmeldt. Fejler overførslen får gives en fejlmeddelelse (fx 404, 500, 501 o.s.v.). Det kan enten betyde at der har været udfald i Internetforbindelsen, og man kan blot forsøge at sende igen. Dato på billeder/bilag der eksporteres via fil, e-mail, XML eller via EDI-Portalen, får deres oprettelsesdato med, og bliver importeret igen med denne dato. Import af bilag via XML: Lavet så importeret bilag (via XML journal) vises i mappen "Importeret" i journalanalysen, og ikke bare ligger frit i analysen som de hidtil har gjort. Ændringsliste - 17
De direkte kald til EDI-Portalen er udvidet. Er der tilknyttet flere firmaer, vil disse blive vist i en liste, og man skal vælge hvilket firma man som behandler sender på vegne af. Øvrige ting vedr. EDI-Portalen Fuld cpr er som standard ikke sat, men hvis der vælges eksporter via EDI bliver røntgenbilleder alligevel brændt med fuld cpr. Dette gør, at eksporterede billeder får patientdata tilføjet. Dette gælder både hvis de bliver gemt som fil, sendt som e-mail eller sendt via EDI-Portalen. Autojournalisering Når der sendes via EDI-Portalen indgår modtagerens navn og adresse også i autojournaliseringen. Til dette formål er der oprettet en trimning under SYSTEM->Regnskabs- og firmakartotek->trimninger->brugertrimning- >DentalSuite generelt->autojournalisering. Klinikkens oplysninger kan korrigeres under Kunde information - > Rediger stamoplysninger. Husk at hvis du vil skifte adgangskodeord til EDI-Portalen skal det først ske inde fra EDI- Portalen og derefter i DentalSuite - ellers låser du dig ude. Ændringsliste - 18
SecureConnect IT-Sikkerhedspakken FMK Fælles Medicin Kort Klinikker der allerede er tilkoblet SDN (SundhedsDataNettet) via sikkerhedspakken Secure Connect kan få adgang til FMK. Dog kræves det at der en gang for alle, installeres certifikat(er). Da et certifikat er personligt, skal det installeres enkeltvis og pr. bruger, og det skal installeres på den/de arbejdspladser, hvor man ønsker at anvende FMK. Der ud over skal: - Adgangskontrollen i DentalSuite aktiveres. - Alle brugere skal oprettes som Personale. - Personale skal oprettes med deres eget CPR. - Brugere og personale skal låses sammen via en trimning i DentalSuite. Se separat vejledning til dette på vores supportcenter eller ved at klikke her. Installation af certifikat til FMK kan findes på vores supportcenter eller ved at klikke her. Vejledning i anvendelse af FMK kan ligeledes findes på vores supportcenter eller ved at klikke her. CPR opslag Der kan foretages CPR opslag i følgende situationer: - Oprettelse af nye patienter - Oprettelse af regninger/afdrag - Indkald og rykkere - Patientsøgeliste (virker som den alm.- søgeliste) Du kan tilpasse opslag på navneoplysninger - Ret aldrig navn (N) - Ret kun efternavn (E) - Ret fulde navn (J) Du kan lade opslag rette kommune, region og sygesikringsgruppe uden at spørge. I forbindelse med indkald vil patienter der er døde/bortrejst/fraflyttet kommer på en liste for sig, og patienter med navn/adresse ændringer kommer på en anden liste. Trimninger til CPR-opslag Ændringsliste - 19
Omkring journalen Status: Et implantat tegnes nu uden kronen, med mindre der efterfølgende er lavet en krone eller protese. Behandlingsplan: Sletknappen fungere selvom der kun findes en standardbehandlingsplanen. Der spørges om man vil slette linierne. Når man opretter en ny behandlingsplan, når kun standard-behandlingsplanen findes, er der tilføjet et flueben i navngivningsdialogen, der gør det muligt at flytte de eksisterende linjer fra standardbehandlingsplanen til den nye behandlingsplan Generelle oplysninger: Det er nu muligt at sætte flueben og få journaliseret linjen selv om der ikke er sket ændringer. Breve Flettekode til [AUTORISATIONSID] kan anvendes i DentalSuite breve. Når flettekoden findes i brevteksten, vises en dialogboks, hvor man skal vælge den behandler for hvem autorisationsid'et skal tages. Ændringsliste - 20
Administration Årsskifte Man kan nu arbejde 1 måned ind i det nye regnskabsår, før man tvinges at lave årsafslutning. Der gives en advarsel når man nærmer sig udgangen af den ekstra måned. Hvis man forsøger at foretage årsskifte imens der er mere end 31 dage til aktivperiodens udløb, advares der om at man er ved at foretage et usædvanligt tidligt årsskifte. Bogholderi import af bogføringsposteringer Der er tilføjet et menupunkt under F8- >Funktioner->Import/Eksport- >Importer postering fra fil. Her kan indlæses posteringer fra en ekstern fil til en valgt kassekladde. Nøgletal: Når flettekoden [DATO]-mdr (fx [DATO]-12 for sidste år) bruges i nøgletal, så tages der ikke hensyn til skudår og den ene dag medregnes ikke i sum. Dette gælder for revisor og resultat rapporten. Behandlerafregning: Det er nu muligt at benytte flettekoden [KUN_IND] til behandlerafregningen, hvis man kun ønsker behandlerafregning med indbetalt patienthonorar. Den frasorterer SFU andelen, når en behandlerafregning er baseret på indbetalte. Dansk Tandforsikring: Dansk Tandforsikring defaulter nu til at være aktivt. Adgangskoder og brugernavn oprettes automatisk i stil med EDI portelen. Overslaget til DT placeres i databasen via DSUpdate. Verifone terminaler En postering i banken pr. transaktion. Vælges Nyt batchnummer pr. transaktion i opsætningen af terminalen posteres hver betaling for sig. VIGTIGT: Genstart DentalSuite efter ændringen! Ændringsliste - 21
Eksterne systemer KaVo_Conexio: Integration med Conexio via VDDS standarden. CheckIn(Velkomstterminal): Lavet så aftaler der starter samtidigt, alle blive meldt ankommet. Editor til trimning: Der er blevet lavet et popup vindue til at redigere teksterne til e-mail og SMS i brugertrimningen. Det aktiveres ved at dobbeltklikke med venstre museknap på feltet. Ændringsliste - 22