I følgende beskrives de nyeste ændringer i VITAS, som er blevet implementeret gennem de sidste 2 måneder. Funktionaliteten beskrevet nedenfor er således blevet lagt ind i systemet i forbindelse med releases mellem d. 1. februar og 1. april 2016. 1 Virksomheden kan nu underskrive en ansøgning med det samme under support Jobcentermedarbejderen har i supportfunktionen ved oprettelsen af en ansøgning eller ved underskrivelse af en bevilling fået en ny knap ved siden af knappen Send kladde til arbejdsgiver. Den nye knap Arbejdsgiverunderskrift med NemID giver direkte adgang til at godkende ansøgningen. Når der klikkes på knappen, åbnes et NemLogin vindue hvor arbejdsgiveren kan underskrive med nøglekort. Dette betyder at jobcentermedarbejderen kan få arbejdsgiveren til at underskrive ansøgningen med det samme under supporten. På den måde kan jobcentermedarbejderen under virksomhedsbesøg medbringe et tablet og klare alle dele af supporten på stedet. Eksemplet nedenfor viser implementeringen af knappen Arbejdsgiverunderskrift med NemID på ansøgningen. 1
2 Muligt at opdatere hovedjobcenter stamdata Under administrationsfanebladet er tilføjet et nyt punkt Jobcenter oplysninger, der giver mulighed for at ændre i jobcenterets stamdata. Det er kun muligt at rette i eget jobcenter stamdata. Jobcenterets oplysninger vil være for udfyldt med oplysninger om jobcenteret fra DFDG, så snart der opdateres i dataene, gemmes disse lokalt og der vil ikke længere blive opdateret fra DFDG. Opdateres jobcenter oplysningerne vil dette fremgå alle steder hvor jobcenterets oplysninger vises. Det vil sige: 1. I kontakt-infoboksen under fanerne i ansøgningsprocessen 2. På afgørelsesteksterne 3. I notifikationsmail 4. På ansøgninger og bevillinger (med mindre at det team, der behandler ansøgningen har en specifik adresse så vises denne) 5. På ansøgningens opsummeringssiden, hvor man via dropdown kan vælge modtager af ansøgningen. Her vil jobcenteret navn blive vist, som vil være opdateret hvis navnet på jobcenteret er blevet ændret. 2
3 Angive om en stillingen er en særlig aftale (kun for VP og LT) Under udfyldelsen af ansøgningen kan arbejdsgiver angive om der er tale om en særlig aftale. Som udgangspunkt er der udfyldt Nej, men det er muligt at vælge Ja ved oprettelsen af en ansøgning. Særlig aftale tilbud er kun gældende for virksomhedspraktik og løntilskud, og anvendes i forbindelse med virksomhedscentre eller partnerskabsaftaler. En ansøgning som er registreret som særlig aftale kan genbruges igen, efter at første bevilling afsluttes. Så snart en bevilling er udløbet eller ophørt vil det være muligt at oprette en ny bevilling på ansøgningen. Har en ansøgning flere bevillinger vil dette fremgå på ansøgningen. 3
Desuden vil det fremgå på lister over ansøgninger, at der er tale om en særlig aftale. Dette vises med ikonet 4 Nye funktioner på forsiden På jobcenteret forside i VITAS er der tilføjet ny funktionalitet til overblikket i opgaveboksen. Der er tilføjet Sendte kladder, som viser antallet af kladder, der er afsendt, og mangler godkendelse og høring. Derudover er bevillinger blevet delt op, så der vises: 1. Bevillinger som er afvist af virksomheden, 2. Bevillinger, der afventer godkendelse hos virksomheden (dette vil også være bevillinger, som har overskredet startdato, men som mangler godkendelse). 3. Bevillinger som er godkendte, men hvor startdatoen for bevillingen endnu ikke er indtruffet. På den måde er det muligt for jobkonsulenten af danne sig et overblik over alle de forløb som starter inden for den nærmeste fremtid, men som stadigvæk mangler at blive registreret i systemet. 4
5 Bevillinger fjernes fra bevillingslisten Der er lavet en ny funktionalitet, så bevillinger, der har status lukket fjernes fra bevillingslisten. En bevilling opnår status lukket efter 30 dage. Førhen forblev alle bevillinger på bevillingslisten. Selvom bevillingen er lukket og fjernes fra bevillingslisten, kan den stadigvæk fremsøges via Søg. 6 Advarsel ved forsøg på at underskrive med samme ID som arbejdsgiver, der oprettede ansøgningen Der er implementeret en advarsel hvis man forsøger at underskrive med samme medarbejdersignatur, eller private NemID som den, der har oprettet ansøgningen. Hvis arbejdsgiver kommer til høringen med den samme signatur som har underskrevet ansøgningen, får man vist advarslen, om at man skal være opmærksom på at man er logget ind med den samme bruger, som også har godkendt ansøgningen. 5
7 Angivelse af frikommune Det er i VITAS nu muligt at angive hvis der er tale om en frikommune under udfyldelsen af bevillingen. Angives der at der er tale om en frikommune vil der ikke længere være en validering på slutdatoen, da frikommuner fritages for varighedskrav for bestemte målgrupper. 6
8 Muligt at vedhæfte et standardbrev eller et ansættelsesbrev i bevillingen Der er implementeret en ny funktion, der tillader jobcentermedarbejderen at vedhæfte en eller flere dokumenter på en bevilling (højest 6 mb). Vedhæft funktionaliteten vil blive vist til sidst i bevillingen i form af en knap Vedhæft fil. Vedhæftes der en fil på en bevilling vises denne for virksomheden, når de tilgår bevillingen fra den virksomhedsrettede-del. 9 Markere brugere som inaktiv Det er nu muligt at angive om en bruger i systemet er inaktiv. Fra administrationsfanebladet kan der under brugeradministration angives en status på brugeren. Brugeren sættes som inaktiv ved at man trykker på status Aktiv, som vil ændre sig til inaktiv. Inaktive brugere er markeret med rød, og aktive brugere med blå. Registreres en bruger som inaktiv, ændres der ikke på at brugeren er ansvarlig på eksempelvis en ansøgning. På samme med er regler stadigvæk gældende, så man som iaktiv bruger vil få tildelt en sag, hvis en fordelingsregel har bestemt det. Selvom man angives som inaktiv vil det altså ikke se noget med de allerede oprettede regler eller de sager brugeren er tilknyttet. Dog vil brugeren ikke længere blive vist på lister over brugere, fx når der sættes ansvarlige eller hvis man skal oprette en ny fordelingsregel. 7
10 Start og slut dato på ansøgninger og bevillinger Det er nu muligt at se start og slut dato på ansøgninger og på bevillingerne. Datoerne vises under en overskriften Stillingen i stamdataområdet øverst på en ansøgning eller bevilling. Tidligere skulle ansøgningen eller bevillingen åbnes før at man kunne se datoerne. 8
11 Mulighed for at overføre oplysninger om ansvarlig kontaktperson for ansøgningen til kontaktperson på arbejdsstedet Det er under udfyldelsen af en ansøgning nu muligt at overfører oplysninger om ansvarlig kontaktperson for ansøgningen ned til oplysninger om kontaktperson på arbejdsstedet. Dette gøres ved at man trykker på den blå-markerede knap Samme som ovenfor, som vises til højre for vejledningsteksten under punktet Kontaktperson på arbejdsstedet. 12 Flere forlængelser på en bevilling Det er i VITAS nu muligt at lave en forlængelse på en bevilling mere end en gang. Så snart jobcentermedarbejderen har godkendt forlængelsen kan arbejdsgiveren eller jobcentermedarbejderen via supportfunktionen oprette en ny forlængelse. Ligger der flere forlængelser på en bevilling vises disse i en liste når man går ind på selve bevillingen. 9
13 Besked til borgeren via digital post hvis øremærkede ansøgninger afvises af jobcenteret Hvis en ansøgning er øremærket (en ansøgning, der er indsendt med en borger tilknyttet) og jobcenteret afviser ansøgningen, vil borgeren modtage besked via digital post om at ansøgningen er blevet afvist af jobcenteret. Borgeren vil få besked om hvilken ansøgning, der er afvist og frist for at indgive klage om afgørelsen. Borgeren vil modtage digital post med følgende besked: Kære [Den ledige]. Jobcenter [Jobcenternavn] har afvist ansøgningen [ID] om [ansættelse med løntilskud/virksomhedspraktik/nytteindsats]. Du kan klage over jobcentrets afgørelse. Klager kan indbringes for Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg. Klagen skal være modtaget inden 4 uger efter modtagelsen af denne afgørelse. Klagen fremsendes via mail til Jobcentret. Klagereglerne fremgår af 128 i Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Har du spørgsmål til afgørelsen, kontakt venligst jobcentret. Med venlig hilsen [Jobcenter] 10