Provstegade 10, 2. 8900 Randers Tlf.: 8642 7777, Fax: 8641 0076 E-mail: randers@kr.dk Beretning nr. 4 (side 39-50) Delberetning for regnskabsåret 2007 791.000
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING...40 2 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION...41 2.1 Generelt...41 2.2 Formål...41 2.3 Revisionens omfang og udførelse...41 3 REVISION AF PERSONSAGSOMRÅDER...43 3.1 Forretningsgange m.v....43 3.2 Personsager...44 3.2.1 Tilbud til udlændinge... 44 3.2.2 Førtidspensioner... 44 3.2.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og børnefamilieydelser)... 45 3.2.4 Revalideringer... 46 3.2.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger... 46 4 TEMAREVISION 2007 - SYGEDAGPENGE...47 5 REVISIONENS BEMÆRKNINGER...49 5.1 Dokumentationskontrol af udbetaling til alternative modtagere via KMD-Aktiv.49 5.2 Personsager...49 5.3 Temarevision 2007- sygedagpenge...50 Side 39
Til Viborg Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Viborg Kommune afgives hermed beretning om revision af de sociale områder med statsrefusion udført i perioder indtil juni måned 2008. Vi har orienteret Beskæftigelsesdirektøren og Socialdirektøren om revisionens omfang og konklusioner på møder henholdsvis den 3. april 2008 og 12. juni 2008. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vor beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1) Revisionen - i den anførte periode - har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2007 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og afgivet revisionsberetning herom. Side 40
2 2.1 Generelt Efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 2.2 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1391 af 12. december 2006 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations og Ministeriet for Familie- og Forbrugeranliggenders ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser bekendtgørelse nr. 260 af 20. marts 2007 om udbetaling samt regnskabsaflæggelse af statsligt løntilskud til kommunale og regionale arbejdsgivere vedrørende lov om aktiv beskæftigelsesindsats og lov om servicejob. 2.3 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Side 41
Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særlig vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retslige grundlag i sagerne. Vi har kontrolleret, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at kontrollere oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. Side 42
3 Revision af personsagsområder 3.1 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser (herunder børnetilskud og børnefamilieydelser) Revalidering Arbejdsmarkedsforanstaltninger. Efter sommeren 2007 blev vi indkaldt til møder om retningslinier for udførelse af ledelsestilsyn. Kommunen havde på dette tidspunkt endnu ikke udført et systematisk ledelsestilsyn - hverken i Borgerservice, på Jobcentret eller på Ydelseskontoret. Vi har efterfølgende set, at der er udarbejdet retningslinier, og at ledelsestilsyn er udført fra og med 4. kvartal 2007 med tilbagevirkende kraft for 2007. Samtidig er vi bekendt med, at overførselsområdet har stor politisk bevågenhed. I den forbindelse har Viborg Kommune udarbejdet en handleplan for overførselsområdet med Intensiv ledelsesmæssig opfølgning på rettidighed og sagsgange Tilførsel af ekstra ressourcer i en 2 årig periode for at afvikle sagspukler og imødegå stigende tilgang af sager Iværksættelse af opkvalificeringsforløb for egne og nyansatte medarbejdere. Vi tilslutter os elementerne i handleplanen, og det er aftalt, at vi løbende orienteres om resultatet af de udførte ledelsestilsyn. Vi vil specielt have bevågenhed på udviklingen på sygedagpengeområdet, jf. kapitel 4. Vi har konstateret, at Ydelseskontoret i hele 2007 ikke har udført dokumentationskontrol af udbetaling til alternative modtagere via KMD-Aktiv. Der henvises til kapitel 5 Revisionens bemærkninger. Side 43
Det er herudover vor vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 3.2 Personsager På de under afsnit 2.1 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 3.2.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 7 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. Vi har fået oplyst, at programtilskudsændringer for sidste halvår 2007 først ultimo december 2007 og primo januar 2008 er sendt til registrering i Økonomisk Forvaltning. På baggrund af den udførte revision er det vor opfattelse, at selve sagsbehandlingen på personsagsområdet administreres i overensstemmelse med gældende regler. 3.2.2 Førtidspensioner Vi har foretaget test af kontroller i 11 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vor opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Side 44
3.2.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 75 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til, at der i sager vedrørende tabt arbejdsfortjeneste, jf. SL 42, ikke er foretaget korrekt beregning af ydelsen. Der er tale om generelle fejl i forhold til anvendelse af lønsystemets aflønningsform 3 ved registrering af løbende bevilling, hvorved der er foretaget forkert beregning af ferietillæg anvendelse af 10% til dækning af arbejdsgiverdelen af pensionsbidrag i samtlige sager, uagtet at arbejdsgiverandelen i de gennemgåede sager er under 10% manglende regulering af ydelsen pr. 1. januar 2007. Der er ved gennemgangen endvidere konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til at afdelingen for social indsats ikke foretager registrering af sager i Arbejdsmarkedsportalen i forrevalideringssager ikke har udarbejdet ressourceprofil, ikke har registreret bevilling af forrevalideringsforløb, ikke rettidigt har fulgt op på det individuelle kontaktforløb og ikke har nedsat hjælpen til SU-niveau for personer under 25 år. På baggrund af den udførte revision er det vor opfattelse, at der i sager vedrørende tabt arbejdsfortjeneste ikke administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi anbefaler, at kommunen fremover ved beregning af tabt arbejdsfortjeneste foretager registrering af løbende bevillinger via lønsystemets aflønningsform 1, hvorved beregning af feriepenge vil ske korrekt. Samtidig skal det sikres, at den faktiske arbejdsgiverandel af pensionsbidrag, dog højst 10%, fremover indregnes. Det er aftalt, at de fornødne berigtigelser vedrørende tabt arbejdsfortjeneste, jf. SL 42, foretages, herunder at der sker korrekt regulering af ydelsen pr. 1. januar 2007. Der henvises i øvrigt til kapitel 5 Revisionens bemærkninger. Side 45
Afdelingen for social indsats skal fremover sikre, at der foretages registrering af sager i Arbejdsmarkedsportalen. Samtidig bør afdelingen stramme op på sagsbehandlingen af forrevalideringssager, så gældende regler overholdes. Herudover er det vor opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler 3.2.4 Revalideringer Vi har foretaget test af kontroller i 10 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til, at opfølgningen på det individuelle kontaktforløb, jf. bestemmelserne i LAB, i flere tilfælde ikke er foretaget/er foretaget for sent. På baggrund af den udførte revision er det vor opfattelse, at området ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Kommunen har allerede iværksat tiltag, så opfølgning frem over sker mindst hver 3. måned, hvorved opfølgningsbestemmelserne i LAB bliver fulgt. 3.2.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller i 9 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Side 46
4 Temarevision 2007 - sygedagpenge Med virkning fra 1. juni 2005 blev der indført nye regler om visitation og opfølgning i sygedagpengesager. Formålet med temarevisionen er at skabe klarhed over, om kommunerne overholder deres pligt til at foretage ny visitation og opfølgning i sygedagpengesager samt om bestemmelserne i sygedagpengeloven i øvrigt bliver overholdt. Vi har foretaget test af kontroller i 27 personsager. Vi har i henhold til Arbejdsmarkedsstyrelsens skrivelse af 18. december 2006 haft fokus på, at følgende er dokumenteret i personsagerne: w Om kommunen har udsendt oplysningsskema umiddelbart efter anmeldelsen w At skemaet er modtaget rettidigt retur w At kommunen har visiteret sagen umiddelbart efter modtagelsen af oplysningsskemaet w At der sker opfølgning inden 8 uger fra 1. sygedag w At der efterfølgende sker - Opfølgning mindst hver 8. uge/4. uge for kategori 2 - Revisitation - At der er udarbejdet opfølgningsplan senest som opfølgning på 2. opfølgning - At der i opfølgningsplanen er sat fokus på arbejdsfastholdelse og kortest muligt fravær. Vi har i forbindelse med gennemgangen konstateret fejl og mangler i 23 personsager, som kan henføres til følgende forhold: w At der i 23 sager ikke umiddelbart efter modtagelse af oplysningsskema fra den sygemeldte foretages visitation til kategori, men blot foretages visitation til sagsbehandler. Denne forretningsgang er allerede ændret w At der i 12 sager er fejl ved 1. opfølgning. Fejlene skyldes, at 1. opfølgning ikke er foretaget til tiden, det vil sige senest inden udgangen af 8. uge regnet fra 1. fraværsdag w At der i 15 sager er fejl ved de efterfølgende opfølgninger. Fejlene skyldes primært, at opfølgninger er foretaget for sent, idet de er foretaget mere end 8 eller 4 uger efter sidste opfølgning (afhængig af visitationskategori). Side 47
I henhold til de gældende refusionsbestemmelser kan kommunen ikke modtage statsrefusion, hvis den fastsatte opfølgning ikke foretages. Arbejdsmarkedsstyrelsen har således ultimo februar 2007 udsendt en orienteringsskrivelse til kommunerne, som beskriver kommunernes administration af bestemmelsen. Følgende fremgår af skrivelsen: w Dokumentation af kommunens indsats sker i den enkelte sag i den kommunale journal og i opfølgningsplanen til den sygemeldte w Såfremt det ved dokumentationen af den kommunale indsats viser sig, at kommunen ikke foretager den fastsatte opfølgning, kan der ikke ydes statsrefusion til den konkrete sag før fra det tidspunkt, hvor kommunen igen opfylder opfølgningsforpligtelsen w Kommunen kan derfor alene anmode om statsrefusion til udgifter til sygedagpenge i de sager, hvor der er fulgt op efter reglerne, idet disse udgifter er refusionsberettigede w Kommunen har altså pligt til at sikre, at der ikke medtages udgifter i statsrefusionsopgørelsen for sager, hvor opfølgningen ikke er foretaget i overensstemmelse med reglerne herfor. På baggrund af resultatet af temarevisionen er det vor opfattelse, at området ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Kommunen har selv i forbindelse med handleplanen på overførselsområdet (se omtale i afsnit 3.1) iværksat en række foranstaltninger på sygedagpengeområdet, der skal bidrage til at sikre, at der frem over administreres i overensstemmelse med reglerne, herunder at rettidigheden overholdes - både af hensyn til borgerens retssikkerhed og for at sikre ret til refusion fra staten. Herudover har vi fået oplyst, w at der er foretaget refusionsmæssig berigtigelse i de sager, hvor vi i 2007 har konstateret for sen opfølgning w at der er foretaget refusionsmæssig berigtigelse i de sager, som kommunen har gennemgået ved de udførte ledelsestilsyn, såfremt der konstateres for sen opfølgning. Der henvises i øvrigt til kapitel 5 Revisionens bemærkninger. Side 48
5 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: 5.1 Dokumentationskontrol af udbetaling til alternative modtagere via KMD-Aktiv Udbetaling til alternative modtagere på KMD-Aktiv kan ske via andre konti end Nem- Kontoen. Det er derfor nødvendigt at foretage dokumentationskontrol af disse udbetalinger. Vi har konstateret, at Ydelseskontoret i hele 2007 ikke har udført denne dokumentationskontrol. Vi har sikret os, at Ydelseskontoret frem over udfører kontrollen. Kommunen har efterfølgende med tilbagevirkende kraft foretaget kontrol af udbetaling til alternative modtagere i KMD-Aktiv for den periode, hvor kontrollen ikke er udført. 5.2 Personsager Vi har konstateret, at sagsadministrationen af tabt arbejdsfortjeneste, jf. SL 42, ikke i alle tilfælde er foretaget i overensstemmelse med gældende regler. Der er tale om fejl vedrørende beregning af ferietillæg og indregning af arbejdsgiverandel af pensionsbidrag. Herudover har vi konstateret, at ydelsen ikke er korrekt reguleret pr. 1. januar 2007. Vi anbefaler, at kommunen frem over ved beregning af tabt arbejdsfortjeneste foretager registrering af løbende bevillinger via lønsystemets aflønningsform 1, hvorved beregning af ferietillæg vil ske korrekt. Samtidig skal det sikres, at den faktiske arbejdsgiverandel af pensionsbidrag, dog højst 10%, frem over indregnes Det er aftalt, at der foretages de fornødne berigtigelser vedrørende tabt arbejdsfortjeneste, jf. SL 42, herunder at der sker korrekt regulering af ydelsen pr. 1. januar 2007. Side 49
5.3 Temarevision 2007- sygedagpenge Vi har foretaget temarevision på sygedagpengeområdet i henhold til Arbejdsmarkedsstyrelsens skrivelse af 18. december 2006. På baggrund af resultatet af temarevisionen er det vor opfattelse, at området ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Kommunen har allerede i efteråret 2007 godkendt en handleplan for overførselsområdet, herunder sygedagpengeområdet, hvor der er iværksat en række foranstaltninger, der skal bidrage til at sikre, at der fremover administreres i overensstemmelse med reglerne, herunder at rettidigheden overholdes, både af hensyn til borgerens retssikkerhed og for at sikre for at sikre retten til refusion fra staten. Der er nærmere redegjort for ovenstående i kapitel 4. Herudover har vi fået oplyst, at kommunen har foretaget de fornødne refusionsmæssige berigtigelser i de sager, hvor der er konstateret for sen opfølgning. Viborg, den 27. juni 2008 BDO Kommunernes Revision Jan Hansen / Ole Nielsen Chefrevisor Chefrevisor (Fremsendt via mail forsynet med digital signatur) Side 50