IR BEST PRACTICE DIRFs anbefalinger DIRF D ANSK INVESTOR REL ATIONS FORENING
INDHOLD Klik på det ønskede område for at komme direkte til dette Indledning Hvad er godt Investor Relationsarbejde? IR-politik IR-funktionen - rammer og organisatorisk indplacering IR-funktionens overordnede opgaver Relationer til de primære IR-målgrupper Særlige IRproblematikker - udsættelsesadgang - intern viden - års-/delårsrapport Mere information DIRF D ANSK INVESTOR REL ATIONS FORENING SIDE 2
INDLEDNING Investor Relations (IR) er en disciplin, som primært omfatter relationer mellem børsnoterede selskaber og aktører på kapitalmarkedet. IR-funktionen i et børsnoteret selskab har således ansvaret for at planlægge, koordinere og facilitere den eksterne finansielle kommunikation under hensyntagen til den gældende lovgivning på området, herunder ikke mindst oplysningsforpligtelserne. IR-funktionens aktiviteter sker ofte i samspil med andre selskabsfunktioner som finans, corporate communications, marketing, PR/Public Affairs, corporate governance, CSR, juridisk afdeling og risk management. Målgruppen for IR-funktionen er primært kapitalmarkedets aktører, herunder eksisterende og potentielle aktionærer, aktieanalytikere, finansielle rådgivere og erhvervsmedier, men omfatter også selskabets interne interessenter, såsom ledelsen og medarbejderne. Formålet med IR: Korrekt prisdannelse på selskabets finansielle instrumenter og et godt omdømme Det overordnede formål med IR er at sikre investormarkedet et retvisende billede af selskabet og et så dækkende informationsgrundlag som muligt for investeringsmæssige beslutninger vedrørende et selskabs finansielle instrumenter. Dette omfatter formidling af oplysninger og kommunikation om især strategi, forretningsmodel, finansiel stilling og udvikling, aktuelle aktiviteter, produkter, konkurrenceforhold samt markedsmæssige udsigter og udfordringer. Det er DIRFs overbevisning, at en velovervejet og velgennemført IR-indsats baseret på troværdighed og gennemsigtighed er en forudsætning for en effektiv tovejskommunikation mellem et selskab og de finansielle markeder og dermed for en langsigtet korrekt prisdannelse på selskabets finansielle instrumenter til gavn for både investorer og selskab. Et effektivt IR-arbejde er et afgørende element, hvis selskabet ønsker at bruge de finansielle markeder til at rejse ny kapital på optimale betingelser, ligesom en åben og konsistent finansiel kommunikation kan have en positivt afsmittende effekt på selskabets overordnede omdømme. Nærværende anbefalinger for god IR-praksis er udarbejdet af DIRFs Best Practice-udvalg og godkendt af bestyrelsen. Anbefalingerne har til sigte at udstikke generelle rammer og retningslinjer for, hvordan IR-indsatsen bedst tilrettelægges og styres. Det er bestyrelsens håb, at anbefalingerne kan hjælpe med til at støtte og inspirere IR-ansvarlige i deres daglige arbejde. Anbefalingerne i de enkelte afsnit indeholder både DIRFs konkrete anbefalinger og uddybende kommentarer for at perspektivere anbefalingerne. IR er et område, der løbende udvikler sig, og derfor evaluerer DIRF anbefalingerne efter behov og i tråd med lovgivningsmæssige ændringer for at sikre, at de vedvarende har relevans og dækker de væsentlige aspekter af det praktiske IR-arbejde. SIDE 3
Kontakt Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til nærværende anbefalinger, er du velkommen til at kontakte DIRFs Best Practice-udvalg eller sekretariat. DIRFs Best Practice-udvalg Hanne Leth Hillman CFO hos Nanovi A/S og medlem af DIRFs bestyrelse Tlf.: +45 53 88 99 02 E-mail: hlh@nanovi.com Anders Hjort Head of Investor Relations i SimCorp og medlem af DIRFs bestyrelse Tlf.: +45 35 44 88 22 E-mail: Anders.Hjort@simcorp.com Dorte Samuelsen Partner hos Guidance Communications Medlem af DIRFs Best Practice-udvalg Tlf.: +45 20 23 62 54 E-mail: dsa@guidance.email DIRFs sekretariat Tina Høilund Pedersen Director Tlf.: +45 53 67 84 64 E-mail: thp@dirf.dk Ansvarsfraskrivelse DIRFs anbefalinger for god Investor Relationspraksis er udarbejdet på basis af de gældende lovgivningsmæssige rammer for IR-arbejdet og en række antagelser om, hvad der forstås ved godt IR-arbejde. Nærværende dokument er ikke udtømmende men tænkt som en hjælp i forbindelse med det enkelte selskabs arbejde med IR. Anbefalingerne kan ikke erstatte det enkelte selskabs konkrete stillingtagen til, hvad der i deres tilfælde vurderes som god IR-praksis, og en vurdering af, hvilke implikationer gældende regulering har for det pågældende selskab. Som følge heraf påtager DIRF sig ikke ansvar for direkte eller indirekte skader eller tab, der skyldes brug af anbefalingerne og de medfølgende kommentarer i nærværende dokument. Dette gælder, uanset om skaden eller tabet skyldes fejlagtige eller ikkeopdaterede oplysninger eller andre forhold i relation til DIRFs anbefalinger for god Investor Relations-praksis. SIDE 4
HVAD ER GODT INVESTOR RELATIONS-ARBEJDE? DIRF har valgt at basere sine anbefalinger på følgende antagelser om, hvad der forstås ved godt IR-arbejde: IR-funktionens væsentligste opgave er i overensstemmelse med oplysningsforpligtelserne at sikre lige adgang til rettidig og fyldestgørende information for alle markedsdeltagere. IR-funktionen bidrager til, at selskabets kommunikation og relationer til dets eksterne IR-interessenter er baseret på troværdighed, gennemsigtighed, tilgængelighed og konsistens. IR-funktionen medvirker til at give investorer og andre interessenter det bedst mulige grundlag for på ethvert tidspunkt at kunne foretage en så fuldstændig vurdering af selskabets strategiske og finansielle position, målsætninger, muligheder og udfordringer som muligt. IR-funktionen sikrer konsistens og sammenhæng i selskabets eksterne kommunikation, så der undgås forstyrrende signaler, og bidrager dermed til en effektiv langsigtet prisdannelse på det børsnoterede selskabs finansielle instrumenter samt til opbygning og opretholdelse af selskabets position og omdømme. IR-funktionen bør tilstræbe, at den finansielle kommunikation er tilpasset de enkelte målgruppers forskellige behov. fortsættes på næste side Overholdelse af oplysningspligten Lovgrundlag (uddrag) Ifølge Markedsmisbrugsforordningen (MAR) Artikel 17 skal en udsteder hurtigst muligt offentliggøre intern viden, der direkte vedrører denne udsteder. Intern viden defineres i Markedsmisbrugsforordningen som: specifik viden, som direkte eller indirekte vedrører en eller flere udstedere eller et eller flere finansielle instrumenter, som ikke er blevet offentliggjort, og som, hvis den blev offentliggjort, mærkbart ville kunne påvirke kursen på udsteders finansielle instrumenter eller på de heraf afledte finansielle instrumenter. Oplysninger anses ifølge Finanstilsynets VEJ nr. 9973 af 9. oktober 2017 som specifik viden, når: de pågældende oplysninger angiver en række forhold, der foreligger, eller som med rimelighed kan forventes at komme til at foreligge, eller en hændelse, der er indtrådt, eller som med rimelighed kan forventes at indtræde, hvis de pågældende oplysninger er tilstrækkeligt præcise til, at der kan drages en konklusion på de pågældende forholds eller den pågældende hændelses indvirkning på kurserne på udstederens finansielle instrumenter eller de relaterede afledte instrumenter. Fortsættes på næste side SIDE 5
HVAD ER GODT INVESTOR RELATIONS-ARBEJDE? Overholdelse af oplysningspligten forsat fra forrige side DIRF har valgt at basere sine anbefalinger på følgende antagelser om, hvad der forstås ved godt IR-arbejde fortsat fra forrige side: IR-funktionen og selskabets ledelse anerkender, at finansielle aktører kan have antagelser, holdninger og vurderinger i relation til fremtidige forhold og andre ubekendte, der afviger fra selskabets egne. IR-funktionen og selskabets ledelse afholder sig fra at kommentere på værdifastsættelsen af selskabets finansielle instrumenter. Selskabets ledelse, både direktion og bestyrelse, har forståelse for og anerkender kapitalmarkedets informationsbehov og beslutningsparametre, herunder behovet for indsigt i selskabets strategi, forretningsmodel og udfordringer. Afgørende er en fyldestgørende, proaktiv og ærlig kommunikation i forbindelse med både positive og negative nyheder, så der skabes et retvisende og balanceret grundlag for kapitalmarkedets vurdering af selskabet. Læs mere om anvendelsen af udsættelsesadgangen på side 26. Lovgrundlag (uddrag) Ifølge Finanstilsynets VEJ nr. 9973 af 9. oktober 2017 vil det altid være en konkret vurdering, hvornår et forhold eller en hændelse med rimelighed kan forventes at komme til at foreligge eller indtræde. Det er ikke muligt at opstille generelle kriterier for at vurdere, hvornår denne rimelighed er til stede. Begrebet "reel mulighed" kan ikke fastlægges ud fra en simpel sandsynlighedsberegning, men udsteder skal derimod vurdere oplysningerne i forhold til virksomheden og den konkrete situation. Et mellemtrin i en langvarig proces (fx kontraktforhandlinger), der har til formål at frembringe, eller som resulterer i et bestemt forhold eller en bestemt hændelse, vil i sig selv kunne betragtes som specifik viden og dermed udgøre intern viden, forudsat de to andre betingelser også er opfyldt (ikke-offentliggjort viden og kurspåvirkende effekt). Efter Markedsmisbrugsforordningen er viden, der mærkbart vil kunne påvirke kursen på udsteders finansielle instrumenter, den viden, som en fornuftig investor antages at ville benytte som en del af sine investeringsbeslutninger. En udsteder kan på eget ansvar beslutte at udsætte offentliggørelsen af intern viden, hvis følgende tre betingelser alle er opfyldt: Øjeblikkelig offentliggørelse antages at skade udsteders legitime interesser Udsættelse af offentliggørelse antages ikke at vildlede markedet Udsteder kan sikre, at oplysningerne kan holdes fortroligt. SIDE 6
HVAD ER GODT INVESTOR RELATIONS-ARBEJDE? - fortsat fra forrige side: Kommentarer Ifølge MAR indtræder oplysningspligten som hovedregel allerede på det tidspunkt, hvor der opstår intern viden om forhold, der med rimelighed kan forventes at indtræde. Det betyder, at selskaberne skal forholde sig til usikker viden og foretage en vurdering af, hvornår denne har en form, så der er en reel mulighed for, at den begivenhed, som den interne viden omhandler, vil foreligge eller indtræde. Det er ikke nødvendigvis nogen enkel vurdering, og selskaberne skal således forholde sig til, hvornår viden bevæger sig fra at være skønsmæssige oplysninger, der kan udvikle sig til intern viden, til at udgøre intern viden om usikre oplysninger. Der angives i MAR ikke nogen tommelfingerregel om, hvor stor sandsynligheden skal være, for at en begivenhed indtræffer, for at der er tale om en reel mulighed. Meget tyder dog på, at der tale om en sandsynlighedsgrad, der er under 50 % formentligt helt ned til 30-40 %. Allerede på det tidspunkt, hvor der opstår skønsmæssige oplysninger, der kan udvikle sig til intern viden, anbefales det at oprette en fortrolighedsliste og foretage en løbende vurdering af, om oplysningerne fortsat er skønsmæssige, eller overgår til at være intern viden om usikre oplysninger (hvor der skal oprettes insiderlister og tages stilling til offentliggørelse eller udsættelse). Det anbefales desuden, at selskabets interne procedurer tilrettelægges, så de bedst muligt understøtter overholdelse af oplysningspligten og håndtering af de praktiske forhold forbundet hermed. Anvendes udsættelsesadgangen, er det væsentligt at sikre sig, at der altid er en tæt tidsmæssig sammenhæng mellem oprettelsen af insiderlister og dokumentationen for, at udsættelsesadgangen er anvendt. SIDE 7
IR-POLITIK Anbefalinger Det anbefales, at der udarbejdes en IR-politik og en strategi for selskabets IR-aktiviteter. Det anbefales, at IR-politikken og IR-strategien udarbejdes, så den afspejler det enkelte selskabs forretningsmæssige forhold og målsætninger. Det anbefales, at selskabets IR-politik godkendes af bestyrelsen. Det anbefales, at selskabets IR-politik eller et resumé heraf gøres tilgængelig på selskabets hjemmeside og eventuelt gengives i uddrag i selskabets årsrapport. Det anbefales, at selskabets øvrige politikker, der vedrører selskabets eksterne kommunikation, koordineres med selskabets IR-politik. Det anbefales, at IR-politikken gennemgås og eventuelt opdateres mindst én gang årligt. Kommentarer Målsætninger og rammer for selskabets IR-politik IR-politikken kan eksempelvis indeholde information om: Overordnede målsætninger for IR-arbejdet fx rammer for kommunikationen med kapitalmarkedets forskellige aktører, ansvarsfordeling og involvering, mål for aktionærstruktur, investor targeting, geografisk fokus og analysedækning. Organisering af IR-arbejdet. Beskrivelse af IR-funktionens rolle og arbejdsopgaver. Offentliggørelser (finansielle rapporter, selskabsmeddelelser, præsentationer m.v.) og valg af kommunikationskanaler beskrivelse af, hvad der offentliggøres, og angivelse af ambitionsniveauet samt beskrivelse af, hvilke kommunikationskanaler selskabet anvender i sin kommunikation med kapitalmarkederne. Principper for hvem der udtaler sig på selskabets vegne vedrørende kursrelevante forhold, principper for adgang til ledelsen, for besvarelse af henvendelser m.v. Rammer for IR-aktiviteter, herunder investormøder, deltagelse på konferencer, kapitalmarkedsdage m.v. Principper for relationer til aktieanalytikere, herunder principper for gennemgang og evt. kommentering af analytikerrapporter. Principper for eventuelle stilleperioder. Definition af intern viden i relation til selskabets position og status. SIDE 8
Kommentarer Vigtigt at koordinere IR-politikken med relevante øvrige politikker Det enkelte selskab har ofte ud over IR-politikken en række andre politikker, der på forskellig måde lapper ind over IRpolitikken, og som kan have indflydelse på kommunikationen med kapitalmarkedet. IR-funktionen bør være bekendt med sådanne politikker og i nødvendigt omfang sikre koordination hermed. Politikker vedrørende ekstern kommunikation, finansiel rapportering, corporate governance samt reglerne for selskabets handel med egne aktier, regler for overholdelse af oplysningsforpligtelserne og regler for videregivelse af intern information kan være særligt relevante. DIRFs IR-Politik IR Strategi indeholder en række detaljerede forslag til indholdet af selskabets IR-politik og IR-strategi. Dokumentet kan downloades på DIRFs hjemmeside http://www.dirf.dk/best-practice. SIDE 9
IR-FUNKTIONEN RAMMER OG ORGANISATORISK INDPLACERING Anbefalinger Det anbefales, at der i alle børsnoterede selskaber udpeges en IR-ansvarlig, der har ansvaret for at koordinere og medvirke til at varetage den del af selskabets kommunikation, som retter sig mod kapitalmarkederne herunder også at være opmærksom på selskabets overholdelse af oplysningspligten. Selskabets øverste ledelse har det ultimative ansvar for kommunikationen med og relationerne til kapitalmarkedet, og det anbefales, at både den administrerende direktør og økonomi-/finansdirektøren er tæt involveret i selskabets IRaktiviteter. Hvis den IR-ansvarlige ikke er en del af selskabets øverste ledelse, anbefales det, at selskabets ledelse sikrer, at den IRansvarlige har en indgående viden om alle relevante forhold, således at vedkommende på en professionel måde kan udfylde IR-rollen. Det anbefales, at den IR-ansvarlige er i stand til troværdigt og indsigtsfuldt at formidle selskabets equity story samt har et indgående kendskab til operationelle, finansielle og markedsmæssige forhold, der vedrører de væsentligste parametre for værdiansættelsen af selskabet og hermed udviklingen i selskabets finansielle instrumenter. fortsættes... Kommentarer Vigtigt at der udpeges IR-ansvarlig Det er i både selskabets og kapitalmarkedets interesse, at der udpeges en IR-ansvarlig i selskabet. Ved at udpege en IR-ansvarlig skabes der klarhed om, hvor investorer og analytikere kan henvende sig, og samtidig skabes der grundlag for konsistens i selskabets kommunikation. Selskabet har ligeledes bedre muligheder for at opbygge gode og langvarige relationer med kapitalmarkedet, såfremt én person eller en IR-afdeling er direkte ansvarlig herfor. Det er naturligvis afhængigt af selskabets størrelse, om den IRansvarlige alene beskæftiger sig med IR, eller om funktionen kan varetages ansvarligt sideløbende med andre opgaver. Organiseringen af IR-arbejdet afhænger også af det enkelte selskabs forhold, og den IRansvarlige kan være enten selskabets administrerende direktør, økonomi-/finansdirektøren, kommunikationschefen, direktionssekretæren eller en udnævnt chef for IR-funktionen. Viden og forberedelse styrker og sikrer konsistens i kommunikation I de selskaber, hvor det ikke er den øverste ledelse, som er IR-ansvarlig, er det væsentligt, at den IR- ansvarlige har direkte og uhindret adgang til den nødvendige information om alle væsentlige forretningsmæssige forhold og løbende inddrages i ledelsens strategiske overvejelser. Dette er nødvendigt for, at vedkommende kan være en troværdig og kompetent repræsentant for selskabet både eksternt og internt. Samtidig sidder den IR-ansvarlige ofte med væsentlig markeds- og konkurrentinformation fra sin dialog med analytikere og investorer, som med fordel kan inddrages som grundlag for ledelsens beslutninger. SIDE 10
Anbefalinger... fortsat Det anbefales, at IR-funktionen løbende holder sig ajour med gældende lovgivning og god praksis på området og sikrer, at det børsnoterede selskab tilrettelægger og udfører sine IR-aktiviteter i overensstemmelse hermed. Det anbefales, at IR-funktionen påser, at der udarbejdes interne retningslinjer og politikker for den strategiske og praktiske udførelse af selskabets finansielle kommunikation, så den afspejler den til enhver tid gældende regulering på området. Det anbefales at fastlægge, hvilke personer i selskabet (ud over den IR-ansvarlige), der kan udtale sig til aktører på kapitalmarkederne, og at den IR-ansvarlige koordinerer kommunikationen og i videst muligt omfang deltager i alle IR-aktiviteter for at sikre konsistens i formidlingen af information og budskaber. Det anbefales, at selskabet nedsætter en Offentliggørelseskomité (Disclosure Committee) til at overvåge og vurdere, hvornår der foreligger intern viden, og i den enkelte situation at udarbejde et internt notat, som beskriver baggrunden for selskabets vurdering af den pågældende information. Komiteen skal desuden sørge for rettidig og fyldestgørende dokumentation, hvis udsættelsesadgangen for offentliggørelse benyttes. Anvendes udsættelsesadgangen, anbefales komitéen løbende at følge en given sag og tage stilling til nye elementer af intern viden med sigte på at vurdere, om forudsætningerne for at anvende udsættelsesadgangen fortsat er til stede. Det anbefales, at dokumentationen opdateres, hver gang der er en afgørende udvikling i en transaktion eller en anden begivenhed, hvor der er tale om intern viden. Det anbefales, at den IR-ansvarlige har et fast sæde i komitéen sammen med minimum én person fra direktionen (oftest CEO eller CFO), ligesom også selskabets ansvarshavende jurist med fordel kan deltage. Det anbefales, at den IR-ansvarliges kontaktdetaljer fremgår af virksomhedens hjemmeside. Kommentarer Sikring af ensartet linje i kommunikationen Børsnoterede selskaber har typisk flere IR-talspersoner. Den øverste ledelse er altid inddraget i kommunikationen med børsmarkedet, ligesom det også fra tid til anden giver mening at involvere øvrige medarbejdere i kommunikationen inden for områder, hvor de besidder en særlig viden eller kompetence. Det er naturligt, at den IRansvarlige er med til at koordinere al IR-kommunikation, inklusive interaktioner med pressen, hvor der formidles væsentlig information. Det er afgørende, at oplysningspligten nøje overvåges og overholdes i forbindelse med alle aspekter af offentlig kommunikation, samt at der sikres en ensartet kommunikation, så unødvendig støj og usikkerhed undgås. Dette kan bl.a. ske ved forberedelsesmøder, hvor den IRansvarlige drøfter hovedbudskaber og eventuelle begrænsninger i den eksterne kommunikation med de involverede personer. Omfattende regulering på IR-området (jf www.dirf.dk/love-regler) Der er en lang række forordninger, love, bekendtgørelser, anbefalinger m.v., som sætter rammen for udførelsen af de børsnoterede selskabers IR-aktiviteter. Reguleringen ændres og udvikles løbende, og det er vigtigt, at de personer, der arbejder med IR, holder sig ajour med den til enhver tid gældende regulering på området og udviklingen i god IR-praksis. For selskaber noteret i Danmark omfatter de centrale regelsæt bl.a.: Markedsmisbrugsforordningen (MAR) med tilhørende vejledninger Værdipapirhandelsloven med tilhørende bekendtgørelser og vejledninger Regler for udstedere af aktier (udstedt af Nasdaq Copenhagen) Anbefalinger for god selskabsledelse (udarbejdet af Komitéen For God Selskabsledelse) Selskabsloven Årsregnskabsloven SIDE 11
Kommentarer Overholdelsen af oplysningspligten overvåges Et af de mest regulerede områder for børsnoterede selskaber er deres kommunikation og vidensdeling med omverdenen. Hensigten er at sikre, at al kursfølsom information formidles straks, entydigt og bredt til hele markedet samtidigt. Omdrejningspunktet er her overholdelse af oplysningsforpligtelserne indeholdt i MAR. Knyttet hertil er også bestemmelser vedrørende håndteringen af intern viden, dvs. kursfølsom information, som endnu ikke er offentliggjort til markedet. Overvågningen af oplysningsforpligtelserne foretages både af Surveillance under Nasdaq Copenhagen og af Finanstilsynet. Begge kan rette henvendelse til selskaberne og give påtaler samt pålægge en bøde, mens kun Finanstilsynet kan indgive politianmeldelser for overtrædelser. Det anbefales, at IR-ansvarlige løbende holder sig orienteret på Finanstilsynets hjemmeside www.finanstilsynet.dk, herunder om Finanstilsynets kendelser, påtaler og tilkendegivelser vedrørende retspraksis, idet tilsynet har det overordnede ansvar for overvågning af og kontrol med, at selskaberne overholder deres oplysningsforpligtelser. Udarbejdelse af interne regler Der er i MAR ingen krav om, at børsnoterede selskaber udarbejder interne regler. Derimod kræver Nasdaq Copenhagen dog, at udstederne udarbejder en informationspolitik for at sikre, der leveres rettidige, pålidelige, nøjagtige og ajourførte oplysninger til markedet. Nasdaq Copenhagen anbefaler desuden, at udstedere udarbejder interne regler for handel med udstederes egne finansielle instrumenter og ledende medarbejderes handel med udsteders finansielle instrumenter. Sådanne interne regler bør ifølge Nasdaq Copenhagen indeholde regler om handelsvinduer, særligt i forbindelse med udsteders offentliggørelse af finansiel information og ledende medarbejderes udnyttelse af incitamentsordninger. Regler om handelsvinduer bør som minimum opfylde kravene i MAR til lukkede handelsvinduer (Artikel 19) og Nasdaqs Copenhagens Regler for udstedere af aktier af 3. juli 2016, afsnit 2.4.2 Kapacitet til at formidle oplysninger til markedet. DIRF anbefaler, at det enkelte selskabs ledelse og IR-funktion i fællesskab beslutter og løbende vurderer, hvilke interne regelsæt der er behov for at udarbejde for at sikre en effektiv og konsistent udøvelse af IR-arbejdet i henhold til de til enhver tid gældende relevante regler samt god praksis. Nedsættelse af en intern offentliggørelseskomité Det er DIRFs anbefaling, at der i børsnoterede selskaber etableres en offentliggørelseskomité, der har til ansvar at overvåge og håndtere ny intern viden, der opstår i selskabet. Der er med udsættelsesadgangen mulighed for, at børsnoterede selskaber kan udskyde offentliggørelsen af intern viden, men der er krav om, at anvendelsen dokumenteres for at sikre, at de tre forudsætninger herfor er til stede. Et forhold eller en situation med intern viden skal reelt løbende evalueres og dokumenteres, efterhånden som tingene udvikler sig, og/eller der opstår ny intern viden. Det er derfor vigtigt, at børsnoterede selskaber etablerer faste procedurer for, hvordan ny intern viden håndteres og dokumenteres i henhold til de tre forudsætninger, hvis udsættelsesadgangen benyttes og herunder også sikrer, at oprettelsen af ad hoc-insider insiderlister nøje koordineres tidsmæssigt med dokumentation for benyttelse af udsættelsesadgangen for offentliggørelse. Disse opgaver håndteres bedst af en offentliggørelseskomité. Det er DIRFs anbefaling, at komitéens medlemmer minimum tæller den IR-ansvarlige, CEO og/eller CFO samt den juridisk ansvarlige. SIDE 12
IR-FUNKTIONENS OVERORDNEDE OPGAVER Anbefalinger Det anbefales, at IR-funktionen aktivt bidrager til formuleringen af de overordnede rammer for selskabets finansielle kommunikation dvs. equity story, kernebudskaber samt finansielle forventninger og forudsætningerne herfor. Det anbefales, at IR-funktionen aktivt bidrager til at sikre høj kvalitet, konsistens samt transparens i selskabets samlede kommunikation med kapitalmarkedet og ligeledes bidrager til at sikre en koordineret informationsformidling på tværs af organisationen. Det anbefales, at IR-funktionen er involveret i planlægningen af selskabets øvrige kommunikationsaktiviteter til andre eksterne interessenter med henblik på at sikre konsistens på tværs af funktioner og overholdelse af oplysningsforpligtelserne. Det anbefales, at IR-funktionen løbende overvejer, hvilke kommunikationskanaler der kan anvendes for at sikre den mest effektive kommunikation med de væsentligste interessenter, herunder hvordan de teknologiske muligheder kan udnyttes. Det anbefales, at IR-funktionen arbejder for at opbygge og vedligeholde gode og tætte relationer til aktørerne på kapitalmarkedet herunder i særdeleshed analytikere, investorer og erhvervs-/finansmedier. Kommentarer Effektiv IR reducerer usikkerhed En høj kvalitet i udførelsen af IR-aktiviteterne skal blandt andet medvirke til at reducere unødvendig usikkerhed og bidrage til bedre transparens for at understøtte en kursudvikling på selskabets finansielle instrumenter, der afspejler den fundamentale og forventede udvikling i selskabet. Den høje kvalitet bør være gældende for al IR-relateret kommunikation fra selskabet, herunder løbende selskabsmeddelelser, års- og delårsrapportering, selskabets hjemmeside samt præsentationer og individuelle investormøder. Formuleringen af en veldefineret equity story (som fx kan indeholde en beskrivelse af strategi/forretningsmodel, key value drivers, markedsforhold, potentiale/udfordringer, risici og væsentligste aktiver) og hovedbudskaber er vigtige værktøjer i denne forbindelse. Det er endvidere et selvstændigt element i kommunikationen at sikre en grundig og retvisende angivelse af de finansielle forventninger fra selskabet og ligeledes at vurdere, hvordan angivelsen af forventningerne bedst tilpasses det enkelte selskab. Konsistens i budskaberne og en rød tråd i kommunikationen er samtidig med til at minimere usikkerheden om selskabets forhold og retning, hvilket også er befordrende for en kursudvikling uden unødvendige udsving. Usikkerhed og uklarhed i kommunikationen kan medføre en rabat i værdiansættelsen af selskabets finansielle instrumenter. fortsættes... SIDE 13
Anbefalinger Fortsat... Det anbefales, at den IR-ansvarlige eller en person fra IR-funktionen i videst muligt omfang deltager aktivt i IR-møder med henblik på at sikre en høj grad af konsistens i informationsformidlingen og kommunikationen af selskabets forventninger. Det anbefales, at der sikres adgang til, at IR-funktionen løbende kan orientere ledelsen og bestyrelsen om investormarkedets opfattelse af selskabet samt også, hvis der i bredere medier opstår spekulation vedrørende selskabet (se også afsnittet Relationer til de primære IR-målgrupper ). Det anbefales, at IR-funktionen sammen med selskabets ledelse løbende overvejer, hvor der måtte være særlige problemstillinger i forhold til kommunikationen med kapitalmarkedet, og at der udarbejdes beredskabsplaner på særligt følsomme områder. Det anbefales, at IR-funktionen løbende forholder sig til selskabets aktionærsammensætning og ændringer i denne (se også afsnittet Relationer til de primære IR-målgrupper ). Kommentarer IR-strategi sætter retning Det er et væsentligt led i IR-funktionens arbejde at opbygge og vedligeholde relationerne til aktørerne på kapitalmarkedet, herunder aktionærer, investorer, analytikere samt erhvervs- og finansjournalister. Det er i denne sammenhæng vigtigt at sikre samme grad af åbenhed og proaktivitet i dialogen med markedsdeltagerne, uanset om der skal kommunikeres godt eller dårligt nyt. Skævhed i formidlingen af nyheder med hhv. positiv og negativ kurseffekt kan føre til, at investormarkedet får mistillid og mistro til selskabet og ledelsen, hvilket kan være særdeles vanskeligt at vende. Vigtigt at håndtere særlige udfordringer At drive virksomhed indebærer, at der fra tid til anden kan forekomme særlige udfordringer (fx brud på selskabets regler, ulykker, forureningssager, bivirkninger/negativ effekt af selskabets produkter, væsentligt ændrede markedsforhold), som kræver speciel bevågenhed, og som potentielt kan have en negativ effekt på kapitalmarkedets og omverdenens opfattelse af selskabet og hermed på selskabets omdømme og den opbyggede goodwill. Derfor er det vigtigt, at IR-funktionen sammen med selskabets ledelse bedst muligt identificerer disse udfordringer samt planlægger kommunikationen og udarbejder kriseberedskabsplaner, som kan anvendes, hvis disse udfordringer udvikler sig til egentlige sager. Dette skal medvirke til at sikre, at selskabet selv styrer omverdenens forståelse af, hvad der reelt er sket. DIRF anbefaler altid at kommunikere så åbent og ærligt som muligt om de særligt udfordrende sager, hvis der bliver behov for offentliggørelse vedrørende disse. SIDE 14
RELATIONER TIL DE PRIMÆRE IR-MÅLGRUPPER Anbefalinger Det anbefales, at selskabet i sin kommunikation med omverdenen iagttager sin oplysningsforpligtelse og i hvert enkelt tilfælde vurderer, hvorvidt der er tale om intern viden (se definitionen af intern viden under Overholdelse af oplysningspligten på side [11]), så formatet for kommunikationen afstemmes herefter (valg af selskabsmeddelelse i tilfælde af intern viden vs. pressemeddelelse eller anden kommunikationskanal for skønnet ikke-kurspåvirkende, ikke-reguleret informationsformidling). Det anbefales, at IR-funktionen skaber det fornødne overblik over de væsentligste interessenter for IR-kommunikationen og tilrettelægger sine IR-aktiviteter under hensyn til de forskellige målgruppers adgang til og mulighed for at forholde sig til information om selskabet. IR-funktionen kan også med fordel holde sig ajour med, hvilke andre væsentlige eksterne interessenter, selskabet kommunikerer med, da de også vil/kan være aktører i det offentlige rum. Det anbefales, at selskabet i tilrettelæggelsen af sine IRaktiviteter overvejer anledninger og frekvens for afholdelse af møder med de væsentligste interessenter. Det anbefales, at den IR-ansvarlige sikrer, at den øverste ledelse stiller sig til rådighed i kommunikationen med de væsentligste interessenter, når dette er relevant. Det anbefales, at selskabet, i det omfang det er muligt, følger og registrerer markedsdeltagernes vurdering af og forventninger til selskabet samt ændringer heri. fortsættes... Kommentarer Korrekt håndtering af intern viden kernen i IR-dialogen Det mest afgørende i en effektiv kommunikation med selskabets IR-interessenter er at sikre en så gennemsigtig og balanceret kommunikation som muligt under overholdelse af oplysningsforpligtelserne. Det vil være naturligt, at selskabet tilpasser sin kommunikationsform til de enkelte interessenter herunder detaljeniveauet i sin informationsformidling. Derimod må der aldrig afgives intern viden til én eller udvalgte interessenter forud for offentliggørelse i form af en selskabsmeddelelse. Føling med deltagerne på kapitalmarkedet For at kunne tilpasse og forbedre IR-aktiviteterne og den løbende kommunikation om selskabet er det vigtigt, at IRfunktionen er lydhør over for signalerne fra deltagerne på kapitalmarkedet og informerer ledelsen om kapitalmarkedernes holdning til selskabet, herunder ikke mindst særlige udfordringer og problemområder, og om nødvendigt foretager tilpasninger eller proaktivt kommunikerer om disse forhold. Ofte vil lydhørhed over for feedback fra især den professionelle del af investormarkedet vedrørende selskabets strategi, konkurrentforhold og kommercielle vilkår have værdi. Institutionelle investorer afholder møder med andre selskaber i branchen og vil derfor være en kilde til væsentlig information. Ofte vil investorer også være mere tilbøjelige til at investere i et selskab, hvor de oplever, at ledelsen er lydhør over for deres kritik, feedback og forslag. SIDE 15
Anbefalinger Fortsat... Hvis der konstateres en betydelig forskel mellem selskabets egne forventninger til selskabet og omverdenens forventninger, anbefales det, at selskabet søger at klarlægge årsagen hertil, og om nødvendigt præciserer egne forventninger og forudsætningerne herfor. Det anbefales, at selskabet tager stilling til relevansen og varigheden af en eventuel stilleperiode før offentliggørelsen af års- og delårsrapporter, hvor selskabet afholder sig fra at kommunikere eksternt om udviklingen i selskabets finansielle forhold. Kommentarer - fortsat IR-funktionen kan vurdere, om der er behov for at udarbejde en undersøgelse (kan have forskelligt omfang fra en snif-test blandt en mindre gruppe af interessenter til omfattende perception study) af kapitalmarkedets opfattelse af selskabet, herunder overveje hvilke forhold der er relevante at undersøge holdningen til. Det kan fx være de primære interessenters vurdering af selskabets strategi og realiseringen af denne, selskabets ledelse og kvaliteten af kommunikationen med kapitalmarkedet mv. På basis af informationen i en sådan undersøgelse suppleret med anden viden om særlige udfordringer/problemområder anbefales det, at IR-funktionen forestår udarbejdelse af en plan for, hvordan kommunikationen på problemområder kan forbedres. Husk oplysningspligten ved alle IR-aktiviteter I tillæg til den brede kommunikation med kapitalmarkedet gennem selskabsmeddelelser, års- og delårsrapporter afholder mange børsnoterede selskaber møder med analytikere, investorer og erhvervsmedier, blandt andet i kølvandet på offentliggørelse af års- og delårsrapporter. Disse møder omfatter primært: Præsentationer for en større gruppe One-on-one møder En anden almindelig form for IR-events er større konferencer arrangeret af banker, hvor selskabet præsenterer sig for en større gruppe professionelle analytikere og investorer. fortsættes SIDE 16
Kommentarer fortsat Tilsvarende arrangerer banker m.fl. andre konferencer og møder, hvor selskaberne har mulighed for at præsentere sig for private investorer. Mange selskaber vælger desuden at afholde egentlige kapitalmarkedsdage, hvor der kan sættes særlig fokus på eksempelvis ny strategi, lanceringen af nye produkter, ny teknologi eller lignende og hvor deltagerne eventuelt kan få lejlighed til at møde en bredere del af ledelsen og få en dybere indsigt i selskabet. Det er hjørnestenen i al finansiel kommunikation, at alle markedsdeltagere skal have lige og samtidig adgang til information om selskabet. Den målrettede kommunikation er derfor alene en mulighed for at uddybe allerede offentliggjort information og give baggrundsinformation om selskabet. Detaljeringsgraden kan variere afhængig af den enkelte interessents forudsætninger og forudgående viden om selskabet. Indtjeningsforhold, der kan påvirke kursdannelsen, kan alene diskuteres, hvis de tidligere er blevet offentliggjort. En del selskaber vælger at udarbejde selskabsmeddelelse i forbindelse med kapitalmarkedsdage og andre væsentlige møder med henblik på at kunne præsentere nye informationer i tråd med oplysningspligten. Det anbefales i det hele taget, at selskabet tager stilling til behovet for intern forberedelse og afklaring af den information, man ønsker at formidle, forud for kontakt og møder med de primære interessenter. For at sikre den nødvendige tilgængelighed til selskabet kan det desuden være hensigtsmæssigt at arrangere telefonkonferencer eller webcasting, hvorved alle kan overvære/lytte til kapitalmarkedsdage eller andre præsentationer, der afholdes for større grupper af investorer og analytikere samt eventuelt også erhvervsmedier. Kommentarer Stilleperioder relevans og varighed Der er ikke formelle anbefalinger vedrørende stilleperioder, og det er indtrykket, at stilleperioder i de seneste år har mistet deres relevans for en række selskaber. Principielt handler det om at sikre en professionel håndtering af ikke offentliggjort viden forud for regnskabsaflæggelse såvel som det gælder på alle øvrige tidspunkter. Således bør det enkelte selskabs ledelse løbende forholde sig kritisk til, hvorvidt man som ledelse besidder viden, som kan gøre det vanskeligt at håndtere en åben og ensartet dialog og kommunikation. Fordelen ved en stilleperiode op til en regnskabsmeddelelse er, at det kan være særdeles vanskeligt ikke at udsende signaler i den ene eller den anden retning i en periode, hvor man har detaljeret indsigt i udviklingen i den seneste regnskabsperiode. Det er i den sammenhæng vigtigt at holde sig for øje, at mange professionelle investorer er trænede i at afkode signaler fra ledelsen og den IR-ansvarlige i deres retorik og kropssprog. I sådanne situationer kan ledelsen med fordel undgå direkte kontakt med aktørerne på kapitalmarkedet. Selskabet skal også have med i sine overvejelser, at hvis det vælges at holde stilleperioder, skal det gøres konsekvent og ikke kun, når der er tegn på forhold af betydende karakter. Indførelse af stilleperioder betyder, at der vil være 2-4 måneder om året, hvor selskabets reelt afskærer kapitalmarkedet fra direkte adgang til møder og opdatering. Registrering af erfaringer Det kan være hensigtsmæssigt for selskabet at registrere den løbende kommunikation og møder med primære interessenter, dels for at sikre selskabet et overblik, og dels for at kunne sikre en effektiv tilrettelæggelse af roadshow-aktiviteter, opfølgning på møder og fremtidig planlægning af møder. SIDE 17
RELATIONEN TIL SELSKABETS AKTIONÆRER Anbefalinger Det anbefales, at selskabets kommunikation med sine aktionærer tager udgangspunkt i god corporate governance, herunder at selskabets ledelse forholder sig til aktionærernes muligheder for at udøve aktivt ejerskab. Det anbefales, at selskabet etablerer strukturer, der kan facilitere en løbende og aktiv dialog med selskabets aktionærer. Det anbefales, at IR-funktionen sikrer, at der er et opdateret overblik over selskabets aktionærer, og hvordan disse fordeler sig på forskellige relevante aktionærsegmenter. Kommentarer Varetagelse af alle aktionærers informationsbehov Mange børsnoterede selskaber har en ejerkreds, som består af både større institutionelle og mindre private aktionærer, som har forskellig mulighed og forudsætninger for at modtage og vurdere information om selskabet. Der kan desuden være en bred geografisk spredning blandt aktionærerne, og de enkelte aktionærgrupper vil have forskellig indflydelse, investeringshorisont og risikovillighed forbundet med deres investering. Det er væsentligt, at selskabets ledelse i tilrettelæggelsen af sine IR-aktiviteter tager højde for disse forskelle og bedst muligt sikrer, at alle aktionærer får lige information og mulighed for at udøve aktivt ejerskab. For selskaber med en dominerende aktionær eller store aktionærer er det nødvendigt at forholde sig til de særlige udfordringer, som dette kan medføre. Kendskab fremmer dialog Et godt overblik over aktionærsammensætningen er en betingelse for målrettet dialog og kommunikation med aktionærerne, hvilket blandt andet er relevant i forbindelse med planlægning af investormøder, generalforsamling mv. Selskaberne kan identificere en betydelig del af deres aktionærer i selskabets ejerbog. En del af aktionærerne (primært de udenlandske) vil man dog typisk ikke kunne identificere i ejerbogen, da disse aktionærers beholdning, eller dele heraf, er registreret på depotbankers samledepoter (nominee accounts) eller slet ikke er navnenoteret. Det enkelte selskab kan få yderligere information om selskabets aktionærer ved udarbejdelse af et shareholder id hos en ekstern leverandør, ligesom forskellige portaler løbende tilbyder oversigter baseret på offentligt tilgængelige informationer. SIDE 18
RELATIONEN TIL SELSKABETS ANALYTIKERE Anbefalinger Det anbefales, at IR-funktionen identificerer de analytikere og banker, der dækker eller kunne tænkes at ville dække selskabet. Det anbefales, at selskabet har en regelmæssig kontakt til de analytikere, der har dækning af selskabets aktier, og at en liste over disse fremgår på selskabets hjemmeside. Det anbefales, at IR-funktionen sikrer en proaktiv formidling af relevant og offentligt tilgængelig information, der ikke alene omhandler selskabet, men også relaterer sig til markedet og konkurrenterne. Det anbefales, at den IR-ansvarlige har indblik i, hvilke modeller og metoder, som analytikerne anvender i forbindelse med vurdering af selskabet og udarbejdelse af investeringsanbefalinger. Det anbefales, at IR-funktionen ikke søger at påvirke analytikeren, og at selskabet i sin adfærd over for analytikeren medvirker til at sikre dennes integritet og gode forståelse af selskabet og dets forhold. Det anbefales, at IR-funktionen behandler alle analytikere lige, uanset anbefaling og kursmål. Kommentarer Vigtig analysedækning Analysedækning er ofte af stor betydning for opbygning af kendskab til det enkelte selskab, for omsætningen i selskabets finansielle instrumenter og for mulighederne for at opnå en fair prisfastsættelse på selskabets finansielle instrumenter. For mange investorer er det afgørende, at de kan søge sparring og dialog med minimum to analytikere, som har indgående kendskab til selskabet. Det er derfor vigtigt, at det enkelte selskab aktivt søger at opnå den bedst mulige analysedækning. Hvis det ikke er muligt at opnå en tilfredsstillende analysedækning, anbefales det, at det enkelte selskab aktivt forfølger andre muligheder for at opbygge kendskab og skabe omsætning i selskabets finansielle instrumenter, herunder eventuelt køb af analysedækning. Professionel relation Det er en del af analytikerens job at have en holdning til selskabet og kursen på selskabets finansielle instrumenter. Uanset analytikerens anbefalinger og holdninger, anbefales det, at den IR-ansvarliges relation til analytikeren er karakteriseret ved professionalisme, en høj etik og respekt for analytikerens integritet. fortsættes... SIDE 19
Anbefalinger... fortsat Det anbefales, at den IR-ansvarlige løbende indsamler analyser og orienterer sig om væsentligste konklusioner, herunder særligt analytikerens observationspunkter. På basis af analyserne kan den IR-ansvarlige skabe et overblik over markedets forventninger, herunder konsensusskøn, som anbefales offentliggjort på selskabets hjemmeside. Kommentarer Fokus på markedets forventninger Konsensusskøn er et nyttigt redskab for selskabets ledelse til at vurdere, om kapitalmarkedets forventninger er ude af trit med selskabets egne forventninger, og træffe de fornødne forholdsregler, hvis dette er tilfældet. Det anbefales, at selskabet ved gennemlæsning af udkast til analyser alene kommenterer på faktuelle forhold og information, som allerede er offentliggjort, og kun kommenterer på estimater og vurderinger, hvis der er åbenbare fejl eller misforståelser. Det anbefales, at IR-funktionen i samarbejde med selskabets ledelse vurderer et eventuelt behov for at købe analysedækning, hvis ikke der er tilstrækkelig opmærksomhed om selskabet fra øvrige analytikere. I vurderingen af, hvorvidt potentielt køb af analysedækning kan tænkes at bidrage positivt til øget opmærksomhed og forståelse for selskabet blandt investorer, er det imidlertid at tage med i betragtning, om analysedækningen kan anses som uafhængig. SIDE 19
RELATIONEN TIL POTENTIELLE INVESTORER Anbefalinger Kommentarer Det anbefales, at IR-funktionen sammen med selskabets ledelse overvejer den ønskede sammensætning af selskabets fremtidige ejerkreds, herunder overvejer et eventuelt behov for målrettet investor targeting. Det anbefales, at IR-funktionen overvejer hvilke investorer, der kunne have interesse for selskabet og vurderer behovet for eventuelle aktiviteter i den forbindelse. Det anbefales, at IR-funktionen tilrettelægger aktiviteter rettet mod potentielle investorer enten i samarbejde med relevante banker eller på eget initiativ. Ejerfordeling og -spredning (investor targeting) Ud fra et langsigtet strategisk perspektiv anbefales det, at det enkelte selskab overvejer sine prioriteter for ejerfordeling (ud fra fx ønsker om omsætning, geografisk spredning og spredning på forskellige typer af investorer) og i denne sammenhæng overvejer, hvilke muligheder der er for at påvirke ejersammensætningen i den ønskede retning. I praksis er det DIRFs erfaring, at det er meget forskelligt, hvordan det enkelte selskab griber denne opgave an. Det anbefales, at selskabet gør præsentationer fra større investorgruppemøder tilgængelige på selskabets hjemmeside og overvejer relevansen af at webcaste kapitalmarkedsdage eller andre væsentlige investormøder. Det anbefales, at selskabet overvejer, om det vil være hensigtsmæssigt at offentliggøre en oversigt over planlagte og afholdte roadshows og konferencer. SIDE 21
RELATIONEN TIL ERHVERVSMEDIER Anbefalinger Det anbefales, at IR-funktionen (evt. i samarbejde med selskabet kommunikationsansvarlige) har overblik over de primære erhvervsmedier og journalister, som kunne tænkes at interessere sig for selskabet og inkluderer hensynet til disse i den primære eksterne kommunikation. Det anbefales, at IR-funktionen sørger for at holde sig orienteret om erhvervsmediernes dækning af selskabet samt særlige interesser og fokusområder i den forbindelse. Det anbefales, at IR-funktionen sørger for at være informeret, når selskabet i øvrige sammenhænge er i dialog med erhvervsmedier om væsentlige forhold, der vedrører selskabet og selskabets udvikling. Det anbefales, at der udarbejdes interne retningslinjer for kontakten og relationen til medierne, som fastlægger, hvem der har kompetence til at udtale sig om hvilke forhold i selskabet og samtidig adresserer de særlige problemstillinger omkring intern viden og fortrolighed, som man bør være opmærksom på. Kommentarer Naturlig nyhedsinteresse Erhvervsmedierne har en naturlig interesse for de børsnoterede selskaber, og nyheder fra selskaberne giver ofte anledning til journalistisk dækning. I forbindelse med dækning af selskabet, vil erhvervsmedierne ofte tage kontakt til selskabets ledelse, ligesom større aktionærer eller analytikere, som dækker selskabet, kan være relevante kontaktpunkter for journalister. Både positiv og negativ medieomtale kan potentielt have en væsentlig indflydelse på kursen på selskabets finansielle instrumenter, og det er derfor vigtigt, at IR-funktionen har fokus på erhvervsmedierne som en selvstændig målgruppe. Det anbefales, at selskabet tager stilling til behovet for etablering af et beredskab, der beskriver retningslinjer for håndtering af medieomtale af selskabet, der er ukorrekt, omfatter intern viden eller anden form for skadelig omtale. Det anbefales, at kontakten til erhvervsmedier koordineres med selskabets kommunikationsansvarlige, så der sikres en konsistens og ensartethed i kommunikationen. SIDE 22
Kommentarer Positionering af selskabet Som børsnoteret selskab er det vigtigt at have kendskab til journalisternes arbejdsbetingelser, arbejdsmetoder og nyhedskriterier. Finansielle resultater og væsentlige begivenheder i et selskab kan ofte være nyhedsværdige uanset om udviklingen er positiv eller negativ. Særligt nyheder, som ikke tidligere har været omtalt af samme eller konkurrerende medier, kan være godt stof ikke mindst hvis nyheden har karakter af en sensation eller på anden vis er overraskende. Erhvervsmedierne kan således være en god og nyttig vej til at styrke positioneringen af selskabet i forbindelse med positive nyheder, mens dårlige nyheder tilsvarende kan blive yderligere eksponeret af medieomtale. Med dette in mente kan selskaberne med fordel tænke erhvervsmedierne og personlige kontakter til erhvervsjournalister ind i planlægningen i forbindelse med offentliggørelse af års- og delårsrapporter og selskabsmeddelelser under hensyntagen til sædvanlige regler om fortrolighed og håndtering af intern viden. Det kan også være relevant at have formuleret et egentligt medieberedskab, når selskabet har strategiske projekter under forberedelse, som potentielt kan skabe opmærksomhed i tilfælde af lækage eller ved planlagt kontrolleret offentliggørelse. SIDE 23
KOMMUNIKATION TIL BESTYRELSEN Anbefalinger Kommentarer Det anbefales, at IR-funktionen sammen med selskabets ledelse overvejer behovet for IR-rapportering til selskabets bestyrelse. Det anbefales, at IR-rapporteringen tilrettelægges, så bestyrelsen er løbende opdateret om de væsentligste forhold omkring selskabets finansielle instrumenter og relationer til kapitalmarkedet. Bestyrelsesrapportering Bestyrelsen er valgt af selskabets aktionærer. Derfor bør relationen til og kommunikationen med kapitalmarkederne ultimativt være forankret i bestyrelsen, og det er væsentligt, at bestyrelsen har god og løbende føling med udviklingen i selskabets finansielle instrumenter og kapitalmarkedets generelle vurdering af selskabets udvikling og resultater. Et nyttigt værktøj til at skabe en sådan forståelse og indsigt er en regelmæssig IR-rapportering til bestyrelsen. Rapporteringen til bestyrelsen kan blandt andet indeholde: Feedback fra dialogen med aktørerne på kapitalmarkederne Konsensusskøn Omtale af aktieanalyser og anbefalinger Markedsudvikling Aktionærudvikling Konkurrentbillede SIDE 24
KOMMUNIKATION TIL MEDARBEJDERE Anbefalinger Det anbefales, at IR-funktionen sammen med selskabets ledelse tager stilling til, i hvilket omfang den eksterne finansielle kommunikation skal formidles direkte til medarbejderne, og hvordan IR-funktionen kan medvirke til at tilpasse den nødvendige information. Kommentarer Rettidig informationsformidling til medarbejderne Medarbejderne i et børsnoteret selskab har en naturlig interesse i at følge den overordnede udvikling i selskabet. Samtidig har selskabets ledelse en interesse i, at medarbejderne er velinformerede om selskabets aktuelle situation, udvikling og sigte, så de bedst muligt bidrager til realiseringen af de strategiske mål, herunder de opstillede økonomiske mål. Det skaber en større grad af tilhørsforhold og dedikation. Herudover er det som regel altid i medarbejdernes interesse at forstå, hvordan virksomheden opfattes fra kapitalmarkedets side. Særligt i virksomheder, hvor en stor del af medarbejderne er del af et optionsprogram, har aktiekursen og dens udvikling stor bevågenhed. Det enkelte selskab anbefales at vurdere, hvordan den finansielle kommunikation bedst muligt præsenteres for medarbejderne, og i hvilket omfang kommunikationen mest formålstjenligt skal tilpasses denne målgruppe. SIDE 25