Universitetsledelsens beslutningsforslag: høringssvar fra Institut for Erhvervskommunikation, 18.09.14/ct Høring af universitetsledelsens forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen Universitetsledelsens beslutningsforslag af 15. august har været drøftet i følgende organer på Institut for Erhvervskommunikation: Institutforum: møde den 25. august 2014 LSU: møde den 2. september 2014 På møderne fik medlemmerne af Institutforum og LSU lejlighed til at fremkomme med input og kommentarer til det udsendte beslutningsforslag. Dette notat er en sammenfatning af input og kommentarer, idet disse er forsøgt kategoriseret, så de følger overskrifterne i universitetsledelsens beslutningsforslag af 15. august. Derudover er der indføjet en overskrift af mere overordnet karakter, som rummer medlemmernes mere overordnede kommentarer. Notatet gør et langt stykke henad vejen brug af citater fra referaterne. Dette er valgt for at undgå mistolkninger. Referater fra møderne i de to fora er tilgængelige på instituttets hjemmeside: http://bcom.medarbejdere.au.dk/organisationogledelse/udvalg-og-naevn/. Overordnede kommentarer Overordnet set gav medlemmerne af hhv. Institutforum og LSU udtryk for, at forslaget er godt, og at det peger i den rigtige retning. Der efterlyses dog en italesættelse af, at det har været en stor belastning for den enkelte at være på BSS i forandringsprocessen. Medlemmerne af de to fora gav udtryk for, at det kan hænge sammen med (oplevelsen af), at der i hele processen har været for lidt fokus på kvalitet og faglighed. Med hensyn til den nuværende proces gav begge fora udtryk for, at det er godt med høringer, men ledelsen skal passe på med at åbne op for en debat på alle områder. Det blev i den sammenhæng foreslået, at der udarbejdes prioriterede lister over det, der reelt er til debat, idet spørgsmålet er, om institutterne og medarbejderne kan holde til endnu en langvarig og usikker proces. Konkret blev der spurgt, om forslaget åbner mulighed for en opsplitning af institutter og hvis stemmer, der i givet fald er de vigtigste i den kommende proces. I forlængelse heraf blev det foreslået at inddrage resultaterne fra den psykiske APV i den fremadrettede proces. Betragtningen på instituttet er overordnet den, at der bør være mere fokus på de enkelte medarbejderes stigende arbejdspres. Det bemærkes, at Institutforum og LSU var opmærksomme på, at dette ikke var omfattet af kommissoriet. Repræsentanter for de ph.d.-studerendes fremførte, at det er uhensigtsmæssigt, at BA- og MAstuderende omtales I samme kontekst som ph.d.-studerende (p. 7) hverdagen er forskellig, idet de ph.d.-studerende både underviser og forsker og altså ikke kun modtager undervisning. Fra DVIP ernes side blev det fremført, at der er steder i oplægget, hvor præciseringen af medarbejderbegrebet er tyndt. F.eks. er DVIP er også medarbejdere. Hvorfor er det, at der er fora, hvor DVIP-gruppen ikke er med/inviteret? Gruppen er usynlig. Der efterlyses et bredere medarbejderbegreb.
Universitetsledelsens beslutningsforslag: høringssvar fra Institut for Erhvervskommunikation, 18.09.14/ct I. Ledelsesdelegering og nærvær A. Økonomi og budget Der efterlyses en uddybning af flg.: Fakultetet fungerer som en solidarisk økonomisk enhed (p. 5). Uddelegering af økonomiansvaret baseret på fire-årige budgetter og fuld økonomisk transparens er en model, der allerede eksisterer på BSS, så her havde de to fora ikke yderligere kommentarer. B. Ansættelser Retningslinjer omkring nedsættelse af bedømmelsesudvalg findes allerede. Eventuelle ændringer i forhold til inddragelse af VIP er i ansættelsesprocessen bør drøftes nærmere på instituttet. II. Medinddragelse Det blev på den ene side fremført, at det overordnede indtryk er, at beslutningsforslaget er præget mere af ledelsesdelegering end af medarbejderindflydelse. På den anden side blev det fremført, at det er godt, at der lægges op til øget inddragelse. I den sammenhæng er det vigtigt, at høringssvarene bliver taget alvorligt, så medarbejderne reelt oplever, at deres input og kommentarer bruges. Der blev endvidere udtrykt bekymring for, om ledelse og medarbejdere kan få en ordentlig og etisk dialog omkring disse forandringer. Ledelsen bør kommunikere ud, at høringer er en form, der gælder fremadrettet og ikke kun i denne proces. Medarbejderne efterlyser et oplæg om fremtidig medinddragelse jf. pkt 2. side 7 i forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen (bilag 2). III. Organisatorisk indretning af fakulteterne Der er enighed om, at en drøftelse af synergier på tværs af institutterne omkring det fremtidige identitetsaspekt er vigtig. Det er det ikke mindst i forhold til, at BSS har svært ved at blive genakkreditteret. Hvis EQUIS-akkreditteringen opnås, hvad sker der så med en eventuel ny struktur på fakultetet? Så er alt vel fastlagt og ikke til debat, som der lægges op til? Der blev udtrykt ønske om at få belyst følgende: idet dekanatet flyttes ud i de faglige miljøer, sidder vi/vores institut da i det faglige miljø, som vi hører til i? IV. Kommunikation Forslaget om ændring af brandingstrategien støttes, idet BSS institutterne er blevet ladt noget alene med den eksistende brandingstrategi. Der efterlyses en ny strategi, så der gøres op med den nuværende praksis med nedtoning af decentrale enheder såvel fakultetet BSS som institutterne på BSS. I den sammenhæng blev det fremført, at branding af (BSS) uddannelserne kunne være et fokuspunkt. Det er på de studerende, at instituttet tjener sine penge, og en god strategi kan være med til at rette op på økonomien. Det skal i den sammenhæng synliggøres, hvad det er, de studerende efterspørger.
Universitetsledelsens beslutningsforslag: høringssvar fra Institut for Erhvervskommunikation, 18.09.14/ct V. Administrativ understøttelse Der er behov for en forenkling af den administrative organisering/understøttelse og en prioritering af de administrative ydelser, idet instituttet i dag oplever manglende indflydelse på den nuværende administration i forhold til de midler, der betales. Fra TAP-gruppen blev det fremført, at man er interesseret i udmøntningen af beslutningsoplægget i forhold til de administrative centres økonomiske transparens og snitflader. Christa Thomsen, 18. september 2014
INSTITUT FOR ERHVERVSKOMMUNIKATION BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES AARHUS UNIVERSITET UDDRAG af Ekstraordinært møde i Institutforum den 25. august 2014 1483-618 REFERAT Til stede: Christa Thomsen; Anne Ellerup Nielsen; Marianne Grove Ditlevsen; Karen Korning Zethsen; Henrik B. Sørensen; Poul Erik Flyvholm Jørgensen; Carmen Heine; Annette Agerdal-Hjerming; Antoinette Fage-Butler; Rikke Haugaard; Ulf Porup Thomasen Kirsten Knoth; Vibeke Vrang; Inger Larsen; Isabella Møller og Anita Birch Trosborg (referent). Afbud fra: Kristine Bundgaard; Iulia Kolesnicov og Rasmus Laursen Institut for Erhvervskommunikation Dagsorden: 1. Høringssvar til beslutningsforslaget fra universitetsledelsen Anita Birch Trosborg Institutsekretariatsleder Dato: 10. september 2014 Side 1/2 Ad 1: Forud for mødet var universitetsledelsens beslutningsforslag blevet udsendt. Christa redegjorde kort for de grupper, som dekanen har nedsat med henblik på medinddragelse af institutniveauet. De mest betydende problemfelter i processen vurderes at være: 1. Reorganisering af institutstrukturen Reorganisering af institutter hvad indebærer det hvor meget er der i spil? Kan der på fakultetet også være en business school? 2. Brandingstrategien Ordene branding og brandingstrategi bør erstattes af andre be- greber 3. Samarbejdet mellem det administrative center og institutterne Der bør arbejdes hen imod, at ressourcer overgår fra fællesadmin- istrationen til institutterne. Den faglige udvikling sker ikke via administrationen, men via institut- terne. Der bør være mulighed for at kunne vælge administrative ydelser til og fra Generelt om beslutningsforslaget: Overordnet set er forslaget godt, og det peger i den rigtige retning Der efterlyses en uddybning af Fakultetet fungerer som en solidarisk økonomisk enhed Institut for Erhvervskommunikation Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 4 8210 Aarhus V E-mail: bcom@au.dk http://bcom.au.dk/da/
INSTITUT FOR ERHVERVSKOMMUNIKATION BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES AARHUS UNIVERSITET Side 2/2 Beslutningsforslaget synes at være præget mere af ledelsesdelegering frem for medarbejderindflydelse Forslagene bør prioritering Hvad med medarbejdernes ve og vel oplægget bør inddrage re- sultaterne fra den psykiske APV i den fremadrettede process. Der bør være mere fokus på de enkelte medarbejderes stigende arbejdspres Det er uhensigtsmæssigt, at BA- og MA- studerende omtales I samme kontekst som ph.d.- studerende hverdagene er forskellige, idet de ph.d.- studerende både underviser og forsker og altså ikke kun modtager undervisning.
AARHUS UNIVERSITET Møde den: 2. september 2014 Referat UDDRAG af Ekstraordinært LSU-møde Deltagere: Christa Thomsen, Anita Birch Trosborg, Anna Karina Kjeldsen, Bente Mosgaard Jørgensen, Birte Asmuβ, Helene Christensen, Helle Kryger Aggerholm, Jan Engberg, Jette Eriksen-Benros, Tanja Kanne Wadsholdt. Sekretær: Anette Christiansen (HR) Afbud: Jonas Kretzschmar Fink Dato:8. september 2014 Side 1/3 Høring: universitetsledelsens løsningsforslag vedr. problemanalysen Overordnet er det Christas vurdering, at ekspertgruppen har lyttet til medarbejdernes kommentarer og forslag til øget medinddragelse samt forslag til organisatoriske og arbejdsmæssige ændringer i organisationen. På BCOM er arbejdet med ledelsesdelegering i gang i form af de nyoprettede sektioner. Christa er enig i, at et eftersyn af den organisatoriske indretning af fakultetet kan være nødvendigt. Hun stiller sig spørgende til, hvordan en hensigtsmæssig institutstruktur sikres? Retningslinjer omkring nedsættelse af bedømmelsesudvalg findes allerede, og måske kommer der ændringer i forhold til inddragelse af VIP er i ansættelsesprocessen og lign. Det skal i givet fald drøftes nærmere på instituttet. Uddelegering af økonomiansvaret baseret på fire-årige budgetter og fuld økonomisk transparens er en model, der allerede eksisterer på BSS. I forlængelse af beslutningsforslaget omkring ændring af bradingstrategien støtter Christa forslaget, da de gamle ASB-institutter er blevet ladt lidt alene med den eksistende brandingstrategi. Det samme gælder nok også de gamle SAMinstuttter. Der skal etableres en ny strategi,, så der gøres op med den nuværende praksis med nedtoning af decentrale enheder. AU HR School of Business and Social Sciences Aarhus Universitet Tåsingegade 1, 2. sal DK-8000 Aarhus C E-mail: bss.hr@au.dk www.au.dk
AARHUS UNIVERSITET Simplificering af den administrative understøttelse er kærkommen, idet instituttet i dag oplever manglende indflydelse på den nuværende administration i forhold til de midler, der betales. Side 2/3 Overordnede betragtninger fra de øvrige medlemmer: Jan finder udspillet fornuftigt og synes, det er positivt med en reel inddragelse. Tanja synes også forslaget er godt, men ser en ulempe i, at de ph.d.-studerende er grupperet sammen med studerende. En gruppering med de øvrige VIP vil sende helt andre signaler om ikke at blive betragtet som studerende, men som ansat. Anna Karina støtter de allerede fremlagte kommentarer. Hun ønsker at få belyst følgende: Idet dekanatet flyttes ud i de faglige miljøer, sidder vi da i det faglige miljø, som vi hører til? Hvilke tanker gør vi os om det? Hvad bliver der reelt set åbnet op for? Er alt åbent, eller er ændringerne reelt set besluttet på forhånd? Slutteligt synes hun, at en simplificering af den administrative organisering og en prioritering af de administrative ydelser er tiltrængt. Helle er tilfreds med, at medarbejderne bliver hørt. Som Anna Karina, tilslutter Helle sig bekymringen om hensigten bag - hvad det er medarbejderne på AU reelt set høres om. Hvad sker der med høringssvarene? Tør ledelsen gøre det, der skal gøres? Intentionerne er gode, men tages det alvorligt? Birte efterlyser en italesættelse af, at det har været hårdt og omkostningsfuldt at være på BSS under og efter forandringsprocessen. Der mangler fokus på kvalitet og faglig diskurs. Det er godt med høringer, men ledelsen skal passe på at åbne op for en debat på alle områder. At alt er til debat, er ikke nødvendigvis en fordel. Birte foreslår, at der udarbejdes prioriterede lister over det, der er til debat og drøftelse. Processen omkring problemanalysen og følgerne af høringen er for bred. Spørgsmålet er, om institutterne kan holde til endnu en proces. Helene påpeger, at TAP gruppen er interesseret i udmøntningen af beslutningsoplægget i forhold til de administrative centres økonomiske transparens og snitflader. Jette synes overordnet, at beslutningsoplægget er fint. I særdeleshed er det perspektivrigt, at der i oplægget opereres med inddragelse af ALLE medarbejdere på ALLE niveauer - uden forbehold. Udfordringen ligger i en præcisering af dette i forhold til de specifikke beslutnings- og kommunikationssammenhænge på institut- og sektionsniveau, så der sikres overensstemmelse mellem hensigter og praksis hvad angår såvel DVIP- som øvrig medarbejderinddragelse/- synliggørelse.
AARHUS UNIVERSITET Bente hilser dette udspil velkommen og er positiv omkring oplæggets beskrivelse af høringsfaser og medinddragelse. Hun udtrykker en bekymring omkring udmeldingen om, at alt er åbent. Betyderåbent f.eks. en opsplitning af institutter, og kan medarbejderne tåle det? Ender det på en slagmark? Hvis stemmer bliver hørt? Og hvad er det, der afgør, hvis stemme der høres i forhold til de endelige beslutninger? Side 3/3 Medarbejderne ved instituttet ønsker en præcisering af, hvad det betyder, at fakultetet er en solidarisk enhed. Hvordan kan ledelse og medarbejdere facilitere en ordentlig og etisk dialog omkring disse forandringer. Det pointeres, at ledelsen får kommunikeret ud, at høringer er en struktur fremadrettet og ikke kun i denne proces. Medarbejderne efterlyser et oplæg om fremtidig medinddragelse jf. pkt 2. side 7 i forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen (bilag 2). Samarbejdsudvalget var enig i, at en drøftelse af synergier på tværs af institutterne omkring det fremtidige identitetsaspekt er vigtig. Det er det ikke mindst i forhold til, at BSS er midt i en akkrediteringsproces. En akkreditering vil være baseret på den nuværende struktur, så spørgsmålet er, om den i virkeligheden er til debat. En branding af uddannelserne er et fokuspunkt i forhold til den nye brandingstrategi, der skal udarbejdes. Det er på de studerende, at instituttet tjener sine penge, og en god strategi kan være med til at rette op på økonomien., idet vi hidtil under AU har oplevet en usynliggørelse, som har gjort det svært for de unge at finde os. Yderligere kommentarer til den institutstrukturproces på BSS, der er iværksat, er: at der den 11. og 12. september er drøftelser i sektionerne. Her er det vigtigt at få italesat, at alle forslag og kommentarer foregår i en ordentlig tone. Dagsorden til sektionsmøderne er sendt ud efterfølgende..