Referat fra møde i OmrådeUdvalg for Social- og Sundhedsområdet Dato: 14. juni 2018 kl. 13.00-15.00 Mødested: Tandplejen, Vitapark Vej 9 lokale London Mødelokalet i Tandplejen er reserveret til formøde for personalerepræsentanterne fra kl. 12.00 Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Jette Lorenzen (formand), Anne Stenbæk, Britta Kempel, Lene Brygger og Birgit Hansen, Medarbejderrepræsentanter: Rita Ernstsen, Bodil Jeppesen, Viki Kjær Madsen, Jonas Tscherning Sørensen, Ulla Grønkjær-Petersen, Mie Krogh Hansen og Tom Thieleman Arbejdsmiljørepræsentanter: Sabine Krieger og Rikke Gjerulff Thomsen HR: Grethe Kaaberbøl Agger Afbud: Ulla Grønkjær-Petersen, Birgit Hansen og Anne Stenbæk 1. Godkendelse af referat fra sidste møde den 5. marts 2018 Bilag Referat fra møde den 5. marts 2018, dok. nr. 727-2018-35793 Referatet blev godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 3. Kort præsentation af Tandplejen med fokus på Med-arbejdet i Tandplejen v/rikke Gjerulff Thomsen (15 minutter afsat) Rikke G. Thomsen præsenterede, hvorledes de i Tandplejens MED arbejder med trivsel, forebyggelse af stress og med den økonomiske situation. De taler også om sundhedsplaner og om arbejdstider, og Rikke føler sig i høj grad medinddraget. Lederen er god til at kommunikere til resten af medarbejdergruppen, som ikke er involveret i MEDarbejdet. Der er et højt fagligt niveau, hvor der arbejdes med uddelegering. Dokumentnr.: 727-2018-78505 side 1
4. Økonomiopfølgning v/ Jette Lorenzen Jette Lorenzen orienterer om den økonomiske situation. Se særligt side 5, 6, 7 og 8. Bilag: Økonomiopfølgning april 2018 dok.nr. 727-2018-72384 Jette Lorenzen forespurgte, om der var nogle, der ønskede de økonomiske nøgletal uddybet, hvilket ikke var tilfældet. Forespurgt orienterede Britta Kempel om, at Sundheds- social- og forebyggelsesudvalget har tilkendegive, at de vil tilføre voksne handicap området midler, så området økonomisk kommer til at balancere. Jette Lorenzen orienterede om, at inden for Sundhed & Omsorgs området holder man sig inden for overførselsadgangen. 5. Orientering ved formanden og gensidig orientering v/jette Lorenzen Jette Lorenzen påmindende om, at det i en tid, hvor vi har særligt fokus på vores adfærd set i lyset af arbejdet med persondataforordningen, er det vigtigt at påskønne en god kollega. Jonas Tcherning Sørensen påpegede, at det er vigtigt at få drøftet tingene i de respektive LMU-organer. Der blev gjort opmærksom på, at der bl.a. i forhold til persondataforordningen er blevet lagt nogle videoer på intranettet af DPO Lars Nors, som henvender sig til ansatte i forhold til omgang med fortrolige oplysninger. Disse videoer er let forståelige. 6. Status på arbejdsmiljøet, herunder sygefravær v/jette Lorenzen Sygefraværet på Social og Sundhedsområdet ligger for perioden januar-april 2018 noget over fraværet for den tilsvarende periode i 2017. Der er både tale om et højere niveau på korttidsfraværet og på langtidsfraværet. Vejledning og Mestring tegner sig for et markant lavere fravær end i samme periode i 2017, mens sygefraværet er højere på øvrige områder. I tabellen nedenfor er sygefraværet for 2018 vist på mere detaljerede enheder. Da tallene ikke har været trukket for identiske perioder og enheder i 2017 vises i tabellen alene fraværet for 2018. Dokumentnr.: 727-2018-78505 side 2
Kilde: KMD, BI Sygefravær Social og Sundhed Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) 2018 januar-april Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Fabos 4,02% 3,02% 7,03% Åhusene 3,56% 0,83% 4,40% Vejledning og Mestring 4,19% 0,77% 4,96% Odder Kommunale Tandpleje 3,54% 1,42% 4,97% Sundhed & Omsorg Administration 1,97% 6,28% 8,25% Borgerforløb 1,21% 0,58% 1,79% Hjemmeplejen inkl. vikarkorps 5,39% 6,83% 12,22% Hjemmesygeplejen 4,03% 2,87% 6,91% Elever 3,83% 0,00% 3,83% Bronzealdervej 3,15% 5,35% 8,51% Stenslundcentret 3,01% 4,53% 7,55% Træning & Rehabilitering 4,81% 0,84% 5,65% Sundhed & Omsorg i alt 3,88% 4,11% 7,99% Områdeudvalg Social og Sundhed 2018 3,89% 3,67% 7,56% Kilde: KMD, BI Dokumentnr.: 727-2018-78505 side 3
Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har afsat en pulje til nedbringelse af sygefravær i ældreplejen. Sundhed & Omsorg, Jobcentretog Ledelse & Udvikling har i samarbejde udarbejdet en ansøgning til puljen. Projektet skal indeholde en analyse af sygefraværet, udarbejdelse af en strategi samt indsatser til forebyggelse og nedbringelse af sygefravær. Der er i dag et stort fokus på sygefravær, og der arbejdes systematisk med opfølgning. Derfor er en del af processen at prøve at se på nye muligheder. Der forventes svar på ansøgningen i løbet af juli måned. Besøg af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har gennemført besøg på Fabos (Krogen og AC) med grønne smileys til begge besøgte enheder. Dog blev der givet en vejledning vedr. psykisk arbejdsmiljø i den ene enhed. Der er igangværende besøg i Tandplejen, hvor AT gennemfører genbesøg med henblik på medarbejderinterviews. Der har endelig været gennemført besøg på Bronzealdervej med baggrund i en arbejdsskade. Besøget resulterede i et strakspåbud, idet tilsynet vurderede, at der fortsat var en risiko i forhold til vold og trusler, som ikke var tilstrækkeligt forebygget gennem systematisk og ensartede metoder til risikovurdering. Der var dog stor anerkendelse fra AT til arbejdspladsens generelle fokus og håndtering af den konkrete sag, og også en anerkendelse af den kompleksitet, der er i arbejdet med beboere med demensdiagnoser og andre udfordringer. Påbuddet er efterkommet indenfor fristen og godkendt af Arbejdstilsynet. I det omfang det er muligt deltager en konsulent fra HR-teamet i Ledelse & Udvikling i de planlagte besøg af Arbejdstilsynet. Det giver både en øget indsigt i tilsynets arbejdsmetoder, relationer til de tilsynsførende og væsentligst en bedre mulighed for at give sparring til og samarbejde med de enkelte arbejdspladser om de arbejdsmiljøudfordringer vi oplever og skal hjælpe hinanden med. Interne audits Der er indenfor området gennemført interne audits i Træning og Rehabilitering. Det er gennemført som to audits i hhv. Træningscentret og i Korttid og Daghjem. Rapporterne fra de to audits er vedlagt til information for udvalget. Ligeledes er rapporten fra Rosenhuset vedlagt til information. Supplerende arbejdsmiljøuddannelse Der blev gennemført supplerende arbejdsmiljøuddannelse med fokus på digital chikane den 19. april 2018. Der deltog ca. 55 ledere og tillidsvalgte i arrangementet. På baggrund af arrangementet har Ledelse & Udvikling udarbejdet et forslag til proces for det videre arbejde med digital chikane, som er behandlet på Hovedudvalgets møde den 28. maj. Formanden informerer om Hovedudvalgets beslutning. Dokumentnr.: 727-2018-78505 side 4
Status på Sundhedsordningen Der er kommet fire ansøgninger til sundhedsordningen, som er behandlet og godkendt i arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen den 4. maj. Løn & Økonomi afdelingstur til Tunø (teamcooking) med fokus på samarbejde og sammenhold Sundhed & Omsorg fælles arrangement for hele Sundhed & Omsorg med fagligt oplæg om kommunikation og afsluttende fest hvor samarbejde og relationer på tværs er i fokus. BFC og Vennelund i fællesskab tilskud til deltagelse i Stafet for livet Jobcenter to yoga og trivsel kursusforløb med fokus på forebyggelse og håndtering af oplevelsen af stress. Oversigt over tiltag, der er søgt tilskud til opdateres i takt med, at de behandles i arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen, og kan ses på HR portalen. https://hr.odder.dk/media/9160/oversigt_lokale_tiltag_sundhedsordningen_2018.pdf Udarbejdet af Ledelse & Udvikling, 24. maj 2018 Bilag: Auditrapport fra Korttid og Daghjem dok. nr. 727-2018 68900 Auditrapport fra Træningscenter dok. nr. 727-2018-65722 Opfølgning på afvigelse i Rosenhuset dok. nr. 727-2018-31050 Jette Lorenzen indledte punktet med at lægge vægt på, hvor vigtigt det er at have en god dialog leder og medarbejder imellem vedr. sygefravær. Endvidere orienterede Jette Lorenzen om, at Sundhed & Omsorg har ansøgt STAR om ca. 648.000 kr. Dette er en pulje til nedbringelse af sygefraværet i ældreplejen. Planen er at få udarbejdet en strategi og få prøvet nogle indsatser af samt få udredt, hvorledes fraværet fordeler sig. Jonas Tcherning Sørensen forklarede, at det høje langtidsfravær i 2017 særligt var koncentreret i Rosenhuset, og som udviklingen viser, er det nu bragt i orden. Jette Lorenzen orienterede om, at strakspåbuddet på Bronzealdervej er blevet løst og påpegede vigtigheden af, at der arbejdes med systematik og risikovurdering i det daglige arbejde. Endvidere bemærkede Jette Lorenzen, at Ledelse & Udvikling vedr. digital chikane indsamler oplysninger fra andre kommuner. Dette vil resultere i en retningslinje. I forhold til status på sundhedsordningen havde Tom Thielemann det perspektiv, at der burde udarbejdes en positivliste over emner, der skal kunne søges midler til. F.eks. rygforebyggelse hos en fysioterapeut. Dette skal bringes videre til Ulla Salling. 7. Orientering fra Hovedudvalgsmødet v. / Bodil Jeppesen Bodil Jeppesen orienterer om de væsentligste punkter fra Hovedudvalgsmødet. Bodil Jeppesen orienterede om, at Ole Stounbjerg havde deltaget på Hovedudvalgsmødet vedr. den rummelige kommune. Tiltaget går ud på at reservere nogle arbejdspladser til Dokumentnr.: 727-2018-78505 side 5
borgere som af forskellige årsager er kommet langt væk fra arbejdsmarkedet. Det blev aftalt at invitere Ole Stounbjerg med på et områdeudvalgsmøde. Endvidere drøftede Hovedudvalget robuste fællesskaber. Dette skal med i den overordnede personalepolitik. 8. Brug af APV & Risikovurdering i Nexus v/ Britta Kempel Med Nexus er der mulighed for at lave både APV og risikovurderinger på tværs af Det Specialiserede Socialområde og Sundhed & Omsorg. Når enten APV eller risikovurdering oprettes på en borger, kan begge tilgå skemaet og tilføje oplysninger. Britta Kempel orienterede om, at en af fordelene ved Nexus er, at der kan arbejdes med risikovurderinger. Dette giver nogle muligheder på tværs i organisationen, når flere fagpersoner kommer i en borgeres hjem. Lene Brygger gjorde opmærksom på, at det er vigtigt at Nexus bliver implementeret ens i organisationen, således at man har den samme opfatte af, hvad der er en risiko. Rikke Gjerulff Thomsen bemærkede, at såfremt det var muligt, måtte man også gerne tænke Tandplejen ind i Nexus. Britta Kempel bemærkede, at hertil var man ikke kommet endnu, men ville være opmærksomme på det på den lidt længere bane. 9. Det fysisk arbejdsmiljø i tandplejen varme og dårligt indeklima v. Rikke Gjerulff Thomsen Rikke Gjerulff Thomsen redegjorde for de varmemæssige problemer i Tandplejen. Jette Lorenzen bemærkede, at hun vil drøfte problematikken med Stine Jylov, som er ansvarlig for bygningen. 10. Rammer og Principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse v/jette Lorenzen Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse Hovedudvalget har på deres møde den 26. februar drøftet, hvilke retningslinjer der i dag eksisterer for tidsramme i forbindelse med deltagelse i kurser og efteruddannelse. Der eksisterer ikke fælles retningslinjer for Odder Kommune som helhed, men der er eksempelvis beskrevet retningslinjer i personalehåndbogen for Rådhuset, som følges af flere arbejdspladser. I nogle overenskomster er der endvidere aftalt nærmere vilkår for dem pågældende overenskomstgruppe. Hovedudvalget nedsatte på den baggrund en arbejdsgruppe, der skal udarbejde et oplæg til overordnede rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse. Arbejdsgruppen havde første møde den 18. april 2018 og var her enige om, at man i lighed med principperne for tillidsvalgtes vilkår ønsker at arbejde for et produkt, der beskriver en række bærende principper, som tager højde for de variationer og de forskellige vilkår, vi som ansatte har. Dokumentnr.: 727-2018-78505 side 6
Arbejdsgruppen har foreløbigt drøftet følgende principper: Kurser og efteruddannelse er et fælles anliggende En fælles forståelse af rammer og vilkår skal stå på værdierne i Ledelses- og Organisationsgrundlaget og på de bærende elementer i Social Kapital om tillid, retfærdighed og samarbejde. Der skal være klarhed og gennemsigtighed over rammen i forhold til den enkelte arbejdsplads. Der skal være plads til forskellighed indenfor en given ramme. Det skal være tydeligt, hvor man kan få hjælp og sparring, hvis der opstår tvivl. Vi overholder naturligvis det, der måtte være aftalt i de enkelte overenskomster. Forinden arbejdsgruppen udarbejder konkret forslag til en beskrivelse af rammer og principper ønsker arbejdsgruppen et billede af, hvordan praksis er i dag. Derfor ønsker gruppen Områdeudvalgenes kvalificering og bidrag i forhold til følgende: Områdeudvalgets generelle bemærkninger til ovenstående principper. Hvilke eksempler er der fra praksis på, hvordan tidsrammen ved deltagelse i kurser og efteruddannelse fastlægges fx: o Aftales individuelt mellem leder og medarbejder o Vilkår er aftalt i det lokale MED-udvalg o Der er ikke aftalt noget konkret, men der er op til den enkeltes egen vurdering. Kommentarer til arbejdsgruppen i øvrigt. Rita Ernstsen indledte punktet med, at såfremt der ikke er nogle minimumsregler kan der godt blive for stor forskellighed mellem de enkelte virksomheder. Det kan bl.a. komme til at afhænge af den enkeltes relation til lederen. Tom Thielemann bakkede op omkring dette synspunkt, således at der f. eks. kunne være nogle minimumsregler vedr. forberedelsestid, eksamen, transporttid. Britta Kempel var ligeledes enig i, at det er godt med nogle velledende retningslinjer. Bodil Jeppesen supplerede med det synspunkt, at en arbejdsdag ikke blot er en arbejdsdag, idet der er mange forskellige arbejdstidsnormer. Jette Lorenzen takkede for de input der var kommet, og vil tage det med tilbage til arbejdsgruppen. 11. Til efterretning a. Med-møde 23.2.18, Tandplejen dok.id. 727-2018-53589 b. LMU-møde 14.3.18, Vejledning og Mestring dok.id. 727-2018-44867 c. MEDudvalgs møde 16.4.18, Sundhed & Omsorg dok.id. 727-2018-56607 d. LMU/MED møde 17.4.18, Bo og Beskæftigelsesområdet dok.id. 727-2018-57291 12. Opfølgning fra mødet hvem gør hvad v./jette Lorenzen Det vil blive drøftet om, om der skal iværksættes nogle tiltag på baggrund af mødet, og hvem der i givet fald er ansvarlig herfor. Dokumentnr.: 727-2018-78505 side 7
Jette Lorenzen tager kontakt til Jørgen Bruun, og får ham til at ændre fra ældreområdet til Sundhed & Omsorg. Endvidere tager hun kontakt til Stine Jylov med henblik på en løsning af varmeudfordringen i Tandplejen. 13. Eventuelt Det blev aftalt, at det som et fast punkt under økonomiopfølgning skal stå: hverdagseffektiviseringer. Dokumentnr.: 727-2018-78505 side 8