Udbud på levering af service på mekaniske ventilationsanlæg og centrale udsugningsanlæg til Jysk Fællesindkøb Spørgsmål, svar og ændringer 24. april 2018 Eventuelle ændringer til udbudsmaterialet er i sidste kolonne skrevet med blå skrift i forhold til nuværende tekst i udbudsmaterialet. Udbudsmateriale Spørgsmål Svar Ændring af udbudsmaterialet 1. ESPD dokument Jeg har problemer med af få ESPD linket til at virke er det ok at finde linket inde på eu s hjemmeside? 2. Bilag 2 Punkt 3.1 Filtre s. 41 " Posefiltre skal som minimum være energiklasse A i henhold til Eurovent 4/11. For andre produkttyper tilstræbes minimum energiklasse B i henhold til Eurovent 4/11. Filterklassen på de tilbudte filtre skal passe til specifikationerne for de enkelte anlæg i Bilag 3 Tilbudsliste Ventilationsoversigt." Xml filen til ESPD dokumentet skal gemmes på egen PC først og derefter uploades på siden, hvor ESPD skal udfyldes, jf. udbudsmaterialet s. 5. Energiklassen skal klassificeres efter nyeste norm EN 4/21 2014 og ikke efter gammel norm EN4/11. Bilag 2 punkt 3.1 Filtre ændres til: Energiklassen skal klassificeres efter nyeste norm EN 4/21 2014. Når man gerne vil have filtre klassificeret iht. den nye standard ISO16890, hvorfor ønsker man så at klassificere energiklassen efter en gammel norm (EN4/11) og ikke den nyeste som er EN 4/21 2014? Der er en væsentlig forskel på den gamle som tillader et energiforbrug der er ca. 30% højere end den nye norm tillader i samme energiklasse A. 3 Bilag 2 Punkt 3.1 Filtre s. 41 Er energiklassekravet både ment for udsugningsfiltre og indblæsningsfiltre? Der sidder i de fleste anlæg M5klasse på udsugningssiden info. Ja energiklassekravet gælder både for udsugnings og indblæsningsfiltre. Ingen Se svar på spørgsmål 15. Tilbudsgiverne skal se bort fra svaret på spørgsmål 3 og i stedet se svar på spørgsmål 15, hvor energiklassekrav er præciseret for indblæsning og udsugning. 4. Bilag 2 Punkt 3.1 Filtre s. 41 " Filterne skal leve op til kravene jævnfør teststandard ISO 16890 og kun Eurovent certificerede filtre accepteres." Og: " Tilbudsgiver skal efter forespørgsel kunne udlevere dokumentation på, at de tilbudte filtre er Eurovent certificerede og lever op til teststandard ISO 16890 indenfor 5 arbejdsdage." Formuleringen fastholdes således, det er den dokumentation på filtrene, der ligger i Eurovent, der accepteres som bevis for, at de tilbudte filtre lever op til teststandard ISO 16890. 1
Kan vi som entreprenører gå ud fra at ovennævnte skal være uvildige testrapporter fra f.eks. det Finske institut VVT eller det Svenske SP? De rapporter og oplysninger der ligger i Eurovent i dag, er oplysninger der kommer direkte fra producenterne selv og svinger efter vores erfaring meget i kvalitet og rigtighed. 5. Bilag 3 Tilbudsliste Hvordan skal vi som entreprenører prissætte service ud fra oplysninger som "anlæg ukendt" og "filtre ukendt" eller manglende information på f.eks. størrelser på filtre? Forventes det at vi besigtiger alle de anlæg der er manglende informationer på eller hvad har man tænkt her? Tilbudslisten opdateres med flere af de manglende oplysninger, således det burde være muligt at afgive bud ud fra eksisterende oplysninger på tilbudslisten. Nej der skal ikke være besigtigelse af anlæg inden tilbudsafgivning. Bilag 3 Tilbudsliste opdateres senere på hjemmesiden. I så fald mener vi ikke at tidsplanen holder og tilbuddene vil absolut ikke være retvisende. Såfremt man mener der skal besigtiges på de lokationer der mangler informationer på, mener vi at en udsættelse af afleveringsdato er nødvendig. 6 Bilag 3 Tilbudsliste Der er stedet i tilbudslisten hvor anlæg er ukendte, ingen filterangivelse, ingen type eller størrelse, hvorfor det er vanskeligt at gætte en rigtig pris? Er det muligt at i undlader disse i en opdateret tilbudsliste? Eller angiver at disse f.eks. sættes til en enhedspris på ca. 3.000,- kr. for at få et estimat? 7 Bilag 3 Tilbudsliste I tilbudslisten angives en fast servicepris incl. div. materialer. Dog er der Kommuner som f.eks. i Skanderborg som har delvis service efter behov? Pris for service hvor man skal køre efter udkald fra kommunen vil være dyrere pr. anlæg end som hvis man kan køre en planlagt serviceturnus. Hvorledes bliver man afregnet for denne ekstra udgift? Tilbudslisten opdateres med flere af de manglende oplysninger, således det burde være muligt at afgive bud ud fra eksisterende oplysninger på tilbudslisten. Rebild og Skanderborg har anlæg på Bilag 3 Tilbudsliste, som er markeret med service efter tilkald, således anlæggene kan prissættes særskilt af tilbudsgiver. Service på tilkald skal udføres inden 30 dage efter bestilling. Bilag 3 Tilbudsliste opdateres senere på hjemmesiden. Bilag 2 punkt 1.1 Serviceeftersyn afsnit 2 tilføjes: Service på tilkald skal udføres inden 30 dage efter bestilling. 2
8 Bilag 3 Tilbudsliste Ønsker en præcisering af priser for service incl. ekstra sæt filtre? Er prisen for et årlig serviceeftersyn incl. et filterskift i forbindelse med service + lev. at et ekstra sæt filtre som personale selv skifter? Eller skal vi ud at foretage dette skift? Eller vil begge muligheder forekomme? I så fald skal der være mulighed for at angive disse enhedspriser? Ja, prisen for service incl. ekstra sæt filtre skal forstås som prisen for et årlig serviceeftersyn incl. et filterskift i forbindelse med service + levering af et ekstra sæt filtre som personalet selv skifter. Obs.: Udsugningsanlæg er der ikke hentet ekstra oplysninger på, da det burde være muligt at afgive pris, da der ingen filtre, spjæld, vekslere og avanceret styring er. Bilag 3 Tilbudsliste opdateres fredag på hjemmesiden. Nye oplysninger på anlæg er markeret med blå farve i tilbudslisten. Obs.: Viborg ændrer prisen på service til at være uden ekstra filtersæt. Obs.: Norddjurs udtager to anlæg, som nu er skraveret + blå i oversigten, da det er selvejende institutioner. Obs.: Norddjurs har indhentet oplysninger på Digterparken + Glesborg Plejecenter, som gør de også indgår i vurderingen. 9 Bilag 2 kravspecifikation, pkt. 1.2 Afregning af brandspjæld. Bør medføre dækning af faktiske udgifter incl. kørsel til lokation da dette er ekstra arbejde ud over planlagt service. Jf. Bilag 2 punkt 4.1 Timepriser s. 41 står: Kørselsudgifter, servicebil, administrationsomkostninger, alle øvrige gebyrer, afgifter og tillæg skal være indeholdt i timeprisen. Timepriser afregnes fra ankomst på arbejdssted (hos ordregiver) og indtil/frem til, det bestilte arbejde er udført. Brug af sædvanlige anvendte maskiner og materiel, herunder servicevogn, samt eventuelle opstartsudgifter, skal være inkluderet i timepriserne. Ingen 10 Bilag 2 kravspecifikation, pkt. 2.3 Normal arbejdstid er i udbudsmaterialet angivet som 7.00-16.00 mandag til fredag. En tekniker arbejder normalt ikke 42,5 time pr. uge når man skal overholde gældende overenskomst og vi ikke kan tillægge overtidstillæg. Normal arbejdstid bør derfor tilrettes til f.eks. 7.30-15.30 mandag til fredag. Arbejdstiden angiver i hvilket tidsrum det er muligt for en tekniker at møde ved ordregivers institutioner. En tekniker kan ikke komme ind før kl. 7.00 eller møde efter kl. 16.00. Ingen 3
11 Udkast til aftale Pkt. 3 Aftaleperiode Ordregiver kan efter 24 måneder opsige rammeaftalen, med 6 måneders varsel til den 1. i en måned. Ordregiver fastholder kontraktvilkår. Ingen Denne opsigelsesret syntes urimelig, da de fleste af leverandørens omkostninger ved denne type rammeaftaler, typisk ligger i aftalens første par år og indtjeningen ligger i de sidste år. Aftalen ønskes derfor uopsigelig i hele aftaleperioden. 12 Bilag 4 Generel omfangsbeskrivelse af ydelserne Detektorer - Røgdetektorer funktionsafprøves med røgspray for aktivering detektorer der indikerer fejl renses eller udskiftes asap. Omkostninger til rensning og udskiftning af detektor skal opgøres og faktureres særskilt i sammenhæng med pkt. 1.2 brandspjæld samt tilbudsliste rettes til. Bilag 2 punkt 4.1 Timepriser 1. og 2. afsnit ændres til: Timepris for arbejdstid skal indeholde alle udgifter. Det vil sige når ordregiver faktureres for at registrere brandspjæld, skal fakturaen indeholde timepris samt eventuel pris for rensning og/eller udskiftning af detektor, hvis de ved funktionsafprøvning indikerer fejl. Kørselsudgifter, servicebil, administrationsomkostninger, alle øvrige gebyrer, afgifter og tillæg skal være indeholdt i timeprisen. Timepriser afregnes fra ankomst på arbejdssted (hos ordregiver) og indtil/frem til, det bestilte arbejde er udført. Brug af sædvanlige anvendte maskiner og materiel, herunder servicevogn, samt eventuelle opstartsudgifter, skal være inkluderet i timepriserne. Bilag 3 Tilbudsliste opdateres med to nye varelinjer til rensning af detektor i brandspjæld og udskiftning af detektor i brandspjæld. 4
12 a Bilag 4 Generel omfangsbeskrivelse af ydelserne Detektorer - Røgdetektorer funktionsafprøves med røgspray for aktivering detektorer der indikerer fejl renses eller udskiftes asap. Omkostninger til rensning og udskiftning af detektor skal opgøres og faktureres særskilt i sammenhæng med pkt. 1.2 brandspjæld Tilbudsgiverne skal se bort fra svaret på spørgsmål 12. Følgende svar er gældende i stedet: tilrettes som skrevet umiddelbart til højre. Bilag 2 punkt 4.1 Timepriser 1. og 2. afsnit ændres til: Timepris for arbejdstid skal indeholde alle udgifter. Det vil sige når ordregiver faktureres for at registrere brandspjæld, skal fakturaen kun indeholde timepris. Tilbudsgiver kan kræve timeprisen for anvendt tid til at registrere brandspjæld samt afprøve og rense detektorer. Kørselsudgifter, servicebil, administrationsomkostninger, alle øvrige gebyrer, afgifter og tillæg skal være indeholdt i timeprisen. Timepriser afregnes fra ankomst på arbejdssted (hos ordregiver) og indtil/frem til, det bestilte arbejde er udført. Det er kun tid, der er anvendt på selve lokationen, der kan faktureres. Brug af sædvanlige anvendte maskiner og materiel, herunder servicevogn, samt eventuelle opstartsudgifter, skal være inkluderet i timepriserne. Materialer til rensning af røgdetektorer skal også være inkluderet i timeprisen. Udskiftning af røgdetektorer er ikke omfattet af rammeaftalen og skal aftales særskilt med ordregiver inden udskiftning foretages. 13 Bilag 3 Tilbudslisten Norddjurs Der er fejl i regnearket til delaftale Norddjurs Kommune, når ventilationseftersyn sum overføres til samlet sum er det under timer. Rettet Rettet i opdateret tilbudsliste på hjemmesiden fredag. 14 Bilag 3 Tilbudslisten Når nu der først er svar vedr. anlæg s typer i morgen torsdag, bliver afleveringsdatoen, samtidig udskudt? Vi finde det rimeligt, da der mangler en del data på tilbudslisten. Tilbudsfrist udskydes. Tilbudsfrist rykkes til mandag d. 14.5 kl. 12. Ny tidsplan: Spørgefrist: Mandag d. 30. april Svarfrist: Mandag d. 7. maj Tilbudsfrist: Mandag d. 14. maj kl. 12.00 Offentliggørelse af resultat: Uge 22 Leveringsstart: Uge 24 5
15 Bilag 2 Punkt 3.1 Filtre s. 41 I spørgsmål 2 står der at posefilter skal som minimum være energiklasse A. Er det gældende for standard størrelse filter med poselængde på 600, eller er det også gældende for filtre med mindre poselængder som 500 og 360. For jo mindre filterareal jo sværere er det at overholde kravet til energiklasse A. Krav til filtre er ændret til teksten i kolonnen til højre. Tekst der er overstreget nedenfor er slettet i teksten til højre. Filterne skal leve op til kravene jævnfør teststandard ISO 16890 (F7 skal være epm1-60% og M5 epm10-60%) og kun Eurovent certificerede filtre accepteres. Filtre fra 500 til 640 mm skal være energiklasse A på indblæsningen og energiklasse B på udsugningen efter EN 4/21 2014. Filtre fra 300-370 mm skal som minimum være energiklasse C på indblæsningen og som minimum energiklasse E på udsugningen efter EN 4/21 2014. For andre produkttyper tilstræbes som minimum energiklasse B i henhold til EN 4/21 2014. Filterklassen på de tilbudte filtre skal passe til specifikationerne for de enkelte anlæg i Bilag 3 Tilbudsliste Ventilationsoversigt. Bilag 2 vedr. 3.1 Filtre ændres til: Filterne skal leve op til kravene jævnfør teststandard ISO 16890 (F7 skal være epm1-60% og M5 epm10-60%) og kun Eurovent certificerede filtre accepteres. Filterkasser/-rammer skal være fremstillet af brandbart materiale (ikke PVC). Filterkasser/-rammer må ikke være fremstillet af jern. Filterkasser/-rammer skal være stabile, så der ikke kan forekomme passage af u- filtreret luft. Filtre fra 500 til 640 mm skal være energiklasse A på indblæsningen og energiklasse B på udsugningen efter EN 4/21 2014. Filtre fra 300-370 mm skal som minimum være energiklasse C på indblæsningen og som minimum energiklasse E på udsugningen efter EN 4/21 2014. Filterklassen på de tilbudte filtre skal passe til specifikationerne for de enkelte anlæg i Bilag 3 Tilbudsliste Ventilationsoversigt. 6
16 Bilag 2 Punkt 3.1 Filtre s. 41 Jeg har været i dialog med vores filterleverandører, efter I har offentliggjort nogle af svarene på spørgsmålene. Se svar på spørgsmål 15. til filtre ændres Se svar til spørgsmål 15. De og vi er meget bekymret i forhold til at I ønsker M5 (udsugninger) som energiklasse A-filtre. I rigtig mange anlæg er det slet ikke muligt at levere filtre med poselængder som kan opretholde energiklassen. F.eks. kan der i mange anlæg kun sidde poselængder på 370 mm. som ikke kan holde disse krav. Bekymringen går selvfølgelig på at der i udbuddet står skrevet at der tildeles en bod på kr. 1000,- pr. filter hvis der ikke leveres som ønsket. Filterleverandører har i dette tilfælde allerede luftet at de ikke kan levere for os og ikke tør i forhold til boden. Jeg vil på det kraftigste anbefale at der slækkes på dette krav da det ikke er muligt at levere det I efterspørger og at vi derfor ikke kan prissætte tilbudslisterne, endsige aflevere pris på udbuddet. 17 Udkast til aftale pkt. 9. Bestilling sidste afsnit s. 23 Afsnit slettes da reparationer ikke indgår i udbuddet. Ordregiver ønsker at leverandøren skal kontakte ordregivers kontaktperson (fremgår af Tilbudslisten Ventilationsoversigt (bilag 3)) omkring tilbud på opgaven inden der påbegyndes en reparation. Leverandøren skal afgive et tilbud på opgaven ud fra de tilbudte rabatsatser på reservedele og timepriser i Tilbudslisten Ventilationsoversigt (bilag 3), men har altid mulighed for at tilbyde bedre priser end de oplyste i tilbudslisten. Ud fra tilbuddet vurderer ordregiver om der ønskes flere tilbud på opgaven eller opgaven igangsættes. Proceduren herfor aftales nærmere med kontrakthaver ved kontraktstart. Afsnit slettes. I udkast til aftale s. 23 pkt. 9. Bestilling slettes sidste afsnit. 7
18 Bilag 3 Tilbudsliste Hvornår kan vi forvente at tilbudslisterne er opdateret med filterstørrelser/klasse/poseantal osv.? Det samme gør sig gældende for en del anlæg der stadig står som ukendte. Vi har i dag d. 23/4 og vi har mange linjer der skal prissættes. 19 Bilag 3 Tilbudsliste Det er nødvendigt med oplysninger som: Anlæg, type, evt. luftmængde, evt. placering, filterantal, filterstørrelser, filterklasser, antal poser i posefiltre. Kan vi forvente at få disse oplysninger, eller hvordan ønsker I at vi prissætter anlæg med manglende oplysninger? 20 Bilag 3 Tilbudsliste I f.eks. Airmasteranlæg: Ønsker man samme kvalitet af kassettefiltre som anlæggene er født med? Tilbudslisterne er opdateret med så mange oplysninger som muligt ud fra de data ordregiver har på anlæggene. Det skulle gerne være muligt at prissætte anlæg, når oplysninger som f.eks. Producent eller modeltype kendes. Tilbudslisterne er opdateret med så mange oplysninger som muligt ud fra de data ordregiver har på anlæggene. Det skulle gerne være muligt at prissætte anlæg, når oplysninger som f.eks. Producent eller modeltype kendes. Ja der ønskes samme kvalitet filtre, som anlæggene er født med. Se svar på spørgsmål 15. 21 ESPD Hvordan skal spørgsmål 1 i del V forstås i ESPD en? Den økonomiske aktør erklærer, at: denne opfylder de objektive og ikke diskriminerende kriterier eller regler, der skal anvendes for at begrænse antallet af ansøgere på følgende måde: Hvis der anmodes om visse certifikater eller andre former for dokumentation, angives det for hver enkelt, om den økonomiske aktør er i besiddelse af de dokumenter, der anmodes om Jeg kan ikke se at der anmodes om fremvisning af certifikater, men hvis ja hvordan skal de beskrives? Spørgsmålet skal ikke besvares, skal blot stå som for udfyldt med nej. Vi kan som ordregiver ikke fjerne punktet i ESPD en, når det oprettes. 8