Referat fra møde i OmrådeUdvalget for Social- og Sundhedsområdet Dato: 14. september 2017 kl. 13.00-15.00 Mødested: Odder Rådhus, møderum 2 Mødelokalet er reserveret til formøde for personalerepræsentanterne fra kl. 12.00 Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Jette Lorenzen (formand), Anne Stenbæk, Britta Kempel, Lene Brygger og Birgit Hansen, Medarbejderrepræsentanter: Rita Ernstsen, Bodil Jeppesen, Viki Kjær Madsen, Jonas Tscherning Sørensen, Ulla Grønkjær-Petersen, Anne Marie Krogh Hansen og Tom Thieleman Arbejdsmiljørepræsentanter: Ole Orthmann og Rikke Gjerulff Thomsen HR: Grethe Kaaberbøl Agger Afbud: Britta Kempel, Rikke Gjerulff Thomsen og Ole Orthmann 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag Referat fra møde den 2. maj 2017, dok. nr. 727-2017-65345 Referatet blev godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt, dog således at bilaget om sygefravær sendes med referatet. 3. Orientering vedrørende valg af næstformand Socialdirektøren er formand for OmrådeUdvalget. Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i udvalget. Medarbejderrepræsentanterne informerer om, hvem der er valgt som næstformand. Rita Ernstsen blev genvalgt som næstformand. 4. Forslag til særskilt temamøde om Forretningsordenen v. /Jette Lorenzen HovedUdvalget har truffet beslutning om, at alle MED-udvalg skal udarbejde en forretningsorden for udvalgets arbejde. Forretningsordenen er et supplement til den lokale Dokumentnr.: 727-2017-125101 side 1
MED-aftale for Odder Kommune og danner, sammen med denne, rammen for MEDudvalgets arbejde i perioden 1. august 2017-31. marts 2021. Med henblik på fastlæggelse af forretningsordenen drøfter udvalget ønsker til samarbejde, mødeform, og opgaver i valgperioden. Forretningsordenen fra den netop overståede valgperiode er vedlagt til inspiration. For at få skabt en god mødekultur i Områdeudvalget og få klarlagt hvor betydningsfuld det enkelte medlems bidrag er til OmrådeUdvalget, forslås derfor afholdt et særskilt temamøde om dette emne. Bilag: Forretningsorden for OmrådeUdvalget for Social- og sundhed, dok. nr. 727-2013- 77837 Det blev aftalt at afholde et særskilt møde om forretningsordenen den 13. oktober 2017. Der blev i den forbindelse gjort opmærksom på, at der bør være en formålsbestemmelse i forretningsordenen. Endvidere blev det foreslået, at årshjulet fast bliver drøftet på hvert møde. Tilsvarende vedr. budget- og økonomiopfølgning. Det blev også foreslået, at mødeformen fremadrettet skal være mere dynamisk. Det blev også drøftet, at det kan være væsentligt at have fokus på, hvilke tendenser, der er inden for området. 5. Økonomiopfølgning v/ Jette Lorenzen Jette Lorenzen orienterer om den økonomiske situation. Jette Lorenzen spurgte, om der var interesse i at få den seneste ledelsesinformation fra Odder Kommune, som indeholder de vigtigste økonomiske nøgletal. Der var bred enighed om, at dette er en god ide, idet samme information tilgår Hovedudvalget, og der derfor er genkendelighed. Det blev således aftal, at invitere Birgitte de Place på næstkommende ordinære møde, med henblik på at gennemgå, hvorledes ledelsesinformationen skal tilegnes. I forhold til den økonomiske situation oplyste Jette Lorenzen, at det specialiserede område forventer at overholde budgettet i 2017. Men der forventes et merforbrug på ca. 5 mio. kr. i 2018, idet der er tilgang på dette område. Forespurgt oplyste Jette Lorenzen, at efter 1. økonomiopfølgning i 2018, er der en mere sikker prognose for, om beløbet reelt er 5 mio. kr. Inden for Sundhed & Omsorg har man i 2017 holdt budgetterne, og det er endog gået så godt, at området får nedbragt sin gæld. Ved indgangen til 2017 var der en gæld på 3,5 mio. kr., og den forventes ved indgangen af året at være reduceret til 2,5 mio. kr. Der blev spurgt til, hvad konsekvenserne har været for medarbejderne. Her blev der givet udtryk for, at der er sket en reduktion ifht. kompetenceudvikling, ligesom der er kommet kortere vagter i hjemmeplejen. Fokus er på kerneopgaven. Men det er trods alt positivt at se, at indsatsen har en effekt på bundlinjen. Der blev også givet udtryk for, at den enkelte ansatte er mere presset, idet borgerne er mere komplekse, men heldigvis har bedre teknologi en positiv effekt på arbejdsmiljøet. Dokumentnr.: 727-2017-125101 side 2
6. Status på arbejdsmiljøet, herunder sygefravær v/jette Lorenzen Besøg fra arbejdstilsynet Der er i august gennemført tilsyn fra Arbejdstilsynet på Bronzealdervej, som har fået en grøn smiley. Sygefravær Samlet set er der sket et fald i sygefraværet på Social- og sundhedsområdet til 5,30 i januarjuli 2017 målt med samme periode i 2016, hvor sygefraværet var på 6,33%. Dette skyldes især et fald i langtidsfraværet. Korttidsfraværet ligger på næsten samme niveau som i 2016. Mest markant er faldet i langtidsfraværet på Fabos og i Tandplejen. Bilag: Sygefravær januar-juli 2017, OmrådeUdvalg Social- og sundhed. Opfølgning på interne audits Ledelse & Udvikling har gennemført interne arbejdsmiljøaudits på seks arbejdspladser i første halvår. Der har som vedtaget af Hovedudvalget været fokus på følgende temaer ved audit: Psykisk arbejdsmiljø Håndtering af sygefravær Vold og trusler APV Det generelle billede er, at der arbejdes godt og systematisk med arbejdsmiljøarbejdet. Et opmærksomhedspunkt er, at vold og trusler alle steder fylder en del, og der ses en tendens til, at der mangler en fælles forståelse af, hvornår der er tale om krænkelser, samt hvornår og hvordan disse registreres. Generelle styrker og opmærksomhedspunkter er beskrevet i halvårsrapporten, der er vedlagt som bilag. Indenfor Social- og sundhedsområdet er der gennemført audits i Hjemmeplejen, Tandplejen, Stenslundscenteret, Rosenhuset og på Sporet. Rapporterne er vedlagt som bilag til Områdeudvalget. I andet halvår gennemføres der intern audit i Træning og Rehabilitering. Bilag: Halvårsrapport intern audit første halvår 2017, dok. nr. 727-2017-85623 Auditrapport Hjemmeplejen; dok. nr. 727-2017-66698 Auditrapport Tandplejen, dok. nr. 727-2017- 61773 Auditrapport Stenslundscenteret, dok. nr. 727 2017-65446 Auditrapport Rosenhuset, dok. nr. 727-2017- 114246 Auditrapport Sporet, dok. nr. 727-2017- 113733 Ulla Grønkjær-Petersen gav udtryk for, at Bronzealdervej var meget tilfredse med at have fået en grøn smiley. Nu vil de arbejde hen imod at få en krone. Det blev oplyst, at forholdene omkring luftrensere bliver taget med i Hovedudvalgets arbejdsmiljøgruppe. Jette Lorenzen notede sig, at det er positivt, at sygefraværet går i rigtig retning. Det blev aftalt, at Grethe Agger finder ud af, om det er muligt at få de korrekte betegnelser på de enkelte virksomheder samt få fundet ud af, hvad øvrige områder dækker over. Dokumentnr.: 727-2017-125101 side 3
I forhold til audits blev det nævnt, at det er et fint arbejdsredskab for arbejdspladsen med de interne audits, som HR gennemfører. Særligt blev Rosenhusets afvigelse på det psykiske arbejdsmiljø drøftet. Den nye ledelse i huset vidste godt, at der var en udfordring som skulle håndteres. Der vi blive indledt et forløb med en konsulent, der skal bedre det psykiske arbejdsmiljø. Det blev drøftet, at der særligt skal være fokus på vold & trusler, herunder at den enkelte medarbejder ikke bliver blind for, hvornår en adfærd hos en borger er acceptabel adfærd. Det er vigtigt, at det godt kan være individuelt, hvornår den enkelte føler sig krænket. Det er vigtig at få registreret i et skema, hvornår hændelser som kradseri og spytteri mv. finder sted. 7. Orientering fra Hovedudvalgsmødet v. /Jette Lorenzen Jette Lorenzen orienterer om de væsentligste punkter fra Hovedudvalgsmødet. Jette Lorenzen orienterede om, at fremover ansættes den enkelte ansatte i Odder Kommune med tjenestested indtil videre ved xx- virksomhed. Dette betyder, at der er en større omplaceringsforpligtigelse, og at jobpuljen tilrettes. Jonas Tcherning Sørensen orienterede om, at Hovedudvalget på sidste møde besluttede, at medarbejderrepræsentanterne i dette udvalg bliver udvidet med en repræsentant. Endvidere nævnte Jette Lorenzen, at den 10. oktober 2017 skal der foreligge et budget for 2018, så processen er i gang. 8. Handlemuligheder ved chikane af medarbejdere på de sociale medier v. /Birgit Hansen Der ønskes en generel drøftelse af, hvilke konkrete handlemuligheder der er, når medarbejdere bliver chikaneret på de sociale medier. Udgangspunktet er en konkret sag. Birgit Hansen orienterede om den konkrete episode, som en medarbejder havde været udsat for. Det blev nævnt, at der er inspiration at hente på bl.a. arbejdsmiljøwebben ifht. at tackle den slags episoder. Konkret blev det aftalt at bringe problemstillingen videre til kommunikationsafdelingen, således at der bliver lavet nogle fælles retningslinjer for hele kommunen. 9. Trivselsmåling v./ Jette Lorenzen Hovedudvalget har besluttet, at der gennemføres trivselsmåling blandt medarbejdere og ledere hvert tredje år. Den sidste måling blev gennemført i efteråret 2014, og den næste måling gennemføres derfor i 2017. Trivselsmålingen gennemføres kvantitativt ved besvarelse af et spørgeskema. Skemaet er udarbejdet således, at trivselsmålingen kan bruges som APV på det psykiske arbejdsmiljø, ligesom den kan tjene som afsæt for lederfeedback. En høj svarprocent bredt funderet i alle virksomheder/stabe og medarbejdergrupper er afgørende for datas troværdighed og anvendelse. Som opfølgning på trivselsmålingen gennemføres der en kvalitativ proces med henblik på fortolkning og anvendelse af resultaterne. Processen vil være lokalt forankret, men der vil Dokumentnr.: 727-2017-125101 side 4
fra centralt hold blive udarbejdet dialog- og opfølgningsværktøjer, som kan understøtte den lokale proces. Trivselsmålingen er et fælles anliggende for alle i Odder Kommune, og det er vigtigt, at der opnås ejerskab til målingen i hele organisationen. Her spiller MED-organisationen en vigtig rolle i forhold til kommunikation om målingen samt sikring af gode rammer for gennemførelse af og opfølgning på målingen. Udvalget drøfter sin rolle i forbindelse med trivselsmålingen, herunder hvordan og til hvem udvalget kommunikerer om trivselsmålingen, samt hvordan udvalget kan medvirke til, at der skabes gode rammer for gennemførelse af og opfølgning på trivselsmålingen. Bilag: Tidsplan, dok. nr. 727-2017-82361 Kommunikationsplan, dok. nr. 727-2017-83830 Det var bred enighed om på mødet, at det er vigtigt, at Udvalget skal være med til at sikre et højt ejerskab til målingen, således at der bliver en høj svarprocent. Hjemmeplejen havde haft nogle udfordringer sidste gang ifht. at svarprocenten ikke var så høj. Dette selvom der var iværksat forskellige tiltag med det formål at få en tilfredsstillende svarprocent. Jonas Tcherning Sørensen nævnte, at nu er rubrikkerne vedr. alder og køn der ikke mere, og det kan måske have en positiv effekt på svarprocenten. Der kom også et forslag omkring, at få gjort reklame for målingen ved at lave nogle humoristiske indslag. 10. Til efterretning a. Referat fra MED-møde 9.6.2017 Tandplejen dok.nr. 727-2017-111199 b. Referat ekstraordinært LMU i Område 2, 286.2017 dok.nr. 727-2017-106507 c. Referat MEDudvalgsmøde Sundhed & Omsorg 19.6.2017 dok.nr. 727-2017- 88915 d. Referat Lokal MED Åhusene 31.3.2017 dok.nr. 727-2017-7624 e. LMU/MED møde 22.6.2017, Område 1, fabos-åhusene dok.nr. 727-2017-91801 f. Referat fra LMU i Område 2, 23.6.2017 dok.nr. 727-2017-106501 11. Opfølgning fra mødet hvem gør hvad v./jette Lorenzen Det vil blive drøftet om, om der er skal iværksættes nogle tiltag på baggrund af mødet, og hvem der i givet fald er ansvarlig herfor. 12. Eventuelt Herunder om mødet d. 14. december 2017 kan forlænges med en time, således at det slutter kl. 16. Det blev besluttet at Jonas Tcherning Sørensen på det ekstraordinære møde den 13. oktober 2017 holder et oplæg om: nybureaukratisering udvikling af meningsfuld styring der understøtter kerneopgaven på det specialiserede område. Endvidere blev det besluttet, at det ikke er nødvendigt at udvide mødet d. 14. december 2017 med en time, idet der i stedet afholdes et ekstraordinært møde den 13. oktober 2017. Dokumentnr.: 727-2017-125101 side 5
Dokumentnr.: 727-2017-125101 side 6