Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: +45 6543 2030 Mobilnr. +45 2342 2256 E-mail: ghe@medcom.dk www.medcom.dk Dato 29.08.2018 Vor ref. GHE Referat fra 2. projektgruppemøde omkring projekt forbedring af epikrise Dato: Onsdag den 29. august 2018 Sted: MedCom, mødelokale C Deltagere: Tine Hoelgård, Region Midtjylland Henrik Hermind, Region Midtjylland Mette Bay Skov, Danske Regioner (video til punkt 5) Jane Holm, Danske Regioner (video til punkt 5) Bjarke Beier Kjeldsen, Region Hovedstaden Susanne Pedersen, Region Syddanmark Linda Kromann, Region Syddanmark Jette Galatius, PLO (video) Torsten Breuerbach Larsen, Styrelsen for Patientsikkerhed Tom Høg Sørensen, MedCom Michael Johansen, MedCom Anders Jensen, MedCom Alice Kristensen MedCom Gitte Henriksen, MedCom (referent) Fraværende Morten Ohrt, PKO, Region Nordjylland Bjørn Perrild, PKO, Region Hovedstaden Erik Holk, PKO, Region Syddanmark Anne Kathrine Langfeldt Leksø, Region Sjælland Annemarie Gammelgaard Frandsen, Region Nordjylland
Referat: 1. Velkomst og beskeder Velkomst ved Alice. Kort præsentationsrunde bordet rundt. Dagsorden er sendt ud. Der er kommet en skriftlig status på projektet før sommerferien, men Alice vil lige gennemgå den kort. Kort gennemgang af dagsordenspunkterne. Der var ikke andre punkter til dagsordenen. 2. Status siden sidste møde a. Spor 1 Prioritering og nationale overskrifter i epikrisetekstfelt Som sagt på første møde lagde vi op til at køre 2 spor i forhold til at kunne opfylde overenskomsten. Ift. prioritering af epikriser i spor 1, hvor lægen skulle markere manuelt med et kryds om epikrisen er rød/gul/grøn vandt ikke gehør. Der står i forvejen en masse i epikrisen inden man når til rød/gul/grøn, så lægen ville være nødt til at skulle scrolle ved hver epikrise. Så spor 1 er justeret ned til kun at skulle indeholde de nationale overskrifter samt øverst i epikrisetekstfeltet overskriften: anbefaling til opfølgning hos e.l. b. Spor 2 Tilretning, test og implementering af standard for epikriser Vi har lovet at komme med ændringerne til standarderne én måned før planlagt, så Anders og Gitte fra MedCom har arbejdet hårdt i august måned for at gøre dem klar. De nationale overskrifter er som beskrevet på slide, og de kan selvfølgelig blive lavet om i og med at vejledningen er sendt i høring. Alice forventer ikke, at der bliver ændret i overskrifterne. Man har været bredt omkring både med sygehuslæger og praksislæger i forhold til at bestemme overskrifterne. 3. Proces mellem PLO, DR og STFP ift. udarbejdelse af vejledning/forståelsespapir med henblik på markering af epikriser a. Spørgediagram b. Udkast til skriftlig vejledning Processen omkring rød/gul/grøn i spor 1. Strandede på, at visningen ikke var optimal i alle lægesystemer, og der var forskel på, hvordan det kunne vises på en pæn måde. Grundet for tunge arbejdsgange for prakt. læge med at scrolle ved hver enkelt epikrise, faldt man tilbage på det i overenskomsten aftalte, at sygehuslægen, primært med de gule epikriser, også skal sende en korrespondance til e.l., da de ryger ind i en anden postkasse, som ikke er så stor som den anden. Udfordrende proces da styrelsen er ved at revidere epikrisevejledningen samtidig med, at to parter har aftalt en overenskomst, som skal kombineres med styrelsens vejledning omkring epikriseskrivning. Der bakkes op om en spørgeguide, som sygehuslægen skal gå igennem, når denne sidder og udskriver en patient. Hvis man ikke markerer noget, så går man videre med epikrisen uden at skulle udfylde feltet med anbefalinger til lægen. Hvis det er akut er den rød og der skal ringes til e.l. Hvis patienten ikke selv kan tage vare på efterbehandling, så er epikrisen gul og lægen skal følge op på dette. Vejledningen til epikriseskrivning er sendt i høring i går og ligger på høringsportalen. 2
Det fremgår af overenskomsten at regionerne gerne vil lave en vejledning omkring hvornår man skal bruge de forskellige markeringer. Jane supplerede med vejledning omkring hvilke typer patienter, der skal være røde, gule og grønne. I epikrisevejl. er der også behov for at udvide med en hvid kategori, hvor der ikke er opfølgning. Leverandørerne påpeger, at spørgeguiden/vejledningen skal bruges som vejledning, når lægerne sidder med epikrisen, vejledningen kan ikke integreres totalt i systemet. Der skal være plads til forskellige udfoldelsesmuligheder i de enkelte systemer. Afsendelse af en korrespondance skal kun ske i en midlertidig periode, men Susanne påpeger, at det er svært at få formidlet ud i en stor organisation. Det er en arbejdsgang som skal laves om, så det bliver en stor omvæltning og ikke let. Det vil give lægerne en meget større arbejdsopgave, og det vil være hele mindsættet omkring epikriseskrivning, der skal laves om. Det står i aftalen og det er det som er aftalt påpeger Jette. Alle synes det er en god ide, og at der skal gøres noget ved epikriseskrivningen, men det bliver bare ikke en let opgave, så derfor skal det gribes rigtigt an fra starten. 4. Status fra regionerne a. Overskrifter i fritekstfeltet, herunder anbefaling til opfølgning hos egen læge, spor 1. b. Prioritering/bestilling af udvikling af revideret standard for epikriser, spor 2. Region Syddanmark: Gik i gang efter sidste møde. Der blev lavet ændringer i Cosmic, så tekstfeltet til opfølgning hos egen læge blev lavet, ligesom muligheden for afkrydsning af rød/gul/grøn. De kan ikke komme videre før de to vejledninger er godkendte. Leverandøren er forberedt på at der kommer en opgave. Region Hovedstaden og Region Sjælland: Overskrifterne er nemme at lave i Sundhedsplatformen og de findes i forvejen og kan nemt ændres, hvis overskrifterne ændres. Rød/gul/grøn er også lavet, men ikke implementeret. Der er skrevet til Sundhedsplatformen omkring ændringer til Q2. Region Midt: Kan ikke rette i skabelonen, så de kan ikke sætte overskriften Anbefaling til e.l. ind i skabelonen. Så deres situation er, at de måske ikke kan være klar før den rettede standard skal implementeres i spor 2. De har orienteret deres leverandør om, at der kommer en ny standard og en opgave. De kan først være med, når den nye standard er lavet og implementeret. Region Nord: Annemarie kunne ikke være med til mødet. Region nord arbejder allerede med den omvendte epikrise, og Alice mener at kunne huske fra sidst, at de nemt kan lave overskrifterne om. 3
5. Ny epikrisevejledning v/torsten B. Larsen a. Høring b. Baggrund og gennemgang Der er forskel på typer af vejledninger i styrelsen. I styrelsen har de arbejdet med disse vejledninger siden 2016. Den 28. august blev denne vejledning lagt op på høringsportalen, hvor man kan give et høringssvar inden den 10. september 2018. Efterfølgende er dette udsat til 17.09.18 Vejledningen skal gerne være så god og dækkende, at den kan holde i nogle år. Omkring epikriseprojektet har der været en afdækkende indsats siden 2016 med inddragelse af klinikere osv. se slide. Ny vejledning hvor formålet er at sikre bedre og sammenhængende patientforløb så man undgår utilsigtede hændelser. Begrebet epikrise er mere bredt end tidligere forstået. Implementering af markering: Løsning der sikrer at klinikeren hjælpes bedst muligt, når denne skal lave epikrisen. Indstiller hjerteligt, at man kigger på spørgeguiden og tænker implementeringsmuligheder. I testøjemed kan MedCom ikke stille krav til, hvordan det skal se ud i systemerne. Vi kan teste, at det kan præsenteres på en eller anden måde, og at det understøttes i systemet bemærker Michael. Torsten opfordrer til at man kigger vejledningen igennem på høringsportalen. Og at man sender svar ind, hvis der er noget som slet ikke passer. Efter den 17.09. er der en proces med nogle jurister og de låser sig inde i 3 dage for at kunne overholde tidsfristen og behandle høringssvarene. Hvis der er indsigelser på tidsfristen, som er den 10.09. opfordrer Torsten til, at man henvender sig og gør indsigelser. Efterfølgende er fristen ændret til 17.09.18. Det bemærkes, at det kunne være rart, hvis der havde stået udkast på vejledningen, når man printer den ud. Linda: Det er den kulturelle omvæltning, som vil være den store hurdle. Og i en travl hverdag kan man godt lide, at tingene er som de plejer og det tager lang tid at ændre. Tom fortæller, at det har været en succeshistorie for begge parter (afsender og modtager), hvor løsningen med den omvendte epikrise allerede er implementeret. Bjarke, kom med en interessant betragtning: Hvordan skal man forholde sig i forhold til om det er lægen, sygepl. eller sekr. som udfylder epikrisen. Får lægen ikke mere arbejde ud af den her løsning? Det kan være systemafhængigt hvad man kan. Indeholder epikrisen oplysninger til e.l. Hvis den er rød skal der ringes. Jette uddyber: Man forventer et minimum af røde epikriser. 4
Og man forventer nogen gule epikriser i de tilfælde, hvor patienten er så svag eller ikke har pårørende som kan tage sig af det. Og man forventer flest grønne epikriser. 6. Tilrettet standard, testprotokol og dokumentationsmateriale v/gitte og Anders a. Hvad er rettet/tilføjet Gitte gennemgik rettelserne til edifactstandarderne. Se slide Anders gennemgik rettelserne til xmlstandarderne. Se slide b. Hvilke meddelelser er med i projektet (DIS01, 02 og 03) Det er udskrivningsepikrisen, ambulantepikrisen og skadestueepikrisen som er tilrettet og ændret i epikriseprojektet. Og der er lavet standarddokumentation, testprotokoller og testeksempler til hver af meddelelsestyperne både i edifact og xml. c. Hvor finder man materialet Man finder materialet på MedComs subversion her under kladder, da høringsrunden omkring overskrifter/fraser ikke er afsluttet endnu. Der mangler intern validering af testprotokoller og testeks. Så snart høringsrunden er slut og evt. rettelser er lagt ind i standarderne, vil de blive frigivet og lagt på vores subversion under udgivelser. d. Test og godkendelse proces, hvordan og hvornår Der skal anmodes om test og certificering via vores bestillingsblanket. Se slide. Der skal laves egentest ved leverandøren som gennemgås af MedCom. Efterfølgende kommer leverandøren til livetest og det er gratis. Testen vil foregå indenfor en 3 mdr.s periode. Der var en del snak omkring dokumentationen og de testeksempler, som var blevet brugt. Gruppen kunne godt tænke sig, at eksemplerne var mere målrettet et rød/gul/grøn setup. Der er eksempler i vejledningen som man kan tage udgangspunkt i. MedCom må gerne tage kontakt til Styrelsen for Patientsikkerhed, som kunne hjælpe med nogle gode eksempler. Torsten tager fat i MedCom hvis der er væsentlige ændringer i høringsmaterialet løbende i forhold til at få rettet standarderne. I forhold til kopimodtager problematik, så står der i vejledningen, at det altid er e.l. som er primærmodtager af epikriserne. 7. Lærings- og kulturprojekt v/torsten B Larsen Drøftelse, brainstorm og sparring ift. plan og initiativer vedr.: a. Organisatorisk implementering b. Undervisning c. Fælles materiale d. Info Opsamling på problemområder i forhold til epikriseskrivning og arbejdsgang sendes til Styrelsen for Patientsikkerhed og Danske Regioner. Alle som har en autorisation får tilsendt vejledning og materiale omkring epikrisen. Bliver også sendt til alle organisationer og foreninger. Vi kan kun monitorere på antallet af de brevtyper som sendes og hvilken version. Vi har ikke lov til at kigge længere ned i meddelelserne omkring f.eks. rød/gul/grøn. 5
Det er ikke kun gjort med en teknisk implementering, det er også en kulturel implementering. Man er velkommen til at komme med yderligere kommentering til denne drøftelse, når referatet sendes ud. Hvor kan I se, at der kommer problemer, når dette kommer ud til brugerne. Emner: spørgsmål om man har hørt noget fra lægerne? Er de klar over at de skal det her? Man har ikke rigtig hørt noget, og der er heller ikke meldt noget ud endnu. I lærings- og kulturområdet hvor er det de kan hjælpe med noget og hvor kan Danske Regioner hjælpe? Susanne nævner, hvordan det blev gjort i forhold til udbredelse af kræftpakkerne, hvor Sundhedsdatastyrelsen og Sundhedsstyrelsen var med på nogle roadshow. Roadshow vil være en god og vigtig måde at kommunikere ud på, hvor alle lag er med og hvor der er forskellige faggrupper. Nøglepersoner, fagpersoner, sekretærer skal orienteres på en ordentlig måde. Hvis I kommer i tanke om noget, når I nu kommer hjem, så send endelig en mail til Alice. Under punktet i vejledningen omkring Forebyggelsesplan står der, at den skal indeholde en genoptræningsplan, det kan Linda se at lægerne vil reagere på. 8. Evt. og næste møde Tom gav kort orientering vedr. Workshop omkring intelligent indbakke, hvor der sidder 4 læger, nogle regionsfolk, leverandører og MedCom. Det går ud på at gøre det mere effektivt, da lægerne i gennemsnit bruger 1 time på indbakken om dagen og det skal optimeres. Der vil komme nogle anbefalinger til hvordan det skal gøres. Nyt møde i denne gruppe den 21.11.2018 kl. 11.30-15.30 hos MedCom, der er mulighed for videoopkobling. Hjertesuk fra Susanne, at mødedatoerne lige falder på dage, hvor Erik Holk ikke kan deltage. Det er svært at få mødedatoerne til at gå op med alles kalendere, så derfor denne beslutning om de valgte datoer. 6