Referat fra 5. projektgruppemøde omkring projekt forbedring af epikrise. Dato: Mandag den 20. maj MedCom, mødelokale C

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: Mobilnr ghe@medcom.dk Dato Vor ref. GHE Referat fra 5. projektgruppemøde omkring projekt forbedring af epikrise Dato: Mandag den 20. maj 2019 Du kan i MedComs Databeskyttelsespolitik læse om, hvordan MedCom behandler dine personoplysninger. Sted: MedCom, mødelokale C Deltagere: Jane Holm, Danske Regioner (video) Annemarie Gammelgaard Frandsen, Region Nordjylland (video) Monica Guldager Terkelsen, Region Nordjylland (video) Anne Kathrine Langfeldt Leksø, Region Sjælland Tine Hoelgård, Region Midtjylland Henrik Hermind, Region Midtjylland Charlotte Ipsen, Region Hovedstaden Conni Christiansen, Region Hovedstaden (video) Susanne Pedersen, Region Syddanmark Lone Dorthe Hansen, Region Syddanmark Jette Galatius, PLO (Video) Erik Holk, Region Syddanmark/PLO Bjørn Perrild PKO, Region Hovedstaden Morten Ohrt PKO, Region Nordjylland (Video) Jeanette Vestergaard, Novax Michael Frank, PL-forum (Video) Tom Høg Sørensen, MedCom Michael Johansen, MedCom Alice Kristensen MedCom Gitte Henriksen, MedCom (referent) Fraværende Linda Kromann, Region Syddanmark Anders Jensen, MedCom

2 Bjarke Beier Kjeldsen, Region Hovedstaden Barbara H. Pedersen, Region Hovedstaden Jesper Siebert Tolonen, Region Sjælland Trine C L Lund-Nielsen, Region Syddanmark Torsten Breuerbach Larsen, Styrelsen for Patientsikkerhed Referat: 1. Velkomst og beskeder Alice bød velkommen og oplyste, at vi har fået en ny repræsentant fra privathosp. siden, da Pia er gået på barsel. Herefter en kort præsentationsrunde bordet rundt af hensyn til den nye repræsentant. Der er en del afbud bl.a. derfor er Conni Christiansen fra Hovedstaden med i dag. Og Michael Frank er inviteret med fra PL-forum, da der er et punkt på dagsordenen senere, som involverer PL-forum. Alice vil gerne understrege, at MedCom også først har fået besked om udfald af mødet mellem PLO og RLTN samtidig med andre. Status fra PLO og RLTN. Jane opsummerede fra mødet og den orientering som er sendt ud omkring udfaldet af mødet. Rød og gul markering må ikke anvendes ved ambulant epikriser og sygehusene må så vejlede sig ud af, hvordan lægerne skal håndtere de ambulante epikriser. Ingen yderligere kommentarer fra Jette. Grønne hvis der er en anbefaling og hvide hvis ikke. Kommentarer fra gruppen: Det er meget sent at melde ovenstående ud og det er rigtig dyrt for leverandørerne og spild af penge, når der skal laves om så sent. Desuden er der allerede lavet materiale, som understøtter arbejdsgangene for de tre typer af standarder, som har været en del af projektet siden opstarten. Der bakkes op omkring dette fra Region H og Sjælland. Opbakning fra Region Syddanmark: Det er meget svært at håndtere i klinikken, når der tidligere er meldt noget andet ud. Region H, Sjælland, Midt og Syddanmark kan ikke nå at ændre på allerede kodede standarder, hvorfor der holdes fast i løsningen, også for ambulant epikriser i forhold til rød, gul. Jette svarer, at der ikke er økonomiberegnet på rød, gul markering på ambulant epikriser, og det kan man ikke gå ud og sige til lægerne så sent, at nu gælder det også for ambulant epikriserne. Der ligger ikke en aftale med PLO om at ambulant epikriserne også skal med i denne løsning. Danske regioner bakker også op om de kommentarer som kommer fra regionerne, men der er ikke lavet aftale omkring rød/gul-markering af den ambulante epikrise og Danske Regioner skal overholde aftalen. Der var rigtig meget debat og frustration bordet rundt, især begrundet i, at parterne har siddet med til alle møder i projektgruppen, og alle har hørt, at projektet tog udgangspunkt i, at det var alle 3 typer epikriser, som løsningen blev lavet til. Dette også fordi det giver mest mening for de læger, som skal skrive epikriserne. Det kan diskuteres, om der måske har manglet nogle klinikere fra sygehusside i gruppen og måske også fra kommunal side. 2

3 Konklusionen er, at det kun er epikriser efter indlæggelse, som må markeres rød, gul. DIS03 betragtes ligesom DIS02 som en ambulant epikrise, og derfor må man ikke bruge rød og gul markering. Der kan ikke indgås en ny aftale, så man må leve med den aftale som er besluttet på partsmøde d. 30. april Det bliver rigtig svært for lægerne at håndtere forskellige setups i en travl hverdag og det er ikke muligt for Region H. og Region Midt og Syd at rulle tilbage og lave nye vejledninger. Det vil være en kæmpe opgave for regionerne at undervise og følge op på dette. Der er kodet efter standarden og MedCom er ikke blevet bedt om at lave standarden om i forhold til ovenstående. AnneMarie fra Region Nord melder dog ud, at de godt kan nå at lave om, da de ikke er nået så langt med løsningen endnu. Alt i alt var der rigtig megen frustration omkring ovenstående forløb. 2. Status siden sidste møde a. LPS Testcamp Der var testcamp på Horsens statsfængsel i april måned. Rigtig mange blev testet og godkendt til opgaverne, bl.a. blev alle godkendt til modtagelse af epikriser. Privathospitalsleverandører: Her er 4 ud af 6 LPS godkendt til at kunne afsende. Alice orienterer om, at Styrelsen for patientsikkerhed ikke er repræsenteret i dag pga. der er udskrevet valg, så Torsten må ikke udtale sig om emner, så som dem som skulle diskuteres i dag. Hvad gør man med privathosp. som ikke bliver godkendt. Hvor ligger ansvaret? Ansvaret ligger hos privathosp. for at overholde loven, ikke hos lev. Så det er kunderne, som skal bestille det hos deres lev. Hvem stiller privathosp. til ansvar, hvis de ikke overholder loven. Det mener vi, at Styrelsen for Patientsikkerhed skal gøre. Alice tager punktet med til næste følgegruppemøde medio juni. Der er desuden rettet henvendelse til DR vedr. deres samarbejde med privathospitaler og deres brug af MedComstandarder. MedCom har lavet en liste over, hvem der sender epikriser fra privathospitaler, men vi kan ikke se hvilke kunder de har. Alice sender en liste med spørgsmål til Torsten ift., hvad der kommer op i dag, som styrelsen kan svare på. b. STPS. Udsendelse af FAQ samt kommende udsendelse i E-Boks i. Input/spørgsmål til FAQ ii. Øvrigt støttemateriale, herunder folder Alice har aftalt med Torsten, at hvis I har andre input i dag, vil Alice sende dem til Torsten. Hvis I har noget til FAQ så skriv endelig til Alice. Hvad står der i folderen om ændringerne? Hvornår bliver folderen sendt ud? Ifølge mail fra Torsten er folderne lige på trapperne, måske allerede i dag og så sendes de ud til lægerne i E-boks den og også til speciallæger. 3

4 HUSK: Torsten skal sende folderen til MedCom og gruppen i dag, så vi hurtigt kan få dem distribueret ud. Dette er ikke sket, Alice har rykket Efterfølgende er mail med link til folderne sendt ud. 3. Status fra regionerne a. Udsendelse og implementering af Faglig vejledning fra DR Alice er usikker på, hvornår den nye præciserede vejledning bliver sendt ud. Der er sendt en vejledning ud til regionerne for flere md. siden, men Jette er heller ikke klar over om den rettede vejledning er sendt ud. Jane bliver rykket for svar på dette, da hun ikke længere deltog i mødet og derfor ikke kunne svare. b. Status på tidsplan, leverancer, undervisning, test og implementering Region H.: Har bestilt tid til test den 3. juni, ruller ud den 1.7. Undervisning: der er lavet vejledning, men måske skal den rulles tilbage, hvis der skal rettes på rød og gul i forhold til ambulant epikrisen. Der skal laves en masse benarbejde nu pga. ovenstående. Vi glæder os til testen i juni måned. Region Midt kører efter planen. Der har været udfordringer med medicindelen, men det skulle være løst. Test og certificering ligger hos leverandøren. Sygehusene står for undervisningen. Region Syd: Der er ændringer siden sidst i forhold til planen. UUID og Kopimodtager er flyttet til august Holder fast i den for ibrugtagning. Der skal revideres i vejledningen i forhold til tilbagemeldingerne i dag. Implementering foregår lokalt på sygehusene. Der arbejdes på flere forskellige løsninger omkring implementering. Region Nord: Rent teknisk er der ikke lavet noget og det kan sagtens laves om, det er der tid til. Skal kigge lidt mere på, at man skal kunne modtage de reviderede standarder fra Til hosp., her er der ikke meldt så meget ud endnu. Undervisning osv. foregår på hosp. og laves af hosp. Praksiskonsulenterne er tilknyttet og med i undervisningen, så man kan se, hvordan epikriserne ser ud, også når de modtages i praksis. Gennemgang af oversigt på Status og tidsplan for regionerne. Kan der komme nogle mere eksakte datoer på fra regionerne, bl.a. Region Syd som har flyttet. Region Nord har I en mere specifik dato. Det er Region Midt Det forsøges at få alt med, også 2. leverance, til ibrugtagning den 22. september. For Hovedstaden forventes at planen holder og de går i luften Ændringer til tidsplaner og mere uddybende tekster osv. sendes til Alice, så oversigten kan blive opdateret. c. Bestilling af test Annemarie spørger ind til, om man kan blive certificeret til ambulantepikrisen, hvis man ikke opfylder rød og gul markeringen i standarden. De ambulante DIS02 og DIS03 skal der ikke være rød og gul markering. I Region Nord kan de nå at lave om i deres programmering, så de kan sende en grøn og hvid, når det er ambulante. 4

5 Så hvordan forholder MedCom sig til dette i forhold til at kunne blive godkendt? Michael opsummerede hvordan den gængse procedure er for test og certificering. Og i ovenstående tilfælde vil leverandøren ikke blive godkendt, da de ikke overholde standarden, men der vil blive givet en bemærkning på dette og verden vil kunne fungere også med denne markering, så systemet kan få lov til at sende epikriser. Får MedCom en bestilling på revidering af DIS02 og DIS03, udløser det en fornyet test og certificering af samtlige systemer, og her vil Region Nord så blive godkendt. d. Undervisnings- og kommunikationsmateriale Skal revideres i forhold til ovenstående tilbagemelding fra PLO og RLTN. Se ovenfor. 4. Overgangsperiode med understøttelse af 2 versioner af standarden a. Hvem kan hvad hvornår? Overgangsperiode fra Hvordan sikrer vi, at lægen kan se forskel på om det er en gul epikrise eller bare en gammel epikrise sendt i gammel version og som vil modtages som hvide. Det er en 3 mdr.s periode og henover en sommerferie, så der vil nok ikke komme så mange epikriser og slet ikke gule. Leverandørerne kan ikke gøre noget ved dette, de vil i overgangsperioden sende gamle epikriser. Lægerne skal bruge deres sunde fornuft og læse de epikriser, som de får, og man kan som sædvanlig stadig ringe. Der er ikke nogen overgangsperiode med korrespondancemeddelelser omkring den midlertidig løsning. Den midlertidige løsning er afslået og det skulle gerne fremstå i et referat fra et følgegruppemøde. PLOs feriefridagsoplysning er stadig i spil i forhold til at sygehuslægen skal finde ud af om lægen har ferie inden han sender epikrisen. Det er ikke regionernes opfattelse at denne opgave er defineret godt nok. Hvem har ansvaret? Det er en overenskomstaftale omkring rød, gul, grøn markeringen og er ikke en del af vejledningen. Der er ikke nogen som skal ud i feriefridagsløsningen og det er ikke sygehuset opgave at finde ud hvor epikrisen skal sendes hen, hvis e.l. har ferie eller er på kursus. Her var der også en del debat omkring feriefridagsløsningen, som ikke er løst endnu. Men regionerne mente ikke, at det var en løsning, som sygehusene skulle implementere. Vi er i en overgangsperiode, hvor lægerne skal være opmærksomme på de epikriser de modtager, som evt. kan være nogen, som de skal følge op på, dette er også holdningen fra PLOs side. Conni nævner, at problemet skal løftes i Koordinationsgruppemøde, hun har forsøgt at sætte det på dagsordenen. Regionerne vil gerne indgå i dette, så man sikrer, at opgaven lander det rigtige sted. Tom nævner, at problemstillingen så kan løftes videre til MedComs styregruppe, som så må tage stilling til den videre løsning. 5

6 Michael Frank nævner, at der ikke lige ligger noget omkring en autosvarløsning. Der er nogen regioner som arbejder med dette også og har spurgt ind til en løsning. Hvis der skal laves en løsning, så er der nogen som skal sætte sig ned og tænke sig om. Der skal også afklares noget jura. Vi prøver at finde det referat, hvor det står. b. Hvordan kan der tages højde, at praktiserende læge ikke overser en gammel epikrise, når han/hun er begyndt at modtage de nye med farvemarkeringer? Se ovenfor. 5. Spørgsmål/emner til drøftelse fra projektgruppen a. RS/Formidling af medicinlister via epikrisen med udgangspunkt i teksten i den nationale vejledning. Se bilag vedr. tidligere indhentede eksempler på medicinlister i epikriserne. Der har været meget kritik af lange medicinlister i epikriserne og man har været meget lydhøre for at korte dem ned, men skal der så ikke laves et analysearbejde omkring hvad, der skal sendes med. Der er også formateringsproblemer. Trine efterlyser konkrete eks. på hvordan listerne skal se ud. Alice har sendt nogle eks. ud, som der spørges ind til, om der ikke er sket ændringer siden disse blev lavet. Der var ikke umiddelbart nogen tilbagemelding. Det er blevet drøftet ved det seneste møde omkring værdien af at medsende medicinoplysningerne, når man kan se den aktuelle medicin i FMK, men Bjørn understreger, at lægerne har glæde af at få dem. Der er blevet ryddet op i listerne fra Region H., så det er blevet bedre siger Bjørn. Så de kan fortsætte med den løsning som er nu. Trine vil bede lægesystemlev. om at sende skærmdump af det lægerne modtager, så de kan følge op på måske noget formatering o.a. Michael Frank foreslår, at visning af medicinlister kunne komme med på en testcamp, som en slags akkreditering, hvor en kliniker kunne være med til at godkende visningen. Det er bare en ide og PL vil gerne tage denne opgave ind, hvis det giver mening. Helt lavpraktisk nævner Trine, at for at det skal give mening, så skal der laves skærmdump af både afsenderbilledet og modtagerbilledet og så skal det nævnes hvilket system billedet er taget fra. b. RS/Mulighed for et samarbejde, hvor vi på systematisk vis kan undersøge udfordringer med selve tekstformateringen, herunder mulighed for at sammenligne visningen af selve epikriseteksten i afsendersystemet med visningen af samme tekst i de forskellige modtagersystemer. Her er også taget udgangspunkt i medicinlisten. Kan der arbejdes med dette på nationalt plan i stedet for lokalt. Her skal også tages stilling til hvor hyppigt aftestningen skal gentages. Se i øvrigt ovenfor som falder lidt sammen med dette punkt. c. RSD/Juridisk ansvar i forhold til farvemarkering 6

7 Hvem der har ansvaret, hvis en sygehuslæge skønner, at en patient selv kan kontakte egen læge i forhold til opfølgning og derfor sender en GRØN epikrise; patienten tager ikke kontakt til egen læge, hvilket er fatalt for patienten. STPS oplyser, at det i givet fald er patienten, der har ansvaret. Dette vil sygehuslægerne have på skrift. Usikkerhed om ansvar ved farvemarkering kan udløse uhensigtsmæssig farvemarkering, hvorfor der efterspørges et skriftligt juridisk regelsæt eller lignende for farvemarkering generelt. Torsten var inviteret til workshoppen i Region Syd. Hvem har ansvaret når man sender en grøn epikrise og patienten så alligevel ikke kan tage vare på sin egen situation. Her sagde Torsten at det var patientens ansvar og det ville Susanne gerne have spurgt ham om i dag. Alice har kontaktet Torsten, som har svaret: Markering af behov for aktiv opfølgning og sårbare patienter er et overenskomstmæssigt anliggende aftalt mellem PLO og Regionernes Lønnings- og Takstnævn. Det er Styrelsen for Patientsikkerheds opfattelse, at det i overenskomsten er aftalt mellem parterne, at patienter med grønmarkerede epikriser er vurderet til selv at være i stand til at opsøge egen læge. Der henvises dog til Danske Regioners faglige vejledning på området for berigtigelse af dette. Teoretisk set, hvis der skulle opstå en sag på baggrund af en situation, som den beskrevne, vil STPS skulle foretage en konkret vurdering af, om der er udvist omhu og samvittighedsfuldhed (autorisationslovens 17). Dette vil bl.a. bero på en vurdering af, om det er levet op til den faglige norm. Susanne har tænkt sig at sende spørgsmålet ind til FAQ og spørgsmålet er kommet i forbindelse med Svendborgsagen, så der er meget obs. på det på sygehusene i Svendborg og Odense. Region H vil lave en kvalitativ auditering omkring indholdet af epikriser. Der skal laves audit på alle typer epikriser både rød, gul, grøn og hvid. Der skal laves en evaluering af epikriserne ved Styrelsen. Kontakt til egen læge ved markering RØD Der er bekymring for, at sygehuslæger vælger at sende en GUL epikrise, fordi det er besværligt at sende en RØD epikrise, når egen læge samtidig skal kontaktes telefonisk. Det er erfaringsmæssigt svært at få kontakt til egen læge. Sygehuslægerne efterspørger adgang til en for dem tilgængelig, opdateret telefonliste på praktiserende læger. Hurtig tilgang til telefonlisten, hvordan kan den tilgås og hvor findes den. Der findes allerede en opdateret oversigt over praksisoplysninger, som alle læger med autorisation har adgang til med NemID og via sundhed.dk. I Region nord findes der også lister med bagomnumre, som opdateres 2 x om året og som sygehusene har adgang til. I Region Syd har man også haft adgang til bagomnumre via det gamle VisInfo Syd, og Erik ved ikke hvordan det ser ud i dag. Overdragelse af opgave/ansvar for telefonisk kontakt til egen læge ved markering RØD 7

8 Det er ikke muligt for sygehuslægen at få kontakt til egen læge i weekend, påske etc., og sygehuslægen skal så kontakte egen læge telefonisk hverdagen efter udskrivelsen. Sygehuslægen er ikke på arbejde den/de første hverdage efter patientens udskrivelse. Kan ansvaret/opgaven med telefonisk kontakt til egen læge overdrages til andre? I givet fald til hvem? Lægesekretær? Sygeplejerske? Anden sygehuslæge? Andre? Skal det gøres så meget anderledes i forhold til hvordan det gøres i dag spørger Charlotte ind til. Det er et rigtig godt spørgsmål og Susanne opfordres til at sende spørgsmålet videre til STPS s FAQ. Man vil sætte pris på at det er en læge, som tager kontakt til e.l. eller i hvert fald den person som har taget beslutningen om at epikrisen skal rødmarkeres. Tak for de tilsendte spørgsmål, som har været meget relevante. 6. Evt. a. Næste møde: 22. eller 29. august? Torsdag er ikke godt for Erik Holk. Det er bedre med en mandag eller tirsdag. Næste møde blev planlagt til den kl