Vejledning til Anmodning om fravær samt Sygemelding Sådan sender du ferie og sygemeldinger Indhold Anmodning om fravær... 2 Sygemelding... 4 Opsætning i EASY... 5 Support... 6 Senest redigering 08.03.2017 version 2, næste redigering senest december 2017 1
Anmodning om fravær Modulet Anmodning om fravær giver mulighed for at den enkelte medarbejder kan anmode om fri. Der kan vælges mellem ferie, feriefridag, børneomsorgsdag etc. Disse muligheder styres af at særlig skemalægning (https://info.uddataplus.dk/skemalaegning-af-saerligt-skema/) er sat rigtig op på skolen. Der er også mulighed for at oprette en *FLEX-FRI aktivitet, hvilket giver mulighed for at anmode om en fridag, der vises i skemadelen uden at trække fra saldoen. Dette gøres først, når medarbejderen ikke registrerer noget på sin FLEX-FRI-dag. Medarbejderen får mulighed for at vælge ferieår og se sin feriesaldo. Når medarbejderen ønsker at anmode om fri vælges der, hvilken fraværstype der ønskes. Herefter vælges periode og hvilken leder anmodningen skal sendes til. Kopi af anmodningen kan sendes til anden leder eller kollega. Der er også mulighed for at knytte en kommentar til anmodningen. Når alt er udfyldt klikker medarbejderen på Opret anmodning. Herefter kan der oprettes en ny anmodning eller anmodningen kan sendes. Ønsker medarbejderen at annullere en sendt anmodning, kan der vælges fanebladet Annuller anmodning. Her kan vælges den anmodning, der ønskes annulleret. Herefter klikkes der på Annuller anmodning. Lederen, som har ansvaret for medarbejderen, vil på fanebladet Godkend/Afvis anmodning kunne Senest redigering 08.03.2017 version 2, næste redigering senest december 2017 2
godkende eller afvise de respektive anmodninger. Når en anmodning bliver godkendt, vil der automatisk blive genereret en særlig skemaregistrering, som vises i medarbejderens skema samt i ferieregnskabet. I fanebladet Oversigt anmodninger vil alle anmodninger kunne ses for en afdeling eller for hele skolen. På menupunktet Ferieoversigt kan der ses en samlet plan for ferie for en enkelt medarbejder eller for den afdeling/ansvar/flex-gruppe, medarbejderen er tilknyttet. Oversigten vises for en 5 ugers periode, og der kan bladres med piletasterne. Senest redigering 08.03.2017 version 2, næste redigering senest december 2017 3
Sygemelding Det er muligt at foretage en sygemelding ved at benytte menupunktet Sygemelding. Her angives fraværstype, fra hvilken dag man er syg samt forventet antal dage man vil være sygemeldt. Der angives hvilken leder samt anden kollega, der skal modtage sygemeldingen. Når alt er udfyldt klikker medarbejderen på Send sygemelding. Der vil blive sendt en mail til de personer medarbejderen har angivet. Når en sygemeldingen bliver sendt, vil der automatisk blive genereret en særlig skemaregistrering for de antal sygedage, der har været, når der foretages en raskmelding. Når medarbejderen igen går ind under sygemelding vil følgende dialog kommer frem, hvorefter medarbejderen kan raskmelde sig. Der vil blive sendt en mail om raskmeldingen til de personer medarbejderen har angivet. Under fanebladet Aktuelt sygemeldte ses de medarbejdere der er sygemeldte i en bestemt afdeling eller alle på skolen. Senest redigering 08.03.2017 version 2, næste redigering senest december 2017 4
Opsætning For at definere hvilke personer, som kan godkende fraværsanmodninger, skal der laves en opsætning, som fortæller, hvem der er ledere og hvad/hvilke medarbejdere de er ledere for. Som det første defineres, hvilken gruppering der ønskes for medarbejderne. Dette opsættes under System Rollerettigheder fanen Systemindstillinger - i værdien Afdeling for ansvarsområde Værdien er en tekst og der er tre muligheder: Navision Dette er standardværdien, hvis feltet er blankt, og betyder at medarbejderne grupperes på deres øse-ansvar (Navision ansvarsnummer) fra billedet Ansættelsesforholdes SLS oplysninger (A037). meda_afd Dette vil betyde at medarbejderne grupperes efter den afdelingskode, som er tilknyttet deres primære ansættelsesforhold. EASY - Dette vil betyde at medarbejderne grupperes efter det EASY ansvarsområde, som er tilknyttet deres primære ansættelsesforhold. Opsætning i EASY Når det er valgt hvilken gruppering der tages udgangspunkt i, skal det defineres hvilker personer der er leder for de forskellige grupper. Det gøres ved at oprette en medarbejder note på lederne. Først oprettes en medarbejdernotetype (A015), hvor kort betegnelsen er lig med Ø-ansvar. Kode OA kan anvendes, hvis den ikke findes i forvejen Senest redigering 08.03.2017 version 2, næste redigering senest december 2017 5
Herefter oprettes en medarbejdernote af typen OA (Ø-ansvar) på alle lederne. Noteteksten på noten, skal være den gruppe som pågældende er leder for. Dvs. øse-ansvar, EASY ansvarsområde eller EASY medarbejderafdeling. Valgmuligheden Flex Fri/Eksamens fri Oprettelse af *FLEX-FRI/*EKSAM-FRI til anvendelse under Anmodning af fravær oprettes i modulet A344 Øvrige aktiviteter. Denne aktivitet skal altid tildeles FLEX installation -2 i UDDATA+/FLEX adm. Det er vigtigt at det er den nævnte benævnelse, der er anvendt. Se eksempel nedenfor. Support Hvis denne vejledning eller andet giver behov for support, kan vi kontakts på Tlf.: 7222 6101 eller E-mail: uddatasupport@uddata.dk Senest redigering 08.03.2017 version 2, næste redigering senest december 2017 6