Kommunebus - Mere service for færre penge
Indhold Kommunebus 2 Formål med Kommunebus 3 Sådan fungerer Kommunebus 3 Gode erfaringer med Transportplansprojekter 4 Organisering af det gode Transportplansprojekt 5 Vi anbefaler indførelse af en kørselskoordinator 6 Forankring og ledelsesansvar 7 Erfaringer fra Lolland og Frederikssund Kommuner 7
Kommunebus Kommunebus er et nyt produkt fra Movia, som gør den kommunale kørsel mere effektiv ved at lukke hullet mellem ordinær bustrafik og Flextrafik. Herved kan Movia tilbyde optimering og udbudsassistance for kommunens fulde trafikløsning. Kombineret med et samlet eftersyn af kommunens trafikbetjening, et såkaldt Transportplansprojekt, kan Kommunebus således sikre mere service for færre penge. I hidtidige projekter har kommuner realiseret effektiviseringer mellem 5 og 15% samtidig med, at betjeningen er øget og forbedret i forhold til borgernes transportbehov. Kommunerne står i dag over for krav om mere service for færre penge på en lang række områder. Det gør sig også gældende for den kommunale transportopgave, hvor virksomheder, institutioner og borgere har forventninger om bedre og mere skræddersyet betjening samtidig med, at kommunerne skal spare penge. Det kræver et helhedssyn på den kommunale trafik for at skabe endnu mere effektivitet og sikre, at de forskellige trafikløsninger udnyttes maksimalt uden unødvendige overlap. For at hjælpe kommunerne med denne udfordring arbejder Movia løbende med at forbedre både vores rådgivning og produkter. Et vigtigt element heri er Kommunebus, som er et fleksibelt og skræddersyet produkt, som lukker hullet mellem Movias nuværende gule busser og Flextrafik, og som kan erstatte kommunens lukkede busruter. Herved kan kommunen høste synergier ved at benytte Movias rådgivningsekspertise og udbudsfællesskab for den samlede kommunale transportopgave. Introduktionen af Kommunebus vil for mange kommuner være et velvalgt tidspunkt for et samlet eftersyn af kommunens samlede transport og samtidigt få ryddet op i serviceniveauer og visitering, så borgerne oplever et ensartet niveau på tværs af geografi og kørselsordninger. Vi kalder dette eftersyn for et kommunalt Transportplansprojekt. Erfaringer fra tidligere projekter viser, at kommunerne kan opnå bedre betjening og samtidigt reducere omkostninger med 5-15 pct. Kommunebus lukker hullet mellem Movias eksisterende produkter Kommunebus Ordinær bustrafik (f.eks. A-, S- og R-busser) Lukkede kommunale udbud og kommunal egenproduktion Flextrafik Lav fleksibilitet Høj fleksibilitet
Formål med Kommunebus Formålet med Kommunebus er at gøre kommunens samlede trafik mere effektiv ved: At opnå synergi på tværs af kommunens kørselsordninger (den ordinære kollektive trafik og specialkørslen), således at kommunen får mest muligt for pengene. At optimere vognløb og tilpasse materieltype og -størrelse til behovet på den enkelte tur. At sikre fleksibilitet til hyppige ændringer, som der er i kommunens egne udbud. At delegere opgaven med udbud af kørsel og afregning til Movia. Målet er en bedre koordination, således at kommunens trafikbehov dækkes bedst muligt. Sådan fungerer Kommunebus Kommunebus er et fleksibelt produkt, der dækker forskellige behov i forskellige kommuner med hensyn til kørsel af ældre, skolebørn og ordinær kørsel på tidspunkter med lav efterspørgsel. Movia kortlægger i samarbejde med den enkelte kommune de krav, der skal stilles til Kommunebusserne, udarbejder en køreplan sammen med kommunen, forestår udbud, som sikrer en fast pris, og hjælper i forbindelse med indledende markedsføring. miljø- og materielkrav. Det betyder, at Kommunebus kan have kommunens farver og logo, hvis det ønskes. Hvis busserne også skal dække ture i den ordinære kollektive trafik, f.eks. kørsel med mindre bus aften og weekend, gælder dog, at busserne skal være gule og udstyret med rejsekortlæsere og destinationsskilt. Endvidere skal bussen kunne medtage en cykel, barnevogn, rollator eller kørestol. Med hensyn til kørselsplanlægning samarbejder Movia og den enkelte kommune om en god plan ved oprettelsen af Kommunebus. Efterfølgende overgår ansvaret for den løbende planlægning til kommunen, og nødvendige justeringer koordineres med operatørerne. Skal bussen køre på nye tidspunkter eller i et andet omfang, orienteres Movias køreplanlægger for at sikre, at afregningen med operatøren er korrekt. Ved indførelsen af Kommunebus hjælper Movia med presse- og kommunikationsindsatsen og stiller derudover sit selvbetjeningsmodul til markedsføring til rådighed. Det er dog vigtigt at påpege, at markedsføring og passagerinformation i forhold til kørsel med Kommunebussen er kommunens opgave og ansvar, da Kommunebusproduktet ikke er en del af den ordinære offentlige transport og vil variere mellem kommuner. Flere forskellige kørselsbehov dækkes fleksibelt over en dag I forhold til materielkrav er Kommunebus i udgangspunktet ikke omfattet af Movias generelle Movia gennemfører selve udbuddet og sikrer kommunen får en fast kendt timepris på Kommunebuskørslen. For at kommunen kan få en
så effektiv løsning som muligt foreslås kommunebus at indgå en større samlet løsning for den kommunale kørsel i forlængelse af et Transportplansprojekt, jf. nedenfor. Gode erfaringer med Transportplansprojekter Frederikssund og Lolland Kommuner har tidligere gennemført Transportplansprojekter med gode resultater, jf. tabellen nedenfor. Store økonomiske potentialer gør sig især gældende, hvis kommunen ikke tidligere har evalueret mulige overlap mellem åben og visiteret kørsel. Transportplansprojekter fungerer på den måde, at Movia samarbejder med kommunerne om at kortlægge og analysere kommunens samlede kørselsbehov. Derudfra sammensætter vi i fællesskab den mest præcise trafikløsning, hvor der sikres synergier mellem de forskellige kørselsprodukter, og hvor eventuelle fordyrende overlap skæres væk. Projekterne i Lolland og Frederikssund Kommuner resulterede i nye trafikplaner med justerede åbne ruter og nye principper for specialkørsel. De forskellige faser og ansvarsplacering igennem disse projekter ses nedenfor. Lolland Udgangspunkt (DKK/år) Besparelse (DKK/år) Serviceforbedringer (åbne bustimer pr. år) Resultatbeskrivelser (se yderligere uddybning nedenfor) Frederikssund Udgangspunkt (DKK/år) Besparelse (DKK/år) Serviceforbedringer (åbne bustimer pr. år) Resultatbeskrivelser (se yderligere uddybning nedenfor) 75 mio. kr. i alt for kollektiv trafik og visiteret kørsel. Ca. 3,5 til 4 mio. (5 pct.) 1.826 (2 pct.) Vi opnåede en række gode resultater, og grundlæggende er kørslen bedre i dag. Samtidig lykkedes det at spare et sted mellem 3,5 til 4 mio. kr. om året gennem et koordineret udbud, som gav nogle rigtig gode priser. - Jytte Harpøth, sektorchef i Teknik og Miljø, Lolland Kommune 57 mio. kr. i alt for kollektiv trafik og visiteret kørsel. Ca. 9 mio. (16 pct.) 6.052 flere bustimer (27 pct.) Vi har i dag en bedre kørselsbetjening end den, vi havde tidligere. Flere byer har fået mere betjening og i højere grad med busser, som er åbne for alle. Samtidig sparer vi omkring 9 mio. kr. om året. Så projektet er et godt eksempel på, at eftersyn af den service, som vi leverer til borgerne, kan have stor værdi. - Claus Madsen, direktør Teknik og Miljø, Frederikssund Kommune
Faser og bidrag i et transportplansprojektet Afhængig af projektets omfang tager det typisk et sted mellem 1½-2 år at gennemføre et Transportplansprojekt. Det sikrer tilstrækkelig tid til de forskellige hovedaktiviteter i form af blandt andet kortlægning, udvikling af ny trafikløsning, forankring og høring samt udbud. I slutningen af dette dokument har vi sammenfattet flere erfaringer fra de to kommuner. Organisering af det gode Transportplansprojekt For at sikre synergi i og styring af arbejdet med kommunens samlede kørselsløsning er det Movias erfaring, at et velorganiseret analyse- og implementeringsforløb er alfa og omega. Det vil typisk involvere skole-, borgerservice-, ældreog sundhedsområdet samt repræsentanter fra teknik & miljøs trafikbestillingsenhed (som står for den åbne kollektive trafik i kommunen). Vellykkede projekter kræver med andre ord en bred forankring på tværs i kommunens forvaltninger samt et tilstrækkeligt ledelsesfokus. Baseret på erfaringer fra især Lolland og Frederikssund Kommuner er følgende ledelsesmodel med til at forøge projektets succes. Samtidig er modellen også brugbar, når de nye trafikløsninger, herunder Kommunebus, skal startes op og sættes i drift. Modellen indeholder en række roller på kommunesiden: En styregruppe, som ofte er direktionen, men også kan være politisk. En ansvarlig direktør, der har det overordnede ansvar for projektet (kaldes ofte projektsponsoren). En projektleder, som koordinerer projektforløbet fra kommunens side En kørselsgruppe bestående af kørselsansvarlige for de enkelte institutioner (ledere og administrative medarbejdere). Denne struktur matches af Movia, som stiller med en repræsentant til styregruppe, en projektleder og en række specialister indenfor trafik- og Flextrafikplanlægning.
Anbefalet organisering af transportplanprojektet Vi anbefaler indførelse af en kørselskoordinator En række kommuner har gode erfaringer med at sikre det tværgående samarbejde efter Transportplansprojektet via en koordinatorrolle (kaldet en kørselskoordinator). Oprettelsen af en kørselskoordinator har en række fordele: Alternativet til kørselskoordinatoren er et kørselskontor. Det vil have en række ansatte og eventuelt også egen kørselsenhed. Kørselskontoret overtager typisk mange af de kørselsrelaterede opgaver, som har ligget i forvaltningerne. For små og mellemstore kommuner er det dog sjældent rentabelt at etablere et kørselskontor. Der kan dog være tilfælde, hvor det er relevant, særligt hvis kommunen har store synergier/effektiviseringspotentialer, der skal realiseres, som illustreret nedenfor. Det er en omkostningseffektiv løsning til at koordinere på tværs. Det er simpelt og hurtigt at etablere. Det samler udvalgte opgaver, hvorved kommunen opnår synergi på tværs af forvaltningerne. Det fastholder ansvar for og føling med kørselsopgaven i fagforvaltningerne. En ulempe - eller måske rettere et opmærksomhedspunkt - kan være, at kørselskoordinatorens evne til at drive samarbejde på tværs af forvaltningerne er vigtig for succes. Med andre ord er det vigtigt at finde den rigtige person til jobbet. Derudover er det vigtigt at være opmærksom på, at de daglige visiteringsopgaver og kontakten til institutionerne normalt fastholdes ude i forvaltningerne med oprettelsen af kørselskoordinatorrollen.
Anbefalet organisering af transportplanprojektet Potentialerne kan relatere sig til bedre planlægning og udbud eller en strømlining af visitering. Her skal man dog være opmærksom på, at oprettelsen af kørselskontoret kan medføre risiko for, at fagforvaltninger i mindre grad påtager sig deres del af ansvaret, f.eks. for stramning af serviceniveauer og visitation. Forankring og ledelsesansvar For at sikre den maksimale forankring af en ny trafikplan og herunder eventuelt introduktion af Kommunebusser er det vigtigt, at kommunen har ovennævnte organisering på plads, inden arbejdet med at skabe en bedre trafikplansløsning for kommunens kørsel går i gang. Transportplansprojektet vil ofte være en velegnet måde at uddanne organisationen i principperne om effektiv Transportplanlægning, serviceniveauer og visitering. Det er på tilsvarende måde en god uddannelse af en kørselskoordinator i at samordne kommunens fremtidige kørselsplanlægning og samarbejde. Er kørselskoordinatoren på plads, før projektet går i gang, er koordinatoren et naturligt valg som projektleder. Flere kommuner har haft succes med at udvide trafikbestillerens opgaver til også at indeholde koordineringsansvaret for specialkørslen. Læs mere om dette i casebeskrivelsen om Frederikssund Kommunes Transportplansprojekt nedenfor. Da Transportplansprojektet og koordinatoropgaven går på tværs af de fleste af kommunens forvaltninger, må det nødvendigvis være en direktionsopgave at igangsætte et sådant projekt. Det er også direktionens opgave at beslutte, om kommunen ønsker en fremtidig koordinering, og at der oprettes en sådan ny rolle til dette. Erfaringer fra Lolland og Frederikssund Kommuner Vi har indsamlet erfaringer fra de to projekter gennem interview med lederne af Transportplansprojekterne: Claus Madsen, direktør Teknik og Miljø, Frederikssund Kommune Birte Norman, projektleder og kørselskoordinator, Frederikssund Kommune Jytte Harpøth, sektorchef Teknik- og Miljømyndighed, Lolland Kommune. Centrale erfaringer ses i tabellen nedenfor, og på den efterfølgende side er de to projekter beskrevet.
Ledelsesmodel i projektet Lolland Politisk styregruppe oprettet tidligt, hvilket sikrede politisk forankring igennem projektet. Stor involvering af udvalg. Drevet af teknik- og miljøforvaltningen. Oprettelse af kørselskoordinator Nej. Ja. Største udfordringer Bedste råd til andre kommuner Kortlægning af den visiterede kørsel, der gemmer sig rundt om i kommunen. Frederikssund Direktionen var projektets styregruppe. Projektet blev ledet af kørselskoordinator. Drevet af teknik- og miljø forvaltningen. Kortlægning af den visiterede kørsel, der gemmer sig rundt om i kommunen. Oprettelse af politisk styregruppe sik- Projektet var ikke kun et spareprojekt, rede en alle for én -tankegang, dvs. eventuelle besparelser samles i én pulje, således der kan uddeles ekstra resultat heraf er bustræning blevet en budgetter, hvis enkelte enheder ikke får del i besparelserne. men også et eftersyn af rehabilitering af borgere med særlige behov. Som fast del af hverdagen på mange af kommunens specialtilbud i dag.
Lolland Kommune Frederikssund Kommune Hvordan besluttede I projektet? Vi kom fra syv forskellige kommuner med forskellige serviceniveauer både for kollektiv trafik og befordring. Projektet opstod på baggrund af en generel debat om tomme busser og en ensartet betjening af alle geografiske dele af kommunen, herunder hvorvidt vi kunne få mere service for pengene. Projektet blev vedtaget politisk, og udvalgsformændene udgjorde vores styregruppe. Hvad har været de vigtigste resultater fra projektet? Vi opnåede en række gode resultater, og grundlæggende er kørslen bedre i dag. Samtidig lykkedes det at spare et sted mellem 3,5 til 4 mio. kr. om året gennem et koordineret udbud, som gav nogle rigtig gode priser. Med hensyn til Flextrafikken lykkedes det at sikre ensartet visitering på tværs af områder, og mere generelt lykkedes det at harmonere kommunens tilbud på både ordinær og Flextrafik. Hvordan har I forankret arbejdet? Undervejs følte de involverede parter sig godt inddraget, og Movia førte os godt igennem processen. Det hjalp i forhold til at sikre politisk opbakning, ved at Movia løbende fremlagde resultater ikke kun til administrationen, men også til politikerne. Projektet har som sådan ikke ført til en ændring i organiseringen af vores arbejde med trafikken. Kunne I have brugt Kommunebus? Det kunne vi formentlig. Det forholder sig sådan, at alt, hvad der var relevant, lagde vi over i Movia-regi. Så hvis Kommunebus havde eksisteret, var det formentlig blevet inddraget i den nye løsning. - Jytte Harpøth, sektorchef Teknik- og Miljømyndighed, Lolland Kommune. Hvordan besluttede I projektet? Projektet var en del af direktionens effektiviseringsforslag til politisk drøftelse i forlængelse af Deloittes nationale analyse af befordringsområdet. Derudover havde der i en periode været debat om vores busbetjening af dele af kommunen. Det var derfor naturligt at foreslå en analyse af vores samlede trafikbetjening. Hvad har været de vigtigste resultater fra projektet? Vi har i dag en bedre kørselsbetjening end tidligere. Flere byer har fået mere betjening og i højere grad med busser, som er åbne for alle. Samtidig sparer vi omkring 9 mio. kr. om året. Så projektet er et godt eksempel på, at eftersyn af den service, som vi leverer til borgerne, kan have stor værdi. Samtidig var projektet et vellykket samarbejde på tværs af vores forvaltninger. Sidst, men ikke mindst, er et eksempel på, at vi kan skabe en løsning, som er skræddersyet til os og som ikke bare er Movias hyldevare. Hvordan har I forankret arbejdet? For at sikre at projektets målsætninger blev til virkelighed, har vi valgt, at vores projektleder i analysefasen er fortsat som kørselskoordinator med ansvar for kommunikation med Movia og vores vognmænd, samarbejde med forvaltningerne samt opfølgning på økonomi og vores nye visiteringsprincipper. De kørselsansvarlige i forvaltningerne har stadig den daglige kontakt til institutionerne. Kunne I have brugt Kommunebus? Det tror vi bestemt, vi kunne. Fx har vi en åben skolerute, som ville have passet godt til Kommunebus. Vi har også svømmekørsel, som kan udbydes mere effektivt, hvis det gøres i sammenhæng med den øvrige trafik. - Claus Madsen, direktør Teknik og Miljø, Frederikssund Kommune.
Udgivet af: Trafikselskabet Movia Gammel Køge Landevej 3 2500 Valby Telefon 36 13 14 00 CVR nr. 29 89 65 69 Februar 2017 www.moviatrafik.dk Movit-3417426