Notat Vedrørende: Sagsnavn: Sagsnummer: Skrevet af: Forvaltning: Dato: Sendes til: Byrådet Indledning

Transkript

1 Notat Vedrørende: Serviceniveauer - Udbud af personbefordring 2017 Sagsnavn: Udbud af personbefordring 2017 Sagsnummer: G Skrevet af: Birgitte Wendelboe Stobberup bws@randers.dk Forvaltning: Budget Dato: Sendes til: Byrådet Indledning Randers Kommunes kontrakter for visiteret, ruteplanlagt personbefordring udløber 31. juli Forvaltningen har på den baggrund udarbejdet et udkast til udbudsmateriale til et kommende udbud af området. I udkastet forslås det, at der på nogle områder foretages en justering i det nuværende serviceniveau for befordringen. Kommunens budget for visiteret personbefordring har de seneste år været under stort pres. I 2015 var det samlede underskud på visiteret ruteplanlagt personbefordring (private leverandører) og visiteret variabel personbefordring (Midttrafik) omkring 1,5 mio. kr., mens seneste estimat for 2016 viser et forventet underskud på mere end 7 mio. kr. Den ruteplanlagte befordring udgør langt størstedelen af den samlede visiterede personbefordring (omkring 95 %). Det er derfor vigtigt, at det kommende udbud af området sikrer lavere priser end de nuværende, sådan at der kan skabes balance i økonomien på området. En væsentlig del af merforbruget har sammenhæng med specialundervisningsområdet. Her er der iværksat en række styringstiltag, ligesom der i tilknytning til vedtagelsen af B er igangsat en analyse af den samlede organisering, dimensionering og økonomi på området. Dette arbejde forventes også at kunne bidrage til at genskabe balancen i økonomien på befordringsområdet. Der har i arbejdet med udarbejdelsen af udbudsmaterialet også været et stort fokus på at genskabe den økonomiske balance ved at give leverandørerne gode rammer for at kunne optimere deres kørsel, hvilket forventeligt vil kunne resultere i bedre priser. Udgangspunktet har samtidigt været, at justeringer i forhold til den nuværende kontrakt skal have så lille en påvirkning som muligt på det oplevede serviceniveau for borgere, der visiteres til en af kommunens befordringsordninger. I bilag 1 til nærværende notat er vedlagt et overblik over nuværende og forslag til nye serviceniveauer for borgere, der er visiteret til en af de af udbuddet omfattede befordringsordninger. Udbudsmaterialet, og herunder forslaget til nye serviceniveauer, er udarbejdet med udgangspunkt i en erfaringsopsamling fra seneste udbudsproces og nuværende kontraktperiode samt i inputs fra blandt andet følgende: 1

2 - Deloitte Consultings analyse af kommunens befordringsområde, forår/sommer Møde med Midttrafik - Dialogmøde med og markedshøring af udvalgte emner hos interesserede leverandører - Dialogmøder med og høring af udkast til kravspecifikation hos institutioner - Workshop med byrådsmedlemmer - Sparring med og review fra Deloitte Consulting - Telefon-/sparringsmøde med Viborg Kommune (som har gennemført lignende udbud i 2015). Høringssvar Det samlede udkast til udbudsmateriale har været sendt i høring i Ældrerådet og Handicaprådet i forbindelse med deres møder i november I samme forbindelse har rådene drøftet forvaltningens forslag til justeringer i de nuværende serviceniveauer. Forvaltningen gennemgik på rådsmøderne de grundlæggende elementer i udkastet til udbudsmaterialet, herunder forvaltningens forslag til justeringer i de nuværende serviceniveauer. Ældrerådet har taget udkastet til udbudsmaterialet til efterretning. Handicaprådet har afgivet høringssvar, som fremgår af vedlagte bilag 2. Forvaltningen har følgende bemærkninger til høringssvaret: - Køretid: o Der er fra forvaltningens side forsøgt udarbejdet et udbudsmateriale, der kan danne grundlag for at genskabe den økonomiske balance på området. I den forbindelse er det søgt at give leverandørerne en øget sikkerhed og fleksibilitet i deres planlægning samt sikre en mere realistisk beskrivelse af vilkårene for kørslen. o Forlængelsen af køretiden er begrundet i, at den faktiske afstand og det faktiske tidsforbrug ved kørsel, særligt ved lange ture i myldretiden og gennem Randers By, gør det vanskeligt for leverandørerne at overholde de nuværende tidsfrister. o Det konkrete forslag til justeringer i køretiden er forsøgt gennemført på en måde, så færrest mulige borgere berøres af den foreslåede justering. - Kontrakthavers medarbejderes færdigheder: o Der vil i bilag til rammekontrakten blive vedlagt uddybende beskrivelser af institutionerne og deres målgrupper, herunder hvilke særlige behov, der karakteriserer de konkrete målgrupper. Der stilles desuden krav til, at leverandører såvel som chauffører gennemfører uddannelse, hvori indgår konflikthåndtering samt god kundeservice. Som supplement hertil stilles der endvidere krav til, at chauffører kan blive pålagt undervisning, såfremt kommunen vurderer det nødvendigt med særlige kvalifikationer i forhold til den konkrete målgruppe, der kræver særlig uddannelse. - Udlevering af kravspecifikationen til institutionerne: o Forvaltningen er enige i forslaget og vil gerne arbejde videre hermed i forbindelse med implementeringen af kontrakterne efter kontraktindgåelse, herunder drøfte tiltag med institutioner for at skærpe medarbejdernes opmærksomhed på de krav, som leverandørerne skal opfylde. 2

3 Serviceniveauer I den gennemførte befordringsanalyse anviser Deloitte Consulting en række anbefalinger til indsatser vedrørende kommunens nuværende serviceniveau for borgere, der er visiteret til befordring (analysen blev fremsendt til Byrådet sammen med budgetforslaget for ). Disse indsatser har potentiale til at effektivisere kørslen ved at give leverandørerne øget fleksibilitet i deres kørselstilrettelæggelse og vedrører: - Køretid: en forøgelse af den tid, borgere maksimalt må sidde i vognen, når de befordres - Ventetid: en udvidelse af tidsvinduer for afhentning og aflevering - Fast chauffør: fast chauffør tilbydes kun de borgere, der visiteres særligt hertil - Samkørsel: bedre mulighed for samkørsel på tværs af institutioner. Forvaltningen har arbejdet videre med at afdække fordele og ulemper ved anbefalingerne. Det foreslås på den baggrund en justering i de nuværende serviceniveauer vedrørende køretid, fast chauffør og samkørsel. Hensigten hermed er at sikre den bedste konkurrencesituation og lavere priser for kørslen samt en mere realistisk beskrivelse af vilkårene for kørslen med så lille en betydning som muligt for det oplevede serviceniveau for borgeren. Det er samtidigt vurderet, at det ikke vil være hensigtsmæssigt eller praktisk muligt at indføre øget ventetid før og efter aktivitet. De øvrige serviceniveauer fra den nuværende kontraktperiode foreslås fastholdt i den kommende kontraktperiode. Dog er der på enkelte områder foretaget en række mindre justeringer af sproglig karakter. I det følgende redegøres for forslag til justeringer i de nuværende serviceniveauer for henholdsvis køretid, fast chauffør og samkørsel. I bilag 1 er vedlagt et samlet overblik over nuværende og forslag til nye serviceniveauer samt en uddybning af begrundelserne for forslagene. Køretid: En forøgelse af den maksimale køretid med 15 minutter for borgere, hvor afstanden mellem afhentningsadresse og destination er mindst 24 km. i fugleflugtslinje. En optælling fra juni 2016 viser, at antallet af borgere med kørsel i juni 2016, der havde mindst 24 km. mellem afhentningsadresse og destination, var følgende: - Børn, unge og voksne til undervisnings- og specialtilbud: 15 borgere - Ældre til aktivitetscentre: fire borgere - Borgere til specialiseret genoptræning: ingen borgere (i august og september 2016 i alt to borgere/måned). De 19 borgere er tilknyttet forskellige institutioner. Af de 19 er det kun omkring halvdelen, der på optællingstidspunktet fast havde mindst 24 kilometer mellem afhentningsadresse og destination. De 3

4 øvrige borgere havde kun mindst 24 kilometer mellem afhentningsadresse og destination i forbindelse med kørsel til aflastningsadresser (typisk ad hoc-kørsel), kørsel til mor/far (hvor det i særlige tilfælde er vurderet nødvendigt med kørsel til to adresser/typisk hver anden uge), svømning eller lignende. I ovenstående optælling er udelukkende medtaget borgere fra Randers Kommune. Optællingen omfatter således ikke borgere fra andre kommuner, som er visiteret til tilbud i Randers Kommune, og som i den forbindelse benytter kommunens kørselstilbud. I praksis forventes en udvidelse af køretiden således at berøre meget få borgere; og borgere, som af særlige årsager ikke kan benytte sig af et lokalt tilbud, men som i stedet skal benytte et specialiseret tilbud langt fra hjemmet. Forøgelsen af den maksimale køretid for de borgere, der bor længst fra deres destination, skal tilgodese, at det i dag i praksis er svært og nogle gange umuligt for leverandørerne at køre borgeren mellem hjem og destination inden for den nuværende fastlagte køretid. Dette blev også fremhævet af leverandører på det afholdte dialogmøde. Udvidelsen vil dermed give leverandørerne en øget sikkerhed og fleksibilitet i deres planlægning. Justeringen vil således betyde en mere realistisk beskrivelse af vilkårene for kørslen samtidig med, at et fåtal af borgere vil opleve et anderledes serviceniveau end i dag. Idet få borgere i dag bor mindst 24 km. fra deres destination, er det dog uvist, hvor stor en betydning justeringen vil have på priserne for kørslen. Det er dog muligt, at leverandørernes øgede sikkerhed og fleksibilitet i planlægningen i sig selv vil afspejle sig i et generelt lavere prisniveau. Forslaget omfatter følgende konkrete justeringer i kravene til kørslen: Kørsel af børn, unge og voksne til undervisnings- og specialtilbud: o Forslag til justering af serviceniveau: For borgere med mindst 24 km. mellem afhentningsadresse og destination må køretiden ikke overstige 75 minutter. o Uændret serviceniveau: For øvrige borgere må køretiden ikke overstige 60 minutter, medmindre andet er aftalt. Kørsel af ældre til aktivitetscentre: o Forslag til justering af serviceniveau: For borgere med mindst 24 km. mellem afhentningsadresse og destination må køretiden ikke overstige 55 minutter. o Uændret serviceniveau: For øvrige borgere må køretiden ikke overstige 40 minutter, medmindre andet er aftalt. Kørsel af borgere til specialiseret genoptræning på Randers Sundhedscenter og Randers Regionshospital: o Forslag til justering af serviceniveau: 4

5 o For borgere med mindst 24 km. mellem afhentningsadresse og destination må køretiden ikke overstige 45 minutter. Uændret serviceniveau: For øvrige borgere må køretiden ikke overstige 30 minutter, medmindre andet er aftalt. Det skal understreges, at køretiden er en maksimal køretid, således at de berørte borgere ikke nødvendigvis i praksis vil opleve en køretid på den maksimalt fastsatte tidsgrænse. Fast chauffør: Fast chauffør tilbydes kun de borgere, der visiteres særligt hertil. Fast chauffør til samtlige kørsler sætter meget stramme bindinger på leverandørernes kørsel og vanskeliggør effektivisering/optimering af kørslen. Det er desuden i praksis ikke muligt at sikre fast chauffør på alle ruter; særligt i forbindelse med kørsel til aflastning, skiftende adresser og anden ad hoc kørsel. Problemstillingen blev også fremhævet på det afholdte dialogmøde med leverandører samt i forbindelse med den afholdte markedsdialog. Her har leverandører gjort opmærksom på, at et krav om fast chauffør til alle borgere sætter meget stramme bindinger på leverandørernes planlægning af kørslen, og et sådant krav vil dermed vanskeliggøre effektivisering og optimering af kørslen. Det vil fortsat være muligt at visitere de borgere, der har behov for det, til fast chauffør. Det forventes, at der i praksis ofte vil være et fast chaufførteam tilknyttet til enkelte ruter, således at mange borgere alligevel vil møde de samme chauffører. Samkørsel: Leverandørerne gives videre adgang til at samkøre borgerne på tværs af institutioner. Formålet er at understøtte leverandørernes kørselsoptimering og dermed en forventeligt lavere pris. Det vil fortsat ikke være muligt at samkøre passagerer på tværs af målgrupper, med mindre det i den konkrete situation aftales med kommunens kørselskontor. Det er eksempelvis fortsat ikke muligt at samkøre ældre borgere med skoleelever eller skoleelever med unge/voksne. Der åbnes dog op for, at specialklasseelever og specialskolelever kan samkøre med hinanden, samt at ældre borgere til aktivitetscentre kan samkøre med hinanden uanset hvilket område, henholdsvis Syd, Vest og Nord, borgerne er tilknyttet. Desuden kan alle ældre borgere til aktivitetscentre samkøres med borgere til specialiseret genoptræning på Regionshospitalet og Sundhedscentret. Kommunen forbeholder sig ret til at beslutte, at nogle borgere kun kan køre med andre borgere fra samme institution. I praksis er det sandsynligt, at der ikke vil være nævneværdig forskel fra nu for de borgere, der samkøres, idet det fortsat må forventes at være mest optimalt for leverandøren at samkøre borgere inden for det samme geografiske område. Særligt for aktivitets- og genoptræningskørslen til område Syd, Vest og Nord samt til Regionshospitalet og Sundhedscentret varetages kørslen i dag af samme 5

6 leverandør, hvilket i praksis giver mulighed for, at leverandøren samkører borgere på tværs af de omfattede institutioner. Videre rammer for samkørsel kan dog risikere at påvirke borgernes gennemsnitlige køretid i forhold til den nuværende, idet leverandører i højere grad kan fylde deres vogne med borgere fra forskellige destinationer. Borgerens køretid vil dog aldrig kunne overstige den fastsatte maksimale køretid. 6