Referat af møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljø-udvalget tirsdag den 3. december 2013

Dato: 3. december 2013 Ref: HP/tam j.nr. 043/300-5 Referat af møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljø-udvalget tirsdag den 3. december 2013 I mødet deltog: Henrik Pedersen, Inger Rose Hansen, Caroline Zoffmann Jessen, Eva Sopia Myers, Frants R. Lauritsen, Karen Cauthery, Marianne Holmer, Martin Svensson, Ole Næsbye Larsen, Tanja Christensen, Eva Christina Østerlund, Klaus Lehn Petersen, Lars Duelund Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Afbud: Ole Nørregaard Jensen Dagsordenspunkterne blev behandlet i denne rækkefølge: 1-4, 6, 5, 7, 9, 8. 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat. Bilag 1.1. Referat Godkendelse af dagsorden: Dagsordenen blev godkendt. Dekanen bød nyt AMU-medlem, Klaus Lehn Petersen, velkommen. Heidi Grøn Jensen er trådt ud af AMU. Opfølgning på referat: Ingen bemærkninger til referatet fra mødet den 17. september 2013. 2. Orientering fra Dekanen Referat: Dekanen orienterede om, at rammerne for implementering af fremdriftsreformen (SU-reformen) fortsat er uklare. Rektor har i medierne kommenteret, at han mener, at det er en urimelig lov, særligt i forhold til fristen for implementering. Forligsparterne indgik forlig den 11. december 2013. Reformen træder i kraft for nye studerende sommeren 2014 og for igangværende studerende sommeren 2015. 3. Arbejdsmiljø 3.1 Beredskab 3.1.1. Status for SDU s beredskabsplan 3.1.2. Myndighedskontakt DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET

Indstilling: Dekanen orienterer om status på SDUs beredskabsplan SU/AMU drøfter behov for en medarbejder til myndighedskontakt Referat: 3.1.1. Beredskab Dekanen forklarede, at beredskabsplanen har været behandlet i direktionen. Eva Sophia Myers delte materiale ud fra direktionsmødet. Materialet er vedlagt som bilag til referatet. Planen er, at arbejdsmiljøorganisationen udarbejder en relativt detaljeret arbejdsplan for implementering af et ensartet beredskab på alle fakulteter og fællesområdet. Opgave: Tanja Løvgren har efterfølgende undersøgt om beredskabsplanen også vil være på engelsk. Arbejdsmiljøkontoret ved Merete Habermann har svaret, at beredskabsplanen er det enkelte instituts/afdelings plan, der beskriver, hvordan medarbejderne skal agere under forskellige situationer. Enhederne udarbejder beredskabsplanen på baggrund af en grundskabelon udarbejdet af arbejdsmiljø. Grundskabelonen vil både være på dansk og engelsk og enhedernes beredskabsplaner skal ligeledes være på dansk og engelsk, hvis der er behov herfor. 3.1.2. Myndighedskontakt Dekanen foreslog, at opgaven med myndighedskontakt, overlades til én person på fakultetet, som har kompetencen. Der var enighed om, at det ville være rationelt at samle denne opgave hos én person. Opgave: Dekanen vil foranledige, at der arbejdes videre med sagen. 3.2 APV evaluering af handlingsplan Indstilling: Institutlederne melder på mødet tilbage i forhold til deres oplevelser af støj. Marianne Holmer orienterer om status for handlingsplanens pkt. 3.3. vedr. ledelsesopgaver og ansvar på fakultetet. Dekanen orienterer om status for handlingsplanens pkt. 3.7 vedr. tværgående sociale arrangementer Referat: 1) Institutledernes tilbagemeldinger i forhold til deres oplevelser af støj: Martin Svensson fortalte, at IMADA på et kontor har været generet af periodisk støj fra FKFs udstyr. Medarbejderne, der sidder på pågældende kontor bliver flyttet dels på grund af støjen, men også for at komme tættere på de øvrige kontorer på IMADA. De fraflyttede kontorer kan overgå til andre formål. Herudover vil man på IMADA sætte skiltning op med henstilling til at være opmærksom på støj og henstille til, at de studerende holder arrangementer udenfor arbejdstiden. Fagrådet er inddraget. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET

Dekanen bad FKF og IMADA om at overveje, om der er mulighed for lydisolering af lokaler med larmende udstyr. Frants Roager Lauritsen oplyste, at han overvejer at opsætte støjmålere for at identificere støj på FKF, da det af FKFs APV fremgik, at der var støjproblemer. Frants Roager Lauritsen har et omvendt støjproblem. Nogle medarbejdere er bange for at være alene i laboratorierne, da der måske ikke er nogen der opdager, hvis de kommer ud for en ulykke, fordi alle døre til laboratorierne er lukkede med dørpumper. En løsning på dette kunne være en nødkaldsordning. Inger Rose Hansen mente, at noget af støjproblemet vil forsvinde med de nyisatte glasdøre, som kan holdes lukkede, samtidig med at der signaleres åbenhed. Lars Duelund understregede at det i den forbindelse er vigtigt, at dørene lukker tæt. Klaus Lehn Petersen gjorde opmærksom på, at noget støj kommer fra delekontorer. Marianne Holmer oplyste at der er glasdøre i Bygning 41, som betyder at man kan lukke døren for støjen og stadig være synlig. Til flermandskontorer tilbydes headset med eller uden musik for at holde støjen ude. Herudover generede automatisk dørlukning og ventilation. Dette vil Biologisk Institut i samarbejde med teknisk service være opmærksom på i forbindelse med laboratorierenoveringen. Eva Christina Østerlund var ikke enig i, at det altid er en god løsning med 5 personer på kontoret - trods brug af headset og hun efterlyste løsninger. Dekanen forklarede, at NAT generelt har pladsproblemer, opgjort efter den eksisterende lokalenormering. Ny SUNDs normering er strammere, men sammenlignet med den har NAT stadig problemer. Han overvejer et konkret forslag om at forbinde bygning 41 og bygning 37.1 for at afhjælpe problemet. 2) Marianne Holmer orienterede om status for handlingsplanens pkt. 3.3. vedr. ledelsesopgaver og ansvar på fakultetet. Marianne Holmer oplyste, at der er nedsat et forskningsudvalg, og at hun forventede at fortsætte diskussionen om fakultetsledelse og forskningsledelse på mødet om fakultetets strategi den 18. december 2013. Marianne Holmer fortalte, at man vedr. studieledelsen er nået langt mht. identificering af aktiviteter i løbet af året. Der udarbejdes et oplæg iht. handlingsplanens punkt 3.3 af en arbejdsgruppe bestående af hende selv, Eva Sophia Myers og prodekan Claus Michelsen. Der er nedsat en styregruppe, der forankrer og koordinerer tiltag omkring fakultetets uddannelser og undervisning bestående af Martin Svensson, prodekan Claus Michelsen, studienævnsformand Poul Nielsen samt afdelingsleder Niels Kring. Der bliver holdt stormøder, hvor studieudvalgene præsenterer hinandens arbejde en gang i semestret. Der er planlagt en hjemmeside, der bl.a. beskriver de opgaver der ligger omkring DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET

studieledelse. Marianne Holmer fortalte, at en ph.d.-workshop blev afholdt i foråret 2013 og at en række tiltag blev identificeret, men at hun p.t. ikke kender status for implementering af denne del af handlingsplanen. 3) Dekanen orienterede om status for tværgående sociale arrangementer (handlingsplanens pkt. 3.7) Fakultetsjulefesten fortsætter som det eneste rent sociale arrangement. Herudover skal arrangementer fremover både have et fagligt og socialt snit. Eksempelvis planlægges kollokvium for forskning i form af speeddating-arrangementer, hvor viden om forskning, udstyr m.m. på fakultetet udveksles. Arrangementerne slutter af med socialt samvær. Educational lounge er et tilbud om at udveksle viden og erfaring på studieområdet på et mere evidensbaseret grundlag. Ole Næsbye Larsen foreslog, at møderne var mere konkrete. Eva Sophia Myers fortalte, at Educational Lounge i december meget konkret skal handle om eksamensformer. Eva Sophia Myers fortalte, at der er planer om 4 fyraftensmøder i 2014 om Why Danes are so weird, Generation Y, 2. generations invandrere og Motivation blandt de studerende. Karen Cauthery spurgte, om der var noget nyt i forhold til fokuspunktet stress. Dekanen fortalte, at stress er blevet drøftet i Akademisk Råd, herunder om arbejdspresset er ligeligt fordelt. Eva Sophia Myers oplyste at der arbejdes med pkt. 6, Involverende ledelse, samt ph.d.-supervision (bilag uddelt på sidste SU-møde). I den forbindelse vil et af målene være at skabe rammer for et arbejdsliv der ikke giver stress via en kortlægning af fælles arbejdsopgaver. Opgaver: Lars Duelund undersøger om APV undersøgelsen skal munde ud i en rapport til Merete Habermann. 3.3 Meddelelser (skriftlig orientering) Bilag 3.2 Bilag 3.3 APV handlingsplan Skriftlig orientering vedr. arbejdsskader Beslutning: Meddelelser blev taget til efterretning. 4. Sager til skriftlig behandling og godkendelse. 4.1. MUS organisationsplaner for FAKSEK og SOS DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET

Indstilling: Evt. kommentarer sendes til Tanja Løvgren (TAM@dsu.dk) inden mødet, herunder om der er behov for drøftelse på mødet, inden godkendelse. Bilag 4.1.1 Bilag 4.1.2 MUS organisationsplaner for FAKSEK MUS organisationsplaner for SOS Beslutning: Der var ikke indkommet nogen kommentarer, så begge sager til skriftlig behandling blev godkendt. 5. NAT s Strategi, - Set i forhold til seneste udgave af SDUs strategi - Kommentarer til NAT s strategi - den gode arbejdsplads Indstilling: Såfremt SDU s strategi efter den seneste høringsrunde er ændret på en måde, der også kræver ændringer i NAT s strategi, gøres SU opmærksom herpå og får lejlighed til at kommentere. SU kommenterer på NAT s Strategi om den gode arbejdsplads, som blev udskudt på sidste SU møde. Bilag 5.1. SDU s strategi efter den sidste høringsrunde Bilag 5.2. NAT s strategi (tidligere udsendt som mødemateriale til SU-mødet den 17. september 2013) Referat: SU drøftede kort, hvilke ændringer der har været i SDU s Strategi- og Ledelsesgrundlag efter den sidste høringsrunde. I forhold til NAT s strategi om den gode arbejdsplads sagde Eva Sophia Myers, at mangfoldighed skal sikres, at det er vigtigt at forventningsafstemme og karriereplanlægge både for VIP er og TAP er. Caroline Zoffmann Jessen gjorde opmærksom på, at det er vigtigt at tænke opgaver igennem i forhold til, hvem der skal involveres og at der er behov for videndeling. Vedr. prioritering af administrative opgaver for VIP er gjorde Inger Rose Hansen opmærksom på, at ikke kun VIP er, men også TAP er føler sig overbelastet. Dekanen mindede om, at kravet fra ministeriet om reduktion af det administrative personale for nogle år siden stadig står ved magt. Inger Rose Hansen foreslog, at emnerne fra opfølgningen på APV en så vidt muligt indarbejdes i NATs strategi og ledelsesgrundlag vedr. den gode arbejdsplads. Martin Svensson foreslog, at der i afsnittet om den gode arbejdsplads også indsættes et afsnit om internationale medarbejdere. Opgave: Tanja Løvgren sender sprogpolitik fra HSU-mødemateriale til SU-medlemmerne. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET

Beslutning: I forhold til den gode arbejdsplads besluttede SU at foreslå følgende i deres høringssvar: - der skal sættes fokus på teamsamarbejde på tværs af opgaver - administrative opgaver skal defineres og prioriteres - der sættes flere mål ind i forhold til kompetenceudvikling, intern kommunikation og personalegoder - der sættes en bemærkning ind om, at det også skal være en god arbejdsplads for internationale medarbejdere SUs samlede kommentarer til NAT s strategi bliver taget med til mødet den 18. december 2013. 6. Økonomi Indstilling: Dekanen orienterer om fakultetets økonomi og budget for 2014 Bilag 6.1.1 NAT-ramme overbliksside v02 Bilag 6.1.2 Hvordan hænger NAT rammen sammen 2013 Referat: Budgettet kunne ikke fremlægges, da det ikke er færdigt endnu. Dekanen kunne dog fortælle, at NAT s økonomi er god, og at der ikke vil være afskedigelser begrundet i økonomi. Der er herudover afsat midler til Strategi- og Ledelsesgrundlag. Dekanen orienterede om, at rektor har besluttet, at tilbageføre 40 mio. kr. fra fakulteternes budgetter i 2014 og 2015. Fra NAT skal der tilbageføres 4,5 mio. kr. Herudover skal 80 mio. kr. øremærkes på fakulteterne samlet til implementering af SDU s Strategi- og Ledelsesgrundlag i samme periode. NAT har til sin omstillingspulje afsat 5 mio. kr. hvert år i 2014 2017. Til Strategi og Ledelse har NAT afsat 2 mio. kr. 2014 og 4 mio. kr. hvert år i 2015 2017, hvilket nogenlunde svarer til NAT s andel af de førnævnte 80 mio. kr. NAT har afsat en buffer på 0 kr. i 2014, 5 mio. kr. i 2015, 10 mio. kr. i 2016 og 15 mio. kr. i 2017, som kan udligne et for optimistisk budget for uddannelsesindtægter. Dekanen gennemgik prognoser for kommende antal færdige bachelorer og kandidater, hvor der vil være stort set status quo de nærmeste år. Dekanen oplyste, at rektor har ændret fordelingsnøglen for de 30 mio. ud af de i alt 600 mio., der uddeles til fakulteterne. Opgaver: Budgettet bliver sendt til SU, når det er klar. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET

Beslutning: SU tog dekanens orientering til efterretning. 7. Temaer 2014 Indstilling: SU drøfter temaer for 2014. Beslutning: Universitetsdirektør Jakob Schmidt inviteres til et kommende SU-møde. Temaet vil være: Hvad er den gode arbejdsplads? NAT-FAK s projekt FESTA (Female Empowerment in Science and Technology Academia) vil være temaet på SU-mødet sidst i marts. 8. Bordet rundt Referat: Karen Cauthery spurgte, om der er kommet en løsning på parkerings- og trafik-problemerne, som var oppe på SU-mødet i september. Dekanen oplyste, at han endnu ikke har fået tilbagemelding fra Jakob Schmidt. Trafikken skal også afklares i forhold til nybyggeri, forskellige forslag blev drøftet. Caroline Zoffmann Jessen spurgte, om ikke der er behov for at ansætte en medarbejder der specifikt har som opgave at tage sig af farligt affald, klassificering af lab. mv.? SU / AMU drøftede om det ikke kunne være den samme person der skulle tage sig af myndighedskontakt. Lars Duelund gjorde opmærksom på, at SUND og TEK har samme behov. Han fortalte også, at bortskafning af affald stadigvæk er et problem, når der er udskiftning af rengøringspersonale. ISS har instruktionspligten, men det er svært at kontrollere. Opgave: Dekanen taler med Merete Habermann om rengøring på laboratorierne. Inger Rose Hansen fortalte, at der endnu ikke er tildelt et beløb og sat en frist i forbindelse med næste deadline for ansøgninger til Kompetencefonden, men at man fortsat løbende kan indsende ansøgninger til fakultetet. Man skal dog sørge for at søge Kompetencefonden inden påbegyndelsen af det kursus, man søger til. Opgave: Eva Sophia Myers sætter det i system, hvordan medarbejdere søger. Inger Rose Hansen spurgte, om det er i orden, at hun sender indkaldelser til og referater fra det centrale uddannelsesudvalg (CUU) ud til alle i SU til orientering. Det nikkede SU til. Inger Rose Hansen opfordrede nye SU-medlemmer til at deltage i Samarbejdssekretariatets SUkurser. 9. Tema SU s rolle ved medarbejderinddragelse sammenholdt med samarbejdsaftalen (fortsat fra sidste SUmøde). DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET

Referat: Caroline Zoffmann Jessen holdt et oplæg, om hvordan man kan inddrage alle medarbejdere i SU s arbejde på anden vis end ved blot at sende SU-referatet ud. SU er det eneste udvalg, hvor alle medarbejdergrupper er repræsenteret. Derfor er det SU s opgave at fokusere på den gode arbejdsplads. Herunder mente hun at SU kunne byde ind til fællesmødet den 18. december 2013 med et tilbud om fremover at være vært for gåhjemmøder omkring den gode arbejdsplads. I forhold til karriereplanlægning var SU-medlemmerne enige om, at der skal sættes fokus på NATs udmøntning af stillingsstrukturen, som tages op igen i SU og evt. som fyraftensmøder. Opgave: SU-medlemmerne forhører sig i deres bagland i forhold til emner for fremtidige gåhjemmøder, evt. forslag kan medtages på fællesmødet den 18. december 2013. Mødet sluttede kl. 15.30. DET NATURVIDENSKABELIGE FAKULTET