Udbud af udvikling og drift af webportalen Miljøvejviseren den nemme vej til en grøn hverdag

Udbud af udvikling og drift af webportalen Miljøvejviseren den nemme vej til en grøn hverdag Besvarelse af spørgsmål til udbudsbekendtgørelse 2015/S 077-136306 Miljøstyrelsen har modtaget spørgsmål til udbud vedr. Udvikling og drift af webportalen Miljøvejviseren den nemme vej til en grøn hverdag, og disse er besvaret nedenfor i anonymiseret form. De besvarende spørgsmål vil blive offentliggjort på Miljøstyrelsens hjemmeside, under: http://mst.dk/service/om-miljoestyrelsen/udbud-og-e-fakturering/udbudsarkiv/2015/udbud-af-webportalenmiljoevejviseren/ Følgende spørgsmål er modtaget skriftligt inden udløbet af fristen d. 11. juni 2015: Spørgsmål 1: I skriver Tilbudsgiver gøres i denne forbindelse opmærksom på, at såfremt der skal udvikles nye funktionaliteter i Go Basic til brug på Miljøvejviseren i henhold til tilbudsgivers løsningsforslag, skal der i tilbudsgivers tilbud afsættes et budget til honorering af Miljøministeriets driftsleverandør på Go Basic, som skal implementere funktionaliteten i Miljøstyrelsens Go Basic, jf. Bilag 2 Krav til webløsning i Go Basic. Budget hertil skal i så fald kunne holdes inden for det afsatte budget på DKK 1,65 mio. for arbejdspakke 1-5. Vi har lige besvaret et andet udbud for miljøstyrelsen hvor samme formulering blev brugt. Formuleringen blev trukket tilbage, efter drøftelse med en af Miljøstyrelsens jurister, med formuleringen Miljøstyrelsen anerkender det uhensigtsmæssige i, at leverandørens budget skal tage hensyn til Miljøministeriets interne driftsleverandør.. Bør samme forhold ikke gælde for dette udbud? Svar 1: Det er korrekt, at Miljøstyrelsen (MST) i et mindre udbud sendt til 3 leverandører har givet afkald på kravet om, at der skal afsættes 5 % af udviklingsbudgettet til implementering af den udviklede funktionalitet i Miljøministeriets koncern CMS. Det skal ses på baggrund af, at Miljøstyrelsen er ved at gøre sig erfaringer med udbud af projekter, som skal etableres i Miljøministeriets koncern CMS, Go Basic. Beslutningen om afkald på kravet i et tidligere udbud betyder ikke, at der automatisk gives afkald på kravet i andre udbud. Miljøstyrelsen vil fremadrettet benytte nedenstående model, som også gælder for dette projekt: Tilbudsgiver skal afsætte 5 % af udviklingsbudgettet til implementering af den udviklede funktionalitet i Miljøministeriets koncern CMS. Miljøministeriets driftsherre står for implementeringen og aflønnes efter medgået tid

Hvis det giver et mindre beløb end de budgetterede 5 %, går der penge tilbage til projektet Hvis det giver et større beløb afholder MST udgiften Det skal understreges, at udviklingsbudgettet kun vedrører den del, der handler om egentlig programmering, fx i forbindelse med udvikling af særligt modul om deleøkonomi og oversigt over leje-, låne-, donations-, genbrugs- og reparationsmuligheder. MST har i udbuddet ikke fastlagt en forventning til omfanget af udvikling af nye funktionaliteter, da en endelig opbygning af portalen afhænger af tilbudsgivers forslag. Tilbudsgiver bør derfor vurdere, hvilke funktionaliteter der skal inddrages i løsning af deres løsningsforslag, og vurdere om dette kan lade sig gøre med de funktionaliteter, der allerede forefindes i Go Basic. Såfremt nuværende funktionaliteter i MST s Go Basic ikke er dækkende for tilbudsgivers løsningsforslag skal tilbudsgiver give estimat på, hvad det vil koste at udvikle denne funktionalitet, hvilket skal være indeholdt i driftsbudgettet. Af denne udviklingspost skal tilbudsgiver forventeligt afsætte 5 % til miljøstyrelsens interne driftsleverandør, så denne kan implementere funktionaliteten i Go Basic. Beløbet der skal afsættes til Miljøministeriets driftsleverandør vil udelukkende begrænse sig til implementeringsdelen af udvikling af nye funktionaliteter. Som eksempel betyder det, at hvis Leverandøren forventer at anvende 100.000 kr. på udvikling af nye funktionaliteter skal 5 % af heraf (5.000 kr.) afsættes til Miljøministeriets driftsleverandør, der forestår implementering af løsningen. Såfremt udgiften til implementeringsdelen i dette eksempel, overstiger 5.000 kr. afholder MST merudgiften. Leverandørens samlede udgift til implementering foretaget af Miljøministeriets driftsleverandør kan maksimalt udgøre 25.000 kr. i år 1 af kontrakten svarende til et samlet udviklingsbudget til udvikling af nye funktionaliteter på 500.000 kr. Spørgsmål 2: I skriver Overordnet set skal det sikres, at der skabes et solidt grundlag for, at Miljøvejviseren -den nemme vej til en grøn hverdag kan blive en succes og skabe adfærdsændringer blandt målgruppen i retning af en grønnere hverdag. Det bedes præciseret, om og i givet fald i hvilket omfang tilbudsgiveren vil blive holdt op på Miljøstyrelsens forventning om adfærdsændringer blandt målgruppen i retning af en grønnere hverdag (målgruppen beskrives som borgere, græsrodsbevægelser, foreninger, organisationer). Svar 2: Tilbudsgiver skal sikre, at portalen kan fungere som et grundlag for adfærdsændringer blandt brugerne. Portalen skal derfor designes og opbygges på en måde så brugerne inspireres til at ændre adfærd i hverdagen, fx gennem gode råd om at undgå madspild, hvordan man kan spare på vandet eller undgå brug af skadelig kemi i forbindelse med havearbejde. Der skal i projektet udarbejdes en analyse/strategi for formidling, der kan fremme adfærdsændringer (Arbejdspakke 1): På baggrund af interessentinddragelse og brugeranalyse skal der foretages en analyse af og udvikles en strategi for, hvordan man får forskellige grupper af borgere til at anvende portalen, bruge den information, der stilles til rådighed og ændre adfærd. Denne analyse/strategi for fremme af grønne adfærdsændringer via Miljøvejviseren skal lægge til grund for opbygning, design, indhold og layout mv. på Miljøvejviseren.

Der er i kravspecifikationen ikke opstillet krav eller specifikke succeskriterier ift. omfanget af Miljøstyrelsens forventninger til adfærdsændringer. I forhold til vurdering af tilbud, vil Miljøstyrelsen ved vurdering af delkriteriet Faglige kvalifikationer tillægge det positiv værdi, at tilbudsgiver har Erfaring med brugerinddragelse, behovsanalyse og påvirkning af adfærd med særlig fokus på fremme af grøn adfærd. (Udbudsbetingelser, 4.2 Tilbudsvurdering). Spørgsmål 3: I skriver Allerede eksisterende information og værktøjer skal således pakkes ind på en ny, lækker og handlingsorienteret måde Kan Miljøstyrelsen præcisere, hvad der menes med Allerede eksisterende information og værktøjer skal således pakkes ind på en ny, lækker og handlingsorienteret måde? I hvilket omfang tilbudsgiveren vil blive holdt op på Miljøstyrelsens forventning om handling? Svar 3: Tilbudsgiver skal sikre, at portalen kan fungere som et grundlag for adfærdsændringer blandt brugerne. Kommunikationen på siden skal derfor være handlingsorienteret, og være designet og opbygget på en måde så brugerne inspireres til, at ændre adfærd i hverdagen, fx gennem gode råd om at undgå madspild, hvordan man kan spare på vandet eller undgå brug af skadelig kemi i forbindelse med havearbejde. Der skal i projektet udarbejdes en analyse/strategi for formidling der kan fremme adfærdsændringer (Arbejdspakke 1): På baggrund af interessentinddragelse og brugeranalyse skal der foretages en analyse af og udvikles en strategi for, hvordan man får forskellige grupper af borgere til at anvende portalen, bruge den information, der stilles til rådighed og ændre adfærd. Denne analyse/strategi for fremme af grønne adfærdsændringer via Miljøvejviseren skal lægge til grund for opbygning, design, indhold og layout mv. på Miljøvejviseren. Der er i kravspecifikationen ikke opstillet krav eller specifikke succeskriterier ift. omfanget af Miljøstyrelsens forventninger til adfærdsændringer. I forhold til vurdering af tilbud, vil Miljøstyrelsen ved vurdering af delkriteriet Faglige kvalifikationer tillægge det positiv værdi, at tilbudsgiver har Erfaring med brugerinddragelse, behovsanalyse og påvirkning af adfærd med særlig fokus på fremme af grøn adfærd. (Udbudsbetingelser, 4.2 Tilbudsvurdering). Spørgsmål 4: I skriver For at webportalen skal kunne fungere som en opdateret one-stop-shop, er der behov for, at portalen ud over brug af eksisterende materialer løbende videreudvikles og tager fat på nye emner/temaer inden for bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse. Som en del af projektet skal behovet for udbygning med ny information, vejledning, værktøjer mm. undersøges og vurderes i samarbejde med Miljøstyrelsen. Det bedes præciseret, i hvilket omfang tilbudsgiveren skal videreudvikle og tage fat på nye emner inden for bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse. Skal tilbudsgiver afdække disse evt. nye emner? Hvad ligger der i, at tilbudsgiver skal medvirke til at undersøge og vurdere?

For tilbudsgiver virker det som en opgave, der kan blive meget omfattende, uden at Miljøstyrelsen har specificeret et loft. Har Miljøstyrelsen mulighed for at præcisere omfanget af denne del af projektet? Svar 4: Det præciseres i arbejdspakkerne mere præcist, hvad der forventes i forhold til videreudvikling af eksisterende materiale samt udbygning af portalen med emner/temaer indenfor bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse, hvor der ikke allerede eksisterer viden/anvendeligt materiale. Der gøres opmærksom på, at opgaver angivet i arbejdspakke 1-5 skal udføres inden for det fastsatte budget på 1,65 mio. kr., mens opgaver angivet i arbejdspakke 6 udføres efter nærmere aftale med Miljøstyrelsen i henhold til de fastsatte timepriser på medarbejdergrupper. Af arbejdspakke 3, fremgår det, at der i forbindelse med leverandørens løsningsforslag skal udarbejdes en liste med forslag til nye elementer/moduler, der kan udvikles til webportalen i løbet af år 2 og 3 inden for de afsatte budgetmidler til nye udviklingsinitiativer. Den konkrete vurdering af hvilke forslag til nye elementer der skal igangsættes i år 2 og 3 besluttes af Miljøstyrelsen. I forhold til eventuel udvikling af nye elementer/moduler i år 2 og 3 på baggrund af den udarbejdede liste, er der fastsat separat budget, jf. arbejdspakke 6. Det er således i kravspecifikationen angivet, at timer til videreudvikling og nye emner / temaer afsættes inden for budgetmidler i år 2 og 3, og afregnes på baggrund af de fastsatte timepriser i bilag 5. De eventuelle yderligere opgaver i år 2 og 3 påvirker således ikke prisen for tilbudsgivers samlede løsningsforslag, der ikke må overstige 1,65 mio. kr. Budgettet i år 2 og 3 er fast. Desuden er det angivet i arbejdspakke 3, at der inden for tilbudsgivers løsningsforslag skal udvikles et modul om deleøkonomi og et interaktivt modul, hvor sidstnævnte baseres på platformen Tag Del. På området for deleøkonomi har Miljøstyrelsen endnu ikke udviklet direkte anvendeligt materiale, og der er derfor behov for konkret udvikling af bl.a. introduktion til deleøkonomi og mulighederne heri samt en oversigt over leje-, låne-, donations-, genbrugs-, og reparationsmuligheder. Denne opgave skal ske inden for det fastsatte budget på 1,65 mio. kr., jf. placeringen af opgaven i arbejdspakke 3. Det er i Udbudsbetingelsernes pkt. 4.2.2, Ad 2 angivet, at der tillægges positiv værdig, at tilbudsgiver har erfaring inden for bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse og således besidder de faglige kvalifikationer til at kunne bidrage til at undersøge og vurdere hvilke faglige emner/temaer, der med fordel kan udvikles til at kunne indgå på portalen. I forhold til vurdering af tilbud, vil Miljøstyrelsen ved vurdering af delkriteriet Faglige kvalifikationer tillægge det positiv værdi, at tilbudsgiver har Erfaring med bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse, herunder deleøkonomi, og erfaring / gennemførelse af større projekter inden for disse fagområder. (Udbudsbetingelser, 4.2 Tilbudsvurdering). Spørgsmål 5: I hvilket omfang skal eksisterende sider, der ikke ligger på mst.dk allerede, indarbejdes direkte i Miljøvejviseren og nedlægges som separate sider? (fx hverdagsgifte.dk, svanemaerketbutik.dk). I hvilket

omfang skal de eksisterende domænenavne kunne bevares og bruges fx roligbolig.dk, hverdagsgift.dk, kendditaffald.dk, thinkbeforeyouink.dk? Svar 5: Eksisterende sider skal ikke nedlægges, men skal kunne tilgås fra Miljøportalen. Siderne skal således fortsat eksistere som selvstændige sider og domænenavne bevares og bruges. Spørgsmål 6: Kan det oplyses, hvor mange besøgende MST har i dag på de relevante undersider, oplyst i bilagslisten over eksisterende borgerrettede initiativer i MIM? Svar 6: Af ressourcemæssige hensyn har Miljøstyrelsen valgt ikke at oplyse besøgstal for alle de undersider, der fremgår af listen over eksisterende borgerrettede initiativer i MIM. Miljøstyrelsen kan oplyse tal for antal besøg og sidevisninger for mst.dk/borger og mst.dk/grønne tips. Flere af de omtalte undersider hører hjemme under mst.dk/borger. Tallene er fra januar 2015 til og med maj 2015. Besøg Sidevisninger mst.dk/grønne tips 75.140 114.166 mst.dk/borger 163.018 251.794 Spørgsmål 7: Kan det oplyses i hvilket omfang og på hvilken måde, Miljøstyrelsens Facebook side kan anvendes af tilbudsgiver til at opfylde målet om, at 5 % af de besøgende kommer via link fra sociale medier? Svar 7: Miljøstyrelsens Facebook side kan anvendes fx til at kommunikere om Miljøvejviseren og på den måde tiltrække besøgende fra sociale medier. Andre sociale medier kan også anvendes. Spørgsmål 8: Der er i tilbuddet angivet et ønske om adfærdsændringer, brug af kendisser til blog, omfattende medieomtale, sociale medier osv. Disse tiltag ses ofte anvendt til at gennemføre kampagner. Budgettet lægger dog ikke op til en egentlig kampagne, da MST samtidig inden for rammen ønsker at få udviklet en portal med mange tilhørende opgaver som brugerundersøgelse, brugertests, animeringer, film, interaktivt modul, apps m.v. Kan Miljøstyrelsen specificere nærmere, hvilke dele der vægter højest for Miljøstyrelsen? Svar 8: Der skal i projektet udarbejdes en formidlingsstrategi for udbredelse af portalen (Arbejdspakke 1), ligesom elementerne i formidlingsstrategien efterfølgende skal eksekveres som en del af projektet (Arbejdspakke 5). Miljøstyrelsen har i kravspecifikationen foreslået, som et eksempel, at kendte eventuelt kan anvendes til at blogge om emner relateret til bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse på det interaktive modul. Det er

således ikke et krav, at kendte skal anvendes til dette og andre strategier for at tiltrække aktivitet til portalen, herunder interaktivt modul, kan foreslås af tilbudsgiver. Spørgsmål 9: Hvilken søgemaskine ligger i GoBasic som standard og hvilke muligheder giver den som standard i forhold til det stillede krav? Svar 9: Miljøstyrelsen anvender Google som søgemaskine i Go Basic. Spørgsmål 10: Vi har pt. et enkelt spørgsmål til kontrakten: I afsnit 11.1 skrives der Ordregiver erhverver ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til Leverancerne. Ordregiver erhverver tilsvarende rettigheder til Leverancer, som Leverandørens Underleverandør(er) udarbejder i forbindelese med Projektets udførelse. Spørgsmålet er hvordan Ordregiver forholder sig til mere generelle komponenenter der anvendes bredt f.eks. standardkomponenter, kode biblioteker, open source software eller billederettigheder. Er der tale om brugsret til denne del af leverancen eller tænkes der fuld ejendomsret over alt (hvilket juridisk kan blive kompliceret med dele af leverancen)? Svar 10: Miljøstyrelsen ønsker med punkt 11.1 i Rammeaftalen at sikre, at ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til selve portalen forbliver hos Miljøstyrelsen, således at Miljøstyrelsen uden yderligere omkostninger har en tidsubegrænset brugsret til alt indhold på portalen, herunder, men ikke begrænset til, adgang til brug af portalen, billedrettigheder på portalen, anvendt kode, udviklede funktionaliteter m.v. Miljøstyrelsen er i denne forbindelse berettiget til vederlagsfrit og på enhver anden måde at anvende Leverancerne, herunder ved bearbejdelse og anvendelse i anden form og sammenhæng, samt stille Leverancerne til rådighed for og udlevere til Ordregivers nuværende, fremtidige rådgivere og andre tredjemænd, jf. Rammeaftalens pkt. 11.2. Det er angivet i Rammeaftalens pkt. 11.6, at de af Leverandøren til Projektet anvendte metoder og værktøjer, som er udviklet af Leverandøren eller tredjemand, forbliver undergivet rettighedshaverens ophavsret. Leverandøren indestår for, at Leverandøren har ret til at benytte de anvendte metoder og værktøjer. Værktøjer til brug / anvendelse af portalen, der er en integreret del af denne, skal tidsubegrænset kunne anvendes også efter udløb af rammeaftalen uden yderligere omkostninger for Miljøstyrelsen, ligesom Miljøstyrelsen forbeholder sig rettigheder til bearbejdelse og anvendelse m.v. heraf, jf. Rammeaftalens pkt. 11.2. Ordregiver ønsker således ikke med bestemmelsen at kræve, at gratis / frit tilgængelige komponenter, open source software eller kodebiblioteker underlægges Miljøstyrelsens ejendomsret, ligesom Leverandøren eller tredjemand fortsat har ophavsret til udviklede metoder og værktøjer, som udvikles i forbindelse med Leverancen. Leverandøren skal dog i forbindelse med udvikling, drift samt efter ophør af Rammeaftalen

drage omsorg for, at kritiske oplysninger ikke offentliggøres eller stilles til rådighed på en måde, der vil kunne udgøre en væsentlig sikkerhedsrisiko for portalen eller mst.dk, og / eller som vil være i modstrid med ønsket og formålet med portalen. Spørgsmål 11: Vedr. Arbejdspakke 2, delopgave 3 om tilpasning/opdatering af internt og eksternt materiale til webportalen: Hvad menes der med eksternt materiale i forhold til, at det skal tilpasses og opgraderes? Svar 11: Internt materiale er materiale udarbejdet af Miljøstyrelsen. Eksternt materiale er udarbejdet af andre parter end Miljøstyrelsen. Med materialer menes alt fra hjemmeside, kampagner, gode råd, videoer mv. inden for emnerne bæredygtigt forbrug og affaldsforebyggelse. Spørgsmål 12: Hvad menes der mere specifikt med henholdsvis tilpasning og opgradering? Svar 12: Det er ikke hensigten, at Miljøvejviseren blot skal være en portal med en samling links til allerede eksisterende materialer. Eksisterende materialer skal gerne gennemgås og de vigtigste budskaber skal bearbejdes, tilpasses eller opgraderes, så det passer ind på Miljøvejviseren. Det vil sige, at det fx gerne skal kommunikeres som handlingsanvisende budskaber, som brugeren af siden kan tage til sig og agere efter i sin hverdag. For at kommunikere gode råd mv. om fx affaldsforebyggelse kan der eksempelvis anvendes animationer, videoer og anden tekst og grafik, som er umiddelbar let at forstå og direkte henvender sig til brugeren. Spørgsmål 13: Hvem afgør, hvilke materialer der skal tilpasses eller opgraderes? Hvornår og hvordan gøres det? Svar 13: Det er angivet i arbejdspakke 1, at leverandøren skal udarbejde en oversigt over eksisterende eksterne portaler, der samler borgerrettet viden/tips/rådgivning/input til en grøn hverdag, overblik over grønne events, grønne kampagner mv. Det kræver research på internettet fra leverandørens side. De nærmere rammer for dette arbejde og for hvordan der prioriteres og hvilke der i sidste ende udvælges til at indgå på Miljøvejviseren defineres i samarbejde med Miljøstyrelsen. Miljøstyrelsen vil i forbindelse med evaluering af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse bl.a. lægge vægt på tilbudsgivers løsningsforslag til, hvordan tilbudsgiver vil udføre opgaverne angivet i de enkelte arbejdspakker (1-5), jf. udbudsbetingelserne pkt. 4.2.2, Ad 1: Løsningsbeskrivelse. Spørgsmål 14: Hvad er omfanget af materialer, som Miljøstyrelsen forventer skal tilpasses? (Fx svarende til X antal A4 sider)

Svar 14: Der henvises til besvarelserne af spørgsmål 12 og 13, idet omfanget af materialer, som Miljøstyrelsen forventer, skal tilpasses vil i afhænge af den udarbejdede oversigt over eksisterende eksterne portaler samt formen og designet på Miljøvejviseren. Miljøstyrelsen vil i forbindelse med evaluering af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse bl.a. lægge vægt på tilbudsgivers løsningsforslag til, hvordan tilbudsgiver vil udføre opgaverne angivet i de enkelte arbejdspakker (1-5), jf. udbudsbetingelserne pkt. 4.2.2, Ad 1: Løsningsbeskrivelse. Spørgsmål 15: Hvad er omfanget af materialer, som Miljøstyrelsen forventer skal opgraderes? (Fx svarende til X antal A4 sider). Svar 15: Der henvises til svar til spørgsmål 14. Spørgsmål 16: I hvilket omfang forventer Miljøstyrelsen, at der tilføjes videoer og animeringer? Svar 16: Videoer og animeringer er alene nævnt som eksempler på, hvordan kommunikationen på Miljøvejviseren kan foregå for let at kunne forstås og aktivt bruges af borgere. Der er ikke et krav om at sådanne virkemidler anvendes. Spørgsmål 17: I hvilket omfang forventer Miljøstyrelsen, at tilbudsgiver står for at koordinere processen med relevante fagenheder i Miljøstyrelsen? Svar 17: Tilbudsgiver skal ikke stå for at koordinere processen med relevante fagenheder. Men det er tilbudsgiveren, der sammen med Miljøstyrelsens projektleder på Miljøvejviseren, skal indgå i dialog med de relevante fagenheder om, hvordan eksisterende interne materialer kan indgå på Miljøvejviseren. Miljøstyrelsens projektleder på Miljøvejviseren vil stå for at identificere de rette medarbejdere i Miljøstyrelsen til denne dialog.