Grundejerforeningen Terrasserne Himmelev ORDINÆR GENERALFORSAMLING Onsdag den 13. juni 2018 kl. 19.00 På Himmelev Sognegård, Fynsvej 69, 4000 Roskilde Generalforsamlingen tilstræbes afholdt indenfor tidsrummet kl. 19.00 til kl. 22.00.
Hvis dagsordenens punkter ikke er færdigbehandlede, vil GENERALFORSAMLINGEN blive genoptaget på et andet tidspunkt. Uddrag af vedtægtens 10 Stemmeafgivelse kan ske ved skriftlig fuldmagt til et andet medlem. Ingen kan dog afgive stemme i henhold til mere end 1 fuldmagt, d.v.s ingen fuldmagtindehaver kan repræsentere mere end 4 stemmer. Alle fuldmagter skal være personlige og med navn. 1. Valg af dirigent DAGSORDEN 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år 3. Aflæggelse af foreningens regnskab 4. Rettidigt indkomne forslag a) storskraldsordning b) Nabohjælps ordning Elisabeth Voss, nr. 26 c) Indkøb af hjertestarter Elisabeth Voss, nr. 26 d) Nedklipning af hække til de tilladte 1,60 m. Hanne M. Paulsen, nr. 8. e) Fjernelse af skadereder Kirsten Ramskov, nr. 151 f) Bekæmpelse af rotter Lotte Fjeldsted, nr. 53 5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent 6. Valg af formand (lige år) 7. Valg af kasserer (ulige år) 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer i øvrigt samt suppleanter (2 bestyrelsesmedlemmer er på valg) 9. Valg af to revisorer 10. Valg af en revisorsuppleant 11. Eventuelt Under eventuelt kan der ikke sættes forslag under afstemning.
Pkt. 3: Regnskab 2017 2018 Jf. vedtægternes 8 og 16 Resultatopgørelse for perioden 1.4.2017-31.3.2018 Indtægter: Regnskab Budget Kontingent (410 kr. x 158 x 12) 777.360 777.360 Indskud og restancegebyr m.m. 8.200 6.000 Fælleshus - lejeindtægt 15.700 10.000 Renteindtægt, Kursreguleringer m.m. -924 3.000 Indtægter i alt 800.336 796.360 Udgifter: Fælleshus - Terrasserne nr. 5 44.112 42.000 Altmuligmand 57.654 53.000 Fællearealer inkl. nye træer og buske 65.779 105.000 Gartnerfirma 167.728 180.000 Snerydning og saltning af stier og veje 75.669 100.000 Kloaknet 6.844 50.000 Storskaraldsordning inkl. refusion 49.023 36.000 Refusion af affaldsafhentning -15.000 Legepladser - legepladsudvalg 21.959 50.000 Fællesaktiviteter, aktivitetsudvalg 1.308 5.000 PR-aktiviteter. PR udvalg 0 1.000 Møder & generalforsamling m.m. 9.825 5.000 Kontor og administration 32.420 30.000 Advokat & revision 1.625 2.000 Bestyrelseshonorar 25.500 25.500 Bogføringsudgift 19.400 20.000 Rengøring af nr. 5 2.000 3.000 Aflønning af kasser 12.000 12.000 Opsparing 76.860 Udgifter til drift og vedligeholdelse: 577.845 796.360 Årets resultat - overskud -222.491 0
Balance pr. 31.3.2018 Aktiver 31.3.2018 Terrasserne nr. 5 215.000 Ejendom 215.000 Tilgodehavender 109.051 Tilgodehavender 109.051 Kassebeholdning 0 Lån & Spar Bank A/S 253.395 Lån & Spar Bank A/S 509.783 Lån & Spar Bank A/S - Fælleshus 7.220 Alm. Brand Bank 299.180 Likvider 1.069.578 4 % Nykredit 2028 18.044 4 % Nykredit 2041 31.058 Værdipapirer 49.102 Aktiver i alt 1.442.730
Balance pr. 31.3.2018 Passiver 31.3.2018 Saldo pr. 1.4.2016 1.199.677 Opsparing Årets resultat 222.491 1.422.168 Diverse hensættelser 0 Egenkapital 1.422.168 Skyldige omkostninger 19.910 Depositum - leje af Fælleshus nr. 5 0 Skyldig A-skat, ATP, AM-Bidrag og pension 652 Skyldig feriepengeforpligtigelser 0 Kortfristede gældsforpligtigelser 20.562 Passiver i alt 1.442.730 Foreningen har skøde på matr. nr. 7-LU. Ejendomsværdi for 2017 udgør i alt 800.000 kr. Beholdning af børsnoterede obligationer er indregnet til kursværdi pr. 31.3.2018.
Pkt. 3 Bestyrelsen påtegning.
Revisionspåtegning Til generalforsamlingens orientering har Dorte Dahl Jensen på forespørgsel bekræftet i mail af 20. maj, at: Det er korrekt, at regnskabet giver et retvisende billede af foreningens økonomi, og ud over de i erklæringen anførte bemærkninger, er der ikke yderligere. Der er således ingen tegn på svig, blot manglende struktur hvorved der er større risiko for at miste overblik. Bestyrelsen
a) Storskraldsordning Bestyrelsen Pkt. 4: Rettidigt indkomne forslag jf. vedtægtens 8. stk. 4 Bestyrelsen har for 2018 besluttet at nedsætte antallet af gange, der afhentes storskrald fra 4 til 2 gange. Bestyrelsen ønsker, at begrunde og diskutere denne beslutning mhp. at generalforsamlingen træffer en beslutning om storskraldsordning i de følgende år. b) Nabohjælps ordning Elisabeth Voss, nr. 26 Forslag og motivering: Det viser sig, at det hjælper at forhindre indbrud, hvis beboerne sætter klistermærker om nabohjælp på postkasser, hoved- og terrassedøre. Mærkerne sørger hver ejer selv for at sætte op. Man får dem gratis tilsendt, hvis man tilmelder sig nabohjælp på nettet. Der er ellers ingen videre forpligtigelse forbundet med tilmelding på www.nabohjælp.dk. Den eneste forpligtigelse er, at vi holder øje med vore naboers og genboers huse, hjælper med at tømme postkasser, når naboen er på rejse og tiltaler fremmede, der opholder sig i vores bebyggelse med Kan jeg hjælpe dig? Det kan en indbrudstyv nemlig ikke lide. Generalforsamlingen opfordrer bestyrelsen til at indkøbe et antal skilte, som placeres rundt om i bebyggelsen, hvor der yderligere gøres opmærksom på vores nabohjælp. c) Indkøb af hjertestarter - Elisabeth Voss, nr. 26. Forslag og motivering: Det viser sig, at de fleste hjertestop sker i de private hjem. En hurtig hjælp redder liv! Det foreslås, at der indkøbes en hjertestarter, og vi søger hjælp hos TrygFonden til køb af en passende model. Desuden beder vi TrygFonden om at afholde kurser i brugen af selve hjertestarteren. Vi opfordrer til, at kurserne holdes på forskellige dage og tidspunkter Generalforsamlingen opfordrer bestyrelsen til at købe en hjertestarter og sætte den op et centralt sted i vores bebyggelse. Bestyrelsen sørger for at iværksætte relevante kurser. d) Nedklipning af hække til de tilladte 1,60 m. Hanne M. Paulsen, nr. 8 Som ofte forespurgt: Hvad sker der med vore alt for høje hække her i Terrasserne, som flere steder er mere end 3 m høje, og som skygger for belysningen af vore vej- og stilamper. Jeg mener at vide, at der i vore regulativer er angivet, at disse højst må være 1,60 m. og flugte med plankeværket, hvis der er et sådant! Dernæst, såfremt man flygtigt prøver at studes/klippe lidt i disse høje hække, bare lader affaldet af grene og blade ude på de små stier blive liggende og flyde til stor gene for naboer/genboer, idet affaldet så blæser ind til dem. Div. Riste, som ligger tæt på hækken og på selve stien, bliver fyldt med affaldet og stopper disse til, således at rottemanden fra kommunen ikke kan komme til.
e) Fjernelse af skadereder Kirsten Ramskov, nr. 151 Jeg har et problem med skaderne. De fylder for meget året rundt. Vil det være muligt at tilintetgøre skaderederne om foråret? f) Bekæmpelse af rotter Lotte Fjeldsted, nr. 53 Jeg synes vi har oplevet mange tilfælde af rotter denne vinter. Som jeg har forstået det er der sat penge af til vedligehold af fælles kloaker. Hvad med at nogle af de penge bliver brugt på at sætte en rottespærre op for enden af vores ledninger, der hvor de løber ud i hovedkloakken. Eller vi finder penge til det et andet sted, så kan vi måske holde problemet nede.
Pkt. 5: Budget og fastlæggelse af kontingent for perioden 1.4.2018-31.3.2019 jf. vedtægtens 6 Kontingent (x kr. x 158 x 12) 450 kr. 410 kr. INDTÆGTER Budget Budget Budget 2018/2019 2018/2019 2017/2018 Kontingent (450 kr. x 158 x 12) 834.240 777.360 777.360 Indskud,restancegebyr,mæglergebyr 9.000 9.000 6.000 Lejeindtægt fra Fælleshus 10.000 10.000 10.000 Renteindtægt, kursregulering m.m. 2.000 2.000 3.000 INDTÆGTER i alt 855.240 798.360 796.360 Udgifter: Gartnerfirma 202.000 202.000 180.000 Altmulig mand 53.000 53.000 53.000 Fællesarealer inkl. nye træer og buske 140.000 140.000 105.000 note 1 Sneberedskab 100.000 100.000 50.000 Kloaknet 73.000 73.000 110.000 note 2 Storskraldordning inkl. refusion 20.000 20.000 36.000 note 3 Legepladser, legepladsudvalg 60.000 60.000 50.000 Fællesaktiviteter, aktivitetsudvalg 5.000 5.000 5.000 PR aktiviteter, PR udvalg 1.000 1.000 1.000 Fælleshus 47.500 47.500 42.000 Møder, generalforsamling m.m. 10.500 10.500 5.000 Kontor og administration 40.500 40.500 30.000 note 4 Advokat 1.000 1.000 1.000 Revision 1.000 1.000 1.000 Bestyrelseshonorar 25.500 25.500 25.500 Bogføringsudgift 20.000 20.000 20.000 Opsparing 55.240 0 81.860 note 5 UDGIFTER I ALT 855.240 800.000 796.360 Over / underskud 0-1.640 0 Note 1: 30.000 kr. hensat til veje og stier fra sidste år Note 2: 23.000 kr. hensat fra sidste år. Note 3: 2 x afhentning af storskrald. Note 4: indkøb af ny computer. Note 5: Til dækning af ny grønnegård, papircontainere mv.
Punkt 6: Valg af formand: Birgitte Baktoft (111) er på valg og genopstiller til posten. Punkt 7: Valg af kasserer: Kasserer Thomas Christiansen, (50) er ikke på valg. Punkt 8: Valg af 1 bestyrelsesmedlem og 2 suppleanter: Der skal vælges 2 bestyrelsesmedlemmer jf. vedtægternes 12. Bestyrelsesmedlem Rasmus Nielsen (44) er ikke på valg. På valg er: Bestyrelsesmedlem Louise Enderberg (158) genopstiller. Bestyrelsesmedlem Stine Thorup Jensen (42) genopstiller ikke. Suppleant Nikolaj Lomholt (49) stiller op til bestyrelsen. Der skal vælges 2 suppleanter til bestyrelsen: Suppleant Nikolaj Lomholt (49) stiller op til bestyrelsen. Suppleant Erik Andersen (2) Punkt 9: Valg af to revisorer: Intern revisor: Dorte Dahl Nielsen, Terrasserne 21, ønsker ikke genvalg. Henrik Møller, Terrasserne nr. 128 stiller op som revisor Punkt 10: Valg af revisorsuppleant: Henrik Møller, Terrasserne nr. 128 Punkt 11: Eventuelt: Nedsættelse af arbejdsgrupper: Legepladsudvalg Aktivitetsudvalg
På grund af den korte tid vi har til rådighed på GENERALFORSAMLINGEN vil foreningens kontor i nr. 5 være åbent: Onsdag den 6. juni 2018 kl. 18.00 20.00. Der vil her være mulighed for at gennemse bestyrelsesprotokol (referater fra året) og regnskaber, samt stille uddybende og afklarende spørgsmål vedrørende det afsluttede regnskabsår. Dette gøres ikke for at afskære debatten på GENERALFORSAMLINGEN, men vi håber hermed, at GENERALFORSAMLINGEN kan koncentrere sig om at træffe beslutninger.