Referat Kultur- og Fritidsudvalget Møde nr.: 1/2018 Dannet den: Onsdag den 25-04-2018 Mødedato: Tirsdag den 24-04-2018 Mødetidspunkt: 17:30-19:30 Mødested: Ringsted Bibliotek og Borgerservice, Tværalle 1-3 Medlemmer Daniel Nørhave (hjdan) O Line Lynnerup (lily) V Mazlum Øz (maoz) V Nichlas Riise (nrii) A Torben Lollike (tlo) B Andreas Karlsen (akar) C Jan Jakobsen (jja) Ø Fraværende Bemærkninger
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 24. april 2018...2 2. Bevilling til projekt Bib-to-go...3 3. Team Cycling Ringsted tilbyder køb af markedsføring til Youth Tour International...5 4. Team Cycling Ringsted tilbyder markedsføring til medaljeløb...8 5. Budget 2019 - udarbejdelse af forslag til budgettet i fagudvalg...10 6. Orientering fra formand og direktør - april 2018...13
Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 24. april 2018 Åben sag Sagsid: 17/24261 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 24-04-2018 Godkendt.
Side 3 2. Bevilling til projekt Bib-to-go Åben sag Sagsid: 18/3676 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bib to go - ansøgning bib to go.docx (48251/18) 2 Underskrevet aftale Ringsted Kommunes Landsbyforum.pdf (49794/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag lægges der op til at give en indtægtsbevilling og udgiftsbevilling til projekt Bibto-go, der afprøver en ny biblioteksform, der kombinerer bogbussens muligheder for at betjene lokalområderne i kommunen med filialens muligheder for formidling og det ubemandede biblioteks lange åbningstider. Beskrivelse af sagen Ringsted Bibliotek har i november 2017 ansøgt Udviklingspuljen for Folkebiblioteker og Pædagogiske Læringscentre under Slots- og Kulturstyrelsen om midler til projekt Bib-to-go (bilag 1). Projektet er et ud af 30 projekter over hele landet, der er blevet udvalgt, og projekt Bib-to-go er blevet tildelt i alt kr. 175.000 i den to-årige periode, som projektet løber. Projektet skal først og fremmest gennemføres af Ringsted Bibliotek i samarbejde med en leverandør, men der bliver også et tæt samarbejde med Landsbyforum og de enkelte lokalråd, hvor der skal arbejdes med involvering af frivillige og praktisk implementering. Projektet skal gøre biblioteket nærværende for flere brugere i deres lokalsamfund. Brugen af biblioteket skal gøres nemmere og mindre afhængigt af planlægning og faste tidspunkter i en hverdag, der i forvejen er tæt pakket og travl. Konkret indrettes der en 20-fods container til bibliotek. I biblioteket vil der være plads til udlån/aflevering, afhentning af bestilte materialer, formidling på skråhylder og/eller et lille udvalg af materialer på flade hylder og i små krybber. Bib-to-go-biblioteket bliver uden personale, men med adgangskontrol og wifi, og rammerne skal være indbydende, med vinduer og belysning både ude og inde. Minibiblioteket er flytbart og tænkes i den 1-årige forsøgsperiode placeret fire forskellige steder i kommunens landområder, i en uge af gangen i et fast rul. Oprydning, udstillinger osv. skal passes af en kombination af bibliotekets personale og frivillige fra lokalområdet. Projektet vurderes også op imod det nuværende bogbustilbud.
Side 4 Et vilkår for de tildelte midler er, at der oprettes en følgegruppe med andre biblioteker, som kommer til at være biblioteksfolk fra Faxe, Roskilde, Odsherred og Stevns Kommuner. Den overordnede tidsplan for projektet er: Februar august 2018 Februar august 2018 September 2018 Okt. 2018 sept. 2019 Okt. 2019 nov. 2019 Design og bygning af minibiblioteket i container Konceptudvikling, planlægning af køreplan, inddragelse af frivillige Indretning af minibiblioteket Forsøgsperiode Evaluering og afrapportering Inddragelse og høring Der er etableret et samarbejde fra Ringsted Bibliotek med Landsbyforum bl.a. i forhold til involvering af frivillige og praktisk implementering af projekt Bib-to-go (bilag 2). Økonomi Der skal gives en indtægtsbevilling på kr. 175.000 til Ringsted Bibliotek til projektet. Vurdering Administrationen vurderer, at projekt Bib-to-go er en god mulighed for at afprøve en ny biblioteksform, der kombinerer bogbussens muligheder for at betjene lokalområderne i kommunen med filialens muligheder for formidling og det ubemandede biblioteks lange åbningstider. Indstilling Direktionen indstiller, at 1. der gives en indtægtsbevilling på kr. 175.000 til Ringsted Bibliotek til projekt Bib-to-go. 2. der gives en udgiftsbevilling på kr. 175.000 til Ringsted Bibliotek til projekt Bib-to-go. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 24-04-2018 Anbefales godkendt.
Side 5 3. Team Cycling Ringsted tilbyder køb af markedsføring til Youth Tour International Åben sag Sagsid: 18/12 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Bilag, TCR, Youth International.pdf (49770/18) 2 Bilag - 2018-04 - Økonomioversigt, Intern markedsføring.pdf (49807/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget beslutte hvorvidt man ønsker at købe markedsføring til Team Cycling Ringsted (TCR) etapeløb. Beskrivelse af sagen TCR afholder i samarbejde med Holbæk Cykel Sport landevejsløb i Ringsted Kommune. I år bliver det et internationalt etapeløb (Youth Tour International) for børn og unge. Løbet afvikles den 27.-29. april 2018. Der forventes 400 deltagere, og der forventes deltagelse fra de nordiske lande, Belgien og Holland. Løbet planlægges således, X Fredag: Lørdag: Søndag: Prolog og 1. etape 2. etape, 3. etape og enkeltstart 4. etape og Kongeetape Der er både førertrøje, pointtrøje og bakketrøje som i andre store etapeløb. Der forventes mange tilskuere til løbet, ligesom foreningen forventer dækning af lokale medier samt TV2 Øst. TCR har fremsendt følgende budget: Indtægter Kroner Startpenge 212.200
Side 6 Overnatning / camping 5.250 Bespisning 30.375 Sponsorer 0 Indtægter i alt 247.825 Udgifter Trøjer 16.500 Blomster 7.200 Pokaler og medaljer 53.331 Præmiepenge 3.525 Distriktsafregning 32.735 Dommervogn med i kontingent 4.000 Frivillige brandværn/trafik officials 30.000 MC 14.400 Samaritter 6.000 Mad til hjælpere 15.000 T-shirts til hjælpere 9.000 Mad/bespisning 30.375 Overnatning kommissærer 10.000 Overnatning inkl. camp 5.000 Trykning og opsætning af program 16.000 Skilte 4.000 Diverse 10.000 Toiletter 11.000 Vin til hjælpere 11.250 Målområde, podievogn 5.000 Borde og bænke til målområde 5.000 Udgifter i alt 299.316 Resultat i alt -51.491 TCR anmoder om at udvalget køber markedsføring på 40.000 kroner, og foreslår blandt andet at førertrøjen kan købes. TCR har igennem en årrække arrangeret løb over flere dage i Ringsted Kommune. Sidste år ansøgte foreningen ligeledes om 40.000 kroner til afvikling af DM for børne- og ungryttere. Her besluttede udvalget til købe markedsføring for 15.000 kroner. Administrationen gør opmærksom på, at ansøgningen er modtaget inden nyt ansøgningsskema til den interne markedsføringspulje var godkendt i udvalget og derfor er ansøgningen behandlet efter de gamle retningslinjer. Ansøgningen vedlægges som bilag. Endvidere vedlægges oversigt over forbrug på kontoen som bilag.
Side 7 Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at ansøgningen opfylder kriterierne i retningslinjerne. Det er endvidere vurderingen, at løbet ikke giver mere opmærksomhed end de landevejsløb som klubben tidligere har arrangeret. Indstilling Direktionen indstiller, at der købes markedsføring for 15.000 kroner. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 24-04-2018 Godkendt.
Side 8 4. Team Cycling Ringsted tilbyder markedsføring til medaljeløb Åben sag Sagsid: 18/12 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Bilag - TCR, anmodning om køb af markedsføring til medaljeløb (49738/18) 2 Bilag - 2018-04 - Økonomioversigt, Intern markedsføring.pdf (49807/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget beslutte om man vil købe markedsføring til tre løb hvor Team Cycling Ringsted er lokalarrangør af en landsdækkende cykelløbsserie under DCU. Løbsserien hedder Medaljeløb for børn og unge. Beskrivelse af sagen Løbene der er målrettet børn og unge afholdes den 23. april, 28. maj og 13. august 2018. Løbene vil blive markedsført på alle skoler i Ringsted Kommune med plakater og flyers, og foreningen vil ligeledes producere pressemeddelelser til lokale medier. Det er Team Cycling Ringsteds vurdering, at der vil deltage ca. 50 børn og unge ved hvert løb. Cykelløbet er for alle der har en cykel og en hjelm, og der vil være medaljer og diplomer til alle deltagere. Løbene vil blive afviklet på Kærup Industrivej. Foreningen foreslår at der købes markedsføring for 6.000 kroner. Sidste år købte udvalget markedsføring for 3.000 kroner for de tre løb. Der deltog mellem 40 og 50 elever ved hvert løb. Klubben har udgifter til leje af cykler og hjelme, hjælperopgaver og tryk af diplomer. I alt samlede gifter på 6.600 kroner for alle tre løb. Administrationen gør opmærksom på, at ansøgningen er modtaget inden nyt ansøgningsskema til den interne markedsføringspulje var godkendt i udvalget og derfor er ansøgningen behandlet efter de gamle retningslinjer. X
Side 9 Ansøgningen vedlægges som bilag. Endvidere vedlægges oversigt over forbrug på kontoen som bilag. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at ansøgningen opfylder kriterierne i retningslinjerne. Det er administrationens vurdering, at løbene har en begrænset markedsføringsmæssig værdi. Indstilling Direktionen indstiller, at der købes markedsføring for 3.000 kroner. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 24-04-2018 Godkendt.
Side 10 5. Budget 2019 - udarbejdelse af forslag til budgettet i fagudvalg Åben sag Sagsid: 17/26108 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Tidsplan - Budget 2019 (april) (51435/18) 2 Forslag fra administrationen vedr. budget 2019-2022 (endelig).pdf (52037/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x x x x x x Beslutning BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Af tidsplan for budgetprocessen for budget 2019 2022 fremgår, at fagudvalgene i april og maj måned udarbejder forslag til budgettet inden for rammerne af det enkelte fagudvalgs område. Beskrivelse af sagen I forbindelse med budgetprocessen udarbejder fagudvalgene en række forslag, som kan indgå i den videre proces. Fagudvalgene har i den kommende fase i budgetprocessen mulighed for at udarbejde driftsønsker, som vedrører kommunens serviceudgifter, samt anlægsønsker, som vedrører kommunen anlægsudgifter. Herudover er der mulighed for at udarbejde investeringsforslag. I vedlagte tidsplan fremgår, hvilken fase budgetprocessen befinder sig i. Af den vedtagne budgetproces fremgår, at der ikke skal udarbejdes omstillingsforslag. Det økonomiske råderum dvs. finansieringen af driftsønsker vil derfor alene blive tilvejebragt ved budgetkorrektioner på baggrund af forventet forbrug i 2019 og dels ved konkrete politiske sager, der kan frigøre midler til drift. Rammen for prioritering af driftsønsker er først kendt efter økonomiaftalen mellem regeringen og KL er indgået og udarbejdelsen af forslag til teknisk budget i august. Udarbejdelsen af drifts og anlægsønsker skal ske i overensstemmelse med den valgte prioritering til bestemte serviceområder, såfremt Byrådet forinden har valgt dette. Byrådet tager endelig stilling til eventuel prioritering af serviceområder på møde den 9. april 2018. For at understøtte processen i fagudvalgene har administrationen udarbejdet forslag til budgettet, der vurderes nødvendige for at kunne sikre at det nuværende serviceniveau kan fastholdes. Forslag fra administrationen er vedlagt som bilag.
Side 11 På baggrund af beslutninger i fagudvalgene kvalificerer og udarbejder administrationen forslag til budgettet, som behandles på fagudvalgenes møder i maj måned med henblik på endelig prioritering i fagudvalgene inden forslagene oversendes til byrådet. Den 11. juni vil byrådet tage stilling til, hvilke forslag fra fagudvalgene, der skal indgå i den videre proces og sendes i offentlig høring. Partierne har ligeledes mulighed for at indsende forslag til budgettet. Sidste frist for at indsende forslag fra partierne er den 10. august. Administrationens mulighed for at kvalificere partiernes forslag fremmes ved at fremsende forslagene så tidligt som muligt. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det vurderes at det økonomiske råderum for prioritering af anlægsønsker vil blive beskedent, idet der ikke udarbejdes omstillingsforslag. Ligeledes vurderes det, at mulighederne for prioritering af anlægsønsker i 2019 vil blive yderst beskedent. Det skal ses i sammenhæng med at der ikke er disponibel ramme for nye anlæg i 2019 og at der vurderes at være i risiko for stigende priser på eksisterende anlæg. Der henvises til kommende sag i Plan- og Boligudvalget vedrørende udviklingen i byggepriser. Indstilling Direktionen indstiller, at fagudvalgene beslutter, hvilke forslag der ønskes udarbejdet til budget 2019 2022 inden for eget område. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 16-04-2018 Børne- og Undervisningsudvalget anbefaler anlægsforslaget vedr. yderligere daginstitutionspladser til budget 2019. Der udarbejdes budgetforslag vedr. Solstrålen til politisk behandling i maj 2018. Ej til stede: Sadik Topcu Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 18-04-2018 Sagen drøftet. Ej til stede: Timo Jensen Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 19-04-2018 Drøftet. Udvalget bemærkede at man ønsker der bliver udarbejdet en anlægssag vedrørende en udvidelse af parkeringspladserne på Amtstue Alle. Ej til stede: Line Lynnerup Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 19-04-2018 Forslagene inden for udvalgets område anbefales at gå videre i budgetprocessen. Ej til stede: Johnny Dahlgaard Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 23-04-2018 Forslagene inden for udvalgets område anbefales at gå videre i budgetprocessen. Udvalget bemærker at pkt. ØK1 afhænger af en analyse, som udvalget bestilte på mødet i marts.
Side 12 Ej til stede: Timo Jensen Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 24-04-2018 Forslagene inden for udvalgets område anbefales at indgå i den videre budgetproces.
Side 13 6. Orientering fra formand og direktør - april 2018 Åben sag Sagsid: 17/26456 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 24-04-2018 Intet.
Side 14 Underskriftsside Daniel Nørhave (hjdan) O Torben Lollike (tlo) B Line Lynnerup (lily) V Andreas Karlsen (akar) C Mazlum Øz (maoz) V Jan Jakobsen (jja) Ø Nichlas Riise (nrii) A