Boligorganisationen Domea København Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 16. december 2014 kl. 17.00 i Servicecenter København beliggende Følager 2, 2500 Valby. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet Domea København... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 2 3.4 Bestyrelsesforhold... 3 3.5 Bestyrelseshonorar... 3 3.6 Byggesagshonorar... 3 3.7 Tillæg til forretningsføreraftale... 4 3.8 Boligorganisationens årsregnskab... 4 3.9 Revisionsprotokol... 5 3.10 Bestyrelsens årsberetning... 5 3.11 Godkendelse af styringsrapport... 5 3.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 6 3.13 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 6 3.14 Valg af kredsdelegerede til BL... 7 3.15 Udlejningsforhold... 7 3.16 Orientering om driftsforhold... 9 3.17 Forslag fra Holger Juel Hansen... 10 3.18 Uddannelse i brug af ipads i bestyrelsen... 11 3.19 Domeas Landskonference 2015... 11 4 Navneændring af afdeling 35-27 og 35-28 Botilbud Emblasgade... 12 5 Byggeri og helhedsplaner... 12 5.1 Byggerier:... 12 5.2 Forslag fra bestyrelsesmedlem Holger Juel Hansen... 13 5.3 Helhedsplaner... 13 6 Nyt fra Servicecenter København... 14 6.1 ServicecenterForum... 14 6.2 Driftsforhold... 14 6.3 Personaleforhold Generel orientering... 14 6.4 Opgavestyringssystemet EazyProject... 15 7 Boligorganisationens afdelinger... 15 7.1 Årsregnskaber... 15 8 Mødeplanlægning... 16 9 Eventuelt... 16 Deltagere fra bestyrelsen: Villy Brejning, formand Preben Stampe Rasmussen, næstformand Bjarne Rasmussen Holger Juel Hansen Knud Johnsen Uffe Frejdal Nielsen Johnny Henry Olsen Bent René Skafte Poul Erhard Juhl Nielsen Joan Susanne Thygesen Søren Nielsen Øvrige deltagere: Jytte Jensen, Servicecenter København - Domea Christiane Fogh, Servicecenter København Domea Side 1 af 16
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden blev godkendt 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 30. september 2014. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet 3 Boligselskabet Domea København 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Orienteringen gives på repræsentantskabsmødet. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Uffe Frejdal oplyste: Bestyrelsesformanden går af ved næste repræsentantskabsmøde i juni 2015. Farumsødal sagde nej til at blive et servicecenter, og kører derfor videre som i dag. Domea 2015 projektet kører efter planen ved årsskiftet 2014/2015 er omkostningerne reduceret med 20 mio. ud af de forventede 25 mio. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Referat: Knud Johnsen oplyste: Modelprogram på Nordhavn ser ud til at kunne lykkedes. Knud skriver til overborgmesteren for en status efter nytår. Side 2 af 16
3.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Villy Brejning Formand Repræsentantskabet 2014 Preben S. Rasmussen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Bjarne Rasmussen Medlem Repræsentantskabet 2015 Holger Juel Hansen Medlem Repræsentantskabet 2014 Knud Johnsen Medlem Københavns Kommune - Johnny Henry Olsen Medlem Repræsentantskabet 2014 Bent Renè Skafte Medlem Repræsentantskabet 2015 Poul Erhard Juhl Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2015 Joan Susanne Thygesen Medlem Repræsentantskabet 2014 Uffe Frejdal Nielsen Medlem Domea 2016 Søren Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2014 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Villy Brejning, Holger Juel Hansen, Johnny Henry Olsen, Joan Susanne Thygesen og Søren Nielsen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. Alle modtog genvalg. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Honoraret blev godkendt som foreslået. 3.6 Byggesagshonorar Boligselskabet Domea København har mange byggesager, og for hver byggesag er der afsat et byggesagshonorar. Byggesagshonoraret er afsatte midler til dækning af de udgifter der måtte være i forbindelse organisationens deltagelse i møder, studieture m.m. Skulle der blive et beløb tilbage fordeles det mellem byggeudvalgets medlemmer efter aftalt princip. Side 3 af 16
Der er i Boligselskabet Domea København, på nuværende tidspunkt 2 byggeudvalg i gang et for 3529 Følager og et for 3530 Ved Kanalen og der er flere byggesager i kikkerten. Det er vigtigt at selskabet tager stilling til fordelingen af de midler som måtte være tilbage i de enkelte byggesager og hvilke former for studieture, møder m.m. som skal afholdes. Det indstilles til administrationen sammen med formand og næstformand laver oplæg til fordelingen af midler samt evt. studieture møder m.m. Referat: Administrationen vil sammen med formanden og næstformanden lave et oplæg inden næste organisationsbestyrelsesmøde. 3.7 Tillæg til forretningsføreraftale Der er nu foretaget opdateringer til forretningsføreraftalen for 3500 Boligselskabet Domea København. Der foretaget følgende (væsentlige) ændringer: Priserne er alle steder opdateret til 2014-niveau 35-08 Kridtholmen er lagt ind med 106 lejemål, der skal have Domea Plus med tilvalg 1 og 2. Der udarbejdes ingen forbrugsregnskaber eller lignende for afdelingen. 35-16 Frederikssundsvej er udgået som selvstændig afdeling. Boligerne indgår nu i 35-22 Peder Lykke Vej, som derfor er vokset med 8 enheder Der er nu 477 lejemålsenheder i 35-22 Peder Lykke Vej, der specificeres som følger: o 240 boliger på Peder Lykke Vej o 8 boliger på Frederikssundsvej o 229 enheder fra 13.694 m 2 plejecenter 35-26 Emblasgade - familieboliger er lagt ind med 113 lejemål, der skal have Domea Plus med tilvalg 1 og 2. Der udarbejdes ingen forbrugsregnskaber eller lignende for afdelingen. 35-27 Emblasgade plejeboliger er lagt ind med 27 lejemål, der skal have Domea Plus med tilvalg 1 og 2. Der ét samlet regnskab for el, vand og varme i afdelingen. 35-28 Emblasgade - servicecenter er lagt ind med 6 lejemål, der skal have Domea Plus med tilvalg 2. Der udarbejdes ingen forbrugsregnskaber eller lignende for afdelingen. Organisationsbestyrelsen bedes godkende ændringerne og alle bilag underskrives af formand og næstformand. Tillæg til forretningsføreraftalen er vedlagt som bilag 1. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder og underskriver tillægget til forretningsføreraftale. Referat: Bestyrelsen tiltrådte tillægget, og underskrev. 3.8 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 vedlægges som bilag 2. Regnskabet udviser et overskud på kr. 173.795. Side 4 af 16
Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 12. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Regnskabet blev godkendt 3.9 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 vedlægges som bilag 3. Administrationen har følgende kommentarer til protokollen: Revisionen har ikke givet anledning til forbehold eller kritiske bemærkninger. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Revisionsprotokollen godkendes som retvisende. 3.10 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 12 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Årsberetningen blev godkendt 3.11 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Eventuelle bemærkninger eller ønsker fra afdelingsbestyrelsernes side vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Side 5 af 16
Referat: Der blev stillet spørgsmål til styringsrapporterne for plejeboligerne. Kundechefen orienterede om, at man på Emblasgade Botilbud er i dialog med Københavns Kommune for at få afklaret, om der kan dannes et pårørenderåd, der i praksis fungerer som en afdelingsbetyrelse på beboernes vegne. Derudover blev styringsrapporterne godkendt. 3.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 6 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Sidste år blev Preben Stampe Rasmussen og Søren Nielsen valgt, da formanden var selvskrevet som medlem af Domeas bestyrelse. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 6 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Følgende ønskede at stille op, og blev valgt: Jonny Olsen Preben Stampe Søren Nielsen Villy Brejning Poul Erhard Juhl Nielsen Joan Thygesen 3.13 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. I jeres boligorganisation er det tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Sidste år indstillede bestyrelsen formand Villy Brejning samt næstformand Preben Stampe Rasmussen. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Side 6 af 16
Referat: Villy Brejning og Preben Stampe ønskede begge at fortsætte. Ingen andre ønskede at deltage. Villy og Preben blev derfor udpeget. Knud Johnsen ønsker at deltage, når der er særligt relevante emner på møderne. 3.14 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Sidste år Valgte bestyrelsen formand Villy Brejning samt bestyrelsesmedlem Leif Devald. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Formand Villy Brejning understregede, at det er vigtigt at Domea København er repræsenteret for at få indflydelse. Villy ønsker ikke selv at deltage længere. Johnny Olsen og Preben Stampe blev valgt. 3.15 Udlejningsforhold Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Side 7 af 16
Kolonne1 Kolonne2 Kolonne3 Kolonne4 Kolonne5 Kolonne6 Afdeling Rum Antal boliger Aktive på listen I bero på listen I alt på listen 3504 - Randers/Rothesgade 2 rum 54 0 0 0 3505 - Verdishave 2 rum 70 0 0 0 3508 - Kridtholmen 106 803 182 985 3510 - Gertsvej 2 rum 3 rum 4 rum 23 17 5 340 175 515 3512 - Tingvej Familiebolig 4 rum 32 83 81 164 3512 - Tingvej Ungdomsbolig 3514 - Kurlandsgade - Ungdomsbolig 1 rum 2 rum 1 rum 2 rum 8 3 374 883 1257 7 19 369 609 1357 3516 - Frederikssundsvej 3 rum 8 76 103 179 3518 - Gudenåvej - Familiebolig 3 rum 4 rum 9 9 137 133 270 3518 - Gudenåvej - Ungdomsbolig 2 rum 4 291 207 498 3520 - Baldersgade 1 rum 12 0 0 0 3522 - Peder Lykkes Vej 2 rum 30 94 199 293 2 rum 33 3525 - Gadekærvej 3 rum 170 329 199 527 3526 - Emblasgade - Familieboliger Diverse 113 502 120 622 3527 - Emblasgade - Botilbud 1 rum 27 0 0 0 Ventelistesituationen er tilfredsstillende, blot er der udfordringer på Frederikssundsvej, som nu er sammenlagt med Peder Lykke Vej. Der står en del på venteliste, men når boligen bliver sendt i tilbud, takkes der nej. Sidst var tilbuddet ude til 78 potentielle beboere. Fraflytningsstatistik for perioden 2010 til 2014 for samtlige afdelinger kan ses på næste side. Det fremgår af materialet, at fraflytningerne ligger ganske stabilt, Kridtholmens 106 boliger er nu medtaget og uden dem har der været ca. den samme mængde af flyttesager indtil 1.12.2014. Side 8 af 16
Antal flyttesager i afdelinger under Servicecenter København Boligorganisationer 3500 Boligseklskabet Domea København Antal lejemål 2010 2011 2012 2013 2014 Kærbo 53 18 22 13 23 10 Verdishave incl serviceareal 70 14 20 28 35 26 Kridtholmen 109 Gertsvej 46 4 6 4 1 4 Tingvej 43 9 5 5 4 4 Kurlandsgade 26 12 7 8 10 6 Gudenåvej 22 4 2 6 5 1 Baldersgade 12 3 5 2 3 2 Frederikssundsvej 8 2 2 0 3 Peder Lykkesvej 244 31 29 37 24 40 Gadekærvej 203 20 14 12 4 12 Emblasgade fam 113 0 0 0 3 2 Emblasgade Plejecenter incl. serviceareal 27 0 0 0 0 2 I alt 867 115 112 117 112 221 I alt antal boliger i 4 organisationer 1231 145 144 144 138 243 De ledige boliger på Gadekærvej bliver i øjeblikket brugt som genhusningsboliger i helhedsplanen. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning 3.16 Orientering om driftsforhold 3504 Kærbo: Ingen bemærkninger 3505 Verdishave: Ingen bemærkninger 3508 Kridtholmen: Der arbejdes stadig med kloak-pumperne i kælderen, vi afventer at pumperne skal skiftes til pumper med kværn. Der var udvendig aflevering den 28. november 2014. Der er problemer med belysningen og det har der også været på opgangene, hvor alle pærer er skiftet. Der er oprettet en ejerforening, som havde sit første møde den 1.12.2014. 3510 Gertsvej: Der har været et godt møde med bestyrelsen, de vil gå i gang med at lave kataloger. Når de har lavet husordens kataloget, vil vi gå videre med vedligeholdelseskataloget sammen med dem. 3512 Tingvej: Driften er sat lidt på standby, da vi afventer den endelige helhedsplan der har været holdt ekstraordinært afdelingsmøde, hvor de besluttede at gå videre med helhedsplanen. Der skal i januar holdes møde med de to opgange, som bliver berørt af placeringen af elevatorer. 3514 Kurlandsgade: Afventer køkkener og reaktion fra LBF. Side 9 af 16
3518 Gudenåvej: Der arbejdes stadig på muren til Lejerbo, men der er også problemer med muren ind til de øvrige naboer der arbejdes på en løsning, men den er svær at finde af økonomiske årsager. 3520 Baldersgade: Der blev holdt møde med Lars Kaldahl, Københavns Kommune og Kundechefen ang. servicearealet som skal opmåles. Der afventes en tilbagemelding fra Københavns Kommune. Driften kører fint. 3522 Frederikssundsvej og Peder Lykkes Vej: Ang. Peder Lykkes Vej - se under byggesag Frederikssundsvej intet at bemærke. 3525 Gadekærvej: Her er driften på vågepunktet pga. helhedsplanen. 3526 Emblasgade: Der er etableret legeplads til mindre børn. Et års gennemgangen er i fuld gang og der er i øjeblikket ved at blive udbedret fejl og mangler. Der er undersøgelser i gang vedr. varmeanlægget. Der undersøges også med træet på facaderne, da der har været forekomster af skimmelvækst. Der er udfordringer i skurene, da udluftningen til skurene ikke er optimal der er fugt i en del skure. 3527 Emblasgade Botilbud: Driften kører fint. Der har været pårørende råd, hvor kundechefen deltog. Det indstilles at bestyrelsen tager til efterretning. Referat: Der blev spurgt til, hvorfor Peder Lykke Vej er mærket som byggesag. Dette skyldes iflg. Kundechefen at BYG er inde over processen med nedrivningen. Kundechefen orienterede om Kurlandsgade: Udskiftning af køkkener er i gang. Der er konstateret skimmelsvamp. Rambøll undersøger sagen, og tilføjer dette i deres rapport til Landsbyggefonden. Orienteringen blev derudover taget til efterretning. 3.17 Forslag fra Holger Juel Hansen I forbindelse med en dialog om istandsættelse på Peder Lykkes Vej, har Holger Juel Hansen stillet følgende forslag: Hvornår og på hvilken dato standser vi afhøvling af gulve? "Lejligheden overtages som beset og ny lejer bestemmer selv om vedligeholdelseskontoen skal bruges til loft, vægge eller gulv, men blot forskønnelse og ikke som en investering, idet HH skal rives ned. Der kan gives huslejenedsættelse for en bolig, som overtages som beset ang. gulve, vægge og loft. Der findes lejemål, som har mange penge på kontoen, mens andre ikke har noget at gøre godt med" Der skal være klare linjer så inspektørerne ved alt om en beslutning og ikke forhandle med den enkelte lejer, som jeg har et eksempel på. Det skal stå ganske klart, hvem som bestemmer og ikke en forhandlingssituation mellem lejer og inspektør. Side 10 af 16
Dette er min mening Hilsen Holger Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til spørgsmålet om misligholdelse og retablering, så ny beboer kan flytte ind i tålelige forhold. Referat: Kundechefen kommenterede: Det er lovbestemt, at vedligeholdelseskontoen ikke kan benyttes, når boligen er opsagt. Kun hvis der er tale om misligholdelse kommer fraflytter til at betale noget. Organisationen og dermed servicecenteret har interesse i, at beboerne får mest muligt indskud tilbage, når de skal genhuses. Boligen skal dog være i en sådan stand, at den kan lejes ud. Bestyrelsen er enig i den måde, flyttesagerne håndteres på. 3.18 Uddannelse i brug af ipads i bestyrelsen Der holdes et kursus i brug af ipads som strækker sig over to aftener. 05. februar 2015: ipad første aften 12. februar 2015: ipad anden aften Det indstilles at bestyrelsen tager datoerne for kursus i Ipads til efterretning eller foreslår nye datoer. Referat: Kurset foregår kl. 17-21 begge dage, i Servicecenteret, Følager 2. Datoerne blev taget til efterretning. Joan Thygesen kan ikke deltage den 12. februar. 3.19 Domeas Landskonference 2015 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. Side 11 af 16
4 Navneændring af afdeling 35-27 og 35-28 Botilbud Emblasgade De pårørende fra Botilbud Emblasgade vil meget gerne have afdelingen omdøbt til DET RUNDE HUS. Huset har selv skabt navnet, da alle i området ved hvor det runde hus ligger. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til navneændringen af afdeling 3527 & 3528 Botilbud Emblasgade, til DET RUNDE HUS. Referat: Forslaget blev accepteret. 5 Byggeri og helhedsplaner 5.1 Byggerier: - 3522 Frederikssundsvej og Peder Lykkes Vej: Københavns Kommune har afholdt følgende møder, hvor byggesagen blev behandlet: Teknik- og Miljøudvalget 8. september 2014 Økonomiudvalget 30. september 2014 Borgerrepræsentationen 9. oktober 2014 Som sidste instans har borgerrepræsentationen godkendt nedrivningen af Peder Lykkes Vej 61 den 9. oktober. Status på genhusning: Der er rigtig godt gang i genhusningen, samtidig med at en del også selv finder boliger. Der er indtil 1.12.2014 ommærket 38 boliger til ungdomsboliger. Liste over genhusninger og udgifter fra KubenManagement vedlægges som bilag 4. - 35-29 Følager: Tidsplanen er fastsat til 1. maj 2014 30. september 2015. Der forventes en forlængelse på 45 arbejdsdage, som skyldes oprensning af forurening på grunden. Forsinkelsen vurderes løbende i forhold til fremdriften. En afvigelse fra den aftalte aflevering er pt. ikke accepteret. Tidsplanen overholdes pt. - 35-30 Ved Kanalen: Der bygges fortsat i forhold til godkendt økonomi og godkendt tidsplan, hvilket betyder, at boligerne afleveres den 14. august 2015. Der afholdes jævnligt møde med byggeudvalget - næste gang den 6. januar 2015. Der forventes rejsegilde den 7. marts 2015. Referat: Det blev påpeget, at den forventede dato for rejsegildet på Ved Kanalen en lørdag, er det meningen? Preben Stampe og Villy Brejning tager spørgsmålet med til byggeudvalget. Side 12 af 16
5.2 Forslag fra bestyrelsesmedlem Holger Juel Hansen Kære Jytte, Villy og Preben. Se venligst vedlagte link. Jeg vil meget gerne, at vi får dette punkt på dagsorden til næste møde i OB i december 2014 og har et klart spørgsmål til Domea BYG, eller hvem, som sidder inde med denne viden, som er impliceret. Og det lyder: HVORFOR ER VI i OB IKKE BLEVET INFORMERET AF DOMEA? http://subsite.kk.dk/~/media/b01ab61174614747841acc7553ea1a41.ashx Med venlig hilsen Holger Juel Hansen Linket er vedlagt som bilag 6 Referat: Kundechefen kommenterede: Løbende oplysninger om kommunens forslag til lokalplaner, som ændres efterfølgende, vil ikke gavne beboerne men blot skabe mere forvirring og usikkerhed. Formanden, Preben Stampe og Knud Johnsen supplerede: Kun to ting er sikre, huset skal rives ned, og der vil blive bygget nyt på grunden. Beslutningen om nedrivning er først blevet endegyldig den 9. oktober 2014. Der skal bygges på grunden, fordi huset rives ned, ikke omvendt. 5.3 Helhedsplaner - 35-12 Tingvej: Der har været ekstraordinært afdelingsmøde den 8. oktober 2014 hvor helhedsplanen blev godkendt af afdelingsmødet. - 35-14 Kurlandsgade: Tilstandsrapport m.m. er sendt til Landsbyggefonden. Den 5.1.2015 går Designa i gang med at skifte køkkenerne. - 35-25 Gadekærvej: Der er store udfordringer i renoveringen, men det går den rigtige vej. Varslinger, nøgler, adgang m.m. har været meget problematiske. Udskiftningen af den funktionær, som hjalp beboerrådgiveren, har også givet nogen udfordringer, da han ragede uklar med E & P samt Rambøll. Genhusningen er nu i fuld gang. Det er et stort puslespil, som beboerrådgiver/genhusningskoordinator Katinka har gang i. Der har været holdt en del opgangsmøder og med de ny medarbejdere, samt et fantastisk samarbejde med bestyrelsen, er der ved at være fremdrift i sagen. Der holdes koordineringsmøder med drift, bestyrelse, rådgivere og entreprenør hver uge. Side 13 af 16
Referat: Kundechefen kunne uddybe med, at Skema A nu er godkendt for Tingvej. Ny funktionær, John, er ansat til helhedsplanen på Gadekærvej. 6 Nyt fra Servicecenter København 6.1 ServicecenterForum Der har været holdt møde i ServicecenterForum, hvor der desværre ikke var nogen deltagere fra de andre boligorganisationer. Følgende emner blev berørt: Skilte til Servicecenteret Ombygning af Servicecenteret Indvielse Åbent hus Referatet vedlægges som bilag 5. Referat: Kundechefen oplyste, at skiltene ikke er kommet op endnu, fordi Domea skifter navn til Domea.dk. På grund af ombygning kan det være, at datoen for indvielsen rykkes. Jytte skriver ud om dette. 6.2 Driftsforhold Der har været en voldsomt stor belastning på servicecenteret på grund af udskiftninger i personalegruppen midt i sommerferieperioden samt nu i november, hvor der har været en tilpasning til organisationen. Dette indebar opsigelser, udnævnelser samt nye roller og arbejdssteder. Både idriftsættelsen af Kridtholmen samt helhedsplanen på Gadekærvej, belaster servicecenteret mere end rimeligt. Der bliver nu nedsat en gruppe som skal skabe processer omkring byg og drift, så vi kan sikre at det bliver en god oplevelse for beboerne at indtage deres nye boliger samt tåleligt for servicecenteret. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 6.3 Personaleforhold Generel orientering Servicecenteret har den 1.11.2014 lavet en tilpasning af organisationen hvilket har indebåret at vi har sagt farvel til to medarbejdere, afskaffet den grønne formand, udnævnt en ny ejendomsmester samt ændret i roller og arbejdsrutiner hos servicekoordinatorerne. Den 1.10.2014 startede Anette Torp som servicekoordinator, både som erstatning for Connie Kjær, men også som en del af den omstrukturering af arbejdsopgaver og rutiner som netop har fundet sted i servicecenteret. Anette er 58 år og har i sit tidligere virke både været beskæftiget med kundeservice og senest som direktionssekretær i større firmaer. Side 14 af 16
Bilag vedrørende organisationstilpasningen vedlægges som bilag 7. Referat: Formanden gjorde opmærksom på, at der i løbet af 2015 skal tages stilling til, om afdelinger skal slås sammen for at spare administration, inden de to nybyggerier sættes i drift. på næste organisationsbestyrelsesmøde i marts 2015 er det på dagsordenen. Orienteringen blev taget til efterretning. 6.4 Opgavestyringssystemet EazyProject Udrulning af EazyProject har været udskudt, men forventes at være på plads i løbet af november-december. Servicecenteret har taget systemet i brug til help-desk opgaverne, hvor der bliver sendt arbejdsopgaver ud til de blå mænd denne del fungerer fint, med enkelte undtagelser, da en opdatering gjorde, at vi mistede data vedrørende aftaler med beboere, som derfor oplevede, at vi ikke kom. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning 7 Boligorganisationens afdelinger 7.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 vedlægges. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 3504 Kærbo: Afdeling 3505 Verdishave: Afdeling 3506 Verdishave, serviceareal: Afdeling 3510 Gertsvej: Afdeling 3512 Tingvej: Afdeling 3514 Kurlandsgade: Afdeling 3518 Gudenåvej: Afdeling 3520 Baldersgade: Afdeling 3522 Peder Lykke Vej: Afdeling 3525 Gadekærvej: Afdeling 3526 Emblasgade: Afdeling 3527 Botilbud Emblasgade: Afdeling 3528 Emblasgade, serviceareal: overskud på 384.039 kr. overskud på 53.112 kr. overskud på 812.887 kr. overskud på 218.953 kr. overskud på 108.631 kr. overskud på 28.956 kr. overskud på 134.738 kr. overskud på 42.983 kr. overskud på 669.944 kr. overskud på 830.088 kr. overskud på 3.263.015 kr. overskud på 473.402 kr. overskud på 0 kr. Side 15 af 16
Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i revisionsprotokollen for organisationen side 347 til 366. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. Formanden udtrykte stor tilfredshed med, at der er overskud i alle afdelinger, og roste kundecehfen for dette. 8 Mødeplanlægning forslag fra administrationen Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2015. NB! Husk jeres kalender, så vi kan være sikker på at få afstemt mødedatoerne. 05.02.2015: Undervisning i Ipads, kl. 17.00-21.00, Servicecenter København 12.02.2015: Undervisning i Ipads, kl. 17.00-21.00, Servicecenter København 25.03.2015: Bestyrelsesmøde (budgetmødet) kl. 17.00 på Servicecenter København 00.05.2015: Seminar, to dage (endnu ikke fastlagt) 16.06.2015: Bestyrelsesmøde kl. 17.00 på Servicecenter København 29.09.2015: Bestyrelsesmøde kl. 17.00 på Servicecenter København 15.12.2015: Bestyrelsesmøde (regnskabsmødet) kl. 17.00 på Servicecenter København 15.12.2015: Ordinært repræsentantskabsmøde kl. 19.00 på Servicecenter København Det indstilles, at bestyrelsen godkender mødedatoerne eller tager beslutning om ændring af mødedatoerne. Referat: Datoerne blev taget til efterretning 9 Eventuelt Referat: Der blev ikke fremlagt noget under eventuelt. Side 16 af 16