Aarhus Universitet Prøver og eksamen PID Version 1.0
Version Dato Version Udarbejdet af Godkendt af Beskrivelse 19-08-2009 0.1 Annette Lund Første udkast 22-09-2009 1.0 Annette Lund SS Side 2 af 11
Indholdsfortegnelse 1 Formål, Rammer og Omfang...3 1.1 Projekt baggrund... 3 1.2 Projekt formål... 3 1.3 Projektets omfang... 3 1.4 Projektets rammer og afhængighed til andre projekter... 3 2 Fremgangsmåde...3 2.1 Planlægning af projektet... 3 2.2 Afklaring... 3 2.2.1 Kvalitetssikring...Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 3 Leverancer...3 4 Roller og ansvar... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 4.1 Rollebeskrivelser projektdeltagere og interessenter... 3 5 Tidsplan... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Side 3 af 11
1 Formål, Rammer og Omfang Dette afsnit indeholder en kort forretningsorienteret beskrivelse af projektbaggrund og formål. 1.1 Projekt baggrund Projektet har til formål at afklare i hvilket omfang, der i nuværende STADS kan etableres sikker understøttelse af vores nuværende arbejdsgange i forbindelse med håndteringen af prøver og resultater herunder udstedelse af beviser og håndtering af direkte relaterede opgaver som registrering af resultater af klager i forbindelse med prøver. Undtagelser og dispensationshåndtering skal sikres afdækket, så der er klarhed over håndteringen af f.eks. dumpebreve og studentersager. Den systemmæssige klargøring og leverancer ift. afholdelse af alle typer af prøver skal sikres understøttet. Og håndtering af fejlinddateringer herunder tilbageløb ifm. STÅ skal afklares. Projektet skal herudover bidrage til entydig afklaring af, om der ses arbejdsgange og processer i forbindelse med prøver og eksaminer, som ikke vil kunne understøttes i nuværende STADS. Disse vil skulle beskrives som de ses i dag (både som arbejdsgang og med beskrivelse af tilhørende systemunderstøttelse) med forslag til løsningsmuligheder i en eller flere af følgende kategorier: - ændringer og tilpasninger i nuværende arbejdsgange og processer, som vil gøre det muligt at sikre understøttelse i nuværende STADS - udviklingsbehov i nuværende STADS 1.2 Projekt formål Målet for projektet er at sikre, at der opnås sikker, egnet og korrekt drift af prøver og eksaminer i STADS i efteråret 2011. Projektet skal nå sit mål igennem følgende faser, som projektet forventes at gennemløbe: 1. Fælles viden ved faktisk drift i værkstedet i projektgruppen. Der skal tegnes svømmebaner på processerne, og systemunderstøttelsen til alle processer skal afdækkes. Flow-diagrammer og oversigter fra PADS vedlægges som grundlag. 2. Beskrivelse af de relevante arbejdsgange med angivelse af afhængighederne i processerne. Side 4 af 11
3. GAP-analyse hvilke arbejdsgange og processer kan understøttes i nuværende STADS og hvad vil kunne bringes til det og hvad stiller egentlige udviklingskrav. 4. Entydig afklaring af, hvad der skal ske med de under 3. konstaterede GAPs. Herunder vurdering af, hvad eventuel manglende systemunderstøttelse vil betyde for administrative rutiner og tidsforbruget. Det forekommer i den forbindelse relevant at arbejde med kategorierne: Kritisk: eks. skifte mellem prøveformer pr. termin Nødvendige: eks. hængere kan ikke kontrolleres Nice to have: eks. leverance til løn af censorhonoreringsdata 5. Udarbejdelse af implementeringsstrategi og plan herunder eventuelle materialer. 6. Implementering. Opgaverne i fase 1-3 og 5 forventes ikke at kunne løses lineært og vil derfor i et vist omfang blive løst parallelt og samtidigt. Når viden om en arbejdsgangs understøttelse i STADS er til stede i gruppen, og hvis understøttelsen ses udmærket ift. AUs nuværende arbejdsgang, anses det for oplagt, at der med det samme tages stilling til, om eksisterende funktionaliteter i Delfi kan bidrage til udviklingen i STADS, og hvordan et oplæringsmateriale til funktionaliteten bør se ud. Endvidere har projektet til formål at holde relevante interessenter orienteret løbende omkring projektets status. Interessenterne er nævnt i afsnit 7.2. 1.3 Projektets rammer og afhængighed til andre projekter Der er afhængighed til projektet systemstrategi for de studieadministrative systemer, som skal definere, i hvilken grad andre systemer f.eks. UVA (herunder kursuskatalog), Studieordnings- Generatoren og SystemprogramValidator skal konsolideres/udvikles og anvendes udover STADS. I denne sammenhæng er især forbindelserne mellem systemerne interessante, da der på prøve og eksaminområdet opsamles til- og afmeldinger og tekstafsnit fra andre systemer til brug for registrering af forbrugte forsøg og generering af bevisdele. Projektet er afhængig i forhold til de løbende udviklinger i STADS-samarbejdet indenfor prøver, eksaminer og STÅ-indberetninger, da disse eventuelle udviklinger vil ændre nuværende STADS. Projektgruppen skal derfor nøje følge udviklingen og kravspecifikationerne på prøve og eksaminområdet i STADS. Senest ses proces hen imod udvikling af specialehåndteringsmodul (som også handler om udløsning af forbrugte forsøg og indlejring af titler til brug for beviser) og udvikling af felter til brug for bevistræk. Side 5 af 11
Endvidere er projektet afhængig i forhold til de løbende udviklinger på AU senest modul til opfangning af behov og ønsker i forbindelse med store skriftlige prøver under tilsyn. Projektgruppen har som eksperter på området også til opgave i samarbejde med kompetenceudviklingsgruppen at udarbejde implementeringsstrategi og plan herunder materialer. 1.4 Projektets omfang Projektet omfatter alle processer i forbindelse med resultatregistrering og bevisudstedelse samt håndtering af skriftlige prøver under tilsyn. Det vil sige fra planlægning af prøver (til- og afmelding, der ikke sker via UVA), over faktisk afholdelse af prøver (leverancer til prøver, der ikke er under tilsyn skal sikres: lister og protokoller), til registrering af resultater og udstedelse af beviser. Det skal afklares om projektet omfatter direkte inddatering (decentral inddatering i STADS), eller om dette ligger i et andet projekt. Vores opgave er i sammenhængen i hvert fald at estimere risikoen ved, at det decentral inddatering ikke er fuldt ud kørende ved AUs overgang til STADS. Det skal afklares i hvilket omfang projektet skal forholde sig til PADS-indstillingen om forslag til fælles grundlag for håndtering af censorer. Der er søgt forskellige afklaringer af nationale muligheder for løsninger. UddannelsesAdministrativtNetværk er i gang med en kortlægning af censorhåndteringsopgaven på AU. Fremgangsmåde 1.5 Planlægning af projektet Projektet opdeles i 3 dele: en afklaringsdel (fase 1-2), en planlægningsdel (fase 3-4) og en implementeringsdel(fase 5-6) I afklaringsdelen tilegnes der hands-on-viden om muligheder og begrænsninger i nuværende STADS og der tages stilling til hvilke arbejdsgange, der kan bevares og hvilke der vil skulle ændres/tilpasses. I planlægningsdelen tages der stilling til, hvordan der muligt kan etableres sikker drift indenfor nuværende STADS, og hvor der ses behov for udvikling i/udenfor STADS. I implementeringsdelen skal der udarbejdes en strategi, så der sikres sikker drift, og en plan der sikrer at alle administratorer med opgaver indenfor området dels oplæres i brug og dels gives forståelse af de indre sammenhænge i både planlægning og håndtering af området ved brug af STADS. Side 6 af 11
Projektet vil starte med at producere en PID som efterfølgende skal godkendes i referencegruppen. Herefter indkaldes projektdeltagerne til at kick-off møde hvor PID en, organiseringen og forventningerne til deltagerne præsenteres. Projektet er afhængigt af hvornår eventuelle krav til STADS (Logica) skal være formuleret og godkendt, for at være udviklet inden AU s overgang til STADS. Derfor kan udmeldinger fra STADS-sekretariatet betyde, at eventuelt arbejde med udarbejdelse af kravspecifikationer - hvor udvikling måtte vise sig nødvendig kunne forskyde planerne. Projektets plan kan også ændres ved, at der ændres i strategier ift. egenudvikling af f.eks. StudieordningsGenerator, UVA og validator (alle beskrevet i PADS og rummer afledte effekter ift. prøvetilmeldinger). 1.6 Afklaring (fase 1-2) 1. Fælles viden ved faktisk drift i værkstedet i projektgruppen. I fase 1 etableres fælles viden om den faktiske brug af STADS på prøve- og eksamensadministrative processer output for hver proces skal findes, produceres og kontrolleres for egnethed. 2. Beskrivelse af de relevante arbejdsgange med angivelse af afhængighederne i processerne. Arbejdsgangen i prøve og eksamensadministration ud fra et produktsynspunkt (altså sikker drift i STADS) beskrives som enkelte processer og forbindelser og afhængigheder skal afdækkes. Planlægning (fase 2-3) 3. GAP-analyse hvilke arbejdsgange og processer kan understøttes i nuværende STADS og hvad vil kunne bringes til det og hvad stiller egentlige udviklingskrav. De processer, der kan understøttes i STADS med ændringer af den nuværende arbejdsgang ift. Delfi beskrives og nødvendige og relevante arbejdsgangsændringer beskrives. De processer der ikke ses mulige at understøtte i STADS beskrives dels som de fungerer i dag i Delfi og dels som de bør understøttes i fremtiden så der sikres et grundlag, der kan videreformidles enten som et udviklingskrav til STADS eller som et ønske om egenudvikling. 4. Entydig afklaring af, hvad der skal ske med de under 3. konstaterede GAPs Der skal tages afsæt i PADS indstillingens principper, når der foreslås løsningsmodeller. Disse skal videregives og afklares, så der for hver proces kan angives den relevante løsning i gruppens afrapportering om, hvordan der opnås sikker drift ved overgangen til STADS. Implementering (fase 5-6) Side 7 af 11
5. Udarbejdelse af implementeringsstrategi og plan herunder eventuelle materialer. Gruppen skal afklare hvilken strategi der vil være egnet ift. at sikre at alle aktører på fag, hovedområder, og fælles kan slippe Delfi og opnå sikker drift i STADS o.a. Med baggrund i den valgte strategi, skal der udarbejdes en egentlig plan for, hvordan overgangen kan struktureres. Det vil være nødvendigt at udvikle relevante midler til overgangen i form af uv-materiale. Afhængig af den valgte strategi, skal det afklares i hvilket omfang der skal anvendes produktions eller test-data for det sidstes vedkommende, om der skal etableres fag-nært testmateriale. 2 Leverancer Aktivitet Startdato Slutdato AU - Prøver og Eksamen administration PID leveret 17-08-2009 18-09-2009 Godkendelse af PID 18-09-2009 25-09-2009 Gap-analyse på eksisterende STADS (Pass/Failed oversigt) 28-09-2009 12-10-2009 Begrundet indstilling til valg af løsninger på krav der ikke ses opfyldt af STADS (Failed detaljeret) 02-11-2009 06-11-2009 Superbruger oversigt med område fordelinger afklaret og udsendt 02-11-2009 06-11-2009 Beslutning om løsninger for ikke opfyldte krav 09-11-2009 30-11-2009 AU Kravspecifikation til Prøver og Eksamener på STADS (Anvendende Krav metoden i AU på STADS) 01-12-2009 18-12-2009 STADS Kravspecifikation til nyudvikling for Prøver og Eksamener (Anvendende Krav metoden i AU på STADS) 01-12-2009 18-12-2009 Krav endeligt leveret og godkendt med STADS 01-02-2010 01-02-2010 Løsningsdesigns modtaget 02-02-2010 03-05-2010 Design reviews 04-05-2010 01-06-2010 Testplan & Testcases (Passed og Failed Krav) 02-06-2010 30-06-2010 Løsning klar til test på Testmiljø 01-07-2009 01-07-2009 Status for Løsningstest på Testmiljø 01-07-2009 01-07-2009 Slutbrugerundervisnings strategi og koncept modtaget 01-07-2009 01-07-2009 Slutbrugerundervisnings materiale udarbejdet 01-07-2009 01-07-2009 Side 8 af 11
Aktivitet Startdato Slutdato Slutbrugerundervisnings materialeform godkendt 01-07-2009 01-07-2009 Undervisningsmateriale overleveret til Kompetenceudviklingsprojektet 01-07-2009 01-07-2009 Løsning klar til test på Produktionsmiljø 01-07-2009 01-07-2009 Status for Produktionstest på Produktionsmiljø 01-07-2009 01-07-2009 Fremtidig drift af Prøver og Eksamener sikret (Overdraget til daglig drift) 01-07-2009 01-07-2009 Prøver og Eksamens administration på STADS i PROD 01-07-2009 01-07-2009 AU - Prøver og Eksamen administration PID leveret 17-08-2009 18-09-2009 Godkendelse af PID 18-09-2009 25-09-2009 Gap-analyse på eksisterende STADS (Pass/Failed oversigt) 28-09-2009 12-10-2009 Begrundet indstilling til valg af løsninger på krav der ikke ses opfyldt af STADS (Failed detaljeret) 02-11-2009 06-11-2009 Superbruger oversigt med område fordelinger afklaret og udsendt 02-11-2009 06-11-2009 Beslutning om løsninger for ikke opfyldte krav 09-11-2009 30-11-2009 Side 9 af 11
3 Projektdeltagere og interessenter 3.1 Projektdeltagere Følgende personer indgår i projektet som projektdeltagere: Frederik Langkjær, HUM Jeppe Seirup, STUF Birte Øster, SUN Jette Grøn, STUF Helle N. Hasberg, NAT Mette Tønder, SAM 3.2 Interessenter Følgende personer er identificeret som interessenter i projektet: Administratorer med opgaver i relation til prøver og eksaminer: I Ledelsessekretariatet I Studieforvaltningen På hovedområder På fag Potentielle brugere (VIP erne) protokoller og direkte inddatering Studerende (nuværende og tidligere) International studerende (nuværende og tidligere) Vejledere Studieledere (mht. planlægninger, budgetteringer og monitoreringer) Statistik-medarbejdere Medarbejdere på Internationalt Sekretariat Udviklere i IT-udvikling (AU) STÅ-medarbejdere på alle niveauer UVA-projektet Dekaner (underskriver beviser) Side 10 af 11
Rektor (designer beviser) Revisorer og rigsrevisor Side 11 af 11