Projektbeskrivelse for det uddannelsesadministrative arbejdsudvalg i den faglige forandringsproces Indhold

Transkript

1 Projektbeskrivelse for det uddannelsesadministrative arbejdsudvalg i den faglige forandringsproces Indhold Dokumentformål...2 Dokumenthistorik...2 Projektbeskrivelse...3 Afgrænsning af arbejdsudvalgets opgave...3 Arbejdsudvalgetss arbejdsproces...3 Opgave Opgave Opgave Opgave Implementerings- og tidsplan

2 Dokumentformål Dette dokument skal indledningsvist fremsendes til styregruppen for den faglige forandringsproces, og skal kunne fungere som grundlag for styregruppens godkendelse af arbejdsudvalgets plan for sit arbejde. Formålet med dokumentet er herefter løbende at opsamle beslutninger/overvejelser og relevante indstillinger i det uddannelsesadministrative arbejdsudvalg, så der sikres et samlet grundlag for udvalgets arbejde i perioden fra ultimo august 2010 til d. 10 december 2010, og et forklaret forslag til indretningen af uddannelsesadministrationen på Aarhus Universitet. Dokumenthistorik Dato Hændelse Ansvarlig aktør 29. august 2010 Dokumentet oprettet Annette Lund og Steffen Skovfoged 6. september 2010 Bearbejdet til en form, der ligner et Annette Lund projektinitieringsdokument (PID) Udvidet i indhold med resultatet af brainstorm om, hvad PADS ikke forholdt sig til Suppleret med indledende overvejelser om ressourcetræk udenfor udvalget markeret med rødt i dokumentet. 7. september 2010 Opdateret og ændret under indtryk Annette Lund af diskussionerne på møde d. 6. september september 2010 Redigeret pba indkomne Steffen Skovfoged kommentarer fra udvalget 10. september 2010 Fremsendt til styregruppen for godkendelse Steffen Skovfoged 2

3 Projektbeskrivelse Afgrænsning af arbejdsudvalgets opgave Arbejdsudvalgets opgaver er givet som følger (formuleret som et minimum). 1. Forslag til placering af opgaver og antal medarbejdere på de forskellige niveauer i organisationen. Endelig fastlæggelse af normeringen beror på den årlige budgetproces. 2. Bud på referenceforhold for medarbejderne 3. Evt. forslag til opgaver, der med fordel kan flyttes mellem de eksisterende vicedirektørområder 4. Forslag til, hvordan de geografiske udfordringer håndteres kan det eksempelvis ske ved oprettelse af servicecentre, og i givet fald under hvilken konstruktion? 5. Implementerings- og tidsplan. Arbejdsudvalget besluttede på sit første møde IKKE at søge at udvide opgaven, da den allerede i sin initiale formulering er yderst omfattende. Arbejdsudvalgets arbejdsproces Arbejdsudvalget afholder møder i udvalget hver anden mandag kl startende mandag d. 6. september 2010 og frem til afleveringsfrist d. 10. december Mødelokale 426 (med videolink) i Fredrikshus søges booket hver mandag , så lokalet er til rådighed imellem de ordinære møder til brug for de aktiviteter/processer der afholdes ud over de faste møder - som en udløber af den valgte proces under hvert spørgsmål i opgaven, Hver af de ovenstående fem opgaver er herunder indsat i en ramme med angivelse af, hvordan arbejdsudvalget vil gribe den enkelte opgave an indtil arbejdsudvalget har afsluttet sin opgave, vil der kunne optræde processer i dette dokument, som ikke gennemføres eller afløses af andre mere egnede processer. Ressourcetrækket i udvalget er foreløbigt 105 mødetimer. Der forventes aktiviteter mellem møderne, som på nuværende tidspunkt ikke er muligt at estimere. Når en proces er besluttet, vil der blive udregnet et ressourcetræk på den enkelte proces. De opstillede overslag over ressourcetrækket ved gennemførelsen af de foreslåede processer, er foreløbige og alene beregnet i timetræk (markeret med rødt). 3

4 Opgave 1 Forslag til placering af opgaver og antal medarbejdere på de forskellige niveauer i organisationen. Endelig fastlæggelse af normeringen beror på den årlige budgetproces De uddannelsesadministrative opgaver forstås med udgangspunkt i PADS. Se: Samt procesbeskrivelser udarbejdet til brug for overgangen til STADS Se: XXXXXXXX PADS er udarbejdet med baggrund i vores tidligere struktur, og forholder sig primært til arbejdsdelingen mellem fællesadministrationen og hovedområdeadministrationen (familieniveauet) eventuelle arbejdsdelinger ift. fag, er således i udgangspunktet ikke berørt i rapporten. Dog ses studienævn som niveau medtaget i PADS flere steder fordi studienævn i den nuværende regulering har særlige opgaver i uddannelsesadministrative sammenhænge. PADS er ift. Uddannelsesadministrative opgaver ikke udtømmende, hvorfor der etableres en løbende brainstorm i udvalget med henblik på at få etableret et overblik over, hvilke uddannelsesadministrative opgaver PADS skal suppleres med. Brainstormen vil med udgangen af september måned blive forsøgt samlet i mere overordnede grupperinger, så der sikres en struktureret og samlet behandling af opgaverne. Brainstormen har foreløbigt givet anledning til følgende suppleringer til PADS: Ph.d.: den uddannelsesadministrative del (diskussionspunkt pba. indlæg fra Johnny Laursen) Støtte til udarbejdelse af undervisningsmaterialer (fagnært) Modtagelse af opgaver (fagnært) Udlevering af diverse materialer (fagnært) Registrering af studerendes tilstedeværelse (fagnært) Håndtering af specialekontrakter og planlægning af forsvar Evaluering af undervisningsforløb (reguleret i kvalitetspolitikken) Udvikling og kvalitetssikring (reguleret i kvalitetspolitikken) Dispensationer Ændringer af studieprogrammer RUS-arrangementer og programmer Monitorering (reguleret i kvalitetspolitikken) Erhvervskontakt og praktik (delvist hjemmehørende under LED) Internationalisering (reguleret af internationaliseringsstrategi og delvist hjemmehørende under LED) Akkreditering EVU (behandles tillige af arbejdsgruppen vedr. administrativ støtte til EVU området, reguleret i EVU-strategi/EVU-udvalget) Lokalehåndtering Vejledning/markedsføring/information Principperne fra PADS* mangler i den nye struktur en dimension til sikring af, at de to umiddelbare brugergruppers behov tilgodeses (vip og studerende). Udvalget har på den baggrund besluttet, at principperne skal udvides med et princip om, at uddannelsesadministrationen skal være tæt på brugerne, hvor der er behov for det.. Det kan være fysisk tæt på, hvor det er behovet, eller virtuelt tæt på, hvor det opfylder behovet. 4

5 Desuden skal studieadministrationen være gennemskuelig og transparent for såvel VIP som studerende. Samtidig finder udvalget det nødvendigt i den nye kontekst at få tydeliggjort, at princippet om ensartet service skal forstås som at ens forhold behandles ens mens uensartethed netop påkalder sig differentierede tilbud og håndteringer. Principperne ser herefter ud som følger idet de med fed markerede er udtryk for ændringer og/eller tilpasninger ift. PADS oprindelige principper: Grænsefladerne mellem de administrative niveauer skal afspejle, at ansvaret for at tilrettelægge og kvalitetssikre uddannelserne ligger hos dekanerne. Princippet skal afvejes med behovet for fællesadministrativ kvalitetssikring samt kritisk masse i opgaveløsningen. Nærhed opgaver skal løses tæt på VIP og studerende, hvor der er behov for det Administrationen skal indrettes, så den er gennemskuelig og transparent for VIP og studerende. Arbejdsdeling og standardisering skal medvirke til at give en ensartet service i ens forhold overfor de studerende og vip og skal understøtte universitetets overordnede politik for kvalitetsarbejde. Det centrale niveau har ansvaret for, at de redskaber, der er til rådighed for andre dele af uddannelsesadministrationen, er effektive, brugervenlige og understøtter en ensartet og legal administration. Der skal sikres en administration, der giver høj kvalitet med forbrug af så få ressourcer som muligt. Dette indebærer, at løsningen af en opgave bør involvere så få led (dvs. ansvarsskift mellem personer og/eller enheder) som muligt og dobbelt sagsbehandling skal fjernes. Inddatering af data i studieadministrative systemer skal ske så tæt på kilden som muligt. En stor del af driften (efter optagelse) flyttes til den studerende selv. Herefter tages de uddannelsesadministrative opgaver én efter én i PADS for at få afklaret om konklusionerne i PADS er korrekte eller skal ændres. De opgaver PADS skal suppleres med gøres til genstand for behandling som i PADS. Til brug for afsæt for forståelsen af hvad der udgør kritisk masse i en uddannelsesadministrativ sammenhæng på de tre niveauer: fælles, familie og fag, har udvalget besluttet at udarbejde en tegning over universitetets nuværende uddannelsesadministration, som illustrerer niveauerne og deres størrelse. Initiale dele af arbejdet er allerede lavet i UddannelsesAdministrativtNetværk som et orienteringsredskab og via hovedområdernes indmeldinger i forbindelse med tap-tællingen. Der forventes derfor med inddragelse af UAN, at kunne etableres en forståelig tegning i løbet af september måned. Udvalget forventer på den baggrund at kunne skabe sig et overblik over, hvad der forstås som 5

6 kritisk masse for en uddannelsesadministrativ enhed og at kunne opstille relevante kriterier for definitionen heraf. Indledningsvist findes antal studerende, antal uddannelser og kompleksitet at skulle udgøre elementer i forståelsen. Tegningen vil kun udgøre et øjebliksbillede, men er nødvendig for udvalgets forståelse af hinandens sprogbrug og afsæt for forståelse af, hvad der er i forandring med de principper udvalget finder frem til. Udgangspunktet er som i PADS - at opgaven løses færdig i eet led og uden unødige skift. Procesforslag: Udvalgets forslag til nye principper vil blive prøvet i en interviewrunde blandt den nuværende administrationschefkreds, da de klassisk har bred viden både om uddannelse og økonomi. 6 administrationschefer i 6 timer = 36 arbejdstimer Analyse og diskussion af opgavegrupperinger fra PADS og øvrige identificerede opgaveklumper. Analysen foretages af medlemmer fra arbejdsudvalget, og hvor det er relevant inddrages andre relevante medarbejdere. 100 arbejdstimer Vores konkrete forslag til placering af opgavernes løsning kunne gøres til genstand for diskussion i fokusgrupper bestående af brugergrupper (ledelse, studerende, vip, administratorer osv.) så vi sikrer at brugersynspunktet er konkret adresseret og afdækket. 5 brugergrupper á mindst 3 repræsentanter i 6 timer = 90 arbejdstimer 6

7 Opgave 2 Bud på referenceforhold for medarbejderne Det skal adresseres, hvor mange uddannelsesadministrative niveauer, der bør og skal findes på AU i den fremtidige struktur og om der ses muligheder for at afskaffe et eller flere niveauer i en konkret arbejdsproces. En måde at adressere diskussionen på er at tage afsæt i simple spørgsmål om niveauerne: HVEM Udbud af forskningsbaserede uddannelseselementer, forudsætter forskere, der udbyder elementerne. Udbydende forskere/undervisere i almindelighed, bør have administrativ støtte til en række opgaver i forbindelse med udbud af uddannelseselementer eks.: Udarbejdelse af udbud - rammer for udbud, struktur og krav til indhold Planlægning af udbud - holdsætning af tilmeldte, fysisk planlægning og logistik Afvikling af udbud - skemalægning og diverse praktiske forhold Planlægning af prøve/prøveforløb - til og afmelding, fysisk planlægning og logistik Håndtering af eventuelle klager - høringer, håndtering af afgørelser, ankenævn Udbud af uddannelse er underlagt en række rammer og politikker (eks. love, bekendtgørelser, politikker og AU regler og beslutninger). Disse regler har i forhold til det konkrete udbud ofte karakter af strukturer og betingelser, som det er nødvendigt sammenhængende at sikre og kvalitetskontrollere. Redskabet til denne håndtering er naturligt studieordningerne. Gruppen har aftalt samarbejde med den arbejdsgruppe der er nedsat til afklaring af studienævns- og institutstruktur for at sikre synergi mellem gruppernes arbejde. At håndtere mere end studerende på en vifte af uddannelser forudsætter egnede redskaber i form af systemer og systematikker, der er udviklet og løbende tilpasset til at understøtte legalitet, nødvendige strukturer og strategier. Samtidig ses indgang til og udgang fra uddannelse, at udgøre sådanne selvstændige og store administrative belastninger. HVOR Hovedaktørerne i uddannelsesadministrativ sammenhæng bør findes på 3 niveauer i den nye struktur for AU: På fag-niveau - i en fagnær funktion På hovedområde-niveau - i en tværfaglig funktion På fælles-niveau - i en fællesadministrativ funktion Udvalget har indledningsvist diskuteret om hyppigheden af kontaktbehov kan udgøre en del af forståelsen for placering af opgavers løsning mellem niveauerne. Herudover skal det afklares, om der er fordele ved at samle ensartede administrative rutiner i egentlige driftscentre, hvor der ikke er behov for fysisk nærhed. HVAD (for det nærmere opgavesplit kan inspiration hentes i PADS) Fag - principper for kendetegn skal udarbejdes Hovedområde - principper for kendetegn skal udarbejdes Fælles - principper for kendetegn skal udarbejdes HVORDAN og VOLUMEN 7

8 Fag Et fags uddannelsesadministrative volumen afhænger af gruppen af studerende (hoveder og indskrivningstyper), antal undervisende vip og d-vip (antal hoveder), samt kompleksitet (målt ved en række faktorer fx antal udbud). En nøgle til brug for en rettesnor for antal uddannelsesadministrative medarbejdere antages at kunne udarbejdes ved anvendelse af allerede foretagne analyser og supplerende overvejelser. Hovedområde Et hovedområde har uddannelsesadministrativt behov for en stab, der er kvalificeret indenfor kvalitet og uddannelsesstrukturering Fælles Fælles bør have klare opgaveporteføljer som følger PADS-indstillingerne. Procesforslag: Centralt i forhold til denne opgave er diskussionerne i opgave-1, som bl.a. skal handle om, hvor hvilke opgaver mest hensigtsmæssigt kan placeres, set i forhold til de skitserede principper. Det er oplagt at få kortlagt de mange erfa-fora i uddannelsesadministrative sammenhænge op, og få diskuteret deres roller og eventuelle pligter. Kortlægningen kan laves via UAN på møde (30 medlemmer) og opstillingen af kortlægningen vurderes at kunne ske på en times tid. 30 medlemmers maksimale forbrug af én mødetime + opstilling = 35 arbejdstimer Endvidere forekommer det oplagt at forsøge at initiere en paneldiskussion om emnet, når vi i udvalget har et oplæg. Panelet kunne bestå af 2 dekaner, 2 vicedirektører med tilgrænsende opgaveporteføljer, 4 institutledere og 4 studieledere.. 4 timers diskussion med 12 deltagere og én der styrer diskussionen = 48 arbejdstimer 8

9 Opgave 3 Evt. forslag til opgaver, der med fordel kan flyttes mellem de eksisterende vicedirektørområder Udvalget har bestilt en oversigt over de arbejdsprocesser der gennemføres i AU Studieadministration som udtryk for de opgaver der i dag ses placeret under vicedirektøren for uddannelsesområdet. Oversigten er under udarbejdelse og tager afsæt et servicesynspunkt og vil kunne kobles til forståelsen af, hvilken systemunderstøttelse der er koblet til opgavens udførelse. Med afsæt i oversigten forventer udvalget at kunne komme med et forslag til, hvilke opgaver der bør flyttes fra vicedirektøren (og til hvem), samt forslag til, hvilke opgaver der bør flyttes fra andre vicedirektørområder til vicedirektør for uddannelsesområdet. Procesforslag: Indledningsvist foreslår vi en interviewrunde blandt vicedirektørerne for at sikre umiddelbar involvering af de berørte gerne i form af en proces, hvor alle forandringsgrupperne optræder som spørgere, lyttere og evaluatorer. Endvidere foreslås 2 fokusgruppe-interviews det ene med 4 studieledere og 2 uddannelsesprodekaner, det andet med 4 institutledere og 2 dekaner - for at få indsigt i, hvordan studienævn, institutter og hovedområder har af ønsker til reorganisering mellem vicedirektører. 6 vicedirektører i 1 time og en der interviewer = 7 arbejdstimer 12 medarbejdere i 3 timer = 36 timer 9

10 Opgave 4 Forslag til, hvordan de geografiske udfordringer håndteres kan det eksempelvis ske ved oprettelse af servicecentre, og i givet fald under hvilken konstruktion? Vi skal diskutere om der er særlige geografisk udfordring på det uddannelsesadministrative område eller om nærheds-princippet under opgave-1 også løser de geografiske udfordringer. Procesforslag: Afhænger af konklusionerne under opdrag 1 det vil under alle omstændigheder være vigtigt at få etableret fokusinterview med forskellige typer af studerende og blandt nuværende medarbejdere på fælles-, hovedområde- og fagniveau. Fire fokusgrupper á mindst 10 personer og interviewer i omegnen af 2 timer = 88 arbejdstimer 10

11 Implementerings- og tidsplan Forslag til implementerings- og tidsplan Sammenhængende med PADS er der igangsat et stort it-projekt, som handler om implementering af STADS og egenudvikling af SOG (studieordningsgenerator) som skal fungere som det logiske bindeled mellem studieordningen som ramme for et udbud og indlejring af data i STADS. Projektets status og proces kan ses på: forandringsproces/studiesporet/sta ds-projektet/au_paa_stads_programstatus_maj_2010.pdf Udvalget kan komme med en tidsplan frem til 10/ og som afslutning på arbejdet en implementeringsplan af de forslag som indstilles. Procesforslag: Vores forslag til implementerings- og tidsplan forekommer med fordel at kunne prøves op imod de tidsplaner der ligger for implementering og udrulning af SOG og STADS, men skal på den anden side ikke gøres afhængig af et it-projekt, som vi som udvalg ikke umiddelbart har indflydelse på. Udvalget forsøger at holde sig løbende orienteret om diskussionerne vedr. studienævnsstruktur og så vidt muligt i vedtægtsgruppen, hvilket er aftalt med sekretærerne for grupperne. Afhænger af hvor meget udvalgene vil og kan samarbejde om opgaven. 11