Årsrapport 2009 for
1. Sammendrag 2009 var et omskifteligt år for Virksomheden. Året var præget af store skift i de økonomiske forudsætninger, hvilket kom til at indebære såvel ansættelsesstop som organisationsændringer og store udfordringer for alle områder. Hovedindsatsen har været at sætte endnu større fokus på økonomiopfølgning, hvilket bl.a. afspejles i områdernes og sekretariaternes afrapporteringer. Afrapporteringerne bærer også præg af, at områderne og sekretariaterne har iværksat en lang række målrettede initiativer med henblik på at indfri virksomhedens 3 politiske pejlemærker og 5 resultatkrav. For medarbejderne på var året således også meget turbulent. På trods af dette er der lagt et godt og stort arbejde for dagen med at indfri virksomhedens resultatkrav. 2. Status over arbejdet med politiske pejlemærker, tværgående og decentrale resultatkrav Arbejdet med de politiske pejlemærker for virksomheden rådhuset har generelt været påvirket af kommunens økonomiske situation. Nedenfor følger en gennemgang af arbejdet med de 3 pejlemærker. Pejlemærke 1 Budget 2009-12 betyder en samlet besparelse på administrationen på 4 mio. kr. i 2009 stigende til 5 mio. kr. i 2010 og frem, kaldet Trappemodel II. Disse reduktioner kommer oveni Trappemodel I, som indeholdt besparelser på administrationen på henholdsvis 4,5 mio. kr. i 2007, 7 mio. kr. i 2009, 8 mio. kr. i 2010 og 10 mio. kr. i 2011. Trappemodel I indebar en aftale mellem administrationen og Byrådet om, at besparelserne kunne opnås via effektiviseringer og uden afskedigelser. Det er imidlertid ikke muligt at gennemføre besparelserne i Trappemodel II uden serviceforringelser, omplaceringer m.v. Med henblik på at kunne tilrettelægge en så optimal proces som muligt gennemføres reduktionerne i Trappemodel II på grundlag af en forudgående dialog med Økonomiudvalget/Byrådet om, hvilke servicetilpasninger, der kan tænkes iværksat. Status for arbejdet Besparelserne i 2009 (Trappemodel II) blev hovedsageligt klaret ved delvis genbesættelse af de ledige stillinger oven på det ansættelsesstop, der blev gennemført i 2. halvår 2008. Der blev lavet en rød-gulgrøn- øvelse sammen med Økonomiudvalget i november 2008, hvor udvalget skulle signalere inden for hvilke områder, man kunne acceptere serviceforringelser og aktivitetsnedgang i forbindelse med effektuering af trappemodel II i 2009. Resultatet af øvelsen blev en række tilpasninger på områder indenfor blandt andet Velfærdsservice, hvor åbningstider for personlig og telefonisk betjening blev ændret. Der etableredes Ring Direkte om fredagen, Der blev lukket for personlig betjening i Hundested 2 dage om ugen, og alle borgere henvises til Frederiksværk Rådhus i ferieperioden i juni måned. Derudover blev en række tiltag i administrationen sat i bero eller udskudt - herunder politikudvikling på Kultur og Fritid. 2
Pejlemærke nr. 2 Virksomheden bidrager til opfyldelsen af intentionerne i forligspartiernes tillægsaftale vedrørende Budget 2009-12, hvorefter kerneydelserne i forhold til betjening af borgere, politikere og virksomheder sættes i centrum og udvikling og nye tiltag har et lidt længere aftræk. Status for arbejdet Som led i s bidrag til opfyldelsen af intentionerne i forligspartiernes tillægsaftale vedrørende Budget 2009-12 er følgende tiltag vedr. udvikling og nye tiltag på det politiske område i 2009 blevet udskudt. o o o o Erhvervspolitik Kultur og fritidspolitik Borgerservicepolitik Ældrepolitik Kravet om, at kerneydelser i forhold til betjening af borgere, politikere og virksomheder sættes i centrum blev blandt andet opfyldt ved oprettelsen af Velfærdsservice som nyt område den 1. juni 2009. Visionen for det nye område på det borgerrettede område har blandt andet været at bringe samarbejdsfladerne vedrørende borgerbetjening tættere sammen. I 2009 påbegyndtes desuden forarbejdet vedrørende effektivisering af de eksisterende kanaler for borgerhenvendelse: Personlig, telefoniske, skriftlige og digitale borgerhenvendelser. Pejlemærke nr. 3 Virksomheden understøtter den politiske økonomiopfølgning, som indgår som forudsætning i forligsparternes tillægsaftale vedrørende Budget 2009-12. Der skal på driftssiden udvikles en rapportering, der giver mulighed for hurtig handling, samt et beredskab i de enkelte udvalg, der anviser løsningsmuligheder på eventuelle driftsmæssige udfordringer. Status for arbejdet Den politiske månedsopfølgning blev styrket væsentligt i løbet af 2009, og er yderligere styrket i 2010 med indførelse af et Ledelsesinformationssystem, LIS, samt et forstærket fokus på områder udenfor virksomhedsrapporterne. Således blev det besluttet, at alle udvalg i forbindelse med møderne i marts måned skulle danne sig et overblik om eget økonomisk beredskab inden for udvalgets eget område, herunder eventuelle servicekonsekvenser. Dette sikrede muligheden for en hurtig reaktion i tilfælde af forventninger/prognoser om budgetoverskridelser indenfor udvalgets områder. Senest i forbindelse med budgetrevision pr. 30. juni 2009. Den månedlige rapportering blev udviklet i løbet af 2009. Fra starten af 2009 blev indført som supplement til den tværgående rapportering månedsrapportering i alle fagudvalgene indeholdende forbrugstal og aktivitetsbaserede nøgletal. Som et delelement af den månedlige rapportering blev 3
endvidere udviklet et nyt ledelsesinformationssystem (LIS), som er sat i drift fra februar 2010. Formålet med ledelsesinformationssystemet er o at sikre et økonomisk overblik o at tilbyde en værktøjskasse for hele kommunen samt o at sætte fokus på økonomi og sygefravær LIS består af rapporter tilpasset alle organisationens niveauer. Alle rapporter er tilgængelige med henblik på at sikre størst mulig gennemskuelighed. Et andet delelement i månedsrapporteringen er de såkaldte BRO-møder (Budget, Regnskab, Område), som ligeledes blev forberedt som en del af budgetprocessen for Budget 2010. BRO-møderne er sat i værk fra januar 2010. De økonomiske beredskaber (besparelser) blev desuden anvendt i et vist omfang, senest i forbindelse med den 2. budgetrevision pr. 30. juni 2009. Resultatkrav for alle kommunens virksomheder Der er stor variation i, hvorledes områderne på rådhuset har valgt at arbejde med resultatkravene i 2009. Det har været en forudsætning for arbejdet, at de enkelte områder selv vælger fremgangsmåder, metode, fokus m.v. i forhold til indfrielse af de fælles resultatkrav, hvorfor forskellige tilgange og metoder også afspejler indfrielsen. Det følgende er derfor eksempler på initiativer, der i 2009 er gennemført i rådhusets områder og sekretariater med henblik på at indfri resultatkravene. For en detaljeret gennemgang af indfrielsen af resultatkrav henvises til bidrag fra områderne. Dokumenterne er vedhæftet. Sikkerhed, sundhed og trivsel Gennem et målrettet arbejde med kommunens arbejdsmiljøstrategi 2008-2010 for sikkerhed, sundhed og trivsel på arbejdspladserne forventer Halsnæs Kommune at kunne forebygge sygefravær og arbejdsskader samt at kunne styrke arbejdsglæden som udgangspunktet for fastholdelse og rekruttering. Resultatkrav 1: Virksomhederne arbejder målrettet med at fremme sikkerhed, sundhed og trivsel. Eksempler på initiativer Flere områder har i 2009 indfriet resultatkravet som led i deres arbejde med opfølgning på trivselsundersøgelse og APV. I forhold til specifikke indsatser vedrørende henholdsvis sikkerhed, sundhed og trivsel er der nogen variation i forhold til, hvordan indfrielsen af resultatkravet er grebet an. Flere områder har i forhold til sikkerhed fokuseret på kurser i brandsikkerhed og førstehjælp. I forhold til sundhed arbejder mange områder med bibeholdelse af et generelt lavt sygefravær på. Her er sygefraværet i 2009 opgjort til 3,2 % for rådhuset. Følgende graf viser udviklingen i sygefraværet på rådhuset gennem året. 4
Sygefraværsstatistik 2009 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% januar februar marts april maj juni juli august september oktober november december Fravær pct. gennemsnit I 2009 oplevedes ligeledes begyndelsen af effekten på Projekt Aktiv Omsorg, der blev søsat under sloganet: Tidlig, tydelig og tilgængelig indsats. En effekt af projektet har i 2009 været en betydelig hurtigere behandling af syge medarbejdere. I Familie og Børn indledtes der ligeledes et samarbejde med projekt Aktiv Omsorg om nedbringelse af sygefraværet. Flere områder satte fokus på det fysiske arbejdsmiljø, og de påvirkninger flytningen på har haft. I forhold til trivsel påpeges i enkelte tilfælde, at udfordringer som følge af besparelser og heraf afskedigelser har sat deres præg på arbejdsklimaet. Der er desuden gennemført interne trivselsmålinger i nogle områder. Kompetenceudvikling Gennem et systematisk arbejde med kompetenceudvikling forventer Halsnæs Kommune at kunne skabe en platform for indfrielse af overenskomsternes krav til individuelle udviklingsplaner, samt en platform for kompetenceudvikling på såvel medarbejder- som virksomheds- og kommuneniveau. Det er vigtigt, at den enkelte virksomhed anvender en bred vifte af metoder til kompetenceudvikling internt og eksternt, der skaber balance mellem strategiske behov i virksomheden og medarbejdernes ønsker. De metoder til kompetenceudvikling, der bruges kan f.eks. være supervision, faglig sparring og erfaringsudveksling, jobbytte, coaching, samarbejde i selvstyrende teams, sidemandsoplæring, tværfagligt arbejde eller eksterne kurser. Resultatkrav 2: Virksomhederne arbejder systematisk med kompetenceudvikling. Eksempler på initiativer Der er arbejdet med kompetenceudvikling i relation til både erfaringer med nye funktioner såvel som konkrete efter/videreuddannelsesforløb. Der er blandt andet gennemført projektlederuddannelse samt talentudvikling med deltagelse fra områderne på rådhuset. I efteråret 2009 startede det første hold af ledere desuden på Halsnæs Kommunes Diplomuddannelse i Ledelse. 5
Flere områder har arbejdet med systematiseringen af kompetenceudvikling og har gennemført planer for området i 2009. For enkelte områder er processen omkring MUS-samtaler samt udarbejdelse af reviderede udviklingsplaner i EPOS blevet udskudt til primo 2010. Kvalitet Gennem et styrket fokus på kvalitet forventer Halsnæs Kommune at sikre, udvikle og synliggøre kvaliteten i kommunens opgaveløsning. Resultatkrav 3: Virksomhederne har styrket fokus på kvaliteten i opgaveløsningen. Eksempler på initiativer Som led i arbejdet med kvalitet har flere områder taget udgangspunkt i udviklingen af standarder på området samt en systematisering og koordinering af indsatser. Heriblandt kan nævnes: Kommunikation og Presse som har arbejdet ved systematisk at koordinere og sikre, at samtlige kommunale virksomheder får etableret egne hjemmesider, sådan som byrådet har besluttet. Velfærdsservice der i 2009 har udarbejdet politisk godkendte kvalitetsstandarder. Indenfor blandt andet følgende arbejdsområder: - Kvalitetsstandard for krisecentret i Halsnæs Kommune, - Kvalitetsstandard på alkoholområdet samt - Kvalitetsstandard på stofmisbrugsområdet Som led i LEAN-processen på har der desuden i 2009 været afholdt fælles temadage. Derudover har der løbende været arbejdet med funktionel indretning og standardisering af arbejdsgange. Blandt andet er der gennemført LEAN-forløb i Politisk-Administrative Service samt Personaleservice. I Politisk og Administrativ Service har LEAN processen omkring postfordelingsopgaven medført optimeret fokusering omkring opgaver, kortere sagsbehandlingstid, højere kvalitet, færre fejl og effektivisering. Resultatkrav for virksomheden Rapporteringer Budgetforligsparterne har i tillægsaftalen vedrørende Budget 2009-12 sendt et signal om, at evalueringer og rapporteringer i videst muligt omfang skal erstattes af tillid og mindre internt bureaukrati. For at undgå at der bruges personaleressourcer på rapporteringer og lignende, som ikke anvendes som beslutningsgrundlag i kommunen, skal der ske en vurdering af behovet for nuværende rapporteringer. Ligeledes skal der ved bestilling af yderligere rapporteringer ske en vurdering af, hvorfor de igangsættes, og om de er nødvendig for at frembringe den ønskede viden og dokumentation. Samtidig arbejdes der på et ledelsesinformationssystem, som så vidt muligt bliver automatiseret, integreret og helhedsorienteret. Det er målet, at både kommunens medarbejdere, ledelse og politikere får adgang til ledelsesinformation, som er målrettet, let tilgængelig og indeholder valide og brugbare oplysninger. De data, der skal føde informationssystemet skal så vidt muligt bestå af eksiste- 6
rende, tilgængelige data og dataindberetningen til systemet skal foregå automatiseret, således at det ikke afstedkommer et øget ressourcetræk. Resultatkravet omhandler ikke de rapporteringer og dokumentationskrav, som eksterne myndigheder står for. Resultatkrav 4: Rapporteringer, som kommunen selv gennemfører, skal spille en væsentlig rolle som grundlag for ledelsesmæssig opfølgning og beslutning. I modsat fald skal rapporteringen afskaffes. Eksempler på initiativer Der er løbende indenfor områderne arbejdet på at vurdere behovet for rapporteringer, og om de er nødvendige som grundlag for ledelsesmæssig opfølgning og beslutning. På nogle områder er der i forhold til diverse afrapporteringer gjort overvejelser i forhold til, om indsatsen har stået mål med effekten. Dette har først og fremmest betydet, at antallet af opfølgninger på resultatkrav i 2009 blev skåret ned fra 3 årlige opfølgninger til indeværende årsrapport. Derudover kan følgende initiativer nævnes som del af s indfrielse af det decentrale resultatkrav. På skoleområdet blev det som afslutning på arbejdet med indsatsområder rummelighed og skole/hjemsamarbejde besluttet at afskaffe den skriftlige dokumentation og rapportering for arbejdet med de politisk bestemte indsatsområder den såkaldte hvidbog, idet skoler og administration i mange andre sammenhænge rapporterer om arbejdet med indsatsområder. Samtidig er BRO samarbejde (Budget- og Regnskabs-område) blevet etableret med henblik på kvalitetssikring af de relevante nøgletal, der fremsendes til det politiske udvalg. Her har Økonomisekretariatet været primus motor i forhold til definition og afgrænsning af fokuspunkterne i den politiske økonomiopfølgning, og har stået for udsendelse og kommentering af månedsrapporter til alle udvalgene. Sekretariatet har desuden bidraget aktivt i arbejdet med udformning af det nye ledelsesinformationssystem (LIS). Godt købmandskab Resultatkrav 5: På baggrund af det tilvejebragte datagrundlag skal der i løbet af 2009 tilvejebringes dokumentation for, at investeringerne i Godt købmandsskab har givet et positivt afkast. Status for arbejdet Investeringerne i Godt købmandskab består af flere indsatser og projekter. De indsatser og projekter, som blev igangsat i 2009 har alle stort set givet et positivt afkast. Direktionssekretariatet har i 2009 igangsat Projekt Aktiv Omsorg, som løber for perioden 2009-2010. Målet er at sænke sygefraværet med 20% over 24 måneder. I projektets første 5 måneder er sygefraværet sænket med 6,0%. Den økonomiske gevinst for hele perioden er opnået. Driftssekretariatet har på indkøbsområdet indfriet det mål, der blev sat. Den budgetterede besparelse på 1,45 mio. kr. i 2009 er opnået helt. 7
På Familieområdet er der sparet ca. 245.000 kr. på udgifterne til køb af psykologiske undersøgelser ved at ansætte en psykolog (halv tid) til at foretage børnepsykologiske undersøgelser. Den forventede besparelse på 375.000 kr. blev ikke opnået, idet der i 2009 viste sig behov for at afholde udgifter til uddannelse og materialer. Der er på området Velfærdsservice gennem 2009 arbejdet med optimering og udgiftsreduktion på området. Imidlertid er det ikke muligt regnskabsteknisk at vise, at dette arbejde har båret frugt isoleret set, idet der på området har været en samlet modsatrettet udgiftsudvikling. 8
3. Foreløbigt regnskab Beløb i 1.000 kr. BUDGET 2009 KORR. BUDGET 2009 REGNSKAB 2009 Nettolønudgifter 110.275 118.971 111.538 Uddannelse og andre personalerelaterede udgifter 6.829 6.927 5.879 IT, telefoni og fotokopiering 31.200 31.171 31.590 Porto, annoncer og øvrigt kontorhold 8.252 9.249 5.707 Revision og anden konsulentbistand 3.905 4.205 4.248 Gebyrindtægter -5.979-5.979-4.936 Kantinedrift 584 579 1.228 Administrationsbygninger 2.764 3.458 3.402 Udgifter vedrørende fysisk planlægning 558 608 350 Udgifter vedrørende arkivering 4.078 4.078 1.082 Forsikringsområdet 11.684 11.244 8.338 Virksomhedsaftalen i alt 174.150 184.512 168.427 Uden for virksomhedsaftalen Udgifter vedrørende den politiske organisation 11.096 11.412 9.566 Øvrige udgifter under Økonomiudvalget 13.701 10.184 4.380 Beredskab 0 10.343 10.022 Lønpuljer vedr. den samlede kommunale organisation 25.853-540 0 Samlet budgetramme 224.801 215.912 192.394 9