Et arrangement er en gruppe i IntraPol der kan bruges til at dele informationer i. Det vil sige, når du opretter et arrangement, da får du en gruppe til dit arrangement. I denne gruppe kan du blandt andet dele filer og skrive meddelelser ud til deltagerne på arrangementet, både før og efter arrangementet. Al den kommunikation og dialog du ønsker i forbindelse med et arrangement bør derfor finde sted inde i denne gruppe, som er selve arrangementet. Klik på hvert af de underliggende punkter for at se en detaljeret beskrivelse. Åbn arrangementer ved trykke på: "Grupper" -> "Gå til arrangementer Klik på: "Arrangementer" Page 1
Start oprettelsen ved at klikke på: "opret nyt arrangement" 1. Klik på: "Opret nyt arrangement" 2. Giv arrangementet en titel 3. Vælg via kalenderen her hvornår arrangementet og dermed tilmeldingmuligheden skal være synlig 4. Vælg via kalenderen her hvornår der er tilmeldingsfrist 5. Beslut nu hvornår den gruppe der oprettes i forbindelse med arrangemmentet skal arkiveres 6. Skriv eventuelt en uddybende beskrivelse af arrangementet her Page 2
Sæt dato og tid for arrangementet 1. Klik på: "Tilføj en dato" 2. Skriv afholdelsessted og lokale i dette felt 3. Klik på: "Startdato" 4. Vælg nu dato 5. Sæt starttidspunkt 6. Sæt sluttidspunkt Page 3
7. Afslut ved at klikke på: "Gem" Vælg hvem dit arrangement skal målrettes til (Deltagere) Der er tre måder at vælge deltagere til arrangementet: 1. Vælg i rullepanelet mellem: Målgruppe, Synliggør for brugere og Synliggør for grupper 2. klik på vælg A. Synliggør for målgruppe 1. Vælg først om det skal være ansatte eller studerende eller begge i målgruppen 2. Klik herefter på rullepanelet: "Vælg" Page 4
3. Marker nu den organisationsenhed du ønsker at synliggøre arrangementet for 4. Klik nu på: "Tilføj målgruppe" Page 5
5. Afslut ved at klikke på: "Gem" Det er muligt at tilføje flere målgrupper ved at klikke på "Tilføj flere målgrupper" og gentage processen B. Synliggør for brugere 1. Søg efter brugere her. Du kan søge efter navn, initialer (ansatte) eller studienummer (studerende) Page 6
2. Når du har fremsøgt og tilføjet alle dine mulige deltagere afslutter du ved at klikke på: "Gem" C. Synliggør for grupper (du kan vælge mellem alle de grupper du er medlem af) 1. Klik nu på rullepanelet: "Vælg gruppe" 2. Vælg nu gruppen i rullepanelet 3. Klik på: "Vælg", Hvis du vil målrette arrangementet til flere grupper gentager du processen. Page 7
4. Når du har valgt de grupper du vil afslutter du med at klikke på: "Gem" Vælg nu hvilken kategori dit arrangement er 1. Vælg nu mellem: Alle kategorier Personaleforeningen Fagligt arrangement eller Socialt 2. Hvis ikke der skal være begrænsninger i antallet af deltagere kan du klikk på: "Opret". Ellers skal du gå til næste punkt Page 8
Når du har valgt hvilke deltagere der skal inviteres skal du tage stilling om der skal være begrænsning i antallet af deltagere 1. Hvis ikke der skal være begrænsning i antal deltagere kan du afslutte oprettelsen ved at klikke på: "Gem" 2. Hvis der skal være begrænsninger i deltagerantallet skal du klikke på: "Avanceret opsætning" 1. Hvis du sætter flueben her vil det ikke være muligt at framelde sig arrangementet efter at fristen for tilmelding er passeret 2. Fjern fluebenet ud for: "Ubegrænset mængde deltagere" 3. Sæt nu det maksimale antal deltagere her 4. Marker her om du selv deltager. Vær opmærksom på at du så optager en plads 5. Hvis du vil bruge venteliste skal du sætte flueben her 6. Afslut ved at klikke på: "Opret" Page 9
Dit arrangement er nu oprettet og du vil blive ført til gruppen der er oprettet til dit arrangement Du kan redigere i dit arrangement ved at klikke på: "Administrér". Her kan du også tilføje venstremenu punkter på samme måde som under en brugergruppe. Se nærmere hvordan du kan administrere din gruppe her: Brugergrupper Vejledningen er udarbejdet af Henrik Abildgaard november 2014. revideret 2. maj 2018 Page 10