Til skatmestre og regnskabsførere Regnskaber Focus skal omfatte alle relevante regnskaber herunder logekassen, ordensbygning, andre ejendomme, restauration, enkefond og øvrige fonde. Kontoplan / regnskabsposter I Focus er oprettet en lang række standardkonti for såvel resultatopgørelse som balance. Standardkontiene er dækkende for langt hovedparten af logernes/lejrenes behov, men der er mulighed for at oprette individuelle konti. Gør man det, er det vigtigt, at knytte kontiene til de rigtige regnskabsposter (benævnt linier) Nedenfor er vist et uddrag af de linier (= regnskabsposter) der er oprettet i Focus. Det er ikke muligt at oprette individuelle linier. Den komplette liste findes under menupunktet Linier Årsafslutning af bogføring Når bogføring er tilendebragt i alle regnskaber skal resultaterne overføres til de respektive kapitalkonti. Denne bogføring sker manuelt. Du henter de resultater, der skal bogføres under menupunktet Årsrapport BEMÆRK: Du skal ikke bruge knappen GEM men blot udskrive resultatoversigt. Side 1 af 5
I Brugertips findes et hjælpeark med konteringsvejledning. Bemærk at der skal anvendes et hjælpeark til hvert regnskab. HUSK at bogføre med ørebeløb! Efter bogføring af afslutningsposteringerne fra hjælpearket skal summen af aktiver i alt og passiver i alt stemme overens og i ovennævnte resultatoversigt skal søjlen yderst til højre (Skal posteres) vise 0,00 kr. Bemærk: Ved årsafslutningen af 2015 blev resultaterne på samme måde manuelt bogført på kapitalkontiene i de enkelte regnskaber. For logekassens vedkommende på konto 60240 Årets resultat. For at få en korrekt saldo på den regnskabspost, der hedder Egenkapital primo (linie 1150) skal du sikre dig, at du i 2016 har bogført 2015-resultatet væk fra konto 60240 og op til konto 60210. Det samme gælder eventuelle posteringer på konto 60220 Kapitalkontoreguleringer og konto 60230 Formuereguleringer. Har du endnu ikke fået flyttet disse saldi, kan du nå det endnu. Posteringerne skal blot have en bogføringsdato i 2016, eksempelvis 31.12.2016. HUSK at bogføre ørebeløb! Ultimosaldiene på kontiene 60220, 60230 og 60240 i et givet år skal i princippet overføres primo det følgende år til konto 60210. I hjælpearket er der rent faktisk et faneblad til dette brug. Afslutningsproceduren gælder alle regnskaberne i Focus. Ordensbygning Regnskab for ordensbygning i Focus føres sædvanligvis i ældste broderloge, der er ansvarlig for ordensbygningens regnskabsførelse, uanset om der er en eller flere ejere. Bemærk, at ordensbygningens egenkapital ikke medregnes i den samlede egenkapital, der automatisk genereres på den sidste side i årsrapporten. Side 2 af 5
Af den grund skal alle ejere og medejere af ordensbygninger, også eneejere, postere sin ejerandel af resultat og egenkapital i regnskabet for logekassen. Overskudsandel krediteres konto 10201 og underskudsandel debiteres konto 10471 og i begge tilfælde modposteres på konto 60061 Kapitalindestående i ordensbygning. Såfremt der i regnskabet for ordensbygningen er foretaget posteringer direkte på egenkapitalen, eksempelvis op- eller nedskrivninger af ejendomsværdi, skal ejerlogerne tilsvarende postere sin andel heraf på konto 60061 og modpostere på konto 60220 og eller konto 60230. Saldoen på ejerlogernes konto 60061 Kapitalindestående i ordensbygning skal altid afspejle andelen af den samlede egenkapital i ordensbygningens regnskab. Såfremt en ejerloge på nuværende tidspunkt ikke har medregnet sin andel af egenkapitalen på konto 60061 eller det bogførte beløb ikke er korrekt, skal bogføring eller rettelsespostering foretages på konto 60061 med modpostering på konto 602230 med beløb og bogføringsdato 01.01.2016 og årets bevægelser skal derefter bogføres som beskrevet ovenfor. I det omfang regnskaber for ordensbygninger udarbejdes af eksterne samarbejdspartnere, eksempelvis administrationskontorer eller revisorer, kan det forekomme, at regnskabet ikke foreligger når logerne afslutter sit eget regnskab. I sådanne tilfælde må man anvende regnskabet for det foregående år og således leve med en tidsmæssig forskydning. I de tilfælde, hvor regnskabet for ordensbygningen udarbejdes af eksterne samarbejdspartnere er ældste broderloge ansvarlig for indsendelse heraf til broder storskatmester så snart regnskabet foreligger. Ordensbygning i selskabsform I nogle tilfælde ejes ordensbygninger af selskaber, der igen ejes af en eller flere loger. I de tilfælde optages værdien af aktierne / anparterne under konto 60071 Værdipapirer i ejerlogens regnskab eller i de relevante regnskaber, der måtte eje aktierne / anparterne. Årlig værdiregulering modposteres på konto 60230. Noter Til hver regnskabspost, hvad enten det er i resultatopgørelsen eller i balancen, kan der knyttes noter. I menupunktet Linier kan man oprette noter: Side 3 af 5
Ønsker man eksempelvis at knytte en note til regnskabsposten Andre indtægter åbnes nedenstående boks, hvori man kan skrive valgfrit. Det kan være en forklarende tekst eller en talspecifikation. Tekstsider Under menupunktet Årsrapport >> tekstrubrikker. >> fremkommer tre Den første tekstrubrik er beregnet til embedsmændenes regnskabspåtegning: Side 4 af 5
Her giver embedsmændene sin regnskabspåtegning og kan med valgfri tekst give de kommentarer / bemærkninger, de finder relevante. På denne side noteres også datoen for fremlæggelse og godkendelse i loge / lejr ligesom embedsmændenes navne og embedstitler anføres. Den anden tekstrubrik er beregnet til revisionsudvalgets påtegning: Her anføres revisionsudvalgets påtegning, datering og navnene på revisionsudvalgets medlemmer. Den tredje tekstrubrik er til andet formål, eksempelvis påtegninger vedrørende ordensbygning: Bemærk: Tekstrubrikker, der ikke anvendes, udskrives ikke når der sættes flueben i Underskriftsforhold Som en følge af, at regnskaber der indsendes elektronisk ikke indeholder fysiske underskrifter, skal loger og lejre i sit arkiv opbevare et eksemplar udskrevet på papir og forsynet med underskrifter af såvel embedsmænd som revisionsudvalg. Side 5 af 5